‫מדריך לאיתור וזימון חדרי ישיבות במכון וייצמן‬ ‫מערכת האאוטלוק ומערכת ה ‪ Apex‬נותנות פתרון מלא לאיתור וזימון חדר ישיבות או אולם המתאים לישיבה\כנס למשתמשי‬ ‫אאוטלוק ולמשתמשים ללא מערכת אאוטלוק‪.‬‬ ‫מדריך למשתמש אאוטלוק בעזרת התוסף‬ ‫תוסף החדרים ”‪ "Show Room Information‬לאאוטלוק הוא כלי המציג מידע מלא אודות חדר‪/‬י הישיבות‪/‬אולמות‬ ‫המבוקש‪/‬ים )כגון התקנים‪ ,‬שירותים נלווים כולל תמונות( מתוך האאוטלוק‪ .‬המידע מוצג בדף אינטרנט הנפתח מתוך מערכת‬ ‫האאוטלוק‪.‬‬ ‫הערה‪ :‬התוסף נועד להצגת פרטי החדרים‪ ,‬לא ניתן לבצע זימון לחדר דרכו‪ .‬זימון החדר יבוצע דרך מערכת זימון הפגישות‬ ‫הרגילה במערכת המייל‪.‬‬ ‫מדריך התקנה לתוסף‬ ‫דרישות מינימום‪:‬‬ ‫א‪ .‬אאוטלוק גרסה ‪ 2010‬או ‪2007‬‬ ‫ב‪ .‬חיבור אינטרנט פעיל‬ ‫שלבי ההתקנה‬ ‫‪ .1‬לפני ההתקנה יש לסגור את יישום האאוטלוק‪.‬‬ ‫‪ .2‬להתקנה לחץ כאן‪.‬‬ ‫אינטרנט אקספלורר‪ :‬הורד את הקובץ ופתח אותו או לחץ על ‪.Run‬‬ ‫פיירפוקס‪ :‬בחלון שנפתח לחץ על ‪ ,Save File‬ופתח את הקובץ‪.‬‬ ‫כרום‪ :‬הורד את הקובץ פתח אותו‪ ,‬לחץ ‪ yes‬במקרה הצורך‪.‬‬ ‫‪ .3‬לחץ שוב ‪) Run‬במקרה הצורך(‬ ‫‪ .4‬לחץ ‪) .I Agree‬ראה דוגמא(‬ ‫‪ .5‬בדוק שהאאוטלוק סגור‪ ,‬ולחץ ‪.Install‬‬ ‫‪.5‬א‪ .‬בתחילת ההתקנה ישנה אפשרות שייפתח מסך הדומה למסך הנ"ל‪ ,‬אם המסך‬ ‫אכן נפתח יש ללחוץ על ‪.Accept‬‬ ‫אם לא‪ ,‬אנא עבור לשלב ‪.6‬‬ ‫‪.5‬ב‪ .‬לאחר לחיצה על ‪ Accept‬אנא המתן כמה דקות לסיום הורדת הקבצים הרלוונטיים‪.‬‬ ‫בסיום‪ ,‬המתן לפתיחת המסך המופיע בשלב ‪.6‬‬ ‫‪ .6‬ייפתח מסך התקנה חדש‪ ,‬לחץ על ‪.Install‬‬ ‫‪ .7‬בסיום ההתקנה יופיעו‪:‬‬ ‫חלון )א( ומאחוריו יופיע‬ ‫חלון )ב(‪ ,‬לחץ על ‪ Close‬בשניהם‪.‬‬ ‫)א(‬ ‫)ב(‬ ‫בדיקת התקנת היישום‪:‬‬ ‫‪ .1‬פתח את האאוטלוק‪ ,‬כאמור יופיע כפתור חדש תחת "כרטיסיית פגישה" ‪,“appointment tab” -‬‬ ‫ושמו‪“Show Room Information” :‬‬ ‫איתור וזימון חדר ישיבות‬ ‫הערות‪:‬‬ ‫•‬ ‫לחיצה על הכפתור תעבוד אך ורק אם תבחר לפחות חדר אחד‪.‬‬ ‫•‬ ‫לחיצה על הכפתור‪ ,‬תביא לפתיחת חלון חדש המציג מידע מרוכז לגבי החדר שבחרת‪.‬‬ ‫•‬ ‫במקרה של בחירת חדרים מרובה‪ ,‬החדרים יופיעו בכרטסות נפרדות‪.‬‬ ‫‪.1‬‬ ‫‪.2‬‬ ‫‪.3‬‬ ‫לחץ על ‪ New Meeting‬מתוך ה ‪Calendar‬‬ ‫לחץ על ‪ Rooms‬מימין לשדה ‪Location‬‬ ‫בחר חדר או מספר חדרים מבוקשים מהרשימה בחלון ‪) Select Rooms‬היישום תומך בתצוגה של מספר חדרים בו‬ ‫זמנית(‬ ‫אשר את הבקשה‪ ,‬וודא שהחדרים שביקשת מופיעים בשדה ה ‪ Location‬של הזימון‬ ‫לחץ על הכפתור ‪Show Room Information‬‬ ‫חכה לפתיחת הדף עם פרטי החדר או החדרים המבוקשים )במקרה של מספר חדרים תופיע האפשרות לעבור‬ ‫ביניהם ע"י לשוניות(‪.‬‬ ‫‪.4‬‬ ‫‪.5‬‬ ‫‪.6‬‬ ‫דוגמא‪:‬‬ ‫‪ .7‬סגור את החלון והמשך להזמנת החדר המבוקש דרך האאוטלוק בנוהל הרגיל‪.‬‬ ‫‪ .8‬ניתן להעזר בקישור הבא בכדי ללמוד איך לזמן ישיבה וחדר ישיבות דרך האאוטלוק‪:‬‬ ‫‪http://www.weizmann.ac.il/DIS/how-do-i-book-meeting-room-using-outlook‬‬ ‫מדריך איתור וזימון חדר ישיבות למשתמש ללא תוכנת אאוטלוק‪:‬‬ ‫‪ .1‬הצגת פרטי חדרי ישיבות דרך ממשק ה ‪:APEX‬‬ ‫א‪.‬הקש על הקישור הבא‬ ‫‪https://prodis.weizmann.ac.il/pls/htmldb/f?p=244:8‬‬ ‫ב‪ .‬הכנס שם משתמש וסיסמא‬ ‫ג‪ .‬אתר את שם החדר או הבניין המבוקש )לחילופין ניתן לאתר את החדר או הבניין הרצויים באנגלית דרך חלון‬ ‫החיפוש(‪.‬‬ ‫ד‪ .‬לחץ על שם החדר או האולם הרצוי מהרשימה‬ ‫ה‪ .‬חכה לפתיחת דף האינטרנט המסכם את פרטי החדר )ראה דוגמא למעלה(‪.‬‬ ‫ו‪ .‬ליציאה סגור את החלון‬ ‫ז‪ .‬תמשיך להזמנת חדר דרך מערכת הדואר ‪.Exchange‬‬ ‫‪ .2‬מציאת חדר ישיבות מתאים לישיבה או כנס‬ ‫בכדי למצוא את רשימת החדרים המתאימים לישיבה או הכנס מהמאגר ניתן לבצע סינון עפ"י הפרמטרים‬ ‫הנדרשים‪.‬‬ ‫לדוגמא‪ :‬סינון כל חדרי הישיבות בעלי מעל מספר כסאות מסויים או כל חדרי הישיבות עם פרוג'קטור ועוד‪.‬‬ ‫בכדי להפעיל את אפשרות הסינון בחר ‪ .Action  Filter‬בחר את הקטגוריה הרצויה ולחץ על ‪.Apply‬‬ ‫להלן דוגמא לבניית מנגנון סינון לכל חדרי הישיבות בעלי יותר מ ‪ 50‬כסאות‪:‬‬ ‫‪ .3‬זימון חדר הישיבות‬ ‫לאחר איתור החדר המתאים ניתן לבצע זימון החדר במערכת המייל דרך ממשק האינטרנט )‪ (OWA‬כחלק מהנוהל‬ ‫הרגיל של זימון פגישה‪ .‬למידע נוסף איך לזמן ישיבה וחדר ישיבות דרך ה ‪ OWA‬ניתן לעזר בקישור הבא‪:‬‬ ‫‪http://www.weizmann.ac.il/DIS/how-do-i-book-meeting-room-through-outlook-web-access‬‬ ‫‪ .4‬הסרת התוסף‬ ‫להסרת התוסף יש לעקוב אחר השלבים הבאים‪,‬‬ ‫)מתייחס לויינדאוס ‪(7‬‬ ‫א‪ .‬לחץ על התחל ‪Control Panel ‬‬ ‫ב‪ .‬בחלון שנפתח לחץ על ‪.Programs and Features‬‬ ‫ג‪ .‬בחלון הבא חפש את התוכנה ”‪ “Weizmann Rooms‬לחץ על השורה ולאחר מכן לחץ על‬ ‫הכפתור השמאלי בעכבר ואז על ‪.Uninstall‬‬ ‫אפשרות נוספות היא ללחוץ על כפתור ה ‪ uninstall‬הנמצא למעלה כאשר השורה מסומנת‪.‬‬ ‫ד‪ .‬לכל בעיה יש לפנות למוקד תמיכה שמספרו ‪4444 :‬‬ ‫למידע נוסף‬ ‫‪ .1‬להוספת חדר שלא קיים בבסיס הנתונים של החדרים‪ ,‬או לעדכון חדר קיים‪ ,‬יש ליצור קשר עם רוית שגיא‪,‬‬ ‫‪ ,08-934-3245‬ענף אולמות‪.‬‬ ‫‪ .2‬לעזרה נוספת בהתקנה יש לצלצל למוקד‪4444 :‬‬ ‫‪ .3‬לבעיות תוכנה יש לפנות במייל לאיל זייפמן‪.‬‬