עלות ביצוע הרכש
מושגים ,הגדרות וחמשת הנכונים (אספקטים ניהוליים ברכש) מאת :משה אמון. כל הזכויות שמורות © 1 • בטרם נצלול לתוך המערכת התפעולית של הרכש ,נבחן מספר מושגים ונוסיף להם הגדרות ,נחזק את תהליכי הרכש בחמשת הנכונים המהווים את הליבה בהרכשה. • התנהלות זו אינה דידקטית כי אם בנית אבני יסוד בנושא הרכש/ההרכשה שילוו אותנו בהמשך. • המושג הראשון אותו נבחן זה ה"צורך", הצורך הינו מילת "הקסם" של הרכש הבא להזהיר אותנו שאם אין צורך לא רוכשים. 2 • המושג הנוסף הינו "שרשרת ההספקה", מושג שהפך להיות להגדרה בכל הקשור ברכש ו/או בהרכשה ,אבל מעטים מבינים ששרשרת ההספקה אינה יכולה להתקיים כל עוד קיימים בארגון חסמים (יחידות ו/או אנשים כוחניים שאינם משחררים מידע) ,כל עוד לא ישתחררו חסמים אלה למעשה אין מה לדבר על שרשרת ההספקה. 3 • המושגים הבאים הינם בתחום התקשורת הפנים ארגונית המוגדרים כ :מידע – ,Knowledgeידע ,Information -תקשוב – ,Communicationרישות – .Networking • כדי שנוכל להבין את תפקידם של המושגים ננסה למקד אותם ולאחר מכן נעיין בהם בעץ החלטה. • מידע וידע ,Knowledge & Informationהינם רוחניים אבל מצטברים כאשר המידע הנאגר הופך לידע וניתן לקבלו כמידע ממאגר הנתונים. 4 • הרישות והתקשורת Communicationהינם האמצעים הפיזיים שבאמצעותם אנו אוגרים את המידע ושולפים ממנו את הידע המצטבר המהווה מידע מחדש. & Networking מידע תקשורת רישות ידע 5 • • • • אין צל של ספק שמידע ברשות כל אדם הינו "כח" ,ולכן נמצא שאלה הם גורמי החסימה להתנהלות השרשרת. אבל אם כל אחד מאיתנו יעביר את המידע שברשותו ,נקבל "שקיפות" המידע , שקיפות זו מסייעת להתנהלות השרשרת. מושגים נוספים שיש להתייחס אליהם הם: "קבלה" (נקודת הקבלה ,מסוף הקבלה ,אתר הקבלה), הקבלה מהווה את הדלת האחורית של הרכש ,ואיננה מקום אחסנה כי אם נקודת מעבר של טובין. 6 • • • • "ביקורת הקבלה" ,זה למעשה הגוף המבקר כל טובין שנכנס לשערי הארגון ובוחן אותו מבחינה טכנית ואיכותית*)3F( . הקבלה בפועל בוחנת את הטובין המתקבל מבחינה פיזית ואדמיניסטרטיבית( .ת**)3 "הבטחת איכות" גוף מטה שמנחה בנושאי איכות בוחן מפרטים ,קובע מפרטי איכות לבחינת הנרכש ושותף בכיר ברכישות מקבלני משנה. * ** . Fit, Form, Functionתקין ,תקף ותואם. 7 • כעת ,מעט מידע על התנהלותו של הרכש המקוון. • במשך שנים הקניינות המסורתית הרחיבה את גבולותיה מהיות "קניינות ואפסנאות" והפכה להיות ל"רכש וניהול חומרים". • עם התפתחותם של מערכים אלקטרוניים ותקשורתיים בסוף שנות ה – ,70למעשה הגענו לעידן חדש שמוגדר כ – E-Commerce קרי :המסחר האלקטרוני .תהליך ששלביו הראשונים הם בהיסוס. 8 • העידן המקוון מתחיל לקבל תנופה ,יותר ויותר עסקים בעולם הגלובלי חושבים על חסכון בנייר ובזמן ,כאן אנחנו פוגשים את השלב הבא: • לא הספקנו לעכל את המסחר האלקטרוני ואנו בעידן חדש E-Business ,קרי; עסקים בתקשורת אלקטרונית. • ללא התראה מוקדמת אנו כבר בתוך רכש בשרשרת ההספקה Purchasing Supply Chain תהליך שבהמשך יגרור אותנו עמוק יותר. 9 • הקצב המהיר בשינויים משנה את ההתנהגות העסקית שבאמצעות המסחר האלקטרוני מכניס אותנו לשלב הבא!! • המילה האחרונה (רק לעת עתה) מדברת על שילוב של מערכות ,בין עסקים בתקשורת לבין שרשרת הרכישה ,מערך מעניין! E- Business & Supply Chain Integration • מכאן הקצב החדש מכתיב גם הסתגלות לנושאים חדשים שלפני כן הרכש לא היה מודע להם ,והם: 10 • תנודות פיננסיות ומוניטאריות במדינות העולם ובבורסות שלהן ,משפיעות לא רק על כלכלת העולם אלא על כל משק בית מחד ומאידך על השווקים המקומיים. • תנודות אלה אינן רק מוניטאריות או פיסקאליות ,הן נוגעות בכל חומרי הגלם, בהתנהלות המשק הלאומי וכן בהגברת התלות במדינות עשירות. • גלובליזציה של העולם הכלכלי והפיסקאלי ותופעת "הכפר הקטן". 11 • על אף שאנו מצווים לענות לצרכים הבסיסים של הרכש ,צריך לזכור שפעילות הרכש הפכה להיות מערכת דינמית ותהליכיה התפעוליים הינם ,פעילות נושמת וזורמת מהר יותר משידענו עד היום. • יחד עם השינויים שחלים בתפקודו של הרכש ,ישנם נושאים המהווים אבני יסוד בהתנהלות הרכש. • כאשר הרכש מתבקש לפעול לפי הקודים החדשים "חמשת הנכונים" אינם משתנים!! 12 חמשת הנכונים: • • • • • האיכות הנכונה, הכמות הנכונה, הספקה למקום הנכון*, ביצוע בזמן הנכון, במחיר הנכון. * במקרים מסוימים תמצאו שבמקום ה "הספקה למקום הנכון" ייכתב מ "המקור הנכון". 13 היבטים חוזיים בתוספת ל 5הנכונים כל הזמנה המופקת ע"י הרכש כוללת בתוכה ארבעה חוזים והם: חוזה מכר, חוזה כספי, חוזה הובלה, חוזה ביטוח. לכל אחד מחמשת הנכונים יש נגיעה באחד החוזים המוזכרים לעיל. 14 • הגדרת האיכות: איכות היא התאמה למפרט. איכות היא התאמה לדרישה. נושאי האיכות קשורים לחוזה המכר • איכות היא התאמה למפרט: • הגדרה זו מתארת את האיכות כהשגת המוצר או השרות אשר תואר במפרט. • קיימת ציפייה שהספק יעשה מעבר למפרט. 15 • איכות היא התאמה לדרישות: • בהתאמה לדרישות האיכות מוגדרת במונחים של ביצוע .והשאלה הבסיסית ,האם יש לנו מספיק מידע במפרט כדי שהספק יספק את האיכות המבוקשת. • יתכן שקיימת אי התאמה בין המפרט לבין הדרוש? 16 • ההבדל בין אמינות לאיכות: את האמינות ניתן להגדיר ,כהסתברות שמוצר יפעל באופן משביע רצון לאורך תקופת חייו. האמינות היא רק חלק אחד של האיכות! • השגת האיכות הנכונה: ראשית צריך לדאוג שהמפרט יהיה בעל הגדרה ברורה( .לא פחות ולא יותר מדי מלל) 17 תפקידו של הקנין לשמש "שוטר פנימי" שצריך להבטיח שמכיני המפרט והצרכנים לא יגרמו לעלויות יתר. על הקנין לספק מידע על ההתרחשויות בשוק( .שווקים משתנים היצע או ביקוש) • עלויות יתר נוצרות מ: מפרט עשיר מדי, מפרט חסר, כישלונות של הספק לייצר בהתאם למפרט. 18 • המפרט: בא להגדיר את התוצאות המקוות ע"י: ביצוע נדרש( .פעולה או תכונה) התאמה למידות, התאמה לסבילות, התאמה לסטנדרט, התהליכים שישמשו במהלך הייצור, אמינות נדרשת. (באופן כללי) 19 גישות לניהול האיכות: • • • • תוצאות הכישלון הן זניחות ואין כדאיות בהשקעת יתר. הקניין יחד עם הבטחת איכות וביקורת ספקים אישר את מערכת האיכות של הספק. יכולות האיכות של הספק בעבר הוכיחו את אמינותו בתהליכי האיכות. הסמכתו של הספק נעשתה ע"י גורם מקצועי אחר ולכן מאמצים את ההסמכה. 20 תהליכים נוספים: • • • • בדיקה או אישור המסמכים הנמסרים ע"י הבטחת האיכות. בקרה תוך כדי הייצור .קביעת אבני דרך בכל אחד מהשלבים שבהם קיימת קריטיות למעבר לשלב הבא. בדיקת קבלה באתר הספק או בחינה במעבדות חוץ ,או שליחת בוחנים לאמת את המוצר מול המפרט. בדיקות פנימיות למוצרים ,לאחר קליטתו בארגון. 21 • סיכום האיכות: גם על הקניינים חלה החובה לשמר את האיכות המוזכרת לעיל ,להקפיד שמדובר במהדורה האחרונה והנכונה של המפרט המסופק לספק/יצרן. • נכון גם לגבי הקניינים שאמורים להיות אחראים להספקת המפרטים יחד עם ההזמנות ובכך למנוע מצבים של עלויות יתר בגלל חוסר או עודף מידע המסופק לספק. 22 הכמות הנכונה: הכמות שייכת לחוזה המכר • הכמות הדרושה נובעת מהצורך שהוגדר בבקרת המלאי ,בעיתוד או בתכנון ופקוח הייצור (תפ"י). • ברגע שהוגדר הצורך למעשה הוגדרה הכמות לרכישה. • לא בכל מקרה ניתן לרכוש את הכמות הדרושה או לחילופין ייווצר מצב בו הספק יציע רכישה של כמות גדולה יותר כדי להוזיל את הקניה. 23 רכישות יתר מהוות עודף מלאי שיש לו עלות אחזקה. ברכישת כמויות קטנות ,עשויות להיות מגבלות של מינימום לאריזה ( *)MPQאו מינימום להזמנה (.**)MOQ רכישה שלא עונה לצורכי הארגון והנרכשת בבזבזנות או בחסכון לא בדוק ,תגרום להוצאות יתר או במלאי או בעצירת קווי הייצור ו/או השרות. *MPQ= Minimum Package Quantity ** MOQ=Minimum Order Quantity 24 הספקה למקום • • • .1 .2 .3 הנכון :הספקה שייכת לחוזה ההובלה נקודת המסירה מתייחסת למוצרים שקיים צורך לאורזם ולהובילם מהספק אל הקונה. האחריות להגדרת נקודת המסירה חלה על הרוכש ,זאת עליו להגדיר במסמכי הרכישה. הגדרת נקודת המשלוח צריכה לכלול: מקום המסירה המדויק (כתובת). אחראי קבלה ( איש קשר). הגדרת אילוצים במשלוח (גודל ,זמן קליטה). 25 .3לקבוע מראש את עלות ההובלה ,ולכלול את עלות ההובלה בשורה נפרדת .במקרה שהמחיר כולל את ההובלה יש לציין זאת במפורש. .4ביטוח ומי נושא בהוצאה? (שייך לחוזה הביטוח) .5הפצה באתרים שונים ע"י הספק. .6אם הספק נדרש להפצה באתרים שונים ,יש צורך בהגדרת גודל המשלוח לכל תחנת הפצה והאחריות הביטוח ,כן צריך להגדיר עלות ההפצה ולכלול אותה בהזמנה. 26 משלוח מחו"ל מתואם על פי Incoterms • במשלוחים מחו"ל קיימות דרישות נוספות מעבר להגדרה של נקודת המסירה וזה כולל: א – רישיונות יבוא ויצוא כנדרש, ב – שילוח ושחרור מהמכס (עמילות המכס), ג – מיסים והיטלים, ד – עלויות אריזה ואיסוף הנדרשים, ה – הגדרת המשלח בהסכמה עם הספק, ו – תאום מוקדם עם המשלח לאיסוף הכבודה. 27 הזמן הנכון: • הזמן מהווה יעד מרכזי בפעילות הרכש. קיימת הבחנה בין "זמן הספקה" ()Lead Time לזמן "משלוח" (.)Delivery Time הגדרת הזמן מורכב מ: זמן הספקה פנימי – זה הזמן שעובר מקבלת הזמנת הלקוח ועד הפקת ההזמנה לספק( .מהווה חלק מה – )Lead Time 28 זמן חיצוני – הזמן שעובר מקבלת ההזמנה ע"י הספק ועד הספקת הטובין( .זמן זה מוגדר כ – )Delivery Time זמן הספקה כולל – מקבלת הזמנת הלקוח ועד הספקת הטובין או השרות ללקוח. (זה ה – Lead Timeהמלא) הגורמים המשפיעים על הזמן: בזבוז הזמן עד הגדרת הצורך, אי הספקת מידע מדויק לספק, 29 בדיקות באתר הספק ע"י הקונה, תהליך ארוך של קליטת הטובין, אי הגדרה של משלוחים בהזמנות רצף. ככלל זמן צריך להגדיר ע"י ימים או שבועות או חודשים או עד תאריך! בשום מקרה אין לכתוב "מהר ככל האפשר" ( )ASAPאו "דחוף" או "כפי שסיכמנו". 30 הספקה בזמן: • על הקנין מוטלת האחריות לבדוק שהמועדים המוצעים ע"י הספק הם ריאליים, לשם כך עליו לוודא: האם לספק כושר ייצור מספיק? האם יש לספק סטטיסטיקה אמינה למשלוחים שביצע בעבר? האם לספק מלאי פריטים ארוכי טווח? )L.L.I. (Long Lead Items 31 האם לספק יש מערכת לתכנון הייצור? האם לספק יש אסטרטגיה להספקות? במקרים בהם ישנה חשיבות קריטית להספקה ,על הקונה לקבוע "אבני דרך" להספקה וכן לדרוש מהספק התחייבות בכתב על ביצוע המשלוחים ואף לדרוש ממנו גם את תכנון הייצור שלו!!! 32 מדידת ביצועי המשלוח ע"י הספק: כמות או אחוז המשלוחים בזמן, כמות או אחוז המשלוחים שבוצעו באיחור עד חמישה ( )5ימים, יחס של מספר הימים הממוצע של המשלוחים באיחור לעומת המועד המתוכנן. 33 המחיר הנכון: * קיים בלבול בין מחיר לבין עלות. * קניין בדרך כלל מתייחס למחיר! * קשר כולל (רוחני) בין סה"כ העלויות והמחיר. סה"כ עלות הבעלות = מחיר הרכישה + עלות ביצוע הרכש +עלות התפעול +עלות הסילוק 34 פרוט העלויות • סה"כ עלות הבעלות כוללת את העלויות של הארגון הרוכש. מחיר הרכישה – מחיר שסוכם עליו עם הספק. עלות ביצוע הרכש – עלות הכרוכה בביצוע הרכש. (עלות לשורת הזמנה) עלות התפעול – כולל את כל מרכיביי התקורה. (עלויות עקיפות) עלות הסילוק – מכסה את עלויות הסילוק בסיום. 35 מחיר = עלות החומרים +עלות העבודה + הוצאות עקיפות +רווח הספק • מבנה המחיר של הספק: עלות הייצור – כמה זה עולה ליצרן/ספק (חו"ג + עבודה +הוצאות עקיפות). מידת ההימצאות להוצאות – כולל רזרבה לבלתי ידוע. היקף התחרות. תנאי השוק – שוק של היצע או ביקוש. הרגשת הלקוח – באשר לערך הרכישה. מידת האטרקטיביות – של העסקה לספק. 36 סיכום נושא המחיר • הגורמים המשפיעים על המחיר משתנים מעת לעת ,על אנשי הרכש להיות ערניים להתרחשויות אצל הספקים ובשוק בו פועלים הספקים, כמו כן על הרכש לדעת את מעמד ארגונו באותו שוק ספקים ובמקביל מעמד ארגונו בשווקים. 37 מעט על פעילות הרכש בעידן המודרני • ריבוי קווי התקשורת ונקודות התאום בתוך הארגון העמידו את מערך ההרכשה בשורה אחת עם יתר האגפים בארגון ,זאת בגלל הצורך בהעברת המידע והידע בתוך שרשרת הארגון לצורך קבלת החלטות ביצועיות. • מהירות ההחלטה מחייבת הידוק הקשר בארגון ואיזון במאגרי המידע שלו. (פאי הקשרים בין הרכש ליתר חלקי הארגון). 38 מה מחבר את הרכש לשרשרת ההספקה? • תהליכי הרכש קשורים היום בשתי מערכות מרכזיות: מערכות )Integration/Information Technology( IT טכנולוגיה מתמהלת שלמעשה כולם מדברים עם כולם וכולם מקושרים לכולם. מערכת ה – ,)Enterprise Resource Planning( E.R.P. מערכת המנהלת את כל שכבות הארגון ,דבר המחייב שילוב הרכש כחלק אינטגראלי של הארגון. 39 מעט היסטוריה על תולדות הרכש! • שנים רבות עברו עד שארגון הרכש התייצב בשורה אחת עם יתר הפונקציות בארגון. (ארגון הרכש הראשון הוקם ב – 1915בארה"ב ,ואילו הגדרת ארגון הרכש בתאגיד הוגדרה בפעם הראשונה ב – .)1887 • הסיבה העיקרית שלא הייתה הכרה במעמדו של הרכש נבעה בעיקר "מהמונופוליזציה" של חלקים אחרים בתאגיד ,שראו עצמם כבעלי החלטה לקבוע את הגדרת הצורך וביצוע הרכש כאחד. 40 המשך ההיסטוריה – 1 • לאחר מלחמת העולם השנייה כאשר התאגידים החלו בבניה מחדש של הארגונים וניתוח יחסי הגומלין בין חלקי הארגון השונים ,מצאו שלא ניתן להתעלם מפונקצית ההרכשה בארגון. • מכאן אנו מוצאים התחלות לשילוב. • כאשר הנהלות הארגונים ניסו לארגן את משבצת ההרכשה ,קמו מקטרגים רבים לצעד זה. 41 המשך היסטוריה – 2 • ההכרה והחיזוק לשיבוץ ההרכשה בארגון באו דווקא מכיוון ובתקופה לא צפויים. • בסוף שנות ה – 60ובתחילת שנות ה – 70 עם הקמתן וכניסתן של התעשיות החכמות המוגדרות כיום כ – . HI-TECH • העמקת הצורך בתקשורת פנים מפעלי, הביאה את קברניטי ויועצי הארגונים להתחשב גם ביחידת הרכש בארגון. 42 המשך היסטוריה – 3 • כל זאת מתוך הכרה בכלים שלובים לשיפור תהליכי קבלת החלטות בארגון כאמור בשילוב מערכות ה – – ITוה – .ERP • מומלץ מאוד לעיין בחומרים תומכים כדי להבין את השתלשות התהליכים ברכש ובהרכשה כולל לוגיסטיקה שחלו בשנים האחרונות. • גוף הרכש שינה את מעמדו בשני העשורים האחרונים באופן שלא יאומן ,קיבל הערכה ומעמד לכל פועלו ,ברור לכולם שזה מקור הכנסה לא קטן ולא רק מקור להוצאה כספית!! 43 תרומתו של הרכש לקידום המוצר בארגון תהיה: קידום ההספקה ללקוח, הקטנת עלויות ישירות ועקיפות ברכישות, שמירה על טיב ואיכות בחומרי הגלם, שמירה על רצף הספקות בחו"ג וטיפול בספקים, מניעת עצירה בקווי היצור והשרות, הדאגה להספקת ח"ח לצורכי שרות בטווח הארוך. טיפול בקשר עם קבלני המשנה. 44 תרומות נוספות לתפעול הרכש • על הרכש לתרום בפיתוח כלי ביצוע ובקרה ולהטמיע אותם הן בארגון והן ביח' הרכש. • נושאים נוספים בהם הרכש אמור לסייע ו/או להיות שותף מלא יהיו: תהליכי תקנון (סטנדרטיזציה). הכנת זימון אב לחומרי גלם. פיתוח מקורות הספקה זמינים. מאגר מידע וידע עדכני לאיתור מהיר. 45 נקודות הסיכון שהרכש עשוי/עלול לתרום להן: חוסר יכולת לעקוב אחר חלופות טכנולוגיות. יצירת תלות בספקים. התחייבויות שאינן נתמכות ע"י ה"צורך". חוסר ערנות למתרחש בשווקים. חוסר ידע או חוסר היכרות בתהליכי הארגון. אי יצירת מאגר מידע וידע בהרכשה. 46 המשך סיכונים חוסר ערנות לתרחישים טכנולוגים המתפתחים בשווקים בנושאי התקשורת והתקשוב (מערכות מידע ,תיקשורת אלקטרונית, התפתחות מערכות תומכות ITועוד). ההרכשה בעידן הטכנולוגי הנוכחי צריכה וחייבת להתארגן לחשיבה מהירה ולשינויי "קוד" בתהליכים פנים ארגוניים. 47 תהליכים נוספים שהרכש משתלב בהם • הבנת צורכי הארגון ומעורבות בו ע"י מענה לצרכים המחייבים טיפולו של הרכש כגון: שינויים ,דחופים ,בהולים ,תקלות ועוד. • היכרות במוצרי הארגון. • היכרות במקומו של הארגון בשווקים בהם הוא פועל( .גם בקניות וגם במכירות) • מודעות לחוסן הפיננסי של הארגון. 48 המשך השתלבות הרכש • הרכש הינו מערכת תפעולית ניהולית אקטיבית ,מעבר לביצוע הרכישות ,עליו לפעול ב: השתתפות בתכנון וקביעת מדיניות, סיוע למחקר ופיתוח בבחירת ובחינת חומרי הגלם וקביעת סטנדארטיזציה, הכנת מקורות הספקה (,)SOURCES קביעת תהליכי ביצוע בתחומי השילוח, התובלה ואמצעי הביקורת לחו"ג, 49 המשך השתלבות הרכש השתתפות בקביעת מדיניות ניהול של קבלני משנה (,)OUT SOURCING הבאת חלופות למקורות ידועים ,ובכך להקטין את התלות בספקים, הבחנה בין צרכים רציפים לבין צרכים פרויקטאליים וקביעת מדיניות הטיפול בהםׂ, להיות שותף למדיניות הקטלוג של הארגון, שותף ובקר לנושאי ניהול המלאי. 50 נספח מושגים להשלמת פרק זה אישור ספק – Acknowledgementהמהווה הסכמה של הצד השני לתוכן ההזמנה ובכך לתת תוקף לתכולת החוזה. זירוז – , Expediting, Follow up שילוח – , Shipping, Handling ביקורת קבלה – ,Receiving Control ביקורת איכות – ,Quality Control ניתוח עלויות – ,Value Analysis 51 המשך ,Vendor Rating – דירוג ספקים ,Receiving – קבלה ,Material Review Board )MRB( ועדת סקר חומרים ,Enterprise Resource Planning ,Manufacturing = ERP Resource Planning = MRP II – = תד"חMaterial Request Planning = MRP I תכנון דרישות חומר 52 המשך תהליכי הבקרה והביקורת נבחנים בין ההווה לבין העבר ,לכן: בקרה = נעשית בשוטף בזמן אמת. ביקורת = בודקת עשייה מהעבר ומביאה מסקנות מנתוני העבר. בקשה להצעה = ,RFQ – Request For Quotation בעבר הוגדרה כבקשה להצעת מחיר ,כיום רק "בקשה להצעה". 53
© Copyright 2024