Spremnica - Pošta Slovenije
POŠTA SLOVENIJE d. o. o. 2500 MARIBOR NAVODILA ZA DELO Z APLIKACIJO SPREMNICA Maribor, 6. september 2013 1. UVOD .....................................................................................................................................3 2. NAMESTITEV APLIKACIJE.............................................................................................3 2.1 Zahteve za strojno in programsko opremo ...................................................................................................... 3 2.2 Namestitev aplikacije ......................................................................................................................................... 3 3. NASTAVITEV APLIKACIJE .............................................................................................4 3.1 Namestitev tiskalnika......................................................................................................................................... 4 3.2 Urejanje uporabnikov ....................................................................................................................................... 5 3.3 Nalaganje naslovnikov ....................................................................................................................................... 6 3.3.1 Priprava baze naslovnikov ............................................................................................................................. 10 3.4 Ostale nastavitve aplikacije ............................................................................................................................. 10 4. DELO Z APLIKACIJO ......................................................................................................11 4.1 Osnovni napotki ............................................................................................................................................... 11 4.2 Arhiviranje podatkov ...................................................................................................................................... 12 4.3 Prijava v aplikacijo .......................................................................................................................................... 12 4.3 Funkcionalnosti aplikacije .................................................................................................................................. 14 4.3.1 Stroškovna mesta ...................................................................................................................................... 15 4.3.2 Poročila .................................................................................................................................................... 16 4.3.3 Oddaja pošiljk .......................................................................................................................................... 16 4.3.4 Seznam ..................................................................................................................................................... 26 4.3.5 Zaključevanje oddajnih popisov .............................................................................................................. 27 4.3.6 Tiskanje popisov oddanih pošiljk ............................................................................................................. 28 5. SPREJEM POŠTNIH POŠILJK .......................................................................................29 5.1 Splošno .............................................................................................................................................................. 29 5.2 Sprejem po posameznih vrstah pošiljk .......................................................................................................... 29 5.2.1 Poslovni paket, poslovni paket večjih dimenzij, palete, tovor, paket dobavitelja .................................... 29 5.2.2 Poslovni paket – isti naslovnik ................................................................................................................. 32 5.2.2.1 Vplačnina po pogodbi, trajni nalog in čeki ............................................................................................ 35 5.2.3 Hitra pošta po Sloveniji in Hitra pošta znotraj mest ................................................................................. 35 5.2.4 Mednarodni poslovni paket ...................................................................................................................... 36 5.3 Sprejem pošiljk po stroškovnih mestih .......................................................................................................... 38 5.4 Storniranje sprejetih pošiljk ........................................................................................................................... 39 2 1. UVOD Aplikacija Spremnica (v nadaljevanju: aplikacija) je namenjena opremljanju poslovnih paketov v notranjem in mednarodnem prometu ter pošiljk Hitre pošte v notranjem prometu. V aplikaciji se kreirajo in izpišejo spremnice in sprejemna dokumentacija. Uporabniku pa omogoča tudi vnos in shranjevanje osnovnih podatkov o naslovniku ter iskanje pošiljk in naslovnikov glede na postavljene kriterije. Možen je tudi izpis nekaterih dodatnih dokumentov, kot je izpis pošiljk po stroškovnih mestih itd. Pred pričetkom uporabe aplikacije vam svetujemo, da pazljivo preberete navodila. 2. NAMESTITEV APLIKACIJE 2.1 Zahteve za strojno in programsko opremo Za normalno in nemoteno delovanje aplikacije mora vaš računalnik ustrezati minimalnim zahtevam. Glede strojne opreme to pomeni: • osebni računalnik (PC), • dostop do interneta, • laserski tiskalnik za izpis različnih dokumentov, kot so popis oddanih pošiljk, spremnica itd. 2.2 Namestitev aplikacije Postopek namestitve se sproži na spletnem naslovu http://spremnica.posta.si/, v zavihku Namestitev. Podrobnejša navodila za namestitev se nahajajo na navedeni spletni strani v zavihku Navodila. Slika 1: Spletna stran za namestitev aplikacije Pri tem sta omogočena dva načina namestitve in delovanja aplikacije, in sicer: • namestitev in delo na enem računalniku: delo poteka na enem računalniku in prav tako se nabor dodeljenih sprejemnih številk porablja samo na enem računalniku. Na naveden način je neponovljivost sprejemnih številk v določenem obdobju zagotovljena; • namestitev in delo na več računalnikih: v tem primeru se način vključitve in dela razlikuje glede na to, ali so računalniki povezani (mrežna povezava) ali ne. Če so povezani, potem se bo na vseh delovnih mestih porabljal prvi dodeljen nabor sprejemnih številk tako, da se sprejemne številke ne bodo ponovile (na DM št. 1 se bo natisnila spremnica s prvo sprejemno številko, na DM št. 2 spremnica z drugo sprejemno številko itd.). Torej je neponovljivost sprejemnih številk v določenem obdobju zagotovljena. 3 Če mrežne povezave ni, potem se na vsakem delovnem mestu natisne spremnica z isto sprejemno številko, kar ne omogoča kakovostnega sledenja pošiljk. V takšnem primeru se obrnite na vašega skrbnika pogodbe, ki se bo z vami dogovoril za ustrezno rešitev. 3. NASTAVITEV APLIKACIJE V nadaljevanju so opisani postopki za nastavitev in prilagoditev aplikacije. Postopek nastavitve aplikacije se sproži ob prvem zagonu oz. pri spremembah pri perifernih napravah (nova naprava, nove nastavitve itd.). Prav tako se lahko namestitve tiskalnika in prenosi naslovnikov izvedejo tudi kasneje, in sicer v zavihku Sistem / Nastavitve tiskalnika in v zavihku Naslovniki. 3.1 Namestitev tiskalnika Za nemoteno delovanje aplikacije je potreben laserski tiskalnik, ki se nastavi za posamezno delovno mesto. Če se z istega delovnega mesta prijavljate pod različne komitente, pogodbe oz. podružnice, se nastavitve tiskalnika določijo le enkrat. Nastavitve laserskega tiskalnika se določijo v gradniku Sistem, kjer izberete zavihek Nastavitev tiskalnika. Odpre se okno Nastavitve tiskalnika, v katerem določite nastavitve za laserski tiskalnik za tiskanje spremnic, popisov oddanih pošiljk itd. Tiskanje na tiskalnik se izvaja prek sistemskega gonilnika za izbrani tiskalnik. Za tiskanje se lahko uporabijo tudi omrežni tiskalniki. Glede na tip tiskalnika se lahko nastavijo odmiki. Aplikacija omogoča, da sami določite, ali želite, da se vam pri delu v aplikaciji prikazujejo predogledi tiskanja spremnic, popisov oddanih pošiljk itd. Aplikacija deluje tako, da prikaže predogled tiskanja. Če ne želite, da se vam predogledi tiskanja prikažejo, odkljukajte gradnik Predogled pred tiskanjem. Prav tako lahko izbirate med gradnikoma Direktno tiskanje (sprožitev tiskanja spremnic brez predhodnega odprtja predogleda tiskanja) ali Brez predogleda in tiskanja, ki vam omogoča, da spremnice natisnete v eni potezi pred zaključkom oddaje v vnosnem oknu Seznam spremnic. V polju Odmiki za tiskanje UPN se nastavijo odmiki za tiskanje posameznega dela vplačilnega dokumenta Univerzalni plačilni nalog (v nadaljevanju UPN). Odmiki se nastavijo za tiskanje na talon in za tiskanje na Nalog za plačilo. Prav tako se v primeru, da je uporabnik registriran za tiskanje OCR-zapisa, nastavijo odmiki za izpis OCR-vrstice. V polja se lahko vpišejo odmiki s celimi števili, in sicer tako pozitivna kot negativna števila. 4 Slika 2: Okno Nastavitev tiskalnika 3.2 Urejanje uporabnikov Uporabniki določite, kdo bo uporabljal aplikacijo. Nastavitve uporabnikov aplikacije se določijo v gradniku Sistem, kjer izberete zavihek Urejanje uporabnikov. Odpre se okno Urejanje uporabnikov programa, v katerem lahko dodate uporabnika, spremenite podatke o uporabniku oz. določite, da uporabnik ni več aktiven. Slika 3: Okno Urejanje uporabnikov programa 5 Uporabnik Administrator je omogočen samodejno in je namenjen uporabi Pošte Slovenije. Nov uporabnik se doda s pomočjo gumba Dodaj, kjer se vnesejo podatki o posameznem uporabniku, in sicer: • aktivnost uporabnika, • ime in priimek oz. naziv, • geslo, ter določijo nivoji uporabe. Če želite podatke o določenem uporabniku spremeniti, ga označite in aktivirajte gumb Spremeni. Tudi v tem primeru se vam bo odprlo okno za urejanje oz. dodajanje uporabnikov, v katerem spremenite želene nastavitve. Slika 4: Okno Doda j/ Spremeni uporabnika 3.3 Nalaganje naslovnikov Pri sprejemu pošiljk se vnesejo oz. določijo podatki o naslovniku pošiljke, in sicer na dva načina: • Podatke o naslovnikih lahko vnašate kar v aplikacijo, kjer imate možnost, da se podatki o vnesenih naslovnikih shranjujejo. Pri sprejemu nadaljnjih pošiljk shranjenega naslovnika izberete iz seznama. Vnos naslovnikov je opisan v poglavju 4.3.3. Oddaja pošiljk. • Uporabniki, ki že imate svoje baze naslovnikov, lahko te prenesete v aplikacijo. Podatki o naslovnikih se v aplikacijo prenesejo prvi dan uporabe aplikacije, po potrebi lahko tudi kasneje. Podatke je treba pripraviti v csv-formatu. Navodilo za pripravo baze v csv-formatu se nahaja na spletni strani http://spremnica.posta.si/, v zavihku Navodila. Omogočeno je tudi avtomatsko dodajanje naslovnikov v preneseno podatkovno bazo. Baza naslovnikov se v aplikacijo prenese v oknu, ki se odpre po aktivaciji gumba Naslovniki v orodni vrstici, pri tem se aktivira možnost Uvoz naslovnikov. Slika 5: Gumb za aktiviranje uvoza naslovnikov 6 Po aktivaciji gumba Uvoz naslovnikov se odpre vnosno okno, v katerem v polju Datoteka (gumb za iskanje desno od vnosnega polja) izberete csv-datoteko z naslovniki, ki ste jo predhodno pripravili po zgoraj navedenih navodilih. Po izbiri datoteke se bo ta naložila, pri tem pa bo potekala tudi kontrola posameznega naslovnika: ali so pri naslovnikih navedeni vsi obvezni podatki in ali so ti pravilni (pošta in poštna številka, ki obstajata, itd.) Slika 6: Okno za uvoz naslovnikov iz csv-formata Prav tako je omogočen izvoz baze naslovnikov v sistem uporabnika, ki se sproži z gumbom Izvoz naslovnikov. Avtomatsko dodajanje naslovnikov v sami aplikaciji poteka na dva načina: I. V oknu za sprejem pošiljk Spremnica – Oddaja pošiljk se nov naslovnik doda tako, da se v polja za vnos naslovnika vnesejo ustrezni podatki. Po potrditvi sprejema pošiljke se tako vnesen naslovnik samodejno shrani v podatkovno bazo. Vnos naslovnikov na naveden način je opisna v poglavju 4.3..3 Oddaja pošiljk. 7 Slika 7: Okno za sprejem pošiljk Spremnica – Oddaja pošiljk s polji za vnos podatkov o naslovniku II. Po aktivaciji gumba Naslovniki, ki je dosegljiv v menijski vrstici oz. je omogočen z gumbom Uredi v oknu za sprejem pošiljk, se odpre okno za urejanje seznama naslovnikov, v katerem se lahko naslovniki dodajajo, izbrišejo, prav tako je omogočeno popravljanje vnosov. V oknu se izpiše seznam vseh naslovnikov, ki so bili preneseni v aplikacijo, in prav tako tistih, ki so bili k prenesenemu seznamu dodani naknadno v sami aplikaciji. V seznamu naslovnikov lahko poiščete določenega naslovnika po različnih kriterijih: po delnem ali celotnem nazivu, pošti oz. državi. 8 Slika 8: Okno Seznam naslovnikov V oknu Urejanje naslovnikov so naslednji gumbi: • Briši vse: z navedenim gumbom sprožite brisanje vseh naslovnikov. Pri tem bodo izbrisani samo tisti naslovniki, za katere še ni bila kreirana spremnica. Navedeno pravilo je nastavljeno zaradi zagotavljanja sledljivosti opravljenih transakcij. • Briši: na seznamu izberete naslovnika, ki ga želite odstraniti s seznama. Aktivirate gumb Briši in označen naslovnik bo odstranjen. Tudi v tem primeru velja pravilo, da bo izbrisan samo tisti naslovnik, za katerega še ni bila kreirana spremnica. • Spremeni: na seznamu izberete naslovnika, za katerega želite podatke dopolniti oz. spremeniti. Aktivirate gumb Spremeni. Odpre se okno Dodaj / Spremeni, v katerem se lahko dopolnijo oz. popravijo vnosi. • Dodaj: po aktiviranju gumba Dodaj se odpre okno za vnos podatkov o naslovniku Dodaj / Spremeni. V navedeno polje vnesite podatke o novem naslovniku. Pri tem so podatki o nazivu in pošti naslovnika obvezni, ostali podatki pa so zaželeni. • Prekliči: z navedenim gumbom zapustite vnosno okno. 9 Slika 9: Okno Dodaj/spremeni 3.3.1 Priprava baze naslovnikov Navodila za pripravo datoteke v csv-formatu se nahajajo na spletni strani www.spremnica.posta.si. 3.4 Ostale nastavitve aplikacije Uporabniki lahko v aplikaciji določate različne nastavitve oz. posodobitve sistema, in sicer v gradniku Sistem: • Konec programa: z navedenim gumbom zapustite aplikacijo. Aplikacijo lahko zapustite tudi s pomočjo gumba Konec v orodni vrstici ter z gumbom Izhod. • Nastavitev tiskalnika: z navedenim gumbom aktivirate odprtje vnosnega okna, v katerem določite nastavitve tiskalnika. Postopek nastavitve je opisan v poglavju 3.1 Namestitev tiskalnika. • Posodobitev programskega modula: naveden gumb se aktivira takrat, ko vas bomo obvestili, da je pripravljena nova verzija aplikacije, in sicer takrat, ko bo nova verzija aplikacije nameščena med delovnim dnevom. Če bo aplikacija pripravljena pred prvim zagonom aplikacije na določen dan, bo posodobitev potekala samodejno. Posodobitev programskega modula je mogoča le takrat, ko je na delovnem mestu omogočena povezava z internetom. • Arhiviranje podatkov: v sistem uporabnika se shrani celotna baza (naslovniki, pošiljke, nastavitve itd.). Aplikacija vas bo na redno arhiviranje opozorila z obvestilom vsakih 10 dni. 10 • • • • • • Priporočamo, da si redno arhivirate podatke in si tako naredite varnostne kopije podatkov o opremljenih pošiljkah. Sinhronizacija podatkov: z navedenim gumbom sprožite prenos vaših nastavitev v aplikacijo. To pomeni, da se tako prenesejo v aplikacijo nastavitve, ki se nanašajo na vašo pogodbo, storitve, ki jih lahko opravljate, podatke o storitvah itd. Tudi naveden gumb sprožite le takrat, ko vas bomo obvestili, da je prišlo do sprememb pri nastavitvah. Sinhronizacija podatkov je mogoča le takrat, ko je na delovnem mestu omogočena povezava z internetom. Obvestila: z navedenim gumbom sprožite aktiviranje vnosnega okna, v katerem so prikazana vsa obvestila uporabnikom. Sistemske nastavitve: prikazani so osnovni podatki o vaših sistemskih nastavitvah, in sicer podatki o komitentu, aktivaciji, aktivacijski kodi in o števcih, torej o stanju dodeljenega nabora sprejemnih številk. Odjava uporabnika: z navedenim gumbom se prijavljen uporabnik odjavi in aplikacija prikaže osnovno okno za prijavo, kjer se lahko nato prijavi drug uporabnik. Sprememba gesla: v navedenem vnosnem oknu prijavljen uporabnik spremeni geslo. Urejanje uporabnikov: v navedenem vnosnem oknu se urejajo lastnosti uporabnikov aplikacije. Postopki so navedeni v poglavju 3.2 Urejanje uporabnikov. Slika 10: Menijska vrstica Sistem 4. DELO Z APLIKACIJO 4.1 Osnovni napotki Priporočamo, da pred pričetkom dela proučite navodila, saj vsebujejo opis vseh funkcionalnosti, ki jih aplikacija omogoča. Prav tako je aplikacija zasnovana tako, da lahko določene aktivnosti izvajate oz. dostopate do njih na različne načine. V aplikaciji smo opisali vse možne načine. Izberite si način, ki je za vas najbolj primeren. Prav tako se pred pričetkom uporabe aplikacije s skrbnikom pogodbe posvetujte o načinu izpisa spremnic iz aplikacije, in sicer so omogočeni naslednji načini izpisa spremnic: • izpis na bel A4-list: če boste spremnico izpisali na bel list, pritrdite spremnico na pošiljko tako, da jo vložite v vrečko za prenos dokumentov – »plastificiran žepek« (obr. št. CP 91), 11 • • • univerzalne samolepilne etikete v velikosti 210 x 148 mm: na navedene etikete se natisne spremnica v primeru, če sočasno s spremnico ne boste natisnili univerzalnega plačilnega naloga (v nadaljevanju UPN); obrazec UPN, in sicer obrazec, ki je s perforacijo ločen od belega lista (celoten obrazec je v velikosti A 4): navedeni obrazec se uporabi v primeru, ko se sočasno s spremnico natisne tudi obrazec UPN. Tudi tako natisnjena spremnica se na pošiljko pritrdi tako, da se vloži v vrečko za prenos dokumentov; univerzalne samolepilne etikete v velikosti 105 x 74 mm: na navedene etikete se natisne dodatna spremnica pri Hitri pošti znotraj mest. Prva spremnica v določeni seriji za istega naslovnika se natisne na enega od zgoraj navedenih načinov. Na navedene etikete se natisnejo le nadaljnje spremnice. Aplikacija omogoča tudi tiskanje plačilnega dokumenta UPN, ki se pošiljki priloži v primeru, da gre za odkupno pošiljko (dodatna storitev odkupnina). Plačilni dokument UPN brez OCR-vrstice lahko izpiše vsak uporabnik. Izpis plačilnega dokumenta UPN z OCR-vrstico pa je možen samo po predhodni registraciji. Podrobnejše informacije o registraciji in ostalih pravilih so dostopne na spletni strani Združenja bank Slovenije: http://www.zbs-giz.si/zdruzenje-bank.asp?StructureId=945. 4.2 Arhiviranje podatkov Aplikacija je nameščena v sistemu uporabnika in zato Pošta Slovenije nima dostopa do aplikacije. Navedeno pomeni, da se v Pošti Slovenije ne kreirajo varnostne kopije podatkov, ki jih je uporabnik vnesel v aplikacijo. Torej v primeru težav na strani uporabnika (okvara računalnika, pričetek dela na novem računalniku itd.) to pomeni, da si sam zagotovi varnostno kopijo datoteke s podatki. V aplikaciji se oblikujeta dve vrsti podatkov: • podatki o opremljenih pošiljkah: datoteka s podatki se izvozi v zavihku seznam. V filtru si izberete obdobje od zadnjega izvoza podatkov naprej in nato aktivirate gumb izvoz. V primeru, da boste izvedli ponovno namestitev aplikacije (nov računalnik itd.) navedenih podatkov ne morete uvoziti v na novo nameščeno aplikacijo, temveč do njih dostopate v navedeni datoteki v excelu; • podatki o naslovnikih: podatke o naslovnikih izvozite v zavihku naslovniki, kjer izberete izvoz naslovnikov in izvoz potrdite z gumbom izvozi. Če bi želeli, da se vam o naslovnikih izvozi le del podatkov, tiste, ki jih ne želite izvoziti, odkljukajte na seznamu. Podatke o naslovnikih lahko nato uvozite v na novo nameščeno aplikacijo (nov računalnik itd.). Priporočamo, da redno arhivirate podatke in si tako naredite varnostne kopije podatkov. 4.3 Prijava v aplikacijo Aplikacija se namesti na računalniku uporabnika. Do nje dostopate po ustaljenih postopkih (hitra povezava na namizju, z gumbom Start itd.). Ob prvem zagonu aplikacije je treba vnesti aktivacijo delovnega mesta, zato se odpre okno, v katerega vnesete aktivacijsko kodo, ki jo prejmete skupaj s sporočilom o pričetku uporabe aplikacije. 12 Slika 11: Okno Aktivacija delovnega mesta Prav tako vas ob prvi prijavi aplikacija samodejno napoti na nastavitev tiskalnika (opis postopka nastavitve opisan v poglavju 3.1. Namestitev tiskalnika) in na urejanje uporabnikov aplikacije (opis postopka nastavitve opisan v poglavju 3.2. Urejanje uporabnikov). Po zagonu aplikacije se odpre okno, v katerem se izbere uporabnik aplikacije, ki se trenutno prijavlja v aplikacijo, ter pogodbenik, pod katerega dostopate v aplikacijo. Omogočen vam je dostop do tistih komitentov – pogodbenikov, pogodb in podružnic, za katere je bila opravljena aktivacija. Če želite dodati še kakšno pogodbo, podružnico oz. sprejemno pošto, se obrnite na vašega skrbnika pogodbe. Ob prijavi v aplikacijo izberite naziv komitenta, pogodbo in podružnico ter vnesite geslo, ki je določeno za izbranega uporabnika. OPOZORILO: Pazite na pravilno izbiro pogodbe in podružnice, saj ta lahko pomeni različno sprejemno pošto oziroma vam zagotavlja ločen vnos podatkov za pripravo računa, ločenega po stroškovnih mestih. 13 Slika 12: Prijava uporabnika in izbira komitenta, pogodbe ter podružnice Po opravljeni prijavi aplikacija uporabniku ponudi osnovno okno, s katerega dostopa do različnih vsebin. 4.3 Funkcionalnosti aplikacije Po uspešni prijavi se odpre glavno okno, ki ga sestavljata dve menijski vrstici. V prvi se nahajajo funkcionalnosti, ki omogočajo nastavitev aplikacije, uvoz oz. izvoz baze naslovnikov, določitev stroškovnih mest in različne preglede oz. izpise podatkov o sprejetih pošiljkah. V drugi menijski vrstici se nahajajo povezave do okna za sprejem pošiljk, okna za zaključevanje oddaj, tiskanje sprejemne dokumentacije itd. Slika 13: Menijski vrstici V prvi menijski vrstici se nahajajo naslednji gradniki: • Sistem: funkcionalnosti so opisane v poglavju 3.4 Ostale nastavitve aplikacije • Spremnica: o Oddaja pošiljk: dostop do vnosnega okna za opremo pošiljk; o Zaključevanje oddaje pošiljk: dostop do vnosnega okna za zaključevanje oddaje; o Tiskanje oddajnih popisov: dostop do vnosnega okna, v katerem se sproži tiskanje oddajnih popisov za oddaje, ki so zaključene; o Potrditev sprejema na pošti: uporabniki prejmete potrditev oddaje pošiljk v papirnati obliki, torej prejmete ročno potrjen popis oddanih pošiljk. Če je sprejemna pošta karkoli spremenila na ročnem obrazcu, te spremembe niso zavedene v aplikaciji. V navedenem oknu lahko uporabnik sam označi, katere pošiljke je sprejemna pošta tudi sprejela in katere ne; o Seznam oddanih pošiljk: dostop do seznama kreiranih spremnic; 14 Slika 14: Menijska vrstica, ki se odpre po aktivaciji zavihka Spremnica • Naslovniki: navodila za delo z naslovniki v navedenih vnosnih oknih so opisana v poglavju 3.2 Urejanje naslovnikov: o Urejanje naslovnikov: dostop do vnosnega okna za urejanje naslovnikov; o Uvoz naslovnikov: dostop do vnosnega okna za uvoz naslovnikov; o Izvoz naslovnikov: dostop do vnosnega okna za izvoz podatkov o naslovnikih; • Stroškovna mesta; • Poročila: o Izpis pošiljk; o Izpis pošiljk po naslovniku; o Izpis pošiljk po opombi; o Izpis pošiljk po številki oddajnega popisa; o Izpis pošiljk po označeni odkupnini; • Vizitka. 4.3.1 Stroškovna mesta Označevanje stroškovnih mest je namenjeno tistim uporabnikom, ki želite razpolagati s podatkom o tem, katera organizacijska enota, oddelek oziroma stroškovno mesto v podjetju je opravilo sprejem določene pošiljke. Sprejete pošiljke ločujete po stroškovnih mestih, in sicer lahko poljubno izberete ime stroškovnega mesta. Različni uporabniki stroškovna mesta ločijo po delavcih, ki opravljajo vnos v aplikacijo, lahko ločijo po oddelkih, ki so pošiljke pripravljali, itd. Stroškovna mesta se vnesejo v zavihku Stroškovna mesta, kjer se izbere gradnik Urejanje stroškovnih mest. V oknu Urejanje stroškovnih mest se novo stroškovno mesto doda v oknu, ki se aktivira po zagonu gumba Dodaj. V polje Naziv se vpiše ime stroškovnega mesta. Slika 15: Okno za vnos stroškovnega mesta 15 Gradnik Aktivnost stroškovnega mesta pomeni, da se pod to stroškovno mesto še lahko vnašajo pošiljke. Ko navedeni gradnik »odznačimo«, se stroškovno mesto ne bo več prikazovalo na seznamu v sprejemnem oknu. Obstoječa stroškovna mesta se urejajo v oknu, ki se aktivira po zagonu gumba Spremeni, in sicer lahko označite, ali je stroškovno mesto še aktivno ali neaktivno. Podatek o stroškovnem mestu je viden samo v aplikaciji in na sprejem na sprejemni pošti ne vpliva. Če potrebujete račun, ki je ločen po posameznih stroškovnih mestih, je treba to določiti v pogodbi in nato sprejem za ta stroškovna mesta opravljate kot sprejem pod različne podružnice. Prosimo, da se za podrobnejše informacije obrnete na vašega skrbnika pogodbe. 4.3.2 Poročila Aplikacija omogoča iskanje sprejetih pošiljk, in sicer lahko iščete le podatke za tistega uporabnika in podružnico, ki je bil izbran ob prijavi v aplikacijo. Sprejete pošiljke se lahko iščejo po naslednjih kriterijih: • po obdobju • po naslovniku, • po stroškovnem mestu, • vrsti pošiljke, • po številki oddajnega popisa, • po opombi. V zavihku Poročila je omogočen izvoz podatkov o oddanih pošiljkah iz aplikacije. Podatke izvozite tako, da v izbranem izpisu vnesete ustrezne iskalne kriterije. Prikazali se vam bodo najdeni podatki o pošiljkah, ki jih lahko izvozite v vaš sistem, in sicer z gumbom Izvoz. Odpre se okno za shranjevanje, kjer izberete, na katero mesto na računalniku boste shranili csv-datoteko s podatki o naslovnikih. Prav tako je omogočeno tiskanje izpisov. V vnosnem oknu za izpis pošiljk je omogočeno izpisovanje podatkov o pošiljkah na podlagi vnesenih kriterijev, kot so obdobje, naslovnik, stroškovno mesto in vrsta pošiljke. Prav tako so omogočeni posamezni izpisi, kjer se podatki izpisujejo samo po določenem kriteriju, kot je naslovnik, opomba itd. V drugi menijski vrstici se nahajajo dostopi do vnosnih oken, ki jih uporabljate med samo opremo pošiljk, in sicer: • Naslovniki: funkcionalnosti so opredeljene v poglavju 3.3 Nalaganje naslovnikov, • Oddaja pošiljk, • Seznam, • Zaključi, • Tiskanje oddaje, • Konec. 4.3.3 Oddaja pošiljk Po aktivaciji gumba Oddaja pošiljk se pokaže glavno vnosno okno Spremnica – Oddaja pošiljk, ki je namenjeno izbiri pošiljke, dodatnih storitev, vnosu podatkov o naslovniku, vpisu morebitne opombe in/ali izbiri stroškovnega mesta ter za izpolnitev plačilnega dokumenta pri sprejemu poslovnega paketa s storitvijo Odkupnina. 16 Slika 16: Okno Spremnica - Oddaja pošiljk Sprejemate lahko naslednje pošiljke: • poslovni paket (notranji promet), • poslovni paket – isti naslovnik (notranji promet), • poslovni paket večjih dimenzij (notranji promet), • paleta (notranji promet), • paket dobavitelja (notranji promet), • tovor (notranji promet), • mednarodni poslovni paket (mednarodni promet), • mednarodna paleta - Hrvaška (mednarodni promet), • Hitra pošta po Sloveniji (notranji promet), • Hitra pošta znotraj mest (notranji promet). Polja in gumbi • Stroškovno mesto: v polju se prikažejo vsa aktivna stroškovna mesta. Prednastavljena je možnost brez stroškovnega mesta. Če želite pošiljke evidentirati po različnih stroškovnih mestih, izberite ustrezno stroškovno mesto. Slika 17: Polje Stroškovno mesto • Obračunski datum: pošiljke lahko opremite za tekoči datum ali pa za prihodnje dni. Navedeno lahko opravljate sočasno. Prav tako lahko za določen dan pripravite več oddaj. 17 OPOZORILO: Izbere se tisti dan, ko bodo pošiljke dejansko oddane na pošti. Izbrani datum bo izpisan na pošiljkah in na popisu oddanih pošiljk, ki se posreduje sprejemni pošti. Če pošiljk ne oddate tistega dne, kot je bil izbran obračunski datum, morate pošiljke stornirati in jih ponovno vnesti. V polju Obračunski datum aplikacija prednastavi tekoči datum. Če pripravljate pošiljke za prihodnje dni, v polje vnesite datum oddaje pošiljk oziroma datum izberite v koledarčku, ki se aktivira ob kliku v navedeno polje. Tako pripravljenih pošiljk ne smete oddati na pošti pred ali po izbranem datumu. Če bi to vseeno želeli, jih morate stornirati in sprejeti ponovno tako, da bo na pošiljkah naveden ustrezni datum. Postopek storniranja oziroma preklica je opisan v poglavju 5.4 Storniranje sprejetih pošiljk. Slika 18: Okno Izbira obračunskega datuma • Oddajni popis: po opravljeni izbiri datuma v polju Popis oddanih pošiljk izberite številko oddaje. Če za navedeni datum še ni bila pripravljena oddaja, aplikacija ponudi nov popis oddanih pošiljk, ki ga le potrdite z gumbom Potrdi. Če je za določen datum že pripravljena ena ali več oddaj, se številke teh izpišejo v polju in izberite tisto, kateri boste dodali še nadaljnje pošiljke. Če ne želite dodati pošiljk k obstoječim popisom oddanih pošiljk, ki so kreirani za določen datum, temveč želite pričeti s pripravo novega popisa oddanih pošiljk, izberite možnost »Nov«. • Gumbi za izbiro vrste pošiljke: desno od polj za izbiro stroškovnega mesta in datuma oddaje se nahajajo gumbi, s katerimi določimo, za katero vrsto pošiljk pripravljamo sprejemno dokumentacijo, in sicer: o Poslovni paket: navedeni gumb se aktivira takrat, ko se opremljajo poslovni paketi (notranji promet), poslovni paketi večjih dimenzij (notranji promet), palete (notranji promet), tovor (notranji promet) oz. paketi dobavitelja (notranji promet); o Poslovni paket – isti naslovnik: navedeni gumb se aktivira takrat, ko opremljate poslovne pakete, ki so naslovljeni na enega naslovnika; o Hitra pošta: navedeni gumb se aktivira takrat, ko opremljate pošiljke Hitre pošte v notranjem prometu (Hitra pošta po Sloveniji in Hitra pošta znotraj mest); o Mednarodni poslovni paket: navedeni gumb se aktivira takrat, ko opremljate mednarodne poslovne pakete in mednarodno paleto - Hrvaška. Slika 19: Gumbi za določitev vrste pošiljke • Polja za vnos podatkov o naslovniku: v aplikacijo lahko prenesete svojo datoteko z naslovniki. Postopek prenosa naslovnikov je opisan v poglavju 3.3 Nalaganje naslovnikov. Prav tako lahko podatke o naslovniku dodajate v aplikacijo tako, da v vnosnem oknu za sprejem pošiljk v za to predvidena polja vnesete podatke o naslovniku in po potrditvi sprejema pošiljke se bodo podatki samodejno shranili v aplikaciji. Vse že vnesene naslovnike (prenesene s csv. datoteko oz. vnesene v aplikacijo) poiščete in izberete tako, da v polja Naziv, Naslov oz. Opomba vnesete iskalni niz, in sicer lahko kot iskalni niz vnesete enega ali več znakov oz. črk. Aplikacija vam bo ponudila seznam naslovnikov, ki ustrezajo vnesenim kriterijem. Iz seznama izberite želenega naslovnika. 18 V primeru, ko želite v sami aplikaciji dodati naslovnika, ga vnesete tako, da ustrezno vpišete podatke v določena polja. Vnos v določeno polje je obvezen glede na vrsto pošiljke, ki se sprejema, oz. glede na način sprejema: o Naziv: vnos je obvezen. o Dodaten naziv: vnos ni obvezen. V to polje se vnesejo dodatni podatki o nazivu. Primer: v polje za naziv se vnese naziv podjetja, v polju Dodaten naziv pa ime in priimek naslovnika, ki v tem podjetju prejme pošiljko. o Naslov: vnos ni obvezen. o Poštni predal: vnos ni obvezen. o Država; vnos je obvezen. V navedenem polju se vnese država naslovnika. Državo izberete iz spustnega seznama. Če izberete pošiljke v notranjem prometu, v polju Država vnos države ni potreben, saj aplikacija ponudi Slovenijo. o Poštna številka: vnos je obvezen. Glede na izbiro v tem polju se samodejno napolni tudi polje pošta. o Pošta: vnos je obvezen. Glede na izbiro v tem polju se samodejno napolni tudi polje Poštna številka. o Telefon: vnos je obvezen v primeru izpisa spremnice za pošiljko, ki smo ji dodali storitvi Klic 1 oziroma Klic 2. o Elektronski naslov: vnos ni obvezen. o ID/DDV številka: vnos ni obvezen. o Opomba: vnos ni obvezen. Če boste naslovnika dodali tako, da ga boste poiskali po obstoječem seznamu, se vam bo ta seznam prikazal različno glede na vrsto izbrane pošiljke. Torej bodo ob izbiri pošiljk v notranjem prometu na seznamu samo naslovniki, ki imajo označeno državo Slovenija, ob izbiri mednarodnega poslovnega paketa bodo na seznamu samo naslovniki, ki niso v Sloveniji. Slika 20: Okno za vnos podatkov o naslovniku 19 • Storitve: v polju se izpišejo storitve, ki se lahko dodajo izbrani skupini pošiljk. Storitev se pošiljki doda tako, da se odkljuka v okvirčku pred besedilom. Pri določeni skupini pošiljk, kot je poslovni paket, so na seznamu omogočene vse storitve, ki se lahko dodajo poslovnemu paketu, poslovnemu paketu večjih dimenzij, paketu, tovoru itd., vendar se lahko posamezna dodatna storitev doda samo pri določenih storitvah. V ta namen se pod poljem za izbiro nahaja opomba, ki se izpiše, ko označimo posamezno dodatno storitev. V opombi je navedeno, za katere pošiljke se lahko izbrana storitev označi, pa tudi ostale posebnosti. Slika 21: Polje Storitve • Odkupnina: navedeno polje se omogoči, če uporabnik označi storitev Odkupnina. V polje se vnese znesek odkupnine. • Uporaba plačilnega dokumenta Aplikacija omogoča ob sprejemu pošiljk v notranjem prometu s storitvijo Odkupnina izpis univerzalnega plačilnega naloga z oz. brez OCR-vrstice. Izpis UPN z OCR-vrstico je mogoč samo ob predhodni registraciji pri ustreznih institucijah. Izpis UPN brez OCR-vrstice je mogoč brez registracije. Prav tako je ob sprejemu mednarodnega poslovnega paketa za državo Hrvaška s storitvijo Odkupnina izpis omogočen izpis vplačilnega dokumenta HUB (obrazec HUB-3A z memorandumom, v nadaljevanju: HUB). Če bo pošiljki priložen hrvaški vplačilni dokument HUB, bodo odkupnine nakazane na račun na Hrvaškem (pri hrvaški banki). Zato boste morali v tem primeru na Hrvaškem odpreti nerezidenčni račun (če na Hrvaškem še nima podružnice oz. registriranega podjetja). Naslovnik bo plačal vplačilo obrazca HUB po ceniku Hrvaške pošte. Naveden račun sporočite skrbniku pogodbe, da se naredijo nastavitve v sistemu za samodejni izpis HUB. Ob oddaji mednarodnega poslovnega paketa Hrvaška s storitvijo Odkupnina (priložen je HUB) je lahko naslovnik pošiljke pravna ali fizična oseba. Pošiljatelj mednarodnega poslovnega paketa je lahko samo pravna oseba. Izpis vplačilnega dokumenta v notranjem prometu Če ob sprejemu pošiljke želite tudi izpis plačilnega dokumenta, označite gradnik Uporaba plačilnega naloga. Odprlo se vam bo okno za izpis plačilnega dokumenta, kjer v vnosni polji Namen in Sklic vnesite ustrezne podatke. V polje Namen lahko vpišete kratko besedilo v zvezi z 20 zahtevanim zneskom plačila (namen plačila, rok plačila itd.). V polje Sklic vnesite številko sklica. Pri izpisu UPN lahko izbirate med dvema referencama: o SI: je slovenska referenca in je označena s predpono SI, ki ji sledi niz številk; o RF: navedena referenca je priporočena s pravili SEPA za kreditna in debetna plačila in je označen s predpono RF, ki ji sledi niz številk in/ali črk. Aplikacija vam ponudi prednastavljeno možnost za izbiro reference SI. V polje Sklic se vnese številka sklica, ki lahko obsega dvanajst znakov. Kontrolna številka, ki je kontrolirana po modulu 11, se pri izpisu UPN z OCR vrstico izračuna samodejno. Pri UPN brez OCR vrstice se kontrolna številka vključi na osnovi pravil določenih za posamezen model. V tem primeru vnos opravi uporabnik sam. Če sklic ne bo pravilen, bo UPN z OCR-vrstico izdan v nasprotju s standardi, kar pomeni, da bo naslovnik plačal večjo vplačnino ob vročitvi pošiljke s storitvijo Odkupnina. UPN z OCR vrstico se izpisuje le za zneske odkupnin do višine 1000,00 EUR. V primeru, da je znesek odkupnine večji od 1000,00 EUR se uporabniku izpiše UPN brez OCR vrstice, prav tako se prikaže naslednje opozorilo: Odkupnina presega največjo možno vrednost 1000,00 EUR, ki je določena za UPN z OCR zapisom. Natisnil se vam bo UPN brez OCR zapisa. Navedeno pomeni, da bo naslovniku ob vročitvi zaračunana vplačnina po ceniku za UPN brez OCR vrstice, ki je praviloma nekoliko višja. Slika 22: Okno Plačilni dokument za uporabnike Po vnosu podatkov o pošiljki se v tiskalnik vstavi obrazec (Obrazec številka UPN), na katerem je na zadnji tretjini A4-lista predtiskan prazen obrazec UPN. 21 Slika 23: Okno za izpis UPN brez OCR-vrstice Polje za vnos sklica je sestavljeno iz dveh polj: v prvo polje vnesite dvomestno številko modela, po katerem poteka izračun (primer: 00, 12 itd.). Pri uporabnikih, ki uporabljate UPN z OCRvrstico, se v prvem polju samodejno prikaže številka 12, saj je pri navedeni obliki uporaba modela 12 obvezna. V drugo polje pa vnesite vsebino modela, ki je sestavljena iz največ 22 znakov, od tega do 20 številk in največ dva vezaja. Uporabnik sam izbere številko modela in število podatkov v vsebini modela, ki jih bo uporabljal za številčno označevanje reference. Vsebina modela je lahko izpisana z enim, dvema ali s tremi podatki. Dolžina enega podatka je omejena na 12 številčnih znakov, tako da vsi trije podatki skupaj nimajo več kot 20 številčnih znakov, ne glede na število uporabljenih vezajev. Izjema je model 12, kjer je dolžina podatka 13 znakov. Pri nekaterih modelih se zapiše tudi kontrolna številka, ki se izračuna po modulu 11. Vsa pravila za oblikovanje in uporabo referenc pri opravljanju plačilnih storitev najdete na spletni strani Združenja bank Slovenije: http://www.zbs-giz.si/zdruzenje-bank.asp?StructureId=945. Izpis vplačilnega dokumenta v mednarodnem prometu Če ob sprejemu pošiljke želite tudi izpis plačilnega dokumenta HUB označite gradnik Uporaba plačilnega naloga HUB, ki je omogočen v oknu za vnos dodatnih podatkov za spremnico CP 72EU. 22 Slika 24: Okno za vnos dodatnih podatkov za spremnico CP 72EU Odprlo se vam bo okno za izpis plačilnega dokumenta, kjer v vnosna polja Namen plačila, Rok plačila, Sklic in Znesek vnesite ustrezne podatke. V polje Namen lahko vpišete kratko besedilo v zvezi z zahtevanim zneskom plačila. V polju rok plačila je že prednastavljen datum sprejema pošiljke. Naveden datum je težko določiti, ker pošiljatelj nima podatka, kdaj bo pošiljka vročena, zato je naveden podatek le informativne narave. Polje Sklic je sestavljeno iz dveh polj: v prvo polje vnesite dvomestno številko modela, po katerem poteka izračun (primer: 18, 12 itd.). V drugo polje pa vnesite vsebino modela, ki je sestavljena iz največ 22 znakov (odvisno od modela). V polju Znesek se dodatno vnese še podatek o znesku odkupnine zapisanem v HRK. Naveden znesek se bo izpisal tudi na HUB-u, kot znesek plačila. Znesek odkupnine je omejen na maksimalno 1.500 EUR, kar trenutno znaša ca. 11.280 HRK. Slika 25: Okno Nalog za nacionalna plaćanja Po vnosu podatkov o pošiljki se v tiskalnik vstavi obrazec (obrazec HUB-3A z memorandumom), na katerem je na zadnji tretjini A4-lista predtiskan prazen obrazec HUB. 23 Vsa pravila za oblikovanje in uporabo referenc pri opravljanju plačilnih storitev pridobite od banke, pri kateri imate odprt račun. • Vrednost: navedeno polje se omogoči, če se označi storitev Vrednostno poslovanje oziroma Označena vrednost. V polje se vnese označena vrednost pošiljke. • Potrjevalni gumbi: s potrjevalnimi gumbi potrdimo sprejem pošiljke: o Potrdi: z navedenim gumbom potrdite vnos podatkov in sprožite tiskanje spremnice. o Začni več paketov: z gumbom sprožite začetek nove serije za storitev Poslovni paket – isti naslovnik. Postopek sprejema je opisan v poglavju 5.2.2 Poslovni paket – isti naslovnik. o Zadnji paket: z gumbom opravite sprejem zadnjega paketa v seriji sprejema storitve Poslovni paket – isti naslovnik. Postopek sprejema je opisan v poglavju 5.2.2 Poslovni paket – isti naslovnik. o Odloži: z gumbom odložite trenutno serijo poslovnih paketov – isti naslovnik. o Storno: z gumbom stornirate označeno pošiljko. o Odloženi: v navedenem polju izberete odloženo serijo poslovnih paketov – isti naslovnik in jo prikličete. Na takšen način lahko izbrani seriji dodate še več paketov oz. jo zaključite. Polje se aktivira z gumbom za izbiro vrste pošiljke Poslovni paket – isti naslovnik. o Zaključi: z navedenim gumbom sprožite zaključevanje oddaje. Oddaja se lahko zaključi le, če so zaključene vse serije poslovnih paketov – isti naslovnik. o Število pak: pri pošiljkah Poslovni paket – isti naslovnik se po sprejemu prvega paketa aktivira navedeno polje, v katerega lahko vpišete število paketov, ki imajo enake lastnosti, in tako naredite skupinski vnos. Zadnji in prvi paket se sprejmeta posebej, zato ju ni mogoče sprejeti tako, da se vpišeta kot več kosov v polje Število paketov. o HP znotraj mest: po sprejetju in izpisu spremnice za Hitro pošto lahko v primeru, da ste opremili Hitro pošto znotraj mest, izpišete tudi dodatne spremnice. To storite tako, da na seznamu označite ustrezno pošiljko in aktivirate gumb HP znotraj mest. Odpre se okno, v katerem določite v polju Število kopij potrdila število dodatno izpisanih spremnic. Prav tako določite, na kateri poziciji oz. na katero nalepko želite pričeti s tiskanjem; to storite tako, da kliknete na tisto nalepko v vnosnem oknu. Nalepke, na katere bodo natisnjeni podatki, se obarvajo modro. Vrstni red tiskanja ustreza vrstnemu redu, kot so oštevilčene prikazane nalepke. Navedena funkcionalnost vam omogoča, da do konca porabite liste z nalepkami. 24 Slika 26: Okno za izpis dodatnih spremnic za storitev Hitra pošta znotraj mest Slika 27: Potrjevalni gumbi Za mednarodne poslovne pakete se po aktivaciji gumba Potrdi odpre dodatno vnosno okno, kamor vnesite dodatne podatke, ki so potrebni za pripravo spremnice, in sicer: - navodila pošiljatelja v primeru nevročitve pošiljke, označeno vrednost oz. znesek odkupnine; vsebino; carinsko vrednost vsebine; državo izvora vsebine; podatke o priloženi dokumentaciji; itd. Vnosna polja se aktivirajo glede na to, ali je država naslovnica članica EU ali ne. Prav tako vas aplikacija opozori na to, v katera polja je vnos podatkov obvezen in v katera ne. Podatke je treba v navedeno okno vnesti v angleškem jeziku. 25 Slika 28: Vnosno okno za vnos podatkov za mednarodne poslovne pakete za pošiljke izven EU 4.3.4 Seznam V oknu Seznam spremnic je omogočen pregled vseh pripravljenih spremnic, storniranje in ponovni izpisi spremnic. Ustrezen seznam pošiljk prikličete tako, da vnesete ustrezne iskalne kriterije, kot so obračunski datum, delni oz. celotni podatki o naslovniku, tipu pošiljke, stroškovno mesto, številki oddajnega popisa, lahko pa vnesete tudi sprejemno številko za določeno pošiljko. Za izpisane pošiljke lahko opravite naslednje aktivnosti: • gumb Vse spremnice: z navedenim gumbom sprožite tiskanje spremnic za vse pošiljke, ki so na seznamu pošiljk. Seznam navedenih pošiljk se za potrebe izpisa določi na osnovi vnesenih kriterijev; • gumb Seznam vseh spremnic: z navedenim gumbom sprožite izpis seznama vseh spremnic. Naveden izpis je le informativne narave in se ne prilaga pošiljkam ob oddaji. Ob oddaji se pošiljkam priloži popis oddanih pošiljk; • gumb Izvoz: z navedenim gumbom sprožite izvoz podatkov za izbrane pošiljke v vaš sistem. Gradnik Tudi stornirane pošiljke vam omogoča, da si lahko izvozite tudi stornirane pošiljke. Podatki se izvozijo v csv-datoteki; • gumb Storno: z navedenim gumbom stornirate izbrano pošiljko. Gumb lahko uporabite samo za pošiljke, katerih oddaja še ni bila zaključena; 26 • • gumb HP-znotraj mest: z navedenim gumbom sprožite ponovni tisk dodatnih spremnic za pošiljke Hitre pošte znotraj mest; gumb Spremnica: z navedenim gumbom sprožite ponovni tisk spremnic za izbrano pošiljko. Slika 29: Okno Seznam spremnic 4.3.5 Zaključevanje oddajnih popisov Z gumbom Zaključi se odpre vnosno okno, v katerem zaključite posamezen popis oddanih pošiljk oz. oddajo. Odprta oddaja se lahko zaključi le na dan, ki je označen kot obračunski datum, torej datum, ki je bil predhodno označen kot dan oddaje pošiljk. Pred oddajo, ki jo želite zaključiti, označite checkbox. Označene oddaje bodo zaključene, ostale bodo ostale nezaključene. Oddaje ne boste mogli zaključiti, če ne boste zaključili vseh serij poslovnih paketov – isti naslovnik (odložene serije). V tem primeru se vrnete v vnosno okno za sprejem pošiljk in zaključite vse serije oddaj, nato lahko oddajo zaključite. Zaključek posamezne oddaje lahko sprožite tudi v vnosnem oknu za sprejem pošiljk, kjer aktivirate gumb Zaključi. 27 Slika 30: Okno Zaključevanje oddajnih popisov 4.3.6 Tiskanje popisov oddanih pošiljk V oknu Izpis zaključenih oddajnih popisov sprožite tiskanje popisa oddanih pošiljk za oddajo, ki je bila zaključena. Navedeno storite tako, da z nastavljanjem obdobja v vnosnem oknu prikličete ustrezen seznam zaključenih oddaj. Prav tako lahko izberete način izpisa popisa oddanih pošiljk. Samodejno je nastavljen način, ko se pošiljke izpišejo po vrstnem redu sprejema – po sprejemni številki. V določenih primerih se lahko s skrbnikom pogodbe dogovorite za izpisovanje popisa oddanih pošiljk, kjer so pošiljke razvrščene po naslovnikih. Prilaganje popisa oddanih pošiljk, sortiranega po naslovnikih brez potrditve pošte, ni dovoljen. Za začetek tiskanja označite oddajo na seznamu in aktivirajte gumb Tiskaj. Slika 31: Okno Izpis zaključenih oddajnih popisov 28 5. SPREJEM POŠTNIH POŠILJK 5.1 Splošno Sprejem pošiljk opravite v vnosnem oknu Spremnica – oddaja pošiljk. Po izbiri datuma oddaje, številke popisa oddanih pošiljk in morebitnega stroškovnega mesta določite, katero vrsto pošiljk boste opremili (poslovni paket, poslovni paket – isti naslovnik, Hitra pošta oz. mednarodni poslovni paket). Za vsako pošiljko vnesite oz. iz seznama izberite podatke o naslovniku, morebitne dodatne storitve in potrdite sprejem pošiljke in tiskanje spremnice. Pri sprejemu mednarodnega poslovnega paketa vnesite tudi dodatne podatke, ki so potrebni za prenos paketa v mednarodnem prometu. V nadaljevanju so naštete pošiljke – storitve, ki jih lahko opremite v aplikaciji Spremnica: • Poslovni paket: če v aplikaciji označite prvi gumb (Poslovni paket), lahko pripravite spremnico za poslovne pakete, poslovne pakete večjih dimenzij, paleto, tovor in paket dobavitelja. Pri tem pazite na pravilno izbiro dodatnih storitev, saj so storitve omogočene le pri določenih vrstah pošiljk. V pomoč se v polju za obvestila za vsako dodatno storitev izpiše, za katere pošiljke je omogočena. • Poslovni paket – isti naslovnik: če označite drugi gumb, lahko pripravite spremnico za poslovne pakete, ki so naslovljeni na istega naslovnika. • Mednarodni poslovni paket: če označite gumb, boste pripravili spremnico za mednarodne poslovne pakete in mednarodna paleta - Hrvaška. • Hitra pošta v notranjem prometu: če označite gumb, lahko opremite pošiljke Hitre pošte v notranjem prometu, in sicer Hitro pošto po Sloveniji in Hitro pošto znotraj mest. Pri tem pazite na pravilno izbiro dodatnih storitev, saj so storitve omogočene le pri določenih vrstah pošiljk. V pomoč se v polju za obvestila za vsako dodatno storitev izpiše, za katere pošiljke je omogočena. Če želite priklicati naslovnika, ki ga že imate shranjenega v bazi, v polja Naziv, Naslov in Opomba vpišite celoten ali del iskalnega niza in aplikacija vam bo ponudila izbor možnih zadetkov. S klikom na želenega naslovnika boste izbrali želenega naslovnika. V ustreznih poljih izberite oz. vnesite podatke o ostalih lastnostih vaše pošiljke. Nato pa sprejem pošiljke potrdite tako, da aktivirate gumb Potrdi. Gumb aktivirate tako, da ga kliknete z miško oz. sprejem potrdite z gumbom Enter. V nadaljevanju so navedene posebnosti, na katere morate biti pozorni pri sprejemu posamezne vrste pošiljk. 5.2 Sprejem po posameznih vrstah pošiljk 5.2.1 Poslovni paket, poslovni paket večjih dimenzij, palete, tovor, paket dobavitelja Poslovne pakete, poslovne pakete večjih dimenzij, palete, tovor oz. paket dobavitelja lahko oddajo pravne osebe in tiste fizične osebe, ki imajo v skladu s predpisi registrirano izvajanje dejavnosti in imajo s Pošto Slovenije sklenjeno ustrezno pogodbo. Paket dobavitelja lahko oddajajo le pogodbeni uporabniki, ki imajo navedeno storitev določeno v pogodbi. V prenos se oddajo skupaj s spremnico. 29 Poslovni paket mora ustrezati naslednjim velikostim in masi: • najdaljša stranica: do 150 cm, • seštevek dolžine in obsega, merjenega na najširšem mestu prečno: do 300 cm, • najmanjša velikost naslovne strani: 16,5 x 23,5 cm, • največja masa: do 50 kg. Kot poslovni paket večjih dimenzij se šteje poslovni paket, ki izpolnjuje enega od navedenih pogojev: • najdaljša stranica: presega 150 cm (največ 200 cm), • seštevek dolžine in obsega, merjenega na najširšem mestu prečno: presega 300 cm (največ 550 cm), • največja masa: do 100 kg. Kot paleta se šteje pošiljka, ki ustreza naslednjim pogojem: • največja dimenzija osnovne ploskve: 120 x 100 cm, • največja višina: do 150 cm, • največja masa: do 600 kg, • blago, naloženo na paleto, ne sme presegati zunanjih dimenzij osnovne ploskve, • blago na paleti mora biti ustrezno zaščiteno pred poškodbami in razsutjem. Kot tovor se šteje pošiljka, ki ustreza naslednjim pogojem: • pošiljka se šteje kot tovor, če poslovni paket večjih dimenzij in/ali paleta presega predpisane velikosti in/ali maso ali pa je blago na paleto naloženo tako, da presega zunanje dimenzije osnovne ploskve palete, • seštevek dolžine in največjega obsega, ki ne sme biti merjen po dolžini: do 650 cm, • največja masa: do 600 kg, • najdaljša stranica: do 400 cm. Posebnosti pri sprejemu poslovnega paketa Poslovni paket se lahko odda z naslednjimi storitvami: • dobavnica, • dostava do 10. ure, • dostava po 16. uri, • dostava med 18. in 20. uro (velja le za mesto Ljubljana); • prevzem na pošti, • pazljivejše ravnanje, • odkupnina poslovni paket, • vplačnina po pogodbi, • trajni nalog, • čeki, • poštnino plača naslovnik, • označena vrednost, • klic 1, • klic 2, • podpis dokumentov. Odločitev za posamezno storitev lahko izključuje izbiro druge, in sicer: • storitve dostava do 10. ure, dostava po 16. uri, dostava med 18. in 20. uro in prevzem na pošti se med seboj izključujejo; • storitve vplačnina po pogodbi, trajni nalog, čeki in poštnino plača naslovnik se med seboj izključujejo; • storitvi klic 1 in klic 2 se med seboj izključujeta. 30 Če npr. izberete storitev dostava do 10. ure, ne smete istočasno izbrati storitve dostava po 16. uri. Aplikacija avtomatsko prilagaja nabor storitev glede na vašo izbiro. Če ste izbrali storitev odkupnina poslovni paket in/ali označena vrednost, morate vnesti v označena polja vrednost odkupnine in/ali označeno vrednost. Sledi vnos podatkov o naslovniku, in sicer je vnos imena in priimka oziroma naziva naslovnika, celotnega naslova (ulica/naselje in hišna številka oziroma številka poštnega predala) ter poštne številke in naslovne pošte obvezen. Če ste izbrali storitev klic 1 ali klic 2, boste morali vnesti tudi telefonsko številko naslovnika. V primeru, da ste izbrali storitev odkupnina poslovni paket in imate nastavitev, da lahko opravljate izpis plačilnih dokumentov, vam aplikacija omogoča izpis UPN z oz. brez OCRvrstice. Po vnosu obveznih podatkov lahko izpišete spremnico za pošiljko, ki jo lahko vstavite v zato pripravljeno vrečko na naslovni strani paketa (izpis na A4-list) oz. prilepite na paket (izpis na etikete). Sprejem poslovnega paketa večjih dimenzij in palete poteka podobno, le nabor storitev je drugačen oziroma okrnjen. Poslovni paket večjih dimenzij se lahko odda z naslednjimi storitvami: • dobavnica, • pazljivejše ravnanje, • odkupnina poslovni paket (če izberete storitev odkupnina poslovni paket, se vam opcijsko ponudi možnost dodatnega izbora storitev – vplačnina po pogodbi in trajni nalog oziroma čeki, • poštnino plača naslovnik, • označena vrednost, • klic 1, • klic 2, • podpis dokumentov, • dostava med 18. in 20. uro (velja le za mesto Ljubljana in za poslovni paket večjih dimenzij). Paleta se lahko odda z naslednjimi storitvami: • dobavnica, • poštnino plača naslovnik, • označena vrednost, • klic 1, • klic 2, • podpis dokumentov. Tovor se lahko odda z naslednjimi storitvami: • dobavnica, • pazljivejše ravnanje, • odkupnina tovor (če izberete storitev odkupnina tovor, se vam opcijsko ponudi možnost dodatnega izbora storitev – vplačnina po pogodbi in trajni nalog oziroma čeki, • poštnino plača naslovnik, • označena vrednost, 31 • klic 1, • podpis dokumentov. 5.2.2 Poslovni paket – isti naslovnik Storitev poslovni paket – isti naslovnik lahko uporabite takrat, ko želite v sklopu ene oddaje poslati več poslovnih paketov istemu naslovniku. Masa posameznega poslovnega paketa ne sme presegati 50 kg in pri tem skupna masa vseh poslovnih paketov za istega naslovnika ne sme presegati 500 kg. Sprejem poslovnih paketov – isti naslovnik poteka zaporedoma. Serijo paketov za določenega naslovnika lahko tudi odložite in jo kasneje prikličete in tako naknadno dodate paket k določeni seriji. Dodajanje paketov po zaključku oddaje ni mogoče. Za pričetek sprejema serije označite gumb Po. paket – isti naslovnik ter vnesite podatke o naslovniku. Po vnosu aktivirajte gumb Začni več paketov. Po aktiviranju gumba Začni več paketov se odpre okno Vnos skupnih storitev. V navedenem oknu se lahko označijo naslednje storitve: o Dostava do 10. ure, Dostava po 16. Uri, dostava med 18. in 20. uro (velja le za mesto Ljubljana) in Prevzem na pošti: navedene storitve se zaračunajo za vsak paket. Storitve se označijo na spremnici v polju Storitve na vsakem paketu; o Klic 1, Klic 2 in PPN: navedene storitve se zaračunajo samo enkrat. Storitve se označijo na spremnici v polju Storitve na vsakem paketu. Storitev PPN pa se še posebej označi na zadnjem paketu v polju PPN _ EUR, in sicer na način, kot je predpisan za posamezno vrsto PPN; o Odkupnina, Vplačnina po pogodbi, Trajni nalog, Čeki, Dobavnica in Podpis dokumentov: pri storitvah Vplačnina po pogodbi, Trajni nalog in Čeki mora biti pošiljka oddana s storitvijo Odkupnina. Navedene storitve se zaračunajo samo enkrat. Storitev se označi samo na zadnjem paketu, in sicer v polju Storitve. K paketu pa morajo biti priloženi ustrezni dokumenti (vplačilni dokument, specifikacija, dokumenti itd.). Storitve, ki jih boste izbrali v tem oknu, bodo veljale za vse poslovne pakete (celo serijo), namenjene istemu naslovniku. Če izberete storitev Odkupnina poslovni paket, lahko dodatno izberete tudi dodatne storitve, kot so Vplačnina po pogodbi in Trajni nalog oziroma Čeki. Morebitne dodatne storitve za prvi in ostale poslovne pakete za istega naslovnika izberete (dodate) kasneje. 32 Slika 32: Vnosno okno Skupne storitve za poslovne pakete za istega naslovnika V vnosnem oknu se izbere morebitna dodatna storitev, ki velja za posamezen paket, in sicer lahko izbirate med pazljivejšim ravnanjem, označeno vrednostjo in dodatkom na posebno obliko. V primeru, da ste izbrali storitev Označena vrednost, se v polje Vrednost vnese tudi vrednost pošiljke. Sprejem paketa se potrdi z gumbom Potrdi. Slika 33: Vnosno okno za sprejem pošiljk z nastavitvijo za sprejem poslovnih paketov – isti naslovnik Aplikacija bo ponudila predogled izpisa spremnice. V predogledu vam aplikacija ponudi prednastavljen tiskalnik, vendar lahko v polju Tiskalnik izberete poljuben tiskalnik, ki je nameščen na tem delovnem mestu oz. kot mrežni tiskalnik. Tiskanje se aktivira z gumbom Vse. 33 Slika 34: Predogled tiskanja za spremnico Aplikacija vam ponuja tudi možnost, da se vam predogled tiskanja ne prikaže, temveč se spremnica takoj natisne (gradnik Direktno tiskanje) oziroma, da spremnice natisnete v eni potezi pred zaključkom oddaje (gradnik Brez predogleda in tiskanja). Kje in kako določite navedeno nastavitev aplikacije, je opisano v poglavju 3.1 Namestitev tiskalnika. Po istem postopku se opravi sprejem ostalih paketov. Prav tako vam aplikacija omogoča, da pakete, ki imajo enake dodatne storitve, sprejmete v enem koraku, in sicer tako, da v polje Število pak. vnesete ustrezno število paketov, ki jih želite opremiti. Navedeno ne velja za zadnji paket, saj se ta sprejme posebej. Slika 35: Polje Število pošiljk Zadnji paket za določeno serijo se sprejme po posebnem postopku, in sicer: o pred vnosom podatkov o zadnjem paketu se aktivira gumb Zadnji paket. Uporabniku se odpre okno Predogled tiskanja s podatki o zadnji spremnici; o če med skupnimi storitvami izberete storitev Odkupnina, se aktivira polje za vnos zneska odkupnine, kamor vpišite znesek odkupnine. Če imate nastavljeno možnost izpisa vplačilnega dokumenta (UPN z oz. brez OCR-vrstice), za izpis navedenega dokumenta izberite gradnik Uporaba plačilnega naloga in na zadnji spremnici za določeno serijo poslovnih paketov – isti naslovnik se bo izpisal tudi izbrani vplačilni dokument; OPOZORILO: v tiskalnik se pred tiskanjem zadnje spremnice vstavi predtiskan obrazec za izpis vplačilnega dokumenta. o v okviru ene serije poslovnega paketa – isti naslovnik je omogočeno tudi storniranje paketov, in sicer se ti stornirajo tako, da se na seznamu označi ustrezna pošiljka in se aktivira gumb Storno. Posamezen paket se lahko stornira do zaključka določene serije. Po zaključku serije se lahko stornira le celotna serija. Navedeno se izvede tako zato, ker je po zaključku serije na spremnicah zavedeno skupno število paketov v določeni seriji. 34 5.2.2.1 Vplačnina po pogodbi, trajni nalog in čeki Vplačnina po pogodbi (VPL PG) je storitev, s katero pošiljatelj določi, da bo vplačnino za pošiljke s storitvijo Odkupnina plačal sam. To pomeni, da se od naslovnika izterja samo znesek odkupnine. Navedeno storitev lahko uporabljate samo uporabniki, ki imate s Pošto Slovenije sklenjeno posebno pogodbo o pogodbenem vplačevanju vplačnine. Ob izbiri storitve Odkupnina se opcijsko ponudi možnost dodatnega izbora storitev. Trajni nalog (TN) je storitev, s katero se naslovniku lahko omogoči plačilo odkupnine s trajnim nalogom na osebnem računu. Navedeno storitev lahko uporabljajo samo uporabniki, ki imajo s Pošto Slovenije sklenjeno posebno pogodbo. Ob izbiri storitve Odkupnina se opcijsko ponudi možnost dodatnega izbora storitev. Če izberete storitev Trajni nalog, se naslovniku ob vročitvi ne bo zaračunal znesek odkupnine, temveč ga bo poravnal s trajnim nalogom. Spremnici se zato priloži pooblastilo za trajni nalog na osebnem računu. Čeki je storitev, s katero se naslovniku lahko omogoči plačilo odkupnine v več obrokih s čeki osebnih računov. V primeru plačila odkupnine s čeki mora biti pošiljka oddana s storitvijo Odkupnina. Prav tako mora biti spremnici priložena specifikacija, s katero so določeni število obrokov, zneski in datumi zapadlosti obrokov. Popisni list, ki je lahko del specifikacije oziroma je sam specifikacija, bo pošiljatelju vrnjen skupaj s čeki naslovnika. 5.2.3 Hitra pošta po Sloveniji in Hitra pošta znotraj mest Hitra pošta je pošiljka, za katero veljajo krajši roki prenosa. Hitro pošto v notranjem prometu delimo na: • Hitro pošto po Sloveniji, • Hitro pošto znotraj mest. Velikosti Hitre pošte v notranjem prometu morajo ustrezati velikostim paketa. Največja masa Hitre pošte v notranjem prometu je 50 kg. Pri enem prevzemu za istega naslovnika Hitre pošte znotraj mest je največja masa vseh kosov znotraj te pošiljke 105 kg, pri čemer je največja masa posameznega kosa 50 kg. Hitra pošta po Sloveniji, sprejeta do določene ure na pošti, vključeni v prometni križ Hitre pošte (v nadaljevanju: prometni križ), se prenaša prek prometnega križa vsak dan, razen ob sobotah, nedeljah in drugih dela prostih dnevih. Prometni križ je poseben način prevoza Hitre pošte po Sloveniji, ki omogoča, da so pošiljke, sprejete do določene ure na določenih poštah, dostavljene istega dne naslovnikom na območju določenih pošt v prometnem križu. Pošte v prometnem križu so navedene v Seznamu pošt v prometnem križu Hitre pošte, ki ga lahko dobite na vpogled na vsaki pošti. Hitra pošta znotraj mest se izvaja: • znotraj večjih mest (Celje, Koper, Kranj, Ljubljana, Maribor, Murska Sobota, Nova Gorica in Novo mesto, v nadaljevanju: večja mesta), kjer se pošiljka dostavi naslovniku v 2 urah od prejema telefonskega naročila za prevzem pošiljke pri pošiljatelju. Če pošiljatelj odda pošiljko na pošti, se pošiljka dostavi v 2 urah po sprejemu; • na območju ostalih pošt, kjer se pošiljka dostavi v 4 urah od sprejema pošiljke na pošti oziroma od prevzema pošiljke pri pošiljatelju. 35 V aplikaciji se pošiljke sprejmejo po enakem postopku kot poslovni paketi, pri tem se aktivira gumb Hitra pošta. Posebnost je le možnost tiskanja dodatnih spremnic za pošiljke Hitre pošte znotraj mest, in sicer se tiskanje dodatnih spremnic sproži tako, da po sprejetju in izpisu spremnice za Hitro pošto na seznamu označite ustrezno pošiljko in aktivirate gumb HP znotraj mest. Odpre se okno, v katerem določite v polju Število kopij potrdila število dodatno izpisanih spremnic. Prav tako določite, na kateri poziciji oz. na katero nalepko želite pričeti s tiskanjem, to storite tako, da kliknete na tisto nalepko v vnosnem oknu. Nalepke, na katere bodo natisnjeni podatki, se obarvajo modro. Vrstni red tiskanja ustreza vrstnemu redu, kot so številčene prikazane nalepke. Navedena funkcionalnost vam omogoča, da do konca porabite liste z nalepkami. Slika 36: Okno za izpis dodatnih spremnic za storitev Hitra pošta znotraj mest 5.2.4 Mednarodni poslovni paket Mednarodni poslovni paket je pošiljka v mednarodnem prometu, ki jo lahko za določene države v prenos oddajo pravne osebe in tiste fizične osebe, ki imajo v skladu s predpisi registrirano izvajanje dejavnosti, in je naslovljena na pravno osebo ali fizično osebo. Velikosti in masa paketa morajo ustrezati naslednjim pogojem: • največja velikost: dolžina 150 cm, pri čemer seštevek dolžine in največjega obsega, ki ne sme biti merjen po dolžini, ne sme presegati 300 cm, • največja masa: 30 kg. Prav tako se lahko odda tudi mednarodna paleta – Hrvaška, in sicer: • mednarodna paleta – Hrvaška – Zagreb, • mednarodna paleta – Hrvaška – ostalo, • mednarodna paleta – Hrvaška – otoki. Mednarodne palete se lahko oddajo v prenos s storitvijo »Označena vrednost«, ki se v skladu s cenikom ne zaračunava. 36 Mednarodna paleta je pošiljka, ki izpolnjuje naslednje pogoje: • največja dimenzija osnovne ploskve: 120 x 80 cm (mere se razlikujejo od mer, ki veljajo za paleto v notranjem prometu), • največja višina: do 150 cm, • največja masa: do 600 kg, • blago, naloženo na paleto, ne sme presegati zunanjih dimenzij osnovne ploskve palete, • blago na paleti mora biti ustrezno zaščiteno pred poškodbami in razsutjem, • prenosna ploščad je iz lesa, plastike, kovine, iverke ali kombinacije teh materialov in omogoča dvig blaga z viličarjem ali paletnikom. Pri poslovanju s paletami je treba upoštevati tudi naslednje: • če paleta presega navedene velikosti in/ali maso oziroma, če je blago na paleto naloženo tako, da presega zunanje dimenzije osnovne ploskve palete, se sprejem mednarodne palete zavrne; • maso palete na mednarodni spremnici (obr. CP-72) navesti pošiljatelj; • mednarodna paleta se v prenos sprejema izključno z mednarodno spremnico. Mednarodni poslovni paket se lahko pripravi za naslednje naslovne države: Avstrija, Belgija, Bolgarija, Češka, Črna gora, Danska, Estonija, Finska, Francija, Grčija, Hrvaška, Irska, Islandija, Italija, Kanada, Litva, Latvija, Luksemburg, Madžarska, Nemčija, Nizozemska, Norveška, Poljska, Portugalska, Romunija, Slovaška, Srbija, Španija, Švedska, Švica, Velika Britanija, ZDA. Kot navedeno se lahko mednarodna paleta – Hrvaška odda le za Hrvaško. Mednarodni poslovni paket in mednarodno paleto sprejmete tako, da aktivirate gumb Mednarodni pos. paket. V vnosno okno vnesite potrebne podatke ter aktivirajte gumb Potrdi. Glede na to, ali je naslovnik v državi članici EU ali nečlanici, se odpre ustrezno vnosno okno. Podatki na spremnici morajo zapisani v angleškem jeziku, zato vnašajte podatke v polja v navedenem jeziku. Sprejem mednarodnih poslovnih paketov za države članice EU opravite v spodaj navedenem vnosnem oknu, kjer izpolnite manjkajoče postavke. Po vnosu podatkov se izpiše spremnica, ki je namenjena prometu med članicami EU, in sicer v enem izvodu. Slika 37: Okno za vnos dodatnih podatkov za izpis spremnice 37 Sprejem mednarodnih poslovnih paketov za ostale države opravite v spodaj navedenem oknu, kjer izpolnite manjkajoče postavke. Po vnosu podatkov se izpiše spremnica, ki je namenjena prometu med ostalimi državami in vsebuje tudi izvode, ki so potrebni za opravo carinskega postopka. Torej se ta spremnica izpiše v 4 izvodih. Slika 38: Okno za vnos dodatnih podatkov za izpis spremnice 5.3 Sprejem pošiljk po stroškovnih mestih Označevanje stroškovnih mest je namenjeno tistim uporabnikom, ki želijo sprejemati pošiljke ločeno za posamezne oddelke, enote oziroma stroškovna mesta. Stroškovno mesto vnesete v gradniku Nastavitve, kjer izberete postavko Stroškovna mesta. Postopek vnosa stroškovnega mesta je opisan v poglavju 4.3.1 Stroškovna mesta. Pri sprejemu pošiljk pod različna stroškovna mesta vam aplikacija ponuja dve možnosti: • Za posamezno stroškovno mesto lahko pripravite posebej oddajo oz. popis oddanih pošiljk, in sicer takrat, ko potrebujete ločen popis oddanih pošiljk za vsako stroškovno mesto. Za vsako stroškovno mesto se za določen dan pripravi posebna oddaja pošiljk, in sicer tako, da pred pričetkom sprejema pošiljk v vnosnem oknu v polju Stroškovno mesto izberete vaše stroškovno mesto. Pošiljke, ki bodo sprejete na naveden način, bodo evidentirane pod navedeno stroškovno mesto. • Pripravi se ena oddaja, v kateri pa so opredeljena različna stroškovna mesta. Če ne potrebujete ločenega popisa oddanih pošiljk, vendar kljub temu želite evidentirati sprejem pošiljk po posameznih stroškovnih mestih, lahko pripravite samo eno oddajo pošiljk (en popis oddanih pošiljk), v kateri pred sprejemom pošiljk označite ustrezno stroškovno mesto v polju Stroškovno mesto. 38 Podatek o stroškovnem mestu je viden samo v aplikaciji in na sprejem na sprejemni pošti ne vpliva. Če potrebujete račun, ki je ločen po posameznih stroškovnih mestih, je treba to določiti v pogodbi in nato sprejem za ta stroškovna mesta opravljate kot sprejem pod različne podružnice. Prosimo, da se za podrobnejše informacije obrnete na vašega skrbnika pogodbe. 5.4 Storniranje sprejetih pošiljk Možnost storniranja oziroma razveljavitve sprejema pošiljk uporabite: • pri pošiljkah, ki jih iz kakršnegakoli vzroka ne boste mogli oddati na pošti tisti dan, ki je označen na spremnici, • za pošiljke, ki jim boste po izpisu spremnice spremenili storitve, • za pošiljke, ki jim boste po izpisu spremnice spremenili vsebino, • če po izpisu spremnice spremenite vrsto pošiljke, • če se ugotovi, da je že opremljen poslovni paket – isti naslovnik sedaj zadnji v tej seriji in ga je treba opremiti s posebno spremnico za zadnji paket. Storno pošiljk opravite v vnosnem oknu za sprejem pošiljk ter v vnosnem oknu Seznam spremnic. Storniranje pošiljk lahko opravite samo za oddaje, ki še niso bile zaključene. Storniranje opravite tako, da označite pošiljko, ki jo želite stornirati, in aktivirate gumb Storno. Aplikacija bo prikazala opozorilo z naslednjim besedilom: "Želite izvesti stornacijo postavke?" Slika 39: Opozorilo, ki se izpiše ob storniranju Z gumbom Potrdi stornirate označeno pošiljko. Z gumbom Prekliči pa se vrnete v osnovno okno. 39 KORISTNE INFORMACIJE Pomoč uporabnikom: Pri težavah pri uporabi aplikacije oz. v primeru vprašanj glede samega dela se, prosimo, obrnite na skrbnika pogodbe. 40 KAZALO SLIK: Slika 1: Spletna stran, s katere poteka namesitev aplikacije Slika 2: Okno Nastavitev tiskalnika Slika 3: Okno Urejanje uporabnikov programa Slika 4: Okno Dodaj / Spremeni uporabnika Slika 5: Gumb za aktiviranje uvoza naslovnikov Slika 6: Okno za uvoz naslovnikov iz csv-formata Slika 7: Okno za sprejem pošiljk Spremnica – Oddaja pošiljk s polji za vnos podatkov o naslovniku Slika 8: Okno Seznam naslovnikov Slika 9: Okno Dodaj / Spremeni Slika 10: Menijska vrstica Sistem Slika 11: Okno Aktiviranje delovnega mesta Slika 12: Prijava uporabnika in izbira komitenta, pogodbe ter podružnice Slika 13: Menijski vrstici Slika 14: Menijska vrstica, ki se odpre po aktivaciji zavihka Spremnica Slika 15: Okno za vnos stroškovnega mesta Slika 16: Okno Spremnica – Oddaja pošiljk Slika 17: Polje Stroškovno mesto Slika 18: Okno Izbira obračunskega datuma Slika 19: Gumbi za določitev vrste pošiljke Slika 20: Polje za vnos podatkov o naslovniku Slika 21: Polje Storitve Slika 22: Okno Plačilni dokument za uporabnike Slika 23: Okno za izpis UPN brez OCR-vrstice Slika 24: Okno za vnos dodatnih podatkov za spremnico CP 72EU Slika 25: Okno Nalog za nacionalna plaćanja Slika 26: Okno za izpis dodatnih spremnic za storitev Hitra pošta znotraj mest Slika 27: Potrjevalni gumbi Slika 28: Vnosno okno za vnos podatkov za mednarodne poslovne pakete za pošiljke izven EU Slika 29: Okno Seznam spremnic Slika 30: Okno Zaključevanje oddajnih popisov Slika 31: Okno Izpisi zaključenih oddajnih popisov Slika 32: Vnosno okno Skupne storitve za poslovne pakete za istega naslovnika Slika 33: Vnosno okno za sprejem pošiljk z nastavitvijo za sprejem poslovnih paketov – isti naslovnik Slika 34: Predogled tiskanja za spremnico Slika 35: Okno Stroškovno mesto Slika 36: Okno za izpis dodatnih spremnic za storitev Hitra pošta znotraj mest Slika 37: Okno za vnos dodatnih podatkov za izpis spremnice Slika 38: Okno za vnos dodatnih podatkov za izpis spremnice Slika 39: Opozorilo, ki se izpiše ob storniranju 41
© Copyright 2024