Navodila za uporabnike
DELO Z DELAVCI
KADIS
Informacijski sistem za OBRAČUN PLAČ in KADROVSKO EVIDENCO
Storitveni zahtevki: [email protected]
Tehnična pomoč: 01 420 20 63
SwtKadis za Microsoft® WindowsTM
Avtorske pravice © 2013 SWTOOLS d.o.o. Vse pravice pridržane.
NAVODILA ZA UPORABNIKE
DELO Z DELAVCI
1. Splošno
Šifrant delavcev (KadrovskaElementiDelovna razmerja) je namenjen evidenci
delovnih razmerij oseb iz šifranta oseb (gl. Delo z osebami.pdf). Osebe sklenejo delovna
razmerja s podjetji iz šifranta podjetij (gl. Delo s podjetji.pdf). Šifrant delavcev vsebuje 3
glavne sklope podatkov:



Delovna razmerja (osnovni podatki)
Razporedi
Tarife (urne postavke)
2. Osnovno okno za delo z delavci
Slika 1; Osnovno okno
Osnovno okno je standardizirano (gl. ABC Programa KADIS-pdf; točka Podatkovna okna)
in je sestavljeno iz seznama delavcev z osnovnimi podatki, informativno-akcijskega dela
in zavihkov za glavne sklope podatkov. Privzeto so prikazani samo aktivni delavci – to so
delavci, ki nimajo vnesenega datuma prekinitve delovnega razmerja. Uporabnik lahko
nastavitev spremeni s klikom na povezavo Nastavitve v informacijsko-akcijskem delu
okna in odstrani kljukico pri Samo aktivna delovna razmerja.
SWTOOLS d.o.o., Savska cesta 9, 1000 Ljubljana, 01 420 20 60
Stran 1 od 5
Navodila za uporabnike
DELO Z DELAVCI
Na osnovnem oknu so na razpolago tudi vsi standardni elementi za delo s seznamom in
filtriranjem podatkov (desno spodaj pod seznamom).
2.1.
Delovna razmerja (osnovni podatki)
Slika 2: Delovna razmerja (osnovni podatki)
Zavihek Osnovni podatki je namenjen podatkom delovnega razmerja, izbranega na
seznamu. Uporabnik ima možnost urejanja zgolj za aktivna delovna razmerja. Neaktivna
(zaključena) delovna razmerja lahko po potrebi aktivira z uporabo posebne akcije na
traku (zgoraj pod glavnim menijem). Aktivacija zaključenih delovnih razmerij lahko
poteka samo v obratnem vrstnem redu (časovno), kot so nastala. Pri tem je potrebno
upoštevati dejstvo, da je lahko za isto osebo aktivno zgolj eno delovno razmerje (za
izbrano podjetje).
Brisanje delovnih razmerij je mogoče samo toliko časa, dokler ne nastanejo podrejeni
podatki, ki so povezani z delovnim razmerjem (obračunane in arhivirane plače ali drugi
prejemki, ki so vezani na delovno razmerje). Če uporabnik ugotovi napako v podatkih
delovnega razmerja, ki ga ne more več urejati, lahko odpravo napake naroči izvajalcu
preko t.i. storitvenih zahtevkov.
Kdaj je potrebno vnesti novo delovno razmerje? Vsakič, ko je potrebno izvesti prijavo
delavca v zavarovanje z obrazcem M1, ali spremeniti obstoječo prijavo z obrazcem M3
(npr. ob spremembi tedenskega delovnega časa). Natančnost pri vnašanju in urejanju
teh podatkov je potrebna zaradi letnega poročanja podatkov z obrazcem M4 na ZPIZ. Če
so podatki korektni, potem sistem KLADIS pripravi podatke za obrazec M4 v skladu z
vsemi zakonskimi in podzakonskimi predpisi in uporabnik s tem praktično nima nobenega
dodatnega dela.
Opozorilo: Uporabniki pri naročnikih, ki
uporabljajo sistem pogodb o zaposlitvi, imajo
zelo omejene možnosti manipulacije podatkov v
tem segmentu sistema. V takem primeru večina
podatkov delovnega razmerja in vsi podatki
razporeda nastanejo v fazi vnosa pogodbe o
Slika 3: Opozorilo o uporabi pogodb o zaposlitvi
zaposlitvi. Ker so ti podatki v veliki meri
sestavni del dokumenta, jih tako ni mogoče
spreminjati tukaj, ker njihove spremembe zahtevajo kreiranje novega dokumenta
(pogodbe).
SWTOOLS d.o.o., Savska cesta 9, 1000 Ljubljana, 01 420 20 60
Stran 2 od 5
Navodila za uporabnike
2.2.
DELO Z DELAVCI
Razporedi
Slika 4: Razporedi - na seznamu in podrobni podatki
Razporedi so namenjeni evidentiranju razporeditev delavcev v času trajanja delovnega
razmerja. Razpored vsebuje ključne podatke, ki vplivajo na način obračuna plač in
analizo stroškov plač pri morebitnem členjenem knjiženju stroškov. Delavec mora biti ves
čas trajanja delovnega razmerja razporejen – za to skrbi sistem tako, da uporabniku
dovoljuje pri dodajanju novega razporeda zgolj vnos datuma nastopa novega razporeda.
Le-ta mora biti seveda večji od datuma obstoječega razporeda ali enak datumu sklenitve
delovnega razmerja, če gre za prvi razpored. Sistem potem sam zaključi predhodni
razpored z 1 dan manjšim datumom, kot je nastanek novega razporeda.
Vsak razpored mora vsebovati vse ključne podatke, ki jih sistem potrebuje za obdelavo
podatkov o plačah in drugih prejemkih. Večina podatkov je stvar izbire iz ustreznih
šifrantov:







Organizacijska enota
Delovno mesto
Stroškovni nosilec
Stroškovno mesto
Tip razporeda
Kolektivna pogodba
Tarifni razred
Ostali podatki pa so:


Datum nastopa (datum začetka veljave razporeda)
Vrsta zaposlitve (Kolektivna ali individualna pogodba; individualne pogodbe so
namenjene predvsem vodstvenim delavcem in delavcem s posebnimi pooblastili;
podatek je pomemben zgolj za statistično poročanje na AJPES)
SWTOOLS d.o.o., Savska cesta 9, 1000 Ljubljana, 01 420 20 60
Stran 3 od 5
Navodila za uporabnike



DELO Z DELAVCI
Fiksni znesek plače (podatek je obvezen za tiste, ki so zaposleni po individualni
pogodbe, za ostale pa je dovoljen – če je vnesen, ima prednost pred ostalimi
nastavitvami kot so kolektivna pogodba, delovno mesto ipd.)
Število ur za fiksno plačo (podatek je pomemben za način izračuna bruto
zneskov posameznih zaslužkov – če ima vrednost 0, potem sistem vzame
dejansko število mesečnih ur glede na tedenski delovni čas podjetja in delavca,
sicer pa vneseno vrednot; namenjen je predvsem naročnikom/uporabnikom, ki
imajo še vedno v veljavi fiksno število mesečnih ur)
Odstotek presega (podatek je namenjen naročnikom/uporabnikom, ki z
odstotkom uspešnosti glede na normo korigirajo višino osnovnih plač, sicer naj
uporabnik pusti vrednost 0)
Sistem razporedov omogoča uporabnikom natančno evidenco dejanskega stanja
podatkov oziroma razporeda delavcev in posledično pravilnega razporejanja stroškov dela
na poslovne enote, stroškovne nosilce, stroškovna mesta, delovna mesta ipd. Sistem
omogoča prerazporeditve brez omejitev glede na obdobje in posledično evidenco
zaslužkov na posamezen razpored (gl. Delo z zaslužki.pdf).
Opozorilo:
Kadar uporabnik vnaša nov razpored in v
zaslužkih obstajajo vneseni zaslužki za
obstoječi razpored, potem sistem
uporabnika na to opozori in mu ponudi
sledeče možnosti:
Slika 5: Opozorilo - obstajajo vneseni zaslužki, možnosti izbire
 Prenos vnesenih zaslužkov na
nov razpored (primerna izbira za
uporabnika, kadar je datum začetka
novega razporeda prvi dan v mesecu)
 Brisanje vnesenih zaslužkov
(kadar želi uporabnik zaslužke vnesti
popolnoma na novo
 Ohranitev obstoječega stanja
(vneseni zaslužki ostanejo na starem
razporedu)
 Preklic akcije (izhod iz vnosa
novega razporeda brez shranjevanja)
Če je novo vneseni razpored začel veljati sredi meseca, je seveda smiselno, da uporabnik
zaslužke razdeli med oba razporeda in tako zagotovi pravilno razporejanje stroškov
(temeljnica). To velja seveda zgolj za mesec, v katerem se zgodi sprememba.
Pomembno:
Slika 6: Opozorilo pri potrditvi spreminjanja
podatkov razporeda
Urejanje (spreminjanje) podatkov razporeda je
smiselno le v primeru, če se je uporabnik pri
vnosu podatkov zmotil. Kakršnakoli sprememba,
ki nastane kasneje, je razlog za vnos novega
razporeda, saj je tak sistem organizacije
podatkov namenjen ravno temu – beleženju
zgodovine sprememb podatkov v času trajanja
delovnega razmerja. Zato sistem uporabnika
opozori z ustreznim obvestilo ob vsakem
zapisovanju sprememb podatkov razporeda.
SWTOOLS d.o.o., Savska cesta 9, 1000 Ljubljana, 01 420 20 60
Stran 4 od 5
Navodila za uporabnike
2.3.
DELO Z DELAVCI
Tarife (urne postavke)
Slika 7: Tarife (urne postavke) - na seznamu in podrobni podatki
Zavihek tarife je namenjen evidenci podatkov o urnih postavkah (t.i. tarifah), ki so
potrebne za korekten obračun plač in drugih prejemkov. Katere urne postavke so
potrebne, je odvisno od naročnikovega plačnega sistema. Zneske posameznih urnih
postavk lahko uporabnik izračuna in vzdržuje (ureja) s pomočjo menija
GeneriranjeUrne postavke, seveda ob predpostavki, da je v sistemu dovolj podatkov o
obračunanih in arhiviranih obdelavah (za letno urno postavko so potrebne arhivirane
plače za celotno preteklo leto). V vsakem primeru ima tukaj uporabnik možnost ročnega
vnosa zneskov urnih postavk.
Urne postavke se v celotnem sistemu KADIS zapisujejo na 4 decimalke natančno zaradi
bolj natančnega izračunavanja končnih zneskov. Vnos sicer zaradi sistemskih nastavitev
dopušča več decimalk, vendar se bodo v bazo podatkov shranile le 4.
PRIJETNO IN USPEŠNO DELO VAM ŽELI EKIPA SWTOOLS D.O.O.
SWTOOLS d.o.o., Savska cesta 9, 1000 Ljubljana, 01 420 20 60
Stran 5 od 5