Primer najema zunanjih izvajalcev in/ali strokovnjakov
Uveljavitev prenovljenih Usmeritev za državno notranje revidiranje Primer najema zunanjih izvajalcev in/ali strokovnjakov Pripravile: Brigita Raščan Barbara Kotar-Palčič mag. Erna Štefe Ljubljana, 7. 11. 2014 Predstavitev zajema -prikaz pravnih in strokovnih izhodišč, vezanih na najem zunanjih izvajalcev ali strokovnjakov -prikaz praktične strokovnjakov izvedbe najema zunanjih izvajalcev in/ali -nekatere napotke pri opiranju notranje revizije na delo zunanjih izvajalcev in strokovnjakov Najem zunanjih izvajalcev in/ali strokovnjakov Pravna in strokovna izhodišča Zavezujoča pravila državnega notranjega revidiranja 1. Zakon o javnih financah ter predpisi, izdani na njegovi podlagi, ki urejajo notranji nadzor javnih financ •ZJF, 100. člen – predstojnik je odgovoren za vzpostavitev in delovanje ustreznega sistema finančnega poslovodenja in kontrol ter notranjega revidiranja •Pravilnik o usmeritvah za usklajeno delovanje sistema notranjega nadzora javnih financ –12. člen – zunanje izvajanje notranjega revidiranja; –16. člen – tudi v tem primeru je odgovornost za notranje revidiranje na proračunskem uporabniku; –19. člen – pogoji za izvajanje notranje revizije - predhodno pisno soglasje predstojnika, če pride pri izvajanju revizije do potrebe po uporabi posebnih znanj in veščin Najem zunanjih izvajalcev in/ali strokovnjakov Pravna in strokovna izhodišča 2. Usmeritve za državno notranje revidiranje •Uvodna določila, tč. 1.4. (Načini organiziranja notranjega revidiranja) – opredelitev zunanjega izvajalca storitev notranjega revidiranja •Standard 1000 – NAMEN, PRISTOJNOSTI, ODGOVORNOST IN NALOGA SNR1000.SLO.DNR Notranjerevizijski pravilnik mora poleg zahtev Standarda 1000 opredeljevati tudi: a)možnost najema zunanjih strokovnjakov, ko se pri izvajanju notranjerevizijske dejavnosti pojavi potreba po uporabi posebnih znanj in veščin b)možnost najema zunanjih izvajalcev notranjega revidiranja, ko notranjerevizijska služba z obstoječim številom notranjih revizorjev ne zmore zagotoviti izvedbe potrebnega obsega dela c)nadzor vodje notranje revizije nad delom zunanjih izvajalcev notranjega revidiranja Najem zunanjih izvajalcev in/ali strokovnjakov Pravna in strokovna izhodišča • Standard 1210 – STROKOVNOST Notranji revizorji morajo imeti ali pridobiti znanje, veščine in druge sposobnosti, ki so potrebne za izvajanje posameznih nalog • Standard izvedbe 1210.A1 Vodja notranje revizije mora pridobiti ustrezen nasvet in pomoč, če notranji revizorji nimajo znanja, veščin in drugih sposobnosti, potrebnih za izvedbo celotnega ali dela posla SNR1210.A1.SLO.DNR Pobudo za najem zunanjega strokovnjaka (praviloma) pisno utemelji vodja notranje revizije in jo posreduje predstojniku proračunskega uporabnika. Predstojnik pobude brez pisne utemeljitve ne sme zavrniti. V primeru najema zunanjega strokovnjaka je za nadzor nad njegovim delom zadolžen vodja notranje revizije. Najem zunanjih izvajalcev in/ali strokovnjakov Pravna in strokovna izhodišča • Standard 2070 – ZUNANJI IZVAJALCI STORITEV IN ODGOVORNOST ORGANIZACIJE ZA NOTRANJE REVIDIRANJE Kadar opravlja storitve notranje revizije zunanji izvajalec storitev, mora organizacijo posebej opozoriti na to, da je organizacija sama odgovorna za vzdrževanje uspešne notranje revizije 3. Stališča Urada RS za nadzor proračuna (UNP) Posebnega stališča (še) ni Najem zunanjih izvajalcev in/ali strokovnjakov Pravna in strokovna izhodišča Zelo priporočena pravila državnega notranjega revidiranja 4. Smernice UNP Izdane smernice (še) ni 5.Svetovalni napotki, izdani s strani Inštituta notranjih revizorjev (IIA) – nekateri najpomembnejši napotki s tega področja so npr.: •Svetovalni napotek 1210 – 1: Strokovnost (januar 2009) Tč. 5: Notranjerevizijski predstojnik (NRP) lahko pridobi pomoč veščakov zunaj notranjerevizijskega izvajalca (NRI), da podpirajo ali dopolnijo področja, na katerih NRI ni dovolj strokovno usposobljen. Najem zunanjih izvajalcev in/ali strokovnjakov Pravna in strokovna izhodišča • Svetovalni napotek 1210.A1-1: Pridobivanje zunanjih izvajalcev storitev za podporo ali dopolnitev NRI (januar 2009) – Tč. 1: Vsak član NRI ni nujno usposobljen v vseh strokah. NRI lahko uporablja zunanjega izvajalca storitev ali notranje dejavnike, ki so usposobljeni v strokah, kot so računovodenje, revidiranje, ekonomija, finance, statistika, informacijska tehnologija, tehnika, obdavčevanje, pravo, okoljske zadeve in druga področja. – Tč. 4. Kadar namerava NRP uporabiti in se zanašati na delo zunanjega izvajalca storitev, mora pretehtati njegovo usposobljenost, neodvisnost in nepristranskost zaradi posebne naloge, ki naj bi jo opravil. Takšna presoja je prav tako potrebna, kadar zunanjega izvajalca storitev izbere višje poslovodstvo ali svet ter namerava NRP zunanjega izvajalca storitev uporabiti in se zanašati na njegovo delo. Kadar izbor opravijo drugi in NRP po presoji ugotovi, da ga ne želi in se ne bi zanašal na njegovo delo, je treba o takih izsledkih na primeren način poročati višjemu poslovodstvu ali svetu. Najem zunanjih izvajalcev in/ali strokovnjakov Pravna in strokovna izhodišča • Svetovalni napotek 2050-3: Opiranje na delo drugega dajalca zagotovil (oktober 2010) – Tč. 1: Notranji revizor se lahko opira na delo drugega notranjega ali zunanjega dajalca zagotovil ali uporablja njegovo delo pri dajanju zagotovil svetu o upravljanju, ravnanju s tveganjem in obvladovanju. – Tč. 4: Če notranji revizor zaposli dajalca zagotovil, naj utemelji pričakovanja o takšni zaposlitvi v pogodbi ali sporazumu. Najmanjši obseg pričakovanj naj bo določen za naravo in lastništvo izsledkov, metode/tehnike, naravo postopkov in podatke ter informacije, ki bodo uporabljeni, za poročila o poteku/nadziranju, ki zagotavljajo ustreznost dela, in tudi za zahteve pri poročanju. Najem zunanjih izvajalcev in/ali strokovnjakov Pravna in strokovna izhodišča - Tč. 10: Raven sklicevanja na drugega dajalca zagotovil je pod vplivom dejavnikov: - neodvisnosti, - nepristranskosti, - usposobljenosti, - sestavin uporabljenih postopkov, - ustreznosti izvajanja revizijskega dela in - zadostnosti revizijskih dokazov, ki podpirajo dano raven zagotovila. Če se poveča tveganje ali pomen delovanja, ki ga pregledujejo drugi dajalci zagotovil, mora notranji revizor zbrati več informacij o teh dejavnikih in pridobiti dodatne revizijske dokaze ter dopolniti delo, ki ga je opravil drug dajalec zagotovil. Da bi povečal raven sklicevanja na izsledke, lahko NRI ponovno preizkusi izsledke drugega dajalca zagotovil. Najem zunanjih izvajalcev in/ali strokovnjakov Pravna in strokovna izhodišča • Svetovalni napotek 2340-1: Nadziranje posla (januar 2009) – v povezavi s standardom, ki določa: Posle je treba ustrezno nadzirati, da se zagotovi, da so cilji doseženi, kakovost in se zaposleni strokovno izpopolnjujejo; – in pojasnilom: Obseg zahtevanega nadziranja je odvisen od strokovnosti in izkušenj notranjih revizorjev ter od zapletenosti posla. – Vodja notranje revizije je splošno odgovoren za nadziranje posla ne glede na to, ali ga opravlja notranja revizija sama ali ga zanjo opravi kdo drug, lahko pa imenuje ustrezno izkušene člane notranje revizije, da opravijo pregled. Ustrezne dokaze o nadziranju je treba dokumentirati in hraniti. Tč. 2: NRP je odgovoren za vse notranjerevizijske posle, ki jih opravi NRI ali so opravljeni zanj, ter za vse pomembne strokovne sodbe, narejene od začetka do konca posla. 6. Druge smernice in metodološka gradiva, izdana s strani IIA Practice Guide: Reliance by Internal Audit on Other Assurance Providers (december 2011) Praktična izvedba najema zunanjega izvajalca in/ali strokovnjaka V nadaljevanju smo se osredotočili na praktično izvedbo najema zunanjih izvajalcev storitev notranjega revidiranja kot dopolnitev notranje revizijske dejavnosti v organizaciji oz. na najem zunanjih strokovnjakov v primeru potrebe po uporabi posebnih znanj in veščin (v nadaljevanju: zunanji izvajalci), na pobudo vodje notranje revizije. Potrebno je določiti: •odgovornosti in pristojnosti naročnika in zunanjega izvajalca •obličnost, hrambo (dostop) in lastništvo revizijskega delovnega gradiva •vsebino pogodbe •sodila za izbor zunanjega izvajalca •spremljanje oz. nadzor nad delom zunanjega izvajalca Praktična izvedba najema zunanjega izvajalca in/ali strokovnjaka Postopek izbire zunanjega izvajalca - v skladu s predpisi javnega naročanja Vrsta postopka - odvisna od ocenjene vrednosti naročila Smernice SIR za oblikovanje cen revizijskih storitev za sodelavca pri nalogi med 34,92 in 43,65 € za revizorja pri nalogi med 56,74 in 69,84 € za vodjo revizijske skupine med 78,57 in 104,76 € za vodjo revizijskega področja med 104,76 in 126,58 € za strokovnega direktorja družbe med 135,31 in 161,50 € (http://www.si-revizija.si/sekcijarevizorjev/smernice-cen-storitev) Izkušnje: povprečna cena revizorjeve ure od 60 do 75 eur brez DDV Praktična izvedba najema zunanjega izvajalca in/ali strokovnjaka Ob začetku postopka javnega naročila in v ponudbeni oz. razpisni dokumentaciji je potrebno jasno opredeliti najmanj: -vrsto, področje in cilje dela zunanjega izvajalca -obdobje pregleda -vsebino ponudbe -zahtevano usposobljenost zunanjega izvajalca -zahteve glede neodvisnosti in nepristranskosti zunanjega izvajalca -zahteve glede varovanja podatkov -vzorec pogodbe Praktična izvedba najema zunanjega izvajalca in/ali strokovnjaka Vrsta, področje, cilji dela zunanjega izvajalca , obdobje pregleda Določeno v potrjenem letnem načrtu notranjega revidiranja oz. v sklepu o uvedbi izredne notranje revizije Vsebina ponudbe -predlog pristopa izvedbe notranje revizije s kratkim opisom uporabljene metodologije -podatke o skupini, ki bo izvajala revizijo -časovni okvir izvedbe revizije -ponujena cena, razdelana po nalogah -reference na revidiranem področju -izjava, da pri ponudniku ne obstajajo okoliščine, ki bi predstavljale nasprotje interesov v odnosu do naročnika ter da bo, v kolikor do takšnih okoliščin pride, ponudnik o nasprotju interesov takoj pisno obvestil naročnika Praktična izvedba najema zunanjega izvajalca in/ali strokovnjaka Zahteve glede usposobljenosti zunanjega izvajalca •Svetovalni napotek 1210.A1-1 Zunanji izvajalec mora imeti potrebno znanje, veščine in druge sposobnosti za izvajanje posla, pri čemer je potrebno upoštevati: •poklicni certifikat, licenco ali drugo vrsto usposobljenosti zunanjega izvajalca iz ustrezne stroke; •članstvo zunanjega izvajalca v ustreznih strokovnih organizacijah in njegovo usklajenost s kodeksom etike takih organizacij; •ugled zunanjega izvajalca, ki lahko vključuje stike z drugimi, ki so seznanjeni z njegovim delom; •izkušnje zunanjega izvajalca glede na vrsto obravnavanega dela; •obseg izobraževanja in usposabljanja, ki ga je zunanji izvajalec opravil za stroke, ki se nanašajo na določen posel; •znanje in izkušnje zunanjega izvajalca pri dejavnosti, s katero se ukvarja organizacija. Praktična izvedba najema zunanjega izvajalca in/ali strokovnjaka • SIR: Stališče 1 - Zunanje opravljanje notranjerevizijske dejavnosti Od zunanjega izvajalca mora naročnik zahtevati najmanj: - vsaj vodja skupine mora imeti pridobljen ustrezen strokovni naziv - dokazilo o nenehnem strokovnem izpopolnjevanju - ustrezne izkušnje pri notranjem revidiranju (vsaj tri leta notranjerevizijske dejavnosti) izvajanja Praktična izvedba najema zunanjega izvajalca in/ali strokovnjaka Zahteve glede neodvisnosti in nepristranskosti •Usmeritve za državno notranje revidiranje – Kodeks etike Če notranji revizorji, zaposleni kot izvajalci notranjega revidiranja pri proračunskih uporabnikih, kot zunanji izvajalci oz. za zunanjega izvajalca opravljajo storitve notranjega revidiranja v drugih proračunskih uporabnikih, morajo pred pričetkom izvajanja takšnega posla obvezno pridobiti soglasje predstojnika proračunskega uporabnika, pri katerem imajo sklenjeno delovno razmerje, in soglasje vodje notranjerevizijske službe, v kateri so zaposleni. Sklic na navedena soglasja mora biti obvezno vsebovan v pogodbi o opravljanju storitev notranjega revidiranja. Praktična izvedba najema zunanjega izvajalca in/ali strokovnjaka • Svetovalni napotek 1210.A1-1 Neodvisnost in nepristranskost se nanaša na morebitno - finančno, - organizacijsko ali -osebno povezavo zunanjega izvajalca z organizacijo in notranjerevizijskim izvajalcem, ki bi preprečevala zunanjemu izvajalcu nepristranske in objektivne sodbe ter mnenja pri opravljanju posla ali poročanju o njem. •SIR: Stališče 1 - Zunanje opravljanje notranjerevizijske dejavnosti Od zunanjega izvajalca mora naročnik zahtevati: - izjavo, da z opravljanjem notranjerevizijskih storitev zunanji izvajalec ne bo v navzkrižju interesov in v nasprotju z zakonskimi določili Praktična izvedba najema zunanjega izvajalca in/ali strokovnjaka Zahteve glede varovanja podatkov SIR: Stališče 1 - Zunanje opravljanje notranjerevizijske dejavnosti Zunanji izvajalec je dolžan trajno varovati kot zaupne vse podatke, informacije in dokumentacijo, ki so mu dani na razpolago ali do katerih ima dostop v zvezi z opravljanjem storitev, ter jih ne sme razkriti nepooblaščenim osebam Če bo imel zunanji izvajalec dostop tudi do osebnih podatkov, je potrebno upoštevati tudi določbe Zakona o varstvu osebnih podatkov Praktična izvedba najema zunanjega izvajalca in/ali strokovnjaka Revizijsko delovno gradivo -zunanji izvajalec mora pripravljati delovno gradivo v skladu z zahtevami usmeritev za državno notranje revidiranje (načrt notranje revizije, delovni program posla, zapisi o njegovem uresničevanju in drugo) -lahko se hrani pri izvajalcu ali pri naročniku -če se hrani pri izvajalcu, mora le-ta vodji notranje revizije na njegovo zahtevo omogočiti dostop do gradiva (npr. pri izvajanju zunanje presoje kakovosti notranjerevizijske dejavnosti) •obličnost gradiva je lahko prepuščena zunanjemu izvajalcu ali se zahteva, da upošteva notranjerevizijsko metodologijo naročnika Praktična izvedba najema zunanjega izvajalca in/ali strokovnjaka Merila za izbiro zunanjega izvajalca Priporočljivo je upoštevati kombinacijo meril: •cena izvedbe storitev, •usposobljenost članov revizijske skupine, •reference ponudnika. SIR: Stališče 1 - Zunanje opravljanje notranjerevizijske dejavnosti Vpliv cene naj ne preseže 60 % vseh meril. Praktična izvedba najema zunanjega izvajalca in/ali strokovnjaka Pogodba o poslu naj vsebuje: -cilje in obseg dela, vključno s poročili in časom izvedbe posla -odgovornega vodjo skupine zunanjega izvajalca in njegov strokovni naziv -vodjo notranje revizije naročnika -obvezo zunanjega izvajalca o spoštovanju pravil notranjega revidiranja oz. v primeru drugih poslov o spoštovanju drugih strokovnih pravil -določilo o dostopu do prostorov, dokumentacije in osebja naročnika -obličnost, lastništvo in hranjenje oz. dostop do delovnega gradiva o poslu -dogovor o medsebojnem obveščanju in poročanju -odgovornost izvajalca in njegovih zaposlenih ter morebitnih podizvajalcev, med drugim tudi za varovanje zaupnosti podatkov, zlasti če bo imel dostop do osebnih, občutljivih ali zaupnih podatkov oz. poslovne tajnosti ⇒ posebno določilo v pogodbi in/ali izjava o varovanju zaupnih podatkov Praktična izvedba najema zunanjega izvajalca in/ali strokovnjaka -način izvajanja spremljanja izvedbe priporočil -razkritje, da ni navzkrižja interesov -če posel izvaja notranji revizor, zaposlen pri drugem proračunskem uporabniku, soglasje predstojnika proračunskega uporabnika, pri katerem ima sklenjeno delovno razmerje, in soglasje vodje notranjerevizijske službe, v kateri je zaposlen -osebo, ki bo na strani naročnika izvajala nadzor nad zunanjim izvajalcem -način izvajanja nadzora -ostale odgovornosti pogodbenih strank Praktična izvedba najema zunanjega izvajalca in/ali strokovnjaka Odgovornost notranjerevizijskega predstojnika -presoja usposobljenosti, neodvisnosti in nepristranskosti zunanjega izvajalca -ustrezna izbira zunanjega izvajalca -primerna pogodbena opredelitev -spremljanje dela zunanjega izvajalca SNR1000.SLO.DNR Nadzor vodje notranje revizije nad delom zunanjih izvajalcev notranjega revidiranja SNR1210.A1.SLO.DNR V primeru najema zunanjega strokovnjaka je za nadzor nad njegovim delom zadolžen vodja notranje revizije Praktična izvedba najema zunanjega izvajalca in/ali strokovnjaka Svetovalni napotek 2340-1 Vodja notranje revizije je splošno odgovoren za nadziranje posla ne glede na to, ali ga opravlja notranja revizija sama ali ga zanjo opravi kdo drug, lahko pa imenuje ustrezno izkušene člane notranje revizije, da opravijo pregled. Ustrezne dokaze o nadziranju je treba dokumentirati in hraniti. Notranjerevizijski predstojnik izvaja nadzor nad delom zunanjega izvajalca, tako da: -pred pričetkom izvajanja notranje revizije odobri načrt izvajanja notranje revizije -pred izvedbo odobri program(e) dela za dosego ciljev notranje revizije -odobri osnutek poročila in končno poročilo - določi obličnost navedenih dokumentov Praktična izvedba najema zunanjega izvajalca in/ali strokovnjaka Na obseg potrebnega nadzora vpliva zlasti: - usposobljenost in reference zunanjega izvajalca, njegova neodvisnost in nepristranskost, zapletenost zadeve, na katero se nanaša delo zunanjega izvajalca, obseg potrebnih del in njegov pomen v okviru notranje revizijskega posla, uporabljeni standardi oziroma metodika dela in s tem povezano zagotavljanje kvalitete in strokovnosti dela Opiranje na delo zunanjega izvajalca storitev Na odločitev o opiranju na delo zunanjega izvajalca bo vplivala presoja primernosti in sprejemljivosti ugotovitev in priporočil zunanjega izvajalca, podanih v njegovem poročilu ali drugi dogovorjeni obliki. Pri tem je pomembno zlasti naslednje: •opredelitev vrste, področja in ciljev dela zunanjega izvajalca v njegovem poročilu, •navedba obdobja pregleda in morebitnih omejitev pregleda, •ocena usposobljenosti, neodvisnosti in nepristranskosti zunanjega izvajalca s strani notranje revizije, •proučitev, ali so revizijski dokazi ustrezni in zadostni za določitev obsega uporabe in sklicevanje na drugega dajalca zagotovil, na podlagi česar bo morda potrebno opraviti dodatno delo za pridobitev ustreznih in zadostnih revizijskih dokazov, •po potrebi ponovni preizkus ugotovitev zunanjega izvajalca. Opiranje na delo zunanjega izvajalca storitev Svetovalni napotek št. 1210.A1-1 tudi določa, da kadar NRP sestavi poročilo o poslu in je pri poslu sodeloval zunanji izvajalec storitev, naj se po potrebi sklicuje na takšne storitve. Zunanji izvajalec storitev mora biti o tem obveščen, in če je to ustrezno, naj NRP pridobi njegovo soglasje, preden se sklicuje v poročilu o poslu na njegove storitve. Tudi v primeru priporočil, danih s strani zunanjih izvajalcev storitev, notranja revizija ocenjuje ustreznost, uspešnost in pravočasnost poslovodskih ukrepov, ali pa, da je poslovodstvo prevzelo tveganje zaradi neizpolnjevanja. Opiranje na delo zunanjega izvajalca storitev Nekateri drugi viri, ki jih lahko uporabimo kot dobro prakso: Stališče 1 Zunanje opravljanje notranjerevizijske dejavnosti (Slovenski inštitut za revizijo) http://www.si-revizija.si/sites/default/files/nr-Stalisce_1-Outsourcing.pdf MSR 620 Uporaba dela revizorjevega veščaka (Slovenski inštitut za revizijo) http://www.si-revizija.si/sites/default/files/standardi/msr_620.pdf Hvala za pozornost
© Copyright 2024