PROTOKOLL FRA STYREMØTE I VESTFOLDMUSEENE IKS 26. SEPTEMBER 2013 Sted: Fellesadministrasjonen, Hinderveien Tid: 09:30 -13:00. Tilstede fra styret: Åse Fjellestad, Per Øyvind Riise, Gunnar Friberg, Sidsel Helliesen, Dag Børresen (ny ansattvalgt) og Ingrid Nøstberg (ny ansattvalgt). Forfall: Hans August Hanssen (har p.t. ikke varamedlem). Dessuten deltok: John Fredrik Wallace under hele møtet (referent). Hanne Bügel deltok under sakene 47-48/13 og Karianne S. Vindenes under sak 55/13 (eventuelt – IKA). Møtet ble ledet av Gunnar Friberg i Hans August Hanssens fravær. De nye styremedlemmene ble ønsket velkommen. Dagsorden og innkalling ble godkjent. 47/13 Protokoll fra styremøtet 29.08.13 Vedtak Protokollen fra styremøtet 29.08.13 godkjennes. 48/13 2. tertial 2013 Hanne Bügel gjennomgikk tertialrapporten. Det er stabilt og lavt sykefravær og ingen skader er meldt. Regnskapet pr august viser fortsatt god økonomistyring. Årsprognosen viser et 2013-resultat i balanse for IKS-et samlet (som budsjettert). Besøkstallene pr august 2013 var 12% høyere enn pr august i 2012. Selv om styret var godt fornøyd med utviklingen ble det poengtert at besøkstall alene ikke kan være målestokk på om utstillingene er vellykkede og har høy kvalitet. Styret pekte på skjevheten mellom budsjettet, som kun har med offentlige tilskudd, og regnskapet som også viser prosjekttilskuddene. Administrasjonen ble bedt om å synliggjøre prosjekttilskudd i en egen kolonne fremover. 1 Det ble igjen pekt på utfordringen med at Tønsberg kommune på kort varsel trakk ut et stort beløp fra 2013-driften. Ved årsslutt ønsker styret at Gildehallens økonomi synliggjøres i et eget delregnskap. Vedtak Styret tar Rapport 2. tertial til etterretning. 49/13 Budsjett 2014 – forslag til eierne Styret var forelagt samme budsjettforslag som ble sendt til eierne pr 1. juni - ingen endringer ble behandlet. Det innebærer bl.a. at Vestfoldmuseene budsjetterer med at Tønsberg kommune gir et tilskudd på 2012-nivå, mao at 2013-reduksjonen på ca 600.000 reverseres. Som et regionalt foretak er det svært krevende håndtere at enkeltkommuner trekker ut så store beløp. Styret pekte også på at det i driften ikke er midler til tilstrekkelig vedlikehold særlig av de store samlingene som kom fra Stiftelsen Vestfold Fylkesmuseum, bl.a. hele Vestfoldtunet i Tønsberg og Gumserød gård ved Stavern. Hva med vikingsatsningen som så mange synes å ønske? Styret konstaterer at det ikke er rom for økt vikingsatsning innenfor ordinære budsjettrammer, men styret har fortsatt håp om at søknadene til hhv Kulturdepartementet, Vestfold fylkeskommune og Horten kommune skal gi mer midler til dette. Bl.a i relasjon til Tønsbergs kutt og ønsket om å kunne prioritere (ref vikingtid) ser styret at de opprinnelige eieravtalene gir selskapet liten fleksibilitet og på sikt kan hemme en dynamisk utvikling. Vedtak 1. Styret tar fremlagte forslag til 2014-budsjett til etterretning, og støtter at det legges til grunn for endelige budsjettinnspill til eierne. 2. Styret påpeker at signalet fra Tønsberg kommune om å videreføre det store 2013-kuttet er svært bekymringsfullt, og ber Tønsberg kommune om å gi tilskudd på 2012-nivå. 50/13 Handlingsplan 2014 – forslag til eierne Planen fikk tilslutning, og kan sendes til eierne sammen med endelig budsjett. Styret ønsket for fremtiden mer detaljerte tilbakemeldinger på hvor vi står i forhold til planene, og ba om at lederne oftere får presentere seg og sitt arbeid på styremøtene. 2 Vedtak Styret tar fremlagte forslag til handlingsplaner for 2014 til etterretning, og støtter at de sendes til eierne i fbm budsjettbehandlingen for 2014. 51/13 Historiske tilskuddsmidler 2010-2012 Styret tok gjennomgangen til orientering. Fra og med 2013 registreres tilskudd på en slik måte at det blir enklere å lage slike tilskuddsoversikter. Det ble pekt på at tilskudd fra eksterne blir viktigere i fremtiden, og det ønskes en vurdering av hvordan dette kan skje. Kan f eks en ansatt få frigjort tid til å jobbe med sponsing systematisk? Vedtak Styret tar gjennomgangen av historiske tilskuddsmidler 2010-2012 til orientering. 52/13 Vikingskipskopien Gaia Styret støttet at det i løpet av vinteren gjennomføres en grundigere vurdering i samarbeid med båtlaget Gaia, og ba om en egen sak om dette i løpet av vinter/vår 2014. Hvor er fylkeskommunen i denne saken? Fylkeskommunens holdning må kartlegges. Et mindre økonomisk tilskudd til båtlaget Gaia kan håndteres administrativt. Vedtak Styret tok saken om vikingskipskopien Gaia til orientering. 53/13 Restanseliste Det ble gitt utfyllende informasjon om utbygging på Kaupang og nedsetting av en tre-parts arbeidsgruppe. Styret ba om at driftsøkonomien vurderes realistisk, og at en ny plan forelegges styret for behandling. Vedtak Restanselisten tas til orientering. 54/13 Orienteringer Det ble ikke tid til orienteringer. 3 55/13 Eventuelt Direktør hadde meldt inn drøfting av etablering av Interkommunalt arkiv (IKA) under eventuelt, og to notater var sendt ut. Det ene notatet drøftet juridiske forhold rundt en IKA-etablering, det andre var en gjennomgang av mulige tjenestetilbud, organisering og finansiering. Styret tok ikke stilling til enkeltelementer, men stilte seg bak hovedpunktene. Styret støttet at det bes om et eiermøte i sakens anledning i forkant av en ny styresak i november, og så behandling på representantskapet i desember. Åse Fjellestad Dag Børresen Ingrid Nøstberg Gunnar Friberg Per Øyvind Riise Sidsel Helliesen 4