hvilke utfordringer gir dette for god dokumentfangst?

Brukerdeltakelse i sosiale
medier: hvilke utfordringer
gir dette
for god
dokumentfangst?
Øystein Sæbø
Senter for eForvaltning
Universitet i Agder
”Demokratisk kontroll og
engasjement i
samfunnsutviklingen krever en åpen forvaltning
som gir innsyn, som deler kunnskapen sin med
andre og som lytter til synspunktene fra de som
blir påvirket av avgjørelsene”
2
Sosiale medier
Sosiale medier
•
” Internet-baserte teknologier som tillater brukere å lage,
endre, evaluere og linke til eget eller andres innhold”
•
Teknologi
•
Informasjon
•
Sosial nytte
4
Sosiale medier i offentlig sektor
•
Markedsføring
•
Deltakelse og engasjement
•
Krisehåndtering
5
Sosiale medier i offentlig forvaltning:
Sosiale medier
Offentlig forvaltning
•
Rask og spontan
•
Sindig og reflektert
•
Flyktig
•
Sporbarhet
•
Forgjengelig
•
Mulig å bevare
•
Separate innspill
•
Hierarkisk behandling
•
Tverrgående emner
•
Etatvis forvaltning
•
”Venner” og ”følgere”
•
Myndighetsutøvere
•
Lett å endre og slette
•
Krav til dokumentert ekthet
•
Selvdefinert ”privacy”
•
Lovregulert innsyn og skjerming
Drammen kommune presentasjon Fagforbundets arkivkonferanse
6
Digitalisering og bruk av sosiale
medier i offentlig sektor
Prinsipper offentlig kommunikasjon
•
Åpenhet
•
Medvirkning
•
Nå alle
•
Aktiv
•
Helhet
Difi: Hvordan vurdere bruk av Sosiale medier?
•
Formål, Målgrupper
•
Hvilke kanaler kan benyttes?
•
Brukermedvirkning, høringer og borgermakt
•
Personvern og datasikkerhet
•
Privat eller profesjonell?
•
Lover og regler
•
Arkiv og journalføring
Kontekst
Har kommunen
andre dokumenter
som utfyller
retningslinjene?
Fokuserer
kommunen på
tekst, språk,
kommunikasjon og
forankring?
Retningslinjer for bruk av sosiale medier
Kommunens tilstedeværelse
i sosiale medier



Mål, strategi og ledelse
Etikette
Daglig drift, oppfølging og
innhold
Ansattes private bruk av
sosiale medier


«I forhold til jobben din bør
du spesielt huske på å …»
«Ved generell bruk av sosiale
medier bør du …»
Er kommunen selv
tilstede i sosiale
medier?
Ser kommunen et
behov for å gi de
ansatte råd om
privat bruk?
Juridiske forpliktelser
Hvilke utfordringer gir dette for god
dokumentfangst?
Dokumenthåndtering eller arkivdanning?
Dokumenthåndtering
Arkivdanning
Tillater endringer, ingen endelig
versjonskontroll
Hindre endring, versjonskontroll
Eier kan slette
Hindre sletting
Noe kontroll over oppbevaring
Rigorøs kontroll
Kan være struktur på lagring, brukerstyrt
Rigorøs arkivstruktur
Støtte daglig drift og dynamikk
Troverdig arkiv
12
Kapittel 4 Innledning om indre og ytre kjerne
side 31 av 273
Krav beskrevet i Noark 5 komplett er krav som mer har sin bakgrunn i god bruk (sett i forhold
til journalføring og arkivering), samt rutine- og prosessbaserte krav til det aktuelle fagsystemet
enn krav basert i konkret arkivrelatert lov- og regelverk.
I de etterfølgende kapitlene ligger det
krav til bruken av eksterne valgfrie
løsninger som naturlig inngår som en
del av en komplett Noark 5
arkivløsning.
De kravsatte systemene/modulene som
inngår i Noark 5 komplett er system
for:
o saksbehandling
o e-post
o møte- og utvalgsbehandling
o logging og sporing
o sikkerhet og tilgang
o statistikk og rapportering
o brukeradministrasjon
<Noark 5>
13
Dette er utvidede krav i forhold til Noark 5 indre og ytre kjerne og vil være mer føringer enn
Big, Open data
Offentlig informasjon skal tillate gjenbruk fra aktører også utenfor den
sammenhengen hvor de i utgangspunktet ble opprettet
•Dokumentfaser
•
Event
•
Dokumentering
•
Risk
•
Samfunnsmessig utnyttelse
14
Utfordringer for arkivering fra sosiale medier
•
Hva er informasjon, kommunikasjon og saksbehandling
•
Formell vs Uformell samtale
•
Offentlig vs privat
•
Ressurssituasjon
•
Datafangst og teknisk oppsett
•
Når sette strek
15
Utfordringer for dokumenthåndtering i møte med sosiale
medier
1.
Hvordan lagre data kjennetegnet av:
1.
Pågående interaksjon
2.
Individuell, samfunnsmessig og forvaltningsmessig sammenheng
2.
Hvordan lagre og håndtere slike data for allmenn åpen utnyttelse?
3.
Hvordan sikre universell utforming og tilgang for alle?
4.
Hvordan forholde seg til datalagringsavtaler?
5.
Hvordan lagre og gjenbruke informasjon kjennetegnet av multimodale
uttrykk?
6.
Hvem ”eier” data fra sosiale medier?
16
Takk for oppmerksomheten!
Øystein Sæbø
University of Agder
[email protected]