ADRA MATCH ACCOUNTS HURTIGGUIDE AdraMatch l hurtigguide www.adramatch.com INNHOLDSFORTEGNELSE BRUKE DENNE GUIDEN..............................................................................................................4 FORBEREDELSER............................................................................................................................5 OPPRETTE DEN FØRSTE KONTOGRUPPEN......................................................6 VELKOMMEN...........................................................................................................................................7 REDIGERE KONTOER OG KONTOGRUPPER......................................................8 IMPORTERE FILER...........................................................................................................................11 FILER OG MAPPER..........................................................................................................................12 REGLER FOR AUTOMATISK AVSTEMMING.........................................................13 NØKKELFUNKSJONER – DAGLIGE OPPGAVER...........................................16 IMPORT..........................................................................................................................................................17 AUTOMATISK (AVSTEMMING).............................................................................................19 MANUELL (AVSTEMMING).......................................................................................................20 RAPPORTER............................................................................................................................................24 GJØRE OM IMPORT .......................................................................................................................25 MANUELL REGISTRERING......................................................................................................27 REGLER FOR MAL............................................................................................................................28 2 AdraMatch l hurtigguide www.adramatch.com OPPHAVSRETTER Opphavsrett 2013 Adra Match. Alle rettigheter forbeholdt. Informasjonen i dette dokumentet kan endres uten varsel. Programvaren som er beskrevet i dette dokumentet er underlagt en lisensavtale. Programvaren kan kun brukes eller kopieres i henhold til betingelsene i disse avtalene. Ingen deler av denne publikasjonen kan reproduseres, lagres i et arkivsystem eller overføres i noen form, verken elektronisk eller mekanisk, inkludert fotokopiering eller registrering, til noe annet formål enn kjøperens personlige bruk, uten skriftlig tillatelse fra Adra Match. Adra Match AS Besøksadresse: Schweigaards gate 28 0191 Oslo Norge Postadresse: Postboks 9166 Grønland 0134 Oslo Norge +47 21 30 00 00 http://www.adramatch.com 3 AdraMatch l hurtigguide www.adramatch.com BRUKE DENNE GUIDEN HVEM ER DENNE GUIDEN FOR? Hurtigguiden er for å gi de som bruker Adra Match Accounts en rask oversikt over de vanlige funksjonene i Adra Match Accounts. Denne guiden beskriver de funksjonene som blir brukt oftest i Adra Match Accounts. Den er hovedsakelig tilpasset vanlige brukere og superbrukere. Dokumentet dekker ikke vedlikehold av brukere og klienter eller generering av rapporter. Du finner mer detaljert informasjon i bruksanvisningen til Adra Match Accounts. DETTE DEKKES AV GUIDEN Denne guiden hjelper deg med: >> Å forstå vanlige funksjoner i Adra Match Accounts >> Å bruke Adra Match Accounts 4 AdraMatch l hurtigguide www.adramatch.com FORBEREDELSER OPPRETTE EN KONTOUTSKRIFT FRA ERP Eksport av en utskrift fra kontosystemet (kalt «ERP») til en tekstfil som inneholder kontoene du vil avstemme. Dette gjøres vanligvis via en rapport- eller eksport-funksjon i ERP-systemet. >> Opprett en mappe på en nettverksstasjon hvor du kan lagre filer. F.eks. G: \ AdraMatchAccounts \ Import \ Regnskap >> Lag en sikkerhetskopi-mappe for Adra Match Accounts og flytt de importerte filene. F.eks. G: \ AdraMatchAccounts \ Import \ Regnskap \ Arkiv Excel-filer kan brukes hvis de lagres som tabulatordelte tekstfiler eller kommadelte tekstfiler (CSV). Du kan også bruke importveiviseren til å importere filer ra Excel. EKSPORTERE / LASTE NED FRA KONTOUTSKRIFT FRA BANKEN Ta kontakt med banken for å få informasjon om hvordan man gjør dette. Mange banker tilbyr denne tjenesten via nettbank. Filene må være i kommadelt format (CSV), tekstformat (TXT) eller et annet bankspesifikt format. >> Opprett en mappe på en nettverksstasjon hvor du kan lagre filer, f.eks. G: \ AdraMatchAccounts \ Import \ Bankanvn >> Lag en sikkerhetskopi-mappe for Adra Match Accounts og flytt de importerte filene. F.eks. G: \ AdraMatchAccounts \ Import \ Banknavn \ Fil 5 AdraMatch l hurtigguide www.adramatch.com PÅLOGGING LOGGE PÅ MED ENKEL PÅLOGGING Bruk Windows-godkjenning for Enkel pålogging. Du logges automatisk på når du starter Adra Match Accounts. LOGGE PÅ UTEN ENKEL PÅLOGGING Logg på med brukernavnet og passordet du har fått tilordnet. Hvis det er første gang du logger på, anbefaler vi at du endrer passordet. 6 www.adramatch.com AdraMatch l hurtigguide START-SKJERMEN Etter pålogging får du informasjon om statusen til kontoene og brukerinformasjon. Hjem (Start)skjermen Importere Automatiser Generer avstemming Manuelle rapporter avstemminger og rettelser Kontogruppedetaljer for valgt klient Velg klient Brukerdetaljer Vis Konfigurer systebruksanvismet, sikkerhetskopier, gjenopprett og administrer lisenser Utvid visning Lisensverifisering 7 www.adramatch.com AdraMatch l hurtigguide REDIGERE KONTOER OG KONTOGRUPPER Brukes til å legge til kontoer, opprette og redigere kontogrupper, legge til åpningsbalansene og åpne transaksjoner og slette alle transaksjoner eller kun avstemte transaksjoner frem til en bestemt dato. >> Velg Maintenance (vedlikehold)→ Edit Accounts / Account Groups (rediger kontoer/kontogrupper). LEGGE TIL KONTOER 1. Klikk på fanen Acccount Settings 1 (Kontoinnstillinger). 2. Klikk på New (ny) for å legge til en ny konto. 3 3. Velg avkrysningsruten Interim (forelø- 4 pig) for å aktivere avstemming mellom debet til kredit i kontoen. 4. Velg avkrysningsruten Unique (unik) hvis kontonummeret er unikt for hele oppdraget. 5. Klikk på Save (Lagre). 2 5 8 www.adramatch.com AdraMatch l hurtigguide Opprette en kontogruppe 1. Klikk på New (ny) for å opprette en ny kontogruppe. 2. I feltet Account Group (kontogruppe) 2 skriver du navnet på den nye kontogruppen. 3. I feltet Description (beskrivelse) skriver du en beskrivelse av kontogruppen. 4. Velg avkrysningsruten This is a foreign 3 currency account (dette er en konto i 4 utenlandsk valuta) hvis kontoen er i uten- 5 landsk valuta. 5. I listen Select currency (velg valuta) velger du valutatypen for kontoen. 6. Klikk på Save (lagre). Det opprettes en ny kontogruppe. 1 6 9 www.adramatch.com AdraMatch l hurtigguide Angi startbalanse Brukes til å legge til kontobalanse. Gruppekonto-balansene må være null og det bør ikke være noen åpne transaksjoner. Set Starting Balance (angi startbalanse) er aktivert når du oppretter en ny kontogruppe og tilordner kontoer til den nye kontogruppen. Klikk på knappen Set Starting Balance (angi startbalanse) for å vise vinduet New starting balance 1/2 (ny startbalanse 1/2). 1. Under Ledger (hovedbok) skriver du åpningsbalansen for måneden eller perioden du vil starte avstemmingen for. 2. Under Bank (bank) skriver du åpningsbalansen for måneden eller perioden du vil starte avstemmingen for. 3. Klikk på Finish (fullfør) hvis den totale 1 2 Ledger-balansen (hovedbok) og den totale Bank-balansen (bank) blir null eller klikk på Next (neste) for å åpne transaksjonene som utgjør forskjellen. Knappen Finish (fullfør) vises kun hvis balansene stemmer overens, 3 hvis ikke vises Next-knappen (neste). Du finner mer informasjon i «Setting Starting Balance in the Adra Match Accounts User Manual» (angi startbalanse i bruksanvisningen for Adra Match Accounts). 10 www.adramatch.com AdraMatch l hurtigguide IMPORTERE FILER Brukes til å legge til importfiler i XML-format, opprette eller endre importer og velge eksisterende importer. >> Velg Maintenance (vedlikehold) → Imports (importer). MALER FOR IMPORTER 1 1. Velg Imports (importer). 2. Velg importfilene som du vil legge til. 3. Klikk på Add (legg til). Du finner mer informasjon i «Setting Starting Balance in the Adra Match Accounts User Manual» (angi startbalanse i bruksanvisningen for Adra Match Accounts). 2 3 11 www.adramatch.com AdraMatch l hurtigguide FILER OG MAPPER Brukes til å angi banen til importfilmapper og sikkerhetskopi-mapper for valgte importer. >> Velg Maintenance (vedlikehold) → Files and folders (filer og mapper). 1. Du må bare velge Engagement Mode (forpliktelsesmodus) hvis du vil angi banen til importdata for alle klienter. 2. Fra listen Select import (velg import) velger 1 du importen som du vil angi en mappebane for. 3. Klikk i feltet Folder (mappe) for å finne 3 mappebanen for importen. 4 4. Klikk i feltet Backup Folder (sikker- 5 hetskopi-mappe) for å finne mappebanen for sikkerhetskopi-mappen. 5. Skriv inn filterkriteriene i feltet Filter 2 6 (filter). F.eks. vis kun tekstfiler (*.txt). 6. Klikk på Save (lagre). Du finner mer informasjon i «Defining Folder Locations in the Adra Match Accounts User Manual» (angi mappeplasseringer i bruksanvisningen for Adra Match Accounts). 12 www.adramatch.com AdraMatch l hurtigguide REGLER FOR AUTOMATISK AVSTEMMING ADMINISTRASJON AV AUTOMATISKE AVSTEMMINGER Brukes til å legge til, endre, prioritere eller slette avstemmingsregler for kontogrupper. Prioriter regler ved å velge prioritetsnivå fra listen. Disse reglene kan enten kopieres eller deles med andre kontogrupper. >> Velg Maintenance (vedlikehold)→ Automatic reconciliation rules (regler for automatisk avstemming). Innstillinger for automatiske avstemminger – 1 dialogboks 13 www.adramatch.com AdraMatch l hurtigguide 1 KOPIERE OG DELE REGLER 1. Fra listen Account Group (kontogruppe) velger du kontogruppen som du vil tilordne forhåndsdefinerte regler for. 2. Klikk på Add Predefined (Legg til forhåndsdefinert). 3 3. Fra listen Rule group (regelgruppe) velger du regelgruppen som du vil tilordne til valgt kontogruppe. De forhåndsdefinerte 2 4 reglene for valgt gruppe vises 4. Velg avkrysningsruten Select All (velg 5 alle) for å legge til alle reglene i regelgruppen eller velg den regelen du ønsker å tilordne kontogruppen. 5. Klikk på Copy selected rules (kopier valgte regler) hvis du vil at dette skal være en separat regel eller klikk på Share selected rules (del valgte regler) hvis du vil at Innstillinger for automatiske avstemminger – 3 dialogboks endringer som gjøres i den overordnede regelen, skal gjelde for denne regelen. 6. Klikk på OK. 14 www.adramatch.com AdraMatch l hurtigguide OPPRETTE EN AVSTEMMINGSREGEL Følgende eksempel viser en avstemmingsregel som avstemmer en kontotransaksjon mot flere 1 banktransaksjoner. 1. I feltet Name (navn) skriver du inn navnet på avstemmingsregelen. 2. I feltet Date range (datoområde) skriver 2 du 5, som betyr at bankens dato kan avvike 3 med maks. +5 dager, bortsett fra regnskapsføringstransaksjonen. 3. Velg avkrysningsruten Many items from Bank (mange elementer fra bank) for å avstemme mot flere banktransaksjoner. 4. Klikk på Save (lagre). Du finner mer informasjon om å opprette avstemmingsregler i «Setting Automatic Reconciliations in Adra Match Accounts User Manual» (angi automatiske avstemminger i 4 Innstillinger for automatiske avstemminger – 2 dialogboks bruksanvisningen for Adra Match Accounts). 15 AdraMatch l hurtigguide www.adramatch.com NØKKELFUNKSJONER – DAGLIGE OPPGAVER Adra Match Accounts har fire hovedfunksjoner, import, automatisk (automatisk avstemming), unntak (manuell avstemming) og rapporter, som er lett tilgjengelige i et fanesystem. Det er her man vanligvis utfører daglige oppgaver. PROSEDYRER (DAG, UKE OG/ELLER MÅNED) >> Last ned tekstfilen (bankutskrift) fra ERP >> Last ned tekstfilen (bankutskrift) fra Banken >> Logg på Adra Match Account >> Importer filer forretningsbanken >> Kontroller at de importerte kontoene har den samme balansen som bokføringen og banken for den importerte perioden >> Kjør de automatiske avstemmingsreglene >> Håndter avvik ved manuell justering >> Opprett rapporter om avstemte kontoer 16 www.adramatch.com AdraMatch l hurtigguide IMPORT 1 1. Klikk på fanen Import. 2. Velg et av de forhåndsimporterte formatene. 3. Legg til filer du vil importere. Filene som 2 legges til vises i en liste i panelet Select files to import (velg filer som skal importeres). Du kan velge flere filer. 4. Klikk på Import for å starte importen. Veiviserfunksjonen or import brukes til midlertidige importer og for å opprette nye importmaler. Du finner mer informasjon under Importing a File (importere fil) i bruksanvisningen for Adra 4 3 Import-fane 17 www.adramatch.com AdraMatch l hurtigguide VISE TRANSAKSJONSDETALJER Brukes til å vise opplysninger om transaksjoner og balanser etter at kontoinformasjonen er importert. 1. Skriv ut importresultatene ved behov. 2. Klikk på forstørrelsesglasset under 2 «Details»-kolonnen (detaljer) for å vise detaljene for en importert konto. 3. Klikk på Accept (godkjenn) for å godkjenne etter at du har kontrollert balansen for de importerte kontoene. 3 1 Gjenta trinnene for alle andre filer du ønsker å importere. Dialogboksen Adra Match New Balance (ny balanse) 18 www.adramatch.com AdraMatch l hurtigguide AUTOMATISK (AVSTEMMING) Brukes til å kjøre de forhåndsdefinerte avstemmingsreglene for dataene du har importert. Avstemte resultater vises etter regel og total kontogruppe. 1. Klikk på fanen Automatic (automatisk). 1 2. Velg avkrysningsboksen til kontogruppene eller individuelle avstemmingsregler. 3. Klikk på Reconcile (avstem). 2 3 Automatisk fane 19 www.adramatch.com AdraMatch l hurtigguide MANUELL (AVSTEMMING) Brukes til å administrere avvik / åpne transaksjoner og avstemte transaksjoner. Du kan sortere og filtrere åpne transaksjoner og avstemme avvik. Den kraftige søkefunksjonen kan brukes til å søke etter både åpne og avstemte elementer. OPEN-FANE (ÅPEN) 1 1. Klikk på fanen Exceptions (unntak). 2. Klikk på fanen Open (åpen). Fanen Open (åpen) vises som standard når man klikker på Unntak-fanen. 3. Velg avkrysningsrutene for elementene 2 4 3 som skal avstemmes. Når avviket mellom de valgte oppføringene er null eller innenfor toleranseområdet. 4. Klikk på Reconcile (avstem). Exceptions-fanen (unntak) – Open (åpen) 20 www.adramatch.com AdraMatch l hurtigguide RECONCILED-FANEN (AVSTEMT) 1 Brukes til å vise avstemte transaksjoner. Her kan du se detaljer om hvem, når og hvordan transaksjoner har blitt avstemt. 2 1. Klikk på fanen Exceptions (unntak). 2. Klikk på fanen Reconciled (avstemt). 3. Velg en transaksjon og klikk eventuelt på Undo (angre) for å avbryte avstemmingen 3 Exceptions-fanen (unntak) – Reconciled (avstemt) 21 www.adramatch.com AdraMatch l hurtigguide SEARCH-FANE (SØK) Du kan søke etter alle felt i avstemte eller åpne transaksjoner. 1 1. Klikk på fanen Exceptions (unntak). 2 2. Klikk på fanen Search (søk). 3. Skriv i de tilgjengelige feltene for å søke 3 etter Amount (beløp), Date (dato), Text (tekst), Reference (referanse), 4 5 Period (periode) eller etter Extra Fields (ekstrafelt). 4. Velg Open (åpen) eller Reconciled (avstemt) fra listen for å velge hvilken transaksjonstype du vil søke etter. 5. Klikk på Search (Søk) for å søke etter angitte kriterier. Transaksjoner vises Exceptions-fanen (unntak) – Search (søk) avhengig av de angitte søkekriteriene. 22 www.adramatch.com AdraMatch l hurtigguide Gjøre om en avstemming 1. Klikk på fanen Exceptions (unntak). 1 2. Velg Reconciled (avstemt) fra listen. 3. Velg avkrysningsruten for den åpne 2 transaksjonen. 4. Klikk på forstørrelsesglasset ved siden av en transaksjon or å se alle 4 oppføringene med samme oppførings-id. 5. Klikk på Undo (angre). 5 23 www.adramatch.com AdraMatch l hurtigguide RAPPORTER Brukes til å generere rapporter for visning og utskrift i én eller flere kontogrupper og klienter. Rapporten kan forhåndsvises i fem forskjellige formater: PDF, Excel, RTF, TXT og Report Viewer. VISE RAPPORTER 1 1. Klikk på fanen Reports (rapporter). 6 2. Fra listen Select Report (velg rapport) 2 velger du den typen rapport du vil vise 7 3. Velg typen som du vil generere en rapport for. 3 4. Fra listen Select an account group (velg 4 en kontogruppe) velger du kontogruppene du vil vise i rapporten. 5 5. Fra listen Select Report Format (velg rapportformat) velger du rapportformatet du 9 vil vise. Fanen Reports (rapporter) 6. Fra listen Sort on (sorter etter) velger du hvordan du vil at rapporten skal sorteres. 7. Velg avkrysningsboksen View historical data (vis historikk). 8 8. Fra listen kan du velge tidsformatet du vil vise i rapporten. 9. Klikk på Preview (forhåndsvisning). Rapporten genereres i valgt format og vises til høyre. 24 www.adramatch.com AdraMatch l hurtigguide GJØR OM IMPORT Brukes til å vise detaljer om importerte filer og angre på import av importerte og avstemte filer. Du kan bare gjøre om på filer for kontoer og klienter du har tilgang til. >> Velg Maintenance (vedlikehold)→ Undo import (angre import) Gjør om Import 25 www.adramatch.com AdraMatch l hurtigguide IMPORTERTE FILER 1 Bruk denne funksjonen til å gjøre om på avstemte og uavstemte filimporter. Unreconciled Imports (uavstemte importer) 1. Velg Unreconciled Imports (uavstemte importer) for å gjøre om på import av uavstemte filer. 2. Klikk på Details (detaljer) for å vise Reconciled Imports (avstemte importer) Reconciled Imports (avstemte importer) viser 2 3 1 filer som er importert og helt eller delvis avstemt. Velg en eller flere filer for å vise detaljer eller angre på avstemmingen. 1. Velg Reconciled imports (avstemte importer) for å angre på import av de avstemte filene. 2 2. Klikk på Undo Reconciliation (angre avstemming) for å avbryte importfilen(e). 26 www.adramatch.com AdraMatch l hurtigguide MANUELL REGISTRERING Brukes til å legge til transaksjoner i en kontogruppe manuelt. >> Velg Maintenance (vedlikehold)-> Manual Registration (manuell registrering) 1. Velg Account Group (kontogruppe). 2. Velg riktig konto. Registrer transaksjonene 1 i det øverste panelet. 2 3. Klikk på Insert (sett inn) for å legge til transaksjonen i åpne transaksjoner. Panelet under viser hvordan registrerte transaksjoner 3 påvirker balansen. Registrering 27 www.adramatch.com AdraMatch l hurtigguide REGLER FOR MALER Brukes til å opprette globale mal-regler og tilordne disse reglene til bestemte regelgrupper. >> Klikk på Maintenance (vedlikehold) > Edit auto. recon. template rules (rediger malregler for automatisk avstemming). NY REGELGRUPPE 1. I feltet Rule group (regelgruppe) klikker 1 du på New (ny). 2. I feltet Rule group name (navn på regelgruppe) skriver du navnet på regelgruppen. 3. Klikk på Save (lagre). 2 3 Rediger malregler for automatisk avstemming – Ny regelgruppe 28 www.adramatch.com AdraMatch l hurtigguide TILORDNE MALREGLER TIL EN REGELGRUPPE 1 1. Fra listen Rule Group (regelgruppe) velger du regelgruppen som du vil tilordne malregler til. 2. Klikk på Add (legg til). 3 3. Angi regelinnstillingene for malen. 4. Klikk på Save (lagre). 2 4 Rediger malregler for automatisk avstemming 29