הפרדוקסים של הזמן 1.. לעולם אין לנו מספיק זמן ועם זאת יש לנו כל הזמן שיכול להיות. 2. אם אינך משתמש בזמן הוא ייעלם בכל מקרה. 3. גם אם ננצל את זמננו היטב לא נקבל תוספת. נמשיך לקבל אותה הקצאה יומית של זמן בדיוק כמו האדם המוציא את זמנו לבטלה. 4. תכנון זמן איננו שלילת חופש -להיפך, שימוש נכון בזמן יוצר יותר חופש ואוטונומיה בעבודה ובחיים בכלל. ניהול זמן ניהול איכותי של הזמן: 1. לעשות נכון את הדברים הנכונים בפעם הראשונה ובכל פעם. 2. ניבוי ,אימות והוצאה לפועל של דרישות הלקוח בתחום הזמן. 3. שיפור מתמיד. ניהול זמן מטרות לימוד ניהול הזמן: 1. זיהוי ויצירת מודעות לדפוסי ניהול זמן בעייתיים בתיפקוד. 2. קבלת אחריות אישית לניהול הזמן. 3. דיאגנוזה :מיפוי הקשיים. 4. למידה ויישום של טכניקות ומיומנויות בניהול יעיל של זמן. תוצאות לימוד ניהול הזמן: 1. טיוב ניהול הזמן 2. חופש להעיז ולקחת יעדים גדולים יותר. 3. שיפור הריכוז ,סדר ,הקפדה על פרטים. 4. הסתגלות להרגלים חדשים וטובים. ניהול זמן מודל למחזוריות חיובית ושלילית בניהול זמן מחזוריות שלילית רוצה פער עושה מחזוריות חיובית רוצה תיסכול פער תיסכול יותר השקעת אסטרטגיות לשינוי זמן ומאמץ דפוסי ניהול זמן איפיונים איפיונים נפשיים פיזיולוגיים שליליים: שליליים: לחץ מאפיינים פיזיולוגיים עייפות עצבנות כאב ראש ונפשיים חיוביים: חוסר אונים חולשה כללית כעס חוסר מרץ אכזבה מרץ ,גאווה ,כוח ,סיפוק, רעננות ,ביטחון עצמי הפחתה באנרגיה הוספה לאנרגיה לעשיה פחותה בעשיה יעילה תחושות שליליות לגבי תחושות חיוביות לגבי עצמי (אני לא מספיק טוב, עצמי :אני מצליח ,אני קשה לי ,אני לא מוצלח) עושה אני יכול. ניהול זמן עושה הסבר לבחינה העצמית לזיהוי קדימויות ערוך רשימה של פעילויות שאותן ביצעת ב 4 -הימים האחרונים מדוע עשיתי את הפעילות המסוימת באותו זמן מסוים? הגדר את רמת “המרץ הנפשי” לו אתה זקוק כדי לבצע את הפעילות המסוימת בצורה מיטבית בהתחשב בשעה שבוצעה המשימה מה הייתה רמת “המרץ הנפשי” בפועל? ניהול זמן בחינה עצמית לזיהוי קדימויות הפעילות מדוע רמת המר ץ הנפשי הד רוש רמת המר ץ הנפשי בפועל קני מידה שכיחים לטיפול בזמן (אבחון עצמי) 1.אני עושה את הדברים שאני אוהב לעשות לפני הדברים שאינני אוהב לעשות. 2.אני עושה את הדברים שאני מכיר מהר יותר מאשר את הדברים שאיני מכיר. 3.אני עושה את הדברים הקלים לפני שאני עושה את הדברים הקשים. 4.אני עושה את הדברים המצריכים מעט זמן לפני שאני עושה את הדברים המצריכים זמן רב. 5.אני עושה את הדברים שהמשאבים עבורם זמינים. 6.אני עושה דברים שנקבעו (למשל פגישה) לפני דברים שלא נקבעו מראש. 7.לפעמים אני עושה דברים שתוכננו לפני דברים שלא תוכננו. 8.אני מגיב לדרישות מאחרים לפני שאני מגיב לדרישות מעצמי. 9.אני עושה דברים דחופים לפני דברים חשובים. 10.אני מגיב במהירות למשברים ומצבי חירום. 11.אני עושה את הדברים המעניינים לפני שאני עושה את הדברים הלא מעניינים. 12.אני עושה קודם דברים המקדמים את המטרות האישיות שלי. 13.אני מחכה עד הרגע האחרון לפני שאני מתחיל לעשות משהו באמת. 14.אני עושה את הדברים המספקים את תחושת הסיום המיידית ביותר. ניהול זמן קני מידה שכיחים לטיפול בזמן -המשך (אבחון עצמי) 15.אני מגיב על בסיס “מי רוצה את זה”. 16.אני מגיב על בסיס התוצאות שנבעו מעשיה או אי עשייה של הדבר המסוים. 17.אני מתמודד עם משימות קטנות לפני משימות גדולות. 18.אני עובד על דברים לפי סדר הגעתם. 19.אני עובד על פי “הגלגל החורק” (הגלגל החורק הוא זה שאותו משמנים). ניהול זמן רמות המרץ הנפשי 1.רמת השיא :אתה במיטבך מבחינת המרץ הנפשי. ביכולתך ללמוד דברים חדשים ולהגות רעיונות חדשים .זיהוי הרמה היצירתית ביותר שלך. 2.רמה טובה :אתה יותר טוב מהממוצע אבל אינך במיטבך. ברמה זו אתה יכול לבצע את מירב הדברים. 3.רמה ממוצעת :אתה יכול לבצע פעילויות מורכבות כל עוד אינך מנסה ללמוד אותן. מרבית האנשים נמצאים ברמה זו במשך רוב היום. 4.הרמה הרגועה והנעימה .אתה יכול לתפקד היטב אם תתמקד בדברים קלים. 5.הרמה הנמוכה .אינך רוצה לחשוב או לקבל החלטות . ניהול זמן ששת הצעדים לשליטה בזמן ניתוח השימוש בזמן :גלה מה מתרחש עכשיו ומה טעון שינוי. הבהרת המטרות :קבע בסיס להערכת השימוש הטוב ביותר בזמנך. הצבת קדימויות :התמקד בפריטים בעלי הערך הרב ביותר. תכנון הזמן :וודא שהפעילויות מוליכות למטרות שהוצהרו. הכנת לוח זמנים :קבע מתי וכיצד לבצע את הפעולות השונות. הערכת התקדמות :קבע האם הדברים מתנהלים כהלכה -הכן טבלת אלטרנטיבות . ניהול זמן ניהול זמן ניתוח תוצאות רישום הזמן 1.מה היה בסדר היום ? ומדוע? 2.מה השתבש היום ? ומדוע? 3.באיזו שעה התחלת בפעילות בעלת הקדימות הגבוהה ביותר? מדוע ? האם היית יכול להתחיל את הפעילות הזאת בשעה מוקדמת יותר ביום? 4.מהם הדפוסים וההרגלים הניכרים לעין מרישום הזמן ? מהן הנטיות? 5.האם הקדשת את השעה הראשונה ביום למטרה טובה ,לעשות דברים חשובים? 6.מה היה פרק הזמן היצרני ביותר שלך במשך היום? 7.מה היה פרק הזמן הפחות יצרני שלך במשך היום ? מדוע? 8.מי או מה אחראי למרבית ההפרעות? 9.מה היו הסיבות להפרעות? 10.כיצד ניתן לשלוט ,לצמצם או לבטל את ההפרעות? 11.מה היו שלושת הגורמים החשובים ביותר לבזבוז זמן היום? 12.כיצד תוכל לסלק את הגורמים האלה לבזבז זמן? 13.איזה חלק מזמנך הוקדש לפעילות בעלת ערך גבוה? 14.איזה חלק מזמנך הוקדש לפעילות בעלת ערך נמוך? 15.מה עשית היום שניתן היה לא לעשות? 16.אילו פעילויות היה אפשר להעביר למישהו אחר? 17.מה תעשה לנצל את זמנך טוב יותר? ניהול זמן דילמת חשוב/דחוף חשיבות %40 - 10מיום העבודה שיחות טלפוניות נעים לעשות 50 - %70מיום לא חשוב העבודה תכנון משברים הדרכה תיוק דחיפות לא דחוף דחוף ניהול זמן דחוף הבחנה בין דחוף וחשוב דחוף/או חשוב דרך הטיפול 1.חשוב ודחוף עדיפות עליונה 2.חשוב ולא דחוף להקדיש זמן ולקבוע זמן קבוע. 3.דחוף ולא חשוב להקדיש מעט זמן ולהאציל 4.לא דחוף ולא חשוב מבזבז זמן ואם לעשותו אזי רק בשעות השפל. חשיבות מטרות דחיפות זמן ניהול זמן ניהול זמן הצבת מטרות טובות 1.המטרות צריכות להיות שלך. 2.המטרה צריכה להיות כתובה. 3.המטרות צריכות להיות מציאותיות וניתנות להשגה. 4.המטרות צריכות להיות ספציפיות וניתנות למדידה. 5.יש להכין לוח זמנים למטרות. 6.המטרות צריכות להיות תואמות. ניהול זמן ניהול זמן גישה שיטתית לתכנון זמן 6 שאלות התכנון המרכזיות 1. מה צריך לעשות? 2. מתי צריך לעשות את זה? 3. מי צריך לעשות זאת? 4. היכן יש לעשות זאת? 5. מה הקדימויות של הנושא? 6. כמה זמן יידרש? ניהול זמן קביעת הזמנים לפעילויותיך * הכנת לוח זמנים גמיש * רשום את הלו”ז על ניר * פריטים קשורים * הקצה זמן למחשבה מידי יום “ -שעה שקטה” * זמן המתנה הוא זמן מתנה * התחשב בשעון הביולוגי * הכן את לוח הזמנים לפני שאתה מגיע למשרד ניהול זמן ניהול זמן מי הם גנבי הזמן תקשורת תכנון סביבתי *עבודה ללא מטרות ברורות * היסוס להגיד לא *עבודה ללא תכנון פעילויות * האצלה לא יעילה ( עונתי ,חודשי ,שבועי,יומי * )פגישות/ישיבות ארוכות *חוסר מועדי בינתיים וסופיים ו/או מרובות *שיבוץ לוח זמנים לקוי * *מדיניות לא ברורה הפרעות ע”י מבקרים/ ממונה/כפופים * תכנון אישי שיחות חברתיות בעת העבודה קבלת החלטות *אירגון אישי לקוי * הססנות *אי-ניצול של אמצעי עזר * חזרה על טעויות ( יומן ,פנקס וכו(’ * חוסר מידע *אי ניצול של טכנולוגיה * אי רצון להתייעץ ( מחשב ,שכלולים בטלפון * רתיעה מפתרונות פקס ,דואר אלקטרוני וכו(’ חדשים *שיטת תיוק לקויה *חוסר שיטת טיפול בניירת *תאור תפקיד מעורפל *ממונה/שותף/כפוף לא מאורגן ניהול זמן הרגלי עבודה המובילים לאפקטיביות *תן ליום פתיחה מסחררת עם תוכנית פעילויות ברורה. *עצב קצב יומי הכולל זמן למשימות קבועות (כדוגמת “שעה שקטה(” *טפל במשימות עפ”י סדרי העדיפויות שלהן. *בצע משימה לא נעימה אחת ביום ,מוקדם ככל האפשר. *הדרך את כפיפך לבוא אליך עם פתרונות ולא רק עם בעיות. *גש למשרד הכפיפים במידת האפשר. *בצע דבר אחד בו זמנית וסיים אותו. *לעולם אל תעיין במסמך מבלי לעשות עמו משהו( .תייק או השמד). *עסוק במשימות קרובות תוך טיפול בהקשרים שביניהן. *מנע הפרעות אימפולסיביות בעבודתך ,כמו בעבודתם של אחרים( .פגוש מבקרים מחוץ למשרד או בדלת). *אל תבצע דבר ,טוב יותר מן הנדרש ,על מנת לעמוד ביעדים. *עצב לוחות זמנים סופיים לעבודת כפיפיך . *התעקש ועמוד בדקדקנות על לוחות הזמנים. *הסבר את הסיבות לטעויות ומנע את חזרתן. *הסבר את הסיבות להצלחה -וחזור והסבר אותן! *ישיבות שגרתיות ערוך בסוף היום. *בצע דיונים בעמידה. ניהול זמן כיצד להתגבר על סחבת טכניקות המסייעות להתגבר על הנטייה לדחות: *שיטת הסלמי *רשום רשימת פעילויות יום -יום *קבל החלטה שרירותית *שינוי מקום *קרוב לעין ,קרוב ללב *חפש משימות אינסטנט *הילחם בשאיפה לשלמות :זהה את הסטנדרט שלך *קבע מועדי ביניים ומועדים סופיים ניהול זמן מדוע חסר למנהלים זמן לביצוע עבודה ולכפיפיהם חסרה עבודה? זמן זמן מוקדש זמן מוקדש למקבילים מוקדש לבוס! או למערכת לכפיפיהם התעלמות עונש התעלמות פטור מעונש התעלמות עונש ישיר ומהיר השקעת זמן מושכלת ניהול זמן על מי מולבש הקוף תכונות הקוף משימה = קוף הקוף יכול לרכב על כל אחד וגם על שניים. קוף רעב -מטריד. המשימה לא לצבור קופים ניהול זמן תאורית הקוף על הגב -דוגמאות תמונה א’: יעקב בוקר טוב מר לוי “יש לנו בעיה…” מר לוי אני שמח שהעלת את הבעיה כעת אני ממהר מאד אבל תן לי לישון על זה לפני שאמסור לך את החלטתי. למחרת… יעקב מכניס את הראש למשרדו של מר לוי “ איך מתקדם הענין”? תמונה ב’: בסיכום ישיבה מר לוי “שלחי לי תזכורת בענין זה” עדינה כותבת את התזכורת ומכניסה לדואר נכנס של מר לוי. אחרי יומיים כותבת עדינה תזכורת נוספת. תמונה ג’: מר לוי אני מוכן לתת את כל הגיבוי הנחוץ לתוכנית שהצעת, נא דווח לי על כל דבר שאוכל לעזור בו. ניהול זמן תמונה ד’: משה הועבר זה עתה מסניף חיפה להתחיל את ניהול הפרוייקט. מר לוי משה ,עלינו להיפגש בדחיפות על מנת לקבוע יעדים ומטרות לתפקידך החדש ואני אכין טיוטא ראשונית לשם כך. תמונה ה’: 4כפיפיו של מר לוי מעבירים 3קופים ליום במשך 5ימים. בסוף השבוע על כתפיו של מר לוי “ 60קופים צועקים”. מר לוי איזה שבוע משוגע הבוס שלי גדעון דורש ביצועים ואני איני מתפנה לטפל באנשי. תמונה ו’: השעה , 19.00מר לוי נוסע במכוניתו הביתה .בכיסא האחורי ערימות ניירת -עבודה לבית. בהציצו בחלון הוא רואה את כפיפיו בתור לקולנוע. ניהול זמן תמונה ז’: מר לוי מי באמת עובד עבור מי? ככל שאשתלט על יותר משימות תהיה זו נסיגה רבה יותר עבורי .צריך ללמוד איך לטפל ולהאכיל את הקופים. ביום ראשון במפגש אישי נעשה היפוך תפקידים. תמונה ח’: ביום א ’כינס מר לוי את אנשיו והסביר את מערכת החוקים הבסיסית. א. לעולם כאשר אני עוזר לך בבעיה מסוימת לא תהפוך בעייתך לבעיה שלי ,מאחר וברגע שזה קורה אין לך בעיה יותר ולכן אינני יכול עזור לך כשאין לך בעיה. ב. כאשר פגישה זו תסתיים “הבעיה” תעזוב את המשרד באותה דרך בה היא נכנסה -על גבך .אתה יכול לבקש את עזרתי בכל זמן שיקבע לכך ונקיים דיון משותף על מהות הצעד הבא ומי מאיתנו יבצעו. ג. באותם מקרים נדירים בהם הצעד הופך להיות שלי אתה ואני נבצעו יחד -אני לא אבצע שום צעד לבד. ניהול זמן החוקים לטיפול והאכלת הקופים חוק מס’ 1 יש להאכיל את הקופים או להרוג אותם ; אחרת הם ירעבו למוות והמנהל יבזבז זמן יקר על בדיקה שלאחר המוות או בנסיון להחיות את המת. חוק מס’ 2 על אוכלוסית הקופים למנות פחות ממקסימום הקופים אותם מסוגל המנהל להאכיל בכל זמנו. פרק הזמן שמוכן המנהל להקדיש להאכלת הקופים שווה לפרק הזמן הנחוץ לכפיפים לבצע משימה. חוק מס’ 3 יש להאכיל את הקופים בפגישות בלבד . אין על המנהל לצוד קופים מורעבים ולהאכילם. חוק מס’ 4 יש להאכיל את הקופים פנים מול פנים אך מעולם לא בדואר. חוק מס’ 5 לכל קוף צריכה להיקבע פגישת ההאכלה הבאה. ניהול זמן תהליך האצלת סמכויות א. הגדרת המשימה (כולל מטרות ספציפיות) ----------------------------------------------------------------------------------------------------- ב. בחירת האדם המתאים: 1.יכולת וכישורים_______________________ _______________________ 2.הדרכה/נסיון_______________________ : _______________________ 3.ענין/מוטיבציה_______________________ : _______________________ _______________________ 4.זמן_______________________ ג. : הוראות/הדרכה דרושים____________________: _____________________________________ _____________________________________ ניהול זמן להלן התוצאות! ! 24-22תשובות נכונות :מצוין -ללא ספק הינך מנצל את זמנך היטב. 21-19תשובות נכונות :טוב -את/ה על הדרך הנכונה. 16-18תשובות נכונות :בינוני; שווה לבחון את ההנחות. פחות מ 16 -תשובות נכונות :צריך לשנות תפיסת עולם בכדי לנהל את זמנך טוב יותר. ניהול זמן
© Copyright 2024