Dokument
FAKULTETA ZA INFORMACIJSKE ŠTUDIJE V NOVEM MESTU MAGISTRSKA NALOGA ŠTUDIJSKEGA PROGRAMA DRUGE STOPNJE JURE ŠTANGELJ FAKULTETA ZA INFORMACIJSKE ŠTUDIJE V NOVEM MESTU MAGISTRSKA NALOGA UPORABNIŠKI VMESNIKI V MENEDŽERSKIH INFORMACIJSKIH SISTEMIH Mentor: doc. dr. Blaž Rodič Novo mesto, oktober 2012 Jure Štangelj IZJAVA O AVTORSTVU Podpisani Jure Štangelj, študent FIŠ Novo mesto, v skladu z določili statuta FIŠ izjavljam: da sem magistrsko nalogo pripravljal samostojno na podlagi virov, ki so navedeni v magistrski nalogi, da dovoljujem objavo magistrske naloge v polnem tekstu, v prostem dostopu, na spletni strani FIŠ oz. v digitalni knjižnici FIŠ (obkroži odločitev): o takoj, o po preteku 12 mesecev po uspešnem zagovoru, o ne dovoljujem objave na spletni strani oz. v elektronski knjižnici FIŠ zaradi prepovedi organizacije, v sklopu katere je bil pripravljen empirični del naloge. da je magistrska naloga, ki sem jo oddal v elektronski obliki identična tiskani verziji, da je magistrska naloga lektorirana. V Novem mestu, dne _________________ Podpis avtorja ______________________ POVZETEK V menedžerskih informacijskih sistemih je nadzorna plošča uporabniški vmesnik vodstvenih informacijskih sistemov, ki naj bi bil oblikovan tako, da je enostaven za uporabo, da združuje vse pomembne informacije in da nudi uporabnikom hiter dostop do potrebnih informacij. Problematika, ki jo obravnavam v magistrski nalogi, se nanaša na pravilno izdelavo nadzorne plošče, ustrezno predstavitev pravih informacij in uporabo nadzornih plošč v praksi. Namen naloge je predstaviti lastnosti nadzorni plošč, predstaviti načine in možnosti vizualizacije informacij v nadzornih ploščah ter predstaviti pravila in zakonitosti dobrega oblikovanja nadzornih plošč. Cilja naloge sta oblikovati praktično uporaben prototip nadzorne plošče, ki bo skladen z dobro prakso izdelave uporabniških vmesnikov, in vpeljava te v prakso na delovnem mestu. KLJUČNE BESEDE: menedžerski informacijski sistemi, uporabniški vmesniki, nadzorne plošče, ključni kazalci učinkovitosti, vizualizacija informacij, grafični uporabniški vmesnik, interakcija človek – računalnik ABSTRACT In management information systems, dashboard is user interface of executive information systems, which should be designed to be easy to use, to integrate all relevant information and to offer users quick access to necessary information. The issue, which I discuss in the thesis, relates to the proper design of dashboards, appropriate ways of presentation of informations and the right use of dashboards in practice. Purpose of this project is to present dashboard characteristics, present methods of data visualization in dashboard development and present the rules and laws of good dashboard design. Aim of this work is to develop a practically useful dashboard prototype in accordance with good design practices for user interfaces and implementation of the dashboard into practice in the work place. KEY WORDS: management information systems, user interfaces, dashboards, key performance indicators, information visualization, graphical user interfaces, human-computer interaction KAZALO 1 UVOD................................................................................................................................. 1 2 UPORABNIŠKI VMESNIKI ............................................................................................. 4 2.1 Interakcija človek – računalnik .................................................................................... 4 2.2 Predstavitev uporabniških vmesnikov ....................................................................... 10 2.3 Grafični uporabniški vmesnik .................................................................................... 14 2.4 Oblikovanje uporabniških vmesnikov ....................................................................... 17 2.4.1 Smernice ............................................................................................................. 19 2.4.2 Načela ................................................................................................................. 22 2.4.3 Priporočila ......................................................................................................... 26 2.5 3 Menedžerski informacijski sistemi ................................................................................... 39 3.1 4 5 Vrednotenje uporabniškega vmesnika ....................................................................... 31 Vodstveni informacijski sistemi ................................................................................ 39 3.1.1 Primerjava VIS in SPO ....................................................................................... 42 3.1.2 Arhitektura VIS ................................................................................................... 43 3.1.3 Komponente VIS ................................................................................................. 45 3.1.4 Vrednotenje VIS .................................................................................................. 46 3.2 Predstavitev rezultatov menedžerskih informacijskih sistemov ................................ 48 3.3 Poslovna inteligenca .................................................................................................. 50 SISTEM NADZORNIH PLOŠČ ...................................................................................... 53 4.1 Predstavitev sistema nadzornih plošč ........................................................................ 53 4.2 Kategorizacija nadzornih plošč .................................................................................. 57 4.3 Ključni kazalci učinkovitosti in uravnotežen sistem kazalnikov ............................... 60 4.4 Tri trojke – trije tipi, tri vrste uporabe in tri informacijske plasti nadzornih plošč.... 64 4.4.1 Tipi nadzornih plošč ........................................................................................... 65 4.4.2 Tri vrste uporabe nadzornih plošč ..................................................................... 71 4.4.3 Tri informacijske plasti nadzornih plošč ............................................................ 73 4.5 Povezovanje in usklajevanje sistemov nadzornih plošč ............................................ 77 4.6 Arhitektura nadzornih plošč....................................................................................... 79 4.7 Viri podatkov ............................................................................................................. 81 4.8 Načini grafične predstavitve podatkov ...................................................................... 83 OBLIKOVANJE UČINKOVITE NADZORNE PLOŠČE .............................................. 87 5.1 Načrtovanje projekta vpeljave nadzorne plošče ........................................................ 89 5.2 Oblikovanje, razpored, navigacija ............................................................................. 92 5.2.1 5.3 6 Pogoste pasti pri oblikovanju nadzornih plošč ........................................................ 101 Obvladovanje projekta vpeljave nadzorne plošče .......................................................... 113 6.1 7 Oblikovanje zasnove ........................................................................................... 92 Ocena pripravljenosti ............................................................................................... 115 IZDELAVA NADZORNE PLOŠČE Z MICROSOFT EXCEL 2007 ........................... 119 7.1 Microsoft Excel........................................................................................................ 119 7.1.1 Slabosti uporabe Excela ................................................................................... 120 7.1.2 Prednosti uporabe Excela ................................................................................ 122 7.1.3 Primernost uporabe Excela .............................................................................. 123 7.2 Napotki za izdelavo nadzorne plošče v Excelu 2007 .............................................. 125 7.2.1 Uvoz podatkov .................................................................................................. 125 7.2.2 Obvladovanje podatkov in povezava z objekti nadzorne plošče....................... 125 7.2.3 Dobre prakse izdelave nadzornih plošč v Excelu 2007 .................................... 127 7.3 Izdelava praktične nadzorne plošče v Excelu 2007 ................................................. 131 7.3.1 Izbor ključnih kazalcev ..................................................................................... 132 7.3.2 Podatki .............................................................................................................. 132 7.3.3 Izbor vizualizacijskih elementov ....................................................................... 133 7.3.4 Potek izdelave ................................................................................................... 134 7.3.5 Vrednotenje prototipa nadzorne plošče z anketnim vprašalnikom................... 147 8 ZAKLJUČEK ................................................................................................................. 150 9 LITERATURA IN VIRI................................................................................................. 153 PRILOGE KAZALO SLIK Slika 2.1: Primer neprimerne kombinacije barv ....................................................................... 28 Slika 2.2: Slabo poravnana vnosna polja .................................................................................. 29 Slika 2.3: Ustrezno poravnana vnosna polja ............................................................................ 29 Slika 2.4: Kopičenje gradnikov ................................................................................................ 30 Slika 4.1: Uporaba tipa nadzorne plošče glede na raven menedžmenta ................................... 65 Slika 4.2: Trije sloji informacij nadzornih plošč ...................................................................... 74 Slika 4.3: Sloj za spremljanje ................................................................................................... 74 Slika 4.4: Sloj za analiziranje ................................................................................................... 75 Slika 4.5: Sloj podrobnih transakcij ......................................................................................... 76 Slika 4.6: Tabelarični prikaz podatkov ..................................................................................... 84 Slika 4.7: Grafični prikaz podatkov.......................................................................................... 85 Slika 4.8: Geografski prikaz podatkov ..................................................................................... 87 Slika 5.1: Barvni paleti ............................................................................................................. 93 Slika 5.2: Berljivost pisav......................................................................................................... 93 Slika 5.3: Površinski graf ......................................................................................................... 94 Slika 5.4: Stolpčni graf ............................................................................................................. 95 Slika 5.5: Palični graf ............................................................................................................... 95 Slika 5.6: Črtni graf .................................................................................................................. 95 Slika 5.7: Točkovni graf ........................................................................................................... 96 Slika 5.8: Mehurčni graf ........................................................................................................... 96 Slika 5.9: Tortni graf ................................................................................................................ 96 Slika 5.10: Merilniki hitrosti .................................................................................................... 97 Slika 5.11: Ikone ....................................................................................................................... 97 Slika 5.12: Različne stopnje vizualnega poudarka ................................................................... 99 Slika 5.13: Primer fragmentirane nadzorne plošče ................................................................. 103 Slika 5.14: Primer vertikalno neustrezne nadzorne plošče ..................................................... 103 Slika 5.15: Merilniki ............................................................................................................... 104 Slika 5.16: Primer prekomerne podrobnosti in natančnosti ................................................... 104 Slika 5.17: Črtni graf .............................................................................................................. 105 Slika 5.18: Črtni graf .............................................................................................................. 105 Slika 5.19: Tortni graf ............................................................................................................ 106 Slika 5.20: Palični graf ........................................................................................................... 106 Slika 5.21: Pretirana raznolikost prikaznih medijev............................................................... 107 Slika 5.22: Primer slabega sporočanja informacij .................................................................. 107 Slika 5.23: Stolpčni graf ......................................................................................................... 108 Slika 5.24: Primer slabe organizacije elementov nadzorne plošče ......................................... 109 Slika 5.25: Primer preveč vizualno izrazitih elementov ......................................................... 110 Slika 5.26: Primer nepotrebne dekoracije............................................................................... 111 Slika 5.27: Primer pretiravanja z barvami .............................................................................. 112 Slika 5.28: Primer slabe izbiro barv ....................................................................................... 112 Slika 5.29: Primer enostavno »grde« nadzorne plošče ........................................................... 112 Slika 7.1: Nadzorna plošča ..................................................................................................... 134 Slika 7.2: Podatki oblikovani v dinamično tabelo .................................................................. 135 Slika 7.3: Orodja za oblikovalce............................................................................................. 135 Slika 7.4: Kontrolniki ............................................................................................................. 136 Slika 7.5: Pogojni stavek v Excelu ......................................................................................... 136 Slika 7.6: Struktura delovnega zvezka ................................................................................... 136 Slika 7.7: Struktura delovnega lista Predstavitev ................................................................... 137 Slika 7.8: Kazalnik 1: Tedenska izpolnitev naročil celotne službe ........................................ 138 Slika 7.9: Oblikovanje tabele na delovnemu listu Preračuni .................................................. 138 Slika 7.10: Pravilo za oblikovanje drsnika ............................................................................. 139 Slika 7.11: Pravilo za pogojno oblikovanje ............................................................................ 139 Slika 7.12: Podatkovna tabela ................................................................................................ 139 Slika 7.13: Podatki za predstavitveno tabelo .......................................................................... 140 Slika 7.14: Polnjenje podatkov za predstavitveno tabelo z INDEX funkcijo ........................ 140 Slika 7.15: Kazalnik 2: Trenutna izpolnitev naročil po stroškovnih mestih .......................... 141 Slika 7.16: Priprava podatkov za tortne grafe in pogojno oblikovanje v listu za preračune .. 141 Slika 7.17: Pravilo za pogojno oblikovanje ............................................................................ 141 Slika 7.18: Podatkovna tabela črpa podatke iz zunanjega vira............................................... 141 Slika 7.19: Kazalnik 3: Mesečna izpolnitev naročil po stroškovnih mestih........................... 142 Slika 7.20: Pravilo za izbirnik ................................................................................................ 143 Slika 7.21: Podatkovna tabela ................................................................................................ 143 Slika 7.22: Preračunski del podatkovne tabele ....................................................................... 143 Slika 7.23: Kazalnik 4: Dnevno odprta naročila prek 10 delovnih dni po stroškovnih mestih ................................................................................................................... 144 Slika 7.24: Aktivna slika za prikaz zadnjega vpisanega datuma in vrednosti ........................ 144 Slika 7.25: Podatkovna tabela s preračunskim delom ............................................................ 145 Slika 7.26: Oznaka oziroma naslov nadzorne plošče ............................................................. 145 Slika 7.27: Podatek o zadnji samodejni posodobitvi podatkov .............................................. 145 Slika 7.28: Predogled za tiskanje nadzorne plošče ................................................................. 146 Slika 7.29: Izbira zaščite ob shranjevanju nadzorne plošče ................................................... 147 KAZALO TABEL Tabela 2.1: Prednosti in slabosti različnih HCI vmesnikov ....................................................... 8 Tabela 2.2: Prednosti in slabosti primarnih interakcijskih stilov ............................................. 13 Tabela 3.1: Primerjava ERP in VIS .......................................................................................... 41 Tabela 4.1: Spremenljivke, po katerih lahko kategoriziramo nadzorne plošče ........................ 57 Tabela 4.2: Seznam tipičnih meritev v podjetju ....................................................................... 60 Tabela 4.3: Trije tipi nadzornih plošč....................................................................................... 66 Tabela 4.4: Trije načini aplikacije nadzorne plošče ................................................................. 71 Tabela 7.1: Rezultati anketnega vprašalnika .......................................................................... 148 1 UVOD Nadzorna plošča ni nekaj, kar lahko najdemo samo v avtomobilu. Vendar pa nekatere nadzorne plošče tako z izgledom kot tudi s funkcionalnostjo spominjajo na armaturno ploščo avtomobila, ki omogoča nadzor nad vsemi pomembnejšimi podatki, ki jih vozniki uporabljajo med vožnjo. Nadzorne plošče tako predstavljajo bogat računalniški vmesnik s poročili, z grafi, s kazalci in z opozorilnimi mehanizmi, ki so združeni v dinamični informacijski platformi. Nadzorna plošča je otrok vodstvenih informacijskih sistemov iz osemdesetih let prejšnjega stoletja. Skupni cilj teh sistemov je dostaviti ključne informacije odločevalcem in izboljšati poslovanje. Mnogi sistemi so bili razviti znotraj organizacij, da bi povzemali in prikazovali podatke, ki so že bili zbrani v različnih informacijskih sistemih v podjetju. Danes so nadzorne plošče na voljo kot del menedžerskih informacijskih sistemov (angl. Management information systems, v nadaljevanju MIS) ali celovitih programskih rešitev (angl. Enterprise resource planning, v nadaljevanju ERP) in implementirane kot rešitve po naročilu, manjši delež pa tudi kot samostojni izdelki. Kljub temu pa podjetja še vedno ohranjajo lastno izdelavo in vzdrževanje aplikacij nadzornih plošč. V menedžerskih informacijskih sistemih je nadzorna plošča uporabniški vmesnik vodstvenih informacijskih sistemov, ki naj bi bil podobno kot avtomobilska armaturna plošča oblikovan tako, da je čim bolj enostaven za uporabo. Združuje vse pomembne informacije in nudi uporabnikom hiter dostop do informacij. Grafično lahko uporabnik vidi procese na visoki ravni in jih nato razčleni v podatke na nižji ravni. Ta raven podrobnosti je zakopana globoko znotraj podatkov podjetja in običajno ni na voljo vodilnim menedžerjem. Nadzorna plošča je intranet za izbrano skupino uporabnikov. Ti uporabniki so običajno vodilni menedžerji in direktorji, ljudje, ki so glavni odločevalci v podjetju. Vendar pa niso vse nove nadzorne plošče namenjene samo vodilnim menedžerjem. Ker so organizacije primorane biti vse bolj odzivne in s tem bolj konkurenčne, so nadzorne plošče zdaj izdelane za menedžerje vseh ravni. To odraža zavedanje podjetij, da jim hitrejše in bolj informirano odločanje pomaga uspeti na trgu. Tako so odločitve menedžerjev bolj informirane in s tem utemeljene, zaradi hitrejšega dostopa do podatkov pa tudi hitrejše. 1 Danes na trgu prevladujejo trije glavni tipi nadzornih plošč: samostojne programske aplikacije, spletne aplikacije in namizne aplikacije, poimenovane tudi namizni pripomočki. Namenske nadzorne plošče lahko spremljajo vse korporativne funkcije: kadri, zaposlovanje, prodaja, varnost, informacijska tehnologija, proizvodnja, upravljanje projektov, upravljanje odnosov s strankami itd. Uspeh nadzornih plošč je pogosto odvisen od merilnikov, ki jih spremljajo. Prednosti uporabe nadzornih plošč so: vizualna predstavitev merjenja uspešnosti, možnost razpoznave negativnih trendov, možnost proizvajanja natančnih poročil, ki kažejo nove trende, zagotavljajo hitrejše, bolj informirane in učinkovite odločitve glede na zbrane podatke, usklajujejo strategije in organizacijske cilje, prihranijo čas, porabljen za izdelavo številnih poročil in povzetkov, omogočajo takojšen popolni pregled nad vsemi sistemi. Problematika, ki jo obravnavamo v magistrski nalogi, se nanaša na pravilno izdelavo nadzorne plošče, ustrezen prikaz pravih informacij in uporabo nadzornih plošč v praksi. Namen naloge je predstaviti nadzorne plošče kot uporabniške vmesnike v menedžerskih informacijskih sistemih, predstaviti načine in možnosti vizualizacije informacij v nadzornih ploščah ter predstaviti pravila in zakonitosti dobrega oblikovanja nadzornih plošč. Na kratko bomo predstavili uporabniške vmesnike oziroma grafične uporabniške vmesnike, kar nadzorne plošče pravzaprav tudi so. Menedžerji vidijo samo uporabniški vmesnik informacijskega sistema, ne poznajo ozadja nadzornih plošč, podatkovnih baz in poizvedovalnih mehanizmov, niti s kakšnim orodjem je nadzorna plošča narejena. To jih tudi ne zanima, menedžerji potrebujejo zahtevane informacije prikazano jasno, enostavno, hitro, da lahko učinkovito odločajo in uspešno vodijo podjetje k zastavljenim ciljem. Cilj naloge je oblikovati praktično uporaben primer nadzorne plošče. Izbrati bomo morali primerne kazalnike in vizualne elemente ter nato tudi izdelati konkretno nadzorno ploščo. Predvideni rezultati praktičnega dela naloge bodo pregled in nadzorna plošča ter vpeljava te nadzorne plošče v prakso na delovnem mestu. Za praktični del naloge oziroma izdelavo konkretne nadzorne plošče smo izbrali aplikacijo Microsoft Excel 2007. Zakaj ravno to orodje? Zato ker je eno najbolj razširjenih orodij za 2 izdelavo nadzornih plošč v svetovnem merilu, v podjetju, kjer sem zaposlen, je na voljo na vsakemu računalniku in tako ne predstavlja dodatnega stroška za podjetje, se da z njim izdelati izjemno učinkovite in očem privlačne nadzorne plošče in, nenazadnje, ima z njim narejena nadzorna plošča uporabniški vmesnik, na katerega so uporabniki večinoma že navajeni. Viri za magistrsko nalogo bodo predvsem tuje knjige s področja nadzornih plošč, vizualizacije podatkov, uporabniških vmesnikov, strokovni članki in znanstvene objave, strokovne spletne strani ter lastno znanje, pridobljeno med študijem informatike v sodobni družbi. Za izdelavo konkretne nadzorne plošče bomo uporabili tudi priročnike za orodje Microsoft Excel 2007. Magistrsko nalogo bo poleg uvoda in zaključka sestavljalo še šest poglavij. V drugem poglavju bomo predstavili uporabniški vmesnik in eno od njegovih vrst, grafični uporabniški vmesnik, ki je v obliki nadzorne plošče tudi osrednja tema moje naloge. Predstavili bomo oblikovanje uporabniških vmesnikov na splošno. V tretjem poglavju bomo predstavili menedžerske informacijske sisteme ter podrobneje predstavili vodstvene informacijske sisteme, kamor umeščamo tudi nadzorne plošče. Nato v četrtem poglavju sledijo predstavitev sistema nadzornih plošč, kategorizacija nadzornih plošč, primerjave med nadzornimi ploščami in sistemom kazalnikov, predstavitev ključnih kazalnikov poslovanja, podatkovnih skladišč ter predstavitev poteka procesa izdelave in obvladovanje projekta vpeljave nadzorne plošče od prototipa do proizvodnje. V petem poglavju se bomo dotaknili vizualizacije podatkov in predstavili osnovne elemente vizualizacije podatkov, ki se jih najpogosteje uporablja v nadzornih ploščah. Sledijo priporočila, načela in zakonitosti, ki jih je treba upoštevati, da bi izdelali učinkovito nadzorno ploščo. Sedmo poglavje je rezervirano za praktičen del naloge, predstavitev funkcij v Excelu, predstavitev kazalcev in podatkovnih baz, predstavitev izbranih vizualizacijskih elementov ter zapisan in z zaslonskimi slikami dokumentiran postopek izdelave. Nazadnje bo sledil še zaključek, v katerem bodo podane naše ugotovitve. 3 2 2.1 UPORABNIŠKI VMESNIKI Interakcija človek – računalnik V začetku 80. let minulega stoletja je s prodorom osebnih računalnikov v vsakdanje življenje postala uporabnost računalniških sistemov vse pomembnejša. Z njo so se začeli ukvarjati znanstveniki iz netehničnih disciplin (kognitivni psihologi, antropologi, sociologi, filozofi), s čimer se je razvilo novo interdisciplinarno področje raziskovanja, tako imenovana interakcija človek – računalnik (angl. Human-computer interaction, v nadaljevanju HCI). Interakcija med človekom in računalnikom se je začela že zgodaj, in sicer v drugi polovici prejšnjega stoletja, ko so se pojavili prvi računalniški sistemi. K sožitju med njima so prispevale stalne inovacije na področju informacijsko-komunikacijskih tehnologij. Potrebe po novih tehnologijah, razvoj trga in premik računalniškega sveta iz tedaj izključno poslovnega v zasebni sektor so botrovale naraščajoči odvisnosti ljudi od računalnikov na praktično vseh področjih družbenega življenja. Ljudje ne uporabljamo informacijske tehnologije zaradi tehnologij, temveč zato da nam omogočajo opravljati opravila, ki so pomembna za naše poslovne ali osebne cilje. HCI je disciplina, katere študije se ukvarjajo z načini interakcij ljudi z informacijami in tehnologijami, še posebno v poslovnih, upravljavskih, organizacijskih in kulturnih kontekstih. S hitrim razvojem in z uvedbo informacijskih sistemov, informacijskih in komunikacijskih tehnologij in povezanimi storitvami, ko informacijske tehnologije igrajo osrednjo vlogo na delu in v vsakem delu našega življenja, so postala HCI vprašanja vse bolj pomembna in temeljna. Termin HCI je znotraj MIS koncepta lahko okrajšava za različne fraze, kot so na primer človeško-računalniška interakcija, človeško-računalniški vmesnik, uporabniški vmesnik, človeški dejavniki in individualni pristop k MIS oblikovanju in uporabi. V MIS usmerjena HCI vprašanja so obravnavana že od zgodnjih študij MIS discipline (Zhang in drugi, 2007). Myers, Hollan in Cruz (1996) so navedli, da je HCI študija, kako ljudje oblikujejo, implementirajo in uporabljajo interaktivne računalniške sisteme in kako računalniki vplivajo na posameznike, organizacije in družbo. Preece (1994) je definiral HCI kot 'disciplino oblikovanja, vrednotenja in implementacije interaktivnih računalniških sistemov za človeško 4 uporabo, kot tudi študijo glavnih fenomenov, ki obkrožajo to disciplino'. Olson in Olson (2003) sta definirala HCI kot študijo. kako ljudje upravljajo z računalniško tehnologijo (Zhang in drugi 2004, str. 4-5). Tako kot področje MIS je tudi HCI v osnovi interdisciplinarno področje. Izhaja iz kognitivne, socialne in organizacijske psihologije in drugih socialnih znanosti, kot so na primer sociologija in antropologija ter povezana področja, kot so komunikacije, upravljavske znanosti, računalniška znanosti in ergonomija. MIS in HCI tako črpata iz podobnega nabora referenčnih disciplin in se ukvarjata s podobnimi raziskovalnimi vprašanji. HCI raziskovanje v MIS ima skoraj tako dolgo zgodovino kot področje MIS (Zhang in drugi, 2004). HCI preučuje, kako ljudje upravljajo z računalniško tehnologijo in kako naj bodo računalniški sistemi oblikovani bolj enostavno, bolj praktično in bolj intuitivno. Danes ima HCI precejšno pozornost pri raziskovalcih in je eden bolj pomembnih izzivov v računalniški znanosti in inženirstvu (Fetaji in drugi, 2007). Interakcijski slogi in vmesniki Interakcijski slogi se nanašajo na različne načine komunikacije med človekom in računalnikom. Interakcijski slog je razložen skozi prototipske elemente vmesnika in načine, kako se ti obnašajo, na primer ukazna vrstica, padajoči meni, izpolnjevanje obrazca ali neposredno upravljanje (Tabela 2.1). a) Jeziki z ukazno vrstico (angl. Command line languages) Ta popularna kategorija pokriva interakcijo med ljudmi in računalniki z uporabo programskega jezika s tipkanjem ukazov v računalnik. Nudi sredstva za posredovanje navodil računalniku neposredno z uporabo funkcijskih tipk, enojnih znakov, kratic ali besednih ukazov. Vmesniki ukaznih vrstic so učinkoviti tako, da omogočajo neposreden dostop do sistemskih funkcionalnosti. Vmesniki so lahko združeni tako, da uporabljajo številna orodja hkrati. Interakcije ukaznih vrstic so pomanjkljive, ker so običajno tekstovni ukazi zahtevni za učenje in uporabo, in to privede do povečanega števila napak. Uporabniki si morajo ukaze zapomniti. Vmesniki ukaznih vrstic so bolj primerni za napredne uporabnike, ne začetnike (Fetaji in drugi, 2007). b) Meniji (angl. Menus) Meniji so definirani kot skupek možnosti na zaslonu za izbiro dejanja ali izbiro izmed možnosti za vnos podatkov. Obstajajo trije glavni tipi menijev: padajoči meni (angl. Pull5 down menu), pojavni meni (angl. Pop-up menu) in hierarhični meni (angl. Hierarchical menu). Preece (1994) definira meni kot »skupek možnosti, prikazan na zaslonu, na katerem izbor in izvršitev ene ali več možnosti povzročita spremembo v stanju vmesnika«. Za razliko od ukazno vodenih sistemov imajo meniji to prednost, da si uporabniki ne rabijo zapomniti izbire, ki jo želijo, ampak jo morajo le prepoznati. Menijske možnosti morajo biti logično in pomensko v skupinah, da lahko uporabniki enostavno prepoznajo želeno izbiro. Število napak je zato manjše, čas za izvedbo naloge pa skrajšan, razen v primeru kompleksnih nalog, ko je potrebna izvršitev več operacij in je zahtevana navigacija skozi menije tudi bolj časovno potratna (Fetaji in drugi 2007, str. 317). c) Neposredno upravljanje (angl. Direct manipulation) Vmesniki neposrednega upravljanja so zelo priljubljeni in uspešni, še posebej pri novih uporabnikih, saj vsebujejo načine upravljanja, ki so analogna človeškim veščinam (kazanje, prijemanje, premikanje objektov v prostoru),uporabniki pa imajo tudi dober nadzor nad zaslonom. Vmesniki neposrednega upravljanja predstavljajo skupek objektov na zaslonu in nudijo uporabniku repertoar manipulacij, ki so lahko izvršene nad kateremkoli od njih. Vsako dejanje na vmesniku je izvedeno neposredno in grafično. Prednosti neposrednega upravljanja objektov so: začetniki se lahko hitro naučijo osnovnih funkcionalnosti, napredni uporabniki lahko zelo hitro opravijo širok nabor nalog, sporočila o napaki so redkokdaj potrebna, uporabniki lahko takoj vidijo ali njihova dejanja vodijo k cilju, in če ne, lahko enostavno spremenijo smer dejavnosti (Fetaji in drugi, 2007). d) Izpolnjevanje obrazcev (angl. Form fill-in) Je najbolj enostaven slog interakcije, pri kateri mora uporabnik odgovoriti na vprašanja ali izpolniti številke v stalnem formatu, kot da bi izpolnil obrazec. V tej obliki je edina vrsta uporabniške interakcije zagotavljanje informacije, ki je uporabna za vnos podatkov v aplikacijo. Predloge (angl. Spreadsheets) so tukaj mišljene kot sofisticirane različice izpolnjevanja obrazcev (Fetaji in drugi, 2007). 6 e) Naravni jezik (angl. Natural language) V primeru naravnega jezika se kot slog komunikacije med človekom in računalnikom uporablja tako govorni kot pisni vhod. V primeru govornega vhoda se mora uporabnik naučiti, katere fraze računalnik razume, saj računalnik potrebuje stroga navodila in uporabniki lahko postanejo razočarani, če se od njih pričakuje preveč. Prednost uporabe tega interakcijskega stila vidijo predvsem uporabniki, ki nimajo dostopa do tipkovnice ali pa imajo omejene možnosti uporabe ostalih interakcijskih slogov (Fetaji in drugi, 2007). f) Vprašanje/odgovor in poizvedovalni dialog (angl. Question/answer and query dialogue) Je enostaven mehanizem za zagotavljanje vhodov v aplikacijo v določeni domeni. Uporabniku je ponujen niz vprašanj (v glavnem z da/ne odgovori ali pa so izbirnega tipa) in je po korakih voden skozi interakcijo. Ti vmesniki so enostavni za učenje in uporabo, vendar so omejeni v funkcionalnosti in moči. Po drugi strani pa so poizvedovalni jeziki uporabljeni za izdelavo poizvedb za priklic informacij iz podatkovne baze (Fetaji in drugi, 2007). g) Vmesnik WIMP (angl. WIMP interface) Kratica WIMP pomeni okna, ikone, meniji in kazalec (včasih tudi okna, ikone, miška in padajoči meniji). Ti vmesniki so verjetno najbolj popularni in najbolj vplivni za interaktivna okolja. Okna so področja zaslona, ki se obnašajo, kot da bi bili neodvisni terminali. Ikona je majhna slika, uporabljena za predstavljanje zaprtega okna, datoteke ali katerega koli drugega objekta. Kazalec je pomembna komponenta vmesnika WIMP, ker predstavlja kazanje, klikanje, pritiskanje, vlečenje in izbiro objektov na zaslonu. Druga orodja oblikovanja računalniškega vmesnika so meniji, pogovorna okna, potrditvena okna, itd. Ta orodja z uporabo vizualizacijskih metod in računalniških grafik nudijo bolj dostopen vmesnik kot vmesniki z ukaznimi vrsticami. Prednosti vmesnikov WIMP so splošna uporabnost in zagotavljanje takojšnjih povratnih informacij (Fetaji in drugi, 2007). Ljudje so zelo naklonjeni slikam in vizualnim informacijam, ki lahko povedo več informacij hitreje in učinkoviteje kot katera koli druga metoda, saj kot pravi tudi splošno znani rek, slika pove več kot 1000 besed. 7 h) Virtualna resničnost (angl. Virtual reality) Virtualna okolja in virtualne resničnosti dajejo občutek neposredne fizične prisotnosti, senzorične pokazatelje v treh dimenzijah in naravno obliko interakcije (Fetaji in drugi, 2007). Poleg teh slogov so se pojavili novi interakcijski slogi: govorni vhod/izhod, vhod na osnovi računalniškega vida (kretnje), povratna sila in otip, bio-fizični signali (skener mrežnice) itd. (Fetaji in drugi, 2007). Tabela 2.1: Prednosti in slabosti različnih HCI vmesnikov Tip vmesnika Ukazna vrstica Meniji Prednosti Hiter in zmogljiv za izkušene uporabnike Uporabniško nadzorovana interakcija Minimalna količina tipkanja Lahko je uporabljen skupaj z drugimi uporabniškimi vmesniki Uporabniki si ne rabijo zapomniti kompleksnih ukazov Strukturirana navigacija v korist začetnikom in občasnim uporabnikom Lahko skrajša čas učenja uporabnikov Podpira prepoznavni spomin Naravni jezik Vizualna predstavitev konceptov nalog Omogoča enostavno učenje Spodbuja raziskovanje Razrešuje bremena učenja posebnih sintaks Izpolnjevanje form Poenostavi vnos podatkov Minimalno usposabljanje Neposredno upravljanje Slabosti Potrebuje uporabniško znanje sistema in aplikacij Zanaša se na priklic ukazov in sintaks iz spomina Težko se ga je naučiti Nagnjen k napakam Ni primerno za nekatere uporabnike in naloge Uporabniki so prisiljeni iti skozi veliko stopenj menijev Uporabniki se lahko izgubijo v hierarhiji menijev Imena in termini menijev za uporabnike nimajo vedno pomena Implementacija je lahko težavna Potrebuje grafični zaslon in kazalno napravo Potrebuje pojasnjevanje Več pritiskov na tipko Nepredvidljiv Zavzame veliko površino zaslona Vir: prirejeno po Bechhofer (2010, str. 14-16) Vhodni in izhodni elementi vmesnika Standardne vhodne enote (angl. Input) v uporabi pri ukazno baziranih interakcijah so tipkovnica, miška in vizualni prikazovalnik, igralna palica itd. S pojavom novih strojnih tehnologij postanejo uporabne nove vhodne enote: kamere, haptični senzorji, elektronske table, mikrofoni itd. Nove vhodne tehnologije za komunikacijo in upravljanje z večdimenzionalnimi podatki so prepoznava govora, prepoznava kretenj in spremljanje oči. Izhodne naprave (angl. Output) so standardni računalniški namizni zaslon, na glavo nameščeni zasloni (angl. Head-mounted), avto-stereoskopski zasloni, tridimenzionalni zasloni, zasloni na dotik itd. (Fetaji in drugi, 2007). 8 HCI pristopi k oblikovanju učinkovitega vmesnika Simpson (1985): definirajte uporabnike, predvidevajte okolje, v katerem bo aplikacija uporabljena, dajte nadzor operaterjem, minimalizirajte operaterjevo delo, ohranite aplikacijo enostavno, bodite konsistentni, dajte operaterju primerno povratno informacijo (Fetaji in drugi 2007, str. 320). Shneiderman (1992): prizadevajte si za konsistentnost, omogočite pogostim uporabnikom uporabo bližnjic, nudite informativno povratno informacijo, oblikovanje pogovornih oken, ki bo prineslo zaključke, omogočite enostavno reševanje napak, dovolite enostavno razveljavitev dejanj, zmanjšajte obremenitve kratkoročnega spomina (Fetaji in drugi 2007, str. 320). Dumas (1999): nadzor naj bo v rokah uporabnika, upoštevaj uporabnikovo raven znanja, bodi konsistenten v tekstu, formatih in procedurah, zagotovi spletno dokumentacijo za pomoč uporabnikom za lažje razumevanje, kako operirati z aplikacijo in kako si pomagati ob napakah, sledi principom dobrega grafičnega oblikovanja izgleda informacij na zaslonu (Fetaji in drugi 2007, str. 321). Vsi trije avtorji podajajo precej podobna si navodila za izdelavo uporabnega uporabniškega vmesnika. Ključno je, da smo pri izdelavi konsistentni,da je vmesnik enostaven in omogoča tudi enostavno odpravljanje napak, da ne zahteva veliko pomnenja, da daje uporabniku nadzor in, nenazadnje, da zagotavlja uporabniku informativne povratne informacije. Da bi lahko oblikovali učinkovito interakcijo med človekom in računalnikom, moramo izbrati primeren tip vmesnika in interakcijskega sloga, ki ustreza tipu uporabnikov, za katerega je 9 oblikovan, upoštevati pa moramo sledeče: preučiti moramo prednosti in slabosti interakcijskih slogov in tipov vmesnikov, ki najbolj podpirajo dejavnosti in sloge uporabnikov, za katere je sistem namenjen; izbrati moramo tip vmesnika in interakcijskih slogov, ki najbolj podpirajo sistemske cilje; izbrati moramo interakcijske sloge, ki so skladni z uporabniškimi lastnostmi in ki podpirajo uporabniške potrebe,ter moramo definirati uporabniške tipe (strokovnjaki, napredni, začetniki), za katere je sistem oblikovan. Z vključitvijo principov oblikovanja HCI lahko zagotovimo ustreznejše oblikovanje izgleda zaslona, organizacijo menijev ali uporabo barv skladno z lastnostmi uporabnikov. Priporočljiva je uporaba podobnih HCI oblikovalskih principov za podobne aplikacijske rešitve (Fetaji in drugi, 2007). 2.2 Predstavitev uporabniških vmesnikov Ključno vrzel med računalnikom in uporabnikom predstavlja uporabniški vmesnik (angl. User interface, v nadaljevanju UI). Je način in oblika izmenjave informacij med človekom in računalnikom. Bonsiepe (1999) definira uporabniški vmesnik kot »sredstvo in način, prek katerega in s katerim ljudje in računalniki komunicirajo med sabo in predstavlja celosten sistem komunikacije med računalnikom in človekom (uporabnikom): z ene strani posreduje uporabniške informacije, z druge pa prejema informacije od uporabnika« (Kragelj 2002, str. 7) Uporabniški vmesnik v odnosu med človekom in računalnikom predstavlja neposreden interakcijski stik med njima, kar predstavlja ključno vlogo pri komuniciranju in tudi uporabnosti računalniškega informacijsko-komunikacijskega sistema. Lastnost vmesnika, ki je najbolj v ospredju, ko govorimo o njegovi kakovosti, je enostavnost uporabe. Pravilnih načinov oziroma smernic, na podlagi katerih bi izdelali tak vmesnik, ni. Ni enotnega razumevanja, kakšen mora biti postopek, kakšne lastnosti, kaj vse potrebuje vmesnik, da bo enostaven za uporabo. Univerzalnega, edinega pravilnega in enotnega načina za izdelavo takšnega vmesnika ni zaradi načina posameznikove interakcije z računalnikom, ki je odločilno determiniran z njegovim modelom dojemanja sveta in računalnika. 10 Iskanje ustreznega načina za oblikovanje uporabniku prijaznega uporabniškega vmesnika in s tem uspešne interakcije med uporabnikom in računalnikom predstavlja izziv in vzajemno sodelovanje vseh znanstvenih disciplin, ki se srečujejo na področju HCI. Uporabniški vmesnik mora glede na načela HCI zadoščati zahtevam uporabnosti in enostavnosti uporabe. Tako grafični vmesnik kot operacijski sistem morata za dosego visoke stopnje uporabnosti slediti smernicam HCI. Lastnosti dobrih uporabniških vmesnikov so: kompleksnost;uporabnik lahko izrazi vse ukaze; skladnost;v podobnih situacijah se uporabljajo podobna zaporedja akcij; učinkovitost;hitra izvedba s čim manj možnimi napakami (možnost definiranja bližnjic); razširljivost;dodajanje novih pojmov s pomočjo obstoječih; odzivnost;računalnik se ustrezno odzove na uporabnikov ukaz; možnost popravljanja napak;obrnljivost akcij, odkrivanje napak; nudenje pomoči;enostavna sporočila na zaslonu, na zahtevo daljša razlaga, predvsem o sintaksi vhodnih ukazov (Peer, 2011). Načini interakcije z računalnikom Obstajajo štirje primarni načini interakcije človeka z računalnikom (Tabela 2.2.). a) Ukazni jezik (angl. Command language) Pogostim uporabnikom ukazni jezik zagotavlja močan občutek nadzora. Uporabniki se naučijo sintakse in lahko hitro izrazijo kompleksne možnosti. Vendar pa so napake pogoste in usposabljanje je nujno. Ta interakcijski stil je najbolj primeren za strokovne pogoste uporabnike. Močna prednost tega stila je enostavno vodenje zgodovine in preprosta izdelava makrov (Shneiderman in Plaisant, 2004). Zahtevana strojna oprema sta tipkovnica in zaslon. Način dela je, da uporabnik tipka vse ukaze. Prednosti tega načina interakcije so: hitrost (pomembna za pogoste uporabnike), fleksibilnost (možnost tvorjenja makro ukazov) in nezahtevnost glede strojne in programske opreme. Slabosti pa so: dolgotrajno usposabljanje in veliko pomnjenja ter posledično hitro pozabljanje ukazov. Taka primera sta operacijska sistema DOS in Unix (Peer, 2011). 11 b) Izpolnjevanje formularjev (angl. Form fill-in) Ta stil je primeren, ko je zahtevan vnos podatkov. Uporabniki vidijo prikaz sorodnih polj, premikajo kazalec med polji in vnašajo podatke, kjer je treba. Pri tem interakcijskem stilu morajo uporabniki razumeti oznake polj, poznati dovoljene vrednosti in metode vnosa podatkov ter biti sposobni odzvati se na sporočila o napaki. Ker je potrebnega nekaj usposabljanja, je ta interakcijski stil najbolj primeren za usposobljene občasne uporabnike in pogoste uporabnike (Shneiderman in Plaisant, 2004). Potrebna strojna oprema sta tipkovnica in zaslon. Način dela je, da uporabnik s tipkanjem vnaša podatke v vnaprej pripravljena polja. Med polji se premika s pomočjo tipke enter, tab ali smernimi tipkami. Prednosti so: poenostavljen vnos podatkov, posnemanje formularja na papirju in kratkotrajno šolanje. Slabosti: namenjeno specifični, ponavljajoči se nalogi (na primer kadrovska evidenca) in požrešnost glede zaslonskega prostora (Peer, 2011). c) Izbira prek menijev (angl. Menu selection) Uporabniki berejo seznam predmetov, izberejo najprimernejšega njihovemu opravilu in opazujejo učinek. Če sta terminologija in pomen predmetov razumljiva in ločena, lahko uporabniki izpolnijo opravila z malo učenja in pomnjenja, in to v par dejanjih. Največja korist je v tem, da obstaja jasna struktura odločanja, saj so vse možnosti predstavljene naenkrat. Ta interakcijski stil je primeren predvsem za novince in občasne uporabnike, pogojno tudi za pogoste uporabnike, če so prikazovalni in izbirni mehanizmi hitri. Oblikovalec za menijsko-izbirni sistem potrebuje previdno analizo opravil, da zagotovi, da so vse funkcije podprte in da je terminologija previdno izbrana in konsistentno uporabljena (Shneiderman in Plaisant, 2004). Zahtevana oprema so tipkovnica, zaslon in miška. Način dela je, da uporabnik s pomočjo miške ali tipk izbira med ponujenimi ukazi. Prednosti sta kratkotrajno šolanje (namesto pomnjenja ukazov je potrebno le njihovo prepoznavanje) in strukturirano (hierarhično) odločanje. Slabosti pa, da zavzame veliko zaslonskega prostora in včasih oteži izbiro zaradi prevelikega števila ukazov (zato uporabimo izvlečne in dvižne menije) ter upočasnjuje izkušene uporabnike. Primeri so: bančni avtomati, mobilni telefoni (Peer, 2011). 12 d) Neposredna manipulacija (angl. Direct manipulation) Vnos ukazov s tipkovnico in menijske izbire so zamenjane z uporabo kazalnih naprav (miška) za izbor izmed vidnih skupkov predmetov in dejanj (na primer igre). Neposredna manipulacija je privlačna za novince, občasni uporabniki se jo enostavno zapomnijo in je lahko ob skrbno načrtovanem oblikovanju hitra za pogoste uporabnike (Shneiderman in Plaisant, 2004). Zahtevana oprema so: tipkovnica, zaslon (stereo očala, čelada za virtualno resničnost), miška oziroma podatkovna rokavica. Način dela je, da uporabnik s pomočjo miške ali drugih interaktivnih vmesnikov izbira objekte na zaslonu (ali v virtualnem prostoru) in z njimi upravlja. Vizualno je treba predstaviti vse objekte. Okolja, v katera so objekti postavljeni, imenujemo namizje in okna, datoteke, imeniki in posamezni programi pa so na namizju predstavljeni z ikonami. Prednosti so: hitro učenje, uporabnik neposredno vidi, ali akcije vodijo k cilju, in da si uporabnik pridobi samozaupanje in nadzor. Slabosti: zahtevno programiranje, potrebna zmogljiva strojna oprema in dejstvo, da vseh nalog ne moremo opisati s konkretnimi objekti in neposredno akcijo. Primeri: Xerox Star, Apple Macintosh, Microsoft Windows, video igre (Peer, 2011). Tabela 2.2: Prednosti in slabosti primarnih interakcijskih stilov Neposredna manipulacija Izbor v meniju Izpolnjevanje polj Ukazni jezik Prednosti Vizualno prikaže koncept opravil Omogoča enostavno učenje Omogoča izogibanje napakam Spodbuja raziskovanje Nudi veliko subjektivnega zadovoljstva Skrajša učenje Zmanjša število pritiskov na tipke Strukturira odločanje Dovoljuje uporabo orodij za upravljanje s pogovornimi okni Omogoča enostavno podporo za rokovanje z napakami Poenostavi vnos podatkov Potrebuje zmerno usposabljanje Omogoča priročno pomoč Dovoljuje uporabo orodij za upravljanje polj Je fleksibilen Je zanimiv za strokovnjake Podpira uporabniško iniciativo Dovoljuje priročno ustvarjanje uporabniško definiranih makrov Vir: prirejeno po Shneiderman in Plaisant (2004, str. 72) 13 Slabosti Je težaven za programiranje Potrebuje grafični zaslon in kazalno napravo Predstavlja nevarnost številnih menijev Lahko upočasni pogoste uporabnike Porabi veliko prostora na zaslonu Potrebuje hitro prikazovanje Porabi veliko prostora na zaslonu Slabo rokuje z napakami Zahteva veliko usposabljanja in pomnjenja Grafični uporabniški vmesnik 2.3 Grafični uporabniški vmesnik (angl. Graphical user interface, v nadaljevanju GUI, je postopek vzajemnega delovanja z računalnikom s pomočjo podob neposrednega upravljanja grafičnih slik in elementov (angl. Widgets) s tekstom (Grafični uporabniški vmesnik, 2012). GUI so največkrat povezani z operacijskim sistemom, ni pa nujno. Nastali so kot nadgradnja operacijskih sistemov, dandanes pa so večinoma vanje kar neločljivo vgrajeni. Svoj grafični vmesnik ima lahko tudi vsak posamezen program;sprva so ga nekateri tudi imeli, a za uporabnike je seveda zelo koristno, če vsi programi uporabljajo enakega, pa tudi programerjem to močno olajša delo. GUI je aplikativno usmerjeni uporabniški vmesnik. Je grafična predstavitev in interakcija s programi, podatki in objekti na računalniškem zaslonu. Lastnosti GUI: zaslon z visoko resolucijo in pripravo za kazanje tekst in grafika sta prikazana tako kot natisnjena sledi interaktivni paradigmi objekt – akcija ikone in objekti (okna) so prikazani vizualno omogoča neposredno manipulacijo ikon in objektov (oken) vsebuje menije in dialoge za komunikacijo rezultati akcij so vizualni obstaja grafični prikaz sistemskih in uporabniških akcij in načinov (meniji, palete) omogoča spremembo lastnosti vmesnika in interakcij omogoča vhod prek tipkovnice, grafičnih gradnikov in drugih naprav Stili manipulacije v GUI GUI je primarni mehanizem, ki omogoča uporabniku interakcijo z zbirko elementov, imenovanih zaslonski objekti, ki so vidni uporabniku in jih uporablja za opravljanje nalog. Z namenom izpolnitve naloge uporabnik izvede različne tipe operacij na objektih. Operacije so izvedene z uporabo enega od teh tipov manipulacije v GUI: neposredno in posredno. Termin neposredna manipulacija je prvič uporabil Shneiderman leta 1982, s katerim je opisal poseben stil človekove interakcije z zaslonom. Neposredna manipulacija prikazuje sistem kot podaljšek realnega sveta, v katerem lahko uporabniki povezujejo na objekte in 14 ikone, ki jih povezujejo s simboli iz realnega sveta. Neposredna manipulacija omogoča uporabnikom, da dostopajo do teh simbolov ter jih spreminjajo in uporabljajo za aktiviranje opravil. Izbor ikone za izvedbo opravila, kot na primer klik na ikono »shrani« v programu za obdelavo teksta, je primer neposredne manipulacije. Neposredna manipulacija se nanaša na koncept »kar vidiš, je to, kar dobiš« (angl. What you see is what you get), in zato mora biti rezultat takojšen odziv oziroma posledični dogodek (Langer 2008, str. 158). Elementi GUI (neposredna manipulacija) so naslednji: namizje, okna (imenik ali področje izvajanja programa), meniji (izvlečni, dvižni, kontekstni), ikone (programi, datoteke, mape), drsniki za določanje izreza in drugi nadzori, ki omogočajo premikanje in spreminjanje velikosti oken, miškin kazalec, ki omogoča klik, dvojni klik, izbiro in premik, animacije. Na drugi strani pa posredna manipulacija predstavlja opravilo, ki učinkovito opravi drugo opravilo. Ko izbor ikone ponudi seznam drugih izborov, lahko to upoštevamo kot neposredno metodo za opravljanje tistega, kar je želeno. Posredno manipulacijo lahko razumemo kot enostaven način za izbor alternativne neposredne manipulacije. Večina GUI oblikovanj uporablja kombinacijo obeh metod manipulacije (Langer, 2008). Prednosti in slabosti GUI Na splošno rečeno, GUI predstavlja poenostavljen vmesnik, ki: zmanjša potrebo uporabnikov po pomnjenju, kako aplikacija deluje, izboljšuje človekovo sposobnost obdelave informacij skozi računalniški vmesnik in skrajša čas učenja,ki je potreben za obvladanje računalniške aplikacije. Prednosti oziroma načinov, kako GUI sistemi pomagajo uporabnikom, je mnogo. Simbole se hitreje prepozna kot tekst, ker so zaradi svojih oblik in barv lažje razvrščeni. Simbole se je lažje naučiti. Grafična, slikovna predstavitev pomaga pri učenju. Vizualne ali prostorske predstavitve informacij je lažje ohraniti in z njimi manipulirati. Večja preprostost grafik olajša pomnjenje. 15 Dejanja in vizualne sposobnosti so se v ljudeh razvili pred jeziki. Ljudje imamo zmogljiv slikovni spomin. Prostorska razmerja se običajno hitreje razume kot verbalne predstavitve. Konkretno razmišljanje je okrepljeno,ko so objekti neposredno prikazani v domeni opravil na visoki ravni. Abstraktno razmišljanje pojenja. Konkretno razmišljanje zmanjša napake. Takojšna povratna informacija razvije hitrejše reflekse. Možnost povrnitve neželenega dejanja poveča uporabniški nadzor, zaupanje in obvladovanje sistema. Ikone so bolj univerzalne kot tekst in so v svetovnem merilu lažje razumljive. Premik iz ukaznega jezika v neposredno manipulacijo je relativno enostaven. Obratno pa ne (Langer, 2008). Nekateri uporabniki v določenih primerih težje delajo v GUI, zlasti to velja v povezavi z aplikacijami, ki potrebujejo samo enostaven vnos podatkov. Nadalje, bolj ko postajajo grafični sistemi sofisticirani, postajajo hkrati tudi vse bolj kompleksni. Seznam GUI slabosti je sledeč. Kompleksnost oblikovanja. Ko se uporabnik prvič sreča z vmesnikom v aplikaciji, zaporedje potrebnih korakov ni vedno intuitivno. Pomanjkanje temeljito raziskanih navodil. Povečana GUI kompleksnost sprosti preveč spremenljivk, ki morajo biti nadzorovane, da bi vzpostavili smiselno vzročnoposledične povezave. Zaradi pravnih ovir, avtorskih pravic in pritiskov za razlikovanje izdelkov pride do nekonsistentnost v tehniki in terminologiji. Delovna domena je vedno v sedanjosti. Običajno ikone nimajo minulega ali prihodnjega časa. Ko uporabnik klikne na gumb, se takoj izvede akcija. Vendar pa ni razloga, da ne bi bile implementirane možnosti za zakasnitev. Predstavitve s simboli niso tako poznane kot besede in številke. Lahko obstaja omejitev človeške sposobnosti, da se sooči z bolj kompleksnim vmesnikom. GUI vmesniki počasneje delujejo kot znakovno temelječe aplikacije. Simboli ne morejo biti jasno izdelani po vseh različnih strojnih tehnologijah. Nekateri niso enako berljivi oziroma prepoznavni. 16 Neučinkovit za strojepisce. Premik miške je počasnejše gibanje kot tipkanje. Zaslon lahko prehitro postane zatrpan, neurejen. Potrebuje več računalniške procesorske moči (Langer, 2008). Ne glede na relativne pluse in minuse GUI je realnost takšna, da jih današnji sistemi vse bolj potrebujejo, spletne aplikacije pa zahtevajo. Različni stili vmesnikov imajo različne zmožnosti. Nekateri koncepti in opravila so bolj primerni kot drugi za čisto grafično predstavitev. Uspeh grafičnega sistema je odvisen tako od sposobnosti njegovega oblikovalca v sledenju uveljavljenim načelom uporabnosti, kot tudi od vključitve uporabnikov in uporabniških testiranj v projekt oblikovanja. 2.4 Oblikovanje uporabniških vmesnikov Trije stebri, opisani v tem poglavju, lahko pomagajo arhitektom uporabniških vmesnikov, da iz dobrih idej izdelajo uspešne sisteme. I. Smernice in procesi V zgodnjem oblikovalskem procesu bi moral UI arhitekt izdelati niz delovnih smernic. Apple in Microsoft Windows smernice za izdelavo aplikacij nudijo dobro izhodiščno točko za mnoge oblikovalce ter tako zagotavljajo harmonijo in oblikovanje skozi celotno paleto proizvodov. Vsak projekt ima drugačne potrebe, potrebno pa je upoštevati smernice za: besede, ikone in grafike (terminologija, nabor znakov, pisava, velikost pisave in stili, ikone, gumbi, črte, barve, ozadja...); postavitev zaslona (izbor menijev, polnjenje obrazcev, povratna informacija, obvestila o napakah, robovi, vnos podatkov, glava/noga...); vhodne in izhodne naprave (tipkovnica, miška, ekran, glasovna povratna informacija, vnos na dotik, odzivni časi za različna opravila, alternative za uporabnike s posebnimi potrebami...); zaporedja dejanj (neposredna manipulacija s klikanjem, z vlečenjem, s spuščanjem in z drugimi dejanji, bližnjice in funkcijske tipke za programiranje, obvladovanje napak in postopki obnavljanja); usposabljanje (spletna pomoč in vodiči, učno gradivo) (Shneiderman in Plaisant, 2004). 17 Izdelava smernic bi moral biti socialni proces znotraj organizacije za pridobivanje opaznosti in podpore projektu. Sporne smernice bi morali pregledati sodelavci in jih empirično testirati. Vzpostavljene bi morale biti procedure za distribucijo smernic, zagotavljanje uveljavitve smernic, dovoljevanje izjem in izboljšav. Smernice morajo biti živi dokumenti, ki so prilagojeni spremenljivim potrebam in izpopolnjeni skozi izkušnje. Izdelava smernic na začetku implementacije projekta osredotoči pozornost na oblikovanje vmesnika in nudi priložnost za razpravo o spornih vprašanjih. Ko oblikovalska skupina sprejme smernice se proces izvajanja nadaljuje hitro in z redkimi spremembami oblikovanja (Shneiderman in Plaisant, 2004). II. Programska orodja za uporabniške vmesnike Ena izmed težav pri oblikovanju interaktivnih sistemov je ta, da kupci oziroma uporabniki pravzaprav nimajo jasne ideje, kako si želijo, da bi vmesnik izgledal, ko bo nared. Težko, drago in časovno potratno je delati velike spremembe v sistemu enkrat, ko so sistemi že implementirani. Na tem mestu bi omenil Rossovo pravilo 1-10-100, pri katerem ena denarna enota, porabljena pri preventivi, prihrani deset enot pri popravku in sto enot stroška v primeru odpovedi oziroma neuspeha sistema (Ross, 2009). Čeprav ta problem nima popolne rešitve, se lahko izogne bolj resnim težavam, tako da se v zgodnji stopnji oblikovanja strankam in uporabnikom ponudi realističen občutek, kako bo izgledal končni sistem. Tiskana verzija predlaganih prikazov je v pomoč pri pilotnih testih, vendar pa je zaslon z aktivno tipkovnico in miško bolj realističen. Prototip menija ima lahko aktivni samo eno ali dve izbiri od vseh tisoč zamišljenih za končni sistem, v primeru obrazca za vnos podatkov pa samo nakazana polja za vnos. Prototipi so lahko izdelani s preprostimi risarskimi orodji in orodji za obdelavo teksta, vendar so pogosto uporabljena napredna okolja za grafično oblikovanje, kot so na primer Macromedia Director in Flash ter Axure. Razvojna okolja, kot sta na primer Microsoft Visual Basic in C++, so enostavna za začetek in imajo tudi bogat set zmogljivih orodij. Bolj sofisticirana orodja kot na primer Sun Java nudijo razvoj na različnih platformah in različne storitve (Shneiderman in Plaisant, 2004). III. Strokovni pregledi in uporabnostno testiranje Priporočljivo je, da izdelovalci vmesnikov izvedejo več majhnih in nekaj velikih pilotnih testov komponent, preden ga sprostijo kupcu. Kot dodatek različnim metodam strokovnih pregledov so pomembna tudi uporabniška testiranja, ankete in avtomatizirana analizna orodja. 18 Postopki se spreminjajo glede na cilje uporabnostne študije, števila predvidenih uporabnikov, nevarnosti napak in stopnje uspešnosti naložbe (Shneiderman in Plaisant, 2004). Mnogo projektov oblikovanja programske opreme ne uspe doseči ciljev. Večina težave leži na slabi komunikaciji med oblikovalsko skupino (oblikovalci, produktni vodje, sistemski arhitekti) aplikacij in njihovimi poslovnimi strankami oziroma uporabniki. Uspešni oblikovalci se trudijo razumeti poslovne potrebe in poizkušajo iz tehnično nepodkovanih poslovnih vodij izvleči čimbolj natančne uporabniške zahteve. Glede na to, da poslovnim vodjem dostikrat primanjkuje tehničnega znanja, da bi razumeli predloge oblikovalcev, je nujen dialog za zmanjšanje zmedenosti glede organizacijskih posledic oblikovalskih odločitev. Uspešna oblikovalska skupina se zaveda, da pozornost k uporabniško usmerjenim oblikovalskim težavam v zgodnji fazi oblikovanja izdelka dramatično zmanjšuje tako čas kot stroške oblikovanja. Uporabniško usmerjeno oblikovanje vodi k sistemom, ki proizvedejo manj problemov v času oblikovanja in imajo nižje stroške vzdrževanja skozi življenjsko dobo aplikacije. Lažje se jih nauči, delujejo hitreje, bistveno zmanjšajo uporabniške napake in spodbujajo uporabnike, da raziskujejo zmožnosti aplikacije, ki so prek minimalno potrebnih za opravljanje dela (Shneiderman in Plaisant, 2004). 2.4.1 Smernice Že od prvih dni so oblikovalci vmesnikov poskušali zapisati smernice, da bi evidentirali njihove poglede in usmerjali prizadevanja bodočih oblikovalcev. Zgodnjim smernicam Appla in Microsofta, ki so imele velik vpliv na oblikovalce uporabniških vmesnikov, je sledilo ducat priročnikov za spletne aplikacije in nekaj za novejše mobilne naprave. Priročniki pomagajo z oblikovanjem skupnega jezika in spodbujanjem konsistentnosti med mnogimi oblikovalci v terminologiji, izgledu in zaporedju opravil. Vsebujejo zapise najboljših praks iz praktičnih izkušenj in empiričnih raziskav z ustreznimi primeri in protiprimeri (Shneiderman in Plaisant, 2004). Krmarjenje po vmesniku Ker je lahko navigacija za mnoge uporabnike težavna, je lahko zagotavljanje jasnih pravil v veliko pomoč. 19 Standardizirajte zaporedje opravil. Dovolite uporabnikom, da izvajajo opravila v enakem zaporedju in načinu v podobnih pogojih. Zagotovite, da so vgrajene povezave opisne. Ko se uporablja vgrajene povezave (angl. Embedded link),mora tekst povezave natančno opisati cilj povezave. Uporabite edinstvene in opisne naslove. Uporabite naslove, ki so različni od drugih in konceptualno povezani z vsebino, ki jo opisujejo. Uporabite potrditvena polja za binarne izbire. Omogočite potrditveno polje za izbire med dvema nedvomno različnima postavkama, kot na primer da ali ne. Oblikujte strani, ki se bodo pravilno natisnile. Če bodo uporabniki tiskali eno ali več strani, oblikuj širine strani, da se bodo te pravilno natisnile. Uporabite sličice za predogled večjih slik. Kadar ni obvezno gledanje slik v polni velikosti, najprej ponudite sličico slike (Shneiderman in Plaisant, 2004). Organizacija zaslona Oblikovanje zaslona je obsežna tema z obilico posebnih primerov. Med temeljne smernice za prikaz podatkov lahko štejemo naslednje.. Skladnost prikaza podatkov. Med postopkom oblikovanja bi morali biti terminologija, kratice, formati, barve, velike začetnice in drugo standardizirano in nadzorovano z uporabo pisanega ali računalniško vodenega slovarja teh elementov. Učinkovita asimilacija informacij uporabnika. Oblika bi morala biti uporabnikom znana in bi morala biti v skladu z opravili, ki jih je treba izvesti s podatki. To se zagotovi s pravili za urejanje stolpcev podatkov: levo poravnavo za alfa-numerične podatke, desna poravnava za cela števila, poravnava decimalnih točk, pravilni razmik, uporaba razumljivih oznak in ustreznih merskih enot in števila decimalnih mest. Minimalna obremenitev spomina uporabnika. Uporabnik naj si ne rabi zapomniti informacij z ene strani za uporabo na drugi. Opravila bi morala biti urejena tako, da do dokončanja pride v par dejanjih, kar zmanjša možnosti, da se pozabi izvesti določen korak. Kompatibilnost prikaza podatkov z vnosom podatkov. Format prikazanih informacij bi moral biti jasno povezan s formatom vnosa podatkov. Kjer je možno in ustrezno, naj bi izhodna polja delovala kot vnosna polja, ki jih je mogoče urejati. Fleksibilnost za uporabniški nadzor prikaza podatkov. Uporabniki bi morali dobiti informacije iz zaslona v formatu, ki je najbolj prikladen za opravila, na katerih delajo. 20 Ta kompakten skupek smernic je uporabno izhodišče, vendar pa vsak projekt potrebuje razširitev teh v aplikaciji specifičnih in strojno odvisnih standardov in praks (Shneiderman in Plaisant, 2004). Pridobitev uporabnikove pozornosti Ker je uporabniku predstavljenih veliko informacij naenkrat, morajo biti posebni dogodki ali časovno odvisne informacije prikazane tako, da pritegnejo uporabnikovo pozornost. Naslednje smernice predstavljajo nekaj tehnik za pridobitev uporabnikove pozornosti. Intenzivnost.Za izbire uporabi samo nekaj stopenj z omejeno uporabo visoke intenzivnosti za opozarjanje. Označevanje. Podčrtaj izbiro, zapri jo v okno, pokaži nanjo s puščico ali uporabi indikator, kot so na primer zvezdica, točka, črtica, plus ali X. Velikost. Uporabi do štiri različne velikosti izbir, z večjimi velikostmi pritegni več pozornosti. Izbira pisave. Uporabi do tri različne možnosti. Inverzni video. Uporabi inverzne barve. Utripanje. Previdno uporabi utripajoče prikaze (2–4Hz) ali utripajoče barve na omejenem območju. Barve. Uporabi do štiri standardne barve z dodatnimi barvami, rezerviranimi za občasno uporabo. Zvok. Uporabi mehke tone za redne pozitivne povratne informacije in ostre zvoke za redke izredne razmere. Obstaja nevarnost, da izdelamo prenatrpan zaslon s prekomerno uporabo teh tehnik. Nekateri spletni oblikovalci uporabljajo utripajoče reklame, kar uporabniki praviloma ne odobravajo. Animacije so cenjene, kadar nudijo smiselne informacije, kot je na primer kazalnik napredka (Shneiderman in Plaisant, 2004). Poenostavitev vnosa podatkov Vnašanje podatkov lahko vzame uporabniku veliko časa in je hkrati tudi izvor frustrirajočih in potencialno nevarnih napak. Smith in Mosier (1986) se v svojih navodilih za vnos podatkov osredotočita na 5 glavnih smernic (Shneiderman in Plaisant 2004, str. 63). Konsistentnost vnosa podatkov. Podobno zaporedje dejanj bi moralo biti uporabljeno v vseh razmerah. 21 Minimalna vhodna dejanja uporabnikov. Manj vhodnih dejanj pomeni večjo uporabniško produktivnost in običajno manj možnosti za napake. Prednostni izbor je narejen z enojnim pritiskom na tipko ali s klikom na miškin gumb, kot pa je tipkanje dolgega zaporedja znakov. Izbiranje iz seznama možnosti odpravi potrebo po pomnjenju, strukturira opravilo odločanja in odpravi možnost tipkarskih napak. Vendar pa, če morajo uporabniki premakniti roke s tipkovnice na ločeno vhodno enoto, na primer miško, se ta prednost izniči. Strokovnjaki pogosto raje vtipkajo od 6 do8 znakov, kot da bi prijeli za miško ali drugo vhodno napravo. Minimalna obremenitev spomina uporabnikov. Pri vnašanju podatkov se uporabniki naj nebi morali zapomniti dolgih seznamov kode in kompleksnih sintaktičnih ukaznih nizov. Kompatibilnost vnesenih podatkov s prikazanimi podatki. Oblika vnesenih podatkovnih informacij bi morala biti tesno povezana z obliko prikazanih informacij. Fleksibilnost uporabnikovega nadzora vnosa podatkov. Izkušeni uporabniki so bolj naklonjeni vnosu informacij v zaporedju, ki ga lahko nadzorujejo. Vendar pa mora biti fleksibilnost uporabljena previdno, saj je v nasprotju s principom konsistentnosti (Shneiderman in Plaisant, 2004). 2.4.2 Načela Medtem ko so smernice ozko usmerjene, pa so načela bolj temeljna, splošno uporabna in trajna. Vendar potrebujejo tudi malce več pojasnjevanja. Določitev uporabnikove stopnje znanja Spoznaj uporabnika. Enostavna ideja, vendar pogosto podcenjen in težko dosegljiv cilj. Uspešni oblikovalci se zavedajo, da se ljudje učijo, mislijo in rešujejo probleme na svoje načine. Nekateri uporabniki raje uporabljajo tabele kot grafe, besede kot številke itd. Vsako oblikovanje vmesnika bi se moralo začeti z razumevanjem ciljnih uporabnikov,vključujoč uporabniške profile, ki odražajo starost, spol, fizične in kognitivne sposobnosti, izobrazbo, kulturno in etnično ozadje, usposabljanje, motivacijo, cilje in osebnost. Običajno obstaja več skupin uporabnikov za en vmesnik, še posebej za spletne aplikacije in aplikacije za mobilne naprave. Druge spremenljivke, ki karakterizirajo uporabnike, so lokacija (urbano proti ruralno), ekonomski profil, posebne potrebe in odnos do uporabe tehnologije. Pomembno je tudi razumevanje uporabniških spretnosti z vmesniki in 22 aplikacijami. Uporabniki so lahko predhodno ocenjeni glede poznavanja funkcij vmesnika, kot so na primer risarska orodja ali prečni hierarhični meniji. Proces spoznavanja uporabnikov nima konca, ker je toliko za spoznati in ker se uporabniki stalno spreminjajo. Vsak korak k razumevanju uporabnikov in priznavanju, da so to posamezniki z drugačnimi pogledi kot oblikovalci, je korak bliže k uspešnemu oblikovanju. Že splošna delitev na tri osnovne skupine uporabnikov lahko vodi do različnih ciljev oblikovanja: začetnik oziroma prvič uporabnik, usposobljen oziroma občasni uporabnik in strokovnjak oziroma pogosti uporabnik. Karakteristike teh treh skupin uporabnikov morajo biti izpopolnjene za vsako okolje. Oblikovanje vmesnika za eno skupino je enostavno, za več pa precej težje. Kadar mora biti en sistem prilagojen za več skupin uporabnikov, je osnovna strategija omogočanje večslojnega pristopa k učenju. Začetniki imajo na voljo samo nekaj možnosti/izbir,tako pa se zmanjša možnost napak. Načrt učenja naj bi narekoval uporabnikov napredek. Večslojno oblikovanje je najbolj obetajoč pristop k spodbujanju univerzalne uporabnosti. Druga komponenta prilagoditve različnim uporabniškim skupinam je omogočanje uporabniškega nadzora nad gostoto informativnih povratnih informacij, ki potrjujejo uporabnikova dejanja. Začetnim uporabnikom je treba zagotoviti dovolj povratnih informacij, medtem ko pogosti uporabniki želijo manj motečih povratnih informacij. Podobno pogosti uporabniki želijo, da so zasloni bolj gosto zapolnjeni, kot si to želijo začetniki. In nenazadnje, hitrost interakcije lahko niha od počasne za novince do hitre za pogoste uporabnike (Shneiderman in Plaisant, 2004). Opredelitev opravila Ko se pozorno definirajo uporabniški profili, morajo oblikovalci identificirati opravila, ki se bodo izvajala. Skupek opravil mora biti določen, preden se oblikovanje nadaljuje, vendar pa je prepogosto analiza opravil narejena informativno in posredno. Uspešne strategije analize opravil običajno vključujejo dolge ure opazovanja in izpraševanja uporabnikov. To pomaga oblikovalcem razumeti frekvenco in zaporedje opravil in jim pomaga pri odločitvah, katera opravila vključiti v izdelek/aplikacijo. Nekateri oblikovalci dajejo prednost vključitvi vseh 23 možnih opravil v upanju, da jih bodo nekateri uporabniki uporabili, vendar to le povzroča nered. Visokostopenjska opravila se lahko razčleni na več srednjestopenjskih opravil, ki so lahko izpopolnjene v manjša oziroma tako imenovana atomska dejanja, ki jih uporabniki opravijo z enojnim ukazom, izborom v meniju ali drugimi akcijami. Izbor najbolj primernih atomskih dejanj je težavna naloga. Če so atomska dejanja premajhna, bodo uporabniki razočarani zaradi velikega števila dejanj, potrebnih za dokončanje visokostopenjske naloge. Če so atomska dejanja prevelika, bo uporabnik potreboval več takih dejanj s posebnimi možnostmi ali pa sploh ne bo mogel dobiti točno tistega, kar od sistema želi. Frekvence opravil so pomembne pri oblikovanju skupka ukazov ali menijskega drevesa. Pogosta opravila bi morala biti enostavna in hitra za izvršitev, tudi na račun podaljšanja nekaterih redko uporabljenih opravil. Relativna frekvenca uporabe je ena od osnov pri odločanju o arhitekturi oblikovanja. Pogosta dejanja se lahko izvedejo s pomočjo posebnih tipk (na primer insert, delete), manj pogosta dejanja so lahko narejena s kombinacijo dveh tipk ali z izborom iz drsnega menija. Redko uporabljena dejanja ali kompleksna dejanja potrebujejo zaporedje izborov v menijih ali izpolnitev polj (na primer sprememba oblike tiskanja) (Shneiderman in Plaisant, 2004). Izbor interakcijskega sloga Ko je analiza opravil končana in so predmeti opravil in dejanja opredeljeni, lahko oblikovalec izbira med naslednjimi primarnimi interakcijskimi stili: neposredna manipulacija, izbor v meniju, izpolnjevanje polj in ukazni jezik. Posamezni interakcijski slogi so že bili podrobneje opisani v Poglavju 2.2. Združevanje več interakcijskih stilov je primerno, kadar so zahtevana opravila in uporabniki raznoliki. Uporaba pravil oblikovanja vmesnikov Danes se v HCI stroki največ uporablja Nielsenovih deset hevristik oziroma splošnih pravil za oblikovanje uporabniškega vmesnika. 1) Zaznavanje stanja sistema Sistem mora uporabniku na primeren način in v realnem času zagotavljati vse potrebne informacije o svojem stanju. 24 2) Povezljivost sistema z realnim svetom Terminologija sistema mora biti prilagojena uporabniku in ne sistemu. Slediti je treba naravnemu in logičnemu zaporedju podajanja informacij. 3) Uporabniški nadzor in svoboda Uporabniki pogosto pomotoma izberejo katero izmed funkcij sistema, zato mora biti izhod oziroma vrnitev iz nezaželenega dela sistema preprost in jasno označen. 4) Ustaljenost in standardizacija Različne besede, situacije ali postopki, ki se navezujejo na isto stvar, lahko pri uporabnikih vzbudijo občutek frustracije, zato je zelo pomembno, da ves čas uporabljamo enako terminologijo. 5) Preprečevanje napak Bolj pomembno kot izdelava dobrih sporočil o napakah je skrbno načrtovanje, ki zmanjšuje verjetnost nastanka napak. Ena od možnosti je, da uporabniki pred izvedbo določenega postopka obvezno potrdijo svoj namen. 6) Prepoznava je boljša kot priklic Z namenom lajšanja uporabe sistema in izogibanja nepotrebnemu pomnjenju besednih ukazov naj bo večina ukazov in menijev v grafični obliki. Navodila za uporabo morajo biti pregledna in lahko dostopna. 7) Fleksibilnost in učinkovitost uporabe Programski pospeševalniki, ki so neopazni za nove uporabnike, lahko pospešijo interakcijo s strokovnjaki v takšni meri, da sistem zadovolji tako izkušene kot tudi neizkušene uporabnike. 8) Estetika in minimalizem Pogovorna okna ne smejo vsebovati informacij, ki za uporabnike niso relevantne, saj vsaka nepotrebna informacija zmanjšuje njihovo preglednost in koristnost. 9) Pomoč uporabnikom omogoča zaznavo, prepoznavo in odpravo napak Sporočila o napakah morajo biti napisana razumljivo (ne v kodah), natančno morajo opisati nastali problem ter nazorno predlagati njegovo rešitev. 25 10) Pomoč in dokumentacija Najboljši sistem bi bil takšen, za katerega uporabnik ne bi potreboval nikakršne dokumentacije, a je kljub temu priporočljivo, da vedno izdelamo dokumentacijo v obliki pomoči, navodil in tehničnih poročil. Vse informacije morajo biti preproste za iskanje, osredotočene na uporabnika, napisane v obliki izvedbenih korakov in ne smejo biti preobsežne (Nielsen, 1990). 2.4.3 Priporočila Uporabniški vmesnik za večino uporabnikov predstavlja celo računalniško rešitev: želijo, da oblikovalci izdelajo aplikacijo, ki ustreza njihovim zahtevam in je obenem enostavna za uporabo. Uporabnike ne zanima, kakšna je struktura baze podatkov, kako elegantno kodo je napisal oblikovalec, niti umetniški vtis kombinacije barv. Dober vmesnik je takrat, ko ljudje, ki strokovno obvladajo področje aplikacije, lahko uporabljajo aplikacijo brez priročnika in brez posebnega usposabljanja. Ko oblikovalska skupina (oblikovalci, interakcijski/informacijski/sistemski arhitekti) načrtujejo uporabniški vmesnik, se morajo postaviti v vlogo uporabnika. Oblika uporabniškega vmesnika je pomembna zato, ker bolj intuitiven in enostaven vmesnik pomeni tudi cenejše in hitrejše uvajanje aplikacije, ker zahteva manj usposabljanja uporabnikov, zahteva manj podpore uporabnikom in ker uporabniki raje delajo z enostavno aplikacijo. Aplikacijo, ki jo je težko uporabljati, uporabniki enostavno ne bodo uporabljali, ne glede na to, kako je tehnično dovršena in kako dobro v funkcionalnem pogledu ustreza zahtevam in delu uporabnika. Dialog z računalnikom se mora kar najbolje skladati z običajnim načinom dela uporabnika in z njegovim mentalnim modelom (načinom, kako uporabnik vidi problem). Za oblikovanje vmesnikov ni natančno definiranih metod, obstaja pa vrsta predvsem izkustvenih priporočil (Werber, 2000). 1) Ohranite konsistentnost skozi celotno aplikacijo Meniji, gumbi … z istim pomenom so vedno na istih mestih. Konsistentni odzivni časi za posamezne funkcije. Dvojni klik, funkcijske tipke … imajo iste funkcije v vsej aplikaciji. Ista pravila za uporabo barv. 26 Konsistentnost vmesnika omogoča, da si uporabnik naredi natančen mentalni model aplikacije. Dobri mentalni modeli močno olajšajo ter pocenijo usposabljanje in podporo uporabnikom. 2) Postavite standarde in jih upoštevajte pri oblikovanju Edini način, kako doseči konsistentnost znotraj aplikacije (in med aplikacijami). Privzemite katerega od industrijskih standardov (IBM, Microsoft …), ki običajno pokriva od 95 do99% vsega, kar potrebujete; dodajte ostalo. Na ta način izkoristite nekaj, kar so izdelali in izpopolnili drugi, in približate svojo aplikacijo drugim aplikacijam, s katerimi delajo uporabniki. 3) Uporabnikom razložite pravila Če aplikacija dela konsistentno, je treba razložiti le splošna pravila, ki veljajo za celo aplikacijo. To je mnogo laže, kot razlagati posamezne funkcije; uporabniki si tudi laže zapomnijo pravila. 4) Aplikacija naj podpira začetnike in izkušene uporabnike 5) Navigacija znotraj zaslonov Navigacija med gradniki na zaslonu mora biti takšna, da se sklada s potekom dela vmesnika. 6) Navigacija med zasloni Prehod iz enega zaslona v drugega mora biti enostaven in usklajen s potekom dela, ki ga mora opraviti uporabnik. Če je ista aplikacija namenjena več uporabnikom z različnimi zahtevami, mora biti potek dela prilagojen vsem. 7) Pazite na formulacijo teksta na zaslonu Tekst na zaslonu je za uporabnika pomembna informacija. Uporabljamo lahko okrajšave, cele besede ali tudi cele stavke. Sporočila naj bodo pozitivno vljudna in informativna: npr. Številka računa mora vsebovati osem števk ali Ime osebe je obvezen podatek. Način izražanja naj bo konsistenten skozi vso aplikacijo, na primer sporočili:Manjka ime osebe in Ime osebe je obvezen podatek nista konsistentni. 8) Dobro se seznanite z gradniki Seznanite se z gradniki, ki jih predpisujejo (privzeti) standardi in navodila. Uporabite vedno iste gradnike za iste naloge. 27 9) Posnemajte vmesnike drugih aplikacij Posnemajte vmesnike, če ste prepričani, da so dobri (na primer izdelani z doslednim upoštevanjem standardov). Pogosto se dogaja, da oblikovalci posnemajo slabe vmesnike. 10) Barve uporabljajte previdno Barva naj bo uporabljena le kot sekundarni indikator, na primer, da opozori na izjeme ali akcije, ki lahko povzroče izgubo podatkov;uporabljajte barve konsistentno. Prednosti barv o Prijetno in pomirljivo deluje na oko (če je kombinacija prava), naredi prikaz bolj privlačen. o Olajša razumevanje zapletenih zaslonov. o Poudari logično združevanje informacij. o Barvna opozorila bolj pritegnejo pozornost. Težave z barvami o Del uporabnikov ne razločuje barv, zato naj barva ne bo nikoli edini indikator. o Prenos aplikacije na drugo računalniško okolje (platformo) lahko spremeni barve in/ali ločljivost. o Problemi pri tiskanju in prenosu na druge medije. 11) Pazite na barvne kontraste Pravilo: temen tekst na svetli podlagi ali svetel tekst na temni podlagi. Nekatere kombinacije imajo za posledico izredno slabo čitljivost (Slika 2.1) Slika 2.1: Primer neprimerne kombinacije barv Vir: Werber (2000, str. 18) 28 12) Pazite, kako uporabljate pisave (vrste črk) Uporabite največ tri različne pisave na istem zaslonu. Različna pisava je, če spremenite vrsto črk, velikost, poudarite, spremenite barvo. Uporabljajte vrste črk konsistentno: na primer kurzivna pisava naj ima vedno enak pomen. Izogibajte se eksotičnih pisav: črke kot Hettenschweiler so dobre za platnice leposlovne knjige, težko pa jih je brati na ekranu. 13) Gradniki, ki niso aktivni, naj ostanejo na ekranu, vendar zamegljeni Če ni možno brisanje, naj bo gumb za brisanje zamegljen, ne sme pa manjkati. Uporabnik si mnogo laže izdela natančen mentalni model delovanja aplikacije. 14) Uporabljajte nedestruktivne privzete nastavitve Enter/return tipka naj ne bo privzeta nastavitev za brisanje. Uporabnik (ko hiti) včasih avtomatični pritisne enter/return. 15) Poravnajte polja za vnos podatkov Slika 2.2: Slabo poravnana vnosna polja Vir: Werber (2000, str. 22) Slika 2.3: Ustrezno poravnana vnosna polja Vir: Werber (2000, str. 23) 29 16) Pazite, da zasloni niso preveč polni Ugotovitve: prenatrpani zasloni so težko razumljivi, in zato nerodni za uporabnika. Povprečna gostota naj ne bo večja od 42%. Lokalna gostota v delih zaslona (skupinah) naj ne bo večja od 62%. Polja za vnos podatkov naj bodo jasno označena. 17) Pazite na ustrezno kopičenje gradnikov na zaslonu Povezani gradniki naj bodo skupaj, tisti, ki nimajo nič skupnega, narazen. Skupine lahko označimo z okvirji in barvami (Slika 2.4), vendar je najbolje, če jih ločujemo s tako imenovanim praznim prostorom (angl. White space). Slika 2.4: Kopičenje gradnikov Vir: Werber (2000, str. 27) 18) Okno naj se odpre na tistem delu zaslona, kamor je usmerjena pozornost uporabnika Če dvojni klik na šifro partnerja pomeni, da se odpre okno za vnos podatkov o novem poslovnem partnerju, naj se to okno odpre na mestu, kjer je kazalec (nad šifro). 19) Ne skrivajte nekaterih funkcij aplikacije pred uporabnikom Nikoli naj,na primer, klik na desno tipko miške na določenem predelu zaslona ne odpre pojavnega menija,ki je hkrati tudi edini način, kako uporabiti funkcije, ki se pokažejo v meniju. Zloraba pojavnih menijev je, kadar oblikovalec skrije element na zaslonu, ki s klikom omogoča, na primer, nastavitev nekaterih parametrov. 30 20) Ikone Ikone uporabljamo, da enostavno in zelo učinkovito predstavimo različne objekte – akcije, predmete, ljudi, ideje, organizacije, države itd. 2.5 Vrednotenje uporabniškega vmesnika Vrednotenje nečesa, kar je bilo razvito v jedru oblikovanja interakcije med uporabnikom in sistemom. Fokus vrednotenja je v zagotavljanju, da je izdelek uporaben. Vrednotenje poganjajo vprašanja o tem, kako področje oblikovanja oziroma njegovi specifični deli zadovoljujejo uporabnikove potrebe. Nekatera od teh vprašanj predstavljajo dobro podlago za usmerjanje ocenjevalnega procesa. Z natančnim in naprednim načrtovanjem lahko morebitne probleme opazimo in uspešno odpravimo. Da bi zagotovili uporabnost vmesnikov, je treba identificirati primerne zahteve in cilje, ki pokrivajo kritične vidike uporabnosti vmesnika. Poleg tega je treba razviti in izkoristiti načela za zagotavljanje uporabnosti ali klasifikacijo izmerjenih vidikov uporabnosti, ki nato pomagajo pri pripravi specifikacije zahtev uporabnosti. Načela po standardu ISO, ki spremljajo pojem uporabnosti, so naslednja. Naučljivost. Kako enostavno jeza uporabnika opravljanje osnovnih nalog, ko se prvič sreča z vmesnikom? Učinkovitost. Ko se uporabnik nauči vmesnika,kako hitro lahko opravlja naloge? Pomljivost. Ko se uporabnik vrne k vmesniku po daljšem obdobju neuporabe,kako hitro je lahko spet polno usposobljen za opravljanje nalog? Napake. Koliko napak naredi uporabnik, kako hude so te napake in kako hitro lahko odpravi napako? Zadovoljstvo. Kako prijetna je uporaba vmesnika? Načela uporabnosti je možno preveriti z različnimi ocenjevalnimi metodami, ki omogočajo metodičen pristop k vrednotenju uporabnosti vmesnika. Postopek vrednotenja je lahko izredno težaven, časovno potraten in finančno obremenjujoč, če se ga ne lotimo na ustrezen način. Za najboljši možni izid ocenjevalnega procesa je treba dobro premisliti, katero metodo je smiselno uporabiti v danih okoliščinah, koliko ocenjevalcev potrebujemo v postopkih, ki vključujejo strokovnjake, in koliko tam, kjer so prisotni občasni uporabniki, in navsezadnje, koliko uporabnikov je sploh treba oceniti. 31 Obstaja vrsta ocenjevalnih metod, ki jih lahko uporabimo za pridobitev podatkov o uporabnikovih potrebah in za ugotavljanje pomanjkljivosti vmesnika. Univerzalne metode za vrednotenje interakcije človek – računalnik ne obstajajo, zato so nekatere bolj, druge spet manj primerne za določen projekt. Zaradi različnih pristopov in pogledov na ocenjevalne metode obstajajo različni načini razdeljevanja teh na skupine glede na njihove glavne lastnosti vrednotenja. Načrt vrednotenja mora vsebovati vsaj naslednje determinante: stopnja oblikovanja (zgodnja, srednja, pozna), novost projekta (dobro opredeljen ali raziskovalen), število predvidenih uporabnikov, kritičnost vmesnika (na primer življenjsko kritični medicinski sistem ali podpora za muzejske eksponate), strošek proizvoda in finančni vložek, dodeljen za testiranje, razpoložljiv čas, izkušnje oblikovalskega in ocenjevalnega tima. Zaskrbljujoč vidik testiranja je negotovost, ki ostane tudi po izčrpnem testiranju po številnih metodah. V človeških prizadevanjih popolnost ni možna, zato mora načrtovanje vključevati nadaljnje metode za oceno in odpravljanje težav med življenjskim ciklom vmesnika. Drugič, čeprav se pojavljanje problemov nadaljuje, se je treba na neki točki odločiti o zaključku testiranja prototipa in izdaji izdelka. Tretjič, večina testnih metod bo primernih za normalno uporabo, vendar je zmogljivost v nepredvidljivih situacijah z visoko stopnjo vhoda zelo težko testirati. Zato je potreben nadaljnji razvoj testnih metod, ki se bodo ukvarjale s stresnimi situacijami in z delnimi okvarami opreme, saj je vse več uporabniških vmesnikov razvitih za življenjsko-kritične aplikacije (Shneiderman in Plaisant, 2004). Strokovni pregledi Ta metoda je odvisna od strokovnjakov (katerih strokovnosti so področja aplikacij ali uporabniških vmesnikov), ki so na voljo kot zaposleno osebje ali kot svetovalci. Strokovne ocene so lahko narejene v precej kratkem času. Strokovne ocene se lahko pojavijo zgodaj ali pozno v fazi oblikovanja. Rezultat je lahko formalno poročilo z identificiranimi problemi in/ali predlogi za spremembe. Alternativno, rezultat strokovne ocene je lahko diskusija ali predstavitev oblikovalcem ali vodilnim 32 osebjem. Ocenjevalci sproti beležijo morebitne težave za razpravo z oblikovalci, rešitve pa običajno izdelajo oblikovalci. Obstaja vrsta metod strokovnega vrednotenja, iz katerih lahko izbiramo. a) Hevristični pregled Strokovni ocenjevalci ocenijo vmesnik, tako da določijo skladnost s kratkim seznamom oblikovalskih hevristik, kot so na primer deset Nielsenovih pravil, predstavljenih v Poglavju 2.4.2. Velika razlika je, če strokovnjaki poznajo pravila in so jih sposobni interpretirati in uporabiti. b) Pregled smernic Vmesnik je preverjen za skladnost z organizacijskimi in drugimi smernicami. Ker lahko smernice vsebujejo na tisoče postavk, lahko vzame strokovnim ocenjevalcem precej časa, da obvladajo smernice, in dneve ali tedne, da pregledajo zmogljiv, obširen vmesnik. c) Kognitiven prehod Strokovnjaki simulirajo uporabnike, ki se sprehajajo skozi vmesnik in izvajajo tipična opravila. Visoko frekvenčna opravila so začetna točka, vendar bi bilo treba iti tudi skozi redka kritična opravila, kot je na primer odpravljanje napak. d) Formalni pregled uporabnosti Strokovnjaki skličejo sestanek z moderatorjem in predstavijo vmesnik ter diskutirajo o prednostih in slabostih. Oblikovalski tim lahko nato izpodbija »dokaze« glede problemov v protislovni obliki. Formalni uporabnostni pregledi so lahko poučne izkušnje za začetnike oblikovalce in menedžerje, vendar lahko traja priprava dlje in potrebuje več osebja za izvedbo kot drugi tipi pregledov (Shneiderman in Plaisant, 2004). Strokovni pregledovalci bi morali biti postavljeni v situacijo, čimbolj podobni tisti, v kateri bodo predvideni uporabniki. Pregledovalec bi se moral udeležiti tečajev usposabljanja, prebrati priročnike in preizkusiti vmesnik v kolikor se da realističnem okolju, z vsem hrupom in motnjami. Pristop, ki se je izkazal za precej plodnega pri odkrivanju nekonsistentnosti in nenavadnih vzorcev, je tako imenovani pogled vmesnika s ptičje perspektive. Pregledovalec razporedi celoten set tiskanih zaslonov na tla ali na steno in ta pogled omogoči pregledovalcem, da hitro 33 vidijo ali so znaki, barve in terminologija konsistentni in ali so se različni oblikovalci držali skupnega sloga. Strokovni pregledovalci lahko uporabljajo programska orodja za pohitritev analiz, še posebej pri velikih vmesnikih. Specifične analize oblikovanja vmesnika, ovrednotenje spletne dostopnosti, preveritev varnostne politike in zmanjševanje časa prenosa so vse bolj učinkovite. Ta orodja običajno tudi nudijo specifična navodila za izboljšave. Težava s strokovnimi pregledovalci je, da nimajo primernega razumevanja domene opravil ali uporabniških skupnosti. Za uspešnejšo strokovno oceno je treba izbrati izkušenega strokovnjaka, ki je seznanjen s projektom in pozna izdelek, kontekst uporabe in ciljne uporabnike. Te ljudi se lahko pozneje pokliče nazaj, da vidijo rezultate svojih intervencij in se jih ima za odgovorne. Vendar pa tudi še tako izkušeni strokovni ocenjevalci ne vedo, kako se bo obnašal tipičen uporabnik, še posebej začetnik (Shneiderman in Plaisant, 2004). Uporabnostno testiranje Pojav uporabnostnega testiranja in laboratorijev v zgodnjih osemdesetih letih dvajsetega stoletja je bil indikator poglobljenega premika pozornosti k uporabnikovim potrebam. Tradicionalni menedžerji so sprva nasprotovali tej ideji testiranja zaradi časovnih pritiskov in omejenih sredstev. Ko so izkušnje rasle in so uspešni projekti zaslužke začeli pripisovati procesu uporabnostnega testiranja,se je vodstveno osebje začelo zavedati, kako pomembno je imeti uporabnostno testiranje na sporedu za uspešen zaključek faze oblikovanja vmesnika. Poročilo uporabnostnega testiranja je zagotovilo podporno potrditev napredka in zagotovilo specifične predloge sprememb. Za oblikovalce je to pomenilo dobrodošlo povratno informacijo za usmerjanje njihovega dela, za menedžerje pa manj problemov ob približevanju roka dobave aplikacije. Izjemno presenečenje je bilo, da uporabnostno testiranje ni samo pospešilo mnogo projektov, ampak tudi dramatično zmanjšalo stroške projektov. Premik k uporabnostnem testiranju je stimuliralo izgradnjo uporabnostnih laboratorijev. Last fizičnih laboratorijev vsem zaposlenim, kupcem in uporabnikom jasno kaže zavezo organizacije k uporabnosti. Prvi tipični laboratoriji so imeli dva 3x3 metre velika prostora, ločena s pol posrebrenim zrcalom: en prostor za udeležence ter drugi za preizkuševalce in opazovalce (oblikovalci, menedžerji in kupci). Prvi vodilni v razvoju uporabnostnih laboratorijev je bil IBM, Microsoft se mu je na tem področju pridružil pozneje z neskromnimi, več kot petindvajsetimi uporabnostnimi laboratoriji. 34 Nekatere možnosti uporabnostnega testiranja. a) Konkurenčno uporabnostno testiranje. Primerja nov vmesnik s prejšnjimi različicami ali s podobnimi proizvodi konkurenčnih podjetij. b) Splošno univerzalno uporabnostno testiranje. Testira vmesnike z raznolikimi uporabniki, strojno opremo, programskimi platformami in omrežji. c) Terensko testiranje in mobilni laboratoriji. Ta testna metoda vpelje nove vmesnike v realistično delovno okolje za določeno poskusno obdobje. d) Oddaljeno uporabnostno testiranje. Ker so spletne aplikacije na voljo mednarodno, se lahko izvede testiranje spletno. e) »Can-you-break-this« testiranje. Destruktivno testiranje, pri katerem udeleženci poskušajo poiskati usodne napake v sistemu in ga uničiti (Shneiderman in Plaisant, 2004). Testiranje uporabnosti vključuje merjenje povprečnih uporabnikov, njihovo uspešnost pri opravljanju vnaprej določenih tipičnih opravil, za katere je bil sistem oblikovan. Pri kvantitativnem testiranju se običajno merijo uporabnikove napake in čas, potreben za dokončanje opravila. Uporabnikovo testiranje se spremlja s pomočjo programa, osebnega opazovanja ali video nadzora z namenom identificiranja napak. Pri kvalitativnem testiranju se uporabnikom po končanem testiranju da vprašalnike o zadovoljstvu oziroma sledi intervju. Lastnost, ki določa testiranje uporabnosti, je visoka stopnja nadzora ocenjevalcev. Testiranja se običajno odvijajo v nadzorovanih okoljih pod strogimi pogoji. Uporabniki so v tem času prepuščeni izrecno samo testiranju. Vsaka malenkost, kot so klik na miški, odmor, mimika, komentar, je pozneje uporabljena v analizi. Poudarek je torej na kvantitativnosti uporabnikove uspešnosti opravljanja določenih nalog. Na podlagi pridobljenih podatkov se poda predloge za izboljšave vmesnika. Proces se imenuje uporabnostni inženiring. Uporabnostni inženiring (angl. Usability engineering) se ne ukvarja le z ugotavljanjem uporabniških pomanjkljivosti, temveč namenja pozornost tudi njihovem reševanju. Prednosti takšnega delovanja se kažejo v tem, da je uporabniški vmesnik izdelan na osnovi preverjanja 35 uporabnosti in reševanja uporabnostnih problemov, kar se uporabi pozneje za izboljšanje uporabnosti uporabniškega vmesnika. Prihranek sredstev, ki je posledica izboljšane storilnosti in kakovosti uporabniškega vmesnika, je vedno v ospredju. Cilj vsake organizacije je namreč minimizacija stroškov na področjih, kot sta izobraževanje zaposlenih in odpravljanje posledic napak pri delu. Hkrati se trudi optimizirati delovno učinkovitost in povečati zadovoljstvo zaposlenih. To so prednosti, ki jih lahko dosežemo s pomočjo dobrega uporabnostnega vmesnika. Uporabniški inženiring je razlog, da je uporabnost postala konkurenčna sila uspešnosti programskih orodij. Uporabnostni inženiring ni predviden le v določenih fazah oblikovanja, pri katerih se morebitne težave dokončno odpravijo in je proizvod primeren za uporabo. Proces je bolj podoben množici dejavnosti, ki se med sabo dopolnjujejo in se (idealno) stalno izvajajo skozi ves življenjski cikel uporabniškega vmesnika. Uporabnostni inženiring sestavljajo različni metodološki pristopi in večkratna preverjanja v različnih fazah življenjskega cikla orodja: pri oblikovanju, vzdrževanju in izpopolnjevanju uporabniškega vmesnika. Enkratni, osamljeni preizkusi uporabnosti v kateri izmed faz oblikovanja torej ne zadostujejo za vidno izboljšanje kakovosti uporabniškega vmesnika. Ta sledi iz neprekinjene, ponavljajoče se uporabe postopkov, ki zagotavljajo najvišjo stopnjo uporabnosti in ovrednotijo stopnjo dosežene uporabnosti. Uveljavljanje uporabnostnega inženiringa v praksi je sprožilo razvoj različnih metodoloških pristopov za preverjanje uporabnosti. Pojavile so se potrebe po metodah, ki bi preverjale uporabnost in posredovale zanesljive ter veljavne podatke o uspešnosti in zadovoljstvu uporabe orodij uporabnikov. Metode za vrednotenje uporabnosti bolj ali manj ustrezajo opisanim lastnostim. Ne obstaja pa metoda, ki bi nudila popolno oceno uporabnosti vmesnika. Različne metode namreč izhajajo iz različnih pogledov na lastnosti vmesnikov, ki za preverjanje uporabnosti uporabljajo pristope, ki se tako ali drugače razlikujejo od ostalih (Kragelj, 2002). Pri računalniško posredovani komunikaciji je poleg uporabnosti pomembna tudi koristnost uporabniškega vmesnika. Namen uporabniškega vmesnika je omogočanje opravljanja vnaprej določenih funkcij na koristen, enostaven, uporaben način. Sestavni del funkcionalnosti uporabniškega vmesnika sta torej koristnost in uporabnost. V tem smislu koristnost predstavlja jedro obstoja vmesnika, njegove tehnične zmogljivosti, medtem ko je uporabnost nujen pogoj za vmesnikovo uspešno in učinkovito uporabo. Obe lastnosti skupaj tvorita 36 koncept funkcionalnosti. Višja stopnja posameznih komponent pomeni višjo končno stopnjo funkcionalnosti vmesnika. Za dosego visoke stopnje funkcionalnosti je treba vnaprej določiti cilje, ki bi jih radi dosegli s pomočjo uporabniškega vmesnika. Določevanje ciljev sestavlja bistven, vendar vsakokrat drugačen postopek v uporabnostnem inženiringu. Nielsen (1993) pravi, da je »uporabniški inženiring jasno izoblikovan proces, ki je uporaben in enak za vse uporabniške vmesnike. Vendar pa kljub temu, da so potrebne aktivnosti, ki pripeljejo do uspešnega uporabniškega vmesnika, nespremenljive, je vsak posamezen primer njihove uporabe drugačen, in zato tudi končna podoba vsakega uporabniškega vmesnika drugačna« (Kragelj 2002, str. 13). Anketna orodja Pisne uporabniške ankete so znani, cenovno ugodni in splošno sprejeti spremljevalci uporabnostnega testiranja in izvedeniških ocen. Menedžerji in uporabniki z lahkoto razumejo pojem ankete in večje število anketirancev nudi občutek avtoritete v primerjavi s potencialno pristranskimi in zelo spremenljivimi rezultati majhnega števila sodelujočih pri uporabnostnem testiranju ali strokovnih ocenjevalcih. Ključni za uspešno anketo so v naprej jasni cilji in razvoj osredotočenih elementov, ki pomagajo doseči te cilje. Posebno pozornost je treba nameniti upravljanju in analizi podatkov iz anket (Shneiderman in Plaisant, 2004). Preizkusi sprejemljivosti Za večje projekte kupci ali menedžerji postavijo objektivne in merljive cilje za strojno in programsko zmogljivost (povprečni čas med napakami, povprečni čas za popravilo strojne opreme in tudi za odpravo napake programske opreme). Če končni izdelek ne izpolnjuje teh kriterijev sprejemljivosti, mora biti sistem preklican, dokler ni prikazan uspeh. Ko se piše dokument zahtev, je treba določiti izrecne sprejemljivostne kriterije. Merljivi kriteriji za uporabniški vmesnik so lahko: čas, da se uporabnik nauči specifičnih funkcij, hitrost in zmogljivost izvajanja opravil, stopnja uporabniških napak, uporabnikova ohranitev ukazov skozi čas, subjektivno uporabnikovo zadovoljstvo. Tudi drugi kriteriji, kot so subjektivno zadovoljstvo, razumljivost izhoda, odzivni čas sistema, namestitvene procedure, tiskana dokumentacija ali grafični izgled, se lahko obravnavajo kot 37 sprejemljivostni testi končnih komercialnih izdelkov. Osrednji cilj sprejemljivostnega testiranja ni odkrivanje napak, ampak bolj preveritev upoštevanja zahtev. Po uspešnem testiranju sprejemljivosti nastopi obdobje terenskega testiranja pred distribucijo kupcem. Poleg dodatne izpopolnitve uporabniškega vmesnika lahko terensko testiranje izboljša metode usposabljanja, učno gradivo, procedure telefonske in spletne pomoči, marketinške metode in strategije obveščanja javnosti. Cilj zgodnjega strokovnega vrednotenja, uporabnostnega testiranja, anket, sprejemljivostnega testiranja in terenskega testiranja je prisiliti večino evolucijskega razvoja v predizdajno fazo, pri kateri je možno spremembe izvesti relativno enostavno in brez večjih stroškov (Shneiderman in Plaisant, 2004). Vrednotenje med aktivno uporabo Pozorno izdelan in temeljito testiran vmesnik je čudovito sredstvo, vendar uspešna aktivna uporaba potrebuje stalno pozornost namenskih menedžerjev, osebja za uporabniško pomoč in vzdrževalcev. Vsakdo, ki je vključen v podpiranje uporabniške skupnosti, lahko prispeva k izpopolnitvi vmesnika, kar zagotavlja še višjo raven storitve. Postopno razširjanje med uporabnike je primerno zato, da so lahko posamezni problemi odpravljeni z minimalnimi motnjami. Ko vse več in več ljudi uporablja vmesnik, morajo biti večje spremembe omejene na napovedane letne ali polletne revizije aplikacije. Načini vrednotenja med aktivno uporabo so lahko: intervjuji in projektno usmerjene skupinske razprave, neprekinjeno beleženje uporabniško-zmogljivostnih podatkov, spletni in telefonski svetovalci, spletno polje za predloge oziroma poročanje o težavah prek elektronske pošte, skupine za razprave in novičarske skupine (Shneiderman in Plaisant, 2004). Cilj zgodnjega ekspertnega vrednotenja, uporabnostnega testiranja, anket, sprejemljivostnega testiranja in terenskega testiranja je prisiliti večino evolucijskega oblikovanja v predizdajno fazo, pri kateri je možno spremembe izvesti relativno enostavno in brez večjih stroškov (Shneiderman in Plaisant, 2004). 38 3 MENEDŽERSKI INFORMACIJSKI SISTEMI Menedžerski informacijski sistem (MIS) je disciplina, ki se je začela kot uporabna računalniška znanost v sedemdesetih letih prejšnjega stoletja. Zgodovinsko je bilo za MIS uporabljeno več različnih terminov: računalniški informacijski sistemi, poslovna računalniška znanost, informacijska tehnologija, informacijsko upravljanje, sistemi za podporo odločanju, elektronska obdelava podatkov, upravljanje informacijskih resursov in informacijski sistemi. Davis (1974) je podal eno prvih definicij MIS in je opisal MIS kot »integriran človek/stroj sistem za zagotavljanje informacij za podporo delovanja, upravljanja in odločevalskih funkcij v organizaciji«. Keen (1980) je definiral MIS kot »učinkovito oblikovanje, dostava in uporaba informacijskih sistemov v organizaciji«. Laudon in Laudon (2003) sta definirala MIS kot »študijo informacijskih sistemov, ki je osredotočena na njihovo uporabo v poslu in upravljanju« (Zhang in drugi 2004, str 3). Ena glavnih razpoznavnih lastnosti MIS, razkritih v teh definicijah, je, da so MIS namenjeni za poslovno uporabo in so upravljavsko usmerjeni. MIS disciplina črpa iz mnogih disciplin, med drugim tudi iz računalniške, organizacijske in upravljavske znanosti, kognitivne, socialne in organizacijske psihologije, sociologije, upravljanja, računovodstva in ekonomije (Zhang in drugi, 2004). Ker je namen naloge izdelati uporabniški vmesnik za pomoč vodilnemu kadru, se bom v nadaljevanju osredotočil na t. i. Vodstvene informacijske sisteme (angl. Executive information systems, v nadaljevanju VIS). Poleg VIS spadajo med tipe upravljavskih informacijskih sistemov tudi sistemi za podporo odločanju, menedžerski informacijski sistemi in transakcijski informativni sistemi. 3.1 Vodstveni informacijski sistemi Vodstveni informacijski sistemi omogočajo jasen pogled in nadzor nad vsemi aktivnostmi organizacije brez nepotrebnih podrobnosti. Namen tega je identifikacija priložnosti za večjo konkurenčnost in tekmovalnost z drugimi organizacijami. So poseben primer upravljavskih sistemov. VIS so interaktivni sistemi, ki so prilagodljivi različnim poslovnim uporabam in imajo poudarek na enostavnih vmesnikih ter učinkoviti predstavitvi podatkov. 39 VIS je podskupina razreda tehnoloških rešitev, ki se jih v industriji navaja kot programska oprema poslovnega obveščanja. Glavna naloga VIS je, da zagotavlja realnočasovne reprezentativne informacije vodstvenemu menedžmentu, da podpira strateške aktivnosti, kot so na primer proces postavljanja ciljev organizacije, načrtovanje in napovedovanje ter tudi spremljanje uspešnosti. Druge naloge VIS so zbiranje, analiziranje in vključevanje notranjih in zunanjih podatkov v dinamične profile ključnih kazalcev uspešnosti. Glede na informacijske potrebe vsakega vodstvenega menedžerja lahko VIS dostopa tako do minulih kot tudi realnočasovnih podatkov s pomočjo ad-hoc poizvedb. VIS uporabniki lahko upravljajo in manipulirajo z večdimenzionalnimi podatkovnimi bazami. V bistvu imajo lahko menedžerji na katerikoli stopnji prilagojene poglede, ki izvlečejo informacije iz različnih virov in jih povzamejo v smiselne kazalnike (Lungu in Bara, 2005). VIS zagotavlja prijazen uporabniški vmesnik, in ko je ta prilagojen za posameznega menedžerja, omogoča uporabnikom, da dostopajo do podatkov organizacije, in dopolnjuje osebno znanje vodstvenih menedžerjev in zagotavlja kvantitativno diagnostiko za nadziranje napredka odločitev. V mnogih organizacijah so implementirani ERP sistemi za operacijsko in transakcijsko procesiranje za različna funkcijska področja, kot so na primer finance, inventar, nabava, proizvodnja in drugo. Z informacijo iz teh funkcijskih področij znotraj ERP sistema upravlja relacijska programska podatkovna baza, kot sta Oracle Database in Microsoft SQL Server. Ker so ERP sistemi predvsem transakcijsko usmerjeni, niso primerni za povzemanje, analizo, prikaz in razširjanje informacij. ERP sistemi ne nudijo nadzornih plošč in sistema kazalcev, ki jih potrebujejo vodilni menedžerji pri strateškem upravljanju (Tabela 3.1). Operativne ravni menedžmenta potrebujejo podrobna poročila z dnevnimi operativnimi dejavnostmi. Vendar vodstvene ravni potrebujejo informacijo za strateške in taktične odločitve, ki pogosto potrebujejo poročila skupnih podatkov iz virov ERP in ne-ERP aplikacij,na primer indikatorji učinkovitosti, informacije o strankah, meritve uspešnosti, zgodovinski podatki za napovedi itd. (Liang in Rowan, 2001). 40 Tabela 3.1: Primerjava ERP in VIS Časovno obdobje Analitske in vizualne zmožnosti ERP Operativno osebje, menedžerji Avtomatizacija procesov, obdelava transakcij, poročanje, notranja usmeritev Retrospektivno Šibke in omejene na funkcijo poročanja Izvor podatkov Ključni uporabniki Cilji sistema Omejen na informacije, pridobljene znotraj transakcij sistema VIS Menedžerji, izvrševalci Optimizacija procesa, ključni kazalci uspešnosti, poročanje, notranja in zunanja usmeritev Retrospektivno in prospektivno Obsežne – stroškovne analize, merjenje uspešnosti in uporaba delovnega toka za opozorila Se zanaša na informacije iz različnih virov, ki so organizaciji notranji in zunanji Vir: prirejeno po Liang in Rowan (2001, str 15) Uporaba VIS (Gupta 2009): poročanje vodstvenim menedžerjem (angl. Executive briefing), analize, prilagojene uporabniku (angl. Peronalized analysis), poročanje o izjemah (angl. Exceptions reporting), analize po modelu (angl. Model based analysis). VIS je tip MIS, namenjen, da olajša in podpira informacije in odločanje potrebe višji izvrševalcev z nudenjem enostavnega dostopa do tako notranjih kot zunanjih informacij, pomembnih za doseganje strateških ciljev organizacije. Na splošno je obravnavan kot posebna oblika sistemov za podporo odločanju (angl. Decision support systems, v nadaljevanju SPO) (Executive information system, 2012). VIS sistemi nudijo močne zmožnosti za poročanje in podatkovno rudarjenje. VIS so SPO, ki pomagajo vodilnim menedžerjem analizirati, primerjati in poudariti trende in pomembne spremenljivke, da lahko spremljajo storilnost in identificirajo priložnosti in probleme (Executive information system, 2012). Vodilni menedžerji nimajo časa za preučevanje in analiziranje velikih količin podatkov. Potrebujejo informacijski sistem, ki bo analiziral podatke in jih prikazal na pregleden način in jim tako omogočil hitre in učinkovite odločitve. VIS sestavljajo orodja in tehnike, kot na primer barvne grafike, zasloni na dotik, glasovno vodeni ukazi,in ki distribuirajo velike količine podatkov hitro in učinkovito (Gupta, 2009). Kazalci za potrebo po uvedbi VIS so notranji(potreba po hitrih posodobitvah podatkov iz različnih poslovnih enot, potreba po dostopu do poslovnih podatkov) in zunanji(tekmovalno, 41 hitro spreminjajoče se okolje, potreba po dostopu do zunanjih podatkovnih baz in naraščajoče in/ali hitro spreminjajoče se vladne regulacije). Lastnosti VIS: dostop do notranjih in zunanjih podatkov, analize what-if, poizvedbe ad-hoc, podatkovno rudarjenje, spremljanje projektov, barvne poslovne grafike, mrežne povezave, visoka varnost (Executive information system, 2012). Med prednosti VIS štejemo: enostavna uporaba, pri čemer obsežno računalniško znanje ni potrebno; omogoča časovno dostavo poročil; informacija, ki jo posreduje, je lažje razumeti; filtrira podatke za menedžment; izboljša sledenje informacij in nudi učinkovitost odločevalcem. Slabosti VIS so: da je odvisen od sistema; funkcionalnost je omejena z oblikovanjem; presežek informacij za nekatere menedžerje; koristi se težko izmeri; visoki stroški implementacije; sistem lahko postane počasen, velik in težko obvladljiv; potrebuje učinkovite notranje procese za upravljanje s podatki; lahko vodi do manj zanesljivih in manj varnih podatkov (Executive information system, 2012). 3.1.1 Primerjava VIS in SPO Glavna razlika med VIS in SPO je, da je VIS uporabljen za dostavo in prikaz informacij (angl. Information delivery), medtem ko je SPO uporabljen za analiziranje in reševanje problemov (angl. Problem solving). Danes so mnogi sistemi kombinacija VIS in SPO in ti sistemi so znani kot sistemi za podporo vodstvu. VIS ima mnogo lastnosti, ki jih ima tudi SPO, kot na primer vrtanje v globino (angl. Drill-down), ki omogoča zaposlenim, da pridobijo povzetek ali natančne podatke z nekaj kliki. Vrtanje v globino je zmožnost posredovanja informacij s stopnjo podrobnosti, ki jo zahteva odločevalec (Gupta, 2009). Karakteristike VIS in SPO VIS in SPO nudita podporo v procesu odločanja srednjemu in vodilnemu menedžerju. 42 Oba sta intuitivna, interaktivna in uporabniku prijazna sistema. Oba se upravlja z meniji in imata pogosto odlične barvne in grafične zmožnosti. Oba sistema uporabljata tako notranje kot zunanje podatke za reševanje problemov. SPO uporablja interne in eksterne podatke in različne odločevalske modele, ki menedžerjem oskrbijo alternative za dani problem. VIS oskrbuje menedžerje z strokovnimi informacijami v obliki analiz in poročil. Oba sistema sta opremljena z odločevalskimi orodji, kot sta na primer analiza what-if in doseganje ciljev. VIS je opremljen tudi z zmožnostmi rudarjenja v podatke. 3.1.2 SPO lahko podpira tako individualno kot skupinsko odločanje (Gupta, 2009). Arhitektura VIS VIS sistemi zahtevajo tehnološke rešitve, ki lahko pridobijo, analizirajo in prikažejo informacije iz ERP in drugih samostojnih sistemov v realnem času v prijaznem in fleksibilnem uporabniškem vmesniku. VIS arhitektura je skupna SPO arhitekturi in je strukturirana na treh različnih ravneh. Upravljanje s podatki Raven, ki jo predstavljajo relacijske podatkovne baze, podatkovna skladišča in drugi tipi podatkovnih virov. Ta stopnja je sestavljena iz integracije podatkovnih virov skozi podatkovna skladišča. Podatkovno skladišče zbira in organizira podatke tako iz notranjih kot zunanjih virov za namen analiz. Podatkovno skladišče vsebuje minule in sprotne podatke ter je optimiziran za hitre poizvedbe in analize. Arhitektura podatkovnih skladišč je drugačna za vsako posamezno organizacijo, v osnovi pa je sestavljena iz treh ravni: podatkovnih virov, procesa izvleči, transformiraj in naloži (angl. Extract, transform & load, v nadaljevanju ETL) in podatkovnih središč. Vse podatkovne vire je možno integrirati v centralno podatkovno skladišče, od koder so podatki pridobljeni, preoblikovani in naloženi skozi ETL proces v končno mesto skladiščenja, ki je lahko centralno skladišče podatkov ali več podatkovnih središč. Čeprav lahko podatkovno skladišče naredi uporabo VIS lažjo in učinkovitejšo, pa ni nujno potrebno za delovanje VIS. Organizacija lahko pridobi podatke za namene analiz in poročil neposredno iz gostiteljeve baze podatkov, vendar na težji način (Lungu in Vatuiu, 2007). 43 Upravljanje z modeli Raven pridobivanja, preoblikovanja in obdelave podatkov. Na tej ravni najdemo BI orodja za pridobivanje in analiziranje podatkov, kot so sistemi sprotne analitične obdelave (angl. On line analytical processing, v nadaljevanju OLAP), podatkovno rudarjenje in statistična orodja. OLAP orodje je generator poizvedb, ki nudi uporabniku možnost, da razišče in analizira povzetke in natančne informacije iz večdimenzionalnih podatkovnih baz. OLAP nudi orodja za napovedovanje podatkov in analize what-if ter omogoča tudi analize večdimenzionalnih podatkov. Menedžerji lahko uporabijo OLAP za analiziranje podatkov različnih dimenzij in rudarjenje v izvorne podatke. OLAP lahko le označi trende in vzorce znotraj podatkov, ki so bili zahtevani. Ne bo našel skritih medsebojnih povezav in vzorcev, ki potrebujejo bolj močna orodja, kot je na primer podatkovno rudarjenje. Orodja za podatkovno rudarjenje so še posebej primerna za velike in kompleksne podatkovne nize. Skozi statistične in modelirne tehnike orodja za podatkovno rudarjenje omogočajo razkritje skritih trendov ali pravil, ki so vsebovani v velikih podatkovnih bazah. Orodja za podatkovno rudarjenje se lahko uporabljajo za podatke iz podatkovnih skladišč ali relacijskih podatkovnih baz. Podatki, ki jih odkrijejo ta orodja, morajo biti potrjeni in preverjeni, šele potem postanejo operativni podatki za uporabo v procesu odločanja. ERP podatkovna shema je izredno kompleksna in vsebuje tisoče tabel z stotinami vrstic z medsebojnimi razmerji, ki jih je težko dešifrirati. Orodja podatkovnega rudarjenja pomagajo premagati omejitve ERP sistemov (Lungu in Vatuiu, 2007). Vizualizacija podatkov Orodja za vizualizacijo podatkov zagotavljajo vizualno zmogljivost vrtanja v globino, ki lahko pomaga upravljalcem preučiti podatke grafično in prepoznati kompleksne medsebojne odnose. Ta raven vsebuje orodja za predstavitev in analizo podatkov iz prejšnjih dveh ravni. Obstaja mnogo grafičnih orodij za izgradnjo prijazne in prilagodljive predstavitve, kot so: poročila, grafike, grafi, spletne strani, ki so lahko integrirane v organizacijski portal ali ERP sistemski vmesnik. VIS mora omogočati uporabniku vmesnik, ki se ga lahko prilagodi na različne stopnje tehničnega znanja (Lungu in Vatuiu, 2007). 44 3.1.3 Komponente VIS Izbira primerne programske opreme je ključna za izgradnjo učinkovitega VIS. Zato so programske komponente in način, kako integrirajo podatke v en sistem, zelo pomembne. Kar precejšen problem izvrševalcem predstavlja izbira med številnimi programskimi paketi. Enostavnost uporabe, dovzetnost za izvrševalčeve zahteve in cena so glavni atributi pri izbiri. Prav tako je treba upoštevati tudi ali lahko sistem deluje na obstoječi strojni opremi. a) Računalniška strojna oprema vhodne naprave – omogočijo izvrševalcem takojšen vnos, preveritev in posodobitev podatkov, centralna procesna enota – je jedro, ki nadzoruje druge računalniške komponente sistema, datoteke za shranjevanje podatkov – s katerimi izvrševalci shranjujejo uporabne poslovne informacije in omogočajo izvrševalcem, da enostavno poiščejo stare poslovne informacije, izhodne naprave – nudijo vizualni ali stalni zapis, ki jih izvrševalci shranijo ali berejo. To so vizualne izhodne naprave, kot sta monitor in tiskalnik (Executive information system, 2012). b) Programska oprema programska oprema na osnovi teksta – najbolj pogoste oblike teksta so običajno dokumenti, podatkovna baza – heterogene podatkovne baze pomagajo izvrševalcem dostopati do notranjih in zunanjih podatkov, grafična osnova – grafike lahko preoblikujejo velike količine teksta in statistik v vizualno informacijo. Tipični slikoviti tipi so: časovni diagrami, karte, gibajoča grafika, sekvenčni diagrami, primerjalni grafi, diagrami razpršenosti itd., modelna osnova – VIS modeli vsebujejo rutine in posebne statistične, finančne in druge kvantitativne analize (Executive information system, 2012). c) Uporabniški vmesnik VIS mora biti učinkovit pri obnavljanju pomembnih podatkov za odločevalce, zato je uporabniški vmesnik zelo pomemben. Več različnih tipov vmesnikov je na voljo VIS strukturi, kot so poročila, vprašanja/odgovori, menijsko gnani vmesniki, vmesniki ukaznega jezika itd. Pomembno je, da je vmesnik skladen s stilom odločanja menedžerja. Idealni 45 vmesnik za VIS je enostaven za uporabo in visoko fleksibilen, zagotavlja stalno učinkovitost, odraža izvrševalca in vsebuje uporabne informacije (Executive information system, 2012). d) Telekomunikacije Decentralizacija postaja trend v podjetjih, zato imajo in bodo imele telekomunikacije ključno vlogo v mrežnih informacijskih sistemih. Prenos podatkov z enega mesta na drugega je postalo odločilno za postavitev zanesljive mreže. Telekomunikacije znotraj VIS lahko pospešujejo potrebo po dostopu do raztresenih podatkov (Executive information system, 2012). 3.1.4 Vrednotenje VIS Oblikovanje VIS sistemov vključuje čas, visoke stroške, človeške resurse in napore. VIS mora biti sposoben nuditi realnočasovne reprezentativne informacije vodilnim menedžerjem. Uvedba VIS vključuje veliko tveganj: oblikovanje sistema, kakovost podatkov in tehnološka zastarelost. Tveganje glede oblikovanja sistema izhaja iz slabe konceptualizacije resničnih poslovnih potreb organizacije,preden je tehnologija uvedena. Kakovost podatkov se nanaša primarno na to ali so bili podatki pravilno prečiščeni. Tehnološka zastarelost se nanaša na neuspeh ponudnika, da predvidi nove tehnologije. Razlogi za določitev strogih kriterijev za vrednotenje VIS sistemov so visoki stroški in velika količina strateških informacij, vključenih v uvedbo VIS sistema. Ti kriteriji so naslednji. a) Odločitve na osnovi poslovnega procesa VIS ne sme izgledati le kot skladišče podatkov oziroma ogromna zbirka podatkov, ampak mora s konceptualizacijo novih podatkovnih modelov, procesov in indikatorjev, ki tvorijo vsebino VIS, zagotavljati obsežno razumevanje meril, ki so uporabna pri vrednotenju poslovnega procesa (Liang in Rowan, 2001). b) Učinkovitost Ta lastnost se običajno nanaša na odzivni čas sistema, ki naj bi bil med nekaj sekundami do največ 30 sekund za rutinske poizvedbe. Odzivni čas je odvisen od kompleksnosti podatkovne baze in poizvedb (Liang in Rowan, 2001). c) Prilagodljivost in razširljivost Prilagodljivost določa, ali lahko VIS rešitev stalno prilagaja spreminjajoče poslovne razmere po uvedbi sistema v organizaciji. VIS bi moral biti sposoben sprejeti spremembe v vsakem 46 tipu poslovnega procesa in funkcij, kot so osebje, storitve in procesi, kot tudi nove zakone in regulative, ki potrebujejo zajem drugih tipov podatkov. VIS bi moral biti razširljiv in bi moral sprejeti rast podatkov in spremembe v organizacijski strukturi. VIS bi moral omogočiti rast vsebine brez upočasnitve delovanja in podpirati širok spekter uporabnikov z različnimi znanji in spretnostmi ter stopnjami tehnološke prefinjenosti (Liang in Rowan, 2001). d) Integracija Integracija podatkov je sposobnost, da sistem dostopa do podatkov iz različnih tipov sistemov, tako notranjih kot zunanjih. Integracija sistema se nanaša na dve stvari: zmožnost razširitve VIS programske opreme z novimi sposobnostmi in moduli ter zmožnost sistema, da soobstoja z drugimi rešitvami oziroma sistemi v organizaciji (Liang in Rowan, 2001). e) Prijazen uporabniški vmesnik VIS bi moral biti oblikovan tako, da dovoljuje menedžerjem, ki niso usposobljeni za delo s poizvedovalnimi jeziki in ne poznajo naprednih tehnologij, da hitro, enostavno in razumljivo krmarijo po podatkih in identificirajo trende in vzorce. VIS bi moral omogočiti uporabniškemu vmesniku, da sprejme različne stopnje tehničnega znanja (Lungu in Bara, 2005). f) Vzdrževanje Administratorji naj bi hitro integrirali nove aplikacije, naredili nove podatkovne modele in izvajali posodobitve. VIS prodajalci morajo biti zavezani posodobitvam programske opreme, da bi ohranili korak z napredki v informacijski tehnologiji. Obstajati morajo tudi procedure za enostavno administracijo (skupna infrastruktura, obdelovanje in varnost) (Liang in Rowan, 2001). g) Arhitekturni izbori Kljub temu da jev industriji vse bolj priljubljena tako imenovana Thin-client (minimalna programska koda na PC) usmeritev za mnoge aplikacije, je treba vzeti v zakup kompromis med funkcionalnostjo/zmogljivostjo in mobilnostjo. Zmogljivost aplikacij na Thin-client arhitekturi je odvisna od robustnosti mreže. Nadalje, čisti Thin-client pristop ne izpolnjuje potreb vseh uporabnikov. Le sistem, ki ima različne tehnološko-arhitekturne zmožnosti, lahko nudi fleksibilnost, potrebno za zagotovitev teh potreb (Liang in Rowan, 2001). 47 h) Stopnja tveganja Obstajajo tri glavna tveganja v oblikovanju VIS. Tveganje pri oblikovanju sistema se nanaša na slabo konceptualizacijo organizacijskih pravih poslovnih potreb, preden je tehnologija vpeljana. Tveganje pri kakovosti podatkov se primarno nanaša na primerno očiščenost podatkov. Tehnološka zastarelost se nanaša na neuspeh ponudnika, da predvidi nove tehnologije (Liang in Rowan, 2001). VIS imajo velik vpliv na kakovost strateškega odločanja in na zmanjšanje časa, potrebnega za odločanje. VIS morajo menedžerjem omogočati, da vidijo podatke v drugi perspektivi, morajo omogočati krmarjenje in poizvedovanje po podatkih, da lahko menedžerji odkrijejo nova dejstva, ki vplivajo na poslovni proces ter tudi pričakujejo in napovedujejo spremembe znotraj in zunaj organizacije. VIS izboljšujejo kakovost menedžmenta v organizaciji skozi nove vrste tehnologij in tehnik za pridobivanje, preoblikovanje, obdelavo in prikazovanje podatkov, s katerimi zagotovijo strateško informacijo. ERP sistemi so usmerjeni v obdelavo transakcij, in so zato slabi v analitiki. Programske hiše so prepoznale, da obstaja jasna potreba po tehnoloških rešitvah, ki lahko odklenejo, analizirajo in prikažejo informacije iz ERP in drugih samostojnih sistemov, in to je povzročilo motivacijo za nastanek nove niše na trgu programske opreme. Trg za VIS izdelke je doživel veliko rast v zadnjem desetletju. Podatki iz ERP sistemov, sistemov upravljanja odnosov z strankami (CRM), sistemov upravljanja dobavne verige (SCM) in drugih samostojnih sistemov so povečali povpraševanje po VIS. Glavni igralci na trgu so velika ERP podjetja, podjetja s samostojnimi BI paketnimi rešitvami, podjetja s statističnimi programskimi orodji in prodajalci podatkovnih baz (Liang in Rowan, 2001). 3.2 Predstavitev rezultatov menedžerskih informacijskih sistemov Ne obstaja popoln način za predstavitev analitičnih rezultatov, vendar pa obstajajo tri glavne možnosti za predstavitev MIS informacij. MIS analitske rezultate lahko prikažemo kot: sisteme kazalnikov (angl. Scorecards), poročila (angl. Reports), nadzorne plošče (angl. Dashboards). 48 Sistemi kazalnikov Sistemi kazalnikov so neke vrste strateško poročilo. Ideja o sistemih kazalnikov je bila razvita od in za menedžerje in izvrševalce. Koncept se je razvil v svetu poslovne strategije. Sistemi kazalnikov vsebujejo informacije o specifičnih strateških področjih (na primer dobičkonosnost), o ciljih za ta strateška področja in njim povezanimi kazalniki učinkovitosti (angl. Key performance indicators, v nadaljevanju KPI). Sistem kazalnikov je lahko predstavljen grafično (kot so tudi nadzorne plošče), vendar pa so lahko tudi le seznami oziroma stolpci informacij. Lahko bi jim rekli tudi poročila. Sistemi kazalnikov primerjajo operativne rezultate s specifično strategijo z uporabo KPI. To zagotavlja obliko napredka in poročilo problema osredotočeno na strateško vprašanje, operacijo ali proces. Meritev, primerjana s ciljem, je jedro koncepta sistema kazalnikov. Pogled na informacijo sistema kazalnikov nam razkrije neuspešne strategije oziroma tiste, ki potrebujejo več pozornosti, vendar pa ne povedo, zakaj ne delujejo, kot je bilo načrtovano. To običajno potrebuje več podrobnosti ali čisto drugi pogled na podatke. Ta pogled lahko pride iz nadzornih plošč ali informacij poročil. Informacije nadzornih plošč in/ali poročil so lahko dostopne z vrtanjem v globino neposredno iz predstavitve informacij sistema kazalnikov. Sistem kazalnikov se lahko uporabi predvsem za vodilne menedžerje, nadzorne plošče za ostale ravni menedžerjev (kot tudi operativno osebje) in poročila kot orodje za predstavitev MIS informacij. Funkcija vrtanja v globino je orodje nadzornih plošč in sistema kazalnikov, zato se je treba zavedati njihovih zmožnosti in omejitev že od začetka (Flowers, 2009). Poročila Ko so porabljena vsa orodja za poročanje povzetkov (nadzorne plošče in sistemi kazalnikov) in odkrivanje ter spremljanje problemov, je treba priti do podrobnosti ali iskati razloge. To pomeni izdelavo podrobnih poročil za pomoč pri odkrivanju, kaj natančno se dogaja s poslovnim procesom. Poročila so na razpolago kot rezultati vrtanja v globino iz nadzornih plošč ali pa se uporabljajo kot specifična poročevalska orodja z namenom, da poslovni uporabniki dobijo informacije, ki jih potrebujejo. Vendar pa mora končni uporabnik poznati in razumeti razpoložljive podatke, da bi lahko uporabil to možnost (Flowers, 2009). 49 Nadzorne plošče Izgleda, kot da je prišla ideja o predstavitvi informacij v obliki nadzornih plošč naravnost iz sveta avtomobilske tehnologije. VIS nadzorna plošča izgleda zelo podobno kot nadzorna plošča v avtomobilu. Vsebuje črtne grafe, vrstične grafe, merilnike, tortne grafe in mnogo različnih barv, ki pomenijo različne stvari. Nadzorne plošče že na prvi pogled nudijo skupke pomembnih informacij. Pogosto so bolj kot na strateške osredotočene na operativne cilje. Nadzorne plošče nudijo povzetke in/ali podrobne informacije o zadevah operativnega pomena (čas obdelave naročila, število pritožb, gibanje zalog itd.). Nadzorne plošče nam povedo, kaj se dogaja na specifičnih področjih v organizaciji in nam dajo slutiti, zakaj se to dogaja. Da bi s čim večjo gotovostjo določili, zakaj se nekaj dogaja, je nujen obstoj zmožnosti vrtanja v globino iz prikaza nadzorne plošče. Funkcija vrtanja v globino pripelje uporabnika do podrobnosti v poročilu (Flowers, 2009). Cilj magistrske naloge je izdelava prototipa nadzorne plošče, zato jih bom podrobneje predstavil v naslednjih poglavjih. 3.3 Poslovna inteligenca Poslovna inteligenca (angl. Business intelligence, v nadaljevanju BI) je poslovno menedžerski izraz, ki opisuje aplikacije in tehnologije, ki se uporabljajo za zbiranje podatkov in informacij o delovanju podjetij, dostop do njih in analizo. Je odgovor informacijske panoge oziroma dejavnosti na potrebe podjetij glede hitrega odločanja, ki sloni na predhodno opredeljenih kazalcih, vzorcih ali drugih pravilih, ki jih podjetja uporabljajo za svoje odločanje. Poslovna inteligenca ali poslovno obveščanje je generični pojem, ki opisuje uporabo notranjih in zunanjih informacij v podjetju za doseganje boljših poslovnih odločitev. Z izrazom poslovno obveščanje označujemo uporabo operativnih podatkov za pridobivanje informacij. Izraz BI opisuje uporabo operativnih podatkov organizacij za pridobivanje informacij in zagotavlja analizo zaposlenim, dobaviteljem, strankam in drugim poslovnim partnerjem za učinkovitejše poslovno odločanje. Je arhitektura in zbirka integriranih rešitev na operativni ravni in ravni podpore odločanja ter baz podatkov, ki poslovnemu svetu zagotavljajo enostaven dostop do poslovnih podatkov. 50 Informacijski cilji poslovne inteligence so: zagotavljanje kakovosti podatkov: o kakovost dostopa do informacij (udobnost, interaktivnost, hitrost itd.) ter o kakovost vsebine (vsestranskost, jedrnatost, točnost, ažurnost, usklajenost itd.), enotna infrastruktura poročanja, odprava poročevalskih zmešnjav – enostavne poti poročanja, majhno število vmesnih postaj, integracija – podatkovna skladišča z integriranimi podatki iz različnih virov, različni načini dostopa do informacij (strežnik/odjemalec, splet, mobilne naprave, itd.), premostitev informacijske vrzeli - vrzel med razpoložljivimi podatki in informacijo, sprotno spremljanje poslovanja, predvidevanje izidov odločitev, analiziranje izidov. Uporabnikom prijazni sistemi poslovne inteligence (angl. Business intelligence systems, v nadaljevanju BIS) pomagajo povečati organizacijsko participacijo kot tudi izboljšati spodnjo mejo uspešnosti. BIS so interaktivne računalniške strukture in podsistemi, katerih namen je pomagati odločevalcem uporabljati komunikacijske tehnologije, podatke, dokumente, znanje in analitske modele za identifikacijo in reševanje problemov. Nova generacija BI nudi potencial za znatno izboljšanje operativne in strateške uspešnosti za organizacije različnih velikosti in tipov. V devetdesetih letih prejšnjega stoletja so se mnoge velike organizacije ukvarjale s projekti skladiščenja podatkov (angl. Data warehousing). Področje teh naporov je segalo od združevanja več vgradnih sistemov do razvoja orodij uporabniških vmesnikov za analize in poročanja. Podatkovno skladišče je osnovna struktura, uporabljena za ustvarjanje različnih poročil in analiz. V preteklosti se je poslovno obveščanje nanašalo na skupek tedenskih ali mesečnih poročil, ki so bila nepovezana. BI je proces, ki iz operativnih baz podatkov prek procesa ETL nadgradi podatkovna skladišča. Ta so namenjena izvajanju tehnik poslovne inteligence, kot so poizvedovanje, priprava večdimenzionalnih poročil in sprotna analitična obdelava podatkov. Podatkovna skladišča omogočajo tudi izvajanje vse popularnejše tehnike poslovne inteligence, in sicer tehnike podatkovnega rudarjenja (angl. Data mining). To je proces iskanja in analize velike količine podatkov z avtomatskimi in polavtomatskimi tehnikami z namenom odkrivanja uporabnih vzorcev ter pravil. 51 BI je veliko več kot le obveščanje in poizvedovanje. BI je okolje, ki uporabnikom zagotavlja, da pridejo do pravilnih, zanesljivih, razumljivih in za uporabo prijaznih podatkov. Omogoča tudi hitro in enostavno pripravo poslovnih poročil, ki ne ovira izvajanja ostalih informacijskih procesov v podjetju. Na koncu procesa poslovne inteligence nastopi pomemben element tega procesa, to je vizualizacija informacij. Uporabniki si na osnovi podatkovnih skladišč lahko pripravljajo hitro dostopna vizualna poslovna poročila z orodji, ki omogočajo veliko možnosti za grafično in slikovno predstavitev podatkov. Značilno za BI je, da je pretok informacij predstavljen menedžerju prek grafičnega zaslona, imenovanega nadzorna plošča. Poroča podatke in možnosti organizacijske uspešnost v skoraj realnem času in integrirani osnovi. Nekateri BI industrijski učenjaki trdijo, da so nadzorne plošče le vizualni bombonček za vodilne menedžerje. Ta vidik kaže, da so ti sistemi le nova modna muha, ki jih spodbujajo svetovalci in prodajalci. Kljub temu da te trditve deloma držijo, pa BIS, osnovani na nadzornih ploščah, nudijo upravljavcem dostop do močnih analitičnih sistemov in orodij v uporabniku prijaznem okolju. Poleg tega pomagajo podpirati celostne analize in odločanje v organizaciji. BIS lahko razdelimo na dva glavna tipa: modelno gnani in podatkovno gnani. Modelno gnani sistemi so nagnjeni k uporabi analitičnih konstruktov, kot je napovedovanje, optimizacijski algoritmi, simulacije, odločitvena drevesa itd. Podatkovno usmerjeni sistemi se ukvarjajo z podatkovnimi skladišči, podatkovnimi bazami in sprotno analitično obdelavo. Podatkovno skladišče je zbirka podatkov, ki je izdelan tako, da podpira proces odločanja v organizaciji. Obstaja lahko več podatkovnih baz in podatkovnih središč, ki sestavljajo podatkovno skladišče. OLAP vse pogosteje uporabljajo menedžerji za pomoč pri obdelavi in vrednotenju velikih podatkovnih skladišč in podatkovnih središč. Danes je aktualen trend potrebe po bolj natančnemu odločanju zaradi povečane svetovne konkurence. Na splošno bi moralo biti sprejemanje odločitev na podlagi vrednotenja trenutnih trendov, prejšnjih meritev uspešnosti in načrtovanja napovedi. Novi in izboljšani BIS nastajajo, da bi pomagali v doseganju teh stalnih zahtev (Kragelj, 2002). BI prodajalci ponujajo številne nove sisteme, ki zagotavljajo potrebne povezave in končne vmesnike za menedžerje za dostop in prejemanje selektivnih informacij, kot so vedenje tekmeca, industrijski trendi in trenutne možnosti odločitve. Za povečanje sprejemljivosti in uporabe v organizaciji ti novi sistemi vsebujejo funkcije porazdeljenega odločanja, ki pomaga 52 pri organizacijski prepoznavnosti. Posebna pozornost je namenjena uporabniškemu vmesniku, kar kaže tudi seznam standardnih funkcij za končnega uporabnika: filtriranje, razvrščanje in analiza podatkov, oblikovanje ad-hoc ter vnaprej določenih poročil in predlog, zagotavljanje povleci in spusti (angl. Drag & drop) zmogljivosti, ustvarjanje vrtilnih grafov in grafov, podpora večjezičnosti, ustvarjanje alternativnih scenarijev (Kragelj, 2002). BI skrbi za poslovno učinkovitost, za enostaven dostop do virov podatkov ter za hitro in enostavno poročanje. Vizualizacija informacij pa prek vizualiziranih poročil oziroma prikazov podatkov strukturira in poudari bistvene podatke in jih tako spremeni v koristne informacije. Tu govorimo predvsem o različnih tabelah, grafih, števcih, nadzornih ploščah itd. 4 4.1 SISTEM NADZORNIH PLOŠČ Predstavitev sistema nadzornih plošč Few pravi, da je nadzorna plošča »vizualni prikaz najbolj pomembnih informacij za dosego enega ali več ciljev, prečiščenih in organiziranih na enem zaslonu, da so informacije opazne že na prvi pogled« (Few 2006b, str. 26). Nadzorne plošče organizaciji omogočajo uspešnejše merjenje, nadzorovanje in upravljanje učinkovitosti poslovnih procesov. Ne gre le za ekran z dopadljivimi grafi, temveč kvalificiran informacijski sistem, zgrajen na poslovnem obveščanju in infrastrukturi, ki povezuje podatke, aplikacije in pravila. Ko oblikujemo nadzorno ploščo, prevedemo strategijo organizacije v cilje, merila, iniciative in naloge, prilagojene vsaki skupini in vsakemu posamezniku v organizaciji. Sistem nadzornih plošč je v resnici učinkovit upravljavski sistem, ki omogoča merjenje, nadzorovanje in upravljanje ključnih aktivnosti in procesov v podjetju, s katerimi skušamo doseči zastavljene cilje in na ta način uresničiti strategijo podjetja. Z vpeljavo sistema nadzornih plošč skušajo podjetja doseči, da zaposleni razumejo različne vrednosti kazalnikov, 53 ki so za podjetje zelo pomembni. Na ta način lahko sprejemajo odločitve, na podlagi katerih vodijo podjetje po začrtani poti do izpolnitve zastavljenih ciljev. Sistem nadzornih plošč omogoča uporabnikom: nadzorovati kritične poslovne procese in aktivnosti z uporabo opozorilnih znakov pri vseh kazalnikih, pri katerih vrednosti odstopajo od načrtovanih. Na ta način sistem nadzornih plošč opozori uporabnika o nastalem problemu. Uporabnik lahko nato ustrezno ukrepa; analizirati izvor problema s pomočjo analiziranja pravočasnih in točnih informacij iz več zornih kotov in z različno stopnjo podrobnosti; voditi ljudi in upravljati s procesi ter tako izboljšati odločanje, optimizirati zmogljivosti in usmerjati organizacijo v pravo smer. Sistem nadzornih plošč je MIS, ki je zgrajen na BI infrastrukturi združevanja podatkov. Tehnologija omogoča uporabnikom dostop do podatkov ne glede na to, v kakšni obliki so shranjeni. Pomembno je, da uporabnik razume poslovne podatke in iz njih dobi koristne informacije. Sistem nadzornih plošč ni skupek novih orodij, ki bi jih podjetja šele začela uporabljati. Ta orodja so se v preteklosti že uporabljala, vendar so bila v zadnjih letih izpostavljena ekstremni preobrazbi. Predstavniki teh orodij so bili v preteklosti VIS. Ta orodja so revolucionarna zato, ker imajo moč, da spremenijo podjetje, tako da ga z optimizacijo poslovnih procesov popeljejo na višjo raven. Nobeno orodje, ki sestavlja sistem nadzornih plošč, ni novo; novost je le to, kako so ta orodja povezana med seboj. VIS se razlikujejo od sistemov nadzornih plošč predvsem v tem, da so bili namenjeni izključno za pomoč izvrševalcem pri odločanju. Omogočali so prikaz trenutnega stanja poslovnih procesov. Če primerjamo VIS s sistemom nadzornih plošč, vidimo, da je sistem nadzornih plošč namenjen vsem uporabnikom, ne glede na hierarhijo v podjetju. Na ta način se cilje in vizijo podjetja približa zaposlenim. Tako dobijo vsi uporabniki pravočasno dostop do ustreznih informacij, kar jim pomaga pri doseganju ciljev in uresničevanju strategije podjetja. Druga razlika je v tem, da VIS omogočajo le malo povezav do izvornih podatkov, ki so v pomoč pri razlagi obstoječega stanja, medtem ko sistemi nadzornih plošč to omogočajo. Sistem nadzornih plošč medsebojno združuje podatke, aplikacije in pravila, ki določajo, katere informacije se bodo uporabniku prikazale na zaslonu in na kakšen način. Omogoča 54 dostavo delovnih informacij vsem zaposlenim v podjetju. Tako sistem nadzornih plošč izpolni obljubo poslovnega obveščanja. S pomočjo informacij pomaga podjetjem povečati njihovo prilagodljivost in jim omogoča doseganje zastavljenih ciljev. Sistem nadzornih plošč igra pomembno vlogo pri združevanju finančnih informacij z operativnimi informacijami, saj omogoča popolnejši pogled na učinkovitost poslovanja. Dobiček ali izguba je morda res najočitnejše merilo o tem, kako podjetje posluje, toda pozorni moramo biti še na nekatere druge kazalnike, ne samo na finančne. Veliko organizacij že uporablja uravnotežen sistem kazalnikov na ravni podjetja, ki poleg finančnih kazalnikov vsebuje tudi kazalnike uspešnosti o dobavnih rokih, kakovosti proizvodnih ciklov, razvoja novih izdelkov, zadovoljstva strank itd. S pomočjo teh kazalnikov ugotovimo, katera področja lahko še izboljšamo in kako lahko še povečamo dobiček. Ti kazalniki nas lahko tudi opozorijo na morebitne težave, ki lahko povzročijo propad podjetja. S sistemom nadzornih plošč lahko spremljamo te kazalnike. Vpeljava nadzornih plošč v podjetje prinese marsikatero korist. a) Komuniciranje strategije Nadzorna plošča prevede strategijo podjetja v merila, cilje in iniciative, ki so prilagojeni vsaki skupini ali vsakemu posamezniku v podjetju. b) Izboljšanje strategije Izvršni direktorji uporabljajo nadzorno ploščo kot krmilo, ki omogoča sprotno prečiščevanje strategije podjetja. Namesto drastičnih sprememb strategije kot odgovora na interne težave oziroma dogajanja v panogi direktorji s pomočjo nadzorne plošče lahko izvedejo serijo majhnih popravkov smeri, medtem ko potujejo proti cilju. c) Povečana vidljivost Nadzorne plošče dajejo vodilnim boljši vpogled v dnevne operacije in prihodnjo učinkovitost s tem, da sproti zbirajo relevantne podatke in napovedujejo trende glede na minule dejavnosti. To tudi preprečuje možnost nastanka nepredvidljivih problemov, ki bi lahko vplivali na rezultate. d) Povečana koordinacija Z objavljanjem podatkov o učinkovitosti nadzorne plošče znotraj celega podjetja spodbujajo člane različnih oddelkov, da začnejo tesneje sodelovati. Med menedžerji in 55 osebjem se hitreje vzpostavijo zdravi dialogi o poslovnih rezultatih in napovedih, za menedžerje so pogostejši in konstruktivni pregledi učinkovitosti veliko lažji. e) Povečana motivacija Z objavljanjem meril in indeksov doseganja rezultatov nadzorne plošče povečajo motivacijo zaposlenih, da se odlikujejo na področjih, ki jih merimo. Nadzorne plošče spodbujajo ljudi, da bolj trdo delajo, bodisi zaradi ponosa ali želje po dodatnem plačilu, ko je nagrajevanje vezano na rezultate poslovanja. f) Konsistenten pregled nad poslom Nadzorne plošče konsolidirajo in integrirajo skupne informacije z uporabo splošnih definicij, pravil in meril. Tako nastane ena sama verzija informacij o poslovanju, ki jo uporabljajo vsi v organizaciji, s čimer se izognemo konfliktu med menedžerji in analitiki o tem, čigava verzija podatkov je prava. g) Zmanjšanje stroškov in redundance S konsolidiranjem in standardiziranjem informacij nadzorna plošča eliminira potrebo po nepotrebnem kopičenju informacij, ki bi spodkopavale sistem ene verzije poslovnih informacij. Ena nadzorna plošča lahko pomaga organizaciji, da ugasne na desetine neodvisnih sistemov poročanja, razpredelnic in podatkovnih skladišč. h) Uporabniki imajo večjo moč Nadzorna plošča s tem, da jim omogoči samopostrežen dostop do informacij in jim daje neodvisnost od IT oddelkov, uporabnikom daje večjo moč, saj si sami pripravijo poročilo po lastni meri. Skozi dostopanje do različnih plasti informacij ter strukturirane poti navigacije in vodenih analiz nadzorne plošče vsakemu poslovnežu, četudi je za izvajanje analiz zgolj povprečno usposobljen, omogočajo enostaven dostop do informacij, njihovo analizo in ustrezno ukrepanje. i) Dostava informacij Nadzorna plošča uporabniku priskrbi informacijo pravočasno in mu tako omogoči, da sproži akcijo, ki bo rešila problem, pomagala stranki ali izkoristila novo priložnost, preden bo prepozno. Nadzorna plošča preprečuje, da bi uporabniki zapravili ure in ure ali celo dneve z iskanjem pravih informacij ali poročil. Nadzorna plošča priskrbi pravo informacijo pravemu uporabniku ob pravem času, da lahko optimizira odločitve, poveča učinkovitost in izboljša rezultate. 56 Kategorizacija nadzornih plošč 4.2 Tabela 4.1 prikazuje spremenljivke, po katerih lahko nadzorne plošče znotraj organizacije zberemo v naslednje večje kategorije. Nadzorne plošče za merjenje uspešnosti podjetja (angl. Enterprise performance dashbords), Oddelčne nadzorne plošče (angl. Divisional dashboards), Nadzorne plošče za spremljanje procesa/dejavnosti (angl. Process/activity monitoring dashboards), Aplikacijske nadzorne plošče (angl. Application dashboards), Nadzorne plošče za kupce in dobavitelje (angl. Customer dashboards, Vendor dashboards) (Malik, 2005). Tabela 4.1: Spremenljivke, po katerih lahko kategoriziramo nadzorne plošče Spremenljivka Vloga Tipi podatkov Podatkovna domena Tipi meritev Razpon podatkov Frekvenca posodabljanja Interaktivnost Mehanizmi prikaza Portalna funkcionalnost Vrednosti Strateška Analitična Operativna Kvantitativni Kvalitativni Prodaja Finance Marketing Proizvodnja Kadri Uravnoteženi sistem kazalcev Neperformančni Podjetje/organizacija Oddelek Posameznik Mesečno Tedensko Dnevno Vsako uro Realnočasovno oziroma skoraj realnočasovno Statični prikaz Interaktivni prikaz (vrtanje, filtri,...) Primarno grafični Primarno tekstovni Integracija grafike in teksta Povezava do dodatnih podatkov Brez portalne funkcionalnosti Vir: prirejeno po Few (2006b, str. 31-32) 57 Nadzorne plošče za merjenje uspešnosti podjetja Te nadzorne plošče združujejo podatke iz različnih oddelkov in poslovnih segmentov ter nudijo celosten pogled na uspešnost podjetja. Namenjene so predvsem višjemu menedžmentu znotraj podjetja. Nadzorne plošče za merjenje uspešnosti podjetja vsebujejo finančne številke podjetja, vpogled v dobavno verigo, uspešnost prodaje po regijah in ključne kazalce uspešnosti za različne poslovne segmente znotraj podjetja. Nadzorna plošča, ki združuje vse te elemente v par zaslonih z možnostjo vrtanja v globino za nadaljnje podrobnosti znotraj vsakega področja, se lahko kvalificira kot nadzorna plošča za merjenje uspešnosti podjetja (Malik, 2005). Oddelčne nadzorne plošče Oddelčni vodje potrebujejo nadzorne plošče, ki prikazujejo kazalnike uspešnosti in številke, specifične za njihova področja odgovornosti. Ključna področja oddelčnih nadzornih plošč so: prodaja, marketing, finance, dobavna veriga, človeški viri, proizvodnja, nadzor kakovosti in nabava. Oddelčne nadzorne plošče morajo podpirati veliko bazo uporabnikov, kadar se organizacija odloči uvesti nadzorne plošče na širših področjih in globlje v organizaciji (Malik, 2005). Nadzorne plošče za spremljanje procesa/dejavnosti Nadzorne plošče so lahko vpeljane za spremljanje specifičnih poslovnih procesov ali široko razširjenih aktivnosti, kot so vremenski vzorci, nacionalna varnost, nadzor bolezni itd. Take nadzorne plošče so lahko razporejene prek različnih oddelkov/služb ali pa so zaupane specifični skupini, odgovorni za spremljanje določenega procesa ali aktivnosti in obveščanje tistih, na katere te aktivnosti vplivajo. Vizualno učinkovite in analitično opremljene nadzorne plošče za spremljanje procesa pomagajo preprečiti problem, preden postane resničen problem in doseže razsežnosti krize. Primeri spremljanja procesov oziroma aktivnosti so: spremljanje goljufij, spremljanje proizvodnega procesa, spremljanje tekočega traku, spremljanje skladišča, distribucije, spremljanje uporabe računalniških virov, spremljanje nacionalne varnosti, spremljanje finančnega trga, spremljanje vremena, spremljanje električnega omrežja, spremljanje prometa (Malik, 2005). 58 Aplikacijske nadzorne plošče Aplikacijske nadzorne plošče so vgrajene znotraj aplikacij, da zagotavljajo specifične meritve, definirane v aplikaciji. Aplikacijske nadzorne plošče so prilagojene aplikacijam in jih določi prodajalec aplikacije ali tim, ki je odgovoren za oblikovanje aplikacije. Primeri prilagojenih aplikacij z vgrajenimi nadzornimi ploščami so: menedžment dela, menedžment sredstev, menedžment potovanj, menedžment tveganj, menedžment kakovosti revizije, blagovno trgovanje itd. (Malik, 2005). Nadzorne plošče za kupce in nadzorne plošče za dobavitelje Te nadzorne plošče so namenjene za uporabo kupcem izdelkov ali storitev določene organizacije. So navzven usmerjene nadzorne plošče in prikazujejo kazalce, ki so pomembni kupcem. Podjetja, ki so v neposrednem razmerju s končnimi potrošniki, uvedejo nadzorne plošče za posameznega potrošnika, na primer banke, spletne trgovine, telefonska podjetja... Podjetja z medpodjetniškim poslovanjem, ki se ukvarjajo s poslovnimi strankami, uvajajo nadzorne plošče poslovnih računov, da lahko poslovne stranke sledijo in upravljajo nakupe za celotno podjetje, na primer dobavitelji pisarniškega materiala, proizvajalci računalnikov, komercialne potovalne agencije. Za globalne stranke so lahko nadzorne plošče prilagojene tako, da nudijo regijske kazalce za strankine regionalne organizacije in upravljavsko hierarhijo (Malik, 2005). Nadzorne plošče za dobavitelje tem omogočajo, da sodelujejo in so hkrati na tekočem s podrobnostmi glede njihove interakcije z organizacijo. Nekateri kazalci za dobaviteljeve nadzorne plošče lahko vsebujejo za dobavitelja specifična merila uspešnosti, združene kazalce drugih dobaviteljev, svetovanje dobavitelju, revizije kakovosti dobavitelja, metrike kakovosti, obseg poslovanja in finančne kazalce. Nadzorne plošče za dobavitelje so lahko učinkovita storitev z dodano vrednostjo v odnosu organizacije z dobaviteljem. Vsak dobavitelj lahko meri svojo uspešnost glede na pričakovane referenčne vrednosti kot tudi glede na druge dobavitelje, kar pomaga zagotavljati aktivne povratne informacije s merljivimi kazalci dobaviteljem glede njihovih proizvodov in storitev. Nadzorne plošče za ponudnike so lahko sestavni del portala za dobavitelje, ki služi kot glavno orodje za upravljanje odnosov z dobavitelji (Malik, 2005). 59 4.3 Ključni kazalci učinkovitosti in uravnotežen sistem kazalnikov Kljub raznolikim možnostim uporabe nadzorne plošče primarno prikazujejo kvantitativne meritve. Ta tip podatkov je skupen skoraj vsem nadzornim ploščam, zato ker so namenjene spremljanju kritičnih informacij, potrebnih za izvajanje naloge oziroma doseganje zastavljenih ciljev; in večina informacij, ki to naredi najbolje, je kvantitativnih. Ključni kazalci učinkovitosti in uspešnosti Ključni kazalci učinkovitosti in uspešnosti ( v nadaljevanju KPI) so kvantitativne meritve, ki so predhodno določene in merijo uspešnost ključnih področij v podjetju. Vsako podjetje oziroma organizacija si pripravi svoj nabor ključnih kazalcev uspeha glede na naravo poslovanja. Ključni kazalci učinkovitosti in uspešnosti morajo odražati cilje podjetja in morajo biti merljivi. Tabela 4.2 prikazuje tipične meritve v podjetju. Tabela 4.2: Seznam tipičnih meritev v podjetju Kategorija Prodaja Marketing Finance Tehnična podpora Izpolnitev Proizvodnja Kadri Informacijska tehnologija Spletna storitev Meritev Rezervacije Računi Pričakovana prodaja Število naročil Vrednost naročil Prodajne cene Tržni delež Uspeh kampanje Demografija strank Prihodki Odhodki Profit Število klicev/zahtevkov za podporo Število rešenih primerov Zadovoljstvo strank Dolžina klicev Potrebno število dni za odpošiljanje blaga Zaostanki Raven zaloge Število proizvedenih enot Časi izdelave Število defektov Zadovoljstvo zaposlenih Fluktuacija zaposlenih Število prostih delovnih mest Čas izpada mreže Poraba sistema Število rešenih aplikacijskih hroščev Število obiskovalcev Število zadetkov strani Trajanje obiska Vir: prirejeno po Few (2006b, str. 33-34) Definicija oziroma izračun posameznih ključnih kazalcev uspeha se redko spreminja. Spreminjajo se lahko predvsem ciljne vrednosti omenjenih kazalcev v primeru, da podjetje 60 spremeni cilje ali se jim približa. Možni ključni kazalci uspeha so: koeficient obračanja zalog, dobiček pred obračunom davka, lastniški deleži uprave, delež končanja določene stopnje šolanja, delež odziva kupcev na trženjsko kampanjo itd. Dobro zasnovan sistem nadzornih plošč nam pomaga pri uresničevanju strategije podjetja. Zavedati se moramo, da je izbira ključnih kazalnikov poslovanja proces, ki se začne pri vrhu organizacije in se nato razširi čez celotno organizacijo. Gre za to, da vodilni v podjetju določijo poslovno strategijo podjetja. Potem se določijo cilji, ki so usklajeni s strategijo podjetja. Ko imamo enkrat jasno določene kratkoročne in dolgoročne cilje, so nam jasni tudi koraki, ki so potrebni za doseganje zastavljenih ciljev. KPI predstavljajo meritve teh korakov izvedbe in omogočajo hitro oceno napredka v primerjavi z izmerljivimi cilji. S pomočjo KPI merimo aktivnosti, ki so kritične za podjetje. Predstavljajo ocene stanja strateško pomembnih področij poslovanja. KPI lahko zajemajo več različnih poslovnih procesov ali kriterijev merjenja. Če povzamemo, morajo biti KPI merljivi, odražati morajo cilje podjetja ter morajo biti ključ do uspeha podjetja. S spremljanjem poslovnih kazalnikov lahko s pametnimi in pravočasnimi odločitvami prispevamo k boljšemu vodenju podjetja. Z uporabo sistema nadzornih plošč zaposlenim ni več treba ročno pregledovati velikega števila različnih izpisov, da bi se dokopali do neke informacije, ki jo potrebujejo. Uporabniki lahko zelo hitro vidijo, kakšno je stanje ključnih procesov, projektov ali aktivnosti (Rasmussen in drugi, 2009). Ključni kazalniki poslovanja morajo biti: usklajeni. Ključni kazalniki poslovanja morajo vedno biti poravnani s poslovno strategijo in cilji podjetja; lastniški. Za vsak KPI mora biti točno določeno, kdo je odgovoren za rezultate, ki jih dobimo (skupina ali posameznik); trdilni. Ključni kazalniki poslovanja morajo meriti doseganje ciljev pri procesih in aktivnostih, ki so ključnega pomena za uspešnost podjetja. Nakazovati morajo smer, v katero se razvija posel; akcijski. Ključni kazalniki poslovanja morajo vsebovati informacije, na osnovi katerih lahko uporabniki v primeru odstopanja posameznih kazalnikov ukrepajo, še preden je prepozno; 61 maloštevilni. Uporabniki naj bi spremljali stanja le za nekaj ključnih kazalnikov, ki so resnično pomembni za podjetje. Če morajo uporabniki spremljati preveč kazalnikov hkrati, se lahko zgodi, da se osredotočijo na en kazalnik, ki nima prav velikega vpliva na izboljšanje učinkovitosti podjetja in na ta način po nepotrebnem trošijo energijo in čas. KPI morajo biti osredotočeni na ključna področja in ne smejo biti razpršeni po nepomembnih stvareh; razumljivi. Kazalniki morajo biti definirani tako, da jih vsi z lahkoto razumejo. Kazalniki naj ne bi bili sestavljeni iz kompleksnih indeksov, za katere uporabniki ne vedo natančno, kako vplivajo na rezultate; uravnoteženi in povezani. Kazalci morajo biti uravnoteženi in medsebojno povezani. Ključni kazalniki poslovanja ne smejo spodkopavati drug drugega ter negativno vplivati na procese; sprožajo spremembe. Ključni kazalniki poslovanja morajo sprožiti verižno reakcijo pozitivnih sprememb v podjetju; standardizirani. Ključni kazalniki poslovanja morajo biti osnovani glede na standardne definicije, pravila in izračune, tako da se lahko enostavno vključujejo v različne nadzorne plošče, vsebinsko gnani. KPI morajo biti določeni tako, da omogočajo uporabniku spremljanje napredka v določenem časovnem obdobju ter primerjanje njegovih dosežkov z dosežki ostalih zaposlenih; podkrepljeni s spodbudami;Kazalniki morajo biti določeni tako, da uporabnike opogumljajo in jih spodbujajo pri doseganju zastavljenih ciljev; ustrezni. S časom kazalniki izgubijo svoj vpliv na izboljšanje učinkovitosti v podjetju, zato jih je treba periodično pregledovati in jih po potrebi zamenjati z novimi (Eckerson, 2006a). Ključni kazalniki poslovanja ponujajo vsem zaposlenim v podjetju jasno sliko o tem, kaj je pomembno. Delo zaposlenih v podjetju mora biti usmerjeno v doseganje oziroma preseganje zastavljenih mej kazalnikov poslovanja. Pomembno je, da lahko vsi zaposleni vidijo, kaj želimo z merjenjem posameznega kazalnika poslovanja doseči. Jasno mora biti prikazana ocena napredka za posamezen kazalnik poslovanja, saj bodo le tako zaposleni motivirani za doseganje zastavljenih ciljev. Pri določanju ciljev moramo biti vedno prepričani, da so ti povezani z vizijo podjetja in z njimi uresničujemo strategijo podjetja. 62 Uravnoteženi sistemi kazalnikov Uravnotežen sistem kazalcev je aplikacija ali uporabniški vmesnik, ki omogoča vplivanje na uspešnost poslovanja podjetja s pomočjo boljšega razumevanja, optimiziranja in organizacije posameznih organizacijskih enot, poslovnih procesov in posameznikov. Omenjen sistem osvetljuje interne in panožne cilje ter usmeritve, ki pomagajo posameznikom pri razumevanju njihove vloge v organizaciji in pričakovanega prispevka k uresničevanju zastavljenih ciljev. Uporaba uravnoteženega sistema kazalcev poveže operativne, taktične in strateške vidike poslovanja in poslovnega odločanja. Koncept uravnoteženega sistema kazalcev temelji na analizi, ali so manjše operativne aktivnosti skladne z dolgoročnejšimi cilji v smislu strategije in vizije podjetja. Z osredotočanjem ne zgolj na finančne rezultate, temveč tudi na operativne, marketinške ter razvojne prispevke k finančni uspešnosti, uravnotežen sistem kazalcev pripomore k razumljivejšemu pogledu na poslovanje. Uravnotežen sistem kazalcev je torej skupek posameznih ključnih kazalcev uspešnosti, ki jih lahko s pomočjo vizualizacijskih tehnik pregledno predstavimo znotraj nadzornih plošč, te pa skupaj z grafi, s tabelami in z drugimi načini vizualizacije informacij tvorijo končni rezultat dela, vloženega v proces poslovne inteligence (Person, 2009). Primerjava nadzorne plošče in uravnoteženega sistema kazalnikov Podjetja se pri izgradnji sistema nadzornih plošč lahko odločajo med sistemi kazalnikov in nadzornimi ploščami. Za kaj se bodo odločila, je odvisno predvsem od tega, čemu bo sistem nadzornih plošč namenjen. Tako nadzorne plošče kot sistemi kazalnikov prikazujejo uporabniku na zaslonu računalnika informacije, ki so kritične za poslovanje podjetja. Pomembno je, da sistem nadzornih plošč usmerja uporabnika po začrtani poti do cilja, ne glede na to, ali izberemo sisteme kazalnikov ali nadzorne plošče. Če primerjamo nadzorne plošče s sistemi kazalnikov, vidimo, da se nadzorne plošče bolj osredotočajo na preteklost, medtem ko se sistemi kazalnikov bolj usmerjajo v prihodnost. Namen nadzornih plošč je predvsem meriti ključne kazalnike poslovanja, ki prikazujejo podatke o zdravju podjetja. Informacije so prikazane v grafični obliki s pomočjo grafov, raznih merilnikov, števcev in zemljevidov. Poleg grafične oblike prikaza podatkov pa je uporabnikom na voljo tudi prikaz podatkov v njihovi izvirni obliki kot številke ali tekst. Nadzorne plošče ne prikazujejo podatkov v realnem času, ko se nekaj zgodi, ampak takrat, ko jih uporabniki potrebujejo. To pomeni, da se lahko podatki osvežujejo vsako sekundo, minuto, vsak dan, tedensko ali celo mesečno. Osveževanje podatkov je odvisno od procesa, ki 63 ga uporabniki nadzorujejo oziroma spremljajo. Sistemi kazalnikov so bolj namenjeni prikazovanju posnetkov stanj zgoščenih poslovnih podatkov za neko časovno obdobje. Informacije so navadno prikazane s pomočjo grafov, te pa dopolnjujejo komentarji, ki podajajo dodatno razlago kazalnikov, ki jih merimo. Informacije so namenjene predvsem vodstvu. S pomočjo teh informacij lahko namreč vodstvo zasleduje gibanje poslovanja, trende oziroma odstopanja od zastavljenih ciljev. Kot vidimo, imajo nadzorne plošče in sistemi kazalnikov več skupnih lastnosti. Tako nadzorne plošče kot sistem kazalnikov omogočajo spremljanje velikega števila različnih meritev, prikaz rezultatov v grafični obliki, analiziranje trendov, prikaz opozorilnih signalov ter obveščanje uporabnikov o rezultatih. Orodja za podporo sistemov kazalnikov in nadzornih plošč se prekrivajo in dopolnjujejo. Če želimo posel voditi uspešno in učinkovito, moramo imeti možnost pregledovanja in analiziranja transakcijskih podatkov. Nadzorne plošče so zelo primerno orodje za te namene. Omogočajo nam zelo dobro poročanje ter spremljanje finančnih ciljev, s katerimi lahko dosežemo dobičkonosnost. Ampak če hočemo ostati uspešni in učinkoviti, moramo gledati naprej. Spremljanje strategije prek zastavljenih ciljev nam omogoča sistem kazalnikov. Z določanjem ustreznih ključnih kazalnikov poslovanja spremljamo razvoj podjetja in v primeru, da podjetje zaide s poti, ga lahko spet usmerimo na pravo pot. Nadzorne plošče in sistemi kazalnikov imajo različen namen uporabe, vendar dobro vodena podjetja potrebujejo oboje. Meja med nadzornimi ploščami in sistemi kazalnikov je velikokrat nejasna, tako da ni tako pomembno, katero orodje izberemo za podporo. Bolj pomembno je to, da se zavedamo, kaj od sistema pričakujemo, in potem skušamo to implementirati. Glede na potrebe podjetja se potem odločimo ali za nadzorne plošče ali za sistem kazalnikov ali pa za oboje (Eckerson, 2006a). 4.4 Tri trojke – trije tipi, tri vrste uporabe in tri informacijske plasti nadzornih plošč Nadzornim ploščam in sistemom kazalnikov so skupne tri osnovne karakteristike, ali kot Eckerson (2006) to imenuje, »tri trojke«: to so trije tipi sistemov nadzornih plošč (operativen, taktični, strateški) s tremi vrstami uporabe (nadzorovanje, analiziranje, upravljanje) in tremi informacijskimi plastmi (zgoščen grafični pogled, večdimenzionalen pogled, podroben operativen pogled). Orodja, ki skupaj sestavljajo sistem nadzornih plošč, se lahko medsebojno združujejo na številne načine, glede na to, kje jih uporabljamo. Za vsako aplikacijo, vsako 64 plast in za vsak tip sistema nadzornih plošč lahko izberemo različno kombinacijo orodij (Eckerson, 2006a). 4.4.1 Tipi nadzornih plošč Nadzorne plošče organiziramo v tri glavne tipe: operativne nadzorne plošče, ki podpirajo spremljanje specifičnih poslovnih aktivnosti; taktične nadzorne plošče, ki podpirajo merjenje napredka pri ključnih projektih ali iniciativah, in strateške nadzorne plošče, ki podpirajo usklajevanje organizacije s strateškimi cilji. Ti trije tipi nadzornih plošč pa se tudi različno nanašajo na ljudi v organizaciji. Čeprav to ne velja za vse položaje v podjetju, je zelo verjetno, da imajo nižji položaji na operativni ravni organizacije na splošno manj odgovornosti in manj razpoložljivega časa za analize. Ljudje na višjih vodstvenih položajih organizacije porabijo več časa za taktična vprašanja, vendar pa imajo tudi manj časa za natančne analize. Vmes med tema dvema ravnema so menedžerji na srednji ravni, ki so pogosto vključeni v tako taktična kot operativna vprašanja (Slika 4.1). Mnogi med njimi imajo določene naloge analiz in poročanja, ki obsegajo oba področja in porabijo veliko časa (Rasmussen in drugi, 2009). Slika 4.1: Uporaba tipa nadzorne plošče glede na raven menedžmenta Čas dodeljen za analizo podatkov Taktične NP Operativne NP Operativne Taktične NP NP Strateške Strateške Strateške NP NP NP Oddelčni menedžment Srednji menedžment Vloga v organizaciji Vir: prirejeno po Rasmussen in drugi (2009, str. 18) 65 Izvršilni menedžment Nadzorne plošče so se uveljavile že v velikem številu podjetij. Vsaka od treh vrst nadzornih plošč (operativna, taktična in strateška) ima specifičen nabor funkcionalnosti (Tabela 4.3). Tabela 4.3: Trije tipi nadzornih plošč Osredotočenje Poudarek Uporabniki Obseg Informacija Osveževanje »Izgleda kot...« Operativne Nadziranje operacij Nadzor Nadzorniki Operativna enota Natančne Večkrat dnevno Nadzorna plošča Taktične Optimizacija procesa Analize Menedžerji Oddelek Natančne/povzetek Dnevno/tedensko BI portal Strateške Izvajajo strategijo Sodelovanje Izvrševalci Podjetje Povzetek Mesečno/četrtletje Sistem kazalnikov Vir: prirejeno po Eckerson (2006a, str. 18) Pri operativnemu sistemu nadzornih plošč je poudarek predvsem na nadzorni funkciji, manj na funkcijah analiziranja ali upravljanja. Taktični sistem nadzornih plošč sledi oddelčnim procesom in projektom ter bolj poudarja analiziranje kot nadzorovanje ali upravljanje. Analitične funkcionalnosti omogočajo uporabnikom, da raziščejo izvorne vzroke za probleme, situacije ali trende. Strateški sistem nadzornih plošč pa nadzoruje izvajanje strateških ciljev in bolj poudarja upravljanje kot nadzorovanje ali analiziranje. Funkcionalnost upravljanja omogoča vodstvu, da upravlja izvajanje poslovnih strategij, omogoča sodelovanje med menedžerji in osebjem ter izboljša koordinacijo med poslovnimi enotami in oddelki. Vsaka organizacija ima lahko več različic posameznega tipa sistema nadzornih plošč, vendar jih mora medsebojno povezati z uporabo skupnih meril, ki jih določajo konsistentne definicije in pravila. Operativne nadzorne plošče Ta kategorija vsebuje nadzorne plošče za spremljanje poslovnih/operativnih procesov, poslovnih aktivnosti in kompleksnih dogodkov. Običajno zaslon zagotavlja dnevne ali tedenske posodobitve ali skoraj realnočasovne grafe in poročila, ki prikazujejo status poslovnih ali proizvodnih procesov. Z uporabo nadzorne plošče lahko menedžerji odkrijejo težave in ukrepajo ter rešijo problem ali izkoristijo priložnosti. Zaradi praktične narave operativnih nadzornih plošč so te najpogosteje uporabljene na oddelčnih ravneh, kjer poteka delovanje, in ne na višjih izvršilnih ravneh. Podobno kot taktične nadzorne plošče ozko področje operativnih nadzornih plošč narekuje bolj podrobne informacije z močnimi 66 analitičnimi funkcijami za izvedbo izredno podrobnih (angl. Root-cause) analiz prikazanih podatkov (Rasmussen in drugi, 2009). Operativen tip sistema nadzornih plošč nadzoruje jedro operativnih procesov. Nadzorna plošča proizvaja opozorila, ki uporabnike opozorijo na izjemne pogoje v procesih, ki jih nadzirajo, tako da lahko hitro reagirajo in odpravijo problem ali izkoristijo priložnost. Ta tip sistema nadzornih plošč uporabljajo predvsem delavci in njihovi nadrejeni, ki opravljajo tako delo, da so v neposrednem stiku s kupci, ali pa nadzorujejo ustvarjanje ali distribucijo proizvodov oziroma storitev organizacije. Delavci uporabljajo operativen sistem nadzornih plošč za nadzorovanje poslovnih dogodkov, ki se zbirajo in prikazujejo na nadzornih ploščah vsako sekundo, minuto ali uro, odvisno od narave procesa. Nekateri operativni sistemi nadzornih plošč se dinamično osvežijo, ko sistem zazna neki nov dogodek in nato prikažejo osvežene podatke na zaslonu. Drugi pa dovolijo uporabnikom, da se sami odločijo, kdaj si želijo osvežiti prikaz na zaslonu z novimi podatki. Večina operativnih nadzornih plošč se osveži najmanj dvakrat v 24-urnem intervalu. Poleg tega lahko operativne nadzorne plošče uporabljajo tudi statistične modele in algoritme na sprotnih dogodkih, da z njihovo pomočjo napovedo prihodnjo aktivnost, optimizirajo rezultate ali identificirajo vzorce, ki jih sicer ni tako lahko odkriti. Metrika, ki sloni na takih algoritmih, organizaciji pomaga, da se obnaša bolj proaktivno. Organizaciji lahko pomaga zaznati prevaro že takrat, ko se dogaja, dinamično optimizirati stroške kot odgovor na dejanski promet ali pa predvideti napako na izdelku ali napako v sistemu, še prej ko se ta zgodi. Čeprav operativne nadzorne plošče niso oblikovane za kompleksne analize, morajo omogočati uporabniku enostaven pogled na podatke z različnih perspektiv ter pregledovanje posameznih dogodkov. Ker se operativne nadzorne plošče osredotočajo na nadziranje,ne na analiziranje ali upravljanje, običajno ne hranijo veliko podatkov, ampak je na njih naloženih podatkov za največ teden ali dva (Eckerson, 2006a). Taktične nadzorne plošče Organizacije uporabljajo taktične nadzorne plošče za spremljanje napredka in povezanih trendov za vsako od svojih strateških pobud. To lahko vsebuje ključne projekte;tako pobude 67 kot projekte pogosto merijo v primerjavi s sedanjim ciljem. Podatkovna skladišča in tehnologije nadzornih plošč so postali vse bolj enostavni, hitrejši in cenejši za vpeljavo;lahko se pričakuje, da bodo podjetja in vladne organizacije vse bolj uporabljale taktične nadzorne plošče za spremljanje napredka pri pomembnih pobudah (Rasmussen in drugi, 2009). Taktične nadzorne plošče vsebujejo tudi orodja za modeliranje, ki uporabniku omogočajo oblikovanje načrtov z več različnimi scenariji. Večina poslovnežev za oblikovanje takih načrtov in scenarijev uporablja Excel. Zato večina dobaviteljev programske opreme za poslovno obveščanje omogoča tesno povezavo programa z Excelom, tako da so take analize lahko uokvirjene znotraj centralno upravljanega okolja. Taktične nadzorne plošče dobijo podatke iz vseh tipov izvornih sistemov in jih nalagajo v podatkovno skladišče, področno podatkovno skladišče ali večdimenzionalno bazo. Proces poteka predvsem z uporabo orodij za ekstrakcijo, transformacijo in nalaganje. Taktična nadzorna plošča dostavlja informacije prek BI portala, ki dovoljuje uporabnikom analize in diagnostiko z uporabo OLAP in drugih analitičnih orodij. V bistvu taktična nadzorna plošča ni nič drugega kot portal za poročila in analize. Namesto da bi uporabnikom ponujali neskončne sezname poročil, kot se dogaja pri večini orodij poslovnega obveščanja, taktična nadzorna plošča prikaže najbolj kritične pokazatelje, ki jih mora uporabnik spremljati glede na svojo vlogo in varnostni profil. Uporabniški vmesnik portala uporabnikom omogoča, da si različna merila zložijo po ekranu tako, kot jim najbolj ustreza, obenem z drugim dokumenti, opozorili in datotekami, ki so zanje pomembni. Taktične nadzorne plošče uporabniku zagotavljajo enoten prostor na intranetu, kjer lahko najde vse informacije, ki jih rabi pri svojem delu. Taktična nadzorna plošča se osredotoča na srednjo raven nadzornih plošč, ki omogoča večdimenzionalen pogled na informacije. Ravno možnost, da lahko že neizkušen uporabnik natančno analizira podatke (angl. Slice & dice), začenši na najvišji grafični ravni, je zaščitni znak taktičnih nadzornih plošč. Tradicionalna orodja poslovnega obveščanja so prilagojena tehnično podkovanim analitikom in naprednim uporabnikom, taktične nadzorne plošče pa tudi občasnemu uporabniku omogočajo enostavno analiziranje podatkov in enostavno iskanje koristnih poročil. Taktične nadzorne plošče dajejo uporabnikom možnost spreminjanja pogleda na podatke s preklapljanjem poslovnih dimenzij ali z vrtanjem navzdol v podrobnosti. Uporabniki lahko tudi spremenijo izgled poročila, naredijo posnetek in ga pošljejo sodelavcu/nadrejenemu po e-pošti. 68 Prednosti pri uporabi taktičnega sistema nadzornih plošč pri iskanju določenih informacij glede na druga poročevalska orodja so: omogoča enotno poročanje in analizo v celotnem podjetju, zagotavlja kakovost podatkov: o kakovost dostopa do informacij (udobnost, interaktivnost, hitrost …), o kakovost vsebine (vsestranskost, jedrnatost, točnost, ažurnost, usklajenost), omogoča sprotno spremljanje in predvidevanje izidov odločitev (zmanjšanje tveganja) ter analiziranje izidov, omogoča »samopostrežno« analizo (vrtanje po podatkih v globino, pregled podatkov po različnih dimenzijah), združuje podatke z različnih področij (prodaja, finance, proizvodnja) in na ta način uporabnikom omogoča celosten vpogled v podjetje, je fleksibilen sistem in se ga zelo lahko uporablja – uporabniki ne potrebujejo znanja iz programiranja, da bi prišli do želenega izpisa (Eckerson, 2006a). Strateške nadzorne plošče Z uporabo strateških nadzornih plošč lahko podjetje spremlja napredek k strateškim ciljem. Nadzorna plošča na izvršilni ravni lahko odraža strateške cilje celotnega podjetja in ustrezne ključne kazalce uspešnosti. Strateške nadzorne plošče, ki pokrivajo celotno podjetje, pogosto kaskadirajo navzdol do oddelčne ravni, hkrati pa ohranjajo usklajenost s korporativnimi cilji. Delovanje navzdol, od globalnih do oddelčnih ravni, pomaga preprečevati nastanek izoliranih oddelčnih nadzornih plošč. Strateške nadzorne plošče so izredno povzete, izredno grafične, manj pogosto posodobljene in vsebujejo globalne, zunanje trende in meritve rasti. Strateške nadzorne plošče so pogosto povezane z ali celo bazirajo na metodologiji uravnoteženih kazalnikov – vsebujejo metode za določanje in doseganje organizacijskih ciljev (Rasmussen in drugi, 2009). V idealnem primeru so na strateških nadzornih ploščah nameščeni prilagojeni kazalniki za vsako skupino in na vsaki ravni podjetja, včasih pa celo za vsakega posameznika. Ko enkrat na ta način oblikujemo strateški sistem nadzornih plošč, nam ta pomaga uskladiti aktivnosti in cilje posameznikov s cilji podjetja. Zaposlenim pomaga, da sprejmejo strategijo podjetja kot del njihovih vsakodnevnih nalog. Pogosto je strateški tip sistema nadzornih plošč implementiran z uravnoteženim sistemom kazalnikov, s katerim v sistemih poslovnega obveščanja prikazujemo uspešnost poslovanja podjetja. 69 Tehnično imajo strateške nadzorne plošče lažjo arhitekturo kot ostale nadzorne plošče, vsaj v začetku. Informatik oblikuje korporacijske kazalnike ob pomoči poslovnega analitika, jih ročno popravi s tekstom in številkami iz Excelovih preglednic, priročnih baz, baz nadzora in sporočil v elektronski pošti. Prej ali slej pa organizacija želi enotno različico korporacijskih kazalnikov približati vsem skupinam v podjetju, in zato začne zasledovati dodatna merila. V tem trenutku potrebuje bolj robustno infrastrukturo, ki vključuje področna podatkovna skladišča in orodja za integracijo podatkov, da bo sploh lahko zagotovila sistem za upravljanje učinkovitosti, ki bo zadostil zahtevam vseh uporabnikov. Večina strateških nadzornih plošč se osvežuje mesečno ali četrtletno, kajti strateški cilji običajno vključujejo dolgoročne cilje. Kolikor nižje v organizacijo so spuščeni kazalniki, bolj pogosto bo treba osveževati podatke na strateških nadzornih ploščah. Vse kaskadne nadzorne plošče bi morale izhajati iz iste strateške nadzorne plošče, da bi tako obdržali konsistentnost pregledov podatkov o organizaciji. Strateški sistem nadzornih plošč uporablja grafične kazalnike za primerjanje meritev z vnaprej definiranimi cilji. Z njimi prikazuje, kako se giblje vrednost določene meritve (navzgor, navzdol, ostaja enaka) glede na določene oziroma vnaprej definirane vrednosti. Strateški sistem nadzornih plošč pogosto vsebuje meritve, ki so kvalitativne. Strateški sistem nadzornih plošč mora uporabnikom omogočati vrtanje v globino do bolj podrobnih podatkov, dostop do določenega izpisa ali dokumenta, ki uporabniku pomaga razumeti, kaj je povzročilo, da določena meritev odstopa od zahtevanih vrednosti. Na najvišji ravni predstavlja pogled na celotno poslovanje podjetja. Na nižjih ravneh pa imamo možnost pogledov v globino do zadnje podrobnosti poslovanja podjetja. Sistem nadzornih plošč nudi uporabniku z zgodnjim opozarjanjem hitro in enostavno ugotavljanje stanja določenih procesov in faz ter možnost takojšnje podrobnejše analize kritičnih točk poslovanja, ki bi lahko ogrožale strategijo podjetja. Strateški sistem nadzornih plošč je več kot samo sistem kazalnikov uspešnosti poslovanja podjetja. Je večplasten sistem nadzornih plošč, ki uporabniku omogoča nadzirati, analizirati in upravljati s kritičnimi aktivnostmi (Eckerson, 2006a). 70 4.4.2 Tri vrste uporabe nadzornih plošč Nadzorne plošče postanejo sistem upravljanja učinkovitosti z uporabo treh glavnih naborov funkcionalnosti (Tabela 4.4): Nadziranje – nadziranje kritičnih procesov in aktivnosti z uporabo meril poslovne učinkovitosti, ki prožijo opozorila, ko se pojavijo potencialni problemi, Analiziranje – analiziranje vzroka problema z raziskovanjem relevantnih in pravočasnih informacij z različnih perspektiv in na različnih ravneh podrobnosti in upravljanje uspešnosti – analiziranje vzroka problema z raziskovanjem relevantnih in pravočasnih informacij z različnih perspektiv in na različnih ravneh podrobnosti. Tabela 4.4: Trije načini aplikacije nadzorne plošče Namen Elementi Nadziranje Izraža stanje zmogljivosti in trende na prvi pogled Zasloni z več panelami Grafične metrike (številčnice, merilniki, simboli) Grafi in tabele Indikatorji statusa, trenda in mejnih vrednosti Barvna lestvica, pogojno oblikovanje Opozorila: spletna, e-pošta, itd. Analiziranje Analizira izjeme in išče vzrok Sodelovanje Sodeluje, načrtuje in deluje Vrtanje navzdol Vrtilne in zamenjalne dimenzije Vrtanje skozi do operativnih podatkov Časovne serije, segmentacija, napovedne in druge analize Poročanje Telefon Srečanja E-pošta (opozorila) Pripombe Tematske razprave Priporočene analize, akcije Potek dela Sprožilci in posodobitve Vir: prirejeno po Eckerson (2006a, str. 12) Nadziranje Na operativni ravni uporabniki nadzorujejo jedro procesov, ki vodijo posel na dnevni osnovi, kot je proces prodaje, transporta, proizvodnje. Na taktični ali strateški ravni uporabniki nadzorujejo njihovo doseganje kratkoročnih oziroma dolgoročnih ciljev. Na splošno organizacije uporabljajo nadzorne plošče za nadzor operativnih procesov in sisteme kazalnikov za nadzor taktičnih in strateških ciljev. Aplikacija za nadzor se uporablja za sporočanje kritičnih informacij. Že na prvi pogled iz uporabljenih grafičnih elementov razberemo, da nekaj ni v redu. Pomembno je, da nadzorna aplikacija oskrbi uporabnika z ustreznimi podatki pravočasno –to traja nekaj minut, lahko pa tudi nekaj ur, odvisno od nujnosti posameznih informacij, ki so potrebne pri odločanju. Drugi ključni elementi, ki jih mora vsebovati nadzorna aplikacija, so alarmi in opozorilni znaki, ki obvestijo uporabnika, ko dogodki prekoračijo vnaprej določene vrednosti, da lahko hitro ukrepa. Praktično to pomeni, da se bodo uporabniku, ko bo zagnal aplikacijo, na zaslonu 71 zasvetile signalne lučke na vseh kazalnikih, kjer podjetje odstopa od načrtovanega cilja. Uporabniku mora biti jasno, kaj mora narediti v določenih primerih, ko ga nadzorna aplikacija opozori na določen problem. Na ta način je uporabniku omogočeno takojšnje in sprotno ukrepanje na številnih občutljivih področjih, ki so ključna za usodo podjetja. Na primer, ko zaloga blaga pade pod določeno število kosov, nadzorna aplikacija o tem obvesti uporabnika in ta lahko nemudoma naroči manjkajoče blago ali kako drugače ukrepa (Eckerson, 2006a). Analiziranje Analitični del nadzorne plošče uporabniku omogoča analizirati in raziskovati velike količine zgodovinskih podatkov po več dimenzijah in različnih ravneh podrobnosti. Aplikacija omogoča uporabniku, da hitro opazi, kje je prišlo do izjemnih razmer (podatki so osvetljeni ali pa obarvani z drugo barvo). Z analiziranjem podatkov lahko uporabnik hitro odkrije, kaj je glavni vzrok problemov, ter se na to ustrezno odzove. Aplikacija za analiziranje uporablja za prikaz informacij veliko tehnologij poslovne inteligence, ki vključujejo sprotne analitične obdelave podatkov, parameterizirana poročila, izvajanje poizvedb in poročanja, statistično modeliranje in drugo. S pomočjo integracije podatkov in infrastrukture podatkovnega skladiščenja so verodostojni podatki uporabniku na voljo pravočasno (Eckerson, 2006a). Sodelovanje Ta segment nadzorne plošče podpira različne poslovne procese, formalne in neformalne, ki predstavljajo način, kako uporabniki komunicirajo in si delijo informacije o uspešnosti. Aplikacija za upravljanje pomaga usmerjati organizacijo v pravo smer, tako da skuša vzpostaviti boljšo komunikacijo med upravitelji, analitiki in osebjem ter pomaga vzpostaviti izboljšano usklajevanje med poslovnimi enotami in skupinami. Komunikacija je namenjena seznanjanju vseh zaposlenih s cilji, ki morajo biti doseženi za uspešno izvajanje strategije podjetja. Ključni način upravljanja so ustrezni sestanki. To so lahko kvartarni strateški sestanki, mesečni operativni sestanki, na katerih poteka obveščanje o tekočem poslovanju, individualni sestanki s posameznikom, ki pripravlja določena poročila ali pa ad-hoc pogovori med menedžerji in njihovimi neposredno podrejenimi. Nadzorna plošča te dialoge olajša, saj lahko vsi uporabijo strateške načrte na izvršilnih ravneh, aplikacije, ki sledijo toku dela na timskih ravneh, in obvestila (dokumenti) na individualni ravni (Eckerson, 2006a). 72 4.4.3 Tri informacijske plasti nadzornih plošč Poleg tega, da gre za tri vrste uporabe, je nadzorna plošča tudi sestavljena iz treh ravni oziroma treh plasti informacij. Vsaka plast informacij zagotavlja dodatne podrobnosti, poglede in perspektive, ki uporabniku omogočajo, da bolje razume problem in identificira korake, potrebne za njegovo obravnavo. Glede na to, kako sistem nadzornih plošč prikazuje podatke, lahko rečemo, da omogoča uporabnikom navigacijo skozi tri informacijske plasti oziroma jim omogoča različne poglede na informacije: zgoščen grafični pogled, večdimenzionalen pogled in podroben oziroma operativen pogled. Sistem nadzornih plošč uporabnikom dostavlja informacije iz tistih plasti, iz katerih jih uporabniki potrebujejo. Uporabnikom omogoča dostop do katerega koli od teh treh ravni. Tak nivojski dostop ponuja uporabniku samopostrežni servis za dostop do želenih informacij in sledi naravnemu zaporedju, po katerem uporabnik želi obravnavati informacijo: nadziranje, analiziranje in pregledovanje (Slika 4.2). Uporabniki najprej želijo nadzorovati ali je pri nekaterih meritvah prišlo do odstopanja, nato raziščejo in analizirajo informacije le pri meritvah, pri katerih je odstopanje prisotno, in nazadnje pregledajo še podrobna poročila, preden ukrepajo. Večina uporabnikov začne s pregledovanjem zgoščenih podatkov v grafični obliki in nato nadaljujejo z vrtanjem v globino, dokler ne pridejo do prikaza podatkov glede na različne dimenzije (večdimenzionalen prikaz podatkov) oziroma do transakcijskih podatkov. Vsaka nadaljnja plast omogoča bolj podroben prikaz, različne poglede in perspektive na podatke, ki omogočajo uporabniku bolje razumeti problem in določiti potrebne korake pri njegovem reševanju. Sistem nadzornih plošč omogoča uporabniku, da odstranjuje plast za plastjo informacij, dokler ne pride do vzroka problema (Eckerson, 2006a). 73 Slika 4.2: Trije sloji informacij nadzornih plošč Vir: priprejeno po Eckerson (2006a, str. 15) Zgoščen grafični pogled Vrhnja plast priskrbi uporabniku zgoščen grafični prikaz stanj ključnih kazalcev učinkovitosti (Slika 4.3), ki pokaže tudi odstopanja. Ko določen kazalec prekorači v naprej določen prag, vmesnik sistema nadzornih plošč opozori uporabnika na izjemno stanje. To opozorilo se lahko pojavi na zaslonu, na katerem lahko uporabnik spremlja stanje posameznih kazalnikov ali pa prejme obvestilo o izjemnih pogojih prek elektronske pošte, pozivnika ali drugih prenosnih kanalov. Najpogosteje se na zaslonskem prikazu spremenijo barva zapisa, ikona, oblika simbola ali grafa, povezanega z meritvijo. V bistvu je to eden od ravni, na katerih uporabniki lahko spremljajo informacije. Vmesnik nadzorne plošče ali portala na ta način postane grafično poročilo o odstopanjih (Eckerson, 2006a). Slika 4.3: Sloj za spremljanje Vir: Eckerson (2006b, str. 54) 74 Večdimenzionalni pogled Srednja plast (Slika 4.4) zagotavlja podatke, ki so potrebni za prikaz opozoril in grafičnih meritev, ki jih prikazuje zgornja plast. Uporabniki lahko z uporabo orodij za večdimenzionalno analiziranje podatkov pregledujejo podatke po različnih dimenzijah (dimenzija časa, izdelka, kraja, kupca) in različnih hierarhijah (država, regija, kraj). Ta orodja uporabniku dovolijo listanje in vrtenje, vrtanje po podatkih navzdol in navzgor. Uporabnik lahko zelo hitro in na preprost način dobi poljubne prereze podatkov in agregate. Omogočajo mu tudi neposredne, fleksibilne in enostavne ad-hoc poizvedbe. Na ta način dobi uporabnik iz poljubne perspektive natančen vpogled v podatke, ki prikazujejo, zakaj je prišlo do določenih odstopanj. Gre za to, da en podatkovni vir lahko gledajo z različnih perspektiv. S tem želijo doseči prikaz istih informacij na različne načine. Ta orodja uporabnikom poleg večdimenzionalnega pogleda na podatke nudijo tudi zmožnost zahtevnega izračunavanja in inteligentnost pri obravnavi časovnega vidika podatkov. Orodja uporabniku omogočajo izvajanje kompleksnih izračunov nad podatki in analiz what-if. Poleg tega mu omogočajo tudi preklapljanje med tabelarnim prikazom podatkov ter prikazom podatkov v obliki različnih grafov. Tehnologij, ki podpirajo večdimenzijske analize, je veliko. Glavne med njimi so orodja za sprotno analitično obdelavo in napredna orodja za vizualizacijo (Eckerson, 2006a). Slika 4.4: Sloj za analiziranje Vir: Eckerson (2006b, str. 55) 75 Podroben oziroma operativen pogled Spodnja plast (Slika 4.5) omogoča uporabnikom vpogled v podrobna poročila in transakcijske zapise (odpremnica, faktura). Takšne podatke uporabniki pogosto potrebujejo, saj jim pomagajo razumeti izvor problema (odstopanje od načrta prodaje zaradi manjkajočih ali nepopolnih naročil ali bolniške odsotnosti uslužbenca). Ta plast poveže uporabnika z obstoječimi podrobnimi izpisi ali pa uporabniku omogoči dinamično izvajanje poizvedb po podatkovnem skladišču ali operativnem sistemu, tako da lahko pride do želenega zapisa. Tak pristop, ki omogoča uporabnikom pregledovanje podatkov glede na različno stopnjo podrobnosti, zadovoljuje potrebe večine uporabnikov v organizaciji. Uporabniki, ki so na primer zadolženi za nadzor in upravljanje ključnih procesov v organizaciji, želijo samo nadzorovati in upravljati te procese in le občasno potrebujejo določene podatke. Zato ne želijo pregledovati vseh informacij, ki so na voljo, ampak samo tiste, ki jih neposredno zadevajo. Ti uporabniki samo občasno dostopajo do določenih informacij, na primer ko preverjajo sistem nadzornih plošč enkrat ali večkrat dnevno ali nekajkrat na teden v odvisnosti od vloge in odgovornosti, ki jih imajo. Cilj sistema nadzornih plošč je transparentno prehajanje med plastmi. Uporabnik naj ne bi vedel, s katere plasti pridobiva podatke, kljub temu da za podporo posameznih plasti uporabljamo različna orodja in tehnologije. Za uporabnika je pomembno samo to, da dobi prave in točne podatke pravočasno (Eckerson, 2006a). Slika 4.5: Sloj podrobnih transakcij Vir: Eckerson (2006b, str. 56) 76 4.5 Povezovanje in usklajevanje sistemov nadzornih plošč Podjetja imajo velikokrat več različnih operativnih, taktičnih, strateških tipov sistemov nadzornih plošč. Običajno so ti medsebojno nezdružljivi. Cilj je povezati več nadzornih plošč in sistemov kazalnikov med seboj, tako da bodo vsi uporabniki delali s konsistentno množico podatkov. Ko se to zgodi, začne podjetje uporabljati informacije strateško. Rezultati posameznih kazalnikov na nižji ravni podjetja se združujejo v kazalnike na višji ravni in na ta način omogočijo uporabnikom v določenem trenutku točen in obsežen prikaz rezultatov posameznih kazalnikov čez celotno podjetje. Podjetja lahko uskladijo in povežejo sisteme nadzornih plošč med seboj tako, da uporabijo centraliziran ali pa federativen pristop. Centraliziran pristop Pri centraliziranem pristopu zgradimo en sistem nadzornih plošč, ki je sestavljen iz odvisnih nadzornih plošč in sistemov kazalnikov. Integracija med nadzornimi ploščami in sistemi kazalnikov je pri centraliziranem pristopu vgrajena že v samo načrtovanje in v projektne načrte. Vse aplikacije, ki sestavljajo sistem nadzornih plošč, so zgrajene na skupnih poslovnih in tehničnih temeljih in si delijo skupne meritve, podatke in funkcionalnost ter so v medsebojni harmoniji. Pri centraliziranem pristopu sistem nadzornih plošč ni sestavljen iz fizično ločenih sistemov ali aplikacij. Gre za to, da en sistem nadzornih plošč nudi različnim uporabnikom sistema prilagojene poglede na meritve in informacije glede na dodeljene pravice, ki jih ima uporabnik pri prijavi v sistem. Centraliziran pristop omogoča oblikovalcem, da zelo hitro izdelajo nadzorne plošče, ki so prilagojene posameznim uporabnikom ali skupinam v podjetju. Sistem nadzornih plošč lahko razširimo čez celotno podjetje z uporabo centraliziranega pristopa na dva načina: prvi je ta, da širimo sistem od zgoraj navzdol po organizacijski hierarhiji podjetja, drugi pa ta, da širimo sistem od spodaj navzgor. Skupen pogled nato služi kot predloga za oblikovanje vseh naslednjih nadzornih plošč. Vsaka poslovna enota ali skupina vnovič uporabi kazalnike, ki so določeni na ravni podjetja, ali pa določi nove, ki merijo edinstven proces na ravni poslovne enote ali skupine. Na ta način določimo sisteme kazalnikov kaskadno navzdol do najnižje ravni v podjetju, katerega predstavnik je lahko neka pisarna, delovna skupina ali posameznik. Pri oblikovanju mora vsaka skupina upoštevati standardne definicije in pravila pri določanju meritev. Te meritve morajo biti usklajene s temi, ki so določene na eni organizacijski ravni više. 77 Drug način, pri katerem se pobuda za izdelavo sistema nadzornih plošč ne začne pri vrhu organizacije, temveč pri tleh v posameznih poslovnih enotah, oddelkih, skupinah in se širi od najnižje ravni v podjetju vse do vrha, imenujemo način od spodaj navzgor. Pri takem načinu gradnje sistema je težava predvsem v tem, da poslovne enote, oddelki in skupine oblikujejo podobne sisteme, za katere uporabljajo različne meritve, vire podatkov, različno osebje in metode. Vse to povzroči nezdružljivost sistemov. Veliko število operativnih in taktičnih sistemov se najprej izdela za določeno poslovno enoto ali oddelek in se nato počasi širi navzgor čez celotno podjetje, medtem ko se veliko strateških sistemov nadzornih plošč začne izdelovati pri vrhu podjetja in se nato razširi navzdol čez celotno podjetje. Pri centraliziranem pristopu izdelave sistema nadzornih plošč morajo oblikovalci točno določiti, kakšno tehnologijo in orodja (spletni strežniki, aplikacijski strežniki, sistemi za shranjevanje podatkov, podatkovne baze, OLAP orodja, programske jezike, orodja za izdelavo poročil) bodo uporabljali pri izdelavi. Upoštevanje definiranih standardov pri izdelavi sistema nadzornih plošč pospeši izdelavo, olajša vzdrževanje ter zmanjša stroške uvajanja sistema (Eckerson, 2006a). Federativen pristop Večina organizacij že ima zgrajenih več različnih sistemov nadzornih plošč. Ti se večkrat med seboj prekrivajo. Med seboj tekmujejo, kateri sistem bo pri vodilnih bolj priljubljen. Projektna ekipa se mora odločiti, ali je bolj pametno na novo zgraditi sistem nadzornih plošč, ki bi pokrival potrebe celotnega podjetja, ali pa je bolj pametno povezati že obstoječe sisteme nadzornih plošč. Federativen pristop skuša povezati obstoječe sisteme nadzornih plošč v celoto. Pri tem pristopu je treba najprej popisati vse sisteme nadzornih plošč, ki se uporabljajo v podjetju. Določiti je treba več karakteristik sistemov,na primer tip sistema nadzornih plošč (operativen, taktičen, strateški), poslovno domeno, primere meritev, aktivne uporabnike tega sistema, uporabljeno platformo in druge karakteristike. To nam pomaga pri odločanju, katere sisteme nadzornih plošč bomo obdržali in katere bomo izločili ali medsebojno združili. Poznamo dva načina združitve obstoječih sistemov nadzornih plošč: horizontalni in vertikalni. O horizontalnem načinu govorimo, ko povezujemo dva ali več sistemov nadzornih plošč med seboj, tako da med njimi določimo relacije, s pomočjo katerih si lahko sistemi medsebojno izmenjujejo informacije. Horizontalna integracija je primerna, ko nimamo nekonsistentnosti ali prekrivanja med meritvami in podatki v sistemih nadzornih plošč. 78 Drugi način je vertikalen način. Ta način vključuje povezovanje različnih tipov sistemov nadzornih plošč v virtualno nadzorno ploščo. Podjetja, ki imajo nezdružljive operativne, taktične in strateške sisteme nadzornih plošč, jih lahko medsebojno združijo, tako da postane za uporabnika transparentno, iz katerega sistema nadzornih plošč pridobiva informacije. Tako povezovanje je zelo zapleteno, vendar kljub temu mogoče. Pri tem je pomembno, da vse tri aplikacije uporabljajo skupen nabor meritev. Oblikovalci morajo zagotoviti dinamične povezave med temi aplikacijami, tako da uporabniki lahko nemoteno pregledujejo podatke iz katerekoli aplikacije, ne da bi se jim bilo treba prijavljati v vsako aplikacijo posebej (Eckerson, 2006a). Pogosto je najpreprostejši način integracije sistemov nadzornih plošč ta, da jih združimo v en sistem. Obstaja veliko združitvenih tehnik, s katerimi podjetja povezujejo sisteme med seboj na podoben način, kot združujejo neodvisna področna skladišča in podatkovna skladišča. Najpogosteje uporabljen način je ta, da podjetja opustijo vrsto nadzornih plošč, ki so takrat v uporabi, in namesto njih zgradijo nov sistem nadzornih plošč (Eckerson, 2006a). 4.6 Arhitektura nadzornih plošč Sistem nadzornih plošč je sestavljen iz več različnih plasti tehnologij, ki so medsebojno povezane. Sistem nadzornih plošč sestavlja pet plasti: plast za prikaz podatkov, aplikacijska plast, plast, ki določa način hranjenja podatkov, integracijska plast in plast, ki določa podatkovne vire. Pri gradnji sistema nadzornih plošč morajo oblikovalci iz vsake plasti izbrati vsaj eno komponento. Plast za prikaz podatkov Najvišja raven sistema nadzornih plošč je namenjena prikazu meritev. Za prikaz meritev lahko izberemo vmesnik nadzorne plošče, portala ali sistema kazalnikov. Nadzorna plošča je namenjena predvsem prikazu alarmnih obvestil, medtem ko je sistem kazalnikov primeren za merjenje napredka glede na zastavljene cilje. Sistemi kazalnikov, nadzorne plošče in portali imajo pomembno vlogo pri upravljanju učinkovitosti poslovanja podjetja še posebej, ko jih uporabljamo kot strategije, ki se medsebojno dopolnjujejo. Portal je centralna točka za dostop do vseh potrebnih informacij in aplikacij. Portali zbirajo strukturirane in nestrukturirane informacije v skupno arhitekturo in nam omogočajo dostop do več različnih sistemov. Portali navadno ne omogočajo inteligentnega povezovanja med sistemi. Zaradi tega ne moremo povezovati informacij, poslovnih procesov ali podatkovnih tokov. Portali se dopolnjujejo s 79 sistemi kazalnikov in z nadzornimi ploščami, tako da zagotavljajo vmesnik, ki služi za dostavo informacij velikemu krogu uporabnikov (Eckerson, 2006a). Aplikacijska plast Pod plastjo za prikaz podatkov leži aplikacijska plast, ki vsebuje aplikacije za nadzor, analiziranje in upravljanje. Aplikacijska funkcionalnost je združena s prikazom podatkov, ki služi kot vstopna stran sistema nadzornih plošč (Eckerson, 2006a). Plast, ki določa način hranjenja podatkov Aplikacijska plast omogoča uporabnikom dostop do različnih podatkov, ki so lahko shranjeni v različnih podatkovnih shrambah. Za dostavljanje podatkov, ki jih potrebuje operativni sistem nadzornih plošč, so primerne predvsem operativne baze podatkov, ki hranijo veljavno stanje podatkov. Podatkovna skladišča, področna skladišča in večdimenzionalne podatkovne baze so najbolj primerne za analiziranje zgodovinskih podatkov v taktičnih ali strateških sistemih nadzornih plošč (Eckerson, 2006a). Integracijska plast Preden sistem nadzornih plošč dostavi uporabniku informacije, jih mora izvleči iz izvornih sistemov. Operativen sistem nadzornih plošč pogosto uporablja poljubne aplikacijske vmesnike; API (angl. Application program interface) ali EAI (angl. Enterprise application integration) za zbiranje dogodkov iz izvornih sistemov. Ti vmesniki prek omrežja prenesejo informacije v operativen sistem nadzornih plošč v skoraj realnem času. Taktični in strateški sistem nadzornih plošč običajno uporablja ETL orodja za polnjenje analitičnih podatkovnih shramb. Lahko tudi izvajajo poizvedbe neposredno iz podatkovnih virov v primeru, ko uporabnik potrebuje poleg zgodovinskih podatkov tudi tekoče oziroma zunanje podatke. Nekateri strateški sistemi nadzornih plošč, ki vsebujejo majhne količine podatkov, ne potrebujejo ETL orodij, saj lahko ročno napolnimo podatke (Eckerson, 2006a). Plast, ki določa podatkovne vire Sistem nadzornih plošč lahko pridobiva podatke iz različnih virov. Največje vire podatkov predstavljajo različne podatkovne baze ter razni sistemi, ki delujejo na osrednjih računalnikih. Poleg teh pa se uporabljajo še naslednji viri: različne aplikacije, internetne strani, datoteke Excel, dokumenti, elektronska sporočila, tekstovne datoteke (Eckerson, 2006a). 80 4.7 Viri podatkov Prvi pogoj za dober vizualiziran prikaz podatkov je nedvomno dobro strukturiran vir podatkov. Viri podatkov so lahko: relacijska baza, podatkovno skladišče in kocka OLAP. Za pripravo nadzornih plošč in uravnoteženih sistemov kazalcev potrebujemo dobro definirane KPI. KPI sodijo med pomembne pogoje za učinkovito vizualizacijo informacij in so zbrani v uravnoteženih sistemih kazalcev. Poleg dobro strukturiranega vira podatkov in ključnih kazalcev učinkovitosti in uspešnosti pa so za pripravo kakovostnih vizualiziranih poročil potrebna tudi ustrezna programska orodja. Izpostavil bi predvsem odjemalce za analitične rešitve, s katerimi se povežemo na vir podatkov in pripravimo vizualna poročila in orodja za upravljanje z bazami podatkov (angl. Database management system). Relacijske baze Gre za relacijski podatkovni model, ki temelji na matematični teoriji relacij. Podatki so organizirani v relacijske podatkovne strukture, ki so predstavljene z dvodimenzionalnimi tabelami. Relacijske baze so uporabne povsod tam, kjer je potrebno v organizirani obliki hraniti večje število podatkov. Relacijske baze uporabljajo sodobne celovite programske rešitve oziroma sisteme ERP. Te baze so zasnovane za celoten nabor ključnih funkcionalnosti, in ne po posameznih podsistemih, kjer so se podatki o transakcijah prenašali iz enega podsistema v drugega. Sistemi ERP so integrirani informacijski sistemi, ki podpirajo vse vidike poslovnega procesa. Obvladujejo transakcije, ohranjajo zapise, zagotavljajo informacije v realnem času in omogočajo načrtovanje ter nadzor poslovanja. Omenjene sisteme uvrščamo med tehnologijo sprotne transakcijske obdelave podatkov, ki podpira in omogoča transakcijsko usmerjene aplikacije. Sistemi ERP oziroma njihove relacijske baze so pogost osnovni vir podatkov, na podlagi katerih pripravljamo vizualna poslovna poročila. Sheme teh relacijskih baz so že za majhna problemska področja lahko zelo kompleksne. Na področju podpore odločanju je delo s podatkovnimi viri precej nerutinsko, poizvedbe po podatkovnih virih so zelo raznolike in zanje nimamo vnaprej pripravljenih programov, zato je nujno poznavanje sheme podatkovnega vira. Relacijske podatkovne baze v obliki, kot jih uporabljamo na operativni 81 ravni, torej niso primerne za podatkovne vire, ki so namenjeni poslovnemu odločanju. Tehnologija OLTP je torej namenjena vnosu podatkov in ne analizi teh. Neposredno na relacijske baze se pri analiziranju podatkov vežemo, kadar želimo imeti enostavna, obsežna, statična poročila v realnem času. Z vidika pregledne in predvsem interaktivne vizualizacije sta primernejša vira podatkovna skladišča in kocke OLAP, ki sta primarno namenjena podpori analize podatkov (Rasmussen in drugi, 2009). Podatkovno skladišče Zaradi pomanjkljivosti, ki jih imajo relacijske baze in sistemi ERP na področju poslovne analitike, je treba podatke iz teh baz prenesti v za analizo in poročanje primernejše baze. To storimo s pomočjo procesov ETL. Govorim o podatkovnih skladiščih, ki temeljijo na večdimenzionalnem modelu podatkov. Sheme, ki jih lahko udejanimo pri tovrstnem modelu, so preproste in so blizu načinu razmišljanja analitika. Analitiki delajo hkrati z velikimi količinami podatkov, zato je večdimenzionalni model za analize podatkov zelo primeren, saj omogoča hitre poizvedbe. V zadnjem času je podatkovno skladiščenje odigralo pomembno vlogo pri podpori odločanju v številnih podjetjih. Sodobna podjetja vse bolj stremijo k uvajanju rešitev OLAP na osnovi podatkovnih skladišč. Zaradi hitrega razvoja komunikacijskih tehnologij in tehnologij za upravljanje z bazami podatkov so bili ustvarjeni številni sistemi za izgradnjo podatkovnih skladišč. Dobro distribucijo teh sistemov omogoča internet. Podatkovna skladišča so torej sekundarni vir podatkov, ki je namenjen podpori analize podatkov. Podatki v podatkovnih skladiščih niso dostopni v realnem času. Podatke v podatkovna skladišča iz primarnih virov prenašamo dnevno, tedensko, odvisno od potreb analize (Rasmussen in drugi, 2009). Kocke OLAP Poleg podatkovnih skladišč lahko na podlagi večdimenzionalnih modelov podatke organiziramo tudi v obliki večdimenzionalne kocke. Tovrstne kocke imajo lahko neomejeno število stranic. Stranice kocke imenujemo dimenzije. Elementi kocke so mere poslovanja glede na dimenzije. Pri uporabi kock OLAP gre za izkoriščanje prednosti tehnologije OLAP. Kot že ime pove, je tehnologija OLAP z razliko od tehnologije OLTP namenjena analiziranju podatkov. Uporablja se za analiziranje velike količine podatkov in je sestavni del dobrega informacijskega sistema. 82 Med osnovne operacije tehnologije OLAP štejemo: vrtanje v globino (angl. Drill-down), zvijanje navzgor (angl. Drill-up), rezanje (angl. Slice & dice), vrtenje (angl. Pivoting), vrtanje skozi (angl. Drill-through) in primerjanje, izračunavanje ter agregiranje (angl. Comparing, Calculating, Aggregating) (Rasmussen in drugi, 2009). 4.8 Načini grafične predstavitve podatkov Vse tehnike, ki predstavljajo dodano vrednost vizualizacije informacij, so pogosto združene v uravnoteženih sistemih kazalcev. Vsi načini grafične predstavitve podatkov, ki bodo predstavljeni v tem poglavju, so torej lahko sestavni del nadzornih plošč ali uravnoteženega sistema kazalcev, ki je namenjen čim hitrejši analizi za poslovanje najpomembnejših podatkov oziroma ključnih kazalcev učinkovitosti in uspešnosti. Tabele Tabela je tekstovni prikaz podatkov, ki uporablja vizualne tehnike razporeditve praznih polj ter horizontalnih in vertikalnih linij za razvrščanje podatkov v vrstice in stolpce. Tovrstna vizualna organizacija podatkov je pomemben korak v smeri poznejšega razvoja, ki spreminja razmerje med tekstualnim in vizualiziranim prikazom podatkov v prid vizualiziranih prikazov. Pri oblikovanju tabel je pomembno, da uporabljamo dovolj praznega oziroma belega prostora ter ga pravilno poravnamo tekst in števila. Desno poravnamo stolpce, ki vsebujejo števila ali tekst in števila. Leva poravnava pa je primerna za izključno tekstovna polja. Med posameznimi vrsticami moramo pustiti ravno toliko praznega prostora, da ga opazimo. Razmiki med vrsticami torej ne smejo biti preveliki, saj se tako občutno zmanjša preglednost tabele. Določanje praznega prostora v tabeli vpliva tudi na smer branja tabele. Števila v tabelah naj bodo poravnana glede na decimalne vejice, priporočena je uporaba ločil tisočic ter vsot po vrsticah in stolpcih. Pri oblikovanju tabel se moramo izogibati uporabi robnih črt oziroma obrob. Poudarjene črte, ki obrobljajo posamezne vrstice ali celotno tabelo, namreč povzročajo optično iluzijo videnja sivih pik na presečiščih črnih črt, kar povzroča odvračanje pozornosti od prikazanih podatkov in glavobol. Kot alternativo obrobam lahko uporabimo različno obarvano ozadje posameznih vrstic. Pri tem moramo uporabljati svetle, nevpadljive barve. Če že moramo uporabiti obrobe za ločevanje posameznih vrstic, naj bodo te črte subtilne in čim tanjše. Na Sliki 4.6 je prikazana uporaba omenjenih alternativ pri oblikovanju tabele. 83 Ko za vir tabele uporabimo kocko OLAP in s tem izrabimo analitične prednosti tehnologije OLAP oziroma operacije tehnologije OLAP, lahko za vizualizacijo podatkov uporabimo vrtilne tabele. Večdimenzionalne oziroma vrtilne tabele služijo za učinkovit prikaz ogromnih količin podatkov, združenih v delne vsote po različnih merilih. V teh tabelah lahko sami izbiramo elemente za prikaz, poljubno izbiramo mere poslovanja in dimenzije preučevanih meritev. Te tabele spadajo pod tako imenovane dinamične strukture oziroma poročila. Prav zato so te tabele najboljše za izdelavo različnih poslovnih poročil. V veliko pomoč so pri procesih odločanja. Dinamičnost podatkov omogoča enostaven vpogled v globino oziroma v ozadje končnih rezultatov (Few, 2006b). Slika 4.6: Tabelarični prikaz podatkov Vir: Few (2006b, str. 92) Grafi Graf je vizualna predstavitev kvantitativnih podatkov v dvodimenzionalnem koordinatnem sistemu (Slika 4.7). Grafi so učinkovita orodja za hitro in enostavno vizualno predstavitev informacij. Podatki, prikazani s pomočjo grafov, so lahko razumljivejši od tabelaričnih prikazov, saj lahko z uporabo grafov lažje primerjamo podatke in odkrivamo trende spreminjanja določenih vrednosti. Poznamo več vrst grafov, s pomočjo katerih lahko zadovoljimo potrebe po predstavitvi informacij. Najpogostejše vrste grafov so: stolpčni, črtni, tortni, palični, ploščinski, raztreseni, borzni, površinski, kolobarni, mehurčni ter polarni. Oblikovanje grafa predstavlja večji izziv kot oblikovanje tabele. Pri oblikovanju grafa moramo poleg razumevanja predstavljenih podatkov predvidevati tudi, kako bo prejemnik 84 sprejel in razumel grafične elemente v grafu. Graf mora posredovati sporočilo hitreje, kot če bi bili podatki predstavljeni v tabelarični obliki. Tako kot pri tabelaričnem prikazu morajo biti podatki tudi pri grafični predstavitvi natančni, pomenljivi in nedvoumni, da jih lahko predstavimo na učinkovit način. Podobno kot vrtilne tabele se obnašajo tudi vrtilni grafi. Grafi lahko na enak način izkoriščajo funkcionalnosti tehnologije OLAP pri interaktivni, dinamični vizualizaciji informacij (Few, 2006b). Slika 4.7: Grafični prikaz podatkov Vir: Smietana (2010a, str. 5) Pogojno oblikovanje Pogojno oblikovanje (angl. Conditional formatting) je funkcija odjemalcev za analitične rešitve, ki omogoča oblikovanje formata posameznih podatkovnih celic ali niza celic, v poročilu v odvisnosti od vrednosti, prikazane v celici. Ko vrednost v celici doseže preddefinirane pogoje, se oblika celice prilagodi nastavitvam, izbranim za te pogoje. Pogojno oblikovanje torej pripomore k preglednejšem prikazu podatkov. Omogoča nam hitrejše prepoznavanje določenih razlik in vzorcev ter hitrejše ločevanje med različnimi vrednostmi pri obsežnih poročilih z velikim številom podatkovnih celic. Geografski prikaz Glavno orodje za geografsko vizualizacijo informacij so zemljevidi oziroma karte (Slika 4.8). Cilj kartografske predstavitve geografskih informacij je izboljšanje kakovosti geografske vizualizacije informacij ob upoštevanju tradicionalnih pravil kartografije. Geografske 85 informacije so lahko s pomočjo kart učinkovito posredovane uporabnikom, ki lahko na podlagi geografskega prikaza pravilno dojamejo, razumejo kvalitativne in kvantitativne lastnosti opazovanega pojava po posameznih lokacijah. Pomemben del zgodbe, ki nam jo lahko povejo numerični podatki, so pogosto tudi lokacije. Obravnavani dogodki so se namreč nekje zgodili, glavni akterji teh dogodkov pa so na določeni lokaciji. S prikazom kvantitativnih informacij na kartah združimo vizualizirane prikaze tako abstraktnih kot stvarnih podatkov. Kvantitativne informacije so abstraktne, in nimajo fizične oblike. Kadarkoli vizualno predstavljamo kvantitativne podatke, naj bo to s pomočjo kart ali ne, moramo uporabiti vizualizirane objekte, ki predstavljajo abstraktne koncepte na jasen in razumljiv način. Ti vizualizirani objekti so na primer linije, črte in stolpci v grafih. Na drugi strani so geografske informacije stvarne informacije. Pri vizualizirani predstavitvi teh informacij skušamo čim bolje predstaviti fizične karakteristike kopnega, morja, terena, cest in drugih kartografskih elementov, ki nas zanimajo. Pri geografskem prikazu gre torej za vizualizacijo informacij, ki združuje več načinov grafične predstavitve podatkov. Temelji na kartah oziroma zemljevidih, katerih sporočilno vrednost razširimo z uporabo pogojnega oblikovanja in enostavnih grafov. Številni grafični elementi, kot so stolpci in črte oziroma linije, ki dobro predstavljajo podatke v grafih, niso vedno primerni za predstavitev podatkov v kombinaciji z zemljepisnimi kartami oziroma zemljevidi. Predstavitve podatkov s stolpčnimi grafi se zanašajo na našo sposobnost primerjave dolžin grafičnih elementov, kot so stolpci, prikazani drug ob drugem na skupni osnovni črti. Pri prikazu zbirk podatkov s stolpčnimi grafi na zemljepisnih kartah so stolpci razporejeni po različnih geografskih lokacijah in si tako ne delijo skupne osnovne črte. Naša sposobnost primerjave dolžine stolpcev je v tem primeru veliko slabša. Pri tovrstnih prikazih se pogosto pojavi tudi prekrivanje grafov, saj jih težko razvrstimo med lokacijami na karti tako, da se ne bi ti prekrivali in zmanjševali preglednosti tovrstne vizualizacije. Geografski prikazi podatkov so lahko informacijsko bogat in pregleden način vizualizacije informacij, njihova analitična uporabnost pa se lahko poveča s kombiniranjem z drugimi načini grafičnih prikazov kvantitativnih podatkov (Few, 2006b). 86 Slika 4.8: Geografski prikaz podatkov Vir: Eckerson (2006b, str. 72) 5 OBLIKOVANJE UČINKOVITE NADZORNE PLOŠČE Ker so nadzorne plošče sestavljene iz več načinov vizualizacije informacij, zanje veljajo enaka pravila za dobro oblikovanje informacij kot za posamezne, v prejšnjemu poglavju opisane grafične načine predstavitve podatkov. Najpogostejši elementi nadzornih plošč so tabele, grafi ter različni števci in semaforji. Seveda določene smernice in nasveti za pregledno in učinkovito oblikovanje informacij veljajo tudi za nadzorne plošče kot celoto grafičnih elementov, združenih v enovit ter pregleden prikaz. Nadzorna plošča, ki bi zadovoljila informacijske potrebe vseh uporabnikov, ne obstaja. Tudi v zelo majhnih podjetjih posamezna poslovna področja zahtevajo različne nadzorne plošče oziroma uporabljajo različne ključne kazalce učinkovitosti in uspešnosti. Prejemniki informacij potrebujejo nadzorne plošče, ki bodo poenostavile njihovo delo in izboljšale njihovo učinkovitost. Prekomerno okrašene nadzorne plošče brez prave vsebine torej ne pridejo v poštev. Nadzorna plošča ne bi smela biti enaka avtomobilskim armaturnim ploščam, saj prikaz malega števila vrednosti ne zahteva uporabe nadzornih plošč, temveč je v tem primeru dovolj le tabelarični prikaz ali zgolj jasno oblikovana poved. Kljub temu da so različni števci in semaforji zelo popularni v številnih rešitvah za oblikovanje informacij, so ti informacijsko revni in zavzamejo veliko prostora. Z vidika teorije podatkovnega črnila so torej zelo neučinkoviti. Števci so koristni, ko prikazujejo spreminjanje podatkov v realnem času kot na primer v avtomobilu. Pri poslovnih podatkih pa se ti ne bodo 87 spreminjali v trenutku, ko jih gledamo, zato je števce dobro nadomestiti z enostavnimi grafi. Ti pogosto niti ne potrebujejo številske skale, saj v večini primerov želimo videti le smer gibanja določene vrednosti, kar lahko ponazorimo z linijskim grafom brez ogrodja. Tako poenostavljene grafe lahko umestimo v tabelarične prikaze oziroma v informacijsko bogate nadzorne plošče. Ko razporejamo posamezne grafične elemente znotraj nadzorne plošče, moramo upoštevati velikost posameznih elementov ter njihovo barvo in kontrast. Če se posamezni grafični elementi barvno ne razlikujejo, bo uporabnikovo pozornost najprej pritegnil največji element. Takoj za velikostjo posameznih delov nadzorne plošče uporabnikovo pozornost pritegnejo barve posameznih elementov in kontrast teh barv glede na osnovno barvo nadzorne plošče. Če hočemo poudariti ali določiti vrstni red pregleda grafičnih elementov v nadzorni plošči, moramo torej previdno kombinirati velikost ter barvo in kontrast posameznih grafičnih elementov. V naslednjih odstavkih bom predstavil pet, v literaturi pogosto omenjenih osnovnih nasvetov za dobro oblikovanje nadzornih plošč. 1) Analiza želja in potreb uporabnikov Pred pripravo nadzorne plošče moramo s pomočjo intervjujev z uporabniki ugotoviti, katere informacije potrebujejo. Za oblikovalca nadzorne plošče je ključnega pomena, da dobro pozna uporabnikove potrebe. Vedeti mora, na podlagi katerih informacij se prejemnik informacij odloča, in nato te pregledno predstaviti v nadzorni plošči. 2) Izbira primernih medijev v nadzorni plošči Pri oblikovanju nadzornih plošč lahko poleg tabel, grafov in različnih števcev uporabimo tudi tekst, če lahko ta predstavi informacijo učinkoviteje od grafičnih prikazov. To storimo takrat, ko opisujemo enostaven podatek ali eno vrednost. V tem primeru moramo paziti, da je tekst kratek in jedrnat ter da sporoča bistvene informacije. Sporočilnost teksta lahko povečamo z dodajanjem oznak za sezname z alinejami. Tako kot pri tekstu moramo tudi pri drugih medijih paziti, da predstavljajo informacije, ki jih lahko predstavijo najučinkoviteje. 3) Izbira barv pri oblikovanju nadzornih plošč Pri oblikovanju nadzornih plošč je zelo pomembno, da uporabimo prave barve za predstavitev želenih informacij. Predvsem moramo paziti, da ne zmedemo uporabnikovega pogleda s prekomerno uporabo krepko poudarjenih barv. Uporaba krepkega tiska pri barvah mora biti 88 omejena samo na dele nadzorne plošče, ki jih želimo poudariti. Ostale barve naj bodo svetlejše in nevpadljive. Priporočena je uporabe pastelnih barv, ki se dobro dopolnjujejo med seboj. Pazljivi moramo biti tudi na to, da uporabljamo barve, ki se bodo jasno razlikovale, tudi če bo nadzorna plošča natisnjena na črno belem tiskalniku ali jih bo uporabljal nekdo, ki ima barvno slepoto. 4) Optimizacija postavitve elementov znotraj nadzorne plošče Informacije, ki jim pripisujemo večjo pomembnost oziroma zanje predvidevamo, da imajo za uporabnika največjo analitično vrednost, je najbolje umestiti v zgornji levi kot nadzorne plošče. Manj pomembne informacije, ki naj bi bile za uporabnika drugotnega pomena, je priporočljivo umestiti v spodnji desni kot strani oziroma nadzorne plošče. Taka razporeditev ustreza običajnemu vrstnemu redu fokusa pogleda uporabnikov. 5) Prikaz celotne nadzorne plošče na eni strani oziroma zaslonu Zadnje in hkrati najpomembnejše pravilo zahteva, da informacije, prikazane v nadzorni plošči, ne presegajo mej ene strani ali zaslona. V nasprotnem primeru nadzorna plošča izgubi svojo osnovno prednost prikaza velike količine informacij, ki jih lahko dojamemo z enim pogledom na nadzorno ploščo. Uporabniku morata biti prizanesena uporaba drsnika ob robu strani in listanje med posameznimi deli nadzorne plošče. Če to ni mogoče, je vsekakor bolje, da določenih informacij v prenatrpani nadzorni plošči ne prikažemo. 5.1 Načrtovanje projekta vpeljave nadzorne plošče Ne glede na to, ali gre za enostaven, srednje zahteven ali kompleksen projekt nadzorne plošče, je ključno dobro načrtovanje projekta. Prvi in najpomembnejši korak je poznavanje uporabnikov nadzorne plošče. Drugi najpomembnejši korak je poznavanje zahtev teh uporabnikov. Določeni morajo biti člani projektnega tima ter njihove vloge in odgovornosti. Predlagani člani tima so: oblikovalec nadzorne plošče, projektni menedžer, podatkovni arhitekt (zna izdelati podatkovne baze, kocke), strokovnjak podatkovnih virov (ve, kje so izvorni podatki in kako dostopati do njih), strokovnjak za nadzorne plošč (pozna sposobnosti aplikacij nadzornih plošč), menedžer poslovne enote (primarni uporabnik nadzorne plošče, ki ve, kaj bi rad videl in analiziral v nadzorni plošči) in IT menedžer (pozna gesla, imena strežnikov, mrežo). V fazi načrtovanja člani tima določijo obseg projekta – kateri kazalniki so pomembni primarnim uporabnikom, kateri podatki so potrebni za podpiranje kazalnikov,kje so podatki in katere so preddefinirane mejne vrednosti kazalnikov. Proračun ima veliko vlogo 89 v določanju obsega projekta. Treba je postaviti realne cilje za projekt z ravnotežjem med potrebami primarnih uporabnikov in kaj si lahko privoščiš zagotoviti. V naprej se je treba odločiti, kateri kazalniki so kritični, in se držati postavljenega načrta. Priporočljivo je, da začnemo projekt s fazo analiziranja oziroma fazo zamišljanja. V tej fazi se postavi temelje in določi pravo smer projekta ter zbere zahteve vsakega uporabnika ali uporabniške skupine. Preden nadaljujemo s fazo oblikovanja,je treba pridobiti odobritev uporabniških zahtev. Oblikovanje je nato treba preveriti pri ciljnih uporabnikih, da pozneje ne bo presenečenj. Ko je nadzorna plošča izdelana, je dobro pred množično namestitvijo pridobiti pozitivno oceno od uporabnikov. 1) Analiza oziroma zbiranje zahtev in potrditev koncepta Pogovor s ključnimi uporabniki razkrije njihove potrebe in pričakovanja glede nadzorne plošče. Te potrebe so usmeritve h ključnim kazalnikom. Tukaj je tudi čas za razpravo glede možnosti za predstavitev nadzorne plošče in njenih funkcionalnosti. Nadzorna plošča nudi uporabnikom številne različne načine grafičnega prikaza podatkov. Za vsako nadzorno ploščo morajo biti določeni podatkovni elementi,definirani morajo biti odnosi med njimi, da so tako zagotovljene primerne zmožnosti obdelave podatkov (vrtanje v globino itd.) (Rasmussen in drugi, 2009). 2) Oblikovanje Ko so zahteve za vsebino in izgled nadzorne plošče dogovorjene, morajo biti dokončani glavni vidiki oblikovanja: izboljšanje uporabniškega vmesnika in kontrol, potrditev izvorov podatkov za vsak podatkovni element, določitev potrebnih poizvedb za pridobivanje vsakega podatkovnega elementa, določitev poti vrtanja, oblikovanje celotne arhitekture in strukture kock OLAP (Rasmussen in drugi, 2009). 3) Izdelava in ovrednotenje Prava izdelava se začne v tej fazi projekta. Kar nekaj opravil se pojavi vzporedno in med sabo skrbno koordiniranih. Izdelava uporabniškega vmesnika Sprejete so odločitve glede končnega uporabniškega vmesnika. Izbor tipov grafov (tortni grafi, črtni grafi, palični grafi, ploščinski grafi, stolpčni grafi), tabel in drugih prikaznih 90 elementov (kazalci hitrosti, ikone, slike, semaforji, termometri), ki najbolje zastopajo podatke, ki jih prikazujejo. Odločitev glede vizualnih opozoril pri prekoračitvi mejnih vrednosti. Implementacija poizvedb Izdelava poizvedb, ki pridobijo potrebne informacije iz ustreznih baz. Izdelava podatkovnih skladišč in kock Ko so poizvedbe spisane, je treba izdelati podatkovna skladišča, kamor se stečejo vsi podatki. Nato sledi izdelava kocke OLAP, ki najbolje pokrije zmožnosti vrtanja v globino, ki jih uporabnik potrebuje. Izdelava nadzorne plošče in objava V tej fazi potekata oblikovanje izgleda nadzorne plošče ter izbor primernih grafov in poročil. Povezava nadzorne plošče s kockami OLAP ali drugimi viri podatkov. Sledi objava nadzorne plošče na portalu, kjer bodo uporabniki dostopali do nje. Konfiguriranje varnosti Varnostna pravila morajo biti implementirana, zato da lahko nadzorna plošča prikaže primerne podatke za različne uporabnike. Ovrednotenje nadzorne plošče Tako kot vsak projekt programske opreme, ko doseže status končano, mora biti tudi nadzorna plošča ovrednotena, da se zagotovi skladnost z uporabniškimi zahtevami (URS) in specifikacijami, določenimi s projektnim načrtom. En del validacije lahko neodvisno izvede tehnični tim, drugi del, predvsem zagotovitev, da so pravilni podatki, pa primarni uporabniki nadzorne plošče in njihovi predstavniki (Rasmussen in drugi, 2009). 4) Namestitev Ko je nadzorna plošča izdelana in preverjena, je nameščena v produkcijo. Varnostne zahteve morajo biti implementirane v produkcijskem okolju. Zaključena je integracija znotraj mrežnega okolja podjetja (File share, intranet/portal, ekstranet) (Rasmussen in drugi, 2009). 5) Vzdrževanje Ko je nadzorna plošča v produkciji, se morajo izvajati koraki za zagotovitev stalnega vzdrževanja. Čez čas se spremenijo zahteve in pričakovanja za nadzorno ploščo. Nadzorna plošča mora biti fleksibilna in odprta za take neizogibne zahteve po izboljšavah. Kadar 91 nadzorno ploščo izdela zunanji izvajalec, je nujen prenos znanja na uporabnike za zagotovitev sprotnega vzdrževanja (Rasmussen in drugi, 2009). 5.2 Oblikovanje, razpored, navigacija Few (2006) poudarja, da dobro oblikovane nadzorne plošče predstavijo informacije, ki so: izjemno dobro organizirane, izbrane, predvsem v obliki povzetkov in izjem, specializirane in prilagojene prejemnikom ter ciljem obravnavane nadzorne plošče, prikazane s pomočjo preglednih, jedrnatih ter pogosto majhnih grafičnih elementov, ki prikazujejo podatke in njihovo sporočilnost na najučinkovitejši in neposreden način.(Few, 2006b) Predstavitev nadzorne plošče lahko razčlenimo na tri področja: oblikovanje, razporeditev in navigacijo. 5.2.1 Oblikovanje zasnove Dobro oblikovana nadzorna plošča mora biti estetsko privlačna in mora prikazati zmogljivo vizualizacijo, da bi posredovala bogastvo informacij znotraj omejenega prostora. Tako kot pri tekstu moramo tudi pri drugih medijih paziti, da predstavljajo informacije, ki jih lahko predstavijo najučinkoviteje. V nadaljevanju bomo predstavili nekatere izmed pomembnih ključnih elementov v oblikovanju nadzornih plošč. Izbor primernih barv in tipa/velikosti pisave Grafike in barve so pomembne v gradnji vizualnega okvirja nadzorne plošče. Za razliko od poročil uporabniki od nadzornih plošč pričakujejo precej večjo vizualno privlačnost. Pri oblikovanju nadzornih plošč je zelo pomembno, da uporabimo prave barve za predstavitev želenih informacij. Predvsem moramo paziti, da ne zmedemo uporabnikovega pogleda s prekomerno uporabo krepko poudarjenih barv. Za navigacijske zavihke, oglasne pasice in okvirje znotraj nadzorne plošče se daje prednost svetlim in nevtralnim barvam – svetlo modra, svetlo siva in bež. Barvna paleta ne sme posegati v ključna sporočila in informacije, prikazane v nadzorni plošči. Grafi in druge ključne komponente za prikaz informacij morajo imeti svojo barvno shemo, s katero se jasno ločijo od ozadja, estetskih ali funkcijskih elementov. 92 Vseskozi pa moramo imeti v mislih, da je preveč barv oziroma napačne barve slabše, kot da imamo premalo barv. Slika 5.1 prikazuje dve barvni paleti: leva je primerna za standardno uporabo, desna za poudarjanje (Malik, 2005). Slika 5.1: Barvni paleti Vir: Few (2006b, str. 74) Izbor primernega tipa/velikosti pisave Z izborom pravega ali napačnega tipa pisave in velikosti pisave je tako kot pri izboru barv: lahko naredi ali izkazi celoten izgled in občutek, ki ga dobi uporabnik pri gledanju na nadzorno ploščo. Prvo pravilo pri izbiri pisave je, da ne mešamo številnih različnih tipov pisav, ampak uporabimo enega za celo nadzorno ploščo. Uporabimo enega od priljubljenih poslovnih tipov pisav, na primer Arial. Drugo pravilo je, da ne mešamo številnih različnih velikosti pisav in ne uporabljamo premajhnih ali prevelikih pisav. Treba je upoštevati, da bodo nadzorno ploščo uporabljali tudi starejši in ljudje srednjih let, ki ne morejo z lahkoto brati majhnih pisav. Za naslove se uporablja velikost pisave 12 ali 14 točk (odebeljeno), razen za glavni naslov so lahko večje. Tekst in številke naj bodo velikosti med 8 in 12 točk, najpogosteje pa kar velikosti 10 točk. Seveda je izbor velikosti pisave navsezadnje odvisen od razpoložljive površine na zaslonu. Slika 5.2 prikazuje primerjavo dobro (levo) in slabo (desno) berljivih pisav (Rasmussen in drugi, 2009). Slika 5.2: Berljivost pisav Vir: Few (2006b, str. 145) 93 Izbor primernih tipov grafov Izbor primernega grafa zahteva dobro mešanico analitičnega razmišljanja in umetniškega upodabljanja. Glede na informacije, ki jih prikazujejo, so primerni le določeni tipi grafov (Slike 5.3 – 5.9). Kadar se prikazujejo relativni deleži, je primeren tortni graf. Za prikaz trendov deluje zelo dobro črtni graf. Za primerjavo dveh metrik je dober izbor dvojni stolpec ali palični graf. Ostale priljubljene komponente nadzorne plošče so še: ploščinski grafi, stolpčni grafi, kazalci hitrosti, mrežni kontrolniki, ikone in slike (Sliki 5.10 in 5.11). Vendar pa v mnogih primerih izbor primernega grafa ni tako jasen, zato sta potrebni fleksibilnost in kreativnost. Nekateri sodobni, popularni grafi vključujejo semaforje, kazalce hitrosti, termometre, krofe itd. Izbor grafa je odvisen tudi od razpoložljivega prostora na nadzorni plošči. Grafi zahtevajo tudi izbore notranjih barv. Privzeti izbori barv pri kupljenih aplikacijah so skrbno izbrani, in ne potrebujejo sprememb. V primeru nadzorne plošče, namenjene velikemu številu uporabnikov, je za izbiro barv priporočeno poiskati nasvet pri poklicnemu oblikovalcu, saj je v izboru barve in njeni relativni postavitvi veliko znanosti, poleg tega pa je z vsako barvo povezan spekter čustvenih sporočil (Malik, 2005). Slika 5.3: Površinski graf Vir: Rasmussen in drugi (2009, str. 94) 94 Slika 5.4: Stolpčni graf Vir: Smietana (2010a, str. 10) Slika 5.5: Palični graf Vir: Rasmussen in drugi (2009, str. 95) Slika 5.6: Črtni graf Vir: Smietana (2010a, str. 9) 95 Slika 5.7: Točkovni graf Vir: Smietana (2010a, str. 9) Slika 5.8: Mehurčni graf Vir: Smietana (2010a, str. 10) Slika 5.9: Tortni graf Vir: Smietana (2010a, str. 8) 96 Slika 5.10: Merilniki hitrosti Vir: Rasmussen in drugi (2009, str. 98) Slika 5.11: Ikone Vir: Rasmussen in drugi (2009, str. 99) Animacija pomembnosti Je zmogljiva funkcija, ki posreduje dragocene informacije uporabniku. Ta zmogljivost uporablja napredne vizualne zmožnosti za smiselno interakcijo z uporabniki. Na primer, če se uporabnik z miško postavi na določen kos tortnega grafa, se ustrezne metrike znotraj drugih grafov na tej nadzorni plošči, povezane s tistim kosom, samodejno poudarijo. Ali pa se bo igla v kazalniku hitrosti, ki kaže metrike, ustrezne tortnemu grafu, z realno-časovno animacijo zanihala na ustrezno vrednost. Najboljša možna postavitev vsebine Prvo in najpomembnejše načelo pri razporejanju elementov je omejitev vsebine/informacij. Preobremenitev zaslona s preveč vsebine namreč vzbudi občutek nereda. Uporabniki so precej navdušeni nad zmožnostmi nadzornih plošč in želijo toliko grafov in tabel, kot jih lahko enostavno spravimo na en zaslon. Takrat lahko uporabimo naslednje prijeme. 97 Uporabimo komponente, ki jih lahko razširimo, zlomimo ali zložimo, tako da je ob prijavi v nadzorno ploščo vidno vse na enem zaslonu, uporabniki pa lahko po potrebi razširjajo določena področja. Uporabimo lahko več nadzornih plošč. Če imamo preveč vsebine za eno nadzorno ploščo, vsebino organiziramo in kategoriziramo ter izdelamo več nadzornih plošč. Mnogo aplikacij za nadzorne plošče vsebuje gumbe ali hiperpovezave, ki nam omogočijo povezati sorodne nadzorne plošče in napraviti navigacijo za uporabnike enostavno in intuitivno. Uporaba parametrov za filtriranje podatkov, ki jih uporabniki želijo videti. Na primer, časovni parameter lahko prikaže točno določeno četrtletje, namesto da bi bile prikazane vse štiri četrtine leta (Rasmussen in drugi, 2009). Razporeditev Ko razporejamo posamezne grafične elemente znotraj nadzorne plošče, moramo upoštevati velikost posameznih elementov ter njihovo barvo in kontrast. Nekateri ključni elementi, ki potrebujejo premislek pri razporeditve komponent nadzorne plošče, so: Okna/okvirji Večina orodij je fleksibilna in omogoča izdelavo večjega števila oken ali okvirjev na enem zaslonu. To olajša vstavitev različnih grafov in poročil znotraj zaslona, neodvisnih eden od drugega. Priporočljivo je, da se ne obremeni uporabnika nadzorne plošče z velikim številom takih oken, saj vsako okno zahteva od uporabnika pozornost. Splošno pravilo je, da se ne uporabi več kot šest oken na enem zaslonu, če želimo imeti učinkovit prikaz. Štiri okna so najboljša izbira. Simetrija in razmerja oken Simetrija in razmerja oken so tudi pomembna za ohranjanje učinkovite vizualne predstavitve. Dober praktičen nasvet je, da so okna enotnih velikosti. Neenakomerna velikost oken lahko pripelje do nenamernega poudarjanja ali zmanjševanja pomembnosti prikazanih informacij. 98 Ločljivost računalniškega zaslona Ločljivost zaslona je pomemben dejavnik pri odločanju o postavitvi oken znotraj nadzorne plošče. Dolgo časa je veljala za optimalno ločljivost zaslona 1024 × 768. S povečevanjem kakovosti in velikosti namiznih monitorjev in zaslonov prenosnikov se povečuje tudi najboljša možna ločljivost. Predvsem pa zdaj prevladuje razmerje stranic 16:10 ali 16:9, ki skoraj povsem odpravi potrebo po horizontalnem pomikanju zaslona, saj lahko nadzorno ploščo oblikujemo v širino,ne v dolžino. Treba je izdelati nadzorno ploščo take velikosti, da ni potrebnega ne horizontalnega ne vertikalnega premikanja po zaslonu. Nadzorne plošče, ki presegajo 720 pikslov v višino, so primerne le, če so v spodnjem delu le povezave do relevantnih poročil in grafov oziroma so zasloni visoki 1080 pikslov ali več. Predvsem pa je pomembno, da ključni KPI ne smejo biti nikoli postavljeni zunaj vidnega področja oziroma v tistem delu nadzorne plošče, kjer je potreb horizontalno/vertikalno premikanje, da so vidni. Izbor konteksta Izbor konteksta se nanaša na razporeditev vsebine med različnimi okni znotraj nadzorne plošče. To določijo uporabniki/poznavalci vsebine iz poslovnih enot, kjer bodo nadzorne plošče nameščene, in ne izdelovalci nadzornih plošč. Nadzorne plošče morajo nuditi pogled v posel in samo poslovni uporabniki najbolje vedo, kako gledati in povezovati različne grafe in poročila, da bi izvlekli kritično poslovno informacijo (Malik, 2005). Slika 5.12 prikazuje različne stopnje vizualnega poudarka, ki so povezane z različnimi področji nadzorne plošče. Slika 5.12: Različne stopnje vizualnega poudarka Vir: Few (2006b, str. 97) 99 Da bi zagotovili kar se da najboljši sprejem nadzorne plošče pri končnih uporabnikih, je dobra praksa pridobiti zgodnje vhodne in nato povratne informacije iz uporabniške baze. Izbira konteksta in navigacija sta dva najpomembnejša področja, ki potrebujeta vložek končnih uporabnikov. Ostale elemente oblikovanja nadzornih plošč in razporeditve je najbolje prepustiti dobrim praksam poklicnih oblikovalcev in poslovnih analitikov (Malik, 2005). Navigacija Navigacija vključuje določanje, kako se bo celotna informacija delila prek različnih zaslonov nadzorne plošče kot tudi povezav grafov in poročil, ki bodo omogočile vrtanje do številnih podrobnosti. Nekateri ključni elementi v razmislek pri navigaciji nadzornih plošč so: Kupčkanje informacij in hierarhija Kupčkanje informacij in hierarhija se nanašata na izdelavo skupin nadzornih plošč, skladno z v njih prikazanimi informacijami. Taka kupčkanja pomagajo določiti, katera skupina nadzornih plošč pade v katero mesto v informacijski hierarhiji glede na pomembnost informacij in prednost informacijske vsebine. Vsaka nadzorna plošča na prvi stopnji bi imela povezave na set hčerinskih nadzornih plošč (druga stopnja). Uporabniška skupnost mora določiti, kako kupčkati informacije in kako naj bosta skladno s tem izdelana kupčkanje nadzornih plošč in hierarhija. Zavihki in spustni meniji Zavihki in spustni meniji pomagajo oblikovati uporabniško izkušnjo v navigaciji med/skozi skupine nadzornih plošč. Zavihki so povezave, prikazane horizontalno ali vertikalno s kratkim naslovom, na katerega lahko uporabniki kliknejo, da vidijo ustrezno nadzorno ploščo. Ta oblika je zelo pogosta na večini spletnih straneh za segmentacijo informacij. Spustni meniji omogočajo uporabniku, da izbere eno izmed v spustnem seznamu navedenih nadzornih plošč za vpogled. Če obstaja veliko nadzornih plošč, so spustni meniji bolj primerni, ker je število zavihkov omejeno s širino zaslona. Če je nadzornih plošč malo, so zavihki bolj primerni, ker so naslovi zavihkov uporabnikom zlahka razvidni, in ni potrebe po kliku na spustni meni, da se seznam izbor nadzornih plošč. Vrtanje v globino konteksta Je zelo pomemben vidik uporabniške izkušnje pri navigaciji. Funkcije vrtanja v globino nudijo dodatne podrobnosti, ko uporabnik klikne na določen graf ali poročilo. Vrtanje v 100 globino konteksta je tako rekoč povezava z dodano inteligenco poznavanja, katera podatkovna točka na grafu je bila kliknjena. Vrtanje v globino ima dve komponenti: vir in cilj (Malik, 2005). Vir zahteva zajetje kliknjenega grafa ali poročila skupaj s specifično podatkovno točko/vrednostjo, na kateri je imel uporabnik miško pri kliku. Kontekst podatkovne točke je nato posredovan cilju, ki mora imeti zmožnosti naprednega filtriranja, da prikaže informacije, ustrezne kliknjeni podatkovni točki. Informacija izvornega grafa je dodatno uporabljena, da usmeri uporabnika nazaj na točko izvora. Ciljni graf sprejme parameter podatkovne točke vira in prikaže prečiščen graf ali poročilo. Na primer, če uporabnik klikne na karto Slovenije z miškinim kazalcem nad Novim mestom, potem graf ali poročilo prikaže le podatke, ustrezne za Novo mesto. Moč te funkcije je, da uporabnik pride do želenih podatkov le z enim klikom, namesto da bi se moral premikati prek informacij,na primer, dvajsetih slovenskih mest, ki so po abecedi pred Novim mestom. Zelo pomembno je, da se predhodno določi pot vrtanja v globino v smislu vir – cilj združevanja. Dobra praksa je, da od uporabnikov pridobimo zgodnje vhodne in povratne informacije, da se določijo najboljše možne poti vrtanja v globino (Malik, 2005). 5.3 Pogoste pasti pri oblikovanju nadzornih plošč Kljub njihovi veliki popularnosti in potencialu je veliko, če ne večina, izvedb nadzornih plošč slabih. Vendar pa večina nadzornih plošč pokaže premalo, za tisto, kar pa pokaže, je treba vložiti preveč truda. To je bolj neuspeh oblikovanja kot tehnologije. Nadzorne plošče, ki sporočajo jasno, natančno in učinkovito so rezultat pozornega in informiranega vizualnega oblikovanja. Glede na namen, ki mu služijo, morajo biti nadzorne plošče oblikovane tako, da podpirajo naslednje procese vizualnega spremljanja: a) Prikaz celotne slike. b) Osredotočenje na specifične elemente informacij, ki potrebujejo pozornost. c) Hitro vrtanje v dodatne informacije, ki so potrebne za ukrepanje (Few, 2006a). Few navaja trinajst najpogostejših pasti/napak pri oblikovanju nadzornih plošč: 1. Prekoračenje mej enega zaslona oziroma ene strani. 2. Prikazovanje podatkov v neustreznem kontekstu. 3. Pretiravanje s podrobnostmi in z natančnostjo pri grafičnih elementih. 101 4. Izbira pomanjkljivih oziroma neprimernih meritev. 5. Izbira neprimernih načinov vizualizacije informacij. 6. Uporaba nepomembne oziroma nepotrebne grafične raznolikosti. 7. Uporaba slabo oblikovanih elementov vizualizacije informacij. 8. Površen oziroma nenatančen grafičen prikaz kvantitativnih podatkov. 9. Slabo razvrščanje in urejanje podatkov znotraj nadzorne plošče. 10. Nepoudarjeno ali slabo izpostavljeno prikazovanje ključnih informacij. 11. Neurejen prikaz zaradi uporabe nepotrebnih dekoracij. 12. Napačna in prekomerna uporaba barv. 13. Oblikovanje neprivlačne vizualizirane predstavitve informacij (Few 2006a, str. 3). Past št. 1: Prekoračenje meje enega zaslona oziroma ene strani Nadzorna plošča je zelo zmogljivo orodje, kadar so vse informacije prikazane skupaj in hkrati. Ne samo da je praktično za uporabnika in mu prihrani čas, ampak tudi nariše celotno sliko in osvetli pomembne povezave, ki drugače morda ne bi bile vidne. Nekaj kritičnega se žrtvuje, če mora uporabnik izgubiti pogled na nekatere podatke, ko se premika gor/dol ter levo/desno, da vidi še ostale podatke. Del problema je v tem, da lahko samo toliko informacij hkrati obdržimo v kratkoročnem spominu. Poleg oblikovanja nadzorne plošče prek vidnega zaslona pa je fragmentiranje podatkov v ločene zaslone. V takem primeru je nemogoče, da uporabnik primerja zmogljivosti dveh parametrov, kar je pogosto nujno. Delitev celotne slike v serije majhnih slik je napaka, ko enkrat vidimo, da je pravilno, če imamo na voljo celotno sliko. Slika 5.13 prikazuje prodajno-nadzorno ploščo, ki fragmentira podatke v mnogo kosov/elementov. Ti od uporabnika zahtevajo, da izbere podatke, in nima možnosti, da bi videl celotne podatke na enem prikazu. Slika 5.14 prikazuje nadzorno ploščo, pri kateri je potrebno premikanje gor/dol, da so vidne vse informacije (Few, 2006a). 102 Slika 5.13: Primer fragmentirane nadzorne plošče Vir: Few (2006a, str. 4) Slika 5.14: Primer vertikalno neustrezne nadzorne plošče Vir: Few (2006b, str. 43) Past št. 2: Prikazovanje podatkov v neustreznem kontekstu Primeren kontekst za ključne meritve naredi razliko med številkami, ki samo sedijo tam na zaslonu, in tistimi, ki razkrijejo in navdihnejo za ukrepanje. Meritve trenutnih dogajanj so lahko obogatene z nudenjem ene ali več primerjalnih meritev, kot so ciljna vrednost in historične vrednosti, kot tudi s hitrimi vizualnimi sredstvi za oceno kvalitativnega stanja meritve (dobro, zadovoljivo ali slabo). Slika 5.15 prikazuje tipični prikaz medijev nadzorne 103 plošče, ki, če sploh, nudijo malo uporabnega konteksta za meritev, ki jo predstavljajo (Few, 2006a). Slika 5.15: Merilniki Vir: Few (2006a, str. 6) Past št. 3: Pretiravanje s podrobnostmi in z natančnostjo pri grafičnih elementih Za podporo hitrega spremljanja/nadzorovanja nadzorna plošča ne bi smela prikazovati informacij, ki so bolj podrobne ali natančne od potrebnih (Slika 5.16). To bi prisililo uporabnika v procesiranje stopenj podatkov, ki so nepomembni za dano nalogo. Preveč podrobnosti ali meritev, ki so prikazane preveč natančno, upočasnjujejo spremljanje brez dodanih koristi (Few, 2006a). Slika 5.16: Primer prekomerne podrobnosti in natančnosti Vir: Few (2006a, str. 6) Past št. 4: Izbira pomanjkljivih oziroma neprimernih meritev Da bi primerno izrazili meritve , moramo razumeti,kaj uporabniki potrebujejo in kako nameravajo uporabiti informacijo. Da bi bila meritev smiselna, morajo uporabniki vedeti, kaj je merjeno in enote, v katerih so meritve izražene. Meritev je slabo izražena, če ne uspe neposredno, jasno in učinkovito sporočiti pomena, ki ga mora uporabnik nadzorne plošče 104 razbrati. Na primer, odstotki so veliko lažje primerljivi, kadar se vrednosti večjega števila primerjanih elementov občutno razlikujejo v skali. Slika 5.17 prikazuje graf, ki mu ne uspe jasno ponazoriti velikosti razlike med dvema postavkama, Slika 5.18 pa graf, ki jasno ponazori razliko med dejanskimi prihodki in proračunom (Few, 2006a). Slika 5.17: Črtni graf Vir: Few (2006a, str. 7) Slika 5.18: Črtni graf Vir: Few (2006a, str. 7) Past št. 5: Izbira neprimernih načinov vizualizacije informacij To je ena od najbolj pogostih oblikovalskih napak, ne samo v nadzornih ploščah, ampak tudi v vseh drugih oblikah predstavitve podatkov. Uporaba grafov, ko bi bila tabela številk bolj primerna in obratno, je pogosta napaka, kar pa je še bolj pogosto in nenavadno, je uporaba napačnih tipov grafov za podatke in njihovo sporočilo. Na Sliki 5.19 je primer tortnega grafa, ki slabo prikaže razmerje med posamezni elementi in posameznega elementa proti celoti. 105 Slika 5.20 prikazuje palični graf, ki je za razliko od tortnega grafa bolj primeren izbor za hitro sporočanje razmerij med posameznimi elementi in posameznega elementa glede na celoto (Few, 2006a). Slika 5.19: Tortni graf Vir: Few (2006a, str. 8) Slika 5.20: Palični graf Vir: ew (2006a, str. 8) Past št. 6: Uporaba nepomembne oziroma nepotrebne grafične raznolikosti Ta napaka je tesno povezana s prejšnjo napako, izbiro neprimernih načinov vizualizacije informacij. Ljudje pogosto oklevajo pri večkratni uporabi enakega medija prikaza podatkov, in sicer zato, da bi enoličnost uporabnike dolgočasila. Vedno moramo uporabiti sredstva prikaza, ki delujejo najbolje, pa če tudi to pomeni, da je nadzorna plošča napolnjena z številnimi stopnjami grafov enakih tipov. Če uporabniki dobijo informacije, ki jih nujno potrebujejo pri svojem delu, se ne bodo ukvarjali z enoličnostjo prikaza. Konsistentnost v sredstvih prikaza, kadar je to primerno, omogoča uporabnikom uporabo enake zaznavne 106 strategije za interpretacijo podatkov, kar jim prihrani čas in energijo. Na Sliki 5.21 so bili prikazni mediji na nadzorni plošči izbrani zaradi raznolikosti, namesto na podlagi nedvoumnih izborov najbolj primernega medija za vsak tip podatkov (Few, 2006a). Slika 5.21: Pretirana raznolikost prikaznih medijev Vir: Few (2006a, str. 9) Past št. 7: Uporaba slabo oblikovanih elementov vizualizacije informacij Ko smo izbrali pravilna sredstva prikaza informacij in njihovega sporočila, moramo oblikovati komponente prikaza, tako da sporočajo jasno in učinkovito, brez kakršnihkoli motenj (na primer preveč žive barve stolpcev v grafih, nepotrebni 3D učinki, ki otežujejo branje grafov). Enostavne oblikovalske napake lahko občutno ogrozijo uspeh nadzorne plošče. Graf na Sliki 5.22 ilustrira precej problemov v oblikovanju, ki otežujejo sporočanje (Few, 2006a). Slika 5.22: Primer slabega sporočanja informacij Vir: Few (2006a, str. 10) 107 Past št. 8: Površen oziroma nenatančen grafičen prikaz kvantitativnih podatkov Kadar uporabljamo grafe za prikaz kvantitativnih podatkov, so vrednosti pretvorjene v obliko vizualnih objektov, kot so stolpci ali rezine. Ti vizualni objekti bi morali točno pretvoriti vrednosti, da bi jih lahko primerjali med seboj kot sredstva za primerjavo vrednosti in razumevanja medsebojnih odnosov. Včasih so grafične predstavitve kvantitativnih podatkov dejansko neprimerno oblikovane in netočno prikazujejo vrednosti. Slika 5.23 prikazuje stolpčni graf, v katerem višine stolpcev ne predstavljajo jasno vrednosti, ki jih zastopajo (Few, 2006a). Slika 5.23: Stolpčni graf Vir: Few (2006a, str. 10) Past št. 9: Slabo razvrščanje in urejanje podatkov znotraj nadzorne plošče Če nadzorna plošča ni organizirana v primerno razporeditev informacij glede na pomembnost in želeno zaporedjem pogleda ter vizualnim oblikovanjem, ki loči podatke v smiselne skupine brez drobljenja v zmeden labirint, je rezultat natrpana zmešnjava. Cilj ni izdelati vizualno lepe nadzorne plošče, ampak razvrstiti podatke na način, ki služi načinu uporabe. Najbolj pomembni podatki in tisti, ki potrebujejo takojšnjo pozornost, bi morali biti izstopajoči. Podatki, ki jih je treba primerjati, morajo biti razporejeni in vizualno oblikovani tako, da spodbujajo primerjavo. Slika 5.24 prikazuje nadzorno ploščo z nenačrtna organizacijo in je kot taka neprimerna za uporabo (Few, 2006a). 108 Slika 5.24: Primer slabe organizacije elementov nadzorne plošče Vir: Few (2006a, str. 11) Past št. 10: Nepoudarjeno ali slabo izpostavljeno prikazovanje ključnih informacij Če je na nadzorni plošči vse vizualno izstopajoče in tekmuje za uporabnikovo pozornostjo in nič posebnega ne zagrabi pozornosti, potem je nadzorna plošča neuspešna. Uporabnik bi moral samo pogledati na nadzorno ploščo in oči bi takoj pritegnila informacija, ki je najbolj pomembna. Vsi podatki na nadzorni plošči so pomembni, ampak niso vsi enako pomembni. Kadar spremljamo poslovanje, morajo oči takoj pritegniti tisti elementi, ki najbolj potrebujejo takojšnjo pozornost. Slika 5.25 prikazuje nadzorno ploščo z vsemi vizualno izrazitimi elementi in našim očem ne sporoča, kje je potreben fokus (Few, 2006a). 109 Slika 5.25: Primer preveč vizualno izrazitih elementov Vir: Few (2006a, str. 12) Past št. 11: Neurejen prikaz zaradi uporabe nepotrebnih dekoracij Nadzorne plošče zaradi njihove vizualne narave oblikovalci pogosto »oblečejo« na smešne načine. Smešne zaradi dekoracije, ki najde svojo pot na mnogo nadzornih plošč, zato da jih naredi nekaj, kar niso, kot na primer avtomobilska nadzorna plošča. To je nesmiselno odvračanje pozornosti od dane naloge. Tej vrsti napake so še posebej podvržene nadzorne plošče na spletnih straneh prodajalcev, ki dajejo občutek, kot da bi nas prodajalci radi navdušili s svojo umetnostjo ali pa predvidevajo, da je dekorativno bohotenje nujno za ohranjanje našega zanimanja. Navdušenje nad dekoracijo pa je zelo kratkotrajno. Na Sliki 5.26 je primer nadzorne plošče, ki trpi zaradi nepotrebne dekoracije, ki ne da nobene dodatne vrednosti in le odvrača od dejanskega namena (Few, 2006a). 110 Slika 5.26: Primer nepotrebne dekoracije Vir: Few (2006a, str. 13) Past št. 12: Napačna in prekomerna uporaba barv Barve so lahko uporabljene kot zmogljivo sredstvo za poudarjanje podatkov, kodiranje podatkov ali za izdelavo povezav med samostojnimi elementi na nadzorni plošči, vendar pa so pogosto prekomerno ali napačno uporabljene. Izbire barv morajo biti premišljene in izbrane glede na razumevanje človekovega dojemanja barv in pomembnosti barvnih razlik. Nekatere barve so žive in zahtevajo našo pozornost, medtem ko so druge manj vidne. Kadar neka barva kontrastno izstopa od norme, pritegne pozornost naših oči, naši možgani pa poizkušajo dodeliti pomen tej spremembi. Ko so barve na dveh različnih prikazih enake, nas mika, da jih povežemo med sabo. Radi uporabljamo rdeče, rumene in zelene barve za določanje pomenov podatkom, s tem pa izločimo 10% moških in 1% žensk, ki so barvno slepi. Pogost problem je v uporabi preveč barv hkrati, še posebej svetlih. Ker so nadzorne plošče natrpane z informacijami, mora biti vizualna vsebina kar se da enostavna. Uporaba preveč barv je lahko vizualno napadalna. Kadar je prekomerno uporabljena, barva izgubi moč izpostavljanja najpomembnejšega. Slika 5.27 prikazuje graf z nepotrebnim pretiravanjem pri uporabi barv, Slika 5.28 pa graf z neprimerno izbiro barv (Few, 2006a). 111 Slika 5.27: Primer pretiravanja z barvami Vir: Few (2006a, str. 14) Slika 5.28: Primer slabe izbiro barv Vir: Few (2006b, str. 53) Past št. 13: Oblikovanje neprivlačne vizualizirane predstavitve informacij Kadar je nadzorna plošča neprivlačna (Slika 5.29) – neprijetna za gledanje – je uporabnik podvržen takemu stanju misli, da ne more učinkovito uporabiti nadzorne plošče. To ne pomeni, da moramo uporabljati prijeme za polepšanje nadzorne plošče, ampak enostavno privlačno prikažemo podatke,brez nepotrebnih dodatkov (Few, 2006a). Slika 5.29: Primer enostavno »grde« nadzorne plošče Vir: Few (2006a, str. 14) 112 6 OBVLADOVANJE PROJEKTA VPELJAVE NADZORNE PLOŠČE V današnjem času ni več problem dobiti prave opreme, saj je ponudnikov IT opreme in storitev na trgu dovolj, tako da nam je najnovejša tehnologija dostopna takoj, ko se pojavi na svetovnem trgu. Pomembno je, da izberemo pravega ponudnika, ki nam lahko ponudi kakovostno storitev. Na trgu vedno bolj prevladujejo rešitve velikih globalnih ponudnikov informacijskih rešitev. Zaradi agresivnega oglaševanja in prodaje je informacijska tehnologija dostopna vedno večjemu številu podjetij. Podjetja se lahko odločijo za nakup že izdelanega izdelka ali pa se odločijo za lastno izdelavo. Veliko podjetij posnema uspešna podjetja, zato se morajo podjetja nenehno spreminjati in prilagajati novim izzivom. Če informacijska tehnologija v podjetju ni uvedena na pravi način, to za podjetje ne pomeni konkurenčne prednosti, ampak kvečjemu predstavlja zanj velik strošek. Če hočemo, da bo sistem nadzornih plošč uporaben, se mora nenehno razvijati. Ko začnemo oblikovati sistem nadzornih plošč,moramo najprej upravičiti njegovo izdelavo. Oceniti moramo priložnosti in nevarnosti za podjetje,in to upoštevati pri načrtovanju sistema. Jasno nam mora biti, kakšne koristi bomo imeli z vpeljavo sistema nadzornih plošč. Izdelavo take informacijske rešitve lahko upravičimo s prihranki, ki so posledica dobrega odločanja na podlagi informacij, ki nam jih ponuja sistem nadzornih plošč. Upravičimo ga lahko tudi z zmanjšanjem časa, ki ga uporabniki porabijo za zbiranje in pripravo ustreznih informacij in seveda tudi z znižanjem stroškov za informatiko. Pri uvajanju sistema nadzornih plošč v podjetje igra veliko vlogo tudi dober sponzor. Poleg tega, da imamo dobrega sponzorja, ki bedi nad projektom, moramo zagotoviti tudi, da projekt dobro sprejmejo menedžerji in zaposleni, na katere bodo spremembe najbolj vplivale. Ovire, na katere lahko naletimo, so poleg odpora zaposlenih ter prenizke podpore menedžerjev tudi pomanjkanje časa, finančnih sredstev ter resursov. Videli smo, da imamo pri gradnji sistema nadzornih plošč na izbiro veliko število različnih orodij. Poleg izbire orodij pa moramo biti pri izgradnji sistema pozorni še na nekaj ključnih elementov. a) Kazalniki, na osnovi katerih lahko ukrepamo Zelo pomembno je, katere kazalnike izberemo. Če merimo stvari, na katere ne moremo vplivati, lahko rečemo, da imamo zelo slab in neučinkovit sistem nadzornih plošč. 113 b) Načrti ukrepanja na podlagi kazalnikov ter določitev odgovornih oseb Ko imamo enkrat izbrane ustrezne kazalnike, moramo določiti, kako ukrepamo, ko določen kazalnik doseže določeno vrednost, ter kdo je odgovoren, da se bodo ti ukrepi udejanili. Najslabše, kar se nam lahko zgodi, je namreč, da odgovorno osebo za neko stanje začnemo iskati šele, ko neki kazalnik ne dosega določenih vrednosti. V vsakem trenutku mora biti nekdo, ki prevzame odgovornost, ko gredo stvari narobe, in ni prav, da odgovornega iščemo šele, ko pride do težav. Zato mora biti že na začetku točno določeno, katere osebe so zadolžene za spremljanje določenih kazalnikov ter kaj morajo storiti, ko se pojavijo težave. c) Povezljivost z drugimi aplikacijami Ko mora zaposleni, ki je odgovoren za določen kazalnik, ukrepati, potrebuje dodatne informacije, ki mu osvetlijo problem in mu pomagajo pri odločitvi. Zato je pomembno, da sistem nadzornih plošč omogoča uporabniku dostop do potrebnih informacij – zgoščenih in podrobnih. Čim krajša je pot od pojava prvih znakov težav pa do uspešnega reševanja nastale težave, tem bolje je. d) Primernost Bolj ko je sistem nadzornih plošč prilagojen uporabnikom, bolj ga bodo uporabljali za spremljanje kazalnikov in ukrepanje, ko je to potrebno. To pomeni, da bi moral biti sistem nadzornih plošč prilagojen uporabnikom glede na vlogo, ki jo imajo v podjetju. Različnim ljudem se morajo prikazovati različne zaslonske maske. Vsebina naj bi se prikazovala glede na profil uporabnika. Zaposleni v podjetju potrebujejo pri svojem delu različne podatke, ki se navezujejo na različne poslovne procese, zato želijo spremljati le tiste kazalnike, ki jih neposredno zadevajo in so zanje odgovorni. e) Sodelovanje pri izbiri kazalnikov Sodelovanje je pomemben dejavnik. Pomembno je, da lahko uporabniki medsebojno sodelujejo, ko pregledujejo podatke in jih analizirajo. Na primer,zaposleni, ki je zadolžen za določen kazalnik, ki je prešel v rdeče območje, predstavi vodilnemu osebju, zakaj je do tega prišlo in kako je ukrepal. Na ta način ostali laže razumejo ozadje problema in zakaj je bila izvedena določena akcija. 114 6.1 Ocena pripravljenosti V negativno nastrojenem okolju nadzorna plošča ne more resnično zaživeti. Podjetje mora biti pripravljeno, da sprejme in neguje nadzorno ploščo, če naj ta uspeva. Eckerson navaja deset kriterijev, s katerimi lahko preverimo, kolikšna je raven pripravljenosti v organizaciji za oblikovanje in uporabo sistema spremljanja poslovanja na daljši rok (Eckerson 2006a, str. 6984). 1) Jasno definirana strategija Nadzorna plošča je okno v strategijo in proces načrtovanja v organizaciji, še posebej ko govorimo o strateški nadzorni plošči. Če sta strategija in proces načrtovanja nejasna, nekoordinirana ali neusklajena, bo nadzorna plošča neučinkovita in njen obstoj kratkotrajen. Organizacija mora imeti strategijo, ki definira misijo, vrednote, vizijo in cilje pa tudi merila za merjenje napredka glede doseganja teh ciljev. Potrebuje tudi proces načrtovanja, ki daje nove pobude, preoblikuje že obstoječe in določa vire za izvajanje strategije (Eckerson, 2006a). 2) Močno, predano sponzorstvo Močna podpora vodstva je odločilnega pomena za uspeh kateregakoli projekta upravljanja z informacijami. Predan in vpleten poslovni sponzor propagira sistem, zagotavlja vire financiranja, krmari med političnimi zahtevami, vpliva na spremembe poslovne kulture in skrbi, da dobi projekt dovolj pozornosti. Raziskave kažejo visoko korelacijo med predanostjo poslovnega sponzorja in ravnijo uspeha rešitve poslovnega poročanja, med katere vključujemo nadzorne plošče (Eckerson, 2006a). 3) Jasna in nujna potreba Vidik izražene potrebe igra ključno vlogo pri tem, ali projekt nadzorne plošče uspe ali ne – skupina sponzorjev mora izraziti jasno in nujno potrebo po sistemu za spremljanje poslovne uspešnosti. Če temu ni tako, sistem verjetno ne bo resnično zaživel. Najboljše rešitve naslavljajo kritično točko v poslu, to je pomanjkanje informacij in usklajenosti s strategijo. Če poslovno okolje ne čuti pomanjkanja informacij in ne pogreša dobrega sistema nadzora in upravljanja poslovne uspešnosti, projekt ne bo preživel. Veliko je legitimnih razlogov, zaradi katerih bi v nekem podjetju implementirali nadzorno ploščo. Morda je najpomembnejši razlog to, da je obstoječi sistem upravljanja informacij neučinkovit, spremlja napačna merila in ne povečuje dobičkonosnosti podjetja, prihodkov ali cene delnic. Drugi možni razlog je,na primer, da zaposleni skorajda ne opazijo, kdaj je sistem posodobljen. Morda le redki 115 menedžerji v podjetju redno spremljajo osebno uspešnost prek sistema, kar pove, da organizacijska kultura ne ceni merjenja uspešnosti ali osebne odgovornosti. Tu so pa še nekateri drugi posebni dogodki, ki podjetje spodbudijo k implementaciji nadzorne plošče. Nov izvršilni direktor, ki je vajen voditi podjetje z uporabo tehnik spremljanja poslovne uspešnosti in nadzornih plošč. Nova strategija ali iniciativa: direktorji potrebujejo orodje, da zaposlene v podjetju poučijo o novi strategiji ali strateški iniciativi, uskladijo akcije vsakega posameznika s cilji in spremljajo napredek pri doseganju ciljev. Prevzem ali združitev dveh podjetij: vodstvo mora uskladiti dva nekompatibilna nabora strategij, kultur, vrednot in ciljev in nadzorna plošča je eden od možnih načinov, da jih poenotimo. Kriza v podjetju: veliko je takih dogodkov, ki lahko v podjetju povzročijo krizo in zahtevajo veliko stopnjo osredotočenosti, da podjetju pomaga prebroditi težave. Prestrukturiranje podjetja: vodstvo, ki reorganizira podjetje s ciljem izboljšanja produktivnosti ali konkurenčnosti, mora svoj načrt zaposlenim razložiti in tudi spremljati učinkovitost sprememb. Nezanesljivi podatki: vodstvo se lahko naveliča nezanesljivih podatkov in pomanjkanja konsistentnih informacij, ki bi jim v vsakem trenutku dajali jasno sliko o podjetju. Natančen pregled osnovnega sistema: podjetje, ki zamenja podedovane sisteme, mora spremljati napredek na projektu in meriti hitrost povratka investicije. Nova zakonodaja lahko prisili podjetja, da spremenijo svojo strategijo in preoblikujejo osnovne procese (Eckerson, 2006a). 4) Podpora srednjega menedžmenta Prav od te skupine uporabnikov je najbolj odvisno ali bo rešitev z nadzorno ploščo uspešna. Srednji menedžment je tisti, ki prevede strateške cilje v pobude, merila in proračune za upravljanje svojih področij. Njihove besede in še bolj dejanja so osebju znak, ali naj direktorska navodila jemljejo resno ali ne. Če je ta sloj uporabnikov neprostovoljen partner pri projektu, ali še slabše, aktiven saboter, potem projekt ne more uspeti. Zato je usodnega pomena, da si pridobimo podporo srednjega menedžmenta, ker ta najbolje pozna vsakodnevno rutino poslovanja podjetja in lahko zagotovi zdravo povratno informacijo višjemu vodstvu. Srednji menedžment tudi najpogosteje najbolje ve, katera merila bodo učinkovita in katera ne, kateri podatki so na voljo, da na njih lahko gradimo merila, in do katere ravni navzdol je v 116 podjetju še smiselno definirati kazalnike. Na žalost so ravno menedžerji srednje ravni tisti, ki se zaradi nadzorne plošče počutijo najbolj ogrožene. Navajeni so poročati in vrteti podatke tako, da sebe in svojo skupino zaposlenih nadrejenim predstavijo v najboljši luči. Nadzorna plošča jim ta manevrski prostor zmanjšuje in jim zato daje občutek izpostavljenosti in ranljivosti. Nadzorna plošča vsakomur poroča o njegovi učinkovitosti brez rožnatih očal. Zato se srednjemu menedžmentu lahko zazdi, da se mora boriti in tekmovati za denarna sredstva, druge vire ali napredovanje, kakor še nikoli prej, in to ga nič kaj ne osrečuje. Potrebno je precej truda in politične modrosti, da si pridobimo tako srca kot razum menedžerjev srednje ravni. Vodilni morajo tem menedžerjem dokazati, da imajo tudi oni in njihova skupina kot celota koristi od programa, ter jim pomagati, da premagajo neutemeljene strahove. Vodilni morajo izbrati ključne posameznike, ki lahko prodrejo s projektom, z njimi morajo začeti komunicirati zgodaj in ohranjati pogostost komunikacije (Eckerson, 2006a). 5) Ustrezna stopnja in področje Najbolje je, da začnemo z implementacijo nadzorne plošče v tisti enoti ali oddelku, kjer so za tak projekt najbolj dovzetni. Če bo začeten projekt uspešen, se bo hitro razširil na celo podjetje. Priporočljivo je, da poslovna enota, s katero začnemo, opravlja delo skozi celotno podjetje, se pravi da ima strategijo, definirane stranke, specifičen proces, operacije in administracijo. Če izberemo enoto z ozko funkcionalnim fokusom, bomo izdelali strateško nadzorno ploščo z ozko funkcionalno usmerjenimi merili, ki jih ne bo možno prenesti tudi drugam v podjetju (Eckerson, 2006a). 6) Močan tim in razpoložljivi viri Če naj projekt nadzorne plošče uspe, mora imeti podjetje poslovneže in tehnične strokovnjake s pravimi sposobnostmi, ki so voljni sodelovati in ki tudi imajo čas za delo na projektu. Če potrebnih virov ni v podjetju, mora biti podjetje pripravljeno sprejeti zunanje svetovalce in pogodbenike. Vendar je treba tudi v takem primeru zagotoviti, da se znanje in sposobnosti prenesejo na zaposlene v podjetju, tako da podjetje v prihodnje ne bo odvisno od zunanjih svetovalcev. Nadzorna plošča najbolje deluje v korporacijski kulturi, ki uporabnike spodbuja k izmenjavanju informacij (Eckerson, 2006a). 7) Kultura merjenja Je merjenje uspešnosti že od prej del organizacijske kulture? Če temu ni tako, potem morda niti najmočnejše želje ne bodo dovolj, da bi premagali inercije v podjetju. Najmanj, kar mora biti zagotovljeno, je primerjanje dejanske uspešnosti s predhodno načrtovano ali napovedano. 117 Imamo v podjetju posameznike in skupine, ki so odgovorni za uspešnost? Ali spremljamo učinkovitost posameznikov z uporabo objektivnih podatkov? Koristno je tudi, da podjetje že ima svojo zgodovino uporabe podatkov za sprejemanje odločitev. Če se podjetje pri odločanju v glavnem zanaša na intuicijo, bo projekt le težko uspel (Eckerson, 2006a). 8) Usklajenost med poslovnimi uporabniki in službo za informatiko Pripravljenost podjetja, da osvoji koncept nadzorne plošče, opredeljuje tudi usklajenost poslovnega in tehničnega dela ekipe. Nadzorne plošče so prilagodljivi sistemi, ki se nenehno spreminjajo, tako kot se spreminja tudi posel. Zahtevajo veliko stalne interakcije med poslovnimi uporabniki in tehnično ekipo, da določijo nove zahteve, merila in cilje in da posodabljajo že obstoječe. Če so med poslovno in tehnično ekipo napetosti, zaradi česar obe z enim očesom stalno nadzorujeta druga drugo z nezaupanjem in s sarkazmom, potem so možnosti, da bodo nadzorne plošče uspešne, minimalne (Eckerson, 2006a). 9) Razpoložljivi in zanesljivi podatki Imamo v podjetju na voljo prave podatke, da bomo lahko uporabili merila na nadzornih ploščah? Nič ne poruši ugleda projekta tako hitro kot to, da vpeljemo novo nadzorno ploščo z neustreznimi in nezanesljivimi podatki. Podatki so srce sistemov za upravljanje učinkovitosti, zato mora podjetje podatke obravnavati kot vitalno premoženje, enako pomembno kot so,na primer, zgradbe, ljudje ali denar (Eckerson, 2006a). 10) Solidna tehnična infrastruktura Da pridobijo podatke za merila nadzornih plošč, morajo podjetja pogosto ali dodatno obremeniti poslovni informacijski sistem ali postaviti novo infrastrukturo za poslovno obveščanje, ki bo omogočila dostop do visoko kakovostnih podatkov, ali pa oboje hkrati. Predvsem pri strateških nadzornih ploščah pogosto lahko celo začnemo z uporabo ročnih procesov, ki zajamejo ključne elemente podatkov (Eckerson, 2006a). Če uporabimo vse zgornje kriterije, lahko ocenimo pripravljenost za uporabo nadzornih plošč v celoti ali identificiramo najboljše poslovne enote, v katerih bi s projektom začeli. Če si sestavimo celotno oceno, lahko na podlagi skupno doseženih točk ugotovimo, kakšna je splošna pripravljenost enote, ki jo ocenjujemo, lahko pa tudi opredelimo področja, ki so potencialno kritična. Pri uvajanju sistema se lahko potem še posebej osredotočimo na tiste kriterije, ki bi utegnili postati problematični. 118 7 IZDELAVA NADZORNE PLOŠČE Z MICROSOFT EXCEL 2007 7.1 Microsoft Excel Microsoft Excel je ena najbolje razširjenih aplikacij za finančne in številčne analize. Excel je omogočil, da so poslovne in finančne analize na voljo milijonom poslovnim uporabnikom. Med drugim se uporablja za: ad-hoc poizvedbe, analize poslovnih podatkov, poslovno modeliranje, načrtovanje proračuna, predstavitev grafov in tabel, poročanje, testiranje scenarijev itd. Kljub različnim možnostim uporabe ima Excel nizko stopnjo spoštovanja pri IT sektorju. Kadar IT sektor razpravlja o Excelu, se izpostavijo tri glavne težave: Excel ni razširljiv. Težko je distribuirati, upravljati in nadzorovati Excel aplikacije,na primer razširitev Excel nadzorne plošče v uporabo 1000 uporabnikom; Excel porodi številne verzije resnice. Ko uporabniki dobijo osebne kopije podatkov, Excel proizvaja različne verzije, ki, kljub temu da imajo enak naziv, imajo lahko različne izvorne podatke in izvorne datume, ki so lahko manipulirani z uporabo različnih uporabniško definiranih formul; Excel nima referenčne integritete. Ni načina za sledenje, od kod so prišli podatki v Excelovi predlogi, kdaj so bile narejene spremembe in kdo jih je naredil ter kakšna poslovna pravila stojijo za formulami. Na drugi strani pa so poslovni uporabniki manj obremenjeni z obvladljivim IT okoljem in podatkovno integriteto. Njih zanimata nepredvidljivo poslovno okolje in poslovna učinkovitost. Elementi, ki držijo uporabnike na strani Excela in stran od ostalih sistemov poslovne inteligence, so: poslovno okolje se hitro spreminja. Analize so potrebne takoj. Čakanje na kadrovsko podhranjen in neodziven IT ni možno. Excel omogoča hitre analize podatkov; 119 uporabniki poznajo svoje lastne predpostavke in pravila. V Excelu lahko uporabniki hitro spremenijo spremenljivke in formule ob naglih spremembah poslovnega okolja; potrebne so nizkocenovne rešitve. Nekatere situacije potrebujejo enostavne, nizkocenovne rešitve, ki se ne morejo primerjati strogosti in sredstvom, ki jih potrebuje sistem, ki gre skozi celoten IT proces; uporabniki načeloma poznajo Excel. Poslovni uporabniki nimajo časa za učenje novega sistema poslovne inteligence, Excel pa že poznajo; uporabniki že imajo obstoječe rešitve v Excelu. Vpeljava sistema poslovne inteligence bi uporabnike prisilila v vnovično izdelavo vseh obstoječih orodij in rešitev, ki jih uporabljajo za upravljanje dnevnih problemov (Person, 2009). 7.1.1 Slabosti uporabe Excela IT sektor postavlja utemeljene pripombe za uporabo Excela. Preden lahko predpostavimo, da lahko Excel vedno zamenja kateri drugi sistem poslovne inteligence, moramo razumeti zaskrbljenost IT sektorja. Mnoge različice ene resnice Pogosto dobi IT sektor od poslovnih uporabnikov zahteve za izdelavo analiz ali poročil, ki jih ne more udejaniti dovolj hitro. Uporabniki zato od IT zaprosijo za izvoz podatkov, ki jih nato sami uvozijo v Excel, obdelajo podatke, da služijo potrebam, uporabijo nepregledane formule, da dodajo ali napovedo več podatkovnih točk, in potem poročilo natisnejo ali pošljejo rezultate/podatke naprej drugim uporabnikom. Dokumentacija ali nadzor različice ne obstaja. Dva uporabnika, ki tako obdelujeta podobne sete podatkov, lahko dobita povsem različne rezultate (Person, 2009). Tehnična nasproti uporabniški razširljivosti Pogost komentar IT je, da Excel ni razširljiv. To je odvisno od zahtevanega tipa razširitve. Na področju večdimenzionalnega se Excel ne obnese dobro. Excel je dober za izdelavo proračuna ali napovedi za en oddelek, za združevanje proračunov in napovedi za desetine oddelkov in sektorjev pa ne. 120 Področja razširljivosti, kjer Excel sije, sta strošek in čas. Stroški licenciranja sistema poslovne inteligence naraščajo iz dneva v dan, z Excelom pa je ta strošek tako rekoč že plačan, saj je Excel kot del paketa Office privzeto nameščen na poslovnih računalnikih. Drugi strošek v obsežni produkciji je v usposabljanju in podpori. Strošek za bolj delovnospecifično usposabljanje za Excel uporabnike je minimalen v primerjavi z usposabljanjem za druge sisteme poslovne inteligence. Prav tako je tudi časovno usposabljanje za sisteme poslovne inteligence neprimerno daljše kot za Excel (Person, 2009). Skrite napake Excel predloge lahko vsebujejo napake. Slabo zamišljene predloge se lahko še poslabšajo z mešanjem različnih formul in podatkov in uporabnik lahko zelo enostavno pomotoma prepiše formule z drugimi formulami ali podatki. Uporabniki niso poučeni, kako naj strukturirajo predloge ali kako naj revidirajo rezultate, in tako izdajo predloge z napakami (Person, 2009). Preglednice porodijo preglednice Preglednice porodijo preglednice, in to porodi težave. Kadar en oddelek ali uporabnik vidi uporabno aplikacijo, si jo zaželi. Kljub temu da je bila izvorna aplikacija dobro vzdrževana, se porojena predloga spremeni, spet porodi, mutira in se kmalu razširi po podjetju brez kakršne koli dokumentacije ali nadzora različic (Person, 2009). Neizbežna nezanesljivost uporabniško narejenih aplikacij Probleme povzroča tudi visoka popularnost Excela pri poslovnih uporabnikih. Excel polaga moč v roke uporabnikom. Poslovni uporabniki imajo radi Excel zaradi njegove sposobnosti za hitro analiziranje podatkov. Vendar pa večina poslovnih uporabnikov ni imela niti osnovnega usposabljanja za izdelavo, varnost in revidiranje predlog. Pokazano jim je bilo, kako vnesti formule, izdelati grafe in mogoče vrtilno tabelo,potem so bili prepuščeni sami sebi brez discipline ali strukture usposobljenega ali izkušenega programerja (Person, 2009). Predloga lahko dela dobro, vendar pa, ko izvorni oblikovalec odide, lahko nastanejo problemi vzdrževanja in dokumentiranja zaščitenega sistema. To je problem usposabljanja uporabnikov. Kar je nujno, je strokoven sistem dokumentiranja in oblikovanja (Person, 2009). 121 7.1.2 Prednosti uporabe Excela V glavah poslovnih uporabnikov prednosti Excela jasno presegajo prednosti drugih aplikacij za analiziranje. In v mnogih primerih ne obstajajo dobre alternative Excelu. Prednosti uporabe Excela je mnogo. Usposobljenih uporabnikov in svetovalcev ni težko najti. Excel je praktično zastonj oziroma že privzeto na voljo v informacijskih sistemih večine podjetij kot del programskega paketa Microsoft Office. In ima dodatke in potrebno računsko moč, tako da lahko povprečen uporabnik reši večino poslovnih analitskih problemov. Takojšnja izvedba Ena glavnih prednosti uporabe Excela je, da je lahko analiza narejena takoj, in to od uporabnika, ki jo potrebuje. Excelovih 300 in več funkcij in stotine dodatkov omogočajo uporabnikom reševanje skoraj kateregakoli poslovnega analitskega in poročevalskega problema, če le lahko pridobijo podatke. Hkrati pa je to tudi eden večjih Excelovih problemov. Hitra izdelava rešitev pomeni, da aplikacija ni bila izdelana z dobro arhitekturo in zagotovo ni bila dokumentirana (Person, 2009). Dokaže poslovno inteligenco in koncept nadzornih plošč Excel je odličen, poceni način za dokazovanje potrebe in vrednosti sistema kazalnikov ali nadzornih plošč. Menedžment lahko tako v praksi vidi delujoč sistem za testiranje koncepta, preden se odloči za plačilo več deset ali sto tisoč evrov za leto ali več let trajajočo izdelavo polnega sistema poslovne inteligence (Person, 2009). Izkušeni uporabniki Znanje Excela je zelo razširjeno. In večina podjetij ima vsaj eno osebo, na katero se lahko obrnejo in ki pozna večino funkcij in mogoče tudi nekaj o programiranju v Visual Basic for Applications (VBA). Na spletu je mnogo odličnih strani s podatkovnimi bazami, polnimi nasvetov in primerov. To pomeni nizko obremenitev Službe za računalniško podporo. Uporabniki si lahko pomagajo sami med seboj (Person, 2009). Celoten strošek razširljivosti IT služba govori o tehničnih omejitvah razširljivosti za Excel. Vendar je še eno področje, ki mora biti premleto, to je pravi strošek razširjanja ali širitve poslovne inteligence, sistema kazalnikov ali nadzorne plošče. Licenčnine na uporabnika naredijo sisteme poslovne inteligence velikih prodajalcev vse bolj drage, medtem ko je strošek Excela minimalen, saj je vključen v programski paket Microsoft Office. Drugi večji strošek, ki se ga redko obravnava, 122 je celoten strošek vnovičnega usposabljanja in vnovične izdelave obstoječih poslovnih sistemov. Konvertiranje uporabnikov na veliki sistem poslovne inteligence zahteva kar nekaj dni usposabljanja in visoke dnevne stroške. Prav tako potrebujejo uporabniki kar nekaj časa, da v novem sistemu spet izdelajo rešitev, ki so jo prej več let izdelovali in izpopolnjevali v Excelu (Person, 2009). Excel je fleksibilen in raztegljiv Excel ima razvito skladišče, polno analitskih dodatkov, s katerimi se lahko razširi njegove analitske sposobnosti. Excel format je postal standard za izmenjavo podatkov med računalniškimi sistemi, skoraj kot CSV (angl. Comma separated values) datoteke – podatki, ločeni z vejico (Person, 2009). Excelov pogon za grafe je zmogljiv standard Excel je eden najboljših razpoložljivih pogonov za grafe. Prilagodi se lahko skoraj katerikoli del grafa. Zelo redki, če sploh, so sistemi poslovne inteligence, katerih grafi izgledajo tako dobro kot v Excelu, hkrati pa imajo tudi tako dobre analitske zmožnosti kot Excel (Person, 2009). 7.1.3 Primernost uporabe Excela Kdaj uporabiti Excel Excel deluje dobro za sisteme kazalnikov na eni ravni in za nadzorne plošče, ki vrtajo v globino samo eno ali dve ravni. Zaradi tega in zaradi svojih odličnih zmožnosti za matematiko in grafe ter pogosti uporabi v poslovnem svetu je Excel zaželena izbira za začetno oblikovanje sistema kazalnikov. Excel deluje tudi zelo dobro za operativne nadzorne plošče, ki so rešitve za ozke sete podatkov in ki niso v skupni rabi večjega števila uporabnikov. Excel ni primerno orodje za sisteme nadzornih plošč, ki nudijo uporabnikom ad-hoc zmožnosti za poizvedbe. Lahko izdelamo nadzorne plošče, ki omogočajo poizvedbe, vendar so te uporabljene za sete podatkov ozkega obsega (Person, 2009). Kdaj se izogniti uporabi Excela Za obsežne rešitve poslovne inteligence Excel ni primeren. Excel ni priporočljiv za rešitve, ki kaskadirajo več kot dve ravni v podjetju. 123 Excel lahko vrta v podatke, kadar ima v ozadju primerno relacijsko podatkovno bazo ali kocko OLAP. V večni sistemov kazalnikov in nadzornih ploščah Excel uporablja statične podatke, ki so uvoženi v Excel zvezek. To otežuje vrtanje v globino za več kot eno ali dve ravni. Za potrebe obsežnih ad-hoc poizvedb in zmožnosti vrtanja v globino so primernejši celostni sistemi poslovne inteligence (Person, 2009). Rešitve Čeprav Excel ni ravno primerno orodje za rešitve poslovne inteligence, pa ta zelo dobro deluje za sisteme kazalnikov in operativne nadzorne plošče. Excel pomaga manjšim in srednjim poslovnim enotam ali oddelkom znotraj organizacije, ki potrebujejo okretne sisteme, ki jih je enostavno podpirati, katerih oblikovanje in vzdrževanje malo stane in ki so zmožni fleksibilnih analiz. Sistemi kazalnikov in nadzorne plošče, izdelane z Excelom, imajo prednosti da: potrebujejo manj časa za izdelavo, so licenčnine nizke ali neobstoječe, so oblikovalci lahko dosegljivi, obstaja baza izkušenih uporabnikov, je usposabljanje uporabnikov lahko dostopno, je testiranje uporabniških zahtev hitro in cenovno ugodno, ima odlične analitske zmožnosti z več kot 300 funkcijami, omogoča nadgradljivost z dodatnimi funkcijami z nominalnimi stroški in ima pregovorno enega najboljših pogonov za grafe. Rešitev za razširljivost in podatkovno integriteto je lahko v tem, da se Excel uporabi za analitski in predstavitveni sloj ter hrani vse podatke v relacijski podatkovni bazi ali kocki OLAP. To omogoča izmenjavo skupnih podatkov, vzdrževanje varnostnih kopij, ohranjanje standardnih definicij metrik, varen dostop in razširitev na veliko število uporabnikov. Excel je svetovni standard za finančno in poslovno modeliranje. Če to združimo z zmogljivim pogonom za grafe in široko bazo uporabnikov, je povsem jasno, zakaj je Excel še vedno najbolj pogosto uporabljena platforma za uravnotežene sisteme kazalnikov in operativne nadzorne plošče. Vendar pa se moramo zavedati tudi Excelovih omejitev in pri izdelavi sistema upoštevati dobre prakse izdelave predlog, drugače lahko hitro oblikujemo sistem, ki ga bo zelo težko vzdrževati (Person, 2009). 124 Napotki za izdelavo nadzorne plošče v Excelu 2007 7.2 Excel je najboljše mesto za začetek oblikovanja novega vodstvenega poročila ali vodstvene nadzorne plošče. Zaradi njegove fleksibilnosti lahko v Excelu oblikujemo skorajda katerokoli nadzorno ploščo, tako kot smo si mi oziroma uporabniki zamislili. Enkrat ko vemo zakaj bo nadzorna plošča uporabljena in katere vrste metrik uporabniki pričakujejo, obstajajo tri glavna področja, ki jih je treba obravnavati, ko izdelujemo nadzorno ploščo v Excelu: kako uvoziti podatke v Excel predlogo, kako obvladovati podatke in jih povezati z objekti nadzorne plošče, na primer grafi in tabele, in kako oblikovati poročilo nadzorne plošče. Pa si poglejmo vsako področje malo bolj podrobno. 7.2.1 Uvoz podatkov Podatki naj ne bi bili uvoženi neposredno v predlogo. To pomeni, da je treba kopirati in prilepiti iz izvora ali povezati predlogo s podatkovnim izvorom. Obstaja standardni način komunikacije z zunanjimi podatkovnimi bazami, imenovan ODBC, ki ga lahko uporabimo za povezavo nadzorne plošče s tabelo, na primer Access ali Oracle. Enkrat ko je povezava vzpostavljena, se vsakič, ko se spremenijo podatki na izvoru, po osvežitvi spremenijo tudi v predlogi. Dobra praksa nas uči, da je treba minimalizirati količino podatkov, ki jih pripeljemo v predlogo. Če jih ne potrebujete, jih ne uporabite. Če pa je treba izvesti kalkulacije, je najbolje, da jih izvedemo na izvoru. Podatki so lahko uvoženi z uporabo dveh osnovnih struktur: ploska tabela (angl. Flat table) in vrtilna tabela (angl. Pivot table). Pravilo je, da vrtilna tabela proizvede večje datoteke, vendar so preračuni hitrejši, medtem ko so ploske tabele manjše, vendar bo trpela zmogljivost pri kompleksnih formulah (Camoes, 2007). 7.2.2 Obvladovanje podatkov in povezava z objekti nadzorne plošče V primeru uporabe vrtilnih tabel lahko pridobimo podatke s pomočjo funkcije GETPIVOTDATA. V primeru ploske tabele lahko uporabimo širok spekter formul, kot na 125 primer formule za podatkovne baze (DSUM, DGET), formule za iskanje (VLOOKUP, MATCH, INDEX) ali matematične formule (SUM, SUMIF, SUMPRODUCT). Veliko število formul in preračunov je lahko nevarno za integriteto nadzorne plošče. To lahko zmanjšamo z uporabo vrtilnih tabel (Camoes, 2007). Imenovani obsegi Imenovani obsegi pomagajo narediti formule čistejše in bolj razumljive in tudi igrajo pomembno vlogo v upravljanju podatkov za Excel nadzorne plošče. Na primer, naslednja posodobitev doda nov stolpec tabeli. Če ne uporabljamo imenovanih obsegov, bomo morali spremeniti vsako formulo in dodati dodatni stolpec. Z dinamičnimi imenovanimi obsegi je ta dodatni stolpec takoj na voljo. To pomeni manj in bolj zanesljivo delo (Camoes, 2007). Dinamični grafi Pomembno je, da uporabniki imajo možnost komunicirati z nadzorno ploščo in graditi svoje znanje z raziskovanjem razpoložljivih podatkov, na primer nadzora za spremembo trgov, spremembo izdelkov, spremembo prodajnih območij itd. Kadar izdelujemo interaktivne grafe, potrebujemo dinamične obsege. To lahko naredimo s funkcijo OFFSET (Camoes, 2007). Makri Kljub temu da nismo programerji, je dobro vključiti uporabo makrov za pohitritev ponavljajočih nalog. Prav tako se lahko nekatere zanimive stvari doda nadzorni plošči samo z makri. Na primer, pozdrav uporabniku in izbor pravilnega profila, ko uporabnik odpre nadzorno ploščo (Camoes, 2007). Izdelava nadzorne plošče je tudi eden najboljših načinov učenja Excela, zato ker te prisili v razumevanje, kako veliko majhnih delov deluje skupaj. Ker je Excel tako popularna aplikacija, lahko enostavno najdemo tisoče Excel nasvetov na spletu, vendar pa je težje najti napredne integrirane primere, ki nam bi pomagale zapustiti past večnega začetnika, v katero mnogi padejo. Excel je odlično orodje za katerikoli tip vodstvenega poročanja. Omogoča hitro, fleksibilno in poceni implementacijo nadzorne plošče. Srednje izkušeni uporabniki Excela bi morali biti sposobni izdelati in implementirati vodstveno nadzorno ploščo v nekaj dnevih (oziroma v nekaj urah za prvi osnutek), če le znajo, kako izbrati pravilne tehnike (Camoes, 2007). 126 7.2.3 Dobre prakse izdelave nadzornih plošč v Excelu 2007 Camoes priporoča, da pri oblikovanju nadzorne plošče odstranimo vse, kar nima dodane vrednosti (3D efekti, ozadja...), izdelamo hierarhijo podatkov osredotočenja in konteksta/ozadja (pomembni podatki morajo izstopati s previdno uporabo barv) in dodamo vsaj osnovne oblike interakcije (Camoes, 2007). Person navaja naslednje dobre prakse, ki so enostavne za naučiti in spremljati in s katerimi lahko občutno zmanjšamo napake v Excelu. Uporabi arhitekturo predloge, ki loči podatke, formule in področje grafov in poročil. Poveži Excel predloge s podatki v skupni rabi, ki se periodično obnavljajo. Uporabi imena obsegov v formulah. Vključi dokumentacijski list, na katerem so navedene kritične formule, predpostavke in imena obsegov. Uporabi orodno vrstico za revidiranje formul za preveritev vrednosti v področju formul, spremljanje formul, sledenje krožnim formulam in drugo. Uporabi F9 tipko za ovrednotenje ugnezdenih formul. Vključi datum in izvor podatkov na vseh nadzornih ploščah in poročilih (Person 2009, str. 167). 10 oblikovalskih principov za grafe v Excel 2007 1. Izognite se razkošnemu oblikovanju Ena glavnih razlik med Excel 2007 in prejšnjimi različicami je nov grafični pogon, ki omogoča uporabo učinkov, ki naredijo vse videti tako sijoče, svetleče in nasploh lepo. Te nove grafike so v redu za grafe za prodajne in marketinške predstavitve, ne pa tudi za nadzorne plošče. Ključ za učinkovito komunikacijo z grafom je, da prikažemo podatke, kar se da enostavno. Podatki so že sami po sebi zanimivi, in ni potrebe po posebnih efektih in bonbončkih za oči, da bi jih naredili še bolj zanimive. Nekaj nasvetov za preprečitev pretiravanja z razkošnim oblikovanjem: ne uporabljajte barv za ozadja grafov in ostalih površin, ne uporabljajte 3D grafov ali 3D efektov, izognite se uporabi razkošnih efektov, kot so prelivi, polnila, senca, sijaj, mehki robovi in drugi efekti, 127 ne poskušajte izboljšati grafa s slikami ali z izrezki (Alexander, 2008). 2. Izognite se nepotrebni navlaki Osnovna ideja je, da je večji odstotek črnila na grafu ali nadzorni plošči namenjen podatkom. Zelo malo črnila naj bo uporabljenega za navlako v grafih: robove, mrežne črte, trendne črte, oznake, ozadja itd. Načini, kako se izogniti navlaki v grafih in jasno prikazati podatke: odstranite mrežne črte (horizontalne in vertikalne), odstranite robove in okvirje, preskočite trendne črte, izognite se preobremenitvam s podatkovnimi oznakami, ne prikažite legende, če je ne rabite, odstranite vsako os, ki ne nudi vrednosti (Alexander, 2008). 3. Oblikujete velike številke, kjer je to mogoče Nikoli ni zabavno šteti ničle v velikih številkah, še posebej kadar gledamo pisavo velikosti 8. Kadar prikazujete zelo velike številke na grafu, razmislite o oblikovanju vrednosti tako, da so skrajšane/okrnjene za lažje branje. To v Excelu zelo enostavno naredimo v pogovornem oknu Oblikuj celice, kjer lahko določimo obliko številke po meri, na primer namesto 16.000.000 prikažemo 16M. Običajno je dobra praksa oblikovati izvorne podatke, ki hranijo graf, kot pa podatkovne oznake v grafu. Tako se oblikovanje ohrani, tudi če dodamo ali odstranimo podatkovne oznake (Alexander, 2008). 4. Uporabite podatkovne tabele namesto podatkovnih oznak V mnogih situacijah je vredno pokazati poleg podatkovnih točk tudi podatkovne vrednosti. Podatkovne oznake običajno predstavljajo le odvečno navlako v grafu, zato je bolj priporočljiva uporaba podatkovnih tabel v grafu. Podatkovna tabela omogoča, da vidimo vrednosti vsake načrtane podatkovne točke pod grafom. Tako je prikazanih veliko informacij,ne da bi prenatrpali graf. Podatkovne tabele se zelo priročne, kadar uporabniki stalno zahtevajo podrobno informacijo za grafom (Alexander, 2008). 128 5. Učinkovito uporabite naslove grafov Naslovi grafov ne rabijo biti omejeni le na naloge enostavnega označevanja in poimenovanja. Naslov grafa lahko uporabimo za dodajanje dodatnega sloja informacij – predstavljanje analiz, pridobljenih iz podatkov, predstavljenih v grafu (Alexander, 2008). 6. Razvrstite podatke pred izdelavo grafov Razen kadar obstaja očiten naravni red, kot sta starost ali čas, je običajno dobra praksa razvrščanja podatkov pred izdelavo grafa. Z razvrščanjem mislimo razvrščanje izvornih podatkov, ki hranijo graf, po naraščajočem ali padajočem vrstnem redu podatkovnih vrednosti (Alexander, 2008). 7. Omejite uporabo tortnih grafov Čeprav tortni grafi že dolgo veljajo za primerno možnost za poslovno poročanje, pa pogosto niso primerni za nadzorne plošče. Za to obstaja več razlogov. Prvič, običajno zavzamejo več prostora kot njegovi bratje, črtni in stolpčni graf. Pri tortnem grafu dobimo veliko manj podatkovne vizualizacije. Drugič, tortni grafi ne morejo jasno prikazati več kot dve ali tri kategorije podatkov. Alternativa je, da namesto tortnega grafa izberemo stolpčni graf, s katerim lahko jasno prikažemo porazdelitveni odstotek za mnogo kategorij,ne da bi zavzeli veliko prostora na nadzorni plošči (Alexander, 2008). 8. Razčlenite podatke v ločene grafe Enojni graf lahko izgubi učinkovitost, če poskušamo na njega začrtati preveč podatkov. Ni vedno lahko vedeti, kako prikazati podatke v grafu, še posebej kadar so podatki večslojni in kompleksni. Namesto da vse stlačimo v en graf, moramo poiskati način, kako prikazati podatke ločeno, vendar skupaj (Alexander, 2008). 9. Ohranite ustrezna razmerja stranic V primeru grafov se to razmerje nanaša na razmerje višine in širine. Grafi naj bi ohranili približno razmerje višine do širine, da bi integriteta grafa ostala nedotaknjena. Mnogo ljudi popačijo grafe samo da jih lahko spravijo v prazen prostor na nadzorni plošči. Da ne bi grafa popačili, je treba ohraniti primerno razmerje stranic. Najbolj primerno razmerje za graf je, ko je širina dvakratnik višine. Dejanska višina in širina nista pomembni, važno je pravilno 129 razmerje, na primer 1:2 razmerje višine in širine je primerno, prav tako 1,5:3 (Alexander, 2008). 10. Uporabite kateri drug element namesto grafa Nekatere analize pač ne potrebujejo grafa. Enostavna tabela lahko čisto dobro predstavi podatke. Če so podatki, ki jih poročamo, bolj učinkovito prikazani v tabeli, jih tako tudi prikažimo. Cilj nadzorne plošče ni vse prikazati v grafih. Cilj nadzorne plošče je prikazati ključne podatke na najbolj učinkovit način (Alexander, 2008). 10 vprašanj, ki si jih moramo zastaviti, preden distribuiramo nadzorno ploščo Preden izdamo svoj končni izdelek,je vredno preveriti svoje poročevalske mehanizme, ali so skladni z v prejšnjem poglavju predstavljenimi principi. Spodnjih 10 vprašanj lahko uporabimo kot neke vrste nadzorni seznam za zagotovitev, da naša nadzorna plošča sledi splošnim dobrim praksam izdelave nadzorne plošče. Zraven nekaterih vprašanj so dopisane tudi rešitve za morebitni negativni odgovor. 1. Ali moja nadzorna plošča predstavlja pravilne informacije? 2. Ali ima vse na moji nadzorni plošči namen/smisel? 3. Ali moja nadzorna plošča vidno prikaže ključno sporočilo? Rešitve: Postavi ključne komponente nadzorne plošče v zgornji levi ali srednji levi del strani. Odstrani poudarjanje robov, ozadij in drugih elementov, ki definirajo področja nadzorne plošče. Poskusi uporabiti naravni beli prostor med komponentami. Oblikuj oznake in ostali tekst za odtenek svetleje od podatkov. 4. Ali lahko vzdržujem nadzorno ploščo? 5. Ali moja nadzorna plošča jasno prikaže svoj obseg in časovni okvir? Rešitve: Vedno vključi časovni žig na mehanizmu za poročanje. Vedno vključi nekaj teksta, ki navaja, kdaj so bili podatki za meritve pridobljeni. Uporabi opisne naslove za vsako komponento v svoji nadzorni plošči. 6. Ali je moja nadzorna plošča dobro dokumentirana? Rešitve: Dodaj zavihek z modelno karto k obstoječemu podatkovnemu modelu. Izdatno uporabi komentarje in oznake. 130 Razmisli o uporabi barv za identifikacijo obsegov v podatkovnem modelu. 7. Ali je moja nadzorna plošča preobremenjena z oblikovanjem in grafikami? Rešitve: Odstrani moteče barve in polnila ozadja. Uporaba barv iz narave: mehko sive, rjave, modre in zelene. Odstrani poudarjanje robov področij in jih oblikuj za odtenek svetleje, kot so tisti, uporabljeni za podatke. Svetlo sive barve so idealne za robove. Odstrani vse modne grafične učinke, kot so prelivi, vzorčna polnila, sence, mehki robovi in drugo oblikovanje Odstrani slike in druge izrezke. 8. Ali je v moji nadzorni plošči videti pretiravanje z grafi, ko bi lahko uporabil tabele? 9. Ali je moja nadzorna plošča uporabnikom prijazna? Je intuitivna. Je enostavna za navigacijo. Se pravilno natisne. 10. Ali je moja nadzorna plošča natančna? 7.3 Konsistentnost z avtoritativnimi viri. Notranja konsistentnost. Osebne izkušnje (Alexander, 2008). Izdelava praktične nadzorne plošče v Excelu 2007 Cilj naloge je izdelati praktično nadzorno ploščo in pokazati, kako se lahko na enostaven način izboljša pregled nad poslovnimi rezultati. Excel ima zelo dobre analitske in poročevalske zmogljivosti ter je privzeto nameščen na vseh računalnikih v podjetju, zato je bil izbor Excela kot orodja za izdelavo praktične nadzorne plošče enostavna in logična izbira. Vodstvo službe spremlja uresničitev zastavljenih ciljev na dnevni, tedenski in mesečni ravni na številnih področjih. Vsak oddelek spremlja svoje cilje dnevno in mesečno, v vodstvu pa nastajajo tedenska in mesečna poročila. Poročil je veliko, do vodilnih se pošiljajo kar prek elektronske pošte. 131 Moja želja je vse te cilje kakovosti, ki jih spremlja vodstvo službe (sem spadajo tudi vodje podrejenih oddelkov), spraviti v elektronsko obliko na en zaslon, ki bo vedno dostopna osebam, ki imajo omogočen dostop, in ki se samodejno posodablja, ko se v bazi spremenijo podatki oziroma se dodajo novi. Še vedno bo potreben ročni vnos podatkov v podatkovno bazo nadzorne plošče, vendar za razliko od obstoječih poročil samo na eno mesto (datoteko). Prav tako ne bo več treba izdelovati tedenskih in mesečnih poročil ter skrbeti za njihovo distribucijo. Izdelan prototip nadzorne plošče bom v spodaj prikazani obliki oziroma izgledu in strukturi elementov dejansko vpeljal v uporabo v vodstvo naše službe, za namen prikaza izdelave v magistrski nalogi pa bom uporabil izmišljene nazive ključnih kazalcev in ostalih elementov, prikazanih na nadzorni plošči. 7.3.1 Izbor ključnih kazalcev Z izborom ključnih kazalcev učinkovitosti nisem imel težav, saj smo jih že do zdaj spremljali v tedenskih in mesečnih poročilih in ki so preverjeno vsi uporabni in nujni za predstavitev. Za izbrane kazalce sem moral izbrati le primerne grafične elemente ter določiti strukturo in postavitev elementov na nadzorni plošči, tako da bi morebiti lahko v enem elementu združil več kazalcev in s tem zmanjšal prenatrpanost zaslona in večjo preglednost nad podatki. 7.3.2 Podatki Podatki se bodo vpisovali v ploske tabele, vsako področje kazalnikov bo imelo svoj delovni list zaradi lažjega pregleda nad podatki in poznejšega dopolnjevanja tabel z novimi. Izvor primarnih podatkov bo ostal enak kot pri predhodnih poročilih, saj je namen nadzorne plošče le bolj hiter, pregleden in učinkovit prikaz informacij. Surove podatke dobimo z poizvedbo v enem izmed modulov ERP, ki jih nato izvozimo v plosko tabelo Excel. Tukaj pride na vrsto Excelova aplikacija (tabele s podatki in preračuni) na ravni službe z ogromno VBA kode v ozadju in podatkovnimi bazami v Accessu, ki jo uporabljamo za načrtovanje procesov, nadzor in pregled nad trenutnim stanjem procesov, spremljanje nekaterih ciljev in polnjenje Access podatkovnih baz, iz katerih nato s pomočjo poizvedb v samem Accessu pridobimo še dodatne podatke. Potem so tukaj še Excel aplikacije posameznih oddelkov z pripadajočimi Access podatkovnimi bazami, s katerimi tudi oddelki sami dnevno spremljajo 132 proces in iz katerih nato pridobimo oddelčne podatke. Nekatere od tako pridobljenih podatkov je treba prilepiti v še dodatne Excel tabele s preračuni, in šele nato se jih lahko uporabi v poročilu oziroma v nadzorni plošči. Dejansko se z nadzorno ploščo pot pridobivanja podatkov nič ne skrajša. Vendar pa, če bi želel kakšno od poti pridobivanja podatkov vključiti v nadzorno ploščo, bi ta postala nepregledna, počasna, težko obvladljiva in (pre)zahtevna za vzdrževanje. Kjer so podatki na voljo (odvisno od tega, koliko dolgo se določene kazalce že spremlja), podatkovne tabele obsegajo podatke od leta 2011 pa vse do danes, saj odločevalci velikokrat zahtevajo primerjavo trenutnega stanja z lanskimi trendi. 7.3.3 Izbor vizualizacijskih elementov Pred izdelavo nadzorne plošče v Excelu sem si ročno narisal osnutek strukture in izbranih elementov. Seveda pa je prišlo pri dejanski izdelavi do nekaj sprememb glede na osnutek, saj sem skozi postopek izdelave dobival nove ideje, kako narediti nadzorno ploščo čimbolj pregledno, uporabniku enostavno za uporabo, in da hkrati omogoča tudi nekaj interakcije v vmesniku. Po pregledu obsežne literature o uporabniških vmesniki oziroma nadzornih ploščah in priročnikov za njihovo izdelavo, se je bilo med tako široko izbiro prikaznih elementov kar težko odločiti, katerega uporabiti. Predstavitvena površina zaslona je omejena in celotno nadzorno ploščo sem želel spraviti na en zaslon, brez nepotrebnega horizontalnega ali vertikalnega premikanja nadzorne plošče, da bi videl vse informacije. Izbrati sem moral štiri elemente, ki bodo zapolnili vertikalno 1080 pikslov, kolikor je tudi ločljivost večine računalniških zaslonov v vodstvu službe (Slika 7.1). Za najpomembnejše podatke (Slika 7.8), ki jih osvežujemo enkrat tedensko, sem izbral tabelo s primerjavo zadnjih dveh tednov s pogojnim oblikovanjem in dodanimi mini slikami (angl. Sparkline) – trendnih črt za vseh deset tednov. Tabela ima drsnik,s katerim se lahko uporabnik premika po podatkih zadnjih desetih tednov, vnesenih v podatkovno tabelo. Tabela je v levem zgornjem kotu zaslona, kjer je tudi največji fokus uporabnikovega pogleda. Za prikaz stanja procesa, ki se spremlja dnevno in katerih podatki so aktivno povezani z oddelčnimi aplikacijami, sem izbral merilnike hitrosti, ki so dejansko polovice tortnih grafov (Slika 7.15). 133 Za združitev različnih kazalcev več oddelkov se mi je zdel najprimernejši črtni graf z možnostjo izbire prikazanega kazalca (Slika 7.19). Podatki se dopolnjujejo enkrat mesečno. Za kazalec, za katerega podatki se dopolnjujejo dnevno, sem izbral črtni graf, ker zelo jasno pokaže trend skozi letošnje leto z možnostjo prikaza trenda lanskega leta za enako časovno obdobje s prikazom stanja na zadnji vneseni dan (Slika 7.23). Slika 7.1: Nadzorna plošča Vir: Lastni prikaz (2012) 7.3.4 Potek izdelave Ena izmed novosti Excela 2007 v primerjavi s prejšnjimi različicami je, da omogoča oblikovanje obsega celic v dinamično tabelo (Slika 7.2), ki se samodejno širi z dodajanjem novih podatkov, prav tako se samodejno kopirajo v nove vrstice ali stolpce tudi formule. Hkrati se spreminja tudi podatkovni obseg grafov, če je ta vezan na dinamične tabele. Ta zmožnost Excela mi je zelo poenostavila samodejno posodabljanje grafov in ostalih elementov. 134 Slika 7.2: Podatki oblikovani v dinamično tabelo Vir: Lastni prikaz (2012) Druga posebnost Excel 2007 je orodje Kamera, ki sem ga s pridom izkoristil. S tem orodjem je možno na katerem koli delovnem listu posneti obseg celic in nato aktivno sliko prilepiti na želeno mesto. Ko spreminjamo vrednosti na izvornih celicah, se samodejno spreminja tudi prilepljena slika. Drsnik in opcijske gumbe oziroma kontrolnike sem izdelal oziroma izbral v orodjih za oblikovalca. Zelo priročna orodja, enostavna za uporabo – za osnovne kontrolnike ni potrebe po predhodnemu znanju VBA programiranja (Sliki 7.3 in 7.4). Slika 7.3: Orodja za oblikovalce Vir: Lastni prikaz (2012) 135 Slika 7.4: Kontrolniki Vir: Lastni prikaz (2012) Makrov v nadzorni plošči nisem uporabljal. Uporabil sem Excelove funkcije IF, VLOOKUP, HLOOKUP, CHOOSE, INDEX itd. Slika 7.5: Pogojni stavek v Excelu Vir: Lastni prikaz (2012) 1. Priprava delovnega zvezka Dobra praksa izdelave nadzorne plošče narekuje, da imamo za predstavitev, preračune in podatke ločene delovne liste. Ker imam veliko število podatkov, ki se bodo še dopolnjevali, sem naredil za vsakega od štirih prikaznih elementov svoj delovni list za podatke (Slika 7.6). Ker gre za precej obsežne nezaključene podatkovne tabele, sem večinoma naredil preračune kar na delovnih listih s podatki v dinamičnih tabelah, in ne na listu za preračune. Zaradi lažjega pregleda sem preračune oziroma celice s formulami obarval v sivo, stolpce/vrstice z vmesnimi preračuni pa sem skril. Slika 7.6: Struktura delovnega zvezka Vir: Lastni prikaz (2012) Na delovnemu listu za predstavitev sem odstranil mrežno črto in s sivo zapolnitvijo celic določil prostor za štiri kazalnike (Slika 7.7). 136 Slika 7.7: Struktura delovnega lista Predstavitev Vir: Lastni prikaz (2012) V nadaljevanju bom predstavil izgled in funkcionalnost vsakega kazalnika posebej. 2. Kazalnik 1: Tedenska izpolnitev naročil celotne službe Za prikaz Kazalnika 1 sem izbral enostavno plosko tabelo, saj že samo podatki dovolj jasno prikazujejo informacije,zanima pa nas tudi primerjava s poslovnimi rezultati predhodnega tedna, kar bi težko izvedel v grafu. V tabelo je vključen tudi drsnik, ki omogoča pogled za podatke zadnjih deset tednov, naenkrat pa so zaradi učinkovitosti pregleda in omejenega prostora prikazani le trije tedni. V predzadnjem stolpcu se računajo variance med podatki zadnjih dveh tednov z dodanim pogojnim oblikovanjem (puščice),v zadnjem stolpcu pa so prikazane mini slike (Slika 7.8). Podatke se po tednih vpisuje v dinamično tabelo, v kateri so vneseni podatki za celo leto. Pod to tabelo sem naredil dodatno, sekundarno tabelo s formulami, v katero se z funkcijo INDEX samodejno prepisujejo podatki zadnjih desetih stolpcev v primarni tabeli (Slike 7.12,7.13 in 7.14). Na listu preračuni sem začel oblikovati tabelo. Kateri stolpci podatkov (tedni) bodo prikazani, je odvisno od položaja drsnika, ki se izraža v številki (Slika 7.10). Variance podatkov se vedno računajo za zadnja dva od treh stolpcev s podatki, pogojno oblikovanje je vezano na varianco (Slika 7.11), v zadnjem stolpcu pa so mini slike, ki podatke vlečejo iz sekundarne tabele v listu KPI 1 (Slika 7.9). Ko je bila tabela izdelana, sem uporabil orodje Kamera, označil želene celice in aktivno sliko prilepil v ustrezen kvadrant na nadzorni plošči. 137 Slika 7.8: Kazalnik 1: Tedenska izpolnitev naročil celotne službe Vir: Lastni prikaz (2012) Slika 7.9: Oblikovanje tabele na delovnemu listu Preračuni Vir: Lastni prikaz (2012) 138 Slika 7.10: Pravilo za oblikovanje drsnika Vir: Lastni prikaz (2012) Slika 7.11: Pravilo za pogojno oblikovanje Vir: Lastni prikaz (2012) Slika 7.12: Podatkovna tabela Vir: Lastni prikaz (2012) 139 Slika 7.13: Podatki za predstavitveno tabelo Vir: Lastni prikaz (2012) Slika 7.14: Polnjenje podatkov za predstavitveno tabelo z INDEX funkcijo Vir: Lastni prikaz (2012) 3. Kazalnik 2: Trenutna izpolnitev naročil po stroškovnih mestih Podatki za trenutno izpolnitev se črpajo iz Excel aplikacij posameznih oddelkov, ki sami večkrat dnevno osvežujejo podatke (Slika 7.18). Ta kazalnik omogoča vodji službe, da ima pregled nad trenutnimi realizacijami vseh oddelkov na enem mestu. Podatki se samodejno osvežijo in spremenijo, ko se spremenijo tudi v izvornih aplikacijah. Na listu preračuni so narejeni preračuni, potrebni za tortne grafe in pogojno oblikovanje na vrednostih realizacije iz aktivnih povezav (Slika 7.16). Za tortne grafe sem vrednosti razpolovil, graf zasukal in spodnjo polovico skril ter tako dobil merilnike hitrosti brez kakšnih koli dodatnih vtičnikov za Excel. Pogojno oblikovanje pobarva celico zeleno oziroma rdeče, glede na določeno mejo 80%, in tako pridejo informacije bolje do izraza (Slika 7.17). Vrednosti pod merilniki so aktivne slike na celice v listu preračuni. 140 Slika 7.15: Kazalnik 2: Trenutna izpolnitev naročil po stroškovnih mestih Vir: Lastni prikaz (2012) Slika 7.16: Priprava podatkov za tortne grafe in pogojno oblikovanje v listu za preračune Vir: Lastni prikaz (2012) Slika 7.17: Pravilo za pogojno oblikovanje Vir: Lastni prikaz (2012) Slika 7.18: Podatkovna tabela črpa podatke iz zunanjega vira Vir: Lastni prikaz (2012) 141 4. Kazalnik 3: Mesečna izpolnitev naročil po stroškovnih mestih Za tretji kazalec sem izbral črtni graf, saj se mi zdi najprimernejši glede na to, da za vseh pet oddelkov spremljamo 6 postavk oziroma kazalcev (Slika 7.19). Grafu sem dodal možnost izbire prikaza podatkov za leto 2011, saj zna biti graf kaj kmalu prenatrpan in nepregleden. Uporabnik lahko s pomočjo vgrajenih kontrolnikov izbira kateri izdelek želi videti, se pa ti med seboj izključujejo in je naenkrat prikazan samo en izdelek, vedno pa za vse oddelke (Slika 7.20). Glede na to, kateri kontrolnik je izbran (v ozadju ima vrednost oziroma številko), se iz uporabniško vnesenih podatkov v tabeli s pomočjo funkcije IF prepišejo izbrane vrednosti v stolpce na koncu podatkovne tabele, iz katerih nato črpa graf (Sliki 7.21 in 7.22). Grafu sem dodal tudi tekstovni okvir, ki prikazuje daljši naziv oziroma opis izbranega kazalca. Uporabljeni sta funkciji IF in CHOOSE. Slika 7.19: Kazalnik 3: Mesečna izpolnitev naročil po stroškovnih mestih Vir: Lastni prikaz (2012) 142 Slika 7.20: Pravilo za izbirnik Vir: Lastni prikaz (2012) Slika 7.21: Podatkovna tabela Vir: Lastni prikaz (2012) Slika 7.22: Preračunski del podatkovne tabele Vir: Lastni prikaz (2012) 143 5. Kazalnik 4: Dnevno odprta naročila prek 10 delovnih dni po stroškovnih mestih Za četrti kazalnik sem izbral stolpčni graf, ki prikazuje odstotek neizpolnjenih oziroma odprtih zahtevkov za leto 2012 po posameznih dnevih (Slika 7.23). Graf ima tudi možnost prikaza trenda za leto 2011 v črtni obliki. Uporabnik ima možnost izbrati, za katero stroškovno mesto naj bodo prikazani podatki. V skrajni desni kot grafa sem dodal aktivno sliko, ki kaže datum in vrednost za zadnji vneseni dan v tabelo s podatki (Slika 7.24). Tudi tukaj je prisoten tekstovni okvir z daljšim nazivom izbranega oddelka. Funkciji v uporabi na podatkovnem listu za izbor pravilnih podatkov za polnjenje grafa sta tudi tukaj IF in CHOOSE ob upoštevanju vrednosti kontrolnikov za trend 2011 in za izbor posameznih oddelkov. Slika 7.23: Kazalnik 4: Dnevno odprta naročila prek 10 delovnih dni po stroškovnih mestih Vir: Lastni prikaz (2012) Slika 7.24: Aktivna slika za prikaz zadnjega vpisanega datuma in vrednosti Vir: Lastni prikaz (2012) 144 Slika 7.25: Podatkovna tabela s preračunskim delom Vir: Lastni prikaz (2012) 6. Ostali elementi nadzorne plošče Pri oblikovanju ostalih elementov nadzorne plošče, ki ne prispevajo nobene dodatne vrednosti, sem upošteval nasvet, da je manj več. Uporabil sem nežne svetle barve za ločitev posameznih elementov in zapolnitev belih prostorov med njimi. Dodal sem le naslov nadzorne plošče in v dnu datum zadnje samodejne posodobitve povezav do drugih Excel aplikacij (Slika 7.27). Namreč vsakič, ko odpremo nadzorno ploščo, se ti osvežijo samodejno oziroma po potrebi s funkcijsko tipko F9. Ko nadzorno ploščo natisnemo, naslov nadzorne plošče, ki je ActiveX kontrolnik, ni viden (Slika 7.26). Pri natisnjeni nadzorni plošči je naslov v glavi na sredini, levo je polni naziv službe, desno številka različice. V nogi je levo ime izdelovalca, na sredini pot do datoteke ter desno datum in ura tiskanja (Slika 7.28). Slika 7.26: Oznaka oziroma naslov nadzorne plošče Vir: Lastni prikaz (2012) Slika 7.27: Podatek o zadnji samodejni posodobitvi podatkov Vir: Lastni prikaz (2012) 145 Slika 7.28: Predogled za tiskanje nadzorne plošče Vir: Lastni prikaz (2012) 7. Varnost Varnost nadzorne plošče je lahko večnivojska. V nadzorni plošči zaklenemo polja s formulami in ostale celice, v katere ne vnašamo podatkov ter skrijemo delovne liste s podatki in preračuni. Z geslom zaklenemo delovne liste, tako da omogočimo izbor le odklenjenih celic, in zaklenemo tudi strukturo delovnega zvezka. Nato lahko, ko shranjujemo datoteko, izberemo v orodjih pod splošnimi možnostmi geslo za odpiranje nadzorne plošče in geslo za spreminjanje (Slika 7.29). 146 Slika 7.29: Izbira zaščite ob shranjevanju nadzorne plošče Vir: Lastni prikaz (2012) Ena od možnosti je, da z VBA programiranjem nadzorno ploščo zaklenemo na uporabniško ime in geslo, ki ga ima uporabnik zapisanega v AD podjetja in s katerim se prijavi v okolje Windows. In, nenazadnje, lahko ploščo namestimo na tako lokacijo oziroma v mapo/strežnik, kjer lahko upravljamo z dostopi in jih omejimo. Dovolj sta dve skupini uporabnikov: ena za pisanje/spreminjanje (-c) in druga samo za branje (-r). 7.3.5 Vrednotenje prototipa nadzorne plošče z anketnim vprašalnikom Prototip nadzorne plošče smo namestili na službeni strežnik in omogočili dostop ključnim uporabnikom (vodja službe, namestnika vodje in vodje oddelkov), ki so se s kazalci učinkovitosti že srečevali v obliki tedenskih oziroma mesečnih poročil, ter jih zaprosili za izpolnitev anketnega vprašalnika za vrednotenje prototipa (Priloga 1). Vprašalnike je izpolnilo enajst uporabnikov. Ker gre za nov in drugačen način predstavitve ključnih kazalcev, kot so ga bili do zdaj vajeni ključni uporabniki, je bil namen anketnega vprašalnika predvsem dobiti mnenje uporabnikov glede uporabnosti takšnega načina predstavitve ter oblikovne in vsebinske ustreznosti predstavljenih informacij. Podatke, dobljene s pomočjo ankete, smo navedli s pomočjo številčne lestvice od 1 do 5, pri čemer je 1 izrazito negativna vrednost, 5 pa izrazito pozitivna. Ocena 5 pomeni zelo pozitivno vrednost, 4 pozitivno vrednost, 3 srednjo vrednost, 2 negativno vrednost ter ocena 1 zelo 147 negativno vrednost. Posamezne vrednosti vseh enajstih uporabnikov smo za vsako od 35 trditev združili v povprečno vrednost (Tabela 7.1). Tabela 7.1: Rezultati anketnega vprašalnika Povprečna vrednost Stand. odklon Min. vrednost Maks. vrednost UPORABNOST Je uporabna. Prihrani mi čas, ko jo uporabljam. Zadostuje mojim potrebam. Naredi vse kar pričakujem od nje. 4,0 3,9 3,5 3,5 0,6 0,7 0,7 0,7 3 3 2 2 5 5 4 4 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. ENOSTAVNOST UPORABE Je enostavna za uporabo. Je uporabniku prijazna. Je fleksibilna. Je hitra. Lahko jo uporabljam brez pisnih navodil. Ne opazim nedoslednosti med uporabo. Je primerna za vse stopnje uporabnikov. 4,1 4,0 3,3 4,0 4,1 4,0 3,7 0,7 0,6 0,8 0,6 0,7 0,4 0,5 3 3 2 3 3 3 3 5 5 4 5 5 5 4 12. 13. 14. 15. ENOSTAVNOST UČENJA Hitro sem se jo naučil/a uporabljati. Enostavno se je zapomniti, kako jo uporabiti. Enostavno se jo je naučiti uporabljati. Hitro sem postal/a spreten/a z njo. 4,1 4,1 3,9 4,0 0,7 0,5 0,5 0,8 3 3 3 3 5 5 5 5 16. 17. 18. 19. 20. ZADOVOLJSTVO Sem zadovoljen/a z njo. Predlagal/a bi jo sodelavcu/ki. Zabavno jo je uporabljati. Deluje tako kot želim, da dela. Je prijetna za uporabo. 3,9 3,9 3,7 3,8 3,8 0,7 0,5 0,6 0,6 0,6 3 3 3 3 3 5 5 5 5 5 3,8 3,8 3,3 3,9 3,7 0,6 0,8 0,6 0,7 0,5 3 2 2 3 3 5 5 4 5 4 3,5 0,7 2 4 1. 2. 3. 4. 21. 22. 23. 24. 25. 26. INFORMACIJE Predstavlja pravilne informacije. Prikaže ključno sporočilo. Jasno prikaže svoj obseg in časovni okvir. Organizacija informacij na zaslonu je jasna. Enostavno najdem informacijo, ki jo potrebujem. Informacije, ki jih nudi, je enostavno razumeti. 148 27. 28. 29. 30. 31. 32. 33. 34. 35. Povprečna vrednost Stand. odklon Min. vrednost Maks. vrednost 3,8 0,6 3 5 3,2 3,2 3,4 3,5 3,5 3,3 3,5 3,8 1,0 0,8 0,5 0,5 0,7 0,6 0,7 0,6 1 2 3 3 2 2 2 3 4 4 4 4 4 4 4 5 ZASLON Ni preobremenjena z oblikovanjem in grafikami. Vsi elementi imajo svoj namen/smisel. Prikazni elementi so primerni. Naslovi in oznake so dovolj informativne. Ključne informacije so jasno vidne. Barve so primerne. Znaki na zaslonu so berljivi. Razporeditev kazalnikov je primerna. Meje kazalnikov so jasno vidne. Vir: Lastna raziskava (2012) Rezultati nam kažejo, da so uporabniki prototip nadzorne plošče v povprečju ocenili med srednje dobrim in pozitivnim. Nobena kategorija ni ocenjena negativno niti ni nobena ocenjena zelo pozitivno. Uporabnost nadzorne plošče so uporabniki v povprečju ocenili pozitivno, in sicer z najnižjo vrednostjo 2 in najvišjo vrednostjo 5. Nadzorna plošča je uporabna, vendar ne zadosti vsem potrebam uporabnikom. Tudi enostavnost uporabe je bila pozitivno ocenjena, in sicer z najnižjo vrednostjo 2 in najvišjo vrednostjo 5. Nadzorna plošča je precej enostavna za uporabo, manjka pa ji fleksibilnosti. Enostavnost in hitrost učenja je pozitivno ocenjena, in sicer z najnižjo vrednostjo 3 in najvišjo vrednostjo 5. Uporabniki so zadovoljstvo pri uporabi nadzorne plošče ocenili na srednje do pozitivno, in sicer z najnižjo vrednostjo 3 in najvišjo vrednostjo 5. Z nadzorno ploščo so bili zadovoljni, vendar pa se ob uporabi niso pretirano zabavali. Predstavitev in izbor informacij je srednje do pozitivno ocenjena, z najnižjo vrednostjo 2 in najvišjo vrednostjo 5. Rezultati se nekako skladajo z rezultati o uporabnosti – niso predstavljene vse informacije, ki bi jih uporabniki potrebovali. Oblikovanje nadzorne plošče je bilo ocenjeno v povprečju le srednje dobro. Najnižja vrednost je bila 1, najvišja 5. Nadzorna plošča ni preobremenjena z oblikovanjem in grafikami, kljub temu pa nekateri elementi nimajo namena oziroma niso najbolj primeren izbor. 149 8 ZAKLJUČEK Dobri uporabniški vmesniki menedžerskih informacijskih sistemov povečujejo učinkovitost upravljanja poslovanja. V nepredvidljivem poslovnem okolju je enostaven, hiter in učinkovit prikaz poslovnih informacij, ki je ob pravem času na voljo vodstvenemu kadru, ključ za povečanje uspešnosti podjetja oziroma ohranjanje konkurenčne prednosti. Ugotavljamo, da so nadzorne plošče lahko učinkovito orodje odločevalcev le, kadar so ustrezno oblikovane. Zato je nujen predpogoj za izdelavo učinkovite nadzorne plošče dobro poznavanje zakonitosti odnosov človek – računalnik in dobrih praks izdelave uporabniških vmesnikov ter vizualizacije podatkov in informacij. Šele nato pride na vrsto specifično znanje oblikovanja nadzornih plošč, sistemov kazalnikov ali poročil. V magistrski nalogi smo poizkušali predstaviti dobre prakse in pogoste napake pri oblikovanju nadzornih plošč v poslovnih okoljih. Cilj naloge je bil izdelati enostavno, pregledno in učinkovito nadzorno ploščo z orodjem Microsoft Excel 2007, njen prototip pa predstaviti in pozneje tudi vpeljati v uporabo na delovnem mestu, saj nam takšen skoncentriran pregled nad trenutnim stanjem doseganja ključnih ciljev službe manjka. V teoretičnem delu naloge smo predstavili odnose človek – računalnik, uporabniške vmesnike, vodstvene informacijske sisteme in malo bolj podrobno tudi nadzorne plošče: tipe nadzornih plošč, potek izdelave, dobre prakse oblikovanja informacij, napake pri izdelavi in predstavili grafične elemente nadzornih plošč. Ugotavljamo, da je načinov in tehnik za oblikovanje informacij veliko. Pomembno vlogo pri pripravi dobrih informacij imajo seveda tudi skrbno zbrani podatki, iz podatkov izpeljani ključni kazalci učinkovitosti in uspešnosti ter primerna programska oprema za vizualizacijo podatkov. Ne nazadnje je tu tudi uporabnik s svojimi potrebami, znanjem in izkušnjami. Vizualizirane informacije pa morajo biti seveda pravilne, hitro razumljive in pomensko polne. Vizualizacija informacij na prvi pogled deluje manj zahtevno, vendar pa ugotavljamo, da ni tako, če želimo, da z vizualizacijo informacij učinkovito pripomoremo k pretvarjanju množice podatkov v koristne informacije. Če v pripravo vizualiziranih prikazov podatkov ne vložimo dovolj truda in znanja, proces vizualizacije informacij lahko oteži razumevanje informacij ali povzroči celo njihovo napačno razumevanje. 150 V praktičnem delu naloge smo izdelali prototip nadzorne plošče za uporabo v vodstvu službe s pomočjo orodja Microsoft Excel 2007. Nadzorna plošča je bila izdelana brez uporabe makrov. S pomočjo nadzorne plošče bo lažje slediti zastavljenim ciljem v službi. Naš namen ni bil urediti celotnega sistema upravljanja s podatki ampak le narediti učinkovitejšo predstavitev podatkov. Do zdaj so bile predstavitve poslovnih rezultatov in doseganja ciljev izvedene razdrobljeno s številnimi ločenimi predstavitvami kazalcev učinkovitosti, ki so se tedensko oziroma še pogosteje pošiljale prejemnikom prek elektronske pošte. Vse te kazalnike smo želeli predstaviti na enem mestu, ki hkrati daje uporabniku tudi vsaj osnovne možnosti interakcije z vmesnikom oziroma izbire prikazanih kazalcev, se samodejno osvežuje in ne potrebuje distribucije. Ko je bil prototip izdelan, je sledila predstavitev tega ključnim uporabnikom. Z anketnim vprašalnikom, ki je sledil, smo želeli pridobiti povratne informacije glede uporabnosti, funkcionalnosti in oblikovanja nadzorne plošče. Odziv je bil dokaj pozitiven, potrebno bo izpeljati nekaj vsebinskih in oblikovalskih sprememb. Ugotavljamo, da v Excelu po eni strani ni težko pripraviti všečnih grafičnih rešitev, po drugi strani pa je tudi zelo primeren zato rešitev, saj ga pri svojem vsakdanjem delu bolj ali manj uporabljajo prav vsi ključni uporabniki in jim je kot delovno orodje zelo domač. Vendar pa se oblikovanje vodstvene nadzorne plošče ne sme končati na tej točki. Prvo, v čim krajšem času bo treba spremeniti način pridobivanja izvornih podatkov. Zdaj so izvorni podatki na številnih ločenih Excel aplikacijah in tabelah ter Access podatkovnih bazah. Tak sistem zagotovo ni najboljši ter ga je težko vzdrževati in posodabljati. Drugo, če bo nadzorna plošča dobro sprejeta, jo bomo udejanili na portalu Microsoft Sharepoint. In naučiti se bo treba programirati v orodju Visual Basic za aplikacije, saj bomo lahko z uporabo makrov dodali nadzornim ploščam kar nekaj dodatnih funkcionalnosti, predvsem pa enostavneje uresničili včasih povsem nemogoče želje uporabnikov. 151 152 9 LITERATURA IN VIRI 1. AITKEN, PETER G. (2006) Excel Pivot Tables and Charts. Indianapolis: Wiley Publishing. 2. ALEXANDER, MICHAEL (2008) Excel 2007 Dashboards & Reports for Dummies. Indianapolis: Wiley Publishing. 3. BECHHOFER, SEAN (2010) Human Computer Interaction. Dostopno prek: http://www.cs.man.ac.uk/~seanb/teaching/COMP10092/COMP10092-HCI.pdf (31.1.2012). 4. CAMOES, JORGE (2007) How to create a dashboard in Excel. Dostopno prek: http://www.excelcharts.com/blog/how-to-create-an-excel-dashboard/ (28.7.2012). 5. CAMOES, JORGE (2008) 10 tips to improve your Excel dashboard. Dostopno prek: http://www.excelcharts.com/blog/tips-improve-better-excel-dashboard/ (28.07.2012). 6. ECKERSON, WAYNE W. (2006a) Performance Dashboards: Measuring, Monitoring, and Managing Your Business. New Jersey: John Wiley & Sons. 7. ECKERSON, WAYNE W. (2006b) Performance Dashboards: Measuring, Monitoring, and Managinig Your Business. The Data Warehousing Institute. Dostopno prek: http://download.101com.com/pub/TDWI/Files/PerformanceDashboards.pdf 8. ECKERSON, WAYNE W. (2007) Dashboards and Scorecards: Explaining their essential differences. Dashboard Insight. Dostopno prek: http://www.dashboardinsight.com/articles/digital-dashboards/fundamentals/dashboardsand-scorecards.aspx (14.4.2012). 9. Executive information system. Dostopno prek: http://en.wikipedia.org/wiki/Executive_information_system (07.02.2012). 10. FETAJI, MAJLINDA, LOSKOSKA, SUZANA, FETAJI, BEKIM in EBIBI, MIRLINDA (2007) Investigating Human Computer Interaction Issues in Desinging Efficient Virtual Learning Environments. Dostopno prek: http://hal.archivesouvertes.fr/docs/00/19/00/68/PDF/313-324.pdf (31.1.2012). 11. FEW, STEPHEN (2006a) Common Pitfalls in Dashboard Design. Perceptual Edge. Dostopno prek: http://www.perceptualedge.com/articles/Whitepapers/Common_Pitfalls.pdf (17.7.2012). 12. FEW, STEPHEN (2006b) Information Dashboard Design: The Effective Visual Communication of Data. North Sebastopol: O'Reilly. 153 154 13. FEW, STEPHEN (2007) Why Most Dashboards Fail. Perceptual Edge. Dostopno prek: http://www.perceptualedge.com/articles/misc/WhyMostDashboardsFail.pdf (31.01.2012). 14. FLOWERS, BILL (2009) Business Intelligence (BI) – An Analytical Opportunity?. Dostopno prek: http://www.requirementsnetwork.com/system/files/BI%20%20An%20Analytical%20Opportunity.pdf (23.2.2012). 15. Grafični uporabniški vmesnik. Dostopno prek: http://sl.wikipedia.org/wiki/Grafi%C4%8Dni_uporabni%C5%A1ki_vmesnik (15.01.2012). 16. GUPTA, DIKSHA (2009): MIS and types of Information systems. Dostopno preka: http://www.docstoc.com/docs/8831424/MIS-and-types-of-Information-system (07.02.2012). 17. KRAGELJ, BORIS (2002) Evalvacija spletnih predstavitev. Diplomsko delo. Ljubljana: Univerza v Ljubljani, Fakulteta za družbene vede. 18. LANGER, ARTHUR M. (2008) Analysis and Design of Information Systems. London: Springer Verlag. 19. LIANG, LEO YONGHONG in MIRANDA, ROWAN (2001) Dashboards and Scorecards: Executive Information Systems for the Public Sector. Dostopno prek: http://www.gfoa.org/downloads/Dashboards.pdf (22.1.2012). 20. LUNGU, ION IN BARA, ADELA (2005) Executive Information Systems Development Lifecycle. Dostopno prek: http://www.economyinformatics.ase.ro/content/EN5/lungu.pdf (22.1.2012). 21. LUNGU, ION in VATUIU, TEODORA (2007) Executive information systems: Development lifecycle and building by using the business inteligence tools. Dostopno prek: http://steconomice.uoradea.ro/anale/volume/2007/v2-statistics-and-economicinformatics/26.pdf (22.1.2012). 22. MALIK, SHADAN (2005) Enterprise Dashboards: Design and Bes tPractices for IT. New Jersey: John Wiley & Sons. 23. NIELSEN, JACOB in MOLICH, ROLF (1990) Ten Usability Heuristics. Dostopno prek: http://www.useit.com/papers/heuristic/heuristic_list.html (5.10.2012). 24. PEER, PETER Uporabniški vmesniki. Predavanje. Univerza v Ljubljani, Fakulteta za računalništvo in informatiko. Dostopno prek: http://lrv.fri.unilj.si/studij/upo/slides/UporabniskiVmesniki.pdf (26.1.2012). 25. PERLMAN, GARY (2011) User Interface Usability Evaluation with Web-Based Questionnaires. Dostopno prek: oldwww.acm.org/perlman/question.html (3.10.2012). 155 156 26. PERSON, RON (2009) Balanced Scorecard & Operational Dashboards with Microsoft Excel. Indianapolis: Wiley Publishing. 27. RASMUSSEN, NILS, CHEN, CLAIRE Y. in BANSAL, MANISH (2009) Business Dashboards: A Visual Catalog for Design and Deployment. New Jersey: John Wiley & Sons. 28. ROSS, JOEL E (2009) What is 1-10-100 Rule?. Top Quality Management. Dostopno prek: http://totalqualitymanagement.wordpress.com/2009/02/25/what-is-1-10-100-rule/ (05.10.2012). 29. SHNEIDERMAN, BEN in PLAISANT, CATHERINE (2004) Designing the user interface: Strategies for effective human-computer interaction. Boston: Addison-Wesley Publishing. 30. SMIETANA, FRANK (2010a) Selecting the Right Charts and Indicators for Visually Impactful Dashboards. Dimensional Insight. Dostopno prek: http://www.dimins.com/PDFs/selecting-the-right-charts-and-indicators-for-visuallyimpactful-dashboards.pdf (26.1.2012). 31. SMIETANA, FRANK (2010b) Selecting the Right Charts and Indicators for Visually Impactful Dashboards (Part 1-4). Dashboard Insight. Dostopno prek: http://www.dashboardinsight.com/Search.aspx?author=3454 (27.07.2012). 32. ZAPAWA, TIMOTHY (2007) Excel 2007 Advanced Report Development. Indianapolis: Wiley Publishing. 33. ZHANG, PING, NAHFUI-HOON, FIONA in PREECE, JENNY (2004) HCI Studies in Management Information Systems. Dostopno prek: http://www.linknet1.com/sighci/bit04/BIT_Zhang.pdf (31.1.2012). 34. ZHANG, PING, GALLETTA, DENNIS, LI, NA in SUN, HESHAN (2007) HumanComputer Interaction. Dostopno prek: http://melody.syr.edu/pzhang/publications/TU_07_Zhang_etal_HCI.pdf (31.1.2012). 35. WALKENBACH, JOHN (2007) Excel 2007 Bible. Indianapolis: Wiley Publishing. 36. WERBER, BORUT (2000) Oblikovanje uporabniških vmesnikov - napotki in tehnike. Predavanje. Dostopno prek: http://www1.fov.unimb.si/programiranje/Obvestila/RUR%20UI.ppt (15.1.2012). 157 PRILOGE Priloga 1: Anketni vprašalnik za vrednotenje prototipa nadzorne plošče Priloga 2: Seznam uporabljenih izrazov Priloga 1: Anketni vprašalnik za vrednotenje prototipa nadzorne plošče Vrednotenje prototipa nadzorne plošče Namen vrednotenja prototipa nadzorne plošče je ugotoviti njeno uporabnost, enostavnost uporabe in učenja, zadovoljstvo pri uporabi in ustreznost izbire ter oblikovanja prikazanih informacij. Najprej vas prosimo, da na strežniku odprete prototip nadzorne plošče (Nadzorna_plosca_demo.xlsx) in preizkusite vse funkcionalnosti, ki jih nadzorna plošča nudi. Nato ovrednotite vašo izkušnjo z anketnim vprašalnikom. Za pomoč se vam že vnaprej lepo zahvaljujemo, rezultati vprašalnika bodo uporabljeni za izboljšave prototipa in za potrebe mojega magistrskega dela. Prosimo, da pri spodnjih trditvah obkrožite ustrezno vrednost strinjanja s trditvijo: 1 pomeni, da se s trditvijo popolnoma ne strinjate, 5, da se s trditvijo popolnoma strinjate. UPORABNOST 1. Je uporabna. SE NE STRINJAM 1 2 3 4 5 SE STRINJAM 2. Prihrani mi čas, ko jo uporabljam. SE NE STRINJAM SE STRINJAM 3. Zadostuje mojim potrebam. SE NE STRINJAM 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 4. Naredi vse kar pričakujem od nje. SE NE STRINJAM 1 2 3 4 5 SE STRINJAM SE STRINJAM ENOSTAVNOST UPORABE 5. Je enostavna za uporabo. SE NE STRINJAM 1 2 3 4 5 SE STRINJAM 6. Je uporabniku prijazna. SE NE STRINJAM 1 2 3 4 5 SE STRINJAM 7. Je fleksibilna. SE NE STRINJAM SE STRINJAM 8. Je hitra. SE NE STRINJAM 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 9. Lahko jo uporabljam brez pisnih navodil. SE NE STRINJAM 1 2 3 4 5 SE STRINJAM 10. Ne opazim nedoslednosti med uporabo. SE NE STRINJAM 1 2 3 4 5 SE STRINJAM 11. Je primerna za vse stopnje uporabnikov. SE NE STRINJAM 1 2 3 4 5 SE STRINJAM SE STRINJAM ENOSTAVNOST UČENJA 12. Hitro sem se jo naučil/a uporabljati. SE NE STRINJAM 1 2 3 4 5 SE STRINJAM 13. Enostavno se je zapomniti, kako jo uporabiti. SE NE STRINJAM 1 2 3 4 5 SE STRINJAM 14. Enostavno se jo je naučiti uporabljati. SE NE STRINJAM 1 2 3 4 5 SE STRINJAM 15. Hitro sem postal/a spreten/a z njo. SE NE STRINJAM 1 2 3 4 5 SE STRINJAM ZADOVOLJSTVO 16. Sem zadovoljen/a z njo. SE NE STRINJAM 1 2 3 4 5 SE STRINJAM 17. Predlagal/a bi jo sodelacu/ki. SE NE STRINJAM 1 2 3 4 5 SE STRINJAM 18. Zabavno jo je uporabljati. SE NE STRINJAM 1 2 3 4 5 SE STRINJAM 19. Deluje tako kot želim, da dela. SE NE STRINJAM 1 2 3 4 5 SE STRINJAM 20. Je prijetna za uporabo. SE NE STRINJAM 1 2 3 4 5 SE STRINJAM INFORMACIJE 21. Predstavlja pravilne informacije. SE NE STRINJAM 1 2 3 4 5 SE STRINJAM 22. Prikaže ključno sporočilo. SE NE STRINJAM 1 2 3 4 5 SE STRINJAM 23. Jasno prikaže svoj obseg in časovni okvir. SE NE STRINJAM 1 2 3 4 5 SE STRINJAM 24. Organizacija informacij na zaslonu je jasna. SE NE STRINJAM 1 2 3 4 5 SE STRINJAM 25. Enostavno najdem informacijo, ki jo potrebujem. SE NE STRINJAM 1 2 3 4 5 SE STRINJAM 26. Informacije, ki jih nudi, je enostavno razumeti. SE NE STRINJAM 1 2 3 4 5 SE STRINJAM ZASLON 27. Ni preobremenjena z oblikovanjem in grafikami. SE NE STRINJAM 1 2 3 4 5 SE STRINJAM 28. Vsi elementi imajo svoj namen/smisel. SE NE STRINJAM 1 2 3 4 5 SE STRINJAM 29. Prikazni elementi so primerni. SE NE STRINJAM 1 2 3 4 5 SE STRINJAM 30. Naslovi in oznake so dovolj informativne. SE NE STRINJAM 1 2 3 4 5 SE STRINJAM 31. Ključne informacije so jasno vidne. SE NE STRINJAM 1 2 3 4 5 SE STRINJAM 32. Barve so primerne. SE NE STRINJAM SE STRINJAM 33. Znaki na zaslonu so berljivi. SE NE STRINJAM 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 34. Razporeditev kazalnikov je primerna. SE NE STRINJAM 1 2 3 4 5 SE STRINJAM 35. Meje kazalnikov so jasno vidne. SE NE STRINJAM 1 2 3 4 5 SE STRINJAM Hvala za vaše sodelovanje! SE STRINJAM Priloga 2: Seznam uporabljenih izrazov Kratica Angleško Slovensko API application program interface vmesnik aplikacijskega programa BSC balanced scorecard sistem uravnoteženih kazalnikov bottom-up od spodaj navzgor BI business intelligence poslovno obveščanje BIS business intelligence system sistem poslovnega obveščanja dashboard nadzorna plošča data mining podatkovno rudarjenje data visualization vizualizacija podatkov data warehouse podatkovno skladišče deploy namestiti program v uporabniško okolje design oblikovanje display prikaz drill accross vrtanje čez drill down vrtanje v globino drill up zvijanje navzgor drill through vrtanje skozi EAI enterprise application integration integracija poslovnih aplikacij EIS executive information system vodstveni informacijski sistem ERP enterprise resource planning celovite programske rešitve ETL extract, transform & load izvleci, transformiraj, naloži gauge merilo, števec GUI graphical user interface grafični uporabniški vmesnik HCI human-computer interaction interakcija med človekom in računalnikom IS information system informacijski sistem IT information technology informacijska tehnologija information visualization vizualizacija informacij key performance indicators ključni kazalniki uspešnosti metadata metapodatki DW KPI Kratica angleško Slovensko metrics kazalniki, merilniki meter števec MIS management information system upravljavski informacijski sistem OLAP on-line analytical procesing sprotna analitična obdelava OLTP on-line transactional procesing sprotna obdelava transakcij performance zmogljivost performance dashboard sistem nadzornih plošč pivot table vrtilna tabela pivoting vrtenje query and reporting tool orodja za poizvedovanje in poročanje relational database relacijska baza podatkov report poročilo roll-up zvijanje scorecard sistem kazalnikov slice & dice analiziranje in obdelava podatkov SQL structured query language strukturiran poizvedovalni jezik SPO decision support system sistemi za podporo odločanju summary povzetek top-down od zgoraj navzdol UI user interface uporabniški vmesnik VIS executive support system vodstveni informacijski sistem
© Copyright 2025