ניהול זמן
מהדורה 01 נוהל מפת"ח ניהול זמן המדריך מדריך זה דן בנושא ניהול זמן .Time Management -מטרת המדריך להציג את העקרונות והטכניקות של ניהול פעילויות ומשימות שונות באמצעות משאב הזמן .כמו כן ,דן מדריך זה בעקרונות ושיטות כלליים לניצול וניהול יעיל של משאב הזמן ,כגון: טיפול ב"גזלני" זמן ,ניהול ישיבות ,האצלת סמכויות ,קביעת עדיפויות וקדימות משימות ,תכנון והצבת יעדים ,טיפול במשברים וכו' . תוכן העניינים מבוא והסבר כללי עקרונות בניהול זמן גורמים המשפיעים על ניצול וניהול הזמן תכנון והצבת יעדים כלים ושיטות לניהול הזמן © נוהל מפת"ח הוא מוצר המוגן בזכויות יוצרים הזכויות במגזר הממשלתי הן של משרד האוצר הזכויות מחוץ למגזר הממשלתי הן של מתודה מחשבים בע"מ זכויות השימוש של רוכשי הנוהל הן בהתאם לרישוי שברשותם. 2 3 7 9 11 מבוא והסבר כללי ניהול זמן המדריך 1021/2/10/ עמוד 2מתוך 71 מבוא והסבר כללי הזמן הוא אחד מסוגי המשאבים המסייעים לנו בניהול חיינו השוטפים ,בניהול המשימות העומדות בפנינו ובמילוי המטלות שעלינו למלא באופן ישיר ו2או עקיף .מטרת מדריך זה היא להנחות את אופן התייחסותנו למושג הזמן באופן כולל תוך התמקדות בתחומים הבאים: סקירה והבהרת עקרונות מקובלים של ניהול זמן זיהוי סוגי פעילות ומשימות שרצוי לתת להם עדיפות על פני פעילויות אחרות זיהוי הפרעות שכיחות וגזלני זמן למיניהם תוך הצעת צעדים להקטנת השפעתם השלילית פיתוח גישות מעשיות והרגלים ,לארגון מוצלח ויעיל יותר של הזמן. הבסיס בניהול הזמן מובנה בתהליך קבלת החלטות ובהבנת מושג הזמן כמשאב שאין לנו שליטה עליו באופן ישיר .משאב הזמן ,בשונה ממשאב כ"א ו2או משאב התקציב ,הוא גודל קבוע ובלתי ניתן לשינוי. כלומר ,הזמן נתון ואנו מבצעים פעילויות שונות במסגרתו ,אנו יכולים לשנות פעילויות אך לא יכולים לשנות את הזמן ,להקפיאו או לבטלו ,כדוגמת הקפאת תקציבים ,שינוי תקציבים הקטנתם או הגדלתם . לרשותנו 22שעות ביממה 161 ,שעות בשבוע 1736 ,שעות בשנה זמן הוא משאב שיש לכולנו במידה שווה לכן ומהאמור לעיל אין אנו מנהלים את הזמן אלא מנהלים משימות ופעילויות באמצעות הזמן. הבעיה אינה בניהול השעון אלא בניהול עצמנו ביחס לשעון. בהתאם למחקרים שונים ,חלוקת הזמן מתאפיינת בממוצע לפי ההתפלגות הבאה: איור :1התפלגות הזמן © כל הזכויות שמורות לממשלת ישראל וחברת מתודה מחשבים בע"מ -- www.methoda.co.il - עקרונות בניהול זמן ניהול זמן המדריך 1021/2/10/ עמוד 3מתוך 71 עקרונות בניהול זמן כאשר בוחנים את נושא ניהול הזמן יש להבחין בעקרונות הבאים: ניהול זמן אפקטיבי מיומנות של ניהול זמן התמודדות עם הפרעות פיתוח גישות לארגון אפקטיבי של זמן. מהות מימוש עקרונות אלו מבוססת על המטריצה הבאה: איור :2מטריצת ניהול זמן קביעת סדר עדיפות בצורה מוצלחת איננה כלל ועיקר משימה קלה .התהליך דורש איזון בין גורמים של דחיפות ,של חשיבות ,של יחס בין משימות ,זמני ביצוע ,שיקולים ארגוניים ,פוליטיים ועוד . בכל זאת ,קביעה נכונה של עדיפויות וקדימויות ,הנה ללא ספק המיומנות החשובה ביותר בניהול אפקטיבי של הזמן . נושא בדחיפות גבוהה2חשיבות גבוהה -בדרך כלל מחייב טיפול מיידי ומעורבות אישית. נושא בדחיפות נמוכה2חשיבות גבוהה -דורש מעורבות אישית וגם מעורבות של איש צוות בכיר כדי לבנות תשתית שתוביל בסופו של דבר לפתרון הנדרש. נושא בדחיפות גבוהה2חשיבות נמוכה -יש לתת לנושא תשומת לב כלשהי במידה והזמן מצוי, אחרת יש להעביר לטיפול איש צוות בעדיפות נמוכה. נושא בדחיפות נמוכה2חשיבות נמוכה -מומלץ לדחות ,להתעלם ,לא לבצע ,להימנע לגמרי או להעביר למישהו אחר. הפעלת המטריצה הנ"ל אינה אירוע חד פעמי .בכל שלב נדרשים לתהליך קבלת החלטות בהתאם לארבעת חלקי המטריצה. השלבים הקלאסיים ,שבכל אחד מהם נדרש לקבל החלטות בהתאם ,מובנים במודל העל לניהול הזמן: © כל הזכויות שמורות לממשלת ישראל וחברת מתודה מחשבים בע"מ -- www.methoda.co.il - ניהול זמן המדריך 1021/2/10/ עמוד 4מתוך 71 עקרונות בניהול זמן איור :3מודל העל לניהול זמן חלוקת הזמן חלוקת 011%של הזמן מושקע ,כאמור ,בעיקר בתחומים הבאים: עבודה ונסיעות צרכים אישיים צרכים נוספים. כיצד מושקע הזמן בעבודה ? חשיבה /תכנון פעילות צוות פעילות בודדת אישית לקוח/ממונה מערכת/יוזמה על פי מטריצה זו כל אחד שואל את עצמו מהו הזמן המוקצה על ידו לפעילות שונה במסגרת המצבים השונים במטריצה . כיצד מושקע הזמן מחוץ לעבודה -צרכים אישים ונוספים תכנון תכנונים אישיים תכנונים חברתיים תכנונים ביתיים ניהול ניהול עצמי ניהול צרכי ציבור ניהול בני משפחה ביצוע תחביבים וחוגים עבודה קהילתית עבודות ביתיות אני הציבור/חברה /קהילה © כל הזכויות שמורות לממשלת ישראל וחברת מתודה מחשבים בע"מ -- www.methoda.co.il - משפחה ובית עקרונות בניהול זמן ניהול זמן המדריך 1021/2/10/ עמוד 5מתוך 71 ברמת העקרונות של ניהול הזמן ישנה חשיבות לזכור גם את חוק ה /1201 - איור :2חוק ה22/12 - בממוצע רק /1%מהמשימות הן באמת חשובות ובעלות עדיפות וביצוען המוצלח תורם ל01% - מהתוצאות הכוללות. עקרונות ניצ ול הזמן רובם של עקרונות אלה הם פרי השכל הישר ,אך קרוב לודאי שלא ניפטר מהרגלים נפסדים ונהלי עבודה פסולים ללא מאמץ איתן ומכוון .כמעט בלתי-אפשרי ליישם את כל העקרונות בעת ובעונה אחת ,אולם תוך הכרת העקרונות ,נוכל לבחור באחדים מהם ,שיופעלו היטב בידנו או יתאימו למצב נתון .היה זהיר! גם עודף ארגון מזיק לא פחות מחוסר ארגון. פעולה מונעת היא לעיתים קרובות יעילה יותר מאשר פעולה מתקנת. בניית פתרונות אלטרנטיביים מאפשרת בחירת הדרך הטובה ביותר לפעולה. חסכון בדיבור ובכתיבה חוסך זמן ותורם לבהירות ,לדיוק בהתבטאות ולהבנה. ריכוז או איחוד מטלות דומות יתרום להשלמתן כפעולה אחת. מיקוד מאמצים :מרבית התועלת ומיטב התוצאות צומחים מפעולות מובחרות. "ניהול לפי משברים" וכיבוי שרפות במקום בניית תשתית ,גורמים לדאגה ,לשיפוט לקוי, להחלטות חפוזות ולבזבוז זמן ,מאמץ וממון. קביעת מועדי סיום ,עוזרת למשמעת עצמית ומונעת דחייה ,היסוס ואיחור בהחלטות. האצלת סמכויות ואחריות לדרג הנמוך ביותר המתאים למטלה ,לאור הנתונים הידועים ושיפוט עצמי. יעילות היא ביצוע נכון של מטלה כלשהי .אפקטיביות היא ביצוע המטלות הנכונות והנחוצות באמת. הגמישות בתכנון באה לקדם גורמים שאינם בשליטה. היזון-חוזר סדיר ,המשווה ביצועים עם יעדים ולוחות זמנים ,הוא כלי חיוני בהבטחת ההתקדמות בהתאם לתוכנית. © כל הזכויות שמורות לממשלת ישראל וחברת מתודה מחשבים בע"מ -- www.methoda.co.il - ניהול זמן המדריך עקרונות בניהול זמן 1021/2/10/ עמוד 6מתוך 71 צמצום של הפסקות והפרעות בעבודה .הדבר דורש שליטה בפעולות היחידה2הארגון. למשימות ופריטים הבולטים לעין ,יש יותר סיכויים להתבצע ולקדם בכך את המטרות. יש להגביל את התגובות לצרכים האמיתיים של המצב ,הבעיה או מגבלות הזמן. מטלות שגרתיות בעלות חשיבות משנית ותשואה מועטה – יש לרכז ,לבטל ,לצמצם ו2או להאציל את ביצוען לכפיפים. קביעת עדיפויות :היחידה תשיג יותר אם יבוצע מיקוד למטרות מוגדרות מאשר לפעולות מקריות. ההי ענות המיידית ללחצים ,עלולה להגיע לדרגה כזו ,שתמנע ביצוע מטלות חשובות בעלות השלכות לטווח הארוך. © כל הזכויות שמורות לממשלת ישראל וחברת מתודה מחשבים בע"מ -- www.methoda.co.il - גורמים המשפיעים על ניצול וניהול הזמן ניהול זמן המדריך 1021/2/10/ עמוד 1מתוך 71 גורמים המשפיעים על ניצול וניהול הזמן ברמת המאקרו קיימים שני גורמים עיקריים המשפיעים על ניצול וניהול הזמן : גורמים מתוכננים גורמים בלתי מתוכננים גורמים מתוכננים הגורמים המתוכננים המשפיעים על ניצול וניהול הזמן הם כל הנושאים ,מטלות ומשימות הידועים מראש אשר לגביהם חייב להתבצע תהליך תכנון וקבלת החלטות בהתאם למטריצה החשיבות2דחיפות המפורטת במדריך זה. מכיוון שגורמים אלו מתוכננים ,הטיפול בהם פשוט וקל יחסית וניתנת לנו האפשרות לשלוט בהם באופן מוחלט .לצורך כך יש לנקוט בפעילויות שונות המתוארות בפרקים תכנון והצבת יעדים ושיטות לניהול זמן. גורמים בלתי מתוכננים גורמים בלתי מתוכננים המשפיעים על ניהול וניצול הזמן מכוונים גם גורמים מפריעים בלתי צפויים וגזלני2גנבי זמן. גזלני הזמן מוגדרים כאותם פעילויות בהן מושקעת כמות זמן ללא כל פרופורציה לערך או התועלת המתקבלת מהן. גורמים אלו אינם ידועים מראש ולכן השליטה בהתרחשותם נמוכה ביותר אך ביכולתנו לבצע הערכת מצב ולשלוט במידת מה בהתפתחותם . סוגי הגורמים הבלתי מתוכננים : חיצוניים ניהול מצבי משבר (כ"א חסר ,תקלות ציוד וכו') ממונים כפיפים עם בעיות ישיבות ,דיונים ,שיחות ועידה ,פגישות בלתי מתוכננות ובלתי מוכנות אורחים בלתי צפויים טלפונים מידע חסר2בלתי שלם תקשורת לקויה פעילויות שגרתיות פעילויות חיצוניות פנימיים/עצמיים תכתובות2דואר © כל הזכויות שמורות לממשלת ישראל וחברת מתודה מחשבים בע"מ -- www.methoda.co.il - גורמים המשפיעים על ניצול וניהול הזמן ניהול זמן המדריך ניסיון לתפוס מרובה הערכת זמן בלתי מציאותית עיכובים חוסר האזנה2חוסר הקשבה חוסר יכולת להגיד "לא" אעשה בעצמי חוסר ארגון ברמה האישית © כל הזכויות שמורות לממשלת ישראל וחברת מתודה מחשבים בע"מ -- www.methoda.co.il - 1021/2/10/ עמוד 8מתוך 71 תכנון והצבת יעדים ניהול זמן המדריך 1021/2/10/ עמוד 9מתוך 71 תכנון והצבת יעדים הגורם המוביל בשיקול הדעת הוא מידת החשיבות ולא מידת הדחיפות. הבסיס לניהול אפקטיבי של זמן ,הן בניהול משימות ,Task Management ,והן בניהול פרוייקטים, ,Project Managementבעבודה ו2או במסגרת הצרכים האישיים הוא תכנון והצבת היעדים. תכנון הוא קביעה מראש ,בצורה רציונלית ,של היעד אותו ברצונך להשיג ,וכיצד אתה מתכוון להגיע אליו. השאלות המובילות אותנו הנן: לאן הולך הזמן העומד לרשותנו? מהן הבעיות בהן אנו נתקלים? מהן הסיבות לבעיות אלו? על מנת לאפשר את התכנון צריך להתבצע תהליך מקדים של קביעת עדיפויות וקדימות .זהו תהליך של קבלת החלטות המתבסס על מידע שלם לגבי הפעילויות ,המטלות והמשימות השונות. איור :5תהליך קבלת החלטות לכל פעילות ,מטלה ומשימה יש לנהל תהליך בקרה לביצועה .תהליך זה צריך לכלול תאריך רישום קבלת2התחלת הטיפול במשימה ,תאור המשימה ,מועד יעד להשלמת הטיפול במשימה ,גורמים מטפלים ,קשר ותלויות במשימות אחרות. השקעת זמן בתכנון -חסכון זמן בבצוע תהליך תכנון והצבת יעדי ם .0החלט על יעד (חשוב2דחוף) ./רשום פעילויות מפתח להשגתו © כל הזכויות שמורות לממשלת ישראל וחברת מתודה מחשבים בע"מ -- www.methoda.co.il - ניהול זמן המדריך תכנון והצבת יעדים .3תאר תוצאות ניתנות למדידה של כל פעילות .4בדוק את היעד כנגד הפעילויות והתוצאות .5ארגן את הפעילויות לפי סדר ביצוען .6החלט על המשאבים הדרושים לבצוע הפעילויות .7הצב את הפעילויות במסגרת זמן ותאריכי יעד. © כל הזכויות שמורות לממשלת ישראל וחברת מתודה מחשבים בע"מ -- www.methoda.co.il - 1021/2/10/ עמוד 71מתוך 71 כלים ושיטות לניהול הזמן ניהול זמן המדריך 1021/2/10/ עמוד 77מתוך 71 כלים ושיטות לניהול הזמן הקדמה -כללי בטרם יפורטו הכלים והשיטות לניהול זמן ,מובאים להלן מספר טיעונים בהקשר זה: .0בניהול זמן ,רצוי בדרך כלל לטפל בבעיות דחופות באופן מיידי אחרת כל דחייה גורמת בסופו של דבר למצב שהולך ומחמיר. ./כשמנהל נאלץ לקחת עבודה הביתה ,בערבים או בסופי שבוע ,זהו סימן מובהק לניהול זמן כושל. .3תכנון חודשי ושבועי הוא דבר הכרחי בניהול תקין ואין זה נוגד את הטיעון כי מנהל חייב להכין לעצמו גם תכנון יומי. .4טיפול בפרוייקטים קטנים הנמצאים יותר נמוך בסולם העדיפות אינו מקדם את הפרויקטים הגדולים ואינו מביא לרווח זמן כלל. .5קביעת מועדי גמר צפופים ,אפילו אם הם ריאליים ,אינה נוהג רצוי .הפרעות ותקלות שונות מביאות בסופו של דבר לאיחורים ,דבר הגורם למתח ועגמת נפש מיותרת. .6אחת הדרכים הטובות ביותר להרוויח זמן הוא לומר "לא" ,ולא להסתבך עם בעיות שאפשר להתעלם מהן ,לדחות אותן או להעבירן לאחרים. .7את יום העבודה כדאי להתחיל עם משימות מסובכות שדורשות זמן ,מחשבה וניתוח מעמיק. .0יש לדרג לפי סדר עדיפות את כל המשימות שעומדות על הפרק ולטפל בהן אחת אחרי השניה ,לפי הקדימות שנקבעה .לפי גישה זאת ,אם משימה נשארה ללא טיפול זה בדרך כלל סימן שהיא פחות חשובה. .9מנהלים בדרגים גבוהים מבזבזים זמן כמו (ואף יותר) ממנהלים בדרגים הנמוכים יותר. .01למרות שיום עבודה של המנהל גדוש באירועים ומצבים בלתי צפויים ,רשימה של "דברים לביצוע" הוא צורך הכרחי. .00בדרך כלל משימות חשובות צריכות לקבל עדיפות טיפול על-פני משימות דחופות ובלתי דחופות. .0/לא רצוי לתת עדיפות גבוהה לעבודות קטנות כדי לסיימן מהר ולהורידן מסדר היום. .03הדבר החשוב ביותר בניהול זמן אפקטיבי ,הוא קביעת סדר עדיפויות מוצלח. .04הצהרות כגון "זה לוקח רק רגע " או "זה לא ייקח הרבה זמן" מביאות לגזלת זמן בלתי מבוקר. השיטה בניהול אפקטיבי של הזמן מבוססת על תהליך קבלת החלטות על-פי מטריצת החשיבות/דחיפות בכל שלב בו הנך נימצא © כל הזכויות שמורות לממשלת ישראל וחברת מתודה מחשבים בע"מ -- www.methoda.co.il - כלים ושיטות לניהול הזמן ניהול זמן המדריך 1021/2/10/ עמוד 72מתוך 71 איור :6סדר עדיפות בביצוע משימות פיר וט הכלים והשיטות תכנון ותזמון המשימות באופן שיטתי ובהסתמך על כלים ידניים וממוכנים (יומן ,רשימות מעקב ,כלים ממוכנים וכו'). סיווג המשימות ומשכן משימות אישיות משימות קבוצתיות קצרות 0-/שעות בינוניות 3-01שעות מורכבות 00-41שעות פרויקט קצר 411-41שעות פרויקט בינוני 410 - 0111שעות פרויקט ארוך -מעל 0110שעות תכנן את הזמן -רשומות איכות בחינה זיהוי הערכה עצמית יעדים ועדיפויות תוכנית פעולה תכנון יומי2חודשי שיפור טכניקות מעקב ובחינה חוזרת (היזון חוזר) © כל הזכויות שמורות לממשלת ישראל וחברת מתודה מחשבים בע"מ -- www.methoda.co.il - כלים ושיטות לניהול הזמן ניהול זמן המדריך 1021/2/10/ עמוד 73מתוך 71 זרימת תהליך התכנון איור :7זרימת תהליך התכנון נהל ובקר את תהליך התזמון בדיקת מועד והערכת זמן ביצוע נדרש בדיקת קיום משאבים ותשתיות לביצוע בדיקת קיום משאב הזמן האישי (יומן זמן אישי -יומי ושבועי) שיבוץ המשימה בלוח הזמנים רישום משימות לפי סדר עדיפות. טפל בהפרעות מכל אחד מאתנו נגזל זמן בצורה זו או אחרת .ייתכן שבתחום מסוים הנהגנו פיקוח חמור; באחר לא שמנו לב; בשלישי אנו אף נהנים מהמצב .אולם יש להיזהר מפני גזלני זמן שלא זוהו ולהיות ערים לקיומם .זו חייבת להיות החלטה אישית האם להמשיך "ליהנות" או "לצמצם את הגזל". גזלנים רבים מושרשים עמוק בהרגלנו .קשה לאתרם ועל אחת כמה וכמה להשתלט עליהם. המטרה היא לא למנוע אלא לפקח! זהה את הבעיות ,נתח את ההפרעות ,סנן את הניתן ,קבץ הפרעות לטיפול ממוקד ,קצר את משך ההפרעות ותזמן אותן למועד הנוח לך ,קבע שעות קבלה. במידה ו"גזלני הזמן" הנם בעיקר פנימיים ,כי אז ניתן לטפל בהם ביתר קלות. טיפולים במשברים בעיה לאורך זמן הופכת למשבר. מטלה שלא בוצעה כראוי כל דבר שראוי לעשותו ,ראוי לעשותו היטב .מטלה שבוצעה בחיפזון או ללא הקפדה -סופה להכיל ליקויים ושגיאות .הצורך בביצוע מחדש -גזלן זמן מובהק .יש לעבוד בשלמות ובדייקנות כבר בראשונה; המהירות היא שיקול משני. © כל הזכויות שמורות לממשלת ישראל וחברת מתודה מחשבים בע"מ -- www.methoda.co.il - כלים ושיטות לניהול הזמן ניהול זמן המדריך 1021/2/10/ עמוד 74מתוך 71 מטלה שלא הושלמה דבר בו התחלנו אך לא השלמנו ,גוזל זמן מיותר .ישנה השקעת זמן בהכנות לעבודה ,באיתור הנקודה בה הפסקנו ,בחזרה על הביצוע או על הביקורת .כן הדבר לגבי ניתוחים ,סקרים ,ספירות, הזמנות שיש לחזור עליהן; ישנו בזבוז זמן בארגון מחדש ,בזכירה או בביטול דבר שנעשה חלקית. כל אלה מוסיפים עבודה וסופם להציף את שולחן העבודה בניירת .באם אתה מתחיל לטפל במסמך ,השלם את הטיפול בו עד תומו וסלקו מידיך .עכשיו! התמהמהות/החלטות שנדחו התמהמהות הנה הפרעה המאופיינת כגזלנית זמן .התמהמהות = עצלות. מאפיין ההתמהמהות שהיא מתרחשת לפני פעילות מורכבת ,גדולה ומסובכת ולפני קבלת החלטות משמעותיות .פרק הזמן המוקדש להחלטה ובחינתה ,צריך לעמוד ביחס סביר לחשיבותה ,או לעלותה של החלטה חליפית גרועה. בדרך כלל ,החלטות מוקדמות עלולות לעורר בעיות ,אך החלטות שנדחו -יגרמו לעיכוב דברים אחרים ולתסכול אצל הכפיפים והממונים כאחד. קיימת סכנה מוחשית של הגזמה בניתוח או באיסוף מידע ,לעיתים קרובות במחיר רב וללא שיפור מעשי בטיב ההחלטה -חשוב על התוצאה! החלטות במועדן מאפשרות ניצול מיטבי של מאמץ ושל זמן .זכור :הזמן מגלם שעות ,מרץ וממון. להלן מספר עצות2כלים להתגבר על מלכודת ההתמהמהות2הדחיות: רשימת דברים לפעולה הכן רשימת דברים לפעולה והעבר קו על פריטים שהושלמו .הכן את הרשימה מידי יום תוך ציון סדר עדיפויות ושמור אותן בטווח ראייתך. התוצאה -הנאה מרובה מהפעילויות שהושלמו ותזכורת לגבי אלו שטרם בוצעו. עבודתך ערוכה לפניך העבודה המוטלת עליך -תהיה ערוכה לפניך .שמור על שולחן נקי ,כיוון שריבוי הניירת יסיח את דעתך מהעבודה ויאט את ביצועה. מערכת תזכורות פתח מערכת תזכורות .הנח את הרישומים והתזכורות באופן בולט על לוח שנה2יומן או במקום מסוים על השולחן .שמור אותן בטווח ראייתך. חשוב באופן חיובי אל תתחיל את חשיבתך על פרוייקט בקשיי הביצוע דווקא ,אל תראה צל הרים כהרים .יש לפרק ולפרט משימה גדולה ומורכבת למספר משימות מישנה לפני תחילת העבודה .קל יותר להתגבר על כל מטלה קטנה בנפרד מאשר להתמודד עם המכלול כולו בעת ובעונה אחת. תכנון יש לתכנן אך אל להפריז בהיקף התכנון או בפרטיו .מובן שזו שגיאה לגשת לביצוע ללא תכנון ,אך יש להתאימו לטיב וסוג המשימה2מטלה .הפרזה בתכנון עלולה לגרום לאיחור בנקיטת הפעולה הנכונה ובתוצאותיה והיא יקרה יותר מאשר המשגים ,בעיקר בפרוייקטים קטנים. © כל הזכויות שמורות לממשלת ישראל וחברת מתודה מחשבים בע"מ -- www.methoda.co.il - כלים ושיטות לניהול הזמן ניהול זמן המדריך 1021/2/10/ עמוד 75מתוך 71 התכנון כולל גם קביעת מסגרת ויעדי זמנים .תכנון טוב מגדיר מועדי התחלה והשלמה .עבור פרוייקט מורכב ,אותו מפרקים לפעילויות מישנה ,יש לתכנן סדר ביצוע וקביעת זמני התחלה וסיום לכל מטלה בנפרד. תקשורת מופרזת ישיבות ודיונים שאין להם סדר-יום מוגדר ,או שתכנונם לקוי ,הם גזלני זמן מאין כמותם .כדאי לקבוע פגישות כאלו בשעה שלפני הפסקת הצהרים או סיום עבודה .באופן מודע או בלתי-מודע, הדבר יסמן לכל המשתתפים מועד מוגדר לסיום וימנע ויכוחים ללא תכלית .כמו-כן יש להיזהר מהפצת מסמכים שאינם רלבנטיים לנושא המוגדר ,או שהם ארוכים ומפורטים מדי .יש לכתוב בקיצור ,בפשטות ולעניין .חוק התמורה ההולכת ופוחתת פועל כאן במלוא עוצמתו! בנושא עריכה וניהול דיונים ,ראה קיט ניהול פגישות ודיונים בכרך נושאים תומכים שיחות טלפון שיחות טלפון ללא בקרה הנם גזלני זמן מובהקים .אל תרשה לצלצול הטלפון להשתלט על סדר יומך .קבץ את השיחות שאתה יוזם בזמן הנוח לך .אם המנוי המבוקש איננו ,בקש ,באם אפשר, שיתקשר אליך חזרה. הנח למזכירתך או לעוזרך למיין את השיחות הנכנסות ולא להעבירן אליך אוטומטית .הכן להם שתי רשימות -אחת של אנשים עבורם אתה תמיד פנוי לשיחה ושניה של נסיבות בהן יש לקרוא לך בכל תנאי .את כל היתר יש לווסת ולרכז. עוברי אורח אורח מיקרי או בלתי-צפוי עשוי להרוס את סדר יומך -בעיקר אם "הביקור" מתמשך. מספר כלים כיצד להתגונן בפני גזלת זמן: תציע למבקר פגישה מסודרת ,במועד שיקבע מראש דאג למנגנון ויסות של מבקרים ארעיים הפנה אותם לעוזריך ,אם הבעיה מוערכת כקטנה בהיקפה המשך לעבוד בנוכחות המבקר או בקש שיחת טלפון .בדרך כלל המבקר יבין את הרמז. שוחח עם האורח בעמידה תוך התקדמות איטית לעבר הדלת מפלט אחרון -סגור את הדלת. גזלנים אחרים ארוכה הרשימה של מקורות בזבוז הזמן .אחדים קיימים כיוון שאתה רגיל אליהם או אפילו אוהב אותם ,אחרים משגשגים הודות לליקויי ניהול ו2או ליקויי נהלי עבודה. דוגמאות אופייניות: פריטים שלא הוחזרו למקומם מערכות אחסון מידע ואחזורו לקויות אי-האצלת סמכויות אי-הפעלת סמכות חוסר בקרה © כל הזכויות שמורות לממשלת ישראל וחברת מתודה מחשבים בע"מ -- www.methoda.co.il - כלים ושיטות לניהול הזמן ניהול זמן המדריך 1021/2/10/ עמוד 76מתוך 71 כפיפים בלתי מוכשרים .לא תמיד אתה בחרת בהם ,לעיתים הם חוזרים על שגיאות שאתה מתקן ,הם חייבים בסבבי הדרכה חוזרים או אפילו פיטורין המצריכים השקעת זמן בהכשרת עובד חדש. תוכניות עבודה לקויות ובלתי מציאותיות .יש שמשקיעים בהכנתן ימים רבים ללא בקרה ואז מתחילים לעבוד לפיהן עד אשר המציאות תופחת על פנינו. זמן נסיעה הוא בלתי יצרני .בין הדברים הניתנים לעשייה תוך כדי נסיעה (לא נהיגה !!!), נמנים :קריאה ,כתיבה ,השלמת מטלות בעלות עדיפות משנית וכו'. האצל סמכויות מתי להתחיל להאציל סמכויות? כאשר הזמן לא מספיק לך ,ולעוזרים2כפיפים שלך העבודה לא מספיקה. סו וג את הדיונים והישיבות לפירוט נוסף ראה קיט ניהול פגישות ודיונים בכרך נושאים תומכים. ישיבות רשמיות: ישיבות גיבוש צוות ישיבות ביצועיות ישיבות תאום ובקרה2סטטוס דיוני בוקר ישיבות בלתי רשמיות: דיונים בעמידה זמן2משך הישיבות גזלני זמן בישיבות ניהול ישיבה אפקטיבי סדר וארגון היה מסודר ומאורגן בפעילויות הנחוצות לביצוע על ידך. אמור לא בנה ואמץ יכולת לומר "לא". ניהול לפי חריגים נקוט בעת הצורך שיטת ניהול לפי חריגים .בהתאם לשיטה זו יש לדווח לממונים האחראים רק על סטיות משמעותיות בבצוע (לעומת התכנון) ,וזאת כדי לשמר את זמנו ,כישוריו ויכולתו לטפל בנושאים החשובים ביותר. עזרי תכנון השתמש בעזרי תכנון: © כל הזכויות שמורות לממשלת ישראל וחברת מתודה מחשבים בע"מ -- www.methoda.co.il - כלים ושיטות לניהול הזמן ניהול זמן המדריך יומן פגישות רשימת משימות ממוכנת יומן תכנון שבועי 1021/2/10/ עמוד 71מתוך 71 השתמש בעזר התואם את מצבך ועונה על דרישותיך .השתמש בו בקביעות. טיפול בניירת טפל במסמך פעם אחת וסלקהו מעל השולחן .לעיתים אין הדבר אפשרי ,אך לפחות בכל פעם שהנך מטפל במסמך ,עשה בו פעולה שתקרב את הפרוייקט לפחות צעד אחד להשלמתו. פתח את "יכולת הזריקה" שלך (לפח ,לגריסה). השתמש בלוח התכנון השבועי כאמצעי תזכורת. דואר נכנס מכפופים לך ימוין על-ידי מזכירה או עוזר לפי סוגי העבודות או הפרוייקטים ,כל אחד בתחומו .שיטה אחרת היא לחלק את הדואר הנכנס לדרגות :קריטי או מיידי ,לפעולה, לידיעה ,לטיפול כאשר יהיה זמן וכו'. אמץ מערכת תיוק המתאימה לאופייך וצורת עבודתך. המעט בתכתובות וטפסים שאינם גורמים להשגת המטרות הנוכחיות. האצל פעילויות קריאה ,התייחסויות ותכתובות. © כל הזכויות שמורות לממשלת ישראל וחברת מתודה מחשבים בע"מ -- www.methoda.co.il -
© Copyright 2024