1. No category

SAND IF
HOVEDLAGET
MØTEREFERAT ÅRSMØTE 2015
17.03.15, Prestberget 19.00-21.30
Tilstede: Anne Sjøen, Petter Rudsbråten, Bjørg Ekornhol, Odd Jarle Berger, Harald Dagfinrud, Tor
Jøran Sætre, Jan Benny Nyborg, Simen Sæther, Svenn Erik Ødegaard, Tom Einar Grinden, Tron
Pettersen, Anton Hagaløkken, Tore Fløiten, Mette Strand, Petter Nybakk, Marius Undlien og Yngve
Øhrbom
Referent: Petter Nybakk
0. VELKOMST
Yngve Øhrbom ønsker velkommen til årsmøte.
18.00 ÅPNING
1. GODKJENNE DE STEMMEBERETTIGEDE.
De stemmeberettigede telles opp og godkjennes (over 15 år og betalt medlemskontingent).
Alle stemmeberettigede ble telt opp og godkjent.
2. GODKJENNE INNKALLING, SAKSLISTE OG FORRETNINGSORDEN.
Innkallingen skal være ute minst fire uker før møtet og endelig saksliste og sakspapirer skal gjøres
kjent ei uker før møtet. Annonsert på www.sandif.no og www.odalsportalen.no tirsdag 17.februar
2015. Fortløpende saksliste og sakspapirer blir lagt ut på www.sandif.no f.o.m. 3.mars 2015.
Forretningsorden/dagsorden foreslås som følger:
 19.00 Åpning
 19.10 Behandle årsmeldinger
 20.00 Behandle regnskapene
 20.20 Behandle innkomne saker:
 A: Fastsette ledergodtgjøring
 B: Sette skigruppa under administrasjon
 20.30 Bevertning
 21.00 Fastsette medlemskontingent
 21.05 Behandle organisasjonsplan
 21.15 Vedta budsjett 2015
 21.30 Valg
 21.45 Avslutning
Forslag til vedtak: Innkalling, saksliste og forretningsorden godkjennes.
Vedtak: Innkalling, saksliste og forretningsorden godkjennes.
3. VELGE DIRIGENT(ER), SEKRETÆR(ER) SAMT TO REPRESENTANTER TIL Å
UNDERSKRIVE PROTOKOLLEN.
Styret foreslår Marius Undlien som møteleder og Petter Nybakk som sekretær. Til å underskrive
protokollen foreslås: Harald Dagfinrud og Bjørg Ekornhol
Forslag til vedtak: Styrets forslag velges.
Vedtak: Årsmøtet går inn for styrets forslag.
4. BEHANDLE ÅRSMELDINGER/ÅRSRAPPORTER:
 Hovedlaget
 Fotballgruppa
 Skøytegruppa
 Skigruppa
 Anleggskomiteen
SAND IF
HOVEDLAGET
Årsmeldingene/rapportene leses igjennom. Det åpnes opp for ev. kommentarer og forandringer
hvis det kommer forslag om det.
Forslag til vedtak: Årsmeldingene/årsrapportene for 2014 godkjennes.
Vedtak: Årsmeldingene/årsrapportene for 2014 godkjennes med følgende kommentarer:
- Vindmøllesaken står stille. Sand IF er invitert til et møte med E-on i midten av april
der vi kan stille med inntil to representanter.
- Harald har vært på fotballtinget i kretsen, og trekker frem årsmeldingene i Sand IF
som svært ryddige og profesjonelle i forhold til kretsen sine. Det gis mulighet til å
videreformidle våre årsmøtedokumenter som et eksempel til etterfølgelse.
- Spørsmål om hvordan dugnader annonseres i skigruppa. De bør se på muligheten
for å sende dette på SMS. De når ikke alle ved å annonsere på Facebook og på Sand
IF sine hjemmesider.
- Det bør tas med i årshjulet at anleggskomiteen inviteres på hovedlagsmøte en til to
måneder i forkant av vår- og høstdugnaden slik at dette kam samordnes og
koordineres bedre.
5. BEHANDLE REGNSKAPET:
Regnskapene til de ulike gruppene/avdelingene legges frem sammen med revisjonsrapporter. Det
åpnes opp for spørsmål. Regnskapet til hele Sand IF legges samlet fram til slutt.
Forslag til vedtak: Regnskapet for 2014 godkjennes.
Vedtak: Regnskapet for 2014 godkjennes med følgende kommentarer.
- Hovedlaget har hatt problemer med å inndrive penger fra tivoliet på grunn av krangel
om salg av popcorn. Blitt enige om at de kun betaler 6.000,- i stedet for 20.000,- for
2014 for at de skal komme tilbake i 2015.
- Kjøre et stunt i forhold til Grasrotandelen. Dette nevnes på årskontingenten som
sendes ut. Men dette er lettjente penger, så vi sikkert kunne fått inn mer av.
- Det stilles spørsmål rundt Hovedlagets pengebeholdning på 819.000,- Det har blitt
diskutert en fordelingsnøkkel på Hovedlagsmøter, og dette fortsettes det med. I
tillegg er det sannsynlig med betydelige utgifter til kunstgressbane og ny ismaskin.
6. BEHANDLE INNKOMNE SAKER
6A) FASTSETTE LEDERGODTGJØRING
Sand IF er et stort idrettslag hvor det kreves mye arbeid å drive laget framover. Lederarbeidet er av
en slik størrelsesorden at det er vanskelig å rekruttere folk til å ta dette ansvaret og jobben det
medfører. Det blir mange telefoner og en del «utgifter» knyttet til vervet. Styret foreslår derfor at
leder godtgjøres med til sammen inntil kr. 45.000,- i honorar og utgiftsgodtgjørelse
Forslag til vedtak: Sand IF gir en ledergodtgjøring på inntil kr. 45 000,Vedtak: Årsmøtet går inn for styrets forslag.
6B) SETTE SKIGRUPPA UNDER ADMINISTRASJON
Tilbakemeldingen fra skigruppa til styret i Sand IF har under 2014 vært at belastningen på
gruppemedlemmene har vært svært stor og krevende, og i alle praktiske henseende har gruppa
hatt få personer å fordele oppgavene på. Det har vært utfordringer vedrørende maskinparken,
samt at gruppas inntekter har falt betraktelig. Dette skyldes i all hovedsak kapasitet blant gruppas
medlemmer, samt manglende støtte og hjelp fra foreldre og foresatte til å gjennomføre tiltak til å
bedre inntektene til gruppa. Dette bærer regnskapet for 2014 også stort preg av. I tillegg vil
gruppas forslag til budsjett for 2015 også bære preg av store økonomiske belastninger på
utgiftssiden for å opprettholde tilbudet slik det foreligger i dag, og budsjettet styres mot balanse.
Styret ønsker derfor å sette skigruppa under administrasjon fra og med årsmøtet 2015 og frem til
ekstraordinært årsmøte. I mellomtiden må skigruppas medlemmer gå i samtaler med valgkomiteen
SAND IF
HOVEDLAGET
for å få sørge for å konstituere et beslutningsdyktig gruppestyre, samt at en revidert handlingsplan
og forslag til ytterligere inntektsbringende tiltak må fremlegges det ekstraordinære årsmøtet.
Forslag til vedtak: Sand IF setter skigruppa under administrasjon frem til ekstraordinært
årsmøte.
Vedtak: Forslaget trekkes med følgende kommentarer: Etter at ny informasjon ble gitt på
årsmøtet, ble det bestemt at forslaget trekkes. Sittende styre fortsetter til et nytt styre er på
plass, og det er ikke lenger behov for å sette gruppa under administrasjon og trekke
fullmakter fra ei gruppe som foreløpig fortsetter som tidligere. For å unngå ekstraordinært
årsmøte, ga årsmøtet Hovedlagsstyret tillatelse til å selv konstituere ny leder i skigruppa,
mens skigruppa kan konstituere ny kasserer og nestleder.
BEVERTNING kl. 20.15
7. FASTSETTE MEDLEMSKONTINGENT
Prisen på medlemskontingenten skal tas opp og settes på hvert årsmøte. Prisen for medlemskap i
Sand IF ble justert på årsmøtet for fire-fem år siden. Styrets forslag er at medlemskontingenten
står uforandret for 2015. Her bør man muligens ligge et år i forkant, da det er bestemt at
medlemskontingenten skal sendes ut tidlig i januar. Det står i loven at medlemskontingent skal
betales forskuddsvis for det året man går inn i.
Loven krever at alle medlemskap i idrettslaget skal være personlige. Det er ikke lov å kalle
medlemskapet for familiemedlemskap og legge inn en familie på en person. Vi kan derimot
operere med familiekontingent som er rabattordning for familier så fremt vi har registrert inn alle
som personlige medlemmer.
Forslag til vedtak: Medlemskontingenten for 2015 og 2016 forblir som følger:



Støttemedlem/tillitsvalgt
Enkeltmedlemskap
Familiekontingent
kr. 200,kr. 250,kr. 350,-
Vedtak: Styrets forslag angående pris på medlemskontingent vedtas.
8. BEHANDLE ORGANISASJONSPLAN
Det er noen små forandringer på planen i år i forhold til tidligere.
Ansvarsforholdet og arbeidsfordelingen i årshjulet er justert for bedre å speile styremedlemmenes
primære oppgaver.
Det er også gjort andre små forandringer/justeringer på eiendelslista.
Forslag til vedtak: Organisasjonsplanen for Sand IF vedtas slik den foreligger.
Vedtak: Organisasjonsplanen for Sand IF vedtas slik den foreligger med følgende
kommentarer og forandringer:
 Skigruppa har tre sporsettere, og ikke fire. De eier også en tilhenger, og ikke to.
 Det etterspørres PC i skigruppa, dette undersøkes.
 Skigruppa har også et aggregat som må tilføyes listen.
9. VEDTA BUDSJETT 2015
 Hovedlaget
 Fotballgruppa
 Skøytegruppa
 Skigruppa
Forslag til vedtak: Budsjettene 2015 for skøyter, fotball, ski og hovedlaget vedtas slik de
foreligger.
SAND IF
HOVEDLAGET
Vedtak: Budsjettene vedtas slik de foreligger.
10. VALG
Følgende roller skal bekles ved valg på årsmøtet. Noen av funksjonene er ikke på valg da de ble
valgt på årsmøtet i fjor. Alle valg er for to år, utenom leder som velges for ett år.
I loven står det at styret kan sette ned komiteer og utvalg etter behov og finne folk til disse. Siden
Sand IF er et fleridrettslag og ikke et allianseidrettslag, har vi bare 1 styre som er registrert i
Brønnøysundregistrene. Sand IF har allikevel funnet det hensiktsmessig å organisere laget med
«arbeidsstyre» i undergruppene fotball, skøyter og ski. Disse hadde strengt tatt ikke behøvd å
velges på årsmøtet, men vi syns det er ryddig at disse rollene bekles sammen med hovedstyre,
revisorer og valgkomité. Ellers sier loven at styret til en hver tid kan sette ned grupper/komiteer/
utvalg som trengs. Vi velger derfor å gjøre en del valg på årsmøte og gi styret fullmakt til å finne
folk til å bekle andre roller/funksjoner i idrettslaget gjennom året.
 Leder
 Nestleder
 Sekretær
 Kasserer
 medlemmene i de tre undergruppene ski, skøyter og fotball
 valgkomité med leder, to medlemmer og et varamedlem
 2 revisorer
 Sand IF sin representant til Nord-Odal idrettsråd med vara
 representanter (5 stk) til årsmøtet i Nord-Odal idrettsråd 2015 og vara til disse
 representant til Hedmark idrettskretsting med vara (valgt i fjor)
Valglista viser hvem som er på valg i år og hvilke funksjoner styret får fullmakt til å fylle utover i
året.
Forslag til vedtak: Valgkomiteens forslag til tillitsvalgte og styrets forslag til valgkomité,
velges slik de foreligger i valglista. Undergruppene gis fullmakt til å finne personer i de
rollene som ikke er fylt opp.
Vedtak: Valgkomiteens/styrets forslag til tillitsvalgte blir vedtatt slik de foreligger, og styret gis
fullmakt til å fylle ubesatte roller. Det vedtas med følgende kommentarer:
- Gjøre det til praksis å invitere vara med på møter. Viktig å holde seg oppdaterte på
situasjonen i klubben. De har ikke møteplikt, men bør holde seg oppdatert.
- Odd Jarle fortsetter som leder i skigruppa, og Bjørg som kasserer til de har funnet
erstattere.
- Spørsmål om mulighet til å utvide valgkomiteen. I henhold til organisasjonsplanen er
det ikke det. Men det er helt greit å få hjelp til prosessen siden den er tidkrevende og
vanskelig.
- Klubbens representanter til idrettstinget velges 1 år i forveien. Det er ingenting i
veien for å bestemme dette på et senere tidspunkt for å unngå at valgte personer
fratrer sin stilling i Sand IF.
..................................................
Harald Dagfinrud
.................................................
Bjørg Nesset Ekornhol