Innhold Rutinebeskrivelser for timeføring i Konsulent 1 Prinsipper for timeføring Timeføring i Implementerings-/Leverings- og Oppgraderingsprosjekter Kurs og opplæring Timeføring på Teknisk- og Tilpasningsoppdrag Timeføring på Funksjonelle konsulentoppdrag Timeføring på Salgsaktiviteter Timeføring for arbeid utført for andre avdelinger Timeføring på Internaktiviteter 2 4 6 7 8 9 10 11 FAQ 14 i Rutinebeskrivelser for timeføring i Konsulent Innhold Dette dokumentet inneholder rutinebeskrivelsene for timeføring i Konsulent. Skal brukes sammen med Personalhåndboken og andre rutinebeskrivelser i Agresso AS. Rutinebeskrivelser for timeføring i Konsulent ver. 1.2 1 Prinsipper for timeføring Innledning Timeføring er en viktig del av jobben som ansatt i Konsulentavdelingen. Timeføring er dokumentasjon på hva man har jobbet med og gir grunnlag for utbetaling av lønn og bonus, fakturering av kunder, rapportering, ferieavvikling osv. Dersom det ikke er ført timer i henhold rutinebeskrivelsen er det grunn for oppfølging fra linjeleder og i enkelte tilfeller (ikke ført timer på lang tid) negativ flexisaldo som avregnes mot lønn. Viktige prinsipper Personalhåndboken gir en del retningslinjer for timeføring under kapittel 6 Retningslinjer for timeføring. Disse gjentas ikke her, men legg spesielt merke til: • • • • • • • Timelisten fra foregående uke skal være ført ferdig (dvs. komplett og med status ”Klar”) innen mandag kl. 12.00. Prosjektleder/oppdragsgiver er ansvarlig for å informere om hvilke arbeidsordre som skal brukes av konsulenten. Linjeleder er ansvarlig for oppdrag eller internprosjekt som ikke har prosjektleder/oppdragsgiver. Finnes ikke gyldig arbeidsordre må enten prosjektleder/oppdragsgiver eller linjeleder kontaktes. I prinsippet er den aller meste av tiden vår kunderettet og skal derfor føres på og betales av kunden. Er du i tvil om en time er fakturerbar eller ikke, så setter du den til fakturerbar. Det er da prosjekt- eller linjeleders (attestant) ansvar å vurdere om den skal faktureres eller ikke. Husk også at prislisten pr. konsulentkategori har tatt høyde for at en konsulent i kategori Konsulent vil bruke lengre tid på å utføre en jobb enn en konsulent i kategori Sjefskonsulent. Se også FAQ senere i rutinebeskrivelsen I Vedlikeholdsavtalene og etter hvert alt avtaleverk mellom Agresso AS og kundene skal det stå at arbeid faktureres pr. påbegynt halvtime. Dvs. at svarer du på en telefon og gir kunden relevante svar (utover ”ja, det er fint vær i dag”) så skal det i utgangspunktet føres en halvtime på det. Det er viktig at denne tekstes bra slik at kunden kjenner igjen det som blir fakturert. Husk også at tiden det tar det å koble seg opp mot en kunde er fakturerbar tid. Alternativet hadde vært å reise dit, og det er i de aller fleste tilfellene fakturerbar tid. Hvis det tar lang tid pga. problemer med å få tak i passord eller lignende, så er det ofte pga. sikkerhetskrav fra kundene selv. En konsulentdag ute hos kunden, inkludert kurs, er i utgangspunktet 8 timer fakturerbar tid. Vær nøye med teksting. Det du angir i tekstfeltet kommer på kundens faktura. Oversikt over prefiks for prosjekttyper 2 Prosjekttype Beskrivelse S… Salgs- og bidprosjekter I… Implementerings-/Leverings- og Oppgraderingsprosjekter K… Konsulentoppdrag T… Kurs/kompetanseprosjekter C… Supportprosjekter M… AMS-prosjekter EX… Partner-/søsterprosjekter SR… Produkt-/lokaliseringsprosjekter A… Internprosjekter Rutinebeskrivelser for timeføring i Konsulent ver. 1.2 Prefiksbruken er ikke 100% gjennomført. Eksempelvis finnes det salgsprosjekter (PR) som begynner på A… samt andre avvik. Hovedtyper av AO pr avdeling: Avdeling Salg Arbeidsordre AI... AI3… Levering/Kompetanse Tekniske konsulenter Kundeservice Beskrivelse Presales pr selger Spesielle aktiviteter/salgscase TI... Løpende timer FI… Fastpris CO… Endringsordre TX… Reisetid og –kostnad TZ… Feil, ikke fakturerbart TC... Løpende timer tilpasninger i prosjekter FC… Fastpris tilpasninger i prosjekter TB… Løpende timer tilpasninger FB… Fastpris tilpasninger TT… Løpende timer teknisk TS... Løpende kundeservice FS… Fastpris kundeservice Lokalisering M... R… AMS TM... Løpende AMS FM… Fastpris AMS Produkt R… AIREF. Alle Referansegrupper TE.. Løpende timer partnere/søstre FE… Fastpris partnere/søstre AI… All verdens internprosjekter Aktiviteter: Aktivitet Beskrivelse B… fakturerbar U… ikke fakturerbar, men inngår i utnyttelsesgraden N… inngår ikke i utnyttelsesgraden L… fravær Z… Møter T… kompetanseaktiviteter Rutinebeskrivelser for timeføring i Konsulent ver. 1.2 3 Timeføring i Implementerings-/Leverings- og Oppgraderingsprosjekter Innledning Denne type prosjekt eies som regel av Leveringsavdelingen (410) og har en definert prosjektleder. Kan inneholde arbeid både på løpende timer og fastpris, skilt fra hverandre med forskjellige arbeidsordre med forskjellige prefiks. Arbeidsordrestruktur for øvrig gjenspeiler som regel kontakten med kunden i forhold til hvilket nivå det skal rapporteres/følges opp på. Prosjektene starter med et prefiks I (for implementering) etterfulgt av kundenummer (med ledende nuller) og et løpenummer. Aktuelle arbeidsordre (AO) AO på I prosjekter har samme type oppbygging: Prefiks (se tabell) etterfulgt av kundenummer (med ledende nuller) og et løpenummer. Generelt i hele Agresso AS kan man si at AO som begynner på T er løpende timer og AO som begynner på F er fastpris. AO type Aktivitet Brukes når Teksting TI+knr+lnr Flere mulige, se Aktivitet Oppdrag på løpende timer, kan være funksjonelt, teknisk eller PL. Prosjektleder gir retningslinjer, ofte knyttet til aktivitet utført. Oppdrag på fastpris. Ofte er det enten installasjon på fastpris eller kurs i prosjektet. For kurs se avsnittet Kurs/kompetanseprosjekter. Prosjektleder gir retningslinjer, ofte knyttet til aktivitet utført. i neste avsnitt FI+knr+lnr Flere mulige, se Aktivitet i neste avsnitt TC+knr+lnr BCUST Tilpasninger på kunder under implementering, løpende timer. Utvikling / dokumentasjon / test / Bistand kunde FC+knr+lnr BCUST Tilpasninger på kunder under implementering, fastpris. Utvikling / dokumentasjon / test / Bistand kunde CO+knr+lnr Flere mulige, se Aktivitet Endringsmelding, dvs. tillegg til opprinnelig kontrakt. Kan være enten på løpende timer eller fastpris. Prosjektleder gir retningslinjer, ofte knyttet til aktivitet utført. i neste avsnitt TX+knr+lnr BTRAV / UTRAV Reisetid og –kost. (Vær obs på at BTRAV faktureres selv om fastprisarbeidsordre benyttes!) Dato, sted fra-til. TZ+knr+lnr Flere mulige, se Aktivitet Opprettes kun i spesielle tilfeller for å synliggjøre tidsbruk grunnet produktfeil. Prosjektleder gir retningslinjer. i neste avsnitt Kurs i implementeringsprosjekt føres som beskrevet i kapittel for Kurs og Opplæring 4 Rutinebeskrivelser for timeføring i Konsulent ver. 1.2 Aktuelle aktiviteter Det viktigste man bør kunne om bruk av aktivitetskode er å skille mellom de som begynner på B og de som ikke gjør det. Prefikset B betyr at aktiviteten er fakturerbar og skal være det man bruker i denne type prosjekter. I tillegg skal aktivitetene si noe om fasene i et prosjekt, men det er ikke alle prosjekt hvor dette er viktig. Prosjektleder skal gi retningslinjer for bruk av aktivitetskoder. Aktivitet Brukes når BPM Prosjektledelse BINST Installasjon BTRAIN Kurs og opplæring BPREP Forberedelser til kurs BBAM Analyse og design BSETUP Oppsett BVAL Test og validering BGLP Driftssetting BTRAV Betalbar reise UTRAV Ikke betalbar reise - reisetid inkludert i fastpris eller dagrate BDOC Dokumentasjon BINTCON Integrasjon/konvertering BCUST Tilpasninger UADM Ikke fakturerbar prosjekttid – skal i utgangspunktet ikke benyttes Rutinebeskrivelser for timeføring i Konsulent ver. 1.2 5 Kurs og opplæring Innledning Det finnes et prosjekt, TKURS, hvor tiden på alle Kurs- og kompetanseaktiviteter mot kunder, som ikke er en del av et Implementerings-/Leverings- eller Oppgraderingsprosjekt, skal føres. Dette prosjektet eies av Kompetansesenteret (413). For kurs som er en del av et Implementerings-/Leverings- eller Oppgraderingsprosjekt føres tiden på det aktuelle prosjektet. Aktuelle arbeidsordre (AO) Under TKURS skilles det mellom åpne kurs, bedriftsinterne kurs og annet. AO type Aktivitet Brukes når Teksting Velge i forhold til kurs BPREP Forberedelse og etterarbeid utover 2 timer etter avtale Skriv kurskode Velge i forhold til kurs BTRAIN Holde kurs 8 t + 2 timer forberedelse Skriv kurskode Åpne kurs Bedriftsinterne kurs, herunder workshops TK+knr BPREP Forberedelse og etterarbeid i form av tilpasning av kurset for kunde, se på tilbudet, fakturerbar FK+knr BTRAIN Holde kurs, 8 timer + 2 timer forberedelse eller etter avtale, fastpris TK+knr BTRAIN Holde kurs, løpende timer TK+knr BTRAV / UTRAV Reisetid og –kost. (Vær obs på at BTRAV faktureres selv om fastprisarbeidsordre benyttes!) Dato, sted fra-til Kurs i Implementerings-/Leverings- eller Oppgraderingsprosjekt TI+knr+lnr BPREP Forberedelse og etterarbeid i form av tilpasning av kurset for kunde, se på tilbudet, fakturerbar FI+knr+lnr BTRAIN Holde kurs, 8 timer + 2 timer forberedelse eller etter avtale, fastpris TI+knr+lnr BTRAIN Holde kurs løpende timer CO+knr+lnr BTRAIN Holde kurs (ekstrabestilling) Annet TKURSADM UPREP Administrasjon utenfor et prosjekt TKURSROM UPREP Drift av kursrom TKURSDOK55 UDOK Generell kursdokukmentasjon på Agresso 55 6 Rutinebeskrivelser for timeføring i Konsulent ver. 1.2 Timeføring på Teknisk- og Tilpasningsoppdrag Innledning For egne større teknisk- og tilpasningsoppdrag opprettes det prosjekt etter samme prisnipp som for Implementerings-/Leverings- og Oppgraderingsprosjekt. For mindre oppdrag brukes det egne AO. Aktuelle arbeidsordre (AO) Aktuelle AO for frittstående oppdrag. AO type Aktivitet Brukes når Teksting TT+knr+02 BTECH Fakturerbare timer. Gjelder både for support og korte konsulentoppdrag. Søk på Tekn. bistand SDEnr, dato, kontaktperson hos kunden, beskrivelse TT+knr+02 BCUST Tilpasninger med timeforbruk på max et dagsverk. Søk på Tekn. bistand SDEnr, dato, kontaktperson hos kunden, beskrivelse FS+knr+02 BSUP Kunden har supportavtale og skal ikke faktureres SDEnr (alternativt dato, kontaktperson og beskrivelse) FS+knr+02 UADM Prosjektarbeid/administrasjon som kunden ikke skal betale for, relatert til support. F.eks. i forbindelse med oppfølging av supportsaker for kunder som vil ha status/tilbakemelding. FS+knr+02 BMNT Arbeid med et innmeldt problem som viser seg å være en feil/bug. (Gjør det mulig å skille mellom jobbing mot vedlikeholdsavtalen og jobbing mot supportavtalen. ) SDEnr + beskrivelse FS+knr+02 UTRAV Reise som ikke skal faktureres kunden. (Vær obs på at BTRAV faktureres selv om fastprisarbeidsordre benyttes!) SDEnr + beskrivelse TS+knr+02 BTRAV Fakturerbar reise SDEnr + beskrivelse TB+knr+02 BCUST Tilpasninger kunder i drift (Timebasert) Utvikling / dokumentasjon / test / Bistand kunde FB+knr+02 BCUST Tilpasninger kunder i drift (Fastpris) Utvikling / dokumentasjon / test / Bistand kunde Rutinebeskrivelser for timeføring i Konsulent ver. 1.2 SDEnr (alternativt dato, kontaktperson og beskrivelse) 7 Timeføring på Funksjonelle konsulentoppdrag Innledning For mindre konsulentoppdrag som ikke er en del av Implementerings-/Leverings- eller Oppgraderingsprosjekt opprettes det egne Konsulentprosjekt pr. kunde. Prosjektene starter med et prefiks K etterfulgt av kundenummer (med ledende nuller) og 01. Aktuelle arbeidsordre (AO) De aktuelle oppdragene blir opprettet som egne AO ved henvendelse linjeleder. AO som begynner på T er løpende timer og AO som begynner på F er fastpris. 8 Rutinebeskrivelser for timeføring i Konsulent ver. 1.2 Timeføring på Salgsaktiviteter Innledning Det finnes et prosjekt, A30001, hvor tiden på salgsstøtte skal føres. Dette prosjektet eies av Salg (300). Det er veldig viktig at all tiden som medgår til salgsstøtte blir registrert fordi Agresso AS må vite hva hvor mye tid (og kostnad) det brukes i de forskjellige salgscasene. (Når kontrakt er inngått skal timer brukt til planlegging i en del tilfeller overføres til prosjektets arbeidsordre og faktureres. Det skal da føres minustid på opprinnelig arbeidsordre. A40005 – USALES benyttes for dette formålet. Ref. ) Aktuelle arbeidsordre (AO) For større salgscase opprettes det egne AO. Utover det skal tiden føres på AO tilnyttet ansvarlig selger. Prinsippet er prefikset AI + ressursnummer (initialer) selger + 01. Eksempler: AO type Brukes når Teksting AIEB01 PreSales Emma Bray Kunde, type leveranse, aktivitet AIFF01 PreSales Finn Følling Kunde, type leveranse, aktivitet AIGB01 PreSales Gunnar Brustad Kunde, type leveranse, aktivitet AIGE01 Presales Gry M.Evensen Kunde, type leveranse, aktivitet AIJAC01 PreSales Jan Arne Christensen Kunde, type leveranse, aktivitet AIKKV01 PreSales Knut Kvistad Kunde, type leveranse, aktivitet Timene sannsynligvis skal overføres til prosjektet og faktureres senere Kunde, god beskrivelse. Etc. A40005 (Benytt aktivitet USALES) Aktivitet Brukes når UDEMO Sales Demonstration - non billable (Demo inkl. forberedelser) UEXIB Exibitions UPM Project Management - Utilisation rate URFP Answer the RFP (Besvarelse av kravspek eller tilbud) UTRAV Ikke Betalbar reise Aktuelle aktiviteter Rutinebeskrivelser for timeføring i Konsulent ver. 1.2 9 Timeføring for arbeid utført for andre avdelinger Innledning I tillegg til prefiks nevnt ovenfor finnes det flere ”prosjekttyper” definert av forskjellige prefiks. Disse eies av forskjellige avdelinger. I neste avsnitt er de vanligste med de mest typiske AO’ene listet. Aktuelle prosjekt og arbeidsordre (AO) Prosjekt Type prosjekt Typiske AO Kommentar C+knr+02 Support/vedlikeholdsprosjekt pr kunde. Alle kunder skal ha et slik definert. FS+knr+02 Support fastpris (innenfor supportavtale) TS+knr+02 Support løpende timer (utenfor supportavtale) Kan også brukes på korte oppdrag hvor det ikke finnes K prosjekt M+knr+01 AMS prosjekt. Finnes på alle kunder som har avtale med AMS FM+knr+01 Fastpris (innenfor avtale) TM+knr+01 Løpende timer (utenfor avtale) EX … Søsterselskaps/partners arbeid Egne AO pr oppdrag R… Produkt/lokaliseringsprosjekter Egne AO pr oppdrag 10 Rutinebeskrivelser for timeføring i Konsulent ver. 1.2 Timeføring på Internaktiviteter Innledning Det er viktig å være nøyaktig med timer som skal faktureres kunde, men det er også viktig at interntimer føres riktig. I tekstfeltet skal det alltid spesifiseres hva tiden er brukt på. Fravær Prosjekt AO Aktivitet Kommentar (Se også utdypende kommentarer i Personalhåndboken.) AINTERN AINTERN LBLOOD Blodbussen LCHILD Barns sykdom, kan også være < 8 timer pr dag LDAD Pappapermisjon LFREE Fri – Lønnstrekk (skal være avtalt med linjeleder) LHEAL Svangersk. kontr. og akutt lege/tannlegebesøk LMAT Omsorgspermisjon LMIL Repetisjonsøvelse LSICK3 Sykdom - egenerklæring LSICKN Sykdom med legeerklæring LVAC Ferie LWELF Velferdspermisjon Brukermøte/Fagdag Prosjekt AO Aktivitet Kommentar ABRUKERM AI+koststed ABRUKERM Deltagelse brukermøte/fagdag AFORBR Forberedelse brukermøte/fagdag NTRAV Reise brukermøte/fagdag Innsalg/prosjektforberedelser Prosjekt AO Aktivitet Kommentar A40001 A40005 USALES Timer som føres her er tid bruk til innsalg/prosjektforbedredelser før kontrakt.Disse skal sannsynligvis skal overføres til prosjektet og faktureres senere. Når prosjekt opprettes, føres timer over på aktuelt prosjekt, med tilsvarende minus-timer på A40001. Rutinebeskrivelser for timeføring i Konsulent ver. 1.2 11 Kompetanse Prosjekt AO Aktivitet Kommentar A40002 AI4001 TTRAIN Planlagte kompetanseaktiviteter Levering AI4003 TTRAIN Planlagte kompetanseaktiviteter Teknisk AI4005 TTRAIN Planlagte kompetanseaktiviteter Kompetansesenteret AINTERN TTRAIN Løpende kompetanseaktiviteter /egenopplæring (må tekstes) AINTERN Andre generelle aktiviteter Prosjekt AO Aktivitet Kommentar AINTERN AINTERN UACC Hours Agresso Activity Club UCABIN Firma hytte ZBOARD Styrearbeid ZMEET Interne møter NADM Små internaktiviteter som lunch, timeføring, rydding i mail etc AINTERN AINTERN (Med mindre man er uten oppdrag eller har problemer med utstyr skal dette normalt ikke dreie seg om mer enn maks. 1 time pr. dag, og da er det greit å skrive ” Lunch, timeføring, rydding i mail etc.” i teksten. Gjelder kun når det ikke er mulig å knytte tiden til en kunde/oppdrag/forespørsel) Spesifikke for 410 Levering Prosjekt AO Aktivitet Kommentar AI41005 AI41084 UDOC Fagansvarligarbeid 410 levering AI41087 UDOC Allokering av tid PL Team (skal ikke benyttes til timeføring) AI41099 UDOC Metode – Forvaltning AI41100 UDOC Metode – AIM2 AI41090 UDOC Implementering av Prosjektstyringsverktøy 12 Rutinebeskrivelser for timeføring i Konsulent ver. 1.2 Spesifikke for 412 Teknisk Prosjekt AO Aktivitet Kommentar A41201 AI41200 UITM Installasjon/vedlikehold på interne maskiner A41201 AI41200 NADM Diverse kundesupport som du ikke greier å henføre til en bestemt kunde. Må tekstes! A41201 AI41200 UDEV Arbeid med teknisk prosjektplanlegging som enda ikke har arbeidsordre, forberede presentasjon, salgsarbeid og lignende. Timene skal i hovedsak overføres til fakturerbar arbeidsordre når denne er klar. A41201 AI41206 UDEV Arbeid med tilpasninger som enda ikke har arbeidsordre, forberede presentasjon, salgsarbeid og lignende. Timene skal i hovedsak overføres til fakturerbar arbeidsordre når denne er klar. Rutinebeskrivelser for timeføring i Konsulent ver. 1.2 13 FAQ Innledning Dette er noen av de mest stilte spørsmålene med svar: Spørsmål Svar Jeg har vært hjemme med sykt barn, men har jobbet halve dagen, hvordan fører jeg det? Før 4 timer på sykt barn (AINTERN, LCHILD) og 4 timer på de aktuelle arbeidsoppgaver. Jeg har vært hjemme med sykt barn hele dagen, men har jobbet på kvelden. Så lenge du jobber etter normal arbeidstid så kan du føre tiden du jobber på kvelden. Jeg skal sette meg ned for å føre timelista, men husker ikke hva jeg har gjort i løpet av uka. Hva gjør jeg? Du bør enten føre timer fortløpende eller notere et sted hva du gjør slik at dette ikke skjer. Hva fører jeg lunsjen på? I utgangspunktet skal det føres på kunden, i alle fall når du er ute eller når du jobber med én kunde hele dagen. Jobber du med mange korte oppdrag i løpet av en dag skal du føre tiden på AINTERN og aktivitet NADM med teksting ”Lunsj”. Jeg har brukt mye tid på svare på spørsmål fra PL og Salg, hva fører jeg da? Salg har egne AO pr selger og tiden skal føres på disse. I tillegg finnes det en egen AO for Brukermøte/Fagdag. Jeg har gjort en del faglige avklaringer med kunde vedr. et prosjekt som vurderes gjennomført. Hvor fører jeg timene? Hvis det er Salg som har initiert arbeidet, kan timer føres på Salg sine AO. Dersom det har gått direkte til din avdeling eller direkte til deg, kan AO A40005 med aktivitet USALES benyttes.Når prosjektet blir opprettet, bør timene overføres til aktuelt prosjekt og faktureres. Jeg har jobbet med ACC aktiviteter, hvilken AO finnes for det? AINTERN - UACC Jeg er verneombud, hva fører jeg det på? Måtte til og med på kurs! AINTERN – ZBOARD Jobbet en hel kveld med å finne ut hvorfor rapport A feilet hos kunde B. Det kan vel ikke føres på kunden? Jo. I utgangspunktet skal kunden dokumentere feilen. Når vi gjør den jobben for de er det betalbart arbeid. Jeg brukte mye tid på å sette meg inn i problemstillingen og måtte lære meg en del underveis. Setter derfor en del på egenopplæring. Dersom det dreier seg om ren egenopplæring er det OK. Men det å sette seg inn i kundens problemstilling er betalbart arbeid. Dessuten reflekterer timeprisen forventet tidsforbruk. En junior er forventet å bruke mer tid (fordi man ikke kan ting så godt) enn en senior. Prisen kunden betaler skal til syvende og sist bli den samme. Hvordan føres Kick Off? AINTERN, ZMEET, normalt 4 + 8 timer (dag 1 + dag 2). 14 ver. 1.2
© Copyright 2024