SANDNES PARKERING KF Styrets medlemmer Kjersti Ohr, rådmannens representant Sandnes, 6.mars 2014 INNKALLING TIL GENERALFORSAMLING OG STYREMØTE NR. 2 Med dette innkalles det til generalforsamling med påfølgende ordinært styremøte i Sandnes Parkering KF. TID: STED: Torsdag 13.03.2013 kl 16.00 Sandnes Parkerings lokaler, Holbergsgate 15. Det blir enkel servering og kaffe. Saksliste: Godkjenning av innkalling og saksliste Generalforsamling i Sandnes Parkering KF Protokoll fra forrige møte og signering av denne 08/2014 09/2014 10/2014 11/2014 12/2014 13/2014 14/2013 Årsberetning og regnskap for KF for 2013 Status sykefravær Sak unntatt offentlighet Sak unntatt offentlighet Status Vågsgatenprosjektet Status parkeringsregulering Brueland/ Haakon VIIs gate Status verdifemkanten Eventuelt Forfall bes meldt til Kjell Veire på mail: [email protected] Varamedlemmer møter bare når særskilt innkalt. Vel møtt! Mangor Malmin Styreleder Vedlegg: Saksdokumenter 08/2014 Årsberetning og regnskap for KF for 2013 Det vises til vedlagt årsberetning og regnskap for Sandnes Parkering KF. Forslag til vedtak: Regnskap og årsberetning for 2013 godkjennes. 09/2014 Status sykefravær Sykefraværet hittil i år har vist en nedgang i forhold til i fjor. For 2013 var fraværet på 20,3 %, mens det hittil i år er på 18,1 %. Fraværet er fortsatt svært høyt, og arbeidet med å redusere fraværet fortsetter. Det arbeides med å få inn timevikar i administrasjonen. Forslag til vedtak: Styret tar saken til orientering. 10/2014 Sak unntatt offentlighet 11/2014 Sak unntatt offentlighet 12/2014 Status Vågsgatenprosjektet Det har vært utskiftninger i prosjektledelsen hos Skanska AS, som er hovedentreprenør for bygget. Vi håpet at dette kunne bedre den pågående prosessen, da vi har slitt med å få gehør for våre synspunkter og innsigelse på en rekke av løsningene som er valgt; dette til tross for klare innspill fra vår rådgiver fra Rambøll AS.. Valgene synes å være basert på avtaler mellom utbygger Profier AS og Skanska AS, noe som i praksis vil si at dersom man skal få til andre løsninger enn det disse to har valgt blir alle kostnader påført Sandnes Parkeringsdrift AS. Utfordringene går på pumpeløsninger, høyder, rør langs vegger osv. Det er sendt brev til Profier AS om saken hvor de blir bedt om umiddelbart å bidra til at samarbeidet og prosessen kommer på sporet igjen på en måte som ivaretar begge parters interesser både praktisk og økonomisk, for derved å unngå at saken må tilbake til fornyet politisk behandling. Driftsavtale er ennå ikke signert. Forslag til vedtak: Styret tar saken til orientering. 13/2014 Status parkeringsregulering Brueland/Haakon VIIs gate Parkeringssituasjonen i området har vært svært vanskelig gjennom flere år, og det har som følge av dette oppstått en rekke trafikkfarlige situasjoner bla. med utrykningskjøretøyer involvert. Gjennom et samarbeid på tvers av etater i Sandnes kommune, med Vegvesenet og med Jernbaneverket så er nå den formelle behandlingen av saken ferdig. Sandnes Parkering KF har bekostet utarbeidelse av skiltplan for området, og det innføres bl.a. parkeringssone i området. Planen er godkjent i Trafikksikkerhetsutvalget, hvor Politi og Vegvesenet også er tilstede, og godkjenningsdokumentene er mottatt fra Vegvesenet og oversendt Sandnes kommune Bydrift for effektuering. Arbeidet startet 27.02.2014. Sandnes Parkering KF vil måtte bekoste alle skiltene som er relatert til parkering, men resultatet vil innebære en betydelig forbedring av situasjonen. Forslag til vedtak: Styret tar saken til orientering. 14/2014 Status verdifemkanten Status pr. 27.02.2014 Økonomi Daglig leder går igjennom verdifemkanten på møtet. ÅRSBERETNING 2013 SANDNES PARKERING KF Årsberetning Resultatregnskap Balanse Noter Årsberetning for 2013 1. Bakgrunn Sandnes Parkering er et kommunalt foretak (KF) som startet opp 1.januar 2006. Selskapet er lokalisert i Holbergsgaten 15, 4305 Sandnes. Verksted og lager er lokalisert i leide lokaler i Holbergsgaten 20. Foretakets formål er utformet på grunnlag av bystyrets vedtatte mål for parkerings-politikken i samsvar med Vegtrafikkloven og Parkeringsforskriften. Foretaket har et heleid datterselskap, Sandnes Parkeringsdrift AS, som ivaretar drift av private parkeringsplasser i henhold til gjeldende regelverk (Standardvilkårene). 2. Nærmere om formålet. Foretaket skal: a) Være en aktiv og konkurransedyktig leverandør av tjenester som bidrar til vitalisering av byens handels-, service-, kultur- og botilbud. b) Videreutvikle parkeringstilbudet og tilgjengelighet til dette ved alene, eller sammen med andre offentlige eller private aktører, å legge til rette for nødvendig antall parkeringsplasser. c) Håndheve gitte bestemmelser i tråd med lov, regelverk og gjeldende parkeringspolitikk i henhold til delegert myndighet. d) Forvalte parkeringsfondet, som sammen med foretakets overskudd skal anvendes til forbedringer av parkeringstilbudet. 3. Styret I 2013 har styret bestått av: Mangor Malmin, leder Reidun Marie Enge, nestleder Eivind Dalene Signe J. Nijkamp Arne Øvstebø, ekstern representant Wenche Ekholdt Bjelland, ekstern representant Geir Vestergård, ansattes representant Kjersti Ohr, rådmannens representant. Det har i 2013 vært avholdt 7 styremøter. 4. Bedriftens organisasjon Ved utgangen av 2013 hadde Sandnes Parkering KF 12 faste ansatte, hvorav 9 er ansatte som trafikkbetjenter og 3 i administrative funksjoner. Teknisk Fagleder kombinerer tekniske vedlikeholdsoppgaver med kontrolloppgaver. Det er i tillegg to timelønnede vikarer. Ledergruppen består av daglig leder, administrativ fagleder og teamleder. Foretaket kjøper administrative tjenester fra Sandnes kommune innen regnskap, lønn, IKT og vedlikehold av gategrunn med offentlige parkeringsplasser samt andre områder når dette er mulig og hvor vi mottar konkurransedyktige tilbud. Likestilling: Styret i foretaket er sammensatt av 4 menn og 4 kvinner, hvorav styreleder er mann. Av foretakets ansatte er 6 kvinner og 6 menn, hvorav daglig leder er mann. Arbeidsmiljø: Bedriften er lokalisert i Holbergsgaten 15. Det fysiske arbeidsmiljøet er bra, med lyse og gode kontorer, garderobeforhold og fellesrom. Bedriften ønsker å skape et godt psykososialt arbeidsmiljø, og også i 2013 har det fortsatt vært et sterkt fokus på organisasjon. Åpenhet, tydelighet, respekt, ansvar og profesjonalitet i alle ledd sammen med godt humør og arbeidsglede har vært nøkkelord. Blant de ansatte er det er spredning i alder, kjønn og yrkesbakgrunn. Gjennomsnittlig sykefravær i 2013 var på 20,3 % (2012: 16,5 %). Dette er fortsatt svært høyt og representerer en betydelig utfordring. Det jobbes aktivt med å få redusert dette. Det er etablert AMU, og selskapet samarbeider nært med HMS- avdelingen i Sandes Kommune og NAV samt fagforeningene. Selskapet utviser stor grad av fleksibilitet for å legge forholdene til rette for å kunne utnytte restarbeidsevne hos arbeidstakere som er syke innenfor rammene av det som er mulig ut fra driftsmessige hensyn. Det benyttes webbasert oppfølgningssystem av sykefraværet. Yrkesskader: Det har ikke blitt innrapportert yrkesskader i 2013. 5. Hovedaktiviteter i 2013 Arbeidet med å få organisasjonsmessige forhold på plass fortsetter. På grunn av betydelig byggeaktivitet i Sandnes sentrum har vi mistet flere parkeringsplasser helt eller delvis. Dette gjelder først og fremst som følge av gravearbeidene som følge av arbeidet på vann- og avløpsnettet i sentrum. Selskapet har forsøkt å bidra aktivt til gjennomføringen av dette store prosjektet ved bl.a. å tildele midlertidige parkeringsløsninger for dem som har blitt berørt., Ombygging av billettautomater til såkalt EMV-standard er i full gang, men det gjenstår fortsatt noen på grunn av kapasitetsproblemer hos leverandør. Den teknologiske utviklingen på området går svært raskt, og som følge av dette har man valgt å gå direkte i retning av mobiltelefonbaserte løsningen for datafangst med tilhørende oppdatering av programvare. Arbeidet med dette fortsetter. Samarbeidet med Sandnes kommunes ulike etater og avdelinger har vært svært bra, og er en viktig forutsetning for at vi skal lykkes. Arbeidet med å fullføre regulering av området ved Brueland/HaakonVIIs gate har vært prioritert, og nærmer seg slutten. Åpningen av nytt parkeringshus i Nygaardshagen har ført til en tilvekst av 62 avgiftsparkeringsplasser for publikum inkl. 3 HC-plasser, og er et godt eksempel på verdien av OPS. Tilleggsavgifter, gebyrer og kontrollavgifter for begge selskaper: Tallene i parentes er tall for 2012, og viser at antallet ileggelser har økt med 15,7 % mens klageprosenten har gått ned. Ilagte gebyrer og avgifter: Klager : 8 138 (7 034) 556 (532) Klager i %: 6,8 %(7,5 %) 6. Økonomi Driftsregnskapet viser positivt netto driftsresultat på Kr 4.327.761,-. Dette er en forbedring på Kr 3.293.910,- i forhold til fjoråret hvor det var et netto driftsresultat i 2012 på – Kr 1.033.851,-. Leie av gate- og veigrunn til kommunen utgjør Kr 1.732.000,-. Det er også betalt kr 1.000.000,- i utbytte til Sandnes kommune i henhold til ØP 2013-2016 og bystyrevedtak. Det kjøpes tjenester fra Sandnes Kommune for i alt Kr 700.738,- som også inkluderer Kr 430.000,- for generelt vedlikehold av gategrunnen som leies. Inntektene fra parkeringsavgifter og parkeringsgebyr / tilleggsavgifter har gått opp i 2013, mens andre salgs- og leieinntekter har gått opp. Sammen med økningene i overføringer til kommunen har dette medført et svakt resultat for Sandnes Parkering KF. Foretaket anses fortsatt å ha god økonomi. Likviditeten er god og foretaket har ingen langsiktige lån. Egenkapital utgjør Kr 31.199.574,- og kortsiktig gjeld er på Kr 3.586.621,-. Langsiktig gjeld er utelukkende pensjonsforpliktelser og utgjør Kr 4.948.659,-. Etter pliktige og budsjetterte avsetninger og bruk av fond har parkeringsforetaket et netto driftsresultat og regnskapsmessig mindreforbruk på Kr 4.327.761,- i 2013. Tidligere års overskudd er blitt satt i disposisjonsfond. Fondet skal brukes til investering og formål i henhold til økonomiplan, årsberetning og vedtak gjort av Bystyret og styret. Pr 31.12.2013 var disposisjonsfondet på Kr 4.449.930,mot Kr 4.449.930,- i 2012. Det bundne parkeringsfondet består av midler betalt inn som frikjøpsbeløp i henhold til plan- og bygningslovens § 28-7, 3 ledd, og som nå er overført til selskapet.. Pr 31.12.2013 er der bundne fondsmidler på i alt Kr 34.225.179,-. Det foreslås at det for 2013 også avsettes Kr 1.033.851,- til i disposisjonsfond, og at selskapets fond disponeres i henhold til økonomiplan for 2013 - 2016, årsberetning for 2012 samt vedtak fra bystyret og selskapets styre. 7. Miljø Virksomheten forurenser ikke det ytre miljø utover det som følger av virksomhetens art. Gjennom AMU har fokuset på miljø fortsatt. 8. Utfordringer og strategier Det er fortsatt et mål å fortsette å øke organisasjonens effektivitet, produktivitet og endringsevne, og få på plass en organisasjon som sikrer konkurransekraft og derved også trygge og gode arbeidsplasser for alle. Det er også fokusert på den vanskelige balansen mellom å håndheve korrekt i henhold til gjeldende lov og forskrift i hele kommunen samtidig med å være ”Byens blide veileder”, og oppfatningen er at selskapet lykkes med dette. Markedsandelen for datterselskapet fortsetter å øke. Framtidige utfordringer vil bestå i å kunne tilby gode parkeringsløsninger i en by i sterk vekst med øket trafikk, og fortsette å være ”Byens blide veileder og bidra til et levende og sterkt sentrum. Byggingen av nye underjordiske parkeringshus sentralt i Sandnes er i full gang. Sandnes Parkering samarbeider med private grunneiere og private investorer (OPS) til planlegging og drift av disse. Dersom grunnforholdene i sentrum ikke lar seg forene med bygging av underjordisk p-hus ønsker Sandnes Parkering KF at kommunen vurderer øremerking av andre areal hvor man kan bygge framtidsrettede parkeringsanlegg med miljømessig perspektiv. Sandnes Parkering har i dag en organisasjonsform der drift av private pplasser er skilt ut i et eget datterselskap. Dette selskapet leier inn all arbeidskraft fra morselskapet. Organiseringen er slik at den lett vil kunne tilpasses eventuelle nye organisasjonskrav om den konkurranseutsatte delen av kommunal virksomhet skal skilles ut fra øvrig kommunal virksomhet. Noen organisasjonsmessige endringer må påregnes. Det er fortsatt usikkert når iverksettelsen av ny felles P- forskrift vil finne sted. Oppstart av drift av parkeringshus er helt nødvendige og innebærer behov for å styrke selskapets økonomi. Sandnes, 13. mars 2014 ____________________ Mangor Malmin, styreleder ___________________ Reidun Marie Enge, nestleder ____________________ Eivind Dalene ___________________ Signe Nijkamp ____________________ Arne Øvstebø ____________________ Wenche Ekholdt Bjelland _____________________ Geir Vestergård _____________________ Kjell Veire, daglig leder _____________________ Kjersti Ohr, Rådmannens repr.