נוהל רכש- מצגת - החברה למתנ"סים
נוהל מקוצר התקשרויות ורכישות עלית בביוף 2013 מטרה •לקבוע תהליך ברור ואחיד לביצוע פניות/מכרזים לצורך התקשרות החברה בתחומים השונים. •להגדיר תהליך יציאה למכרזים והצעות מחיר בהתאם להוראות המוגדרות בחוק. הגדרות • ספק יחיד – הספק היחיד שמסוגל לבצע את נושא ההתקשרות לפי זכות מכח הדין או בהתאם למצב הדברים בפועל. • יחידת הרכש וההתקשרויות – בנוהל תופיע -יח' הרכש. • יחידה ,מנהל ,אגף ,מחלקה דורשים – בנוהל יופיעו – היח' הדורשת. • אומדן – הערכה להוצאה הצפויה מביצוע ההתקשרות. • הסכם מסגרת – הסכם התקשרות שנכרת עם ספק מכרז מסגרת בנושא מסוים ולתקופה מוגדרת. שלוש רמות סיווג לתהליך הרכש וההתקשרות רמה א' – עד – ₪ 3,000יבוצעו התקשרויות ביחידות החברה במישרין . רמה ב' – מ 3,000 -ש"ח עד 10,000ש"ח – יבוצעו התקשרויות ביחידות החברה במישרין תוך פנייה לקבלת 3הצעות מחיר . רמה ג' – ד' – מ ₪ 10,000-ואילך – תועבר דרישה ליח' הרכש על הרכש יבוצע ע"י יח' הרכש באמצעות הליך גבי נספח ,7המצ"ב - מכרזי המותאם לחוק. •טרם ביצוע כל התקשרות יש לפעול עפ"י נוהל מורשי חתימה •הסכומים כוללים מע"מ הנחיות כלליות לביצוע ליחידה המזמינה ברמה א' –ב' • היחידה רשאית לבצע רכש והתקשרות למעט ציוד ,מחשוב ורכוש קבוע .ציוד ורכוש קבוע יירכש באמצעות יח' הרכש . • במקרים בהם ההתקשרות הנדרשת הינה בתחום שלחברה קיים הסכם מסגרת – חובה על היחידה לבצע את הרכישה מהספק הזוכה( .הודעה על הסכמי מסגרת מפורסמים באתר החברה). • התקשרות נוספת ו/או הרחבה ו/או הארכה של התקשרות קיימת עם ספק מסוים שהיקף כל ההתקשרויות צפוי להיות גבוה מ – ₪ 10,000אף אם היא אינה באותה שנת תקציב ,יש לפעול בהתאם לתהליך המפורט ברמה ג-ד • עם קבלת חשבונית מהספק ,היחידה המזמינה ,תמלא טופס משוב ספקים לעדכון מאגר הספקים ותעבירו ליח' הרכש בחברה נספח ,8 המצ"ב. תהליך ביצוע התקשרויות ורכישות באמצעות היחידה המזמינה רמה א' הוראה זו מיועדת לביצוע התקשרויות ורכישות ע"י היחידה המזמינה. לשם ביצוע רכישה זו ,היחידה רשאית לפנות לספק בעל פה ,אך הצעת המחיר תתקבל מהספק ,בכתב בלבד. הנחיות לביצוע ליחידה המזמינה ברמה ב' במסגרת התקשרות של עד ₪ 10,000המתבצעת במישרין על ידי היחידה הדורשת ,יש לפעול עפ"י הנוהל הבא: היחידה רשאית לבצע התקשרות לרכישת טובין ,שירותים ועבודות במחיר של עד ₪ 10,000כולל מע"מ. לשם ביצוע רכישה זו ,היחידה תפנה במפרט כתוב ל 3-ספקים (לפחות) הנחיות לביצוע ליחידה המזמינה ברמה ב' -המשך לבצע פנייה לספק בכתב ,בהתאם לדוגמא בנוסח הפנייה המצורף למסמך זה ,המופיע כנספח .1 בתיאור מדויק ומפורט לעבודה/שירות הנדרש/ת ,כמו כן חובה לצרף לפנייה לספקים ,את הנספחים הבאים: .1טופס הצעת מחיר -הספק ימלא בהתאם לדרישות המבקש – נספח מס' .2 .2אישור תנאי התקשרות עם החברה למתנ"סים -נספח מס' . 3 .3הסכם התקשרות עם ספק– נספח מס' .4 .4נספח ביטוח -נספח מס' ( -5נוסח הנספח המלא יאושר על ידי מנהלת יח' הרכש). הנחיות לביצוע ליחידה המזמינה ברמה ב' -המשך •הצעות המחיר תוגשנה ליחידה המזמינה בכתב. •היחידה המזמינה תבדוק את הצעות המחיר ותחליט על הספק הזוכה אשר הצעתו הינה הזולה ביותר. •היחידה המזמינה תתעד את תהליך בחירת הספק על גבי טופס מצורף כנספח מס' 6בנוהל זה .טופס סיכום זה יתויק ויתועד כולל ההצעות וכל המסמכים בתיק מחלקתי/מינהל המיועד לרכישות והתקשרויות .כמו כן ,יש להעביר עותק מפרוטוקול זה ליח' הרכש בחברה. •היחידה המזמינה תדאג להוצאת הזמנה לספק ותאשר את החשבוניות המתקבלות מהספק בהתאם לנוהל מורשי החתימה. תהליך ביצוע התקשרויות ורכש ברמות ג'– ד -מעל ₪ 10,000 תהליך ביצוע התקשרויות ורכש ברמות ג'– ד -מעל ₪ 10,000 •נציג היחידה המזמינה יגיש ליח' רכש את הדרישה לרכש המצורף כנספח מס' ,7לפחות 3חודשים לפני ממועד תחילת ההתקשרות. •נספח מס' - 7דרישה לרכש מפורטת ומאושרת ע"י מנהל מחוז/מנהל מינהל. •נספח מס' - 1בנוסף לנספח מס' 7תפרט היח' הדורשת ותדגיש את נושא ההתקשרות תוך הסבר ופירוט להתקשרות או הרכש המבוקש .כמו כן היח' הדורשת תשתף פעולה עם יח' הרכש עד להוצאת הפניה לספקים. תהליך ביצוע התקשרויות ורכש ברמות ג'– ד -מעל - ₪ 10,000המשך • יח' הרכש תגיש את הבקשה לאישור סמנכ"ל כספים לצורך קבלת אישור יציאה להליך המכרזי הדרוש. •באחריות יח' הרכש ,לבצע את הרכש /ההתקשרות ע"י הפעלת כל הגורמים הארגוניים הנדרשים לצורך ביצוע התהליך ועד להוצאת המכרז/הצעת מחיר ואישור ההתקשרות עם ספק. סוגי התקשרויות נוספות – מיוחדות • כל הרכוש הקבוע והציוד של החברה בכל רמות הרכש ,יוזמן אך ורק על ידי יח' הרכש בחברה. • התקשרות עם ספק יחיד -היחידה הדורשת תפנה ליחידת הרכש תוך צירוף המסמכים והנימוקים הבאים: • מסמך מס' – 7דרישה לרכש מאושרת תקציב של מורשה חתימה ביחידה. • מסמך המנמק ומסביר על הסיבות להתקשרות עם ספק יחיד, שבחרה היחידה הדורשת. • המלצה עבור הספק הנבחר לביצוע השירות/העבודה. • יחידת הרכש תפעל על פי הנוהל הנדרש בחוק ,לבחון את האפשרות להתקשרות עם ספק יחיד. סוגי התקשרויות נוספות ,מיוחדות -המשך • התקשרות עם בעל מקצוע מומחה כגון :תכנון ,עיצוב ,גרפיקה, הנדסה (למעט בעלי מקצוע בענף הבינוי ופיתוח תשתיות), עריכת דין ,ראיית חשבון ,בוררות ייעוץ או ביצוע מחקר :יש לפנות לקבלת הצעת מחיר ל – 5ספקים לפחות .בהתקשרות עד ₪ 10,000תפעל היחידה הדורשת במישרין .מעבר לכך תפעל על פי ההנחיות המפורטות ברמות ג'-ה'. • כל בקשה לחריגה מהנוהל – הבקשה תועבר לאישור יח' הרכש בכתב. הסבר לפירוט הדרישות במפרט • ניתן להגדיר מפרט כהצהרה על הדרישות שפריט או ששירות שיסופק חייב למלא. • מפרטים הם אמצעי לתקשורת עם הספק שיבהירו לו מה נדרש ,כדי שהמוצר או השירות שיסופקו יענו לצרכי החברה ,דורש הרכש . • מפרטים יכולים לשמש להערכת מה שסופק בפועל. • המפרטים אינם מתייחסים רק למוצר או לשירות עצמו ,אלא כוללים את כל האספקטים סביב ההתקשרות • המפרטים מהווים חלק מההסכם/חוזה שבין הקונה והמוכר. הסבר לפירוט הדרישות במפרט -המשך • מפרטים מפורטים מאוד מספקים לספק פרטים רבים המסייעים לו להציע את הנדרש. • יש לשים לב כי יחד עם זאת מפרטים כאלה מגבילים את יכולת הספק להציע פתרונות חסכוניים יותר ומגיש המפרט הוא זה שנושא בסיכון במקרה שהמוצר השירות אינו פועל כמתוכנן. • הכנת מפרט נכון חשובה ביותר ,שכן המפרט קובע את המחיר. הסבר לפירוט הדרישות במפרט -המשך על המפרט להיות • ברור וחד • תמציתי • מקיף (בהתאם לסוג המפרט) • מדויק • עקבי (לאורך המפרט וביחס למפרטים אחרים) • נח להסבר הסבר לפירוט הדרישות במפרט -המשך • • • • • • • הכנת המפרטים מתבצעת ע"י דורשי הרכש בחברה. יש לשים לב לבעיות אופייניות המופיעות ב מפרטים שהוכנו ע"י אנשים שאינם בקיאים כדאי לערב ולשתף מוקדם ככל האפשר את יחידת הרכש. יש ללמוד את החלופות בשוק ,להקשיב ,לחלוק מידע עם עמיתים שצרכו רכש דומה. לעקוב אחרי חידושים בשוק. יש לפנות למאגרי מידע קיימים כדי להגיע למפרט המדוייק והמקצועי ביותר. ניתן להתייעץ עם ספקים בע"פ לקבל מהם מידע טכני וללמוד מנסיונם. בהצלחה !!!
© Copyright 2024