‫קרא אותי – ‪Email-Organizer‬‬ ‫חוברת זו מתארת את המוצר לניהול ואירגון ‪Outlook‬‬ ‫הניתן להורדה ב‪Email-Organizer.co.il -‬‬ ‫פעולות_מומלצות‬ ‫לחצנים_בסרגל_הכלים‬ ‫הגדרות_התוכנה‬ ‫הסבת_תיקיות_רגילות_לתיקיות_וירטואליות‬ ‫יצירת_תיקיות‬ ‫לפי_נמענים‬ ‫לפי_חברה‬ ‫לפי_קטגוריה‬ ‫לפי_קבוצת_קשר‬ ‫לפי_טקסט_במייל‬ ‫תיוק_מייל_אחד_בכמה_תיקיות‬ ‫העתקת_מיילים_לדיסק‬ ‫עבודה_עם_מיילים_בדיסק‬ ‫‪ Email-Organizer‬תוכנה לניהול ואירגון ‪Outlook‬‬ ‫פעולות מומלצות ב‪ Outlook-‬לפני תחילת עבודה‬ ‫‪ .1‬אם קיימת עמודה ב‪ Outlook -‬של קטגוריות המשך ל סעיף ‪ 2‬אם לא בצע סעיף זה‪:‬‬ ‫א‪ .‬הקש עכבר ימין ליד הכותרת נושא‬ ‫ב‪ .‬בחר " בוחר שדות"‬ ‫ג‪ .‬בחר מתוך המסך " בוחר שדות " את השדה קטגורויות וגרור אל הכותרת ‪.Subject‬‬ ‫(בדרך כלל נמצא תחת "שדות נפוצים " או "כל שדות המסמך ‪)"All documents fields‬‬ ‫עמודה זו משמשת לאיפיון המייל לתיוק לפי קטגוריות וגם לסימון המיילים היכן תוייקו על ידי התוכנה‪.‬‬ ‫לחצנים בסרגל הכלים‬ ‫‪ Outlook 2010 -2013‬בסרגל תוספות‬ ‫הפעלת התוכנה‬ ‫רואים רגיל ‪Outlook 2007‬‬ ‫סימון מייל נבחר איפה מתוייק‬ ‫‪2‬‬ ‫הוספת מייל למעקב בתיקיית ‪Follow‬‬ ‫‪up‬‬ ‫הגדרות התוכנה‬ ‫הקש על‬ ‫אם אינך רוצה לתייק דואר יוצא או ליצור תזכורות בלוח‬ ‫השנה‪ .‬מחק את הסימון‪.‬‬ ‫אם אינך רוצה לסמן אוטמטית דואר נכנס איפה מתוייק או‬ ‫לשלוח כל מייל לתיקיית מעקב‪ .‬מחק הסימון‬ ‫תיקיית מעקב מיילים ‪ Follow up‬נוצרת עם התקנת‬ ‫התוכנה‪ .‬אך אם מסיבה כלשהי היא נמחקה ניתן ליצור‬ ‫אותה שוב‪ .‬בתוך תיקיה זו נמצאים כל המיילים לטיפול‪.‬‬ ‫לאחר טיפול במייל נוריד ממנו את הקטגוריה " ‪Follow‬‬ ‫‪ " up‬הוא יעזוב את התיקיה‪.‬‬ ‫‪3‬‬ ‫הסבת תיקיות רגילות לתיקיות וירטואליות‬ ‫לכל אחד יש תיקיות רגילות אליהן הוא מעתיק או גורר‬ ‫הודעות דואר‪.‬‬ ‫אם ברצונך להפוך תיקיות אלו לתיקיות וירטואליות הקש‬ ‫במסך הראשי‪:‬‬ ‫‪4‬‬ ‫יצירת תיקיות וירטואליות‬ ‫לפי נמענים‬ ‫הקש על‪:‬‬ ‫כתוב שם לתיקיה‬ ‫הקש ליצירת התיקיה לפי נמען‬ ‫התיקיה הוירטואלית נוצרה בתיקיות החיפוש‬ ‫לפי חברה‬ ‫הקש על‪:‬‬ ‫כתוב שם לתיקיה‬ ‫‪5‬‬ ‫הקש ליצירת התיקיה לפי חברה‬ ‫התיקיה הוירטואלית נוצרה בתיקיות החיפוש‬ ‫לפי קטגוריה‬ ‫הקש על‬ ‫הקש שם עבור התיקיה והקש "הוסף תיקיית‬ ‫קטגוריה"‬ ‫‪ .1‬נוצרה תיקיה וירטואלית "הצעות מחיר"‬ ‫‪ .2‬כל מייל שיסומן בקטגוריה זו יתוייק בתיקיה‬ ‫זו‬ ‫לפי קבוצת קשר‬ ‫הקש על‬ ‫‪6‬‬ ‫בונים קבוצות קשר דרך כתובות מהמייל המסומן או‬ ‫דרך פנקס כתובות‬ ‫בהמשך ניתן להוסיף או להוריד כתובות מהקבוצה‪.‬‬ ‫נוצרה תיקיה וירטואלית של קבוצת ‪Software‬‬ ‫לפי טקסט במייל‬ ‫הקש‬ ‫רושמים טקסט עבור יצירת התיקיה‪.‬‬ ‫הקש ליצירת תיקיה לפי טקסט בחלקי המייל‪:‬‬ ‫מייל המכיל את הטקסט הזה יתוייק אוטומטית‬ ‫בתיקיה זו‪.‬‬ ‫‪7‬‬ ‫תיוק מייל אחד בכמה תיקיות‬ ‫סמן מייל ב‪ Outlook -‬והקש על‬ ‫סמן את התיקיות לתיוק המייל הנבחר‪ .‬הסימונים‬ ‫הקיימים מודיעים איפה המייל כבר מתוייק‪.‬‬ ‫הקש על‬ ‫המייל שנבחר תוייק בכל התיקיות שסומנו‪ .‬לא בוצעה‬ ‫העתקה רק קישורים נשלחו לתיקיות הוירטואליות‪.‬‬ ‫‪8‬‬ ‫העתקת מיילים לדיסק‬ ‫הקש על‪:‬‬ ‫מעתיק תיקיות וירטואליות נבחרות ב‪Outlook-‬‬ ‫לתיקיות נבחרות בדיסק‬ ‫מעתיק תיקיות וירטואליות נבחרות ב‪Outlook-‬‬ ‫לתיקיית ברירת מחדל בדיסק‬ ‫מעתיק תיקיות רגילות ב‪ Outlook-‬לתיקיית ברירת‬ ‫מחדל בדיסק‬ ‫עבודה עם מיילים בדיסק‬ ‫הקש על‬ ‫‪9‬‬ ‫צבע סגול = תוכן המייל‬ ‫צבע שחור = תיקיות דיסק‬ ‫‪11‬‬ ‫צבע אדום = פרטי המייל‬