“Eenhver, end og een fremmed kand nu med
Vejleedning af dette Registratur, finde hva
Document han forlanger”
Arkivar S. G. Smit ved Generalitetsarkivet på Akershus, 30. mars 1778
Arkivbeskrivelse før og nå – fundamentale
endringer eller tilpasning av en praksis?
Torkel Thime, Norsk Arkivmøte 2013
Arkivbeskrivelse
•
•
et relativt nytt begrep i norsk arkivterminologi
• en aktivitet med lange tradisjoner:
registrering/katalogisering
moderne definisjon: samle, analysere, kontrollere og gi
tilgang til informasjon om arkivenes opphavssituasjon,
struktur, form og innhold, relasjoner til andre enheter,
gjenfinning og bruk
• mer enn en tradisjonell arkivkatalog?
ISAD(G):
General International Standard Archival Description
Beskrivelse av arkivenheter (arkiv, serie, stykke, mappe, dokument) 1999
ISAAR (CPF)
International Standard Archival Authority Record
For Corporate Bodies, Persons and Families
Beskrivelse av arkivskapere (virksomheter, personer, familier) 2003
ISDF
International Standard for Describing Functions
Beskrivelse av funksjoner (virksomhetsprosesser, aktiviteter, oppgaver,
transaksjoner) 2007
Akershusregisteret 1622
Gregers Krabbe og
Mogens Høeg, kongelige
sekretærer
Vor Herres Missive
Akershus
ISAD(G)
Beskrevet av hvem
Mangler (oppdraget)
Referansekoder
depotsted
Når katalogisert
Oppbevaringssted
Omfang
Arkivskapers navn
20.8.1622
i en muret hvelving
seks kister og to skrin
Værne, Hovedøy og
Nonneseter kloster
Gavebrev, makeskifter, Sammenfattet
adkomstbrev, kgl
innhold
privilegier, pavebrev,
friheter og statutter gitt
til klostrene.
Gjennomlest, registrert, Mangler (metode)
pakket, merket og
innholdet summarisk
beskrevet
Akershusregisteret
1622
Kiste
Merket EM
Erik Munk
Sendebrev og andre
om hans private saker
ang. regnskap og
skipsladninger
ISAD(G)
Omfang
Referanse/tittel
Arkivskapers navn
Sammenfattet
innhold
Akershusregisteret 1622
En eske
Merket A
Et pergamentbrev
Provsbrev at Røkke i
Rygge sogn har gitt sin
landskyld til Værne
kloster
1491
Tre beskrivelsesnivå:
Arkiv, stykke, dokument
ISAD(G)
Omfang
Referansekode
Beskr.nivå / fyskske
karakteristika
Sammenfattet
innhold
(ekstrahering av brev
– en utdødd praksis)
Dato for arkivdanning
Hierarki
Akershusregisteret ISAD(G)
1734
Kongelige brev og
papir og
protokoller ved det
norske arkiv på
Akershus slott
Ettersett 1733-34 Når katalogisert
Kongelig befaling Mangler
19.9.1732
(oppdraget
Akershusregisteret 1734 ISAD(G)
Oppdraget: ”det saa
Mangler
kaldede Archiv udi Vor
Kiøbstad Christiania i en
meget slet tilstand skal
forfindes, saa at
Papirerne uden Orden
skal i fleng Være
henkastede, og saa vidt
endnu er befunden skal
være uden aller mindste
Registratur... Christian R”
Akershusregisteret ISAD(G)
1734
I den første reol
Oppbevaringssted
En resolusjonsTittel, omfang
protokoll
1662-1669
Dato for
arkivdanning
Akershusregisteret
ISAD(G)
1734
I kammeret over
Oppbevaringssted
kjelleren
Overhoffrettens
Tittel, omfang
papirer
1695-1722
Dato for arkivdanning
de gamle
Mangler eget felt for
Overhoffrettspapirer metode. Her
av stevninger og
begrunnes hvorfor
overblevne parters
man spesifiserer
dokumenter ... av
viktige protokoller og
ingen verdi, så som
dokumenter, men
loven befrir
bare summarisk
justissekretæren for så nevner annet.
lang tids ansvar
lagt hvert år i sine
Mangler
rubrikker fra 1695 til
1722 (om ordningsarb)
Nyhet: alfabetregister
i tillegg til den
systematiske delen.
En norm er etablert.
Beskrivelse av
arkivenheter, ikke
arkivskapere og/eller
funksjoner
Dominicus Nagel Bechs katalog 1840
ISAD(G): bevarings og kassasjonsbestemmelser
Dominicus Nagel Bechs
katalogutkast 1841
Referanse til tidligere kataloger –
et informasjonselement som
mangler i ISAD(G)
Thomle/Tarange ISAAR(CPF)
r ca 1870-80
henlagt den
Sted
østlige del af
(jurisdiksjon)
Akershus …
Bureauet
Struktur
betjentes af …
en copist
Mangler:
besørgede al
arkivdanning
korrespondanse
…
Fra 1773-1804 Funksjoner,
behandledes de virke og
norske sager … aktiviteter
oprettet ved
Eksistensperi
kgl.res. av 1723 ode, mandat
…
Det bergenske Navn
districts kontor
Administrasjons Historikk
historie
ISDF
Type enhet
Tidsperiode,
navn
Historikk
1890 (Taranger)
ISAD(G)
Beskrivelses-nivå
Anvendt
arkivsystem
Oppbevaringssted
for original
ISDF
Historikk
Formålsbeskrivelse
1929 (Sigfred Riksen)
Direktoratets
opprettelse, bakgrunn
S
I
G
F
R
E
D
R
i
k
s
e
n
1
9
2
9
Opprettelsesår, forløper, hjemmel, formål
S
I
G
F
R
E
D
R
i
k
s
e
n
1
9
2
9
Ledere, funksjoner
S
I
G
F
R
E
D
R
i
k
s
e
n
1
9
2
9
Organisasjonsstruktur
S
I
G
F
R
E
D
R
i
k
s
e
n
1
9
2
9
Ansattes utdanning og yrkeserfaring,
arkivdanning, virksomhetens
nedlegging og etterfølger
Arkivstruktur
S
I
G
F
R
E
D
R
i
k
s
e
n
1
9
2
9
S
I
G
F
R
E
D
R
i
k
s
e
n
Arkivets omfang,
kassasjoner, id,
katalogforfatter
m.v.
1
9
2
9
S
I
G
F
R
E
D
R
i
k
s
e
n
1
9
2
9
Serie: innhold, struktur
ISAD(G)
Identitetsblokk (viktige for identifisering)
Referansekoder
Tittel
Dato for arkivdanning
Beskrivelsesnivå
Omfang av det beskrevne
Kontekstområde (proveniens og opphav)
Arkivskapers navn
Administrasjonshistorie
Dato for arkivskapers virksomhet
Eierforhold
Avleverende instans
Innhold og struktur
Sammenf innholdsbeskrivelse
BK-bestemmelser
Tilvekst
Anvendt arkivsystem
Betingelser for adgang og bruk
Juridisk status
Adgangsbestemmelser
Copyright
Språk i arkivmaterialet
Fysiske karakteristika
Hjelpemidler
Relatert materiale
Oppbevaringssted for originaler
Eventuelle kopier
Besklektede deler av beskrivelser
Beslektet materiale
Publisert forskning
Anmerkninger
Hvem/når ordnet og katalogisert
ISAAR(CPF)
Identitetsbeskrivelse (entydig identifikator)
Type enhet
Autoriserte navneformer
Parallelle navneformer
Standardiserte navneformer ihht regelsett
Andre navneformer
Identifikator for virksomheter
Informasjonsområde
Eksistensperiode
Historikk
Sted (bosted, adresse, jurisdiksjon)
Rettslig status (adm. Plassering)
Funksjoner, virke og aktiviteter
Mandat, myndighetsopprinnelse
Struktur/genealogi
Generell kontekst
Relasjonsområde
Navn/identifikator for relaterte aktører
Relasjonskat.(hierarkisk, periodisk, familie, annen)
Beskrivelse av relasjon
Tidsperiode for relasjonen
Kontrollområde
Unik identifikator
Institusjonsidentifikator
Regler og/eller konvensjoner
Status
Detaljeringsgrad
Dato for beskrivelse, endring, sletting
Språk
Kilder
Vedlikeholdsmerknader
Mangler:
Forløper - etterfølger
Ansatte
Ansattes utdanning og yrkeserfaring
ISDF
Beskrivelse av identitet
Type enhet
Autoriserte navneformer
Parallelle navneformer
Andre navneformer
Klassifisering
Område for kontekst
Tidsperiode
Formålsbeskrivelse
Historikk
Hjemmel
Relasjonsområde
Autoriserte navneformer/ident.
Relasjonstype
Kategori (hierarkisk, periodisk, andre)
Beskrivelse av relasjon
Tidsperiode for relasjonen
Kontrollområde
Identifikator for funksjonsbeskrivelse
Institusjonsidentifikator
Regler og/eller konvensjoner
Status
Detaljeringsgrad (minimal, del, fullst)
Dato for beskrivelse, endring, sletting
Språk
Kilder
Vedlikeholdsmerknader
Mangler:
Forløper - etterfølger
Arkivdanning
De fleste elementer i ICA-standardene har vært i bruk lenge
Eldre praksis har viktige informasjonselementer som nå mangler
Datateknologi (f.eks. Asta) gir helt nye muligheter for gjenfinning
og datautveksling
• Krever forhåndsdefinerte informasjonselementer organisert
etter bestemte modeller
• Muliggjør at hovedelementer (arkivene, aktørene, aksesjonene,
fysiske lagringsenhetene, søkeuttrykkene) i en arkivbeskrivelse
kan behandles separat, logisk og konsekvent, for deretter å
beskrive relasjonene mellom dem og kombinere elementene
fritt
Beskrivelser i Asta ligner forts mye på tradisjonelle
arkivbeskrivelser
Arkivportalen har ikke realisert de nye mulighetene fullt ut
”Jeg verken venter eller søger nogen Belønning
eller Erstatning fra mit extra ordinaire Aarbeid og
de anvendte Bekostninger; men jeg ønsker allene
den Satisfaction, at det fremdeeles maae blive
Conserveret i den orden det nu er”
Arkivar S. G. Smit, Christiania 30. mars 1778.
Det blir det neppe …