‫מדריך למשתמש ל ‪(Outlook web access )OWA‬‬ ‫של חברת ‪TRIPLE C‬‬ ‫נכתב על ידי שוקי אביב‬ ‫תוכן העניינים‬ ‫נוצר ונכתב על ידי שוקי אביב‬ ‫דואר אלקטרוני ‪ -‬הקדמה‪2 .........................................................‬‬ ‫פרק א‪ :‬כניסה והזדהות ‪3 .............................. ...........................‬‬ ‫פרק ב‪ :‬מבנה תיבת דואר אלקטרוני ‪4 ..........................................‬‬ ‫פרק ג ‪ :‬קבלת ‪ /‬שליחת דואר אלקטרוני ‪7 .....................................‬‬ ‫פרק ד‪ :‬ניהול אנשי קשר ‪9 ............................. ..........................‬‬ ‫פרק ה‪ :‬רשימת תפוצה ‪11 ............................... .........................‬‬ ‫פרק ו‪ :‬לוח שנה‪13 .................................. ...............................‬‬ ‫פרק ז‪ :‬תיקיות ציבוריות ‪11 ............................... .......................‬‬ ‫פרק ח‪ :‬גישה לארכיון ‪11 ............................... ..........................‬‬ ‫פרק ט‪ :‬ניהול הודעות באמצעות כללים ‪19 .....................................‬‬ ‫פרק י ‪ :‬אפשרויות מתקדמות ‪22 ................................................‬‬ ‫‪-OWA‬שאלות ותשובות‪21 ........................................................‬‬ ‫דואר אלקטרוני ‪ -‬הקדמה‬ ‫הדואר האלקטרוני ברשת המנהלית מנוהל בטכנולוגיית " ‪"web access‬‬ ‫כאתר אינטרנט מרוחק אשר באמצעותו מתקבלת גישה לתיבת הדואר‬ ‫האלקטרוני שלך במשרד החינוך ‪ ,‬טכנולוגיה זו מאפשרת חיבור "מרחוק "‬ ‫ללא צורך בהגדרה מקומית‪.‬‬ ‫לצורך התחברות לדואר האלקטרוני יש להזין שם משתמש )‪user name‬‬ ‫וסיסמה( )‪(password .‬‬ ‫אם נתונים אלה אינם ידועים לך או שכחת אותם ‪ ,‬יש לפנות לתמיכה‬ ‫הטכנית של טריפל סי‪036201449-‬‬ ‫פרק א‪ :‬כניסה והזדהות‬ ‫‪ .1‬הכנס ל‪- "Outlook web access" :‬‬ ‫יפתח לפניך דף אינטרנט ‪.‬‬ ‫‪ .2‬הקלד בשורת הכתובת‪https://mail.ccccloud.com/owa :‬‬ ‫יפתח לפניך מסך הזדהות‪:‬‬ ‫הזן "שם משתמש" ו"סיסמא" ולחץ על "כניסה"‪.‬‬ ‫פרק ב‪ :‬מבנה תיבת דואר אלקטרוני‬ ‫יוצג לפניך המסך הראשי של תוכנת הדואר האלקטרוני ‪:‬‬ ‫מבנה חלון הדואר ‪:‬‬ ‫אזור ‪= 1‬תיקיות הדואר והיומן‬ ‫אזור ‪= 2‬רשימת ההודעות בתיקייה הנבחרת‬ ‫אזור ‪ = 3‬ההודעה הנבחרת‬ ‫הערה‪:‬‬ ‫בחירה של אחת התיקיות ב"אזור ‪, "1‬תציג את רשימת ההודעות ב" אזור ‪."2‬‬ ‫בחירה של אחת ההודעות ב"אזור ‪" 2‬תציג את ההודעה ב " אזור ‪." 3‬‬ ‫טיפ ‪:‬‬ ‫להוספת "אזור ‪" 3‬לחץ על " הצג הסתר( "ראה תמונה)‬ ‫תיקיות הדואר ותפקידן‬ ‫אנשי קשר ‪ :‬ספר טלפונים ‪ /‬דואר אלקטרוני‬ ‫טיוטות ‪ :‬הודעות דואר יוצא שטרם נשלחו‬ ‫לוח שנה ‪ :‬ניהול לוח זמנים ממוחשב‬ ‫פרטים שנמחקו ‪ :‬הודעות דואר שנמחקו נשמרות בתיקייה זו‬ ‫פריטים שנשלחו ‪ :‬עותקים מהודעות יוצאות נשמרים בתיקייה זו‬ ‫תיבת דואר יוצא ‪ :‬הודעות דואר בתהליכי שליחה מופיעות בתיבה זו‬ ‫תיבת דואר נכנס‪ :‬הודעות דואר שמתקבלות נשמרות בתיקייה זו‬ ‫טיפ ‪:‬‬ ‫באפשרותך לפתוח "תיקיות משנה"‪ ,‬לדוגמה ב"תיבת דואר נכנס" תיקיה‬ ‫המכילה את ההודעות בנושא "חוזה מנכ"ל ‪".‬‬ ‫פרק ג ‪ :‬קבלת ‪ /‬שליחת דואר אלקטרוני‬ ‫קבלת דואר אלקטרוני‬ ‫כדי לצפות בהודעות שהתקבלו בחר בתיקייה "תיבת דואר נכנס‬ ‫לחץ לחיצה כפולה על ההודעה‪ .‬ההודעה תוצג בחלון חדש‬ ‫שליחת הודעה חדשה‬ ‫לשליחת הודעה חדשה לחץ על "חדש " במסך הראשי‬ ‫יוצג לפניך חלון "הודעה חדשה‬ ‫הזן את פרטי ההודעה כולל ‪ :‬כתובת נמען‪ ,‬נושא‪ ,‬תוכן הודעה‪ ,‬בסיום לחץ‬ ‫על "שלח‪.‬‬ ‫פרק ד‪ :‬ניהול אנשי קשר‬ ‫להוספת איש קשר חדש בתיקייה "אנשי קשר " לחץ על "חדש " במסך‬ ‫הראשי ‪:‬‬ ‫יפתח חלון "איש קשר חדש "‬ ‫הזן את פרטי איש הקשר‪ ,‬כולל‪ :‬שם וכתובת דואר אלקטרוני ‪.‬‬ ‫לסיום לחץ על "שמור וסגור‪.‬‬ ‫פרק ה‪ :‬רשימת תפוצה‬ ‫רשימת תפוצה היא רשימה אישית שבאפשרותך ליצור ולכלול את אנשי‬ ‫קשר אליהם שולחים הודעות זהות‪ .‬רשימת התפוצה מסייעת בשליחת‬ ‫הודעות נוספות בעתיד לאותה קבוצה ‪.‬‬ ‫ליצירת רשימת תפוצה בחר בתיקייה "אנשי קשר"‪ ,‬לחץ על "חדש"‬ ‫ובתפריט שנפתח בחר " רשימת תפוצה ‪":‬‬ ‫הזן שם לרשימת התפוצה‬ ‫‪.1‬בחר את אנשי הקשר ב אמצעות לחצן "חפש שמות"‬ ‫‪.2‬לחץ על "שמור וסגור "‪.‬‬ ‫פרק ו‪ :‬לוח שנה‬ ‫העבודה בלוח השנה הממוחשב נעשית בתצוגה של מועד מסוים )יומי‪,‬‬ ‫שבועי או חודשי‬ ‫בעזרת לוח השנה ניתן לבצע פעולות כמו‬ ‫‪‬רישום פעילויות ואירועים‬ ‫‪‬ארגון פגישות‬ ‫‪‬הצגת לוחות זמנים של קבוצות‬ ‫‪‬הצגת לוחות שנה זה לצד זה‬ ‫בלוח השנה הממוחשב ניתן ללחוץ על פרק זמן מסוים ולהקליד מלל בנוגע‬ ‫לפעילות שאמורה להתבצע בו‪ .‬תצוגה צבעונית מאפשרת לראות במהירות‬ ‫את היום והשעה הנוכחיים ולצבוע פריטים לצורך זיהוי מהיר‬ ‫טיפ‬ ‫ניהול יומן המנוהל ע"י המזכירה‪ ,‬אפשרי אך ורק באמצעות "שם משתמש"‬ ‫ו"סיסמה " של המנהל בלבד‬ ‫על מנת להיכנס ללוח שנה לחץ בתפריט הימני על "לוח שנה‬ ‫יפתח לפניך מסך "לוח שנה"‬ ‫זימון פגישות‬ ‫לזימון פגישה ל חץ לחיצה כפולה על היום והשעה הרצויים‬ ‫יפתח מסך הזמנת פגישה‬ ‫הקלד את נושא ההודעה ואת מיקום המפגש‬ ‫לסיום לחץ על "שמור וסגור "‬ ‫לזימון משתתפים נוספים לפגישה לחץ על "הזמן משתתפים "‬ ‫לסיום לחץ על "שמור וסגור"‬ ‫המוזמנים לפגישה יקבלו הודעת דוא "ל המזמינה אותם לפגישה‬ ‫למוזמן ישנה אפשרות לאשר‪ ,‬לדחות או להציע מועד אחר לפגישה‬ ‫פרק ז‪ :‬תיקיות ציבוריות‬ ‫תיקיות ציבוריות היא דרך יעילה לאיסוף ‪ ,‬ארגון ושיתוף מידע עם משתמשים‬ ‫אחרים בארגון ‪ .‬בדרך כלל‪ ,‬תיקיות ציבוריות משמשות צוותי עבודה‬ ‫בפרויקטים או קבוצות משתמשים כדי לשתף מידע בתחומי עניין משותפים‬ ‫הפעילויות שניתן לבצע באמצעות תיקיות ציבוריות כוללות‪:‬‬ ‫‪‬הצבת מידע בלוח הודעות אלקטרוני‬ ‫‪‬שיתוף בלוח שנה ‪,‬רשימת אנשי קשר או רשימת משימות שיתוף‬ ‫קבצים‬ ‫יצירת תיקיה ציבורית‪:‬‬ ‫בתפריט הימני לחץ על "תיקיות‬ ‫ציבוריות‪:‬‬ ‫בחלון שיפתח לחץ בעזרת הלחצן הימני של העכבר על "תיקיות בתפריט‬ ‫שיפתח באפשרותך‪ :‬לעדכן תיקיה‪ ,‬לפתוח תיקייה קיימת ‪ ,‬להעביר‪/‬להעתיק‬ ‫תיקייה‪ ,‬למחוק תיקייה‪ ,‬לשנות שם של תיקייה קיימת וליצור תיקייה חדשה‬ ‫פרק ח‪ :‬גישה לארכיון‬ ‫דרך ממשק ‪OWA‬ניתן לגשת לאימיילים מאורכבים בצורה שקופה‪.‬‬ ‫אימייל מאורכב נראה בתצוגת) ‪ OWA‬כך (עם אייקון בצורת כספת‬ ‫הערה‬ ‫פתיחת אימייל מאורכב מתבצע באופן אוטומטי כמו פתיחת אימייל רגיל‬ ‫כמו כן ניתן לגשת למנגנון חיפוש ומנגנון סיור של מערכת הארכיון דרך‬ ‫ממשק ה‪ OWA-‬על ידי לחיצה על הכפתורים " סייר ארכיון או חפש‬ ‫בארכיונים‬ ‫פרק ט‪ :‬ניהול הודעות באמצעות כללים‬ ‫הכללים מסייעים בניהול הודעות הדואר האלקטרוני על‪ -‬ידי ביצוע פעולות‬ ‫אוטומטיות בהודעות‪ .‬תוכנת הדואר האלקטרוני מכילה את הכללים‬ ‫המוגדרים בה ‪ ,‬על כל הודעה – נכנסת או יוצאת – המתאימה לתנאים‬ ‫המוגדרים בכלל ‪.‬‬ ‫דוגמאות לשימוש בכללים‬ ‫‪‬העברת כל הודעה ממען מסוים מיד עם הגעתה אל תיבת הדואר‬ ‫הנכנס ‪ ,‬אל נמען מסוים‪.‬‬ ‫‪‬מחיקה של כל בקשה לפגישה או עדכון עבור פגישה שקיבלת ממען‬ ‫מסוים‪.‬‬ ‫אופן יצירת כלל חדש‬ ‫בתפריט העליון הימני לחץ על " אפשרויות‬ ‫במסך שנפתח לחץ על קטגוריית "כללים"‬ ‫"‬ ‫יפתח חלון " כלל חדש"‬ ‫עם סיום עדכון הכלל לחץ על "שמור"‬ ‫בחר את סוג הכלל‬ ‫במסך הבא סמן ‪ " V‬בשורת "אל תציג הודעה זו שוב‬ ‫במסך הבא הגדר את הכלל‬ ‫הגדר את הכלל‪:‬‬ ‫‪‬הקלד את שם הכלל‬ ‫‪‬הגדר את התנאי בו יופעל הכלל (למשל תוכן ההודעה ‪,‬אל מי‬ ‫נשלחה ‪,‬ממי ההודעה נשלחה וכו' (‬ ‫‪ .1‬העברת ההודעה לתיקייה מסוימת‬ ‫‪ .2‬העתקת ההודעה לתיקייה מסוימת‬ ‫‪ .3‬מחיקת ההודעה‬ ‫‪ .4‬העברת ההודעה לנמען מסוים‬ ‫פרק י ‪ :‬אפשרויות מתקדמות‬ ‫תוכנת הדואר האלקטרוני מאפשרת לקבוע הגדרות המסייעות בניהול המי‬ ‫דע והזמן ‪.‬‬ ‫על מנת לקבוע את ההגדרות בחר בתפריט השמאלי העליון "אפשרויות"‪.‬‬ ‫יפתח מסך אפשרויות‪:‬‬ ‫א‪ .‬מסייע לזמן היעדרות מהמשרד‬ ‫ניתן להגדיר הודעה אוטומטית כגון "אעדר מהמשרד עד יום ראשון "‪,‬‬ ‫שתשלח כתשובה אוטומטית לכל דואר חדש שיגיע לתיבת הדואר של‬ ‫הנמען ‪.‬‬ ‫על מנת להשתמש בתכונה זו ‪:‬‬ ‫‪.1‬סמן בתיבת הסימון "שלח הודעות מענה אוטומטי מחוץ למשרד"‬ ‫‪ .2‬הקלד את הטקסט שברצונך שיישלח בכל פעם שיגיע דואר חדש‬ ‫‪ .3‬לסיום לחץ על " שמור"‬ ‫ב‪ .‬אפשרויות העברת הודעות‬ ‫ניתן להגדיר כיצד יוצגו הודעות הדואר האישיות‪ :‬מספר פריטים להצגה בכל‬ ‫עמוד‪ ,‬מה לעשות עם הודעה לאחר מחיקתה‪ ,‬התראה כשמגיע דואר חדש‪,‬‬ ‫הוספת חתימה להודעות יוצאות וכן בחירת גופן לטקסט של ההודעות‬ ‫היוצאות ‪.‬‬ ‫ג‪ .‬הגדרות תצוגת הדואר‪ ,‬איות ומניעת דואר זבל‬ ‫במסך זה ניתן להגדיר כיצד יוצגו פריטי הדואר לפני ואחרי קריאתם ‪ ,‬לבקש‬ ‫בדיקת איות ולהגדיר כיצד תנהג התוכנה בדואר זבל שישלח אליך (כגון‬ ‫פרסומות ווירוסים)‬ ‫ד‪ .‬תבניות תאריך ושעה‪ ,‬אפשרויות לוח שנה‬ ‫ה‪ .‬אפשרויות תזכורת ללוח שנה‬ ‫ו‪ .‬אפשרויות אנשי קשר‪ ,‬שינוי סיסמא ושחזור פריטים שנמחקו‬ ‫עזרה‬ ‫לקבלת עזרה )כניסה למדריך למשתמש( מכל מסך‪ ,‬לחץ על "עזרה "‬ ‫ז‪ .‬התנתקות מדואר אלקטרוני‬ ‫ליציאה מתיבת הדוא"ל לחץ על "התנתק"‬ ‫‪-OWA‬שאלות ותשובות‬ ‫ש‪ :‬מה זה‪? OWA‬‬ ‫ת‪ :.‬קיצור של ‪Outlook Web Access‬‬ ‫ניתן לגשת לתיבת הדואר הארגונית באמצעות דפדפן מכל מחשב המחובר‬ ‫לרשת האינטרנט ‪.‬ממשק המשתמש דומה לממשק המשתמש בתוכנת ה ‪-‬‬ ‫‪Outlook‬המשרדית וניתן לב צע (כמעט )את כל הפעולות שניתן ב‪-‬‬ ‫‪Outlook.‬‬ ‫ש‪ :‬איך מתחברים ?‬ ‫ת‪ :‬גלוש לכתובת ‪https://mail.ccccloud.com/owa‬‬ ‫הקש את חשבונך בשדה "שם המשתמש" ואת סיסמת הכניסה שלך‬ ‫לרשת בשדה "סיסמא ‪".‬‬ ‫ש‪ :‬למה אני לא רואה את התיקיות האישיות )‪?(Personal Folder‬‬ ‫אינו מחובר למחשבך המשרדי אלא לאתר ברשת ‪ ,‬לא ניתן ‪PST‬‬ ‫ת‪ :‬כיוון ש‪ OWA-‬להגדיר קבצי‬ ‫בממשק ולגשת לקבצים כאלו במידה ומוגדרים במחשבך המשרדי‬ ‫ש ‪ :‬למה לא להשתמש ב‪?OUTLOOK -‬‬ ‫ת‪ :‬מסיבות של אבטחת מידע אין גישה ישירה בין תוכנת ‪Outlook‬‬ ‫שמותקנת על מחשב שאינו ברשת המשרד‬ ‫לבין שרת הדואר המשרדי‪.‬‬ ‫סיבה נוספת היא חוסר התלות בתוכנה ו בהגדרות מקומיות המתאפשרת‬ ‫משימוש בדפדפן אינטרנט‬ ‫ש ‪ :‬מדוע בלחיצה על "יצירת פריט דואר חדש"‬ ‫מסך הודעה חדשה ?‬ ‫ת‪ :‬אם ישנה הודעה בסגנון ‪:‬‬ ‫אני לא מקבל‬ ‫הדפדפן מוגדר לחסום ‪ Pop Up‬שמגיעים מהאתר‬ ‫על מנת לאפשר עבודה רצופה‪ ,‬יש לאפשר ‪ Pop-Ups‬המגיעים מהאתר ‪.‬‬ ‫כדי לעשות זאת יש להקליק על‬ ‫ההודעה ולבחור ב"‪" :Always Allow PopUp from this site .‬‬ ‫ש‪ :‬למה אני לא רואה את ספר הכתובות ?‬ ‫ת‪ :‬במידה וישנה הודעה בסגנון ‪:‬‬ ‫הדפדפן מוגדר לחסום ‪ Pop Up‬שמגיעים מהאתר‪.‬‬ ‫על מנת לאפשר עבודה חלקה יש לאפשר ‪ Pop-Ups‬המגיעים מהאתר ‪ .‬כדי‬ ‫לעשות זאת יש להקליק על ההודעה ולבחור ב ‪" :Always Allow PopUp‬‬ ‫"‪from this site .‬‬ ‫ש‪ :‬למה אני לא מצליח לראות את אנשי הקשר ?‬ ‫ת‪ :‬אנשי הקשר כפי שמוגדרים בפרופיל המשתמש ב ‪- Outlook‬המשרדי‬ ‫שלך אינם מוגדרים כ ‪- Contact‬אלא כ ‪- Personal Address Book .‬אנא‬ ‫פנה למרכז סיוע על מנת לשנות הגדרה זאת‪.‬‬ ‫ש‪ :‬כיצד משנים סיסמא ?‬ ‫ת‪:‬אם קיבלת הודעה המעידה על כך שסיסמתך עומדת לפוג ‪:‬‬ ‫בחר בלחצן אפשרויות המופיע בצד הימני תחתון של המסך ‪:‬‬ ‫גלול לתחתית המסך ולחץ על כפתור "שינוי סיסמה ‪":‬‬ ‫במסך שיפתח השלם את פרטי המשתמש‪ ,‬סיסמא ישנה‪ ,‬סיסמא חדשה‪,‬‬ ‫אימות סיסמא חדשה ולחץ על אישור ‪:‬‬ ‫ש‪ :‬באיזה דפדפנים האתר תומך ?‬ ‫ת‪ :‬האתר תומך בדפדפן ‪ Internet Explorer 6‬ומעלה‪.‬‬