Forvaltning av kjøpte avtaler og
innleiekontrakter i Incit Xpand
Hva er viktig å tenke på for å ta ut
gode nøkkeltallsrapporter?
Bakgrunn
• MSc Eiendomsutvikling og –forvaltning
(NTNU)
• Telenor Eiendom
• Skatteetatens IT- og Servicepartner
Bedre tilpasset bygningsmasse
• Best mulig utformet og utnyttet
• Støtte ansatte og kjernevirksomheten
• Arealeffektivisering, kostnadseffektivisering,
energieffektivisering
• Innovasjon i utvikling av arealer
• Kreativ og strategisk arealforvaltning
• Kontroll, oppfølging og dokumentasjon
Strategisk porteføljeforvaltning
• Stadig mer kompleks marked.
• Høye krav til porteføljeforvaltere
– Kontrakter
– Oppfølging
– Rapportering
• Effektive, lett tilgjengelige digitale
hjelpemidler
Strategisk porteføljeforvaltning i Xpand
• Incit Xpand for leietakere
• Effektiv og sentralisert styring av eiendomsportefølje
– Systematisert informasjon
• Rapportering, nøkkeltall og benchmarking
Kjøpte avtaler - avtalerader
Eiendomsobjekt
Kvantitativ informasjon
Eiendomsobjekt
Kvalitativ informasjon
Nøkkeltallsrapporter
• Forhandlinger av nye avtaler
–
–
–
–
Fordelinger av arealer
hva inneholder felleskostnadene?
Oversikt over trender
Romprogram og arealregnskap ved
anbudskonkurranser
– Det er leietakers marked! Bruk muligheten og
nøkkeltallene til å forhandle gode og langsiktige
avtaler
Gode nøkkeltall?
•
•
•
•
•
•
•
•
Ansatte
Arbeidsplasser
Leieareal
Fellesareal
Totalareal
M2-pris
Leiekostnader
Energibruk (kwh)
Datagrunnlag (regneark)
•
AVTALEINFO
–
–
–
–
–
–
–
–
•
ANSATTE OG ARBEIDSPLASER
–
–
–
–
–
•
Avtalenr
Avtalenavn
Status
Startdato
Sluttdato
Leietaker
Utleier
Saksbehandler (leietaker)
Antall ansatte
Antall arbeidsplasser
Antall ledige arbeidsplasser
Belegg arbeisplasser (%)
Arbeidsplasser pr ansatt
AREALFORVALTNING
–
–
–
–
–
Leid areal
Fellesareal
Fremleid areal
Andre areal
Beregnet totalareal (Leid+Felles+Andrefremleid)
– Areal pr ansatt
– Areal pr arbeidsplass
•
KOSTNADER
– Totalbudsjett (antatte kostnader neste
år)
– Totalkostnad (regnskap siste år) (Alle
kostnader- framleieinntekter-salg av
energi etc/andre inntekter)
– Leiekostnad
– Leiekostnad fellesarealer
– Leiekostnad andre arealer
– Leieinntekt framleie
– Felleskostnad
– Renholdskostnad
– Energikostnad
– Sikkerhetskostnad
– Kantinekostnad
– Totalkostnad pr m2
– Totalkostnad pr ansatt
– Totalkostnad pr arbeidsplass
Rapportform
Ansatte
Arbeidsplasser
Totalt leieareal
Totale kostnader
Totale renholdskostnader
Totalt forbruk kwh
Ledige arbeidsplasser
Antall tilbudte arbeidsplasser pr ansatt
Belegg på arbeidsplasser
Kvadratmeter pr arbeidsplass
Kvadratmeter pr ansatt
Totale kostnader pr kvadratmeter
Totale kostnader pr arbeidsplass
Totale kostnader pr fast ansatt
Renholdskostnad pr fast ansatt
Kilowatt per time (kwh) pr ansatt
Grafer og illustrasjoner
Deres erfaringer
• Eksempler på gode nøkkeltall og presentasjon
av disse?
• Erfaring med rapporter og benchmark?
• Samarbeid med andre aktører i markedet?
• Hvor henter dere tallene fra?
– Rutiner for dette
– Flere informasjonskilder (dynamiske)?