‫‪ 22‬אוקטובר ‪2102‬‬ ‫לרכזי מפעלים‬ ‫תנועות נוער‬ ‫הנדון ‪ :‬תיאום ואישור טיולי תנועות הנוער‪.‬‬ ‫לאחרונה אנו בלשכת תיאום הטיולים וחדר מצב נתקלים בבעיות בהליך תיאום טיולי תנועות הנוער‬ ‫בעיות הפוגעות בשירות אותו אנחנו אמורים לתת לכם‪.‬‬ ‫ברצוני לתת מספר דגשים שעמידה בהם תקל על כולנו‪.‬‬ ‫‪ .0‬אנו נמצאים בעיצומו של תהליך שדרוג מערכת התיאום וכפי ששמתם לב לרוב מסלולי הטיול‬ ‫מצורף מספר השביל וזאת כי בקרוב תצורף מפת מסלול לכל אישור ביטחוני וכן במהלך התיאום‬ ‫ייחשף המבקש למאגר ניהול הסיכונים של מוקד טבע בהתייחס לשביל המסומן אותו ביקש‪.‬‬ ‫‪ .2‬גיל המטיילים – הנכם נדרשים לרשום בבקשה את גיל החניכים‪ ,‬ברור שלטיול מצטרפים‬ ‫מד"צים מבוגרים וכו' אולם לצורך בחינת הבקשה על ההתניות השונות גיל החניכים הוא‬ ‫הקובע‪ ,‬למשל ‪ -‬שם הטיול טיול "שכבה צעירה" ואנו רואים בקשה שגיל המטיילים הרשום‬ ‫ד' עד מבוגרים‪ ,‬בקשות כאילו לא תטופלנה ‪ ,‬הטענה שרישום המד"צים והמבוגרים בבקשה נועד‬ ‫לצורכי הביטוח אינו רלוונטי כלל ועיקר‪.‬‬ ‫‪ .3‬טיולי מבוגרים לא יטופלו פרט לטיולי הכנת מסלול‪.‬‬ ‫‪ .2‬בכל מקום בו הנכם מטיילים על שבילים מסומנים אנא ציינו את מספר השביל‪ ,‬לא נוכל לתאם‬ ‫בקשה שבה מצוין אתר א' ואחר כך אתר ב' והשביל‪/‬דרך בין אתר לאתר לא יצוינו‪.‬‬ ‫‪ .5‬במסלולים כמו הכזיב אנו נדרוש שתציינו את שביל הכניסה לנחל ושביל היציאה ולכן מומלץ‬ ‫בעת הגשת הבקשה לעבוד עם מפת סימון שבילים עדכנית (זה מתקשר גם למפות שיצורפו‬ ‫לאישור הביטחוני ולניהול סיכונים)‪.‬‬ ‫‪ .6‬יש להקפיד להגיש הבקשות לפחות שבוע לפני הטיול לא נוכל לטפל בבקשות שיוגשו באיחור‪,‬‬ ‫זכרו בסופ"ש וחגים הלשכה לתיאום טיולים סגורה ולכן בקשה שהוגשה ביום ה' אחה"צ דינה‬ ‫כמו בקשה שהוגשה ביום א'‪.‬‬ ‫‪ .7‬הטיפול בבקשות נעשה לא לפי מועד הגשתן אלא על פי מועד הטיול או בשל מסלול המחייב‬ ‫הליך תיאום מיוחד‪ ,‬רצונכם לקבל האישור לפני התחקיר התנועתי לא ישפיע על תהליך העבודה‬ ‫בלשכה ‪ ,‬נא הימנעו מטלפונים בנושא זה‪.‬‬ ‫‪ .8‬אנו בודקים שאין בקשות כפולות או נוספות לאישורים קיימים‪ ,‬היה ויש כבר אישור אחר דאגו‬ ‫לבטלו טרם הגשת בקשה חדשה ‪,‬לא נטפל בבקשה לאישור "מעודכן"‪" ,‬מעודכן סופי"‪" ,‬סופי‬ ‫סופי" "מעודכן סופי חתום" וכו' או במידה וקיימים אישורים מקבילים במערכת‪.‬‬ ‫‪ .9‬היה והוגשה בקשה ללינה מרוכזת אנא אל תוסיפו בבקשות לכל שכבה שוב את הלינה כי בכך‬ ‫הנכם "סותמים" את החניון‪.‬‬ ‫‪ .01‬אל תגישו אופציות למסלולים כי בקשות כאילו עם ריבוי מסלולים תפסלנה לאלתר‪.‬‬ ‫‪ .00‬כל בקשה לשינוי אישור טיול תעשה בכתב‪ ,‬הלשכה לתיאום טיולים לא תטפל בפניות טלפוניות‬ ‫לבקשות שינויים עדכונים וכו' ‪ ,‬חובה עלינו לתעד ולשמור את בקשתכם לשינוי ועדכון‪ ,‬אנא‬ ‫הקפידו לעבוד דרך "בקשה לעדכון טיול" באתר מוקד טבע‪.‬‬ ‫‪ .02‬כמות שינויים גדולה באישור תחייב הגשת בקשה חדשה וביטול הבקשה הקיימת‪.‬‬ ‫‪ .03‬חדר מצב אינו לשכת תיאום אין לפנות אליו בבקשות לתיאום לעדכונים‪ ,‬הקפידו לעבוד עם‬ ‫לשכת התיאום‪ ,‬היה ונזהה מוסד שבאופן שיטתי נוהג לפנות ערב הטיול לעדכונים תחסם בפניו‬ ‫אפשרות זו‪.‬‬ ‫‪ .02‬חדר מצב מטפל בשינויים מינוריים בבקשות קיימות‪ ,‬היה והבקשה לשינוי הינה בעצם בקשה‬ ‫חדשה לא תטופל‪.‬‬ ‫יואב יעקבי‬