Arkivkonferanse
Lillehammer 31. mai 2011
Arkivlederrollen
Arkivleder Anne Karin T Adolfsen
Eidsiva Energi AS
1. Presentasjon av Eidsiva
2. Arkivlederrollen
Eidsiva Energi
Et regionalt energiselskap i Innlandet
Eierforhold
5,1 %
9,8 %
22,1 %
9,4 %
14,8 %
22,1 %
16,8 %
Hedmark Fylkeskraft AS
Hamar Energi Holding AS
Lillehammer og Gausdal Energiverk Holding AS
Ringsaker kommune
Oppland Fylkeskraft AS
Gjøvik og Østre Toten kommuner
Øvrige kommuner
Våre eiere
Aksjonær
Hedmark Fylkeskraft AS
Hamar Energi Holding AS
LGE Holding AS
Ringsaker kommune
Oppland Fylkeskraft AS
Gjøvik kommune
Løten kommune
Østre Toten kommune
Åmot kommune
Trysil kommune
Engerdal kommune
Nord-Fron kommune
Ringebu kommune
Øyer kommune
Sum
Eierandel
22,078
22,078
16,766
14,828
9,389
3,313
1,951
1,797
1,204
1,202
1,049
0,943
0,768
0,712
%
%
%
%
%
%
%
%
%
%
%
%
%
%
Aksjonær
Stor-Elvdal kommune
Nord-Odal kommune
Øystre Slidre kommune
Vestre Slidre kommune
Vang kommune
Lesja kommune
Kongsvinger kommune
Åsnes kommune
Eidskog kommune
Sør-Odal kommune
Grue kommune
Våler kommune
Skjåk kommune
Eierandel
0,602
0,342
0,329
0,310
0,074
0,057
0,052
0,029
0,027
0,026
0,026
0,026
0,023
%
%
%
%
%
%
%
%
%
%
%
%
%
100 %
Kort om Eidsiva Energi
• Årlig omsetning: Ca 4,5 milliarder kroner
• Konsernresultat etter skatt i 2010 ble 428 millioner
kroner
• Utbytte for 2010 ble 290 millioner kroner
• 3,4 TWh energiproduksjon
• 20 heleide og 24 deleide kraftverk
• 21 000 km nett
• Fjernvarmesalg i fem byer og tettsteder i Innlandet
• Totalt 153 000 kunder
• 1 000 ansatte
Visjon
• ”Drivkraft for oss i Innlandet”
Eiernes hensikt
• God finansiell avkastning på verdijustert
egenkapital (eiernes rente)
• Gode industrielle løsninger på produkter og
tjenester for våre kunder
• Regional utvikling ved å skape vekst i hele
Innlandet
Juridisk struktur
Eidsiva
Energi AS
Eidsiva
Eidsiva Vannkraft
Vannkraft
AS AS
Eidsiva Marked
EidsivaAS
Marked AS
Eidsiva
Nett
Eidsiva Nett
Holding
AS
Holding AS
Eidsiva Anlegg
EidsivaAS
Anlegg AS
Eidsiva
Eidsiva Bioenergi
Bioenergi
AS AS
Eidsiva Vekst
AS
Oppland Energi
AS
(39,7 %)
Eidsiva Nett AS
Trysil
Fjernvarme AS
(65 %)
Eidsiva
Bredbånd AS
(90,1%)
Elsikkerhet
Norge AS
(68 %)
Vinstra
Kraftselskap DA
(28,6 %)
Elverum Nett AS
(49 %)
Lena Fjernvarme
AS
(51 %)
Moelven
Industrier ASA
(23,8%))
Energy Future
Invest AS
(66 %)
Opplandskraft
DA
(25 %)
Kongsvinger
Bioenergi AS
(51 %)
Raufoss
Beredskap AS
(49 %)
Austri Vind AS
(25 %)
Kraftverkene i
Orkla
(12 %)
Oplandske
Bioenergi AS
(34 %)
Prevent
Systems AS
(20 %)
Gjøvik- og
Hedmark
Kunnskapspark
GLB
Energihuset AS
(100 %)
Virksomhetsstruktur
Konsernsjef
Vannkraft
Marked
Konsernstab
Økonomi- og
finans
Nett
Anlegg
Bioenergi
Vekst
Administrasjon
Bedriftsmarked
Forvaltning
Økonomi
Administrasjon
Investeringsvirksomhet
Produksjon
Kundesenter
Nettutvikling
Prosjekt
Utbygging
Forretningsutvikling
Kraftverk
Produkt- og
markedsutvikling
Drift
Drift
Drift
Regional
pådriver
Energiforvaltning
Handel og
Middle Office
AMS
Fakturaservice
Arkivlederrollen
1. Du er enestående!
2. Du er fantastisk!
3. Du kan arkiv – din organisasjon er heldig som
har deg!
Enestående og fantastiske arkivledere!
• Kapitalforvaltere – fortid – nåtid og fremtid!
• Pålitelige i hverdagen – pådrivere for
morgendagen!
Kunnskapens hav er enormt,
og det får sine tilløp fra kilder
som ligger utenfor vår bevissthet.
Alle vet at vi vet mer enn vi vet.
Thornton Wilder
Arkivlederen
Hva betyr å lede et arkiv i en organisasjon….
Arkivet skal dokumentere sin organisasjons:
– Rolle/funksjon i forhold til kunde
– Rolle/funksjon i forhold til det øvrige samfunnet
– Rolle/funksjon i samfunnsutviklingen
– Utøvelse av myndighet
… fortid – nåtid – fremtid!
Kontrollspørsmål: Hva vet vår organisasjon om arkivets oppgaver og
betydning?
Arkivet som en del av verdiskapingen
Arkivet er en del av organisasjonens verdiskaping!
Bevisstgjøring av arkivets betydning gjennom strategisk planlegging
• Har man ingen arkivstrategi – lag en!
• Organisasjonens visjon som innledning og forankring.
• Hvor er vi – hvor ønsker vi å gå – hvordan kommer vi dit – finnes
det hindringer…?
Kvalitet - kontroll – kvalitetskontroll…
…er ikke som andre troll…
det er en del av verdiskapingen!!!
Filosofi:
Strukturkapital x Humankapital =
Relasjonskapital
Interaksjon
Bedriftskultur
• Hva er årsaken til at man gjør som man
gjør…?
• Hvor henter man sin kunnskap…?
• Hva inspirerer og engasjerer…?
Alle visste det var umulig, så kom en som ikke visste det og gjorde jobben….
Dokumenthåndtering –
Introduksjon av SMS tankegang…
Utfordring:
Hvordan kommunisere, selge, øke kunnskapen om
dokumenthåndtering i en organisasjon – med håp om
samtidig å øke forståelsen av denne funksjonens
betydning?
Valgt tilnærmingsmåte:
Se god dokumenthåndtering som et resultat av
innsats/verdi på følgende faktorer: System, Menneske,
Struktur….. SMS…
Dokumenthåndteringens SMS
Struktur
X Mennesker
X System
--------------------------------------------------------------
= Eidsivas grunnlag for dokumenthåndtering
==============================
Ergo:
Summen stiger positivt proporsjonalt med
heving av de ulike faktorers ressurs/verdigrunnlag, innsats, kunnskap, rammer,
betingelser og kvalitet
”Kvalitet betyr å gjøre det riktig når ingen ser på”
Henry Ford
Dokumenthåndtering – målsetting
• Hva er målsettingen med sak-/arkivsystemet i
organisasjonen?
•Hvordan kan kan arkivleder bidra med fakta og tall fra
systemet for å sikre kvalitet i dokumenthåndteringen?
System
:o)
•Gode rutiner og løsninger for
produksjon, lagring og gjenfinning
Struktur
Menneske
Kontrollspørsmål:
Er arkivets tjenesteinnhold i tråd med målsetting
og organisasjonens behov? Går man i takt?
Hvordan avstemme dette?
• Samhandling og samspill i
organisasjonen – spille
hverandre gode
•Kompetanse, kunnskap og
opplæring
Som man spør får man svar….
• Hvem skal bruke det?
• Hva skal ligge hvor – i hvilket
system – lokale kataloger, ElWin,
Netbas?
• Lite brukervennlig
• Ustabilt – ulogiske stopp – varsler som ikke fungerer
• Ble verre med Citrix
• Manglende struktur – alt
lagres/dumpes i ”en stor
dokumentsekk ”
• Manglende struktur/sammenheng – sammenheng (er)
avhengig av manuelle operasjoner/relasjonstilknytninger
System
•Vanskelig å finne alle dokumenter i
en sak
:o(
• Vanskelig å finne tilsvarende
saker – ev. presedenssaker
• Ingen støtte for restanser avskriving, besvart/ikke besvart,
tatt til orientering, tatt til
etterretning etc.
• Ingen støtte for automatisk svar
på inngående dok – og samtidig
avskrive dokumentet
• Ingen statistikk over de ulike
enheters volum inn/ut/internt – og
saksbehandlingstid
• Ingen støtte for oppbygd
adresseregister til samarbeids/samhandlingspartnere
Struktur
• Langtidslagring – hvordan finne dok. om 5 -10 – 50 år
Det trekkes frem noe positivt – så som: versjonshåndtering
og felles base
Menneske
• Ella på tur – veldig bra
• God støtte fra dok. Senteret
• Opplæring i små grupper på
lokasjon/egen PC foretrekkes
En evig søken etter forbedring og
kvalitetsheving….
Suksess
Fiasko
Se god dokumenthåndtering som et resultat av innsats/verdi på følgende faktorer:
System, Menneske, Struktur….. SMS…
Identifisering av systemfaktorer +/-, menneskeligefaktorer +/- og strukturfaktorer +/- Hvor bør eller må man endre for å heve kvalitet?
Arkivlederrollen
– lede et godt team, ha godt system, gode rutiner og rammer
- hindre arkivanarkisme i organisasjonen
Dokumentflyt preget av lovløshet, uregjerlighet og kaos –
folk lever blant sine dokumenter uten rammer og struktur –
styrer seg selv innenfor sitt fagfelt – uten omtanke for sin
plass og funksjon i en helhet. Selskapets troverdighet som
viktig samfunnsaktør synker i takt med ansattes
individualisme.
Arkivlederrollen
1. Du er enestående!
2. Du er fantastisk!
3. Du kan arkiv – din organisasjon er heldig som
har deg!
Takk for meg!