1. No category

www.sommar.se
»En eiendomsportefølje på 3,8 mill. kvadratmeter krevet et avansert eiendomssystem. Norges største eiendomsforvalter, Forvarsbygg, har brukt Incit Xpand
siden slutten av 2009. John Einar Jakobsen, som er systemansvarlig, mener at
systemet har levd opp til de høye forventningene.«
systemansvarlig
FORSVARSBYGG
– Incit Xpand ble valgt ut i konkurranse med flere andre
systemer, først og fremst på grunn av brukervennligheten og det totale potensialet, forteller John Einar
Jakobsen.
– Mobilhåndteringen var også svært viktig for
oss. Cirka 200 personer bruker Incit Xpand mobilt til
servicebestillinger. De mottar en servicebestilling på
mobilen, og etter utført arbeid rapporterer de tilbake
på samme måte. Det fungerer svært smidig.
John Einar Jakobsen bekrefter at Incit Xpand er
Forsvarsbyggs kjernesystem der alle viktige prosesser
finner sted. Selskapet er helt avhengig av at systemet
fungerer problemfritt.
Incit Xpand
Ett samlet system for
eiendomsforvaltning
og økonomi
Bestill demo av Incit Xpand
Skann QR-koden med smarttelefonen,
eller ring oss på +46 (0)31-725 43 00,
så viser vi deg hvordan du kan spare både tid og penger.
Ett enkelt system gir bedre oversikt
Tidligere hadde Forsvarsbygg flere systemer som de
hadde utviklet selv. De var riktig nok godt tilpasset
selskapet, men John Einar Jakobsen mener at det er
mye bedre i dag.
– Vi har samlet flere systemer i ett og får dermed
samlet sammen informasjon på en mye mer tydelig
måte. Man får en oversikt horisontalt over alle avdelinger i stedet for å måtte se på hver del
separat og forsøke å danne seg et helhetlig inntrykk.
– Incit Xpand har virkelig levd opp til forventningene våre. Nå har vi alt i ett system, og vi har
også muligheten for å tilpasse Incit Xpand etter de behovene vi har. Vi har møter med Incit et
par ganger i året, men har i tillegg også regelmessig kontakt. De vurderer hvorvidt det fungerer
å utvikle systemet for å oppfylle de ulike ønskene vi har. Det føles trygt at de har lang erfaring
og mye kunnskap.
Snart skal det lanseres en nettportal der kundene kan sende inn feilmeldinger, bestillinger,
prisforespørsler og klager.
S
pe par
In ng tid
cit er o
Xp me g
an d
d!
JOHN EINAR JAKOBSEN
Norsk vedlikeholdsbok
Samarbeidet har gått knirkefritt. Det har ikke vært problemer med forskjeller mellom Norge og
Sverige. Man har til og med arbeidet sammen om et felles utviklingsprosjekt.
– Når Forsvarsbygg startet opp med Incit, fikk vi se vedlikeholdsboken som de gir ut i
Sverige. Vi påpekte at en slik bok hadde vært fint å ha også i Norge. Fordi vi jobber litt annerledes her, bisto vi Incit med å lage en norsk vedlikeholdsbok.
Stort fokus på opplæring
Implementeringen har gått bra takket være mye opplæring og nær kommunikasjon.
– Vi tok i hovedsak selv ansvaret for opplæringen internt og avholdt kurs gjennom nesten
hele 2010. Vi har ti markedsområder, og fokuserte på ett markedsområde om gangen. Det var
stor fokus på kursene for brukerne, og det førte til en sømløs overgang til det nye systemet.
John Einar Jakobsen mener at Incit er et passe stort selskap å skulle samarbeide med.
– Det er dyktige folk. Et mindre selskap er en risiko. Incit har kompetansen på huset og er
et stabilt selskap som har vært i bransjen lenge. Samtidig er selskapet ikke så stort at vi som
kunde forsvinner i mengden.
På spørsmål om han ville anbefale Incit Xpand, svarer John Einar Jakobsen uten å nøle:
– Absolutt!
INCIT AB • FLÖJELBERGSGATAN 10, SE-431 37 MÖLNDAL, SWEDEN • TEL: +46 (0)31-725 43 00
[email protected] • www.incit.no
45 års erfaring med økonomi- og eiendomssystemer
Få mer ut av dine eiendommer
med markedets smarteste eiendoms- og økonomisystem
Incit hjelper eiendomsorganisasjoner med å øke lønnsomheten og få mer fornøyde kunder. Det gjør vi med støtte
fra Incit Xpand, markedets mest effektive eiendoms- og
økonomisystem. Vi har eksistert i over 45 år, noe som gjør
oss eldst i bransjen. Vi satser store ressurser på utvikling,
brukervennlighet og support.
Incit Xpand gir deg heldekkende funksjonalitet innen forvaltning, drift, vedlikehold og økonomi. Få en helhetsløsning som
kan utvides etter behov – Incit Xpand vokser med deg.
Du trenger ingen andre systemer. Vil du likevel integrere
Incit Xpand med andre systemer? Ikke noe problem, vi
hjelper deg.
PÅ JOBBEN …
Med det brukervennlige grensesnittet er det
lett å forstå de ulike funksjonene. Det går
fort å lære seg systemet, og du har tilgang
til vår førsteklasses support. Opplev økt
kontroll, lønnsomhet og kundenytte.
… I FELTEN …
Effektiviser arbeidet for personalet ute i felten. Ved hjelp av en smarttelefon kommuniserer du med systemet og sparer dermed tid.
Ta imot og rapporter tilbake feilmeldinger,
leilighetsinspeksjoner, måleravlesninger, befaringer og vedlikeholdsplaner og lignende.
Du kan også rapportere tidsbruk via mobilen.
… OG PÅ NETTET
Gi kundene dine tilgang døgnet rundt.
Leietaker kan sende feilmeldinger, se kontrakter og fakturaer og mye mer. Potensielle
leietaker kan stille seg i boligkø.
Det er ikke bare kundene dine som kan
ha nytte av Incit Xpand på nettet. Du får
tilgang til kontoret overalt og kan arbeide
med tidsrapportering, innkjøp, sertifisering,
rapporter og mye annet.
Helt enkelt for hvem som helst, hvor som helst,
når som helst og på hvilken som helst måte …
ØKONOMIMODULER:
FORVALTNINGSMODULER:
»Når drømmeleiligheten min blir ledig, får jeg
en melding via e-post. Flott! Da kan jeg lett
se når jeg skal få ny tapet, og det er veldig
lett å bestille tilleggsprodukter.«
Regnskap og budsjett
I Regnskapsmodulen er det enkelt å følge
databehandling og bearbeiding i ettertid.
Det finnes ubegrensede muligheter for
valg og endring av kontoplan. Budsjett periodiserer budsjettverdiene på ulike perioder. Flere ulike budsjetter kan håndteres.
»Incit Xpand er et svært brukervennlig system.
Det er veldig enkelt å søke etter informasjon
om leiligheter og leieboere. Du lager raskt
og enkelt en ny leiekontrakt.«
Eiendomsbase
Komplett modul for håndtering av eiendomsog arealinformasjon via tegningssystem.
Leieforhold
Med leie i Incit Xpand er det enkelt for
deg å håndtere alle gjeldende interne og
eksterne leiekontrakter.
Leverandørreskontro
Behandler innkommende leverandørfakturaer.
Borettslag
Håndtering av overdragelse og borett,
gebyrvarsling, pantesikkerhet, kontrollopplysninger og interne fond.
Attest
Attest håndterer attester i modulene
Leverandørreskontro, Prosjekt og Innkjøp.
Køsystem
Køsystemet er et supplement til Leiemodulen. Systemet håndterer et valgfritt
antall køer (boliger, anlegg, bytte, parkeringsplasser, osv.).
Anleggsreskontro
Modulen brukes for å holde orden på anleggsressurser og for å føre over avskrivningsverdier til rapporteringssystemet.
Lånereskontro
Lånereskontro administrerer lån som
virksomheten har.
Kundereskontro
Kundereskontro overvåker fordringer fra
delsystemene Fakturering, Utleie, Arbeidsbestillinger og Prosjekter.
Fakturering
Generell fakturering og fakturagrunnlag
som overføres fra ulike delsystemer.
Samlefakturering av flere grunnlag til én
faktura er mulig.
Prosjekter
Prosjekter inneholder funksjoner for planlegging av prosjekter og innrapportering av
utført arbeid, rapportering av statistikk og
faktureringsrutiner.
VEDLIKEHOLDSMODULER:
Leietakerstyrt vedlikehold
Programmet håndterer leilighetsvedlikehold
Tilleggsprodukt-butikken
Butikken kan i enkle trekk beskrives som
en nettbutikk for produkter og tjenester
utviklet for eiendomseiere.
Planlagt vedlikehold
Grunnlaget for Planlagt vedlikehold er
tiltaksregisteret, som oppdateres hvert
år. Tiltaksregisteret utgis også i bokform,
etter NS 3451.
ØKONOMI
FORVALTNING
Incit Xpand inneholder et fullstendig økonomisystem skreddersydd etter foretakets
behov. Systemet vokser med deg! Ved hjelp
av automatiske funksjoner kan du få god
oversikt og minimere det manuelle arbeidet.
Effektiviser arbeidet med den finansielle
delen på en måte du ikke trodde var mulig.
Behandle boliginformasjon og avtale på en
smidig måte. Incit Xpand håndterer alle typer
utleie som leie av leilighet, borettslag, leie av
eiendom og feste. Finn raskt nye leietaker
gjennom å publisere ledige objekter på nettet.
Gjennom leietakertjenesten vår på nettet har
kundene dine til enhver tid tilgang til bedriften
Leilighetsbefaringer
Programdelen håndterer ulike befaringer
av leiligheter som utflyttings- og statusbefaring.
Feste
Programdelen inneholder rutiner for
kontraktskriving, debitering, overføring
til reskontro og økonomisystem, samt
endringer i leiemålet.
Avtale
Avtale inneholder funksjoner for registrering av kunde- og leverandøravtale
Innkjøp
Innkjøp gir støtte i forbindelse med bestillinger både mot avtale og uten. Det finnes
også bekreftelse på innkjøp.
Tomtefeste
Programmodulen inneholder funksjoner
for håndtering av tomtefeste.
DRIFT
VEDLIKEHOLD
Få full kontroll over vedlikeholdsarbeidet og
kostnadene dine med Incit Xpand, Sveriges
mest brukte programvare for vedlikeholdsplanlegging. Databasen oppdateres
hvert år med kostnader og tidsintervall for
vedlikeholdstiltak.
Få bedre kontroll over eiendomsforvaltningen. Spar tid og reduser kostnader ved
hjelp av smarte funksjoner. Kundene dine
kan registrere feilmeldinger og bestillinger
på arbeid distribueres raskt. Få kontroll
over behovet for personale, reduser driftskostnadene og spar energi.
DRIFTSMODULER:
Drift
Programmet håndterer dimensjonering av
alle typer tekniske installasjoner med tette
driftintervaller og drifttiltak.
Energioppfølging
Programmet håndterer over- og undermåling.
Det finnes flere ulike statistiske rapporter
tilgjengelig.
Arbeidsordre
Arbeidsordre håndterer arbeidsflyten fra
drift- og vedlikeholdsmodulene og andre
typer av oppgaver.
Feilmelding
Modulen for feilmelding inneholder funksjoner
for feilmottak og dokumentering av statistikk
over rapporterte og opprettede feil.
Tilstandsanalys
Tilstandsvurdering er en undersøkelse som
gjøres for å se hvilke vedlikeholdsbehov
som eksisterer for de enkelte byggdelene,
etter NS 3424.
Nøkkelhåndtering
Program for planlegging av komplette låssystemer med nøkkeltyper, låsesylindere og
nøkler.
Renhold
Modulen håndterer renholdsplanlegging,
dimensjonering og kvalitetskontroll.
Tilpasset for INSTA 800. Omfatter også
kalkulering og tilbudshåndtering.
»Incit Xpand er et svært brukervennlig system..
Det er veldig enkelt å søke etter informasjon om
leiligheter og leietakere. Du lager raskt og
enkelt en ny leiekontrakt.”«
»Ved å jobbe mobilt med arbeidsbestillinger
og besiktigelse av leiligheter, arbeider jeg mer
kvalitetssikret, jeg sparer tid og gir dermed
leietakere bedre og raskere service.«
Befaringer
Program for håndtering av periodisk eiendomsbefaringer.
Brann
Komplett håndtering for brannsyn og branndokumentasjon
HMS
Komplett håndtering for HMS