1. No category

VISMA TRAVEL INTEGRASJON
Innholdsfortegnelse
Innledning ................................................................................................................................... 1
Forutsetninger for integrasjonen .................................................................................................. 1
Hvordan henter jeg inn transaksjoner fra Travel til Time/prosjekt? ................................................ 4
Hvordan henter jeg inn transaksjoner fra Travel til ordrerutinen? .................................................. 5
Hva med MVA beregning? ............................................................................................................ 6
Hvilke felter i Visma Travel er integrert og overføres til Visma Global? .......................................... 6
INNLEDNING:
Til versjon 7.50 er det laget en integrasjon mellom Visma Global og Visma
Travel. Grunnen til dette er å sy våre produkter tettere sammen og at kundene
våres skal slippe og dobbelt registrere den ansattes reise transaksjoner.
Integrasjonen er laget både mot Time/Prosjekt delen samt rett til ordrerutinen
i Visma Global. Til Time/Prosjekt så er behovet både og få inn kostnadene til
prosjektregnskapet samt muligheten for viderefakturering av disse.
Integrasjonen direkte mot ordrerutinene er laget for kunder uten time/prosjekt
modulen men som har behov for å viderefakturere reise kostnader til sine
kunder. Integrasjonen som er laget i Visma Global er teknisk ikke ulik den som
Visma Lønn har men begge går mot web servicen som Visma Travel tilbyr.
Integrasjonen mot Global er bare til for å HENTE infor fra Travel TIL Global.
Ingen utveksling fra Global til Travel.
NB! Dette dokumentet er ikke en del av den offisielle hjelpen til Visma Global
men må ses på som et tilleggsdokument til versjonsbrevet til versjon 7.50.
1) Forutsetninger for integrasjonen.
Det er organisasjonsnummeret som er registrert i Travel og Global som må
matche for at Global skal kunne hente transaksjoner fra riktig klient. I Visma
Travel er det Visma som registrer inn dette ved opprettelse av klienten. I Visma
Global registreres dette under menypunktet: Grunndata – Firmaopplysninger.
Org.nr må være det samme
som Visma sentralt har
registrert i kundes respektive
Visma Travel klient.
a. Hva må gjøres i Visma Travel ved integrasjon mot Global?
”Bilagsgruppene” og ”Bilagstypene” i Visma Travel er helt sentrale i
integrasjonen. I Travel finnes det 6 bilagsgrupper som igjen har en rekke
bilagstyper knyttet til seg. Når den ansatte f.eks fører reiseutgifter så angir de
en bilagstype for hver transaksjon. Skal disse transaksjonen kunne overføres
til Global så må dere på bilagstypen gjøre følgende:
Krysse av for ”Til Regnskap”.
Fylle ut begge ”Lønnsart” feltene både trekkfri og trekkpliktig lønnsart.
(dette for at reisen skal kunne attesteres og godkjennes. Har ingenting
med selve Global og gjøre)
Prosjektene må opprettes i Travel. Har kunden Visma Lønn så blir jo dette
opprettet via Lønns integrasjonen. Har kunden ikke Visma Lønn må de
opprettes manuelt og da selvfølgelig med samme prosjektnummer som i
Visma Global. Medarbeider må også opprettes i Travel. Likt som prosjekt så
får de fleste dette automatisk men må gjøres manuelt hvis Visma Lønn ikke er
integrert og da med samme nummer som i Global.
b. Hva må gjøres i Visma Global ved integrasjon mot Visma Travel:
I Visma Global så finner du integrasjonsoppsettet under menypunktet
”Verktøy – Firmainnstillinger – Time”. Her finner du en knapp som heter
”Visma Travel Parametere”. Har man ikke ”Time/Prosjekt” finner du samme
knapp under ”Logistikk” fanen. På skjermbildet som da kommer må følgende
gjøres:
Velge Visma Ansattporta system kunden benytter.
Legge inn passord. Dette er firmapassordet i Travel. I TravelFirmaopplysninger side 2 feltet ”Passord for autent.av lokal klient”.
Dette passordet benyttes både i Vlønn og Global. Dette passordet
legges inn i Global.
Når dette er gjort trykker dere på ”Test forbindelse”.
Velg så om integrasjonen skal gå mot Time/prosjekt eller mot
ordrerutinen.
I koblingstabellen må dere registrere alle bilagsgruppene og
bilagstypene fra Travel dere ønsker integrert. Bilagsgruppen
registrerer dere via ”dropp down” i feltet. Når dere har valgt en
bilagsgruppe så må dere også taste inn nummeret på bilagstypen
manuelt. Selve nummeret på bilagstypen finner dere i Travel.
Det 3 feltet som må fylles ut er hvilke artikkel nummer som skal
benyttes ved fakturering av disse transaksjonene.
Det 4 feltet som må fylles ut er ”Aktivitetsnavn”. Disse blir så
automatisk opprettet som aktivitet på prosjektet første gang du
henter transaksjoner fra Travel men tilhørende bilagstype. Aktiviteten
settes som ”fakturerbar” så hvis dette ikke er ønskelig må dere gå inn
på aktivitets fanen og fjerne krysset.
2) Hvordan henter jeg inn transaksjoner fra Travel mot Time/prosjekt?
Når den ansatte f.eks har ført sine reiseutgifter i Visma Travel (hvordan dette gjøres
beskrives ikke i dette dokumentet) så er det som sagt noen krav som må være
oppfylt:
Bilagsgruppen og bilagstypen må være definert i Global (punktet over).
Prosjekt som kostnadsbærer må være registrert på reise nummeret.
Reiseregningen må være både attestert og godkjent i Travel.
Er dette gjort riktig er transaksjonene klare for å hentes over i Global. Dette gjøres fra
menypunktet: ”Rutiner – Div time – Eksterne kjøp”. Her må følgende gjøres:
Velg prosjekt
Velg riktig regnskapsår
Velg riktig fra/til periode
Når dette er gjort trykker dere på knappen ”Hent fra Visma Travel”
Transaksjonene kan også hentes inn fra menypunktet ”Rutiner – Timeprosjekt
relatert – Materiell og eksterne kjøp (Fane 4)”.
Da kommer det opp et skjermbilde som viser hvilke transaksjoner som er klare for
overføring. I dette skjermbildet kan dere bruke den ”blå søkelinjen” til å selektere
bort transaksjoner hvis ikke alt skal importeres. Når dere skal importere til Global
trykker dere på knappen ”Overfør transaksjoner til prosjekt”. Da ligger disse registrert
på prosjektet i Global på lik linje som ”eksterne kjøp” som er importert fra regnskapet
i Global.
NB! En reise kan bare importeres 1 gang. Det betyr at hvis du kun importere enkelte
transaksjoner tilknyttet et reisenummer så kan du ikke importere de andre
transaksjonene tilknyttet det samme reisenummeret senere.
3) Hvordan henter jeg inn transaksjoner mot ordrerutinen?
Når den ansatte f.eks har ført sine reiseutgifter i Visma Travel (hvordan dette gjøres
beskrives ikke i dette dokumentet) så er det som sagt noen krav som må være
oppfylt:
Bilagsgruppen og bilagstypen må være definert i Global (punktet over).
Reiseregningen må være både attestert og godkjent i Travel.
Er dette gjort riktig er transaksjonene klare for å hentes over i Global. Dette gjøres fra
menypunktet: ”Rutiner – Ordre/faktura” og en knapp som heter ”Hent fra Visma
Travel”. Knappen er ikke aktiv FØR du har opprettet en ny ordre. Under Hent fra
Visma Travel må følgende fylles ut:
Utgifts år
Utgifts periode
Kundenr (Valgfritt)
Medarbeidernr (Valgfritt)
Da kommer det opp et skjermbilde som viser hvilke transaksjoner som er klare for
overføring og viderefakturering. I dette skjermbildet kan dere bruke den ”blå
søkelinjen” til å selektere bort transaksjoner hvis ikke alt skal importeres. Når dere
skal importere til Global trykker dere på knappen ”Overfør til ordrelinjer”.
NB! En reise kan bare importeres 1 gang. Det betyr at hvis du kun importere enkelte
transaksjoner tilknyttet et reisenummer så kan du ikke importere de andre
transaksjonene senere.
4) Hva med mva beregning?
Dette styres i sin helhet fra artikkelen dere definerte under punkt 2. Artikkelen
knyttes jo til de forskjellige ”bilagsgruppene” og ”bilagstypene” i koblingstabellen og
det er igjen artikkelens ”posteringsmal” som avgjør mva satsen. Beløpet som er ført i
Visma Travel er brutto beløpet og vi beregner da netto beløpet ved importen. Det er
netto beløpet som legges på prosjektet (prosjektregnskapet). Ved viderefakturering
så er det nettobeløpet som overføres til ordren som igjen beregner og legger på mva
slik at det er bruttobeløpet som faktureres kunden. Når det gjelder det å få ført
reiseregningen i finansregnskapet så kommer jo disse transaksjonene inn i Visma
Global fra Visma Lønn som tidligere.
5) Hvilke felter i Visma Travel er integrert og overføres til Visma Global.
EXPENSES /Utgifter
a)
Reisenr (TTL_TravelNo)
=
TravelItem.traveNumber
b)
Beskrivelse/Text (TTL_Description)
=
TravelItem.purpose
c)
Medarbeider (TTL_EmployeeNo)
=
TravelItem.employee
d)
Prosjektnr (TTL_ProjectNo)
=
TravelItem.costCenter.Dimention = 2
e)
Avdeling (TTL_DepNo)
=
TravelItem.costCenter.Dimention = 1
f)
Beløp (TTL_OriginalAmount)
=
TravelItem.expenses.accountingAmount
g)
Pris (TTL_Price)
=
TravelItem.expenses.accountingAmount
h)
Antall/Mengde (TTL_Quantity)
=
1
i)
Registreringsdato (TTL_RegDate)
=
TravelItem.expenses.date
j)
År (TTL_Year)
=
Year from TravelItem.expenses.date
k)
Periode (TTL_Period)
=
Period from TravelItem.expenses.date
a)
Reisenr (COL_TravelNo)
=
TravelItem.travelNumber
b)
Text (COL_Name)
=
TravelItem.purpose
c)
Medarbeider (COL_EmployeeNo)
=
TravelItem.employee
d)
Tekstlinje (COL_Name)
=
TravelItem.destination
e)
Prosjektnr (COL_ProjectNo)
=
TravelItem.costCenter.Dimention = 2
f)
Avdeling (COL_DepNo)
=
TravelItem.costCenter.Dimention = 1
g)
Beløp (COL_Amount)
=
TravelItem.expenses.accountingAmount
h)
Pris (COL_NetPrice)
=
TravelItem.expenses.accountingAmount
i)
Antall (COL_Quantity)
=
1
j)
Leveringsdato (COL_DeliveryDate)
=
TravelItem.expenses.date
k)
Leveringsår (COL_DeliveryYearNo)
=
Year from TravelItem.expenses.date
l)
Leveringsmåned (COL_DeliveryMonthNo)
=
Period from TravelItem.expenses.date
DRIVING / Kjøring
a)
Reisenr (TTL_TravelNo)
=
TravelItem.traveNumber
b)
Beskrivelse / Text (TTL_Description)
=
TravelItem.purpose
c)
Medarbeider (TTL_EmployeeNo)
=
TravelItem.employee
d)
Prosjektnr (TTL_ProjectNo)
=
TravelItem.costCenter.Dimention = 2
e)
Avdeling (TTL_DepNo)
=
TravelItem.costCenter.Dimention = 1
f)
Beløp (TTL_OriginalAmount)
=
TravelItem.driving.accountingAmount
g)
Pris (TTL_Price)
=
TravelItem.driving.rate
h)
Antall/Mengde (TTL_Quantity)
=
TravelItem.driving.lengthInKm
i)
Registreringsdato (TTL_RegDate)
=
TravelItem.driving.date
j)
År (TTL_Year)
=
Year from TravelItem.driving.date
k)
Periode (TTL_Period)
=
Period from TravelItem.driving.date
l)
Ekstern kommentar (TTL_Comment)
=
TravelItem.driving.route
a)
Reisenr (COL_TravelNo)
=
TravelItem.travelNumber
b)
Text (COL_Name)
=
TravelItem.purpose
c)
Medarbeider (COL_EmployeeNo)
=
TravelItem.employee
d)
Prosjektnr (COL_ProjectNo)
=
TravelItem.costCenter.Dimention = 2
e)
Avdeling (COL_DepNo)
=
TravelItem.costCenter.Dimention = 1
f)
Beløp (COL_Amount)
=
TravelItem.driving.accountingAmount
g)
Pris (COL_NetPrice)
=
TravelItem.driving.rate
h)
Antall (COL_Quantity)
=
TravelItem.driving.lengthInKm
i)
Leveringsdato (COL_DeliveryDate)
=
TravelItem.driving.date
j)
Leveringsår (COL_DeliveryYearNo)
=
Year from TravelItem.driving.date
k)
Leveringsmåned (COL_DeliveryMonthNo)
=
Period from TravelItem.driving.date
l)
Tekstlinje (COL_Name)
=
TravelItem.driving.route
DIET /Diett
a)
Reisenr (TTL_TravelNo)
=
TravelItem.traveNumber
b)
Beskrivelse/Text (TTL_Description)
=
TravelItem.purpose
c)
Medarbeider (TTL_EmployeeNo)
=
TravelItem.employee
d)
Prosjektnr (TTL_ProjectNo)
=
TravelItem.costCenter.Dimention = 2
e)
Avdeling (TTL_DepNo)
=
TravelItem.costCenter.Dimention = 1
f)
Beløp (TTL_OriginalAmount)
=
TravelItem.diett.accountingAmount
g)
Pris (TTL_Price)
=
TravelItem.diett.rate
h)
Antall/Mengde (TTL_Quantity)
=
TravelItem.diett.accountingAmount/TravelItem.diett.rate
i)
Registreringsdato (TTL_RegDate)
=
TravelItem.diett.timeFrom
j)
År (TTL_Year)
=
Year from TravelItem.diett.timeFrom
k)
Periode (TTL_Period)
=
Period from TravelItem.diett.timeFrom
l)
Ekstern kommentar (TTL_Comment)
=
TravelItem.diett.place
a)
Reisenr (COL_TravelNo)
=
TravelItem.travelNumber
b)
Text (COL_Name)
=
TravelItem.purpose
c)
Medarbeider (COL_EmployeeNo)
=
TravelItem.employee
d)
Prosjektnr (COL_ProjectNo)
=
TravelItem.costCenter.Dimention = 2
e)
Avdeling (COL_DepNo)
=
TravelItem.costCenter.Dimention = 1
f)
Beløp (COL_Amount)
=
TravelItem.diett.accountingAmount
g)
Pris (COL_NetPrice)
=
TravelItem.diett.rate
h)
Antall (COL_Quantity)
=
i)
Leveringsdato (COL_DeliveryDate)
=
TravelItem.diett.timeFrom
j)
Leveringsår (COL_DeliveryYearNo)
=
Year from TravelItem.diett.timeFrom
k)
Leveringsmåned (COL_DeliveryMonthNo)
=
Period from TravelItem.diett.timeFrom
l)
Tekstlinje (COL_Name)
=
TravelItem.diett.place
TravelItem.diett.accountingAmount/TravelItem.diett.rate
The integration with Visma Travel will have the following restrictions connected to it:
a. The user must have filled out the integration parameter in Time parameters
b. All transaction in Visma Travel must have a Voucher type with a tic in the field “Transfer
to accounting”.
c. All transaction in Visma Travel must be registered with a Project no if the integration are
working against the time/project module
d. All employees in Visma Travel must have the same number as in Visma Global
e. All projects in Visma Travel must have the same number as in Visma Global AND Projects
must be registered as Dimention 2 in Visma Travels CostCenter.
f.
All departments in Visma Travel must have the same number as in Visma Global AND
Department must be Dimention 1 in Visma Travels CostCenter.