Utleieavtale Konsert i Lyngdal kulturhus Lyngdal Kultursenter KF Grønndokka 4, 4580 Lyngdal Org. nr 985658714 Telefon 38 33 40 44 Side 1 lyngdalkulturhus.no Generelle leievilkår for Lyngdal kulturhus 1. Lokalene kan leies ut til møtevirksomhet, private sammenkomster og konserter/ utstillinger/teater. 2. Henvendelse ang. leie og utlevering av nøkler skjer gjennom kultursenterets administrasjon. Vedkommende som kvitterer ut nøkkel er ansvarlig for å gjøre seg kjent med reglementet og brannrømmingsveier (se eget oppslag). Vedkommende har også ansvar for låsing og lukking av vinduer. Tilbakelevering av nøkler skal skje når leieavtalen opphører. 3. Lokalene og inventaret skal behandles med forsiktighet og skal forlates i den tilstand man fant det. Gulvet skal feies, stoler og bord skal settes tilbake til standardoppsett. Ved bruk av kjøkken, kokeplater, kaffetrakter og annet kjøkkenutstyr skal det vaskes opp. Personlige eiendeler skal ikke etterlates i lokalene, med mindre annet er avtalt. 4. Eventuelle skader eller mangler som oppdages ved ankomst eller som skjer under oppholdet skal meddeles kulturhusets administrasjon umiddelbart. Leierne av bygget er økonomisk ansvarlig for skader på bygg eller inventar som skyldes skjødesløs eller uvøren behandling. 5. Enkeltpersoner eller foreninger/lag som ikke overholder utleiereglementet, kan nektes leie av bygget for et bestemt tidsrom. Lyngdal Kultursenter KF vurderer dette i hvert enkelt tilfelle. 6. Lokaler som er tildelt skal kun benyttes til det tidspunkt og formål som innvilget. Ved brudd på reglementet eller under særlige vilkår kan leiekontrakten opphøre. Merknader vedrørende utleiesatser 1. Øving. Lokale og regionale lag og foreninger med scenisk virke leier lokaler gratis til øving, men betaler et depositum for utlevering av nøkler. Ved prøver foran forestillinger må det betales for lyd/lys og teknisk personell. Grupper som har krav på å leie gratis må ikke oppta rom som kan stenge for utleievirksomhet. Dette gjelder for: • revy og amatørteater • kor og korps • kulturskolen • andre forening med musikalsk og scenisk tilhørighet. 2. Møter Disse har rett til reduksjon ved leie av møterom i kulturhuset: Side 2 lyngdalkulturhus.no • • Kommunenes egen virksomhet Lokale og regionale lag og foreninger 3. Daglig leder har fullmakt fra foretakets styre til å forhandle pris i hvert enkelt tilfelle. 4. Utleiesatsene gjelder for en kveld, leie av saler ved arrangement 7 timer, møterom inntil 3 timer. For leie på dagtid, riggedag eller utover dette gjøres det spesielle avtaler. 5. I hvert enkelt tilfelle skal det skrives kontrakt som regulerer forholdet mellom utleier og leietaker. Kulturhuset tar en billettavgift på kr. 15,- pr solgte billett. Dette dekker administrasjon og bruk av systemvare. 6. Leiesatsene gjelder for et kalenderår og tas opp til vurdering ved årsskifte. UTLEIEREGLEMENT I LYNGDAL KULTURHUS Bemanning Ved arrangementer kan en fra kulturhusets administrasjon være tilgjengelig i kulturhuset. Denne personen står til leietakers disposisjon med låsing, informasjon og annen veiledning, men skal ikke pålegges bæring, rigging og vakthold. korrekt. All publisering på kulturhusets internettsider er gratis. Vakthold Vakthold og billettkontrollør er leietakers ansvar. Nødvendig ekstrapersonell kan skaffes etter avtale for leitetakers regning. Artistgarderobe Leietaker benytter fritt anvist garderobe. Etter bruk ryddes garderobene. Billettsalg Alt billettsalg skal fortrinnsvis gå igjennom kulturhuset. Kulturhuset påregner en avgift på kr 15,- per utskrevne billett. Dersom leietaker ønsker å selge billetter selv, kan dette godkjennes av kulturhuset. Det benyttes da kun billetter fra kulturhuset slik at setekapasiteten ikke overskrides. Ved eventuelle avlysning og refundering dekker leietaker billettavgiften (kr 15,-) pluss kr 5,- i administrasjonsutgifter pr. solgte billett. Lys Lystekniker og lysutstyr er ikke inkludert i leie. Lys og lysutstyr utover standard scenebelysning kan leies. Personell som skal betjene dette utstyret skal leies av kulturhuset eller godkjennes av kulturhuset. Lyd PA- anlegg og lydtekniker er ikke inkludert i leieprisen. Kulturhuset har lydutstyr for utleie i storsalen, og kan være behjelpelig med å skaffe ekstrautstyr. Lydtekniker skal leies av kulturhuset eller godkjennes av kulturhuset. Scenemannskap og bærehjelp Dette personellet er ikke inkludert i prisen. Lyngdal kulturhus kan stille med personell hvis det gis beskjed om dette i god tid i forveien. Lyngdal Kultursenter KF har arbeidsgiveransvar for personell som skaffes av kultursenteret. Utleier har ikke arbeidsgiveransvar for personell som leietaker selv har skaffet. Tono Avgift til Tono dekkes i sin helhet av leietaker, det vi si arrangøren av et hvert arrangement. Rettigheter Arrangement som krever tillatelse fra rettighetshaver, må ikke fremføres uten at disse tillatelsene er innhentet. Kulturhusets ansvar overfor rettigheter gjelder kun ved egne produksjoner. Tilleggsavtaler Kulturhuset vil alltid gjøre sitt ytterste for at et hvert arrangement og leietaker skal få best mulig service og hjelp. Tilleggsavtaler kan avtales etter at kontrakt er underskrevet, men det oppfattes ikke som kontraktsbrudd hvis ikke disse kan oppfylles. Annonsering/ markedsføring Kulturhusets aktiviteter annonseres jevnlig, leietakers arrangement kan tas med i denne annonseringen mot betaling. Annonserer leietaker på egen hånd påligger det leietaker at billetopplysninger og annen informasjon er Side 3 lyngdalkulturhus.no Ledsagerbevis Ledsagerbevis skal kunne benyttes på alle arrangementer i Lyngdal kulturhus. Renhold Leietaker har normalt ansvar for å rydde alle lokaler som har vært benyttet. Det vil si feie gulv, tømme søppel og sette på plass inventar og utstyr etter standardoppsett. Normalt renhold før og etter arrangement er inkludert i den generelle leien. Disposisjon av fribilletter Kulturhuset skal disponere opptil 10 fribilletter til hvert arrangement hvor kulturhuset er utleier. Ved et arrangement som har flere forestillinger skal opptil 6 billetter per forestilling frigis kulturhuset. Reklame- og salgsplass All reklame og oppslag i publikumsområdene skal godkjennes av kulturhuset. Leiepriser Basisleie gjelder kun leie av sal, scene og artistgarderober 7 timer ved enkeltforestilling og 11 timer ved doble forestillinger. Leie av teknisk utstyr, personell, instrumenter og lignende er spesifisert i egne prislister. Annet ansvar pålagt leietaker Leietaker er erstatningspliktig dersom skader på utstyr, inventar, personer etc. oppstår p.g.a. uforsiktighet. Brann og sikkerhet Leietaker plikter å sette seg inn i gjeldende sikkerhetsrutiner og branninstrukser for kulturhuset, og må rette seg etter pålegg gitt av husets brannvernleder. Tidsbegrenset utkobling av brannalarmanlegg skal godkjennes av husets brannvernleder, som kan fastsette kompenserende tiltak. Leietaker må påse at alle rømningsveger er åpne til enhver tid. Spesialeffekter All bruk av røykmaskin, pyroeffekter, eksplosive stoffer, etc. må avtales spesielt med kulturhuset før arrangement. Slikt utstyr skal trakteres av kvalifisert personell. Leietaker vil bli fakturert for skader og ekstra utgifter påført bygningen og personell ved bruk av spesialutstyr. Åpen varme er strengt forbudt. Kansellering All kansellering må skje skriftlig. Ved langtidsleie (3 mnd. eller mer) skal skriftlig kansellering være Lyngdal Kulturhus i hende 8 uker før arrangementet. Leietaker må belastes med 50% av leiebeløp pluss eventuelle utgifter hvis kansellering mottas etter dette tidspunktet og frem til 2 uker før arrangement. Kanselleringer senere enn to uker før forrestilling godtas ikke, og leietaker belastes for det avtalte leiebeløp pluss dokumenterte utgifter og tapt inntjeningsgrunnlag. For korttidsleie er fristen 4 uker før arrangementsdato. PRISER 4.500,+ 10% av billettsalg 2.800,+ 10% av billettsalg PRIS IDEELL/LOKAL 2.000,+ 10% av billettsalg 1.500,+ 10% av billettsalg Sal 3 og 4 (festsalene) 2.000,- 1.000,- Bordvika møterom 800,- Gratis UTSTYR PRIS KOMMERSIELL/PRIVAT PRIS IDEELL/LOKAL Lyd i sal 1 2.500,- 1.200,- Enkel lyd i sal 1 opptil 3 mikrofoner + PC-lyd 800,- 500,- Scenelys sal 1 2.000,- 1.000,- Scenelys enkelt sal 1 500,- 300,- Flygel sal 1 (avgift ved stemming) 1.800,- 1.800,- Tekniker 450,- pr time 450,- pr time AREAL Sal 1 Sal 2 PRIS KOMMERSIELL/PRIVAT Tillegg ved billettsalg: kr 15,- pr solgte billett. Komplett utstyrsliste finnes på lyngdalkulturhus.no/utleie/teknisk-utstyr Ved utstilling gjelder andre priser, ta kontakt. Side 4 lyngdalkulturhus.no REGISTRERINGSSKJEMA FOR LEIETAKER Ny leietaker Endringsmelding Leietaker Leietaker: Adresse: Postnr / sted: Epost: Telefon: Org. nr: (11 siffer) Kontonummer: Side 5 lyngdalkulturhus.no LEIEKONTRAKT Leietaker Leier sal 1 søndag 14. april 2013 for å gjennomføre konserten «Visst skal våren komme». 2 forestillinger. Denne avtalen regulerer forholdet mellom partene. Leietakers ansvar Har all kontakt med artistene og innhenter de nødvendige tillatelsene (f.eks Tonoavgift). Har ansvar for å skaffe/leie godkjent lyd- og lystekniker og sørge for at alt teknisk utstyr er på plass i henhold til artistenes krav. Utleiers ansvar Stiller med lokaler disponibelt fra tidspunkt. Står for billettsalg gjennom kulturhusets billettsystem. Bidrar med markedsføring gjennom kulturhusets program, annonser og internettsider. Billettavgift Lyngdal kulturhus fakturerer femten kroner for hver billett som selges gjennom vårt system. Dette beløpet legges inn i det endelige oppgjøret. Oppgjør Det endelige beløpet faktureres leietaker etter arrangementsdato når det endelige billettsalget er klart. Endelig fakturabeløp kan overstige prisoverslaget. Denne avtalen gjelder for en forestilling. Ved ekstraforestillinger må en ny avtale inngås. Avtalen sendes ut i to eksemplar. Vennligst returner en av delene i undertegnet stand innen XXX. Leietaker har lest og akseptert alle betingelser i avtalen. For Lyngdal Kultursenter KF, 26. april 2013 Rune Hauan For konsertarrangør, 26. april 2013 Leietaker INSTRUKS FOR LEIETAKERE VED BRANNALARM 1. Evakuer alle personer ut av lokalene. 2. Møt opp ved hovedinngang. Side 6 lyngdalkulturhus.no