“Eenhver, end og een fremmed kand nu med Vejleedning af dette Registratur, finde hva Document han forlanger” Arkivar S. G. Smit ved Generalitetsarkivet på Akershus, 30. mars 1778 Arkivbeskrivelse før og nå – fundamentale endringer eller tilpasning av en praksis? Torkel Thime, Norsk Arkivmøte 2013 Arkivbeskrivelse • • et relativt nytt begrep i norsk arkivterminologi • en aktivitet med lange tradisjoner: registrering/katalogisering moderne definisjon: samle, analysere, kontrollere og gi tilgang til informasjon om arkivenes opphavssituasjon, struktur, form og innhold, relasjoner til andre enheter, gjenfinning og bruk • mer enn en tradisjonell arkivkatalog? ISAD(G): General International Standard Archival Description Beskrivelse av arkivenheter (arkiv, serie, stykke, mappe, dokument) 1999 ISAAR (CPF) International Standard Archival Authority Record For Corporate Bodies, Persons and Families Beskrivelse av arkivskapere (virksomheter, personer, familier) 2003 ISDF International Standard for Describing Functions Beskrivelse av funksjoner (virksomhetsprosesser, aktiviteter, oppgaver, transaksjoner) 2007 Akershusregisteret 1622 Gregers Krabbe og Mogens Høeg, kongelige sekretærer Vor Herres Missive Akershus ISAD(G) Beskrevet av hvem Mangler (oppdraget) Referansekoder depotsted Når katalogisert Oppbevaringssted Omfang Arkivskapers navn 20.8.1622 i en muret hvelving seks kister og to skrin Værne, Hovedøy og Nonneseter kloster Gavebrev, makeskifter, Sammenfattet adkomstbrev, kgl innhold privilegier, pavebrev, friheter og statutter gitt til klostrene. Gjennomlest, registrert, Mangler (metode) pakket, merket og innholdet summarisk beskrevet Akershusregisteret 1622 Kiste Merket EM Erik Munk Sendebrev og andre om hans private saker ang. regnskap og skipsladninger ISAD(G) Omfang Referanse/tittel Arkivskapers navn Sammenfattet innhold Akershusregisteret 1622 En eske Merket A Et pergamentbrev Provsbrev at Røkke i Rygge sogn har gitt sin landskyld til Værne kloster 1491 Tre beskrivelsesnivå: Arkiv, stykke, dokument ISAD(G) Omfang Referansekode Beskr.nivå / fyskske karakteristika Sammenfattet innhold (ekstrahering av brev – en utdødd praksis) Dato for arkivdanning Hierarki Akershusregisteret ISAD(G) 1734 Kongelige brev og papir og protokoller ved det norske arkiv på Akershus slott Ettersett 1733-34 Når katalogisert Kongelig befaling Mangler 19.9.1732 (oppdraget Akershusregisteret 1734 ISAD(G) Oppdraget: ”det saa Mangler kaldede Archiv udi Vor Kiøbstad Christiania i en meget slet tilstand skal forfindes, saa at Papirerne uden Orden skal i fleng Være henkastede, og saa vidt endnu er befunden skal være uden aller mindste Registratur... Christian R” Akershusregisteret ISAD(G) 1734 I den første reol Oppbevaringssted En resolusjonsTittel, omfang protokoll 1662-1669 Dato for arkivdanning Akershusregisteret ISAD(G) 1734 I kammeret over Oppbevaringssted kjelleren Overhoffrettens Tittel, omfang papirer 1695-1722 Dato for arkivdanning de gamle Mangler eget felt for Overhoffrettspapirer metode. Her av stevninger og begrunnes hvorfor overblevne parters man spesifiserer dokumenter ... av viktige protokoller og ingen verdi, så som dokumenter, men loven befrir bare summarisk justissekretæren for så nevner annet. lang tids ansvar lagt hvert år i sine Mangler rubrikker fra 1695 til 1722 (om ordningsarb) Nyhet: alfabetregister i tillegg til den systematiske delen. En norm er etablert. Beskrivelse av arkivenheter, ikke arkivskapere og/eller funksjoner Dominicus Nagel Bechs katalog 1840 ISAD(G): bevarings og kassasjonsbestemmelser Dominicus Nagel Bechs katalogutkast 1841 Referanse til tidligere kataloger – et informasjonselement som mangler i ISAD(G) Thomle/Tarange ISAAR(CPF) r ca 1870-80 henlagt den Sted østlige del af (jurisdiksjon) Akershus … Bureauet Struktur betjentes af … en copist Mangler: besørgede al arkivdanning korrespondanse … Fra 1773-1804 Funksjoner, behandledes de virke og norske sager … aktiviteter oprettet ved Eksistensperi kgl.res. av 1723 ode, mandat … Det bergenske Navn districts kontor Administrasjons Historikk historie ISDF Type enhet Tidsperiode, navn Historikk 1890 (Taranger) ISAD(G) Beskrivelses-nivå Anvendt arkivsystem Oppbevaringssted for original ISDF Historikk Formålsbeskrivelse 1929 (Sigfred Riksen) Direktoratets opprettelse, bakgrunn S I G F R E D R i k s e n 1 9 2 9 Opprettelsesår, forløper, hjemmel, formål S I G F R E D R i k s e n 1 9 2 9 Ledere, funksjoner S I G F R E D R i k s e n 1 9 2 9 Organisasjonsstruktur S I G F R E D R i k s e n 1 9 2 9 Ansattes utdanning og yrkeserfaring, arkivdanning, virksomhetens nedlegging og etterfølger Arkivstruktur S I G F R E D R i k s e n 1 9 2 9 S I G F R E D R i k s e n Arkivets omfang, kassasjoner, id, katalogforfatter m.v. 1 9 2 9 S I G F R E D R i k s e n 1 9 2 9 Serie: innhold, struktur ISAD(G) Identitetsblokk (viktige for identifisering) Referansekoder Tittel Dato for arkivdanning Beskrivelsesnivå Omfang av det beskrevne Kontekstområde (proveniens og opphav) Arkivskapers navn Administrasjonshistorie Dato for arkivskapers virksomhet Eierforhold Avleverende instans Innhold og struktur Sammenf innholdsbeskrivelse BK-bestemmelser Tilvekst Anvendt arkivsystem Betingelser for adgang og bruk Juridisk status Adgangsbestemmelser Copyright Språk i arkivmaterialet Fysiske karakteristika Hjelpemidler Relatert materiale Oppbevaringssted for originaler Eventuelle kopier Besklektede deler av beskrivelser Beslektet materiale Publisert forskning Anmerkninger Hvem/når ordnet og katalogisert ISAAR(CPF) Identitetsbeskrivelse (entydig identifikator) Type enhet Autoriserte navneformer Parallelle navneformer Standardiserte navneformer ihht regelsett Andre navneformer Identifikator for virksomheter Informasjonsområde Eksistensperiode Historikk Sted (bosted, adresse, jurisdiksjon) Rettslig status (adm. Plassering) Funksjoner, virke og aktiviteter Mandat, myndighetsopprinnelse Struktur/genealogi Generell kontekst Relasjonsområde Navn/identifikator for relaterte aktører Relasjonskat.(hierarkisk, periodisk, familie, annen) Beskrivelse av relasjon Tidsperiode for relasjonen Kontrollområde Unik identifikator Institusjonsidentifikator Regler og/eller konvensjoner Status Detaljeringsgrad Dato for beskrivelse, endring, sletting Språk Kilder Vedlikeholdsmerknader Mangler: Forløper - etterfølger Ansatte Ansattes utdanning og yrkeserfaring ISDF Beskrivelse av identitet Type enhet Autoriserte navneformer Parallelle navneformer Andre navneformer Klassifisering Område for kontekst Tidsperiode Formålsbeskrivelse Historikk Hjemmel Relasjonsområde Autoriserte navneformer/ident. Relasjonstype Kategori (hierarkisk, periodisk, andre) Beskrivelse av relasjon Tidsperiode for relasjonen Kontrollområde Identifikator for funksjonsbeskrivelse Institusjonsidentifikator Regler og/eller konvensjoner Status Detaljeringsgrad (minimal, del, fullst) Dato for beskrivelse, endring, sletting Språk Kilder Vedlikeholdsmerknader Mangler: Forløper - etterfølger Arkivdanning De fleste elementer i ICA-standardene har vært i bruk lenge Eldre praksis har viktige informasjonselementer som nå mangler Datateknologi (f.eks. Asta) gir helt nye muligheter for gjenfinning og datautveksling • Krever forhåndsdefinerte informasjonselementer organisert etter bestemte modeller • Muliggjør at hovedelementer (arkivene, aktørene, aksesjonene, fysiske lagringsenhetene, søkeuttrykkene) i en arkivbeskrivelse kan behandles separat, logisk og konsekvent, for deretter å beskrive relasjonene mellom dem og kombinere elementene fritt Beskrivelser i Asta ligner forts mye på tradisjonelle arkivbeskrivelser Arkivportalen har ikke realisert de nye mulighetene fullt ut ”Jeg verken venter eller søger nogen Belønning eller Erstatning fra mit extra ordinaire Aarbeid og de anvendte Bekostninger; men jeg ønsker allene den Satisfaction, at det fremdeeles maae blive Conserveret i den orden det nu er” Arkivar S. G. Smit, Christiania 30. mars 1778. Det blir det neppe …
© Copyright 2024