Vedlegg 3 - Styret og valgkomiteens oppgaver Styret skal • Planlegge å ivareta lagets totale drift, herunder mål- og strategiarbeid, budsjett og regnskap samt oppgaver beskrevet i §1 NIFs lover, lovnorm for idrettslag. Styret har ansvar for at det finnes retningslinjer for aktiviteten i klubben • Iverksette bestemmelser og vedtak fattet av årsmøte eller andre overordnede idrettsmyndigheter. • Stå for lagets daglige ledelse, og representere laget utad • Disponere lagets inntekter (tilskudd, kontingent o.a.) og fordele disse etter plan og godkjent budsjett Leder skal • Er klubbens ansikt utad, og klubbens representant i møter, forhandlinger og seminarer • Står for klubbens daglige ledelse, koordinerer styrets og klubbens totale aktivitet • Følger opp kontrakter og avtaler klubben måtte ha • Innkaller til styremøter, forbereder saker og leder møtene • Anviser utbetalinger sammen med kasserer • Skal påse at valg, adresseforandringer, oppgaver over medlemmer o.a. som har interesse for/skal sendes inn til krets- og forbund, meldes til overordnede instanser innen gitte frister. • Har ansvaret for idrettsregistreringen (delegert til kasserer selve utførelsen) • Behandle innkommende post og e-mail Nestleder skal • Fungere som leder under dennes fravær • Bistår leder og danner et lederteam med denne. • Har ellers definerte oppgaver, på samme måte som et ordinært styremedlem Sekretær skal • Føre referat over alle styremøter og medlemsmøter • Sende ut innkallinger og saksliste for styremøter • Ha oversikt over klubbens medlemsregister - alle trenere/styrerepresentanter/andre plikter å umiddelbart meddele sekretær om nye medlemmer og deres kontaktinfo - skjema for dette finnes på våre nettsider) • Ansvarlig for utsendelser av felles eposter/informasjonsskriv • Ansvaret for politiattester • Ansvarlig for påskjønnelser Kasserer skal • Disponerer lagets midler og har fullmakt til klubbens bankkontoer • • • • • Har kjennskap til kontoplan og fører regnskap i henhold til regler Anviser utbetalinger sammen med leder Har til enhver tid oversikt over lagets økonomiske situasjon og følger opp denne Sette opp resultatregnskap ved sesongslutt og påser at dette blir revidert til årsmøtet Fakturere treningsavgift og medlemskontingent • Idrettsregisteringen innen utgangen januar årlig. • Søknad kulturmidler Eidsberg kommune 15. mars årlig. • Innsendelse av rapport for Lotteri- og Stiftelsestilsyn (mai årlig) + underskrift Bingo-andel (september årlig). • Hente post i postboksen 1 gang pr uke. Styremedlemmer • Møter på styrets møter • Tildeles konkrete oppgaver i henhold til styrets vedtak • Kan være valgt til spesielle oppgaver, som f.eks informasjon/web, sosialt-ansvarlig, materialforvalter o.l. • Sitte som styrets representant i hver sine utvalg, og rapportere til styret. Utøverrepresentant • Ansvarlig for oppdateringer på våre hjemmesider www.mysensvommeklubb.no etter anvisning fra øvrige styremedlemmer/Sportslig utvalg • Medansvar for oppføring av informasjon på facebook • Skal tale utøvernes sak i styresammenheng og sørge for å ha tilegnet seg utøvernes synspunkter omkring viktige saker før styremøtene. Trenerrepresentant/Sportslig leder • Deltar i styremøter. • Sørger for kommunikasjon innad i trenerstaben i klubben og taler trenernes sak i styresammenheng. • Ansvarlig for klubbens Sportslige plan og derigjennom klubbens sportslige arbeid - feks terminliste, treninger, stevner, osv. • Er leder av Sportslig utvalg i klubben. Lagleder - rekrutt og approbert Vi har 2 laglederfunksjoner - en for rekrutt og en for approbert - som hver har ansvar for sin gruppe svømmere. I 2013 er disse; Ann Kristin Haga (Approbert) og Inger Eline Tønsberg (Rekrutt). • Skal være bindeleddet mellom trener, styret og foreldre. • Skal bistå trener/sportslig ansvarlig med kommunikasjon med foreldregruppen omkring stevner, treninger og annet relatert til daglig drift av svømmeklubben. Feks; - Skal gjøre påmeldinger til stevner i Viktoriaprogrammet. - Skal ha oppdatert versjon av alle personlige rekorder og stevneresultater til svømmerne i Viktoria. - Skal organisere reise til stevner med svømmere, foreldre og trenere. - Er materialforvalter og ansvarlig for oversikt over behov for utstyr i svømmeklubben. Gjør nødvendige innkjøp etter avtale med styret. - Har ansvar for sosiale begivenheter i svømmeklubben. Som feks julesvømming, foreldremøter, ol. Valgkomité Valgkomiteen har en av klubbens viktigste oppgaver. Den har ansvaret for personalmessig og funksjonell utvikling av klubben ved å rekruttere nye styremedlemmer/-medarbeidere etter nøye vurderinger av medlemsmassen. Valgkomiteen plikter: • Diskutere med styret om eventuelle endringer i styrets sammensetning. • Gjennomgå for styret hvilke forandringer/nomineringer som kommer til å bli foreslått • Før årsmøtet, på det tidspunkt vedtektene bestemmer, avgi skriftlig forslag på nomineringen som skal forelegges medlemmene på årsmøtet. • Under årsmøtet presentere valgkomiteens forslag.