Arkivlederrollen
Arkivkonferanse Lillehammer 31. mai 2011 Arkivlederrollen Arkivleder Anne Karin T Adolfsen Eidsiva Energi AS 1. Presentasjon av Eidsiva 2. Arkivlederrollen Eidsiva Energi Et regionalt energiselskap i Innlandet Eierforhold 5,1 % 9,8 % 22,1 % 9,4 % 14,8 % 22,1 % 16,8 % Hedmark Fylkeskraft AS Hamar Energi Holding AS Lillehammer og Gausdal Energiverk Holding AS Ringsaker kommune Oppland Fylkeskraft AS Gjøvik og Østre Toten kommuner Øvrige kommuner Våre eiere Aksjonær Hedmark Fylkeskraft AS Hamar Energi Holding AS LGE Holding AS Ringsaker kommune Oppland Fylkeskraft AS Gjøvik kommune Løten kommune Østre Toten kommune Åmot kommune Trysil kommune Engerdal kommune Nord-Fron kommune Ringebu kommune Øyer kommune Sum Eierandel 22,078 22,078 16,766 14,828 9,389 3,313 1,951 1,797 1,204 1,202 1,049 0,943 0,768 0,712 % % % % % % % % % % % % % % Aksjonær Stor-Elvdal kommune Nord-Odal kommune Øystre Slidre kommune Vestre Slidre kommune Vang kommune Lesja kommune Kongsvinger kommune Åsnes kommune Eidskog kommune Sør-Odal kommune Grue kommune Våler kommune Skjåk kommune Eierandel 0,602 0,342 0,329 0,310 0,074 0,057 0,052 0,029 0,027 0,026 0,026 0,026 0,023 % % % % % % % % % % % % % 100 % Kort om Eidsiva Energi • Årlig omsetning: Ca 4,5 milliarder kroner • Konsernresultat etter skatt i 2010 ble 428 millioner kroner • Utbytte for 2010 ble 290 millioner kroner • 3,4 TWh energiproduksjon • 20 heleide og 24 deleide kraftverk • 21 000 km nett • Fjernvarmesalg i fem byer og tettsteder i Innlandet • Totalt 153 000 kunder • 1 000 ansatte Visjon • ”Drivkraft for oss i Innlandet” Eiernes hensikt • God finansiell avkastning på verdijustert egenkapital (eiernes rente) • Gode industrielle løsninger på produkter og tjenester for våre kunder • Regional utvikling ved å skape vekst i hele Innlandet Juridisk struktur Eidsiva Energi AS Eidsiva Eidsiva Vannkraft Vannkraft AS AS Eidsiva Marked EidsivaAS Marked AS Eidsiva Nett Eidsiva Nett Holding AS Holding AS Eidsiva Anlegg EidsivaAS Anlegg AS Eidsiva Eidsiva Bioenergi Bioenergi AS AS Eidsiva Vekst AS Oppland Energi AS (39,7 %) Eidsiva Nett AS Trysil Fjernvarme AS (65 %) Eidsiva Bredbånd AS (90,1%) Elsikkerhet Norge AS (68 %) Vinstra Kraftselskap DA (28,6 %) Elverum Nett AS (49 %) Lena Fjernvarme AS (51 %) Moelven Industrier ASA (23,8%)) Energy Future Invest AS (66 %) Opplandskraft DA (25 %) Kongsvinger Bioenergi AS (51 %) Raufoss Beredskap AS (49 %) Austri Vind AS (25 %) Kraftverkene i Orkla (12 %) Oplandske Bioenergi AS (34 %) Prevent Systems AS (20 %) Gjøvik- og Hedmark Kunnskapspark GLB Energihuset AS (100 %) Virksomhetsstruktur Konsernsjef Vannkraft Marked Konsernstab Økonomi- og finans Nett Anlegg Bioenergi Vekst Administrasjon Bedriftsmarked Forvaltning Økonomi Administrasjon Investeringsvirksomhet Produksjon Kundesenter Nettutvikling Prosjekt Utbygging Forretningsutvikling Kraftverk Produkt- og markedsutvikling Drift Drift Drift Regional pådriver Energiforvaltning Handel og Middle Office AMS Fakturaservice Arkivlederrollen 1. Du er enestående! 2. Du er fantastisk! 3. Du kan arkiv – din organisasjon er heldig som har deg! Enestående og fantastiske arkivledere! • Kapitalforvaltere – fortid – nåtid og fremtid! • Pålitelige i hverdagen – pådrivere for morgendagen! Kunnskapens hav er enormt, og det får sine tilløp fra kilder som ligger utenfor vår bevissthet. Alle vet at vi vet mer enn vi vet. Thornton Wilder Arkivlederen Hva betyr å lede et arkiv i en organisasjon…. Arkivet skal dokumentere sin organisasjons: – Rolle/funksjon i forhold til kunde – Rolle/funksjon i forhold til det øvrige samfunnet – Rolle/funksjon i samfunnsutviklingen – Utøvelse av myndighet … fortid – nåtid – fremtid! Kontrollspørsmål: Hva vet vår organisasjon om arkivets oppgaver og betydning? Arkivet som en del av verdiskapingen Arkivet er en del av organisasjonens verdiskaping! Bevisstgjøring av arkivets betydning gjennom strategisk planlegging • Har man ingen arkivstrategi – lag en! • Organisasjonens visjon som innledning og forankring. • Hvor er vi – hvor ønsker vi å gå – hvordan kommer vi dit – finnes det hindringer…? Kvalitet - kontroll – kvalitetskontroll… …er ikke som andre troll… det er en del av verdiskapingen!!! Filosofi: Strukturkapital x Humankapital = Relasjonskapital Interaksjon Bedriftskultur • Hva er årsaken til at man gjør som man gjør…? • Hvor henter man sin kunnskap…? • Hva inspirerer og engasjerer…? Alle visste det var umulig, så kom en som ikke visste det og gjorde jobben…. Dokumenthåndtering – Introduksjon av SMS tankegang… Utfordring: Hvordan kommunisere, selge, øke kunnskapen om dokumenthåndtering i en organisasjon – med håp om samtidig å øke forståelsen av denne funksjonens betydning? Valgt tilnærmingsmåte: Se god dokumenthåndtering som et resultat av innsats/verdi på følgende faktorer: System, Menneske, Struktur….. SMS… Dokumenthåndteringens SMS Struktur X Mennesker X System -------------------------------------------------------------- = Eidsivas grunnlag for dokumenthåndtering ============================== Ergo: Summen stiger positivt proporsjonalt med heving av de ulike faktorers ressurs/verdigrunnlag, innsats, kunnskap, rammer, betingelser og kvalitet ”Kvalitet betyr å gjøre det riktig når ingen ser på” Henry Ford Dokumenthåndtering – målsetting • Hva er målsettingen med sak-/arkivsystemet i organisasjonen? •Hvordan kan kan arkivleder bidra med fakta og tall fra systemet for å sikre kvalitet i dokumenthåndteringen? System :o) •Gode rutiner og løsninger for produksjon, lagring og gjenfinning Struktur Menneske Kontrollspørsmål: Er arkivets tjenesteinnhold i tråd med målsetting og organisasjonens behov? Går man i takt? Hvordan avstemme dette? • Samhandling og samspill i organisasjonen – spille hverandre gode •Kompetanse, kunnskap og opplæring Som man spør får man svar…. • Hvem skal bruke det? • Hva skal ligge hvor – i hvilket system – lokale kataloger, ElWin, Netbas? • Lite brukervennlig • Ustabilt – ulogiske stopp – varsler som ikke fungerer • Ble verre med Citrix • Manglende struktur – alt lagres/dumpes i ”en stor dokumentsekk ” • Manglende struktur/sammenheng – sammenheng (er) avhengig av manuelle operasjoner/relasjonstilknytninger System •Vanskelig å finne alle dokumenter i en sak :o( • Vanskelig å finne tilsvarende saker – ev. presedenssaker • Ingen støtte for restanser avskriving, besvart/ikke besvart, tatt til orientering, tatt til etterretning etc. • Ingen støtte for automatisk svar på inngående dok – og samtidig avskrive dokumentet • Ingen statistikk over de ulike enheters volum inn/ut/internt – og saksbehandlingstid • Ingen støtte for oppbygd adresseregister til samarbeids/samhandlingspartnere Struktur • Langtidslagring – hvordan finne dok. om 5 -10 – 50 år Det trekkes frem noe positivt – så som: versjonshåndtering og felles base Menneske • Ella på tur – veldig bra • God støtte fra dok. Senteret • Opplæring i små grupper på lokasjon/egen PC foretrekkes En evig søken etter forbedring og kvalitetsheving…. Suksess Fiasko Se god dokumenthåndtering som et resultat av innsats/verdi på følgende faktorer: System, Menneske, Struktur….. SMS… Identifisering av systemfaktorer +/-, menneskeligefaktorer +/- og strukturfaktorer +/- Hvor bør eller må man endre for å heve kvalitet? Arkivlederrollen – lede et godt team, ha godt system, gode rutiner og rammer - hindre arkivanarkisme i organisasjonen Dokumentflyt preget av lovløshet, uregjerlighet og kaos – folk lever blant sine dokumenter uten rammer og struktur – styrer seg selv innenfor sitt fagfelt – uten omtanke for sin plass og funksjon i en helhet. Selskapets troverdighet som viktig samfunnsaktør synker i takt med ansattes individualisme. Arkivlederrollen 1. Du er enestående! 2. Du er fantastisk! 3. Du kan arkiv – din organisasjon er heldig som har deg! Takk for meg!
© Copyright 2024