Prosess/rutinebeskrivelse spillemiddelsøknader eksterne søkere. Nr. Fase Forklaring Frister Ansvar 1. Idefasen Søkerne er selv ansvarlig for idefasen Aller første fase. Søkerne (idrettslag, vel etc) 2. Planleggingsfasen Viktige punkt søkere må avklare: - Grunneierforhold (eie selv, eller innhente 40årig leieavtale med grunneier) - Finansiering (et prosjekt må være 100 % finansiert - inklusiv spillemidler, før det søkes) - Driftsprofil – driftsutgifter må være avsatt. - Det må avklares med Asker kommune, Plan og bygningsavdelingen om (ramme)tillatelser. For å kunne søke spillemidler må prosjektet være vedtatt i Asker kommunes (kommunestyret) Handlingsprogram. Dette vedtas i desember hvert år. Men grunnlaget må foreligge senest i juni. Prosjektet skal ha en idrettsfunksjonell forhåndsgodkjenning(FG), i henhold til krav fra Kulturdepartementet. FG skal være innhentet før bygging. Hvis ikke mistes retten til å søke spillemidler. Må være klart til 10.juni (se pkt.3). Søkerne 3. Handlingsprogrammet 4 Forhåndsgodkjenning (FG) 5 6 Konto/kontostreng opprettes Søknad om spillemidler Et sluttregnskap inklusiv alle bilag (originale) skal senere leveres for å få utbetalt eventuelle spillemidler. Integrerte prosjekter: Ved totalentrepriser skal regnskapet splittes slik at regnskapet for spillemiddelprosjektet kun viser dennes kostnader. I noen tilfeller kan splitting iht. brøk godkjennes (eksempel: Rigg og drift) Denne er digital, og alle tegninger/ dokument som var i FG er dokumentasjon i søknad. NB. Alle vedlegg det bes om i søknadsskjemaet skal legges ved. Adresse: www.idrettsanlegg.no Denne fasen kan ta tid, avhengig av hvilket prosjekt det er. Beregn minst ½ år. Senest innen 10. juni året før søknad sendes (15.januer året etter). Søkere må kontakte Asker kommune v/Idrett og Friluft. Frist 1.10. Søknad sendes Asker kommune, avdeling Idrett og Friluft, 1372 Asker. Søkerne Søkerne Se egen liste over hva en søknad om forhåndsgodkjenning skal inneholde. Før første faktura kommer i tidligfase, og til et prosjekt er ferdigstilt. Søkerne NB: Samme person skal følge et prosjekt fra a til Å. Senest innen 1.november. Søker v/Prosjektleder Til dette trengs et anleggsenhetsnummer. Dette fås ved å henvende seg til Asker kommune, v/Idrett og Friluft. Samme avdeling yter også bistand i denne prosessen. Søker må gjenta dette hvert år helt til de har fått tildelt spillemidler. Men da uten vedlegg, bortsett fra kostnadsoverslag el. sluttregnskap. 7 Kommunen sender inn spillemiddelsøknadene på vegne av søkerne Akershus fylke mottar, behandler søknadene. Og vedtar tildeling Søkere mottar brev fra fylket Anmodning om delutbetaling (85 %) av spillemidlene Kommunen har kvalitetssjekk på at søknadene er tilfredsstillende. 11 Ferdigattest 12 Sluttregnskap (se også kulepunkt nedenfor) Ferdigattest må foreligge før man kan be om sluttutbetaling av spillemidlene. Sluttregnskap på bilagsnivå utarbeides, satt opp i et tabellarisk skjema, evt. utskrift fra Agresso. 8 9 10 Søknadene sendes digitalt til Akershus Fylke innen 15.januar. Asker kommune Medio juni. Akershus Fylke Enten tildelingsbrev eller avslagsbrev August/september Akershus Fylke Når et prosjekt har fått spillemidler kan det hentes ut 85 % av dette i delutbetaling. Byggingen må være igangsatt. Søker sender brev til Asker kommune, v/Idrett og Friluft med anmodning om delutbetaling. Idrett og Friluft sender brev til Akershus fylke med anmodning om delutbetaling. Prosjektleder innhenter ferdigattest Når anlegget er ferdigstilt. Ferdigattest skal følge sluttregnskapet. Prosjektleder utarbeider og leverer Sluttregnskap + ferdigattest til Idrett og Friluft. Når regnskap og ferdigattest foreligger leveres dette til Asker kommune, v/Idrett og Friluft, som sender det til kommunens revisor. Når regnskapet er levert og det er revidert av kommunens revisor. Fortløpende. Søker utarbeider sluttregnskap som så sendes Asker kommune v/Idrett og Friluft. Idrett og Friluft kvalitetssikrer og sender det til Kommunens revisor. Asker kommune v/Idrett og Friluft 13 Revisjon av regnskapet Det finnes et eget Regnskapsskjema, se www.idrettsanlegg.no Regnskapsforskriften iht. spillemiddelordningen krever revisjon. I Asker er det Kommunerevisjonen som gjør det. 14 Anmodning om sluttutbetaling Innbetaling av spillemidlene Brev til Akershus Fylke for å få utbetalt sluttutbetaling av spillemidlene. Midlene settes på driftsbudsjettet til Idrett og Friluft, som vider utbetaler dette umiddelbart til søker. 15 Asker kommune v/Idrett og Friluft • Dette er kopi av et brev/mail til en ekstern søker, som lurte på hvordan de skulle regnskapsføre et spillemiddelprosjekt: «Hei. Vedlagt følger «Bestemmelser om tilskudd til anlegg for idrett og fysisk aktivitet» i forbindelse med spillemiddelordningen -‐ kapittelet om «Regnskap og Kontroll». Når dere har fått tildelt spillemidler så skal dere levere et sluttregnskap bilag for bilag. Dere må/bør derfor opprette en egen konto der alle ut og innbetalinger foretas, adskilt fra andre betalinger i klubben. Originalfakturaene skal også leveres sammen med regnskapet (disse får dere selvsagt igjen). Det skal også fylles ut et Regnskapsskjema, se link nedenfor. Det er kommunens revisor som reviderer prosjektet, før jeg/vi i Idrett og Friluft ber om utbetaling av spillemidlene. Her er Regnskapsskjema som skal fylles ut: http://www.google.no/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&frm=1&source=web&cd=2&ved=0CDMQFjAB&url=http%3A%2F%2Fwww.regjeringen.no%2FUpload% 2FKKD%2FIdrett%2FV-‐0080B_Regnskapsskjema_m_felt_for_mva-‐komp_2011.xls&ei=ISJJUsGCK6SC4gS364GICA&usg=AFQjCNGOHDf_GoDtRCSKZW59q-‐ JlyoBmdw Lykke til, og gratulerer med ny kunstgressbane! Med hilsen Ingrid Drivenes»