Referat fra årsmøte 2012 i Storsalen Tid: søndag 22. april 2012, 13:00 Sted: Storsalen Fungerende styreleder Bernt Jørgen Stray ønsket velkommen. Administrasjonsleder Kristin Fjellman informerte om opplegg for barna og om tapas i lobbyen. Sunniva Vikan ba for møtet. Sak 1: Konstituering: valg av møteleder, referent og tellekorps Følgende forslag ble presentert: Møteleder og bisitter: Jørgen Birkeland og Birgitte Magnus Weyde Referenter: Åslaug Dahle og Anders Tunold Kråkenes Tellekorps 1: Ingrid Øygard, Mari Os Schatvedt, Odd Fidje og Olav Lende Tellekorps 2: Bendik Grøthe, Henriette Lien, Johne Stødle og Hildegunn Tennebø. Protokollunderskrivere: Kjetil Hatlehol og Hildegunn Hernes Det var 74 stemmeberettigede medlemmer til stede ved årsmøtets start. Vedtak Årsmøtet ble konstituert og møteleder, bisitter, referenter og tellekorps ble valgt som foreslått ved akklamasjon. Sak 2: Godkjenning av innkalling og dagsorden Ingen merknader. Vedtak Innkallingen og dagsorden ble godkjent. Sak 3: Behandling av styrets årsberetning Bernt Jørgen Stray, fungerende styreleder, presenterte styrets årsberetning. Hovedpunkter: • • • Det har vært en vekst i nattverdsbesøk i 2011. Storsalens økonomi har forbedret seg, men er svært avhengig av utleieinntekter. Storsalen har et stort mangfold av aktiviteter. Det var ingen merknader til årsberetningen. Vedtak Styrets årsberetning ble tatt til orientering. Bernt Jørgen Stray presenterte staben, og ønsket Kristin Carlsen velkommen i staben. Styret som har sittet siden forrige årsmøte ble presentert. Menighetsprestene Vegard Husby og Vegard Tennebø inviterte menigheten til en dialog om veien videre for Storsalen: Storsalen er et annet sted enn for to år siden. Det har vært et oppsving gudstjenesteliv og økonomi. Vegard Husby utfordret menigheten til å tenke hvordan menigheten kan bevege seg videre, bli annerledes, og tørre tenke nytt om hvor mange som kan komme til tro gjennom Storsalen. Temaer som ble tatt opp: • • • • • Det ble foreslått å opprette foreldre-Alfa for foreldrene til de mange unge som er med i Oslo Soul Children. Det ble kommentert at medlemstallet for 2011 var det laveste på lenge, og spurt om hva som gjøres for å møte dette. Vegard Husby svarte at da dette ble oppdaget tok man flere grep for å snu trenden. Hittil i 2012 er det derfor flere betalende medlemmer enn i hele 2011. Av 1200 medlemmer totalt, er 700 ”ikke-betalende medlemmer”. Dette fordi administrasjonen ikke kan slette medlemskap. Den enkelte medlem må selv aktivt melde seg ut. Hva kan Storsalen gjøre for å få med de eldre generasjonene i menigheten? Flere kommenterte hvor viktig rolle de eldre som er med i menigheten hadde. Større fokus på de yngste studentene. Vegard Husby og Tennebø svarte at det er flere under 19 enn på lenge, og det skulle avholdes en studentweekend til høsten. Storsalen drives av frivillige. Hvis det er noen som ser et behov, så er man avhengig av et frivillig initiativ for å starte et arbeid. Sak 4: Godkjenning av regnskap med vedlagt revisorberetning for 2011 Vidar Øyehaug la frem regnskapet for 2011 på vegne av styret. Økonomien gikk bedre enn forventet, og vesentlig bedre enn budsjettert. Kostnadssiden er forholdsvis stabil. Han takket Anne Karin Warmestad for god økonomistyring. Bernt Jørgen Stray spurte hvor mye handlingsrom man har for investeringer, nyansettelser, oppussing, etc. Vidar Øyehaug svarte at det er ikke mye rom for dette ut fra dagens økonomiske situasjon. Det ble bemerket at revisorberetningen ikke var lagt frem for årsmøtet, og spurt om det var noe fra den som menigheten bør kjenne til. Anne Karin Warmestad svarte at det ikke var noen merknader fra revisor. Revisor foreslo å flytte Solsettafondet inn i regnskapet, noe som er gjort. Vedtak Regnskap og revisorberetning for 2011 ble godkjent under forutsetning av at revisorberetningen gjøres tilgjengelig. Sak 5: Godkjenning av Solsettafondets regnskap med vedlagt revisorberetning for 2011 Ingen merknader. Vedtak Regnskap og revisorberetning for 2011 ble godkjent under forutsetning av at revisorberetningen gjøres tilgjengelig. Sak 6: Orientering om budsjett for 2012-04-22 Vidar Øyehaug orienterte om det budsjett styret har vedtatt for 2012. Det ble bedt om fremvisning eller tilgjengeliggjøring av selve budsjettet. Ønsket ble imøtekommet, og budsjettet ble vist på skjerm. Det var ingen innvendinger til budsjettet. Vedtak Orientering om budsjettet for 2012 ble tatt til orientering. Sak 7: Fastsettelse av kontingent for 2012 Kontigenten er 300 kr for voksne og 100 for unge under 18 år. Styrets forslag er at kontingenten beholdes på samme nivå. Vedtak Kontingenten forblir uendret. Sak 8: Valg av medlemmer og varamedlemmer til styret Hildegun Hernes presenterte kandidatene til styret på vegne av valgkomitéen. Det skulle velges to personer for to år og tre personer til varamedlemmer, for ett år. Etter at valgkomiteens innstillingen ble avgitt, hadde en av de syv kandidatene (Sunniva Vikan) trukket sitt kandidatur. De ble avholdt skriftlig valg blant følgende kandidater (stemmetall i parantes): Kjetil Hatlehol (50) Charlotte Hole (57) Ragnhild Kristensen (53) Bjørnar Langen (56) Sverre Vatnar (57) Vidar Øyehaug (60) Ved første valgomgang var det stemmelikhet mellom Sverre Vatnar og Charlotte Hole. Etter et nytt skriftlig valg fikk Sverre Vatnar 42 stemmer og Charlotte Hole 24 stemmer. Vedtak Følgende personer ble valgt: Styremedlemmer: Vidar Øyehaug og Sverre Vatnar Varamedlemmer: Charlotte Hole (1. vara), Bjørnar Langen (2. vara), Ragnhild Kristensen (3. vara) Sak 9: Valg av medlemmer til valgkomitéen Møteleder presenterte valgkomiteens innstilling til ny valgkomite. Vedtak Følgende ny valgkomite ble valgt: Odd Fidje (leder) Hildegunn Hernes Lena Johannesen Anders Mikalsen Sak 10: Valg av revisor Styrets forslag var BDO revisjon (navnebytte siden forrige årsmøte) Vedtak: BDO revisjon ble gjenvalgt som revisor Sak 11: Endring av vedtektene Styret hadde oversendt til årsmøte et omfattende dokument med forslag til vedtektsendringer. Bernt Jørgen Stray presenterte styrets forslag til endringer. De fleste endringene ble foreslått for å tilpasse vedtektene til sedvane/praksis i menigheten, samt endrede behov. Det ble informert om to feil i det utsendte forslag til vedtekter: 1. Styret skal bestå av seks og ikke syv personer slik det fremkommer av forslaget til § 6-2. 2. Det skal stå "ledes" og ikke "ledelse" i forslaget til § 7-4 første setning. Stray inviterte til spørsmål og kommentarer. Noen av temaene som ble tatt opp var: • • Det ble spurt om valgkomiteen skal foreslå like mange kandidater som er på valg, eller kan velge flere. Møteleder svarte at han forstod vedtektene slik at valgkomitéen står fritt til å beslutte hvor mange kandidater de ønsker å foreslå til de ledige vervene. Det ble reist spørsmål ved om det er riktig at en person skal kunne velges inn i styret hvis vedkommende kun har vært medlem i én måned, slik som ville bli mulig med de foreslåtte vedtektsendringene. • • • • • I de foreslåtte vedtektene er kravet om å være 18 år for å være valgbar fjernet. Det ble svart at de nye vedtektene bruker ordet ”myndig” som betyr i dag at man må være 18 år. I de foreslåtte vedtektene kan styret delegere noe ansettelsesmyndighet til staben. Det ble spurt om det likefult er styret som er ansvarlig arbeidsgiver. Det ble svart at det er Storsalen Menighet som er arbeidsgiver, men at både styret og den administrative ledelsen kan anses som arbeidsgivers representant avhengig av omstendighetene. Vedtektene referer til Normisjons verdidokument, ikke Storsalens verdidokument. Bernt Jørgen Stray svarte at Storsalen følger Normisjons verdidokument. De foreslåtte vedtektene gir styret anledning til å vurdere enkelte saker som konfidensielle og ikke gi innsyn i disse. Det ble spurt hva ”andre årsaker” i dette avsnittet var. Bernt Jørgen Stray svarte at det vil for eksempel kan gjelde i enkelte utleiesaker. Det ble kommentert at det var vanskelig å følge med på saksgangen siden det var verken gjort sakspapirer tilgjengelig eller vist frem sakene på skjerm. Det ble foreslått at dette endres til senere årsmøter. Vedtak Årsmøtet vedtok med over 2/3-flertall å endre følgende avsnitt i Storsalens vedtekter. Forslag til § 6-2 ble vedtatt mot seks stemmer, forslag til § 7-4 ble vedtatt mot to stemmer, øvrige forslag ble enstemmig vedtatt. § 4-4 Tale og stemmerett Det er bare medlemmer som har betalt kontingenten for det aktuelle året senest én måned før årsmøtet avholdes, og som er myndig, som har tale- og stemmerett på årsmøtet. Årsmøtet kan bestemme at bare medlemmer, eller bare tale- og stemmeberettigede medlemmer, kan være til stede på årsmøtet eller under behandlingen av bestemte saker på årsmøtet. Det er ikke adgang til å la seg representere ved fullmakt på årsmøtet. § 4-7 Avstemninger og flertallskrav (…) Vedtak på årsmøtet krever simpelt flertall, med unntak av de spesielle flertallskravene for vedtektsendringer i § 8-2 og unntak fra vedtektene i § 8-4. Ved stemmelikhet i saker som ikke gjelder personvalg, har møtelederen dobbeltstemme. § 5-1 Oppgaver Valgkomiteen skal foreslå kandidater til styret og valgkomiteen. Det bør tilstrebes en best mulig kjønns- og aldersfordeling blant kandidatene som foreslås. § 5-3 Behandling av forslag Setningen ”Valgkomiteens leder skal innkalle til første møte senest 1. november.” i dagens vedtekter § 5-3 strykes. § 6-1 Oppgaver Styret har det overordnede ansvar for ledelsen av menigheten, herunder forvaltningen av menigheten. Styret skal sørge for at menighetens formål ivaretas, samt påse at regnskap og formuesforvaltning er gjenstand for betryggende kontroll. Alle ansettelser skal foretas av styret med mindre styret beslutter å delegere denne myndighet til hovedleder/ledergruppen. Ansettelse av hovedleder/ledergruppe kan dog ikke delegeres. § 6-2 Styremedlemmer mv. Styret skal bestå av seks personer inkludert styrets leder. Hovedleder er styrets sekretær. Dersom det ikke er ansatt en hovedleder, skal styret utpeker en person fra ledergruppen som skal være dets sekretær. Ved valg skal styrelederen velges først og deretter de øvrige medlemmene til styret. Styrelederen og de øvrige styremedlemmene velges for to år. Det skal også velges tre varamedlemmer for ett år. Ingen medlemmer kan sitte sammenhengende i styret i mer enn åtte år. Til styret kan bare velges personer som på valgtidspunktet har tale- og stemmerett. En ansatt kan ikke velges som medlem av styret og må fratre vervet dersom vedkommende er styremedlem ved ansettelsen. § 6-3 Styremøter Det skal skrives beslutningsreferat fra alle styremøter. Ved dissens skal det framgå hvordan den enkelte stemte. Et mindretall kan kreve å få sin dissens med begrunnelse ført inn i referatet. Alle medlemmer i Storsalen menighet med tale- og stemmerett har rett til å få se styrereferatene. Innsynsretten gjelder ikke for saker som vedrører personalforhold eller som av andre årsaker er konfidensielle. § 6-4 Eksklusjon Styret kan ekskludere medlemmer av Storsalen menighet som opptrer i strid med kriteriene for medlemskap eller for øvrig opptrer til skade for menigheten. Medlemmet skal først ha vært gitt anledning til å forklare seg skriftlig eller muntlig for styret, og ha fått mulighet til veiledning, forutsatt at ikke særlige grunner tilsier at eksklusjonsvedtaket bør fattes snarest mulig. Kapittel 7 Staben § 7-1 Medlemmer av staben Staben består av alle som er ansatt av menigheten. § 7-2 Krav til staben og eksterne oppdragstakere Alle ansatte skal være medlemmer av Storsalen Menighet, og forplikte seg på Normisjons verdidokument for ansatte. Styret kan beslutte at samme krav skal gjelde også ved engasjement av eksterne oppdragstakere og lignende. Minst en av de ansatte skal ha pastoral kompetanse på tilsvarende nivå som en prest. § 7-3 Oppgaver og myndighet Staben har sin myndighet delegert fra styret og har ansvaret for menighetens daglige drift. Den daglige drift omfatter ikke saker som etter menighetens forhold er av uvanlig art eller stor betydning. § 7-4 Stabens ledelse Staben skal ledes av en hovedleder og/eller en ledergruppe. En eventuell hovedleder skal ha tilstrekkelig administrativ og pastoral kompetanse, samt lederkompetanse. En eventuell ledergruppe skal bestå av personer som samlet eller hver for seg har tilstrekkelig administrativ og pastoral kompetanse, samt lederkompetanse. Det er til enhver tid opp til styret å bestemme hvorvidt staben skal ledes av en hovedleder og/eller ledergruppe. Styret fastsetter også den nærmere arbeids-/ansvarsfordeling mellom personene i en eventuell ledergruppe. Hovedleder/ledergruppen har rett og plikt til å delta på, samt tale- og forslagsrett i, styremøtene. Hovedleder/ledergruppen skal følge de retningslinjer og pålegg som styret gir. Videre skal hovedleder/ledergruppen sørge for at menighetens regnskap er i samsvar med lov og forskrifter, at formuesforvaltningen er ordnet på en betryggende måte og at virksomheten drives i samsvar med lover, menighetens vedtekter og styrets vedtak. § 8-2 Flertallskrav Vedtektsendringer krever tre fjerdedels flertall. Vedtektsendringer i kapitlene 1, 2, 3 eller 9 krever tre fjerdedels flertall på to påfølgende årsmøter for å være vedtatt. Oslo, 22. april 2012 Åslaug Dahle Anders Tunold Kråkenes Referent Referent Hildegunn Hernes Kjetil Hatlehol Protokollunderskriver Protokollunderskriver