Brukerveiledning for 123klubb for Klubb administrator rollen (merk at
02.10.2011 Brukerveiledning for 123klubb for Klubb administrator rollen (merk at det også finnes en brukerveiledning for klubbadministrator med ”etablerings”-oppgaver. Denne finner du under MIN SIDE i link nederst) Innhold Introduksjon............................................................................................................................................................. 7 Et levende og oppdatert nettsted har stor verdi for klubben ............................................................................ 7 Om 123KLUBB .................................................................................................................................................. 7 Roller i klubben................................................................................................................................................... 8 Om brukerveiledningen ...................................................................................................................................... 9 Multisport ............................................................................................................................................................ 9 Språkinnstillinger i Internett Explorer/ulike nettlesere......................................................................................... 9 Pålogging/passord administrasjon........................................................................................................................ 10 Pålogging ........................................................................................................................................................... 10 Endre passord .................................................................................................................................................... 11 Utsendelse av passord til brukere .................................................................................................................... 11 Oppgaver i etableringsfasen av 123KLUBB ....................................................................................................... 12 Endre design som toppbanner/farger/skrift osv .................................................................................................. 12 MIN SIDE meny ................................................................................................................................................... 12 Godkjenne/oppdatere nye innmeldinger.......................................................................................................... 12 Legge til webassistenter eller foresattes rolle pr lag ....................................................................................... 13 Lag mal for profesjonelle nyhetsbrev .............................................................................................................. 14 Sende SMS eller mail via meldingssentralen .................................................................................................. 14 Sende SMS eller mail til klubbens lag (og lage mottakerfilter til senere bruk)........................................ 15 Opprette/endre/slette distribusjonsgrupper ................................................................................................. 16 Sende SMS eller mail til egne distribusjonsgrupper .................................................................................. 17 Sende SMS eller mail til andre klubber....................................................................................................... 17 Administrere klubbens dommere ..................................................................................................................... 17 Angi kontaktinformasjon og innholdselementer på forsiden ......................................................................... 18 Idrettsregistreringsrapport ................................................................................................................................ 19 Personalia/medlemsrapporter/foresatteoversikter ........................................................................................... 20 Angi nivåer innen en idrett ............................................................................................................................... 21 Legge inn klubbens baner og haller ................................................................................................................. 21 Laste inn historikk-resultater for adelskalender .............................................................................................. 22 ADM - PERSONER meny ................................................................................................................................... 24 Side 2/104 Legge til/endre/slette brukere........................................................................................................................... 24 Legge til profilbeskrivelse for en person (aktuelt for trenere) ....................................................................... 25 Sende SMS/mail til EN person ........................................................................................................................ 25 Gi brukere en ny systemrolle ........................................................................................................................... 25 Sette personer som inaktiv i 123KLUBB (utmelding) ................................................................................... 26 ADM - LAG meny ................................................................................................................................................ 27 Opprette/endre/slette lag ................................................................................................................................... 27 Legge til trenere/lagledere/materialforvalter ++ for et lag/gruppe ................................................................ 27 Lage beskrivelse av et lag/gruppe .................................................................................................................... 28 Inaktivere et parti/lag ........................................................................................................................................ 29 Hent eller flytt alle spillere fra et lag til et annet ............................................................................................ 29 Tilgjengeliggjør et lag i et akademi i 123proff ............................................................................................... 30 Promotere til ny sesong .................................................................................................................................... 30 ADM - SPILLERBØRS meny ............................................................................................................................. 30 ADM - ARRANGEMENT meny (inkl. online betaling) ................................................................................... 31 Aktivere online betaling med kort ............................................................................................................... 32 Opprett et arrangement ................................................................................................................................. 32 Angi hvilke deltakere som skal inviteres .................................................................................................... 38 Sende invitasjon til mulige deltakere og publiser påmeldingslink for ikke-medlemmer/inviterte.......... 41 Følg opp påmelding/betaling/bestilling til arrangementer ......................................................................... 42 Endre/sjekke deltakers bestillinger (inkl eventuelle krediteringer) ........................................................... 44 Kommuniser med deltakere mail/SMS ....................................................................................................... 46 Rapporter for excel og/eller print..................................................................................................................... 47 MVA-plikt på solgte tjenester/produkter i et arrangement?........................................................................... 47 Hvordan ser det ut for deltaker?....................................................................................................................... 48 ADM - BANETILDELING meny ....................................................................................................................... 51 Utfør/endre banetildeling = treningstider pr idrett.......................................................................................... 51 Exceleksport av bane/hallaktiviteter ................................................................................................................ 52 ADM-SPEAKER SYNK for synkronisering av kamper/tabeller mot Speaker.no ........................................... 52 Synkronisere baner og lag ................................................................................................................................ 53 Synkroniser kamper pr lag før sesongstart ...................................................................................................... 54 Side 3/104 Ny synkronisering ved omberamminger ......................................................................................................... 55 ADM - SMS meny ................................................................................................................................................ 56 Overvåke og fordele ut SMS til lagene ........................................................................................................... 56 Refill av SMS for et lag .................................................................................................................................... 56 VÅRE LAG meny................................................................................................................................................. 56 Sjekk kampresultater for våre lag .................................................................................................................... 56 KONTINGENT meny........................................................................................................................................... 56 INNHOLD meny................................................................................................................................................... 58 Krympe bilder før innlasting i web-løsningen ............................................................................................ 58 Registrer nye eller endre nyheter (INNHOLD – NYHETER)....................................................................... 58 Legg inn nyheter på klubbens forside ......................................................................................................... 58 Legge inn bilde på forsiden i nyheten ......................................................................................................... 60 Legge inn dokumentvedlegg i nyheten ....................................................................................................... 60 Endre eller slette nyheter .............................................................................................................................. 61 Legge til RSS på klubbens forside................................................................................................................... 61 Lage bildegalleri til klubbens forside og godkjenne bildearkiv fra lagsider................................................. 62 Oppbygging av Venstremeny (INNHOLD – KATEGORI) .......................................................................... 63 Legge inn innhold i venstremeny (INNHOLD – KATEGORI) .................................................................... 66 Legg inn direkte link (URL) som innhold................................................................................................... 66 Legg inn interne dokumenter som innhold ................................................................................................. 67 Legg inn bilder/flash i internt dokument ..................................................................................................... 67 Endre/slette interne dokumenter .................................................................................................................. 68 Laste opp eksterne vedlegg i interne dokumenter ...................................................................................... 68 Knytt relevante nyheter til dokumentet ....................................................................................................... 69 Legge inn forside pr. idrett i venstremeny .................................................................................................. 69 Redigere innhold på forside – område under venstre meny (INNHOLD – FORSIDE INNHOLD) .......... 70 Legge inn knapper/bilder under venstremeny............................................................................................. 70 Legge inn kildekode/html-elementer under venstremeny – eks. banetilgang pr idrett ............................ 70 Legg inn nyheter på klubbens forside ......................................................................................................... 71 Administrere filområde (INNHOLD – FILOMRÅDE) ................................................................................. 72 Laste opp/ned, endre navn, slette filer/bilder .................................................................................................. 72 Side 4/104 Flytte filer/bilder ............................................................................................................................................... 74 Endre design/farger på hjemmeside ............................................................................................................ 74 Last opp ny top-header på hjemmesiden ..................................................................................................... 75 Legg inn nytt bakgrunnsbilde ...................................................................................................................... 75 Farge- og designvalg .................................................................................................................................... 76 BRUKSLOGG meny ............................................................................................................................................ 76 Legge inn tellekode fra eksterne tellere som ”google analytics” ................................................................... 76 Sjekk status på trenernes bruk av web-løsningen ........................................................................................... 77 Sjekk status på brukernes bruk av web-løsningen .......................................................................................... 77 SPONSOR meny ................................................................................................................................................... 78 Legge til nye sponsorer .................................................................................................................................... 78 Administrere eksisterende klubbsponsorer ..................................................................................................... 78 Alternativer for visning av sponsorlogoer på hjemmesiden .......................................................................... 80 WEB SAMTYKKE meny og portrettbilder ........................................................................................................ 81 Gjennomfør fotografering av medlemmer (portrettbilder)............................................................................. 81 Last inn portrettbilder på hjemmesiden ........................................................................................................... 82 Utarbeid samtykke-tekst til brevutsendelser og web ...................................................................................... 82 Utarbeid personlige brev for utsendelse .......................................................................................................... 83 Utarbeid web-samtykkeliste ............................................................................................................................. 84 Registrering av web-samtykke ......................................................................................................................... 85 Rapporter ............................................................................................................................................................... 87 Ta ut rapport over lagets foreldre..................................................................................................................... 87 Ta ut rapport over klubbens trenere/lagledere ................................................................................................ 87 Krympe bilder før innlasting i web-løsningen .................................................................................................... 87 Via gratisprogrammet ”Fotosizer” (anbefales) ............................................................................................... 87 Via programmet ”Paint”. .................................................................................................................................. 88 Etter sesong ........................................................................................................................................................... 88 Lage diplomer ................................................................................................................................................... 88 Printe diplomer.................................................................................................................................................. 89 Vedlegg – interne rapporter 123klubb ................................................................................................................. 92 Vedlegg – Invitasjon bildetakning portrettbilder ................................................................................................ 96 Side 5/104 Vedlegg – Forslag samtykketekst i brev og web ................................................................................................ 97 Vedlegg - Banekoder ............................................................................................................................................ 98 Vedlegg – Sportskoder ......................................................................................................................................... 98 Vedlegg - Adelskalender nivåkoder lag .............................................................................................................. 99 Maler toppmeny og nyhetsbrev/invitasjoner ....................................................................................................... 99 Side 6/104 Introduksjon Et levende og oppdatert nettsted har stor verdi for klubben Et oppdatert nettsted vil ha stor verdi for klubben. En av de største utfordringene til en idrettsklubb er kommunikasjon. Et oppdatert nettsted vil lette kommunikasjonen betydelig, og vi vil oppleves som profesjonelle både av våre medlemmer, næringslivet og nærmiljøet ellers. En levende arena vil dessuten bidra til å øke engasjementet rundt klubben. Ta ansvar og utfør aktivitetene som ligger i den rollen du har i klubben! Vår ambisjon er at det skal oppdateres på DAGLIG basis, slik at det til enhver tid er relevant og oppdatert informasjon for våre lesere. Om 123KLUBB 123KLUBB er utviklet rundt rollene i en idrettsklubb. Bla. følgende funksjonalitet inngår: Medlemsregister SMS-tjeneste/meldingssentral Kontingent og fakturering Administrasjon av lag, trenere, spillere, kamper, treninger, etc. Banebestillinger og –oversikter Arrangementshåndtering inkl. online påmelding Nyheter og bildegalleri Venstremeny Statistikker/rapporter Spillerbørs Administrasjon og presentasjon av sponsorlogoer Diplomutskrifter Dynamisk generering av kapitler til årbok Portrettbilder Bildegalleri Samlekalendere (også på tvers av lag) Sponsorsamarbeid (under utvikling, fase 1 lansert) Øvelsesbibliotek med 250 fotballøvelser Treningsøkt og øktplanlegger (koblet sammen med 123proff for klubbens spillerutvikler) Treningsdagbøker for utøvere, treningsøktplanlegging med mer for trenere Side 7/104 Roller i klubben Følgende roller støttes av 123KLUBB; Klubbadministrator: En hovedrolle i løsningen. Administrasjon av medlemmer, kontingenter, meldingssentral og aktivitetskalender for alle klubbens medlemmer. Rettighet til å oppdatere design, forside, baner/treningstider, sponsorer, venstremeny, nyheter med mer) Regnskapsansvarlig: eneste rolle med tilgang til å opprette giroer og fakturere medlemmer samt fordele SMS-konti pr lag. Rollen har en del av de samme mulighetene ved medlemsregister som klubbadministrator, men i tillegg opprettelse av medlemstyper, administrasjon av hustandstilknytninger for familie. OBS kun klubbens hovedkontakt hos KX Products kan viderefordele denne rollen til andre. Koordinator: innehas ofte av trenere som er superbrukere, som med denne rollen har mulighet til å oppdatere andre lag enn sine egne. Samme funksjoner som for trener-rollen. Trener: Samme rolle benyttes også av lagledere. Full tilgang til å kommunisere og oppdatere spillerinformasjon på eget lag. Nyheter på egen lagside. Administrasjon av treninger og kamper. I tillegg funksjoner som øktplanlegger, belastningsoversikter, diplomutskrift, spillerbørser med mer. Journalist: mulighet til å publisere nyheter direkte på klubbens forside samt se klubbens trafikktall Spillerutvikler: kan lage sportsplaner for klubben, klubbens egne videoøvelser og lage treningsøkter med videoøvelser som blir tilgjengeliggjort for alle klubbens trenere. Web-assistant: mulighet til å legge andre enn trenere/lagledere inn med rettigheter på enkeltlag. Samme rettigheter som trener-rollen. Spiller: alleaktive utøvere som er registrert som spiller på et lag/gruppe i klubben får denne rollen. Kan se lagets hjemmeside, besvare spillerbørser og oppdatere sin egen idrettsprofil Registert bruker: denne får ALLE medlemmer når brukernavn/passord sendes ut. Mulighet til å endre eget passord, samtykke til etternavn/portrettbilde på internet samt endre egen personalia Støttemedlem rolle for medlemmer som ikke er aktive, men som en gjerne vil nå med kontingentsutsendelser. Flere type støttemedlemmer kan opprettes av regnskapsansvarlig for de ikke-aktive medlemmer Sponsoragent: under utvikling. En rolle for markedsansvarlig i fremtiden Turneringsansvarlig; rolle om man har 123cup i klubben – administrasjon av turneringer Foreldre kommer med egen funksjonell meny senere med eksempelvis dugnadsadministrasjon, send melding, registrer egen kompetanse, se ”familiekalender”, betale klubbavgifter/se betalingsstatus mm. P.t. kan klubbledelse eller trenere angi foresatte pr spiller som kan angis med roller som dugnadsansvarlig, økonomiansvarlig, foreldrekontakt. Dette gir i dagens løsning mulighet til å kommunisere med foreldregruppen pr rolletype samt ta ut foresatterapporter Dommer (kommer) Side 8/104 Materialforvalter (kommer) Merk at noen aktiviteter i systemet kan utføres av flere av rollene. Brukerveiledningen som følger er aktuelle for klubb-administrator, mens brukerveiledning for andre roller er lagt i egne dokumenter. Noen av oppgavene utføres kun i etableringen av 123klubb, mens andre oppgaver utføres før/i/etter sesong. Klubbadministratorer har mulighet til å gi personer roller via menyen ADM-PERSONER og via ADM-Lag for rollene trener og spiller. Om brukerveiledningen Denne brukerveiledningen er laget som et oppslagsverk med fokus på de funksjoner den enkelte rolle vanligvis behøver. Brukerveiledningen ligger online i 123KLUBB, slik at den er lett tilgjengelig og alltid i oppdatert versjon. Det tilbys supportavtaler utover ordinær brukersupport for klubbens utvalgte kontaktperson. Kontakt [email protected] for detaljer. Har ikke klubben din utvidet supportavtale, kontakter du klubbens kontaktperson for 123KLUBB. Multisport Høsten 2007 ble det lansert mulighet for å håndtere andre idretter enn fotball med funksjonaliteten. Dette er en milepæl for 123klubb. I første omgang er det lagt opp til funksjonalitet for håndball. Etter hvert vil det bli flere muligheter også for øvrige idretter – eksempelvis å legge inn stevner for turn. Andre idretter må foreløpig benytte muligheter som gis i å bygge opp venstremenyen, nyheter og eksterne linker. Dersom det er trenere som har lag både innen fotball og turn, vil alle lagene ligge listet for treneren. Brukerveiledningen er oppdatert der det er relevant å hensynta multisport. Kort oppsummert så er dette særlig under menyene Lag, Banetildeling, Våre lag og Nyheter. Følgende aktiviteter må klubbene utføre FØR dere kan nyttiggjøre dere multisport; 1. Legg inn lag/grupper og knytt til utøvere og trenere via menyen LAG 2. Legg inn baner/haller via MIN SIDE og linken ”administrere lokasjoner” 3. Send beskjed til [email protected] vedr. hvilke idretter dere har (det er mulig å knytte nyheter til ulike idretters ”aktuelt”-nyhetsside i venstremeny – se beskrivelse her) 4. Utarbeid egne ”Aktuelt”-undermenyer for ulike idrettene som beskrevet her for å få nyhetssider pr. idrett i venstremenyen Språkinnstillinger i Internett Explorer/ulike nettlesere 123klubb er testet mest for Internet Explorer 7.0, og bla. noen menyer/knapper er identifisert til å ikke fungere så bra i bla Firefox/Opera/Mac. For at menyer i linje øverst i bildet skal bli norsk tekst ved pålogging krever 123KLUBB at språk i Internett Explorer er satt til norsk. Dette kan du gjøre på følgende måte: 1. Åpne Internett Explorer nettleser 2. Velg menyen Tools (Verktøy) – internett options (internett alternativer) Side 9/104 (Norsk; Språk) 3. Klikk knappen 4. Marker Norsk i liste og klikk knappen ikke har norsk språk som alternativ i listen . Klikk evt. knappen om du 5. Klikk for å returnere til nettleseren. Åpne en ny nettleser og åpne klubben sin hjemmeside for å få menyer på norsk! Pålogging/passord administrasjon Pålogging 1. Åpne nettleser og gå til klubbens hjemmeside, eks. http://www.il-try.no 2. Logg på med ditt brukernavn og passord a. Skriv inn brukernavn i (1) b. Skriv inn passord i (2). OBS om du har glemt passord, klikk på logg-inn og linken ”Send meg passord på email”. Om du får feilmelding, forsøk å kopiere passord fra velkomstmailen for å få nøyaktig passord. Vanlig feil er at man mistolker store vs små bokstaver eller skriver bokstaven o i stedet for tallet 0. c. Trykk Enter 1 2 Du får nå opp en meny som er tilpasset din rolle i klubben. Denne menyen kan se ut som vist i figuren under: Side 10/104 OBS Dersom du har flere roller i klubben din, kan du bytte rolle i listen til høyre. Endre passord 1. Velg rollen ”registrert bruker” i liste øverst til høyre 2. Velg menyen ENDRE PASSORD 3. Angi gammelt og nytt passord og klikk Utsendelse av passord til brukere Rutinen benyttes når du skal sende passord til roller eller til utvalgte personer. Personen(e) du sender til vil få en mail inneholdende brukernavn, passord og link til nett-siden. Trenere kan selv sende ut passord/brukernavn til spillere på egne lag. Utsendelse til enkeltbrukere: 1. Velg menyen ADM-PERSONER 2. Søk etter relevant person i søkfeltene 3. Klikk på til venstre for personens navn. Ligger ikke symbolet tilgjengelig må du først registrere mailadresse til medlemmet. OBS merk at passord og brukernavn går ut automatisk ved å klikke på nøkkel-symbolet. Link til hjemmesiden går også ut i denne meldningen. Utsendelse til utvalgte roller: 4. Velg menyen MIN SIDE 5. Klikk på ikonet 6. Huk av de roller som skal ha nytt passord Side 11/104 7. Klikk på knappen OBS Det sendes kun til de personene som ikke har fått tilsendt passord/bruker tidligere. Dersom du vil sende på nytt til personer som tidligere har mottatt passord/bruker huker du av i feltet 8. Mailen går ut med avsender ”123klubb” Oppgaver i etableringsfasen av 123KLUBB Er lagt i en egen brukerveiledning for innføringsfasen. Se meny MIN SIDE og link ”etableringsveiledning” nederst til høyre om du ønsker å se på dette. Endre design som toppbanner/farger/skrift osv Er beskrevet i egen brukerveiledning for innføringsfasen. Se meny MIN SIDE og link ”etableringsveiledning” nederst til høyre om du ønsker å se på dette. MIN SIDE meny Godkjenne/oppdatere nye innmeldinger Når andre roller enn klubb-administrator registrerer nye medlemmer i klubben, må disse godkjennes av administrator. Det er derfor viktig at administrator har en rutine på å sjekke ofte i systemet om det er kommet inn nye innmeldinger som skal godkjennes. 1. Velg menyen MIN SIDE og klikk på ikonet 2. Sjekk om det ligger personer som skal innmeldes; 3. Om mangelfullt utfylt; kontakt laget som har registrert personen. LagId for relevant finner du i meny ADM-Lag ved å føre musen over editeringsknapp til venstre for laget i listen over registrerte lag. 4. Klikk linken Sjekk om du er i tvil om personen allerede er registrert (det er en god regel at man alltid gjør dette for å unngå duplikater) Side 12/104 a. Finn ut om personen allerede ligger i medlemsregisteret via oversikten over registrerte personer; b. Klikk linken Bruk denne om personen finnes allerede. OBS Merk at det her kan komme spillere som er registrert i en annen klubb pr. i dag (se felt ytterst til høyre) Dersom personen er registrert i en annen klubb, så beholder denne sitt brukernavn og passord, samtidig som en knytter seg opp mot samme generelle personinformasjon. Det skjer ingenting med data som er knyttet opp mot den andre klubben. 5. Klikk linken Opprett (spilleren vil da automatisk legge seg i laget han/hun er meldt inn i). Det er nå mulig til å editere personinformasjonen 6. For å godkjenne alle innmeldinger på en gang gjør du følgende: a. Huk av i feltet b. Klikk knappen om du godkjenner innmeldingene 7. Klikk Slett når du vet at personen finnes fra før på samme lag eller av andre grunner er en feilføring. Legge til webassistenter eller foresattes rolle pr lag Web-assistenter kan være foreldre eller spiller som får samme tilganger som treneren selv. Disse kan dermed logge seg inn på sidene og vedlikeholde informasjon om laget. OBS nå kan du også legge til foreldreroller som dugnadsansvarlig/økonomiansvarlig/foreldrekontakt pr lag. Da kan klubbadministrator ta ut rapporter samt kommunisere bare til utvalgte roller pr lag i meldingssentralen. Dette gjør du pålogget som ”koordinator” år lag, ELLER ber hver trener om å registrere foresatte og angi rollene som beskrevet i brukerveiledning for trenerrollen. 1. Velg menyen MIN SIDE og klikk på 2. Velg lag du skal endre/legge til web-assistent til ved å klikke på til venstre for laget 3. Huk av til venstre for personen du ønsker å legge inn som web-assistent (spillere eller registrerte foresatt kan ha rollen, og får da samme tilgang som en trener via trenerrollen) 4. Klikk Side 13/104 5. Huk av for de foreldre som skal ha roller for laget slik at foreldre får korrekt tilgang når foreldrerollen blir lansert i egen meny. Pr i dag blir rolleoversikten tilgjengelig for klubbledelse slik at meldinger kan sendes ut til eksempelvis ”alle foresatte som har rollen økonomiansvarlig”. 6. Klikk Lag mal for profesjonelle nyhetsbrev Vil du ha profesjonelle nyhetsbrev med klubbens profil i topp og bunn, gjør dette via rollen intranett administrator. Se eksempel på mailmal hos IL TRY: Sende SMS eller mail via meldingssentralen Side 14/104 Meldingssentralen benyttes for utsendelse av SMS og/eller e-mail. Distribusjonsgruppene kan være enten egne definerte grupper, lag i egen klubb eller andre klubber (kommer senere). Skal du bare sende en beskjed til en person, anbefales det å gjøre dette som beskrevet her. Sende SMS eller mail til klubbens lag (og lage mottakerfilter til senere bruk) Før du kan sende SMS/mail til egne lag, angir du hvilke lag og roller du ønsker å inkludere i meldingen via filter-funksjon. Merk at du også kan lagre ulike filter til senere bruk – for eksempel et filter som henter frem alle trenere på lagene fra 5 – 10 år innen idretten fotball. 1. Velg menyen MIN SIDE og klikk på ikonet 2. Klikk på tab 3. Velg idrett og evt nivå eller ferdigdefinert filter i 4. Klikk . Du kan velge så mange kriterier du vil – eks. idrett, nivå, alder, kjønn og rollene som vist i boksen under. OBS for å få opp mottakere på rollene må disse være registrert pr person i meny LAG (spiller, hovedtrener, trener, keepertrener, fysisk trener, hovedlagleder, lagleder, materialforvalter) eller pr lag pålogget som trener i meny ADM-spillere og meny ADM-oppsett (foreldrekontakt, økonomiansvarlig, dugnadsansvarlig, foreldre): om du har angitt nye filter-kriterier og ønsker 5. Skriv inn filternavn i eget felt og klikk å bruke denne kombinasjonen ved senere meldinger og/eller til arrangementer i meny Administrasjon-arrangementer. 6. Velg aktuelle lag/grupper fra listen ved å markere laget og klikke 7. Angi om meldingen skal være via SMS eller e-mail Side 15/104 8. Skriv inn meldingstekst. OBS husk at avsender blir klubbens navn og ikke deg personlig ved utsendelse av SMS. Dersom du ønsker en respons fra mottaker, så må du skrive hvem/mobilnr du ønsker respons til i meldingsteksten. 9. Klikk 10. Ta evt. bort avhuking i grønt på en eller flere av mottakerne i gruppen din dersom foreslåtte navn ikke er den riktige for meldingen din. 11. Klikk Opprette/endre/slette distribusjonsgrupper Pr. i dag må medlemmer i distribusjonsgrupper være lagt inn i klubbens persondatabase via menyen ADMPERSONER. Før du kan sende SMS eller mail til egne definerte grupper må de opprettes som beskrevet her: 1. Velg menyen MIN SIDE og ikonet 2. Klikk på tab 3. Angi relevant filter ved å skrive inn en eller flere av følgende: a. Fornavn b. Etternavn c. Adresse d. Alder e. Kjønn 4. Klikk for å få opp personer fra medlemsarkivet som passer til filteret i 5. Marker ett og ett navn og klikk eller klikk evt. dersom du ønsker alle navnene i gruppen din. Flytt evt. navn UT av gruppen igjen ved å markere navnet i feltet i midten og klikk 6. Skriv inn navn på gruppen i felt over knappen i gruppen før lagring 7. Klikk OBS du må ha minimum et navn for å lagre gruppen din. Side 16/104 8. Du kan senere editere eller slette gruppen ved å markere gruppens navn i felt helt til høyre og klikke knappene eller Sende SMS eller mail til egne distribusjonsgrupper Før du kan sende mail til egen definerte grupper må de opprettes via tab ”administrere grupper” som beskrevet her. 1. Velg menyen MIN SIDE og ikonet 2. Klikk på tab 3. Klikk på gruppe(r) i feltet ”Velg grupper” og klikk dine om ønskelig. . Du kan legge inn en, flere eller alle gruppene 4. Angi om meldingen skal gå ut som SMS eller e-mail. 5. Skriv inn meldingstekst. OBS husk at avsender blir klubbens navn og ikke deg personlig ved utsendelse av SMS. Dersom du ønsker en respons fra mottaker, så må du skrive hvem/mobilnr du ønsker respons til i meldingsteksten. 6. Klikk 7. Ta evt. bort avhuking i grønt på en eller flere av mottakerne i gruppen din 8. Klikk Sende SMS eller mail til andre klubber Funksjonalitet følger senere. Administrere klubbens dommere Administrasjon av klubbens dommere er nå mulig i link på MIN SIDE. I fase 2 skal det bli mulig: å knytte dommerne mot kategorier i forhold til nivåer de kan dømme for dommerne å angi sin generelle tilgjengelighet ukedag/klokkeslett basert på punkter over vil trenerne kunne angi fra en liste hvem som er kandidater til å dømme kampene og allokere dommer per kamp Side 17/104 sende meldinger til dommer (avklaringer, påminnelser, etc.) I Fase 3 vil det gis anledning til å håndtere elektroniske dommerkort og betalinger med mer 1. Velg menyen MIN SIDE og klikk på linken ”Dommeradministrasjon” 2. Klikk på linken ”klubbdommere” 3. Søk etter personen i SØK-feltet 4. Huk av til venstre for personens navn 5. Klikk Angi kontaktinformasjon og innholdselementer på forsiden Kontaktinformasjonen vises automatisk nederst på hjemmesiden. 1. Velg menyen MIN SIDE 2. Klikk linken 3. Skriv inn klubbens kontaktinformasjon i feltene (navn, URL hjemmeside, e-postadresse osv). Informasjonen blir lagt på forsiden og klubbens navn/adresse blir benyttet i kontingentmodulen som avsender-adresse 4. Huk av i ”benytt multisport modul” dersom klubben din har flere idretter med kamper som da vises i ulike flipper på forsiden 5. Huk av i ”horisontal meny” dersom du ønsker innholdsmeny som toppmeny og ikke venstremeny 6. Huk av om det er elementer du IKKE vil at skal vises på klubbens forside: a. Toppscorer (angir målscorere i idretten fotball for egne lag fom 13 år) b. Siste kamper (angir hvilke kamper som spilles/er spilt med resultat, kampsted, motstander osv) c. KlubbTV (viser klubbens siste filmklipp lagt inn av klubben selv). Referanseklubber plikter å ha denne modulen tilgjengelig d. Øvelser (øvelsesbibliotek med 250 videobaserte fotballøvelser). Referanseklubber plikter å ha denne modulen tilgjengelig e. Aktivitetskalender (klubbens egen oversikt over alle kamper og arrangementer). Inneholder også mulighet for påmelding via knapp om aktiviteten krever påmelding) f. Lagsideliste (liste med ALLE lag/grupper lagt inn i menyen ADM-Lag. Gir en enklere tilgang til lagsidene) Side 18/104 g. Sponsor footer (logoer/linker av innlagte sponsorer i meny SPONSOR). Kan/bør skjules om man heller velger å la sponsorer rulle i høyre kolonne rett under aktueltfeltet. 7. Huk av hvilke elementer du vil SKAL vises på klubbens forside: a. Bildegalleri (innlagte bilder av klubbledelsen og godkjente bildearkiv fra trenere. Ligger rett over samarbeidspartnere på forsiden) b. Hovednyheter i flash (10 nyeste nyhetene som har forsidebilde ruller øverst på hjemmesiden) c. Sponsorbilder rullende under aktueltfeltet i høyre kolonne. OBS sponsorer må da være lagt inn i meny ”sponsor” med bilder i maks bredde 200 pixler. 8. Velg hvor mange nyheter dere ønsker MED bilde over klubbTV og hvor mange som skal vises under klubbTV med link/ingress. Antall nyheter må være partall. Det anbefales 0 bildenyheter om klubben benytter hovednyheter i flash. 9. Reserver mot bannere om du ikke ønsker reklameannonser på hjemmesiden. Merk at du da også ikke for andel av inntekter av annonsene. Ikke aktiv pr i dag, men annonser fra 123-produkter kan forekomme i høyre kolonne. 10. Klikk Idrettsregistreringsrapport Du kan til enhver tid finne antall aktive medlemmer totalt for klubben og pr idrett via ikonet for idrettsregistrering på MIN SIDE. Antall aktive er inkludert ALLE trenere/lagledere og spillere registrert på lag/grupper via menyen ADM-LAG. 1. Klikk Side 19/104 2. Rapport som fremkommer kan benyttes til idrettsregistrering. OBS rapporten viser dagens medlemstall, og du kan velge mellom alle registrert på lag eller alle betalte iht aktive kontingenter: Personalia/medlemsrapporter/foresatteoversikter Via ikonet personaliarapport kan du hente ut alle personer i persondatabasen. Oversikten kan tas ut i cvc, excel, pdf med mer. 1. Klikk ikonet for personaliarapport 2. Velg evt øverst i bildet idrett og trenere eller utøvere dersom du vil ha kun medlemmer for en spesifikk gruppe: 3. Klikk link for foreldre om du ønsker liste på alle foresatte: Side 20/104 4. Hent ut lister i ønsket format nederst på siden: Angi nivåer innen en idrett 1. Velg menyen MIN SIDE 2. Klikk linken 3. Angi informasjon avhengig av hvilken idrett det er: a. som vist under for idretter hvor det ikke er en direkte konkurranse mot lag i andre klubber. OBS merk at du må ha et kortnavn og at dette må skrives med store bokstaver og ingen mellomrom: b. Via mail med beskrivelse av ønsket nivå i hvilken idrett til [email protected] for idretter du ikke finner i listeboksen for idretter 4. Klikk Legge inn klubbens baner og haller 1. Velg menyen MIN SIDE og linken ”administrere lokasjoner” 2. Skriv inn banens navn (bør være mest mulig lik det man bruker i kretsen), postnummer, beskrivelse og %-vis andel. Gjelder det hele banen skriver man 100%: 3. Huk av i ”kun turneringsbane” dersom banen kun er aktuell i turneringer vha 123cup og ikke skal være et treningssted for trenerne for booking Side 21/104 4. Angi del av bane dersom banen er en del av en større %vis del av samme bane. 5. Klikk 6. Klikk linken ”tilknytt idrett” for å angi hvilke idretter som skal få lov til å booke treninger og kamper på denne banen/hallen: 7. Huk av idrett(er) 8. Klikk for locId OBS Id (eksempelvis tallet 844) benyttes i intern rapporter for ”banetilgjengelighet” 9. For å endre en lokasjon klikker du på ikonet eksempel under før du klikker og endrer som ønsket øverst i skjermbildet som vist i : Laste inn historikk-resultater for adelskalender For enkelt å laste inn historiske kamper/mål pr person fra tiden FØR klubben tok i bruk 123KLUBB, gjør følgende: 1. Klikk på 2. Ta ut rapporten i excel-format via link nederst i rapporten Side 22/104 3. Lagre regnearket på din PC med et filnavn som inneholder klubbens navn 4. Oppdater regneark med kamper/mål PR nivå PR spiller i egne kolonner. Kopier evt inn ekstra linjer for spillerne for aktuelle nivåer (et nivå er for eksempel 111 som står for A-lag i fotball) Alle nivåer pr idrett finner dere i eget vedlegg på min side 5. Send regneark til [email protected] for automatisk innlasting. Side 23/104 ADM - PERSONER meny Legge til/endre/slette brukere 1. Velg menyen ADMINISTRASJON - PERSONER og steg 2-5 avhengig av om du skal endre, slå sammen, slette eller opprette ny person 2. Legge inn ny person; a. Søk først om personen allerede er registrert. Skriv ikke inn hele navnet, men eksempelvis og klikk deretter b. Skriv inn personopplysninger i feltene til høyre i bildet, samt huk av for aktuelle roller om personen skal være med å bidra i klubben (eksempelvis klubbadministrator, koordinator): OBS Noen av feltene er obligatoriske for å få lagret en ny person – sjekk c. Klikk øverst på siden etter lagring etter feilmeldinger hvor det vil komme beskjeder om hvilke felt som mangler d. Om personen skal ha tilgang til eget brukernavn/passord for å logge på hjemmesiden klikker du symbolet som sender en standardmail med link til siden samt personens brukernavn/passord e. Velg meny Administrasjon-Lag dersom personen skal være et aktivt medlem i en eller flere idretter. Se egen beskrivelse i kapittel ”Legge til trenere/lagleder/materialforvalter++ for et lag” og/eller ”Legg til spillere på et lag” f. Klikk dersom du skal legge inn flere personer 3. Endre personopplysninger; a. Klikk på til venstre for personens navn b. Skriv inn ny informasjon i relevante felter til høyre i bildet. Merk muligheten til å huke av for roller c. Klikk 4. Slå sammen personer; Side 24/104 til venstre for personens navn (målperson) a. Klikk på b. Klikk ikonet til venstre for spilleren du ønsker å overføre lag/medlemsinformasjon fra (kildeperson) c. Klikk Målpersonen overtar lag/medl info til kildeperson, og kildepersonen vil forsvinne fra medlemsbasen 5. Slette personopplysninger; a. Klikk på for å slette personen. OBS Kun mulig dersom du har lagt inn en feil person. Personer som har opparbeidet statistikk i klubben, kan ikke slettes og bør heller settes med rollen ”inaktiv” om han er utmeldt. Legge til profilbeskrivelse for en person (aktuelt for trenere) 1. Velg menyen PERSONER 2. Søk frem ønsket person ved å skrive fornavn og eller etternavn og klikke søk eller enter 3. Klikk på til venstre for personens navn 4. Skriv inn tekst i feltet ”profil” 5. Klikk 6. Innholdet vil vises i intern rapport ”Trenerne våre” Sende SMS/mail til EN person En enkel måte å sende en SMS og/eller mail til en enkelt person er å gjøre dette via PERSON-meny. Skal du sende beskjed til flere, så anbefales det å benytte Meldingssentralen som beskrevet her. 1. Velg menyen PERSONER 2. Klikk på ikonet automatisk) til venstre for personens navn (søk etter personen om han ikke kommer opp 3. Skriv inn tittel, tekst 4. Angi om meldingen skal gå ut som SMS og/eller mail 5. Klikk Gi brukere en ny systemrolle En person kan ha mange systemroller i systemet. Dersom ingen rolle aktivt blir valgt, setter personen til ”registrert bruker” som har en meget begrenset funksjonalitet (redigere personinformasjon, websamtykke). Side 25/104 MERK at du også kan angi medlemstype for ikke-aktive medlemmene. Dette gjør du via rollen Støttemedlem og evt medlemstype i avhuking under. Dette er veldig viktig å angi for nye medlemmer som ikke er aktive på lag slik at dere kan hente dem opp for fakturering. 1. Velg menyen PERSONER 2. Klikk ikonet automatisk) til venstre for ønsket medlem (søk etter personen om han ikke kommer opp 3. Huk av for de rollene du ønsker at personen skal ha i feltene til høyre. OBS trener/laglederrollen gis automatisk til systemet når personer blir lagt inn som trener for et lag i menyen LAG etterpå. OBS: regnskapsansvarlig som rolle kan kun gis av den personen i klubben som er KX Products sin hovedkontakt. 4. Klikk Sette personer som inaktiv i 123KLUBB (utmelding) En person tas ut som aktiv medlem ved å endre status på personen. Personen blir liggende i databasen, og kan hentes opp ved en senere anledning dersom han/hun senere melder seg inn igjen. Så lenge status er satt til inaktiv telles personen ikke med i medlemstallet eller tas med i kommunikasjonsmailer eller kontingenter. 1. Velg menyen PERSONER 2. Hold musen over ikonet til venstre for ønsket medlem for å sjekke om han/hun også ligger registrert som aktiv på noen lag/grupper. 3. Ta medlemmet ut fra aktuelle lag via menyen ADM-LAG dersom han/hun har meldt seg ut av hele idrettslaget. 4. 5. Klikk ikonet automatisk) til venstre for ønsket medlem (søk etter personen om han ikke kommer opp 6. Huk av rollen ”inaktiv”. OBS Om medlemmet har kontingenter utestående vil han/hun forsvinne ut av purrelister om han settes som inaktiv. Forhør deg derfor med regnskapsansvarlig før du setter status som inaktiv, og ha personen på en ”til utmelding”-liste til alle betalinger er mottatt. Ønsker du å få oversikt over alle utestående fakturaer for medlemmet, kontakt den personen/personene i klubben din som har rollen Regnskapsansvarlig i 123klubb. De kan til enhver tid gi oversikt over betalte/ikke betalte fakturer pr medlem! 7. Klikk Side 26/104 ADM - LAG meny Opprette/endre/slette lag 1. Velg menyen ADM - LAG og steg 2-4 avhengig av om du skal opprette/endre eller slette lag 2. Opprette nye lag a. Velg idrett i rullemeny b. Angi nivå i rullemeny (for eksempel A-lag). Du kan evt. opprette lag fra eksisterende lag ved å klikke på til venstre for laget c. Angi lagnummer (OBS alle lag må ha et nummer, så selv om du bare har ett lag på valgt nivå, må dette angis nummer med tallet 1. Om du ønsker en annen betegnelse enn nummer, kan det legges tekst i feltet ”alt. Navn” ) d. Klikk 3. Endre eksisterende lag a. Klikk til venstre for laget b. Endre opplysninger c. Klikk 4. Slette eksisterende lag a. Klikk til venstre for laget. OBS Dette er kun mulig for lag som er lagt inn feil, og som ikke har historikk tilknyttet (eks. spilte kamper) Legge til trenere/lagledere/materialforvalter ++ for et lag/gruppe Personen får da automatisk rollen ”trener” ved neste gangs pålogging. 1. Velg menyen ADM - LAG 2. Angi evt. sport i rullemeny om klubben har flere idretter 3. Klikk på ikonet for laget i lagoversikten 4. Skriv inn fornavn og/eller etternavn til treneren du ønsker å legge inn og klikk ENTER for å få opp aktuelle medlemmer (merk at treneren må være registrert som medlem i klubben for å kunne være trener) 5. Huk av for aktuell person til venstre for navnet Side 27/104 6. Huk av hvilke roller personen skal ha i laget. Den/de du velger vil være synlig på lagsiden til laget samt tilgjengelig når du sender melding fra meldingssentralen. Eks som vist under er Lorenzo keepertrener, Rune og Tor B. ass. trener (blir trener på lagsiden), Nina blir hovedlagleder og Tor blir hovedtrener. Merk at en person kan være både hovedtrener og materialforvalter, men det er IKKE mulig å ha mer enn en hovedtrener og en hovedlagleder og disse er derfor merket med ”button” og ikke avhuking : 7. Klikk Lage beskrivelse av et lag/gruppe 123KLUBB har ferdig definerte intern rapporter som er særlig aktuelle for idretter hvor lagene skal markedsføres for potensielle utøvere. Dette gjelder særlig for eksempel idretter som aerobic og turnpartier. For noen idretter vil det være aktuelt å lage en kort beskrivelse av hva partiet inneholder. Her er det ofte åpne partier, og da gjelder det å ”reklamere” og informere om hva som skjer på partiet og hvem det passer for. Beskrivelsene vises automatisk i egne intern rapporter for ”visuelle timeplaner”. OBS Innholdet som legges inn i lagbeskrivelsen (via klubbadm på Lag-menyen) kommer øverst i nyhetskolonnen på lagsiden til laget. 1. Velg menyen ADM - LAG Side 28/104 utenfor laget du ønsker å lage beskrivelse til 2. Klikk på 3. Klikk på teksten ”beskrivelse” øverst i vinduet 4. Legg inn både kort beskrivelse i vinduene. a. Kortbeskrivelsen vil vises i rapport ”Visuell Timeplan” (visuell ukentlig timeplan). Teksten her bør ikke være mer en 1 -2 korte setninger b. Klikk Inaktivere et parti/lag Om det skulle være behov for å gjøre et lag/parti utilgjengelig i venstremenyen i interne rapporter, så kan dere sette partiet som inaktivt. Laget løftes da heller ikke til neste sesong ved promotering. 1. Velg menyen LAG 2. Velg idrett i rullemeny 3. Klikk på 4. Huk av for inaktiver 5. Klikk Hent eller flytt alle spillere fra et lag til et annet Når alle spillere på et lag skal over til ny gruppe/lag, er dette en god funksjon å benytte. 1. Velg menyen LAG 2. Klikk til venstre for laget som spillere skal hentes til 3. Velg laget i listeboks som spillerne skal hentes fra Side 29/104 4. Huk av for henting av spillere som vist under dersom du ønsker at spillerne skal slettes fra laget det flyttes fra: 5. Klikk Tilgjengeliggjør et lag i et akademi i 123proff Kun aktuelt for klubber som benytter 123proff til sin spillerutvikling/akademi. Promotere til ny sesong Det ligger funksjonalitet som skal lette overgangen til neste sesong, og 123KLUBB utfører dette for alle klubbene. Før sesongstart vil alle lag løftes opp et nivå slik at for eksempel spillere på LG10 blir overført til LG11 i noen idretter, mens for øvrige så skifter kun sesongårstallet ved promotering. Informasjon om promotering sendes ut via mail ift. oppgaver for klubb-administratorer og trenere minimum 1 uke før promotering til klubbens hovedkontakt. ETTER promotering er det viktig at trenerne går inn og kvalitetssjekker om lagene er løftet til ny sesong på riktig måte. Noen lag vil ikke promoteres automatisk – eks. junior i fotball blir ikke løftet opp til A-lag . Forrige sesongs lag/historikk vil trenerne alltid finne i egen link til høyre via menyen VELG LAG. ADM - SPILLERBØRS meny Det anbefales IKKE å benytte denne funksjonen for nivåer under juniorlag, evt. kun for A-lag. Kort om: 1. Treneren velger hvilke kamper som skal være åpne for børs, hvem som får stemme og hvem som får se resultatene. Via menyen Spillerbørs – administrere og ikonet helt til venstre pr kamp: Side 30/104 2. Pr kamp kan trener angi regler for avstemming 3. Karakterene går fra 1 til 10 og det er mulig å legge inn kommentarer. Eks.pr spiller: 4. Resultatene kan sees ved å gå inn på Spillerbørs|Stemmegiving ETTER at dato for stemmegiving er passert. Da vil det ligge en link til ”Stemmeresultater” bak aktuell kamp når du først har valgt relevant lag i listen ADM - ARRANGEMENT meny (inkl. online betaling) Aktivitetskalenderen på klubbens forside administreres via menyen ARRANGEMENTER. Aktivitetskalenderen er et kraftfullt middel til å administrere og kommunisere klubbens aktiviteter, og inneholder også mulighet for elektronisk påmelding inkl betaling med kort (www.123booking.no). OBS online betaling med kort må aktiveres første gang i meny MIN SIDE-administrere organisasjon av klubbens hovedkontakt hos oss. Ta kontakt med [email protected] om du ikke vet hvem denne personen er i egen klubb. Grønne datoer er dager klubben har kamper, mens røde datoer er øvrige arrangementer i klubbens regi. Kamper legger seg inn automatisk når kampene legges inn av treneren. Rollene klubbadministrator og trener vil ha mulighet til å legge inn annen type arrangementer i kalenderen. Dette kan eksempelvis være familiedager, cup`er, stevner i klubbens regi. Via forsiden vil det være mulig for lesere å endre visningen slik at det enten er klubbens, lagets, personlige eller regionens arrangementer som vises. Leserne kan også endre ”scope” mellom kamper og aktiviteter. Side 31/104 Påmeldingsmail kan sendes ut via mail til inviterte, OG/ELLER via arrangements link som kan publiseres på hjemmesiden. Her er eksempel på arrangementslink: http://kxweb.no/portal/public/event/signup.do?siteId=67&eventId=6233 Aktivere online betaling med kort 1. Før noen arrangement kan benytte online betaling med kort, må klubbens hovedkontakt hos KX aktivere tjenesten. Ta kontakt med [email protected] om du vil vite hvem denne personen er for egen klubb. 2. Velg meny MIN SIDE 3. klikk link “administrere organisasjon” 4. Les gjennom “våre betingelser” i egen link. Avtalevilkår og priser finner dere her samt på www.123booking.no. 5. Huk av for om rettigheten skal gjelde bare klubbadministratorer/intranettadministratorrollen/akademileder og/eller trener/laglederrollen. Alle arrangementer i klubbens regi vil alle komme inn på FELLES oppgjørskonto for klubben, så ingen kan kanalisere penger ut av klubben. 6. Skriv inn kontonummer for klubben hvor oppgjør skal utbetales fra KX Products 7. Velg overordnet ansvarlig person fra klubbens klubbadministratorer. Start å skrive inn fornavnet, og velg riktig person fra listen. Pr arrangement vil navnet på den som opprettet arrangementet fremkomme, og dette vil vises på deltakers betalingskvittering. Se eksempel: 8. Klikk Opprett et arrangement 1. Aktiver online betaling med kort for klubben om dette ikke allerede er gjort, og dette er et arrangement med online påmelding hvor det er ønskelig med betaling fra deltakere ved påmeldingen. Eksempler kan være fotball- håndball, ishockeyskole, akademideltakelse, skirenn, klubbmesterskap, turnstevne osv. Aktiveringen må utføres av klubbens hovedkontakt i meny MIN Side 32/104 SIDE og linken “administrere organisasjon. Avtalevilkår og priser ligger tilgjengelig i samme meny samt på www.123booking.no. 2. Velg menyen ADMINISTRASJON-ARRANGEMENT. Listen til høyre viser allerede registrerte arrangementer, mens feltene til venstre benyttes for å registrere et nytt arrangement. Klikk om du skal redigere et eksisterende arrangement 3. Skriv inn tekst i tittelfeltet 4. Huk av i feltet ”regionalt” dersom du ønsker at aktiviteten skal vises i aktivitetskalenderen til andre klubber (særlig aktuelt for cup`er/stevner osv). Aktiviteten vil da også legge seg i den regionale aktivitetskalenderen på www.kxsport.no og eventuelle andre samarbeidspartnere av KX Products. Ikke aktiv p.t. 5. Skriv inn tekst i beskrivelsesfeltet. Beskrivelsesfeltet er teksten som vises for inviterte når han klikker på arrangementet i arrangementskalenderen på klubbens hjemmeside samt i mottatt mail. Dette er viktig for å markedsføre arrangementet! OBS benytt feltet “ Beskrivelse påmeldingsside” om du vil ha en annen versjon av teksten i beskrivelsesfeltet på online påmeldingsside for deltakere da dette feltet muliggjør også mellomrom osv i teksten. 6. Huk av for promotekst om du vil markedsføre arrangementet på klubbens forside i en bestemt tidsperiode. Bilde egner seg best og må ikke være bredere enn 495 pixler. 7. legg inn ekstern URL, eks. http://www.cupfinaleseminaret.no. Dette er linken hvor deltakerne kommer til dersom de klikker knappen “gå til arrangement” i utsendt mailinvitasjon 8. Velg lokasjon for arrangementet i listen eller skriv inn med fritekst. 9. Velg dato fra/til via kalender-feltene og tidspunkt fra/til i format 18:00 (med kolon). 10. Huk av for ønsket deltakerregistrering. OBS begge må velges om både inviterte og eksterne skal kunne melde seg på : a. ”Reg. påkrevd”. Et arrangement for inviterte deltakere via mail. MÅ være avhuket om påmelding skal være mulig fra utsendt mailinvitasjon. b. ”åpen for alle”. Arrangementet er åpent for alle “eksterne” gjennom publisert påmeldingslink. MÅ være avhuket om påmelding skal være mulig fra generell påmeldingslink. 11. Huk av i feltet “tillat personadministrasjon som standard” om du ønsker at hver person som registrerer seg kan melde på seg selv, men også registrere andre personer og melde på disse. Egner seg godt dersom den du sender ut invitasjon til ikke nødvendigvis er den/de som skal delta samt ved arrangementer hvor også ikke-medlemmer skal kunne melde på seg selv og/eller andre 12. Huk av “Online betaling” om deltakere skal betale for deltakelse. Skal du ikke ha online betaling, fortsett i punkt 14 13. Skriv inn en kort tekst i feltet “betalingsinformasjon”. Teksten vil legge seg til høyre for utregnet pris ved betaling. Merk at feltet innehar default tekst fra KX Products som kan endres. OBS her bør du skrive eksempelvis “refundering av innbetalt beløp skjer kun dersom arrangementet blir avlyst” eller andre regler du setter for ditt arrangement. Merk at det ikke er angrerett ved påmelding til Side 33/104 tidsbestemte ytelser – se flere detaljer i dokumentet deltakervilkår som du finner på www.123booking.no 14. Velg betalingsbekreftelse iht hvordan du ønsker at deltakerne skal få bekreftet sin deltakelse: a. Ved bestilling – Deltaker får umiddelbart bekreftet sin bestilling så lenge det er ledig kapasitet på valgt deltakertype/produkt. Betaler når det passer eller etter purring fra arrangør b. Fra arrangør – Deltaker bestiller, men må vente på bekreftelse fra arrangøren før han kan betale (krever mer oppfølging fra arrangør, og evt mailutsendelse) c. Ved online betaling – Deltaker bestiller/reserverer og må bekrefte gjennom online betaling innen 15 minutter ellers utløper bestillingen. Dette er alternativet som krever minst innsats fra arrangør. 15. Huk av hvilke obligatoriske personfelt som må fylles ut av alle deltakere 16. Aktiver Facebook “tips en venn” for effektiv markedsføring av ditt arrangement. OBS benytt denne kun om det er et åpent arrangement også for ikke-inviterte: a. Skriv en kortfattet tekst som blir publisert på Facebook til de deltakerne som klikker knappen ved bestilling b. Undertittel kan være “Arrangør: klubbens navn” c. Slik vil det se ut når deltaker anbefaler arrangementet på sin side med link inn til generell påmeldingslink: 17. Angi påmeldingsfrist. Om du ikke angir påmeldingsfrist, vil påmelding være åpen til du evt angir påmeldingsfrist. Når påmeldingsfrist er angitt vil fristen markeres i rød farge når datoen er forbi, og registrer-knapp vil ikke lenger være tilgjengelig for deltakere 18. Angi pris min/maks som vil vises på deltakers invitasjon. OBS om du benytter online betaling med kort, så husk at det trekkes ordinær 2,5 % av innbetalt beløp samt kr 8 eks mva pr innbetaling fra den prisen du setter til deltaker. 19. Angi pris og maks deltakere. OBS denne informasjonen følger ikke med ut til deltakere som blir invitert: a. Skriv inn pris om arrangementet koster noe for deltakerne (om min/maks pris er fylt inn er det disse som vises for deltakere) Side 34/104 b. Skriv inn maks antall deltakere dersom det er en begrensning på hvor mange deltakere som kan være med. Dette er ikke relevant om du senere definerer deltakertyper 20. For proff invitasjon, se her: a. Lag et bilde i gif evt med tekst inkl. Maks høyde bør ikke være høyere inn valgte personinformasjonsfelt (i eksemplet under er bildet 175 pixler høyt og 475 i bredde). Husk bildenavn uten mellomrom eller æøå. b. Klikk evt c. Legg inn bilde via knappen først. . d. Skriv evt også inn tekst om ønskelig! e. Bildet vil fremkomme for de inviterte til høyre for personfeltene: 21. Dersom du har tilleggsprodukter som mulighet ved deltakerbestilling, legg evt bilder/tekst av produktene i feltet “produktinformasjon”. Dette vil vises på deltakers bestillingsside rett under feltene hvor de huker av for valgte produkter 22. Klikk Du kan senere endre arrangementet ved å klikke på ikonet til venstre for arrangementet i listen til høyre. Er ditt arrangement UTEN online betaling og ikke skal ha valgalternativer som deltakertyper, produktkategorier, produkter er du nå ferdig! 23. Klikk i arrangementet i liste til høyre for å legge til deltakertyper, produktkategorier og produkter inkl priser. OBS om du benytter online betaling, så må et arrangement MINIMUM ha en deltakertype inkl pris for at personer skal kunne melde seg på! 24. Legg inn type deltakelser via OBS en deltaker vil kun ha mulighet til å velge maks EN deltakertype, men mange tilhørende produkter som enten gjelder alle deltakertyper eller knyttet opp til valgt deltakertype. Eksempler på deltakertyper kan være “barn” ELLER “voksne”, “gutt 6 år” Side 35/104 ELLER “gutt 7 år, Fotballskole 2 dager ELLER fotballskole 3 dager osv. Minimum MÅ et arrangement ha en deltakertype om du har betaling med kort a. Registrer hver deltakertype i felter som vist under. Moms er om ditt arrangement er mvapliktig og oppgis i enten 8, 14 eller 25%. Standardvalg er det ene som er valgt når deltaker åpner invitasjonen. b. Klikk før du evt registrerer flere deltakertyper c. Klikk deltakertypens navn i listen nederst for å editere registrert deltakertype d. For å fjerne deltakertype: i. Marker deltakertype i listen ved å klikke på deltakertypens beskrivelsesfelt i liste nederst og klikk for å slette deltakertype. ii. Du kan ikke fjerne deltakertype om de har tilknyttede produkter til seg. Sett deltakertype til “inaktiv” i stedet i disse tilfellene. Side 36/104 e. Klikk for å returnere til arrangementet 25. Registrer produktkategorier via Eksempel på produktkategorier kan være “gensere” og tilhørende produkter vil da være eks. “genser str M” og “genser str L”. Du kan alternativt droppe produktkategorier og gå rett til produkter om det er få produkter å velge mellom a. Skriv inn produktkategoriens navn (eks “gensere”) b. Skriv en kortfattet beskrivelse c. Angi med tall dersom det er en maksimum pr person d. Angi med tall dersom det er en minimum pr person e. Angi sorteringsrekkefølge for å styre hvor på deltakers side produktkategorien fremkommer f. Huk av dersom produktkategorien er obligatorisk for deltaker g. Klikk h. Skal du editere produktkategori, klikk produktkategoriens navn i listen 26. Registrer og administrer produkter via a. Skriv inn produktets navn (eks Genser str M) b. Skriv en kortfattet beskrivelse c. Sett inn tall om det er et maks antall pr person d. Skriv inn pris med tall e. Angi moms-sats dersom du har momsplikt på registrert produkt. Satser er 8, 14 og 25%. OBS arrangør er selv ansvarlig for å finne ut om det er mva-plikt på produktet. En rettledning er levert fra KX I eget kapittel i brukerveiledning, men det er klubbens ansvar å selv sikre at de angir moms der det er pliktig! f. I feltet sortering velger du rekkefølgen på produktet i listen slik den vises for deltaker. g. Angi hvilken produktkategori produktet tilhører dersom du har opprettet produktkategorier h. Huk av i feltet “obligatorisk” dersom det er pliktig for deltaker å fylle inn Side 37/104 i. Knytt produktet til valgt/valgte deltakertyper. Dette gjør du ved å markere avgiftstypene i listen (shift eller ctrl om du skal velge flere) før du lagrer j. Klikk k. Skal du editere registrert produkt, klikk produktets navn i listen: l. Klikk 27. For å angi hvilke deltakere som skal inviteres, følg beskrivelse i neste kapittel Angi hvilke deltakere som skal inviteres 1. Velg menyen ADMINISTRASJON-ARRANGEMENT. 2. Velg ønsket arrangement ved å klikke på ikonet til venstre for aktiviteten i listen til høyre 3. Velg hvilke deltakere som skal inviteres, ved å klikke på relevant flipp under ”velg deltakere”. OBS det er mulig å velge deltakere i flere grupper til samme arrangement. Du kan velge blant følgende deltakergrupper: a. Egendefinerte grupper som definert i meldingssentralen via Min Side. For eksempel styret i klubben. Se videre beskrivelse i punkt 4 b. Lag – hentet fra lag/grupper pr idrett. OBS kun mulig dersom du har opprettet filtere i meldingssentral via Min Side. Se videre beskrivelse i punkt 5 c. Utvalgte personer. Se videre beskrivelse i punkt 6 d. IKKE-medlemmer kan også melde seg på et arrangement om ønskelig. Legg da ut arrangementets generelle påmeldingslink på hjemmesiden og/eller andre steder. Link til ditt arrangement finner du under Velg deltakere som vist her: Side 38/104 Eksempel på link er http://kxweb.no/portal/public/event/signup.do?siteId=67&eventId=6233 4. Invitere egendefinerte grupper gjøres som følger: a. Klikk på ønsked(e) grupper i liste til venstre og piltasten om markert gruppe eller om alle gruppene skal inviteres. Har du ingen grupper tilgjengelig må disse først opprettes via Meldingssentralen på MIN SIDE b. Ved å huke av for ”vis allerede registrerte”, velger du om personer som allerede er registrert på aktiviteten skal vises i søkeresultatet. c. Klikk for å få frem navnene til personene i gruppen d. Fjern evt. avhuking til personer som IKKE skal inviteres e. Klikk for å få personene inn i deltakerliste. Personene kan fjernes fra listen ved hjelp av knappen før personene er lagt inn i deltakerlisten 5. Invitere Lag/grupper gjøres som følger: a. Klikk på ønsked(e ) filtre i liste til venstre og piltasten om markert gruppe eller om alle lagene skal inviteres. Har du ingen filtre tilgjengelig må disse først opprettes via Side 39/104 Meldingssentralen på MIN SIDE b. Huk av hvem som skal inkluderes (spillere, trenere, foreldre) c. Ved å huke av for ”vis allerede registrerte”, velger du om personer som allerede er registrert på aktiviteten skal vises i søkeresultatet. d. Klikk for å få frem navnene til personene i gruppen. e. Fjern evt. avhuking til personer som IKKE skal inviteres f. Klikk for å få personene inn i deltakerlisten. Personene kan fjernes fra listen ved hjelp av knappen før personene er lagt inn i deltakerlisten 6. Invitere Personer gjøres som følger: a. Angi søke-filter i feltene. Du kan velge mellom fornavn, etternavn, adresse, alder fra-til, mann/kvinne b. Klikk for å få frem navnene til personene i gruppen c. Fjern evt. avhuking til personer som IKKE skal inviteres d. Klikk for å få personene inn i deltakerlisten. Side 40/104 Personene kan fjernes fra listen ved hjelp av knappen lagt inn i deltakerlisten før personene er Sende invitasjon til mulige deltakere og publiser påmeldingslink for ikkemedlemmer/inviterte 1. Velg menyen ADMINISTRASJON-ARRANGEMENT. 2. Klikk deltakersymbol til høyre for aktuelt arrangement i listen 3. Velg hvem du vil sende til ved å huke av for valgt filter for mottakere. OBS om du kun vil sende til utvalgte basert på filtrene under så markerer du personer ved å klikke på navn samt holde shift- eller ctrl-tast inne om du skal velge flere: a. alle – samtlige personer b. inviterte – de som allerede har fått en invitasjonsmail c. ikke-inviterte – de som ikke har fått invitasjonsmail d. Påmeldte – de som har meldt seg på e. Ikke-påmeldte – de som ikke har meldt seg på f. Betalt OK – de som har meldt seg på og betalt g. Restbetaling – de som har meldt seg på men som ikke har betalt hele beløpet 4. Klikk 5. Skriv inn meldingstekst om ønskelig og evt legg inn små bilder i .gif. OBS husk filnavn/filstreng uten mellomrom og æøå). OBS legg alltid til teksten ”klikk på knappen MELD PÅ” øverst i mailen for å melde deg på” om du har påmeldingsregistrering. 6. Last evt opp ETT dokumentvedlegg som skal ligge ved i invitasjonen OBS filnavn må være uten mellomrom og æøå 7. Klikk Side 41/104 8. Om mottakere nederst på siden og invitasjonen ser riktig ut klikk knappen Velg evt. om du ønsker å endre på tekst/inviterte. 9. Om arrangementet skal være tilgjengelig for ikke-medlemmer: Legg da ut arrangementets generelle påmeldingslink på hjemmesiden og/eller andre steder. Link til ditt arrangement finner du under Velg deltakere som vist her: Ek sempel på link er http://kxweb.no/portal/public/event/signup.do?siteId=67&eventId=6233 Følg opp påmelding/betaling/bestilling til arrangementer Som arrangør har du full oversikt over hvem som har meldt seg på, betalt, besøkt påmeldingsiden din osv. Her følger beskrivelse på hvordan du administrerer arrangementet etter at invitasjoner er sendt ut, og best mulig besvarer deltakerenes henvendelser. 1. Velg menyen ADMINISTRASJON - ARRANGEMENT. 2. Klikk ikonet for å se detaljer om de inviterte 10. Velg relevant filter for hvem du vil se i personlisten. Eks “betalte” vil vise alle de som har betalt med navn. OBS om du kun vil sende til utvalgte basert på filtrene under så markerer du personer ved å klikke på navn samt holde shift- eller ctrl-tast inne om du skal velge flere: a. alle – samtlige personer b. inviterte – de som allerede har fått en invitasjonsmail c. ikke-inviterte – de som ikke har fått invitasjonsmail d. Påmeldte – de som har meldt seg på e. Ikke-påmeldte – de som ikke har meldt seg på f. Betalt OK – de som har meldt seg på og betalt Side 42/104 3. Restbetaling – de som har meldt seg på men som ikke har betalt hele beløpet 4. Totalantallet av deltakere finner du alltid nederst til høyre i listen 5. Du kan sortere på eksempelvis avgift i tabellen under ved å klikke på kolonnenavn: 6. Finne deltakere som har betalt for seg selv OG andre deltakere: a. OBS dette finner du kun i filtre for “betalt OK” og “rest-betaling” b. Klikk på + tegn til venstre for navnet for å se detaljer 7. Vurder tiltak for å få flere deltakere til arrangementet: a. hent inn flere potensielle deltakere via “velg deltakere” b. registrer ny person via c. send invitasjon til personer under “ikke-inviterte” – OBS denne listen inneholder også de som ikke har fått invitasjon men som har meldt seg på eksternt, så fjern evt disse via filter om du ikke ønsker å sende til de eksterne d. Send ny invitasjon til personer under “ikke påmeldte” Side 43/104 e. Send påminnelse til “påmeldt” – de som har meldt seg på, men ikke betalt enda f. Send påminnelse til “restbetaling – de som har meldt seg på og betalt, men som i etterkant har endret sin bestilling. Bør få beskjed om å betale inn det som mangler 8. Sjekk hvem som har besøkt arrangementet via for å se på respons invitasjoner og påminnelser. Her kan du se logg på antall ganger hver person har besøkt arrangement om de har anbefalt via facebook osv 9. Sjekk status på alle innbetalinger via OBS dersom deltaker får beskjed “betaling feilet”, og henvender seg til deg som arrangør, så er dette en nyttig rapport som henter alle betalinger som er vellykket. Deltaker får IKKE ordrebekreftelse om ikke betaling lykkes, og da må du be deltaker om å betale på nytt om du ikke finner deltakers navn her. Årsak til “betaling feilet” vil i disse tilfeller vare at Nets er nede, eller at deltaker gjør noe feil i registreringen. 10. Melde deltaker på eller av arrangementet. OBS om arrangementet er satt opp med online betaling er det opp til deg som arrangør om du skal refundere ved avmelding eller deltakers bestillingsendring. Knappen “meld på” får også en annen betydning når online betaling egentlig er endelig bekreftelse på deltakelse, og medfører en manuell liste dersom man godtar påmelding uten kortbetaling ved spesielle forhold. a. velge i listen ved å klikke på navn (evt flere vha shift eller ctrl-tast) OBS har du filter på “alle” og ikke velger utvalgte navn, så melder du på/av ALLE i listen b. Klikk eller 11. Fjern deltakere fra listen ved å: a. velge i listen ved å klikke på navn (evt flere vha shift eller ctrl-tast) OBS har du filter på “alle” og ikke velger utvalgte navn, så fjernes ALLE i listen b. Klikk Endre/sjekke deltakers bestillinger (inkl eventuelle krediteringer) Gjelder arrangementer hvor du har definert deltakertyper, produktkategorier og/eller produkter. Her får du gode oversikter over bestillinger pr deltakertype og pr produkt, og kan som arrangør også endre bestillinger. OBS om deltaker allerede har betalt med kort, er det du som arrangør som må ordne eventuelle krediteringer fra klubbens konto. Ved økt pris kan du be deltaker om å betale med kort for tilleggsbeløpet, eller ordne manuelt med faktura for deltaker om de ikke har mulighet til å betale med kort. 1. Velg menyen ADMINISTRASJON - ARRANGEMENT. 2. Klikk ikonet Side 44/104 om du vil se på deltakers valg av deltakertype ELLER endre deltakers 3. Velg bestilling a. Se på hvem som har valgt en deltakertype ved å velge deltakertype i listeboks: b. Endre/nullstille/tilordne deltakertype ved å markere navn i listen, velge deltakertype og klikke i. - valgte deltakere tilordnes deltakertype valgt i listeboks ii. - deltakertype fjernes fra valgte deltakere iii. - deltakertype valgt i listeboks fjernes fra deltakere som har fått denne tilordnet iv. - alle tildelte deltakertyper fjernes Her vist med eksempel for å nullstille valgt type (delta marmark høst 2011): 4. Velg om du vil se på deltakers bestillinger ELLER endre deltakers bestilling. a. Se på produkter ved å velge relevant produkt i nedtrekksliste: Side 45/104 b. Endring er her eksemplifisert med endring av Nina Elverum ved å bekrefte produktet “refleksvest” : c. Klikk produkt i listen over produkter øverst (evt flere ved shift eller ctrl-tast) d. Om du skal endre en deltakers bestilling, velg denne personens navn i listen e. Huk “valgte” personer og produkter f. Angi antall og bekreftet antall g. Klikk 5. Vurder eventuelle krediteringer til deltakerne basert på for mye innbetalt, angrerett ved fysiske produkter, avlyst arrangement osv. Her er det du som arrangør som bestemmer retningslinjene og for øvrig sørger for at angrefristlov og forbrukerkjøpsloven blir fulgt. Se detaljer i deltakervilkår tilgjengelig som PDF på www.123booking.no a. Endre produkt- og/eller deltakerbestillinger som beskrevet i forrige punkter b. Søk i deltakerfilter “restbeløp” (deltakere med minusbeløp har foretatt for mye innbetalt mens deltakere med plussbeløp har betalt for mye iht bestilling) c. Foreta eventuelle krediteringer fra klubbens konto om deltaker har krav på dette Kommuniser med deltakere mail/SMS Foreløpig er det kun mulig med mail via meldingssentralen. 1. Velg menyen ADMINISTRASJON - ARRANGEMENT. 2. Klikk ikonet Side 46/104 3. Velg filter for mottakere av din mail eller SMS. OBS om du kun vil sende til utvalgte basert på filtrene under så markerer du personer ved å klikke på personen i listen (alle steder bortsett fra på fornavn/etternavn) samt holde shift- eller ctrl-tast inne om du skal velge flere a. alle – samtlige personer b. inviterte – de som allerede har fått en invitasjonsmail c. ikke-inviterte – de som ikke har fått invitasjonsmail d. Påmeldte – de som har meldt seg på e. Ikke-påmeldte – de som ikke har meldt seg på f. Betalt OK – de som har meldt seg på og betalt g. Restbetaling – de som har meldt seg på men som ikke har betalt hele beløpet 4. Klikk 5. Skriv inn meldingsteksten 6. Klikk 7. Last evt opp et vedlegg ved å klikke på filnavn uten æøå eller mellomrom og hent dokument fra din PC. OBS 8. Sjekk mottakerlisten nederst! 9. Klikk Rapporter for excel og/eller print Du har valget mellom excel og pdf når du skal ta ut rapporter. Dette finner du nederst i listene hvor det er mulig til venstre som vist her: MVA-plikt på solgte tjenester/produkter i et arrangement? Klubben må selv sørge for at de angir mva iht tjenester/produkter innlagt i arrangementet, og KX er ikke ansvarlig dersom klubben gjør feil her. Vi har valgt å tilgjengeliggjøre en veilending basert på informasjon Side 47/104 innhentet fra egen revisor i PDF-dokument på www.123booking.no (Dette er kun en veiledning/linker hvor klubben kan starte med å kartlegge sin mva-plikt) Hvordan ser det ut for deltaker? Se bilder nedenfor. For øvrig anbefales det å gjennomføre en bestilling (bortsett fra selve betalingen om man har kortbetaling…) før invitasjonsutsendelse til seg selv! Deltakere melder seg enten på via utsendt mailinvitasjon som ser slik ut: Eller via online påmeldingsside i link på hjemmeside: Side 48/104 Slik ser utfyllingsskjemaet ut (ferdig utfylt ved mailinvitasjoner mhp personinformasjon): Side 49/104 Slik ser betalingskvittering ut: Side 50/104 ADM - BANETILDELING meny Utfør/endre banetildeling = treningstider pr idrett 1. Velg menyen ADMINISTRASJON-BANETILDELING 2. Velg idrett i rullemeny 3. Angi tidsrommet for når treningstidene som du vil legge inn skal gjelde fra/til i feltet nederst på siden. Treningstidsrommet du angir vil nå automatisk foreslås når du skal legge inn tider pr. lag i pkt 5. 4. Klikk for å vise om det allerede ligger inne treningstider i den valgte perioden og for å få riktig datofelter i fra/til feltene 5. Angi lag, sted, ukedag, til/fra-tider samt om treningen kun skal skje i partall/oddetalls-uker 6. Klikk (du kan alltid endre en treningstid for et lag ved å klikke symbolet for endre til venstre for treningstiden i listen nederst på siden i ettertid) 7. Repeter punkt 4 og 6 til alle lagenes treningstider er lagt inn Prosedyren over fører til at det genereres treningstider for lagene. Trenerne kan da gå inn på sin ”Trening”meny og avlyse/slette enkelttreninger. Side 51/104 Dersom du sletter en treningstid vil systemet automatisk slette treningene som tidligere ble generert (fra dagens dato og ut perioden). Tidligere treninger vil fremdeles ligge i systemet. Exceleksport av bane/hallaktiviteter Det er utviklet en egen link for å hente aktiviteter (kamp, trening og arrangement) fra klubb og lag. Hovedurl er som følger: http://kxweb.no/portal/public/eventsOverviewXML.do Obligatorisk parameter er: siteId=orgnummer Ellers har du muligheten for følgende parametere: - date fromDate toDate week thisWeek lastWeek nextWeek month thisMonth lastMonth nextMonth sport type sub_type teamList teamId levelId locationId Datoer må være på formatet: 2010-12-20 Sport er sport_id Type kan være: game, training eller event TeamList er team id separert med komma For kamper er sub_type kamptype (serie, cup, etc.) Eksempel på en xml som gir deg alle kamper innen sporten fotball fra en dato til en annen: http://kxweb.no/portal/public/eventsOverviewXML.do?siteId=1&type=game&sport=1&fromDate=2 010-01-20&toDate=2010-05-20 Da har jeg laget en direkte xml-import fra FIKS. Du kan sette parameter for å angi om man kun skal ta med hjemmekamper (home=true) og/eller kun kamper med banetilknytning (venue=true). URL: http://kxweb.no/portal/public/FIKS/showExternalGameXML.do?siteId=115&home=true&venue=true ADM-SPEAKER SYNK for synkronisering av kamper/tabeller mot Speaker.no Side 52/104 Ved å bestille synkronisering mot Speaker får klubbens trenere muligheten til å hente kamper og oppdatere kampinformasjon fra Speaker som er direkte koblet til fotballens kampadministrasjonssystem FIKS for idretten fotball og tilsvarende for idrettene håndball, hockey og bandy fra speaker.no. Tjenesten gir også direkte tilgang til lagenes tabell på lagsidene og synkronisering mot klubbens banekalender. Synkroniseringstjenesten koster 2300,- eks. mva. pr år. Synkronisering aktiveres i egen meny ”InnholdSpeaker synk” via linkene BANER og LAG. OBS start med å mappe alle dine 123klubb-baner med listen for Speakerlokasjoner, og ikke gjør noen lag eller kampsynkronisering før dette er på plass. Dette for å sikre at du får alle kampene inn i din 123klubb-banekalender. Oversikten over baner er hentet fra ALLE lagenes HJEMME-kamper som er meldt inn i FIKS. Idrettene håndball og hockey får IKKE baner levert grunnet manglende data fra Speaker. Synkronisere baner og lag 1. Klikk meny ADMINISTRASJON – SPEAKER SYNK 2. Klikk linken ”Baner” for å synkronisere 123-banelokasjoner med speakers lokasjoner 3. Lokasjoner fra Speaker vises i listen til venstre, mens listeboks viser 123klubb-lokasjoner klubben har registrert. a. Velg riktig lokasjon i listeboks for 123klubb. Finner du ikke lokasjonen, må denne opprettes som vanlig via MIN SIDE-Adm lokasjoner først. b. Klikk . For banene du har linket, vil linjen bli lysegrønn som vist her: 4. Klikk meny ADMINISTRASJON – SPEAKER SYNK 5. Klikk linken ”lag” for å mappe 123klubb-lag med speaker-lag: a. Velg 123klubb-lag i listeboks. OBS Finner du ikke laget i listen til venstre – ta kontakt med [email protected] da det må meldes til Speaker for lag som er lagt inn i serien etter oppstart og/eller nye serier i høsten. Her vist for Nærbø sitt SG14-lag: b. Velger du feil første gang, velg ”angi lagtilknytning” øverst i listeboks igjen Side 53/104 c. Huk av ”vis forside” dersom dette lagets tabell skal vises direkte på klubben forsiden under venstremeny. Dere kan selv velge hvor mange lag, men det anbefales ikke for mange da det ikke blir seende pent ut på forsiden. Tabell vil uansett være synlig på lagsiden til laget, forutsatt at lagets trener velger dette i meny Oppsett d. Huk av ”hoved” dersom laget er knyttet til flere tabeller, slik at det er denne serien vises på lagsiden (kun nødvendig dersom laget er påmeldt i flere serier i løpet av sesongen) e. Klikk 6. Pr lag må det synkroniseres kamper og aktiveres tabellvisning på lagsiden. Vurder om du ber trenere/lagledere gjøre dette pr lag, eller om du gjør det selv via rollen koordinator. De neste punktene er også inkludert i trener/lagleders brukerveiledning, og du benytter rollen Koordinator om du gjør det på vegne av alle. Synkroniser kamper pr lag før sesongstart OBS! Merk at ved synkronisering, så vil FIKS/Speaker-data (tid+klokkeslett og bane) overskrive 123-data. Spesielt de yngre årsklassene der FIKS-data som regel kun angir standard-tider, må man være obs slik at man ikke overskriver de nye tidene som lagene har avtalt. For de yngre lagene, der man ikke har noen innrapportering er det stort sett bare nødvendig å hente kampene i starten av sesongen, MEN ved omberamminger og/eller nye lag i serien, må man synkronisere på nytt. Meldinger om omberamminger kommer fra krets via mail etter vanlig rutine, og må synkroniseres på nytt i 123klubb. see neste kapittel for detaljer. 1. Velg rollen ”koordinator” og relevant lag ved å klikke forstørrelsesglass til venstre for laget 2. Aktiver tabellvisning på lagsiden for lag over 13 år: a. Klikk meny OPPSETT b. Huk av ”vis tabell” c. Klikk 3. Klikk meny ”Administrasjon-Speaker synk” for å hente inn seriekampene fra speaker. OBS 123klubb er ”intelligent” slik at den foreslår en allerede manuelt innlagt kamp dersom den har samme dato og klokkeslett som i FIKS/Speaker. I tillegg gis det mulighet til å velge 123klubbmotstander slik at samme kamp også benyttes på dette lagets hjemmeside der motstanderen benytter 123klubb. Motstanderlag overstyres dersom du velger en spesifikk kamp som allerede er definert i 123klubb og knyttet mot en bestemt motstander. Om det ikke tilknyttes en 123-kamp, så vil man ved valg av motstander oppnå at den nyopprettede 123-kampen også knyttes motstander og vises hos denne (unngår da fare for dobbeltregistreringer). Dersom motstander allerede har kamp på samme tid (med ditt lag som ”fritekst”), vil man knyttes opp mot denne kampen. 4. Sjekk gjennom listen over seriekamper fra Speaker til venstre Side 54/104 5. Huk ”oppdater alle” dersom du vil synkronisere alle kamper samtidig 6. Velg allerede innlagte kamper i listeboks pr kamp dersom dette er foreslått. Står det ”generer ny kamp”, finner ikke 123klubb noen kamp som passer, og du ikke har registrert kampene manuelt. Det vil da genereres en ny 123-kamp med samme data som FIKS/Speaker-kampen. 7. Velg motstander i listen slik at motstander også får kampen inn på sin hjemmeside (aktuelt for naboklubber som også benytter 123klubb, og forhindrer dobbeltregistrering av kamper). I eksempelet under er det 2 andre 123klubber i serien (Viking og Hundvåg) 8. Klikk 9. Nå er kampene/tabell tilgjengelig i: a. meny ”kamper” for trener ift statistikk (spillere/mål/kampreferat-registrering osv) b. tabell er tilgjengelig på lagsiden c. i dagens kamper og aktivitetskalender på forsiden d. Banekalender for klubben er oppdatert med kampene iht kretsens oppsatte bane. OBS dersom det er banearena som benyttes i kretsen, må dere oppdatere bane pr kamp der hvor laget evt bare skal benytte ”halve” banen el. For idrettens håndball/ishockey er ikke arena en del av dataene levert fra Speaker. Ny synkronisering ved omberamminger OBS For de yngre lagene, der man ikke har noen innrapportering er det stort sett bare nødvendig å hente kampene i starten av sesongen, MEN ved omberamminger og/eller nye lag i serien, må man synkronisere på nytt. Meldinger om omberamminger kommer fra krets via mail etter vanlig rutine 1. Motta mail fra krets om endring i seriekamp eller evt ny motstander eller lag i serien 2. Klikk meny ”Administrasjon-Speaker synk” 3. Om nye kamper er kommet til i serien vil disse kampene vises i hvitt. Gjør da følgende: a. Huk til venstre for kamp/kampene i hvitt Side 55/104 b. Huk ”kun valgte” c. Klikk 4. Dersom det er meldt om nye motstandere gjør du følgende a. Huk til venstre for den/de kampene du har mottatt endring om b. Velg bort ”tilknytt kamp”. Da opprettes det en ny kamp. c. Klikk d. OBS Du må slette den gamle kampen i meny Adm-kamper etterpå. 5. Dersom det er meldt om ny tid/sted gjør du følgende a. Huk til venstre for den/de kampene du har mottatt endring om b. Klikk ADM - SMS meny Er i sin helhet flyttet inn i ny rolle ”regnskapsansvarlig” for å bedre sikkerheten. Kun klubbens hovedkontakt har tilgang til å fordele rollen videre. Kontakt 123klubb v [email protected] om du ikke vet hvem dette er i klubben din. Overvåke og fordele ut SMS til lagene Refill av SMS for et lag VÅRE LAG meny Sjekk kampresultater for våre lag Oversikten viser alle klubbens lag sine resultater for sesongen. Dette krever selvfølgelig at trenerne er flinke til å oppdatere kampene sine, og det er derfor nyttig å følge med her og evt. purre på trenere i starten av sesongen. Dersom klubben har flere idretter, (pr. i dag fotball og håndball) er lagene sortert pr. idrett. 1. Velg menyen VÅRE LAG 2. Velg evt. idrett i liste til høyre 3. Hold musen over for å få flere detaljer fra kampen eller evt. gå inn på laget ved å klikke på lagtittelen KONTINGENT meny Side 56/104 Er i sin helhet flyttet inn i ny rolle ”regnskapsansvarlig” for å bedre sikkerheten. Kun klubbens hovedkontakt har tilgang til å fordele rollen videre. Kontakt 123klubb v [email protected] om du ikke vet hvem dette er i klubben din. Side 57/104 INNHOLD meny Krympe bilder før innlasting i web-løsningen For at hjemmesiden ikke skal bli for ”tung” for brukere som ikke har rask internet-tilkobling hjemme (eks. analog/ISDN-tilkobling), er det laget en begrensning på hvor store bilde-filer kan være. Følg anvisning under for å krympe bildene dine før du laster dem inn i web-løsningen. OBS Fremgangsmåten vil variere avhengig av hvilket tegne-program du benytter. Anvisningen under er beskrevet ut ifra tegneprogrammet ”Paint”, men det ligger også tilgjengelig et gratis bildeprogram kalt Fotosizer i 123klubb som kan krympe ”ubegrenset” antall bilder om gangen.. 1. Høyreklikk på bildet i en filkatalog 2. Velg menyen ”Åpne i - <Valgt tegneprogram – eks. ”Paint”>” 3. Velg menyen ”Bilde - Strekk/forskyv” i Paint-programmet 4. Sett bildestørrelse under Strekk til 40% vannrett og 40% loddrett 5. Klikk OK 6. Lagre bilde Registrer nye eller endre nyheter (INNHOLD – NYHETER) Legg inn nyheter på klubbens forside Administrator har alle rettigheter til å endre/slette alle nyheter for klubben. Merk at rollen også kan godkjenne nyheter lagt inn av trenerrollen til å vises på klubbens forside. 1. Velg menyen INNHOLD - NYHET 2. Skriv inn tittel (denne bør ikke være for lang) 3. Skriv inn en ingress (denne vil være synlig på forsiden, og er derfor viktig for å fange leserens interesse). Forsøk å begrense ingressen til 1-3 setninger. 4. Velg evt. ønsket venstremeny (kategori) fra listen. Hver nyhet kan maks tilknyttes en venstremeny. Nyheten vil da legge seg som en link i valgt venstremeny i tillegg til på forsiden. 5. Angi tilknytning til en idrett i liste. Nyheten vil da komme på idrettens Aktuelt-venstremeny som beskrevet her 6. Skriv inn friteksten i innholds-feltet, og editer teksten på samme måte som i et Word-dokument. Ønsker du bilder/videoer i teksten, følg beskrivelse i punkt 7 7. Legg til bilder via knappen eller flash via knappen i feltet nyhetstekst om du vil ha bilder/video i selve nyhetsteksten. For å legge bilde direkte på forsiden – se egen beskrivelse Side 58/104 a. Krympe bildet før innlasting! b. Klikk eller c. Klikk d. Velg bilde/flash fra klubbens bilde-server. Evt. kan du velge annet bilde/flash fra din hardisk ved å klikke , velge bilde/flash i egen fil-katalog og klikke OBS Lag evt katalog før du henter bildet slik at det blir orden i bildebiblioteket i klubben. ALDRI æåø eller mellomrom verken i filnavn eller filstreng. e. Klikk f. Størrelsen kan endres ved å markere bildet/flash og dra i hjørner. Anbefalt størrelse er maks 500 pixler i bredde. g. Klikk 2. Angi hvordan nyheten skal vises i aktuelt-boksen på forsiden (angir hvor høyt oppe på listen nyheten ligger og hvor lenge): 3. Velg når nyheten skal publiseres og utgå. OBS dato angis med xx.xx.xxxx. 4. Angi prioritet fra lav til høy 5. Angi om nyheten skal være åpen for klubben din (påloggede brukere) eller offentlig (brukere som ikke er pålogget) 6. Om du ønsker en nyhet som alltid skal ligge øverst på forsiden kan du gjøre følgende: a. huke av i feltet 7. Om du ønsker en nyhet som et stort bilde/video på forsiden (tittel og ingress vil da ikke vises): a. huke av i feltet b. legge inn bilde/flash som beskrevet i punkt 9. 8. Endre evt skriftposisjon på forsidebilde og tekststørrelse via feltene (kun aktuelt om du benytter flash bildekarusell): 9. Klikk Følg fremgangsmåte her for innleggelse av bilde på forsiden: ”Legge inn bilde på forsiden i nyheten”. HUSK; et bilde sier mer enn 1000 ord! 9. Legg til flere nyheter ved å klikke Side 59/104 Legge inn bilde på forsiden i nyheten 123KLUBB er laget slik at en nyhet først må lagres før bilde på forsiden kan legges til. 1. Velg menyen INNHOLD | NYHET for å finne en nyhet du allerede har lagret 2. Velg ikon for ”administrere bilder”; 3. Klikk på 4. Skriv inn tittel og beskrivelse (OBS må være fylt inn og vil vises i nyheten) 5. Huk av for ”vis på forside” (OBS må være avhuket) 6. Sett musen i felt for fil og klikk 7. Finn ønsket bilde fra din private PC sin katalogstruktur og klikk OK. OBS krymp bildet før innlasting som beskrevet her. Følg anbefalt størrelse for bildekarusell-nyheter. Vanlig nyhetsvisning er beste størrelse 239*178 pixler, men følg gjerne bildekarusell-anbefaling uansett med størrelse 495(Bredde)x326(Høyde)px) 8. Klikk 9. Dersom man legger ved en flash (.swf-fil) som et vedlegg til en nyhet, vil denne flashen vises i nyhetskarusellen i stedet for forsidebildet (dette vises fremdeles som thumb). Dette krever flash-kompetanse, men for de som har det, åpnes det for skikkelig kule nyheter Legge inn dokumentvedlegg i nyheten OBS Dette kan gjøres først når nyheten er lagret. Vedlegg kan være for eksempel et word-dokument, pdf-fil eller regneark. 1. Velg menyen NYHET 2. Klikk knappen for å administrere bilder 3. Skriv inn tittel på vedlegget Side 60/104 4. Klikk for å hente dokumentet fra din PC (eksempelvis et worddokument, pdf-fil) 5. Klikk 6. Hent ønsket fil og klikk OK 7. Klikk 8. Klikk Endre eller slette nyheter Nyhetene kan senere endres, slettes ved knappene til høyre for nyheten i listen til høyre i vinduet 1. Velg menyen INNHOLD | NYHET for å finne en nyhet du allerede har lagret 2. Klikk på ikon for editer eller slett Legge til RSS på klubbens forside Hva er RSS for det første: RSS (forkortelse for Rich Site Summary («sammendrag av nettinnhold»), Really Simple Syndication («enkel syndikering») RSS er et enkelt XML-basert filformat som ofte brukes for å abonnere på nyhetsbaserte nettsteder. Ved å tilby RSS gir nettstedet brukerene et standardisert format som kan brukes i mange forskjellige RSS-lesere. Som eksempel: du kan hente en RSS som heter ”nyheter fra tippeligaen” hvor da de siste 5 nyhetene fra tippeligaen fremkommer som linker på din hjemmeside. 1. Finn RSS-link fra nettstedet du ønsker skal være tilgjengelig på din hjemmeside (eks RSS-link for tippeliga-nyheter er http://meltwaternews.com/magenta/xml/html/41/rss/143040.rss2.XML 2. Velg meny Innhold- RSS feeds 3. Skriv inn navn og evt kortnavn på RSS som blir synlig på din hjemmeside som ”flipp” rett under klubbTV 4. Kopier inn RSS-link 5. Angi nummer som er rekkefølgen på RSS feeds om du har flere Side 61/104 6. Huk av for aktiv. Eksempelet vises her: 7. Klikk 8. Test responstiden på hjemmesiden din etter refresh. Dette fordi noen RSS feeds oppleves som krevende og derfor gjør hjemmesiden treg. Slett disse RSS feeds etterpå via knapp . Lage bildegalleri til klubbens forside og godkjenne bildearkiv fra lagsider Bildegalleriet legger seg nederst på hjemmesiden. Merk at du som klubbledelse også kan godkjenne bildegalleri lagt inn av trenere. Du kan ved å pakke bildefilene laste opp maks 40 bilder om gangen i bildegalleriet. OBS for å ikke redusere respons på klubbens forside bør ikke det øverste bildegalleriet inneholde mer enn 40-80 bilder! 1. Kun første gang: For å aktivere bildegalleri på hjemmesiden må du huke av for bildegalleri på MIN SIDE i linken ”administrere organisasjon. Husk å klikke 2. Velg meny Innhold-Billedgalleri 3. Klikk 4. Skriv inn bildegalleriets tittel og en kort beskrivelse 5. Klikk 6. Klargjør bilder iht kravene under. Anbefaler tilgjengelig gratisprogram Fotosizer du kan laste ned i meny for billedgalleri som vist i bilde her: a. Bildestørrelse < 150 k b. Ideelt format er 640 bredde og 480 høyde i pixler c. Filtype jpg, gif eller flv d. IKKE æøå eller mellomrom i bildenavn! e. Kun 40 bilder pr zippet fil i opplastingen Side 62/104 7. Laste opp bildene/zip-fil via knappen 8. Klikk for å hente filene fra din hardisk (kan ta litt tid avhengig av antall bilder) 9. Velg deretter hvilket bilde som skal være hovedbilde ved å huke av for dette, og skriv evt inn tittel/beskrivelse 10. Klikk 11. Sjekk om det ligger aktive bildearkiv som ikke har avhuking ”godkjent forside”. Disse kan du godkjenne på følgende måte: a. Klikk til venstre for galleriet b. Sjekk at bildene er akseptable… c. Huk av for publiser d. Klikk Oppbygging av Venstremeny (INNHOLD – KATEGORI) Hensikten er å bygge opp en logisk struktur på innholdsfortegnelsen i venstre meny. OBS det er en begrensning på tre nivåer, og du bør på forhånd ha tenkt igjennom hvilken struktur du ønsker. Nivå 1 Nivå 2 Nivå 3-kategorier vises på følgende måte ved å holde over musen på en nivå2-kategori: Side 63/104 Nivå 3 En kategori kan inneholde en direkte link (URL), eller bygges opp bestående av et eller flere dokumenter. Dokumentene kan bestå av elementer som tekst, bilder, interne/eksterne linker, dokumentvedlegg (eks. Word/Excel-filer) og flash. OBS Dersom du velger å legge en URL som direkte link i nivå1-kategorier, er det overflødig med flere kategori-nivåer under den kategorien, da disse uansett ikke vil vises i menyen. Dersom det ikke ligger en URL i nivå1-kategorien, benyttes nivå1-kategorier kun som en overskrift for å vise hvilke kategorier som eksisterer under denne kategorien. Et eksempel på når det er hensiktsmessig med en direkte URL i nivå1-kategorien er Forsiden. Forsiden har en direkte link til ”min side” i systemet som har URL-adressen menu/frontpage.do?level=maxi&rows=10. (denne er allerede lagt inn i nett-siden til klubben). Merk at det også er mulig å legge inn egne forsider pr. idrett hvor nyhetene for denne idretten legges automatisk. OBS Dersom du ønsker å gå ut av ”edit-modus for kategorioppbygging”, må du klikke MIN SIDE og topheading-fil for å gå tilbake til klubbens forside. Opprette nivå1-kategorier: 1. Velg menyen INNHOLD | KATEGORIER 2. Skriv inn tittel 3. Huk av i boksen(e) dersom kategorien skal være synlig i venstre meny og for det offentlige (for besøkende på siden som ikke er pålogget) 4. Angi sorteringsnummer. OBS det anbefales å bruke tallene fra 100, 200, 300 og utover for å ha en fleksibilitet for senere endring av kategorienes rekkefølge 5. Klikk 6. Klikk på knappen for å angi ny kategori på nivå 1 7. Gjenta steg 2-6 til alle hovedkategorier er laget. (du kan evt. også legge til underkategorier i nivå 2 og 3 før du begynner på ny hovedkategori) Opprette nivå 2 og 3 kategorier: Side 64/104 1. Velg den kategorien du ønsker å legge til underkategori(er) til ved å klikke på kategorien i venstre meny 2. Opprett underkategori til valgt kategori ved å angi dette i bilde til høyre: a. Skriv inn under-kategoriens tittel b. Klikk c. Velg opprettet kategori i meny, og huk av for offentlig og vis i meny om kategorien skal publiseres d. Klikk 3. Endre evt. underkategorienes rekkefølge i etterkant a. Klikk på kategorien hvor underkategoriene ligger b. Klikk på foran kategoriens tittel c. Skriv inn ønsket sorteringsnummer d. Klikk Flytte nivå 1,2 eller 3 kategorier: 4. Flytting av kategorier kan gjøres i etterkant via listen; a. Angi den kategorien du vil flytte til i listen b. Klikk Slette nivå 1,2 eller 3 kategorier: 5. Sletting av kategorier kan gjøres via knappen OBS Sletter du en kategori, vil alle underkategorier inklusiv innhold slettes. Side 65/104 Legge inn innhold i venstremeny (INNHOLD – KATEGORI) Som beskrevet under kapitlet oppbygging av venstremeny kan en kategori bestå av en direkte intern eller ekstern URL/linker, bygges opp av ett eller flere interne dokumenter og inneholde linker til eksterne dokumenter. For å unngå at URL/linker ”spiser” venstremenyen anbefales det å bruke mest mulig interne dokumenter i oppbyggingen. Dette betyr at du kan legge inn innhold som en direkte link eller i form av ett eller flere interne dokumenter. Les tips før du går i gang: Direkte link er kun anbefalt å bruke når du bruker utvalgte interne rapporter som innhold og forside pr innhold Bruk så mange ”interne rapporter” som mulig – de lager innhold i venstremeny automatisk for deg! Se eget vedlegg i denne brukerveiledningen ift hvilke som er tilgjengelig Bruk mest mulig interne dokumenter med ”Vis hele” avkrysset Krympe alle bilder før innlasting i løsningen ”Vask” tekst før du kopierer den inn og hold dere mest mulig til en tekststørrelse/type Bilder er morsommere enn masse tekst. Skriv korte setninger – dette er Web! Legg inn direkte link (URL) som innhold 1. Velg menyen INNHOLD | KATEGORIER 2. Klikk på kategori i venstremeny hvor innholdet skal ligge Side 66/104 3. Skriv inn direkte URL i feltet under kategorinavn: OBS Viktig at man kun tar med url-delen etter ”…portal/” for url’er. Se vedlegg for aktuelle interne rapporter 4. Klikk Legg inn interne dokumenter som innhold Det anbefales å bygge opp venstremeny med interne dokumenter, og deretter fylle opp disse med bilder, tekst, linker, eksterne dokumenter, interne rapporter med mer i dokumentene. OBS eksterne dokumenter kan først legges inn etter at et dokument er opprettet/lagret 1. Velg menyen INNHOLD | KATEGORIER 2. Klikk på kategori i venstremeny hvor innholdet skal ligge. OBS Merk at det kun er kategorier på nivå 2 og 3 det kan legges inn dokumenter i. 3. Klikk 4. Skriv inn Tittel og Ingress-tekst 5. Huk av for om overskift skal vises i kategorien i feltet 6. Huk av for om hele dokumentet skal vises i feltet Om du ikke huker av her vil dokumentet kun vises som en link nederst i kategorien. Avhuking kan senere endres som for eksempel for dokumenter som ”månedens profil”, hvor en ønsker at inneværende måned skal vises mens de øvrige dokumenter skal vises i liste nederst i kategorien 7. Angi sorteringsnummer dersom du skal ha flere dokumenter i samme kategori 8. Kopier eller skriv inn URL-adresse dersom du ønsker link i dokumentet. OBS ved interne linker finner du tilgjengelige standard-rapporter i eget vedlegg over interne rapporter. OBS Viktig at når man legger inn interne url’er kun tar med url-delen etter ”…portal/”. Ved eksterne linker kan du angi rammehøyde for å begrense plassen linken får på nettsiden. Linker vil vises etter tekst/bilder du legger inn i feltet Innhold i dokumentet. 9. Skriv inn fritekst i feltet Innhold og rediger teksten med standard Word-funksjonalitet. Innleggelse av bilder og/eller flash er beskrevet i eget kapittel under. 10. Klikk Legg inn bilder/flash i internt dokument 1. Legg til bilder via knappen i feltet Innhold a. Klikk Side 67/104 b. Klikk c. Velg relevant underkatalog eller opprett ny katalog via knappen IKKE bruk æøå eller mellomrom i bildekatalogsnavn OBS d. Velg bilde fra klubbens bilde-server. Evt. kan du velge annet bilde ved å klikke , velge bilde i egen fil-katalog og klikke OBS Bilder med æ,ø,å i filnavnet eller filkatalog kan ikke lastes inn (da blir bildet liggende som et rødt kryss). OBS Bildet bør krympes dersom det er stort. Se anbefalt program Fotosizer, eller bruk et selvvalgt program for dette. MERK at du bør opprette katalog eller klikke på ønsket katalog FØR du klikker e. Bildets størrelse kan endres ved å markere bildet og dra i hjørner, eller ved å skrive inn høyde før det klikkes OK som beskrevet i punkt d f. Sett ramme til 0 dersom du senere skal lage link fra bildet (ellers blir det en blå link rundt bildet) g. Klikk h. Klikk 2. Legg til flash via knappen i feltet Innhold a. Klikk b. Se beskrivelse b-f under punkt 1 3. Klikk Endre/slette interne dokumenter 1. Klikk på knappen slette dokumentet; til venstre for dokumentnavnet for å endre innhold, eller knappen for å Laste opp eksterne vedlegg i interne dokumenter Vedleggene vil komme m/Tittel og link til høyre for innholdet (over ”Relevante nyheter”) i den aktuelle kategorien. 1. Velg menyen INNHOLD | KATEGORIER 2. Klikk på til venstre for ønsket dokument 3. Last opp eksterne dokumenter (som for eksempel Word- eller Excelfiler) Side 68/104 nederst til høyre i dokumentet a. Klikke på linken i. Skriv inn tittel j. Klikk k. Velg dokument fra ønsket fil-katalog og klikk l. Klikk m. Gjenta steg i-l om du skal laste ned flere dokumenter n. Klikk o. Klikk Knytt relevante nyheter til dokumentet b. Velg menyen INNHOLD | NYHETER c. Klikk på knappen utenfor ønsket nyhet d. Velg ønsket kategori fra listen (hver nyhet kan maks tilknyttes en kategori) Klikk Legge inn forside pr. idrett i venstremeny Det kan være hensiktsmessig å lage en egen forside pr. idrett som en undermeny i venstremenyen. Fordelen med dette er at nyheter som gjelder for en spesiell idrett, da blir liggende på denne forsiden også etter at nyheten går ut fra klubbens hovedforside. 1. Opprett en nivå2-kategori pr. idrett som for eksempel heter ”Aktuelt” under idrettens hovedmeny 2. Legg inn en direkte URL med adressen ../portal/menu/frontpage.do?level=maxi&rows=10&sportId=2 Relevant tallkode for sportsID finner du i vedlegg 3. Legg inn alle nye nyheter og oppdater evt. eksisterende nyheter med nytt valg ”idrettstilknytning” som beskrevet her Side 69/104 Redigere innhold på forside – område under venstre meny (INNHOLD – FORSIDE INNHOLD) Dersom du ønsker å endre innholdet på klubbens forside, er dette mulig å gjøre selv for området under venstremeny – dvs. klubbens adresse og knapper. Legge inn knapper/bilder under venstremeny 1. Velg menyen INNHOLD – FORSIDE INNHOLD 2. Legg inn knappene i ønsket rekkefølge som bildefiler via knappen (detaljert beskrivelse ligger i kap. Legg inn innhold). Knappene må ha maks bredde på 177 pixler. 3. Legg inn link pr. knapp på følgende måte: a. Marker knappen og klikk (Sett inn/rediger lenke) b. Skriv inn ../<adressen> i feltet URL. Adressen kan være en intern adresse i web-løsningen (for eksempel /public/locationAlloc.do?locid=100) eller en ekstern web-site. OBS Det er viktig at når man legger inn interne url’er kun tar med url-delen etter ”…portal/ samt kun velger URL som har adresse med ”public” og ikke ”klubbadm”. URL til en intern side finner du ved å høyreklikke på siden og velge ”egenskaper”. c. Klikk d. Høyreklikk på bildet og velg ”bildeegenskaper” e. Legg inn ramme til 0 (fjerner den blå rammen som kommer automatisk når du legger link fra bildet) f. Legg evt. inn den teksten du ønsker at skal vises ved å holde musen over knappen i feltet ”alternativ tekst” i menyen bildeinformasjon g. Angi om knappen skal åpne innholdet i et eget vindu (nytt vindu _blank) i menyen Mål. Dette er anbefalt for en hurtigknapp for banetilgjengelighet. h. Klikk i. Klikk for å oppdatere forsiden Legge inn kildekode/html-elementer under venstremeny – eks. banetilgang pr idrett 1. Velg menyen INNHOLD – FORSIDE INNHOLD 2. Klikk kildekode 3. Legg inn kilde-teksten som anvist i kap ”Feil! Fant ikke referansekilden.” hvor sportsId, navn idrett og banelokasjonsID vil variere avhengig av hvilke og hvor mange idretter du har. Side 70/104 4. Klikk og baneoppsett vil vises som her på forsiden: Legg inn nyheter på klubbens forside Administrator har alle rettigheter til å endre/slette alle nyheter for klubben. I forkant av lansering er det viktig å legge inn et utvalg nyheter samt de nyheter du allerede har i eksisterende løsning som du ønsker å overføre for å ha tilstrekkelig historikk i den nye web-løsningen. 8. Velg menyen INNHOLD - NYHET 9. Skriv inn tittel (denne bør ikke være for lang) 10. Skriv inn en ingress (denne vil være synlig på forsiden, og er derfor viktig for å fange leserens interesse). Forsøk å begrense ingressen til 1-3 setninger. 11. Velg evt. ønsket venstremeny (kategori) fra listen. Hver nyhet kan maks tilknyttes en venstremeny. Nyheten vil da legge seg som en link i valgt venstremeny i tillegg til på forsiden. 12. Angi tilknytning til en idrett i liste. Nyheten vil da komme på idrettens Aktuelt-venstremeny som beskrevet her 13. Skriv inn friteksten i innholds-feltet, og editer teksten på samme måte som i et Word-dokument. Ønsker du bilder/videoer i teksten, følg beskrivelse i punkt 7 14. Legg til bilder via knappen eller flash via knappen i feltet nyhetstekst om du vil ha bilder/video i selve nyhetsteksten. For å legge bilde direkte på forsiden – se egen beskrivelse a. Krympe bildet før innlasting! b. Klikk eller c. Klikk d. Velg bilde/flash fra klubbens bilde-server. Evt. kan du velge annet bilde/flash fra din hardisk ved å klikke , velge bilde/flash i egen fil-katalog og klikke OBS Lag evt katalog før du henter bildet slik at det blir orden i bildebiblioteket i klubben. ALDRI æåø eller mellomrom verken i filnavn eller filstreng. e. Klikk f. Størrelsen kan endres ved å markere bildet/flash og dra i hjørner. Anbefalt størrelse er maks 500 pixler i bredde. g. Klikk Side 71/104 10. Angi hvordan nyheten skal vises i aktuelt-boksen på forsiden (angir hvor høyt oppe på listen nyheten ligger og hvor lenge): 11. Velg når nyheten skal publiseres og utgå. OBS dato angis med xx.xx.xxxx. 12. Angi prioritet fra lav til høy 13. Angi om nyheten skal være åpen for klubben din (påloggede brukere) eller offentlig (brukere som ikke er pålogget) 14. Om du ønsker en nyhet som alltid skal ligge øverst på forsiden kan du gjøre følgende: a. huke av i feltet 15. Om du ønsker en nyhet som et stort bilde/video på forsiden (tittel og ingress vil da ikke vises): a. huke av i feltet b. legge inn bilde/flash som beskrevet i punkt 9. 16. Endre evt skriftposisjon på forsidebilde og tekststørrelse via feltene (kun aktuelt for klubber som bruker bildekarusellsvisning for nyheter): 17. Klikk Følg fremgangsmåte her for innleggelse av bilde på forsiden: ”Legge inn bilde på forsiden i nyheten”. HUSK; et bilde sier mer enn 1000 ord! 10. Legg til flere nyheter ved å klikke Administrere filområde (INNHOLD – FILOMRÅDE) Her kan man vedlikeholde filene som lastes opp via editoren. I editor-modus har man ikke mulighet til å slette bilder. Det kan man imidlertid gjøre under menyen ”Administrere filområde”. Vær oppmerksom på at sletting, flytting eller navne-endringer kan føre til feil-linker i nyheter/kategorier. Et godt tips i oppstarten er å definere en god katalogstruktur over bilder og dokumenter! Laste opp/ned, endre navn, slette filer/bilder 1. Velg menyen INNHOLD – FILOMRÅDE Side 72/104 2. Velg den katalog du ønsker å gjøre noe med: er: forklaring a. 4266 = en treners bildekatalog som automatisk opprettes med lagID når trener laster inn bilder som trener. Som klubbadministrator har du tilgang til alle lags bilder b. Dokumenter = alle dokumenter (eks pdf, excel, word) som er lastet opp som dokument i et internt dokument i venstremeny c. Flash = videofiler lastet opp via ikonet d. Galleries= bilder lastet inn som bildegalleri-bilder e. Image= alle klubbens bilder (jpg, gif) lastet opp av rollen klubbadministrator/regnskapsansvarlig f. Paymentfiles= betalingsfiler lastet inn g. Portraits= portrettbilder lastet inn via meny innhold-portrettbilder h. Layout= alle designfiler benyttet for å designe hjemmesiden (eks toppbanner, bakgrunnsbilde) 3. Laste ned bilder fra filserver: a. Huk av det/de bilder du vil laste ned: b. Klikk knappen 4. Slett valgte bilder/filer ved å huke av til venstre og klikke 5. Lage katalog ved å: a. Skriv inn katalognavn i feltet b. Klikk Side 73/104 6. Gi katalog eller fil nytt navn: a. Marker fil/katalog du vil gi nytt navn b. Skriv inn nytt navn c. Klikk 7. Last opp nytt bilde/dokument: a. Velg katalog hvor du skal ha bildet/dokumentet b. Klikk c. Hent fil/bilde fra din hardisk d. Klikk Flytte filer/bilder 8. Velg menyen INNHOLD – FILOMRÅDE 9. Velg den katalogen hvor bildet/bildene du ønsker å flytte ligger 10. Huk av til venstre for bildet/bildene du ønsker å flytte 11. Skriv inn katalognavn hvor du ønsker å flytte bildet/bildene. Eks \2008 som vist under: 12. Klikk knappen 13. OBS har du benyttet bildet du har flyttet nettopp må du legge inn bildet på nytt for å unngå at bildet blir ”rødt kryss” (eks om bildet er benyttet i venstremeny og/eller en nyhet) Endre design/farger på hjemmeside Side 74/104 Designet på klubbens hjemmeside er kanskje det mest effektive redskapet i varemerkebyggingen. Gjennom design kan man formidle både identitet og verdier. Et godt design gir dessuten bidrag til klubbfølelse og hentyder graden av profesjonalitet som klubben innehar. Dersom siden er innbydende vil klubben få mer aktivitet på siden, noe som også bidrar til inntektsskaping. Vårt budskap til klubbene er derfor: Bruk tid og ressurser på å skape et representativt og spennende design på klubbsiden! For de klubbene som ikke har tid og/eller ressurser til dette, så kan standardoppsettet vi oppretter benyttes. Det vil allikevel være enkle grep også disse klubbene kan gjøre selv som å definere fargevalg/enkelt bakgrunnsbilde med mer. Last opp ny top-header på hjemmesiden Det finnes to måter å vise heading på. Man kan enten definere et fritt valgt html-oppsett (for eksempel om man har en flash som skal vises), eller man kan laste opp en header fil (top_header.gif). Foreløpig har vi ikke lagt ut editeringsside for opplasting av html-kode. Laste opp egendefinert header-fil 1. Lag en header-fil i ditt tegneprogram a. Bildet må være 900px bredt og 100px høyt b. Lagre bildet som top_header.gif . 2. Velg menyen Innhold|Filområde 3. Gå inn på katalogen ”_layout” 4. Last opp filen top_header.gif 5. Ved ”Refresh” av siden skal nå den nye headerfilen vises! Legg inn nytt bakgrunnsbilde Bakgrunnsbildet er en fin måte å ”pakke inn” siden på. Randene på bilde vil vises som en ramme rundt selve innholdet. Når brukerne navigerer på sidene vil hele bakgrunnen vises når siden skifter. Klubber som ikke angir bakgrunnsbilde vil få vist et standard bakgrunnsbilde. Dette kan endre fra tid til annen. Laste opp egendefinert bakgrunn 1. Lag et bakgrunnsbilde i ditt tegneprogram a. Bildet bør være minimum 1600px bredt og 1400px høyt b. Lagre bildet som bg.jpg med lavest mulig jpg-kvalitet slik at bildet ikke blir større enn 50200kB, for å begrense tiden det tar å laste siden. 2. Velg menyen Innhold|Filområde Side 75/104 3. Gå inn på katalogen ”_layout” 4. Last opp filen bg.jpg (OBS jpg må stå med små bokstaver) 5. Ved ”Refresh” av siden skal nå det nye bakgrunnsbildet vises! Farge- og designvalg Fargevalgene ligger i en egen definisjonsfil på ”_layout”-katalogen. Filen heter ”layout.css”. Ved å endre kodene i denne filen kan dere skreddersy farger, rammer, fonter, marger, osv. Vi kommer til å gi ut et eget vedlegg med nærmere forklaring av CSS-elementene når endelig design er på plass. Fremgangsmåte – endring av css-fil 1. Velg menyen Innhold|Filområde 2. Gå inn på katalogen ”_layout” 3. Klikk på filen ”layout.css” 4. Kopier innhold til en lokal layout.css fil (det kan være lurt å ta en backup før du begynner med endringene) 5. Tilpass filen og last den opp til ”_layout”-katalog 6. Ved ”Refresh” av siden skal nå det nye designet vises! Endring av css-filer forutsetter noe kunnskaper om html. Benytt derfor personer med relevant bakgrunn til denne jobben. Vi anbefaler at dere involverer et designbyrå for å få et godt resultat. Tilpasning av CSS-fil bør ikke ta mer enn 0.5-2 timer. Detaljer finner du i egen brukerveiledning for etablering av hjemmesiden. BRUKSLOGG meny Legge inn tellekode fra eksterne tellere som ”google analytics” 1. Hent ut kode fra Google analytics for ditt nettsted. Tips: så må man registrere seg her: http://www.google.com/analytics/. Videre så lagger man opp siden som koden skal ligge på og får da generert denne. Google har laget fine forklaringer på hvordan man går frem, men det kan bli en del lesing… Her finner du disse: http://www.google.com/support/googleanalytics/?hl=no_NO 1. Velg meny Innhold-Forsideinnhold 2. Velg knappen 3. Kopier inn kodeteksten du har fått hos google analytics Side 76/104 4. klikk Sjekk status på trenernes bruk av web-løsningen Statistikken viser hvem som har vært innlogget av trenerne på ulike datoer. 1. Velg menyen BRUKSLOGG | TRENERE 2. Sjekk bruksloggen for ulike trenere i oversikt som vist under, og foreta evt. aksjoner mot trenerne. Ved å holde musen over gule kryss, vil du kunne se hvem av trenerne som har vært innlogget Sjekk status på brukernes bruk av web-løsningen Det er viktig å overvåke bruken, slik at det evt. kan vurderes tiltak på å oppjustere bruken eller evt lære av hvilke nyheter/innhold som får bruken til å øke. Loggen i systemet viser treff siste mnd over medlemmer og anonyme brukere (de uten brukernavn/passord). Flere statistikker er mulig å få frem, men foreløpig kun på forespørsel til [email protected] – eks. unike treff pr. side. 1. Velg menyen BRUKSLOGG | BRUKERE 2. Sjekk treff i siste måned, og foreta evt. aksjoner for å få opp bruken av web-løsningen Side 77/104 SPONSOR meny Legge til nye sponsorer Sponsormodulen er under utvikling, og i første omgang er det lagt opp mulighet til å legge inn sponsorer, administrerer sponsorarbeid samt logoer/linker på hjemmesidens nedre område og/eller i høyre kolonner. I fase 2 og fase 3 vil det bli mer funksjonalitet, hvor også det gis mulighet for næringslivet til å bruke samme verktøy. 1. Velg menyen SPONSOR 2. Skriv inn sponsorens navn i felt til høyre (listen er oppdatert med mange selskap i Brønnøysundsregisteret) Tips: Søk med for eksempel %sparebank% så kommer for eksempel Haugesund Sparebank opp. Når man bruker %-tegnet foran og bak kan man søke midt i teksten, ellers vil den lete etter navn som begynner på søketeksten. Finner du den ikke, så send eksakt firmanavn registrert i brønnøysund til [email protected]. 3. Klikk 4. Klikk linken ”Legg til” for å legge sponsoren i listen til klubben (vises i oversiktsbilde til venstre og får automatisk status prospekt) Administrere eksisterende klubbsponsorer Her kan du administrere sponsorarbeidet iht. status samt legge til sponsorens logo og linker. 1. Velg menyen SPONSOR 2. Klikk på symbolet til venstre for ønsket sponsor du har lagt inn 3. Angi status i arbeid med sponsor ved å klikke på status (eks. kontaktet). OBS Sponsoren må ha status ”aktiv” får at den skal vises på hjemmesiden! 4. Angi potensialet i kr og antall år 5. Angi kontraktsbeløp når kontrakt er inngått Side 78/104 6. Klikk 7. Legg inn logo og link (alternativt velg punkt 8 for HTML-kode); a. Huk av for og klikk b. Klikk på c. Last opp sponsorbilde i .jpg via knappen for å hente logo fra din PC. OBS sponsorlogoen må ikke være bredere enn 200 pixler for å vises riktig på hjemmesiden i høyre sponsorflash d. Legg inn adresse i feltet URL dersom logoen skal være aktiv (husk på å legge inn "http://" i starten, eks. http://www.haugesund-sparebank.no e. Klikk for å legge logoen inn i klubbens logo-arkiv f. Klikk for å gå tilbake til sponsorsiden g. Huk av for at logo skal vises på hjemmesiden og klikk 8. Velg HTML-kode dersom vil legge inn en fritt valgt html-kode, et bilde fra sponsorbilde-arkivet inkl. link eller flash/video. Nyttig dersom man har sponsorer med såkalt "intelligente html-koder" som kan integreres i egne sider. a. Velg og klikk og legg inn et av følgende valg avhengig av hva du har fått av b. Klikk sponsoren din: - BILDE OG LINK: 1. Klikk 2. Hent inn sponsor-bilde i jpg fra din PC 3. Marker sponsorbilde og klikk (Sett inn/rediger lenke) 4. Legg inn URL til sponsoren 1. Klikk 5. Høyreklikk på bildet og velg ”bildeegenskaper” Side 79/104 6. Legg inn ramme til 0 (fjerner den blå rammen som kommer automatisk når du legger link fra bildet) 7. Klikk OK 8. Klikk - HTML-KODE 1. Klikk 2. Legg inn html-kode mottatt fra sponsoren din 3. Klikk - VIDEO/FLASH 1. Klikk 2. Hent swf-fil fra din PC eller bildeserver 3. Angi størrelse på swf-fil i pixler som oppgitt fra sponsor 4. Klikk 9. Klikk Alternativer for visning av sponsorlogoer på hjemmesiden Du kan velge om sponsorer skal ligge helt nederst på siden og/eller rullerende i høyre kolonne rett under lagsidelinkene. 1. Velg meny MIN SIDE og linken ”administrere organisasjon” 2. Huk av for vis ”sponsorboks høyre” og evt skjul ”sponser (footer)” 3. Klikk 4. TIPS for andre visningsfelter av sponsorer: Side 80/104 a. Det er kommet en mulighet til å legge inn fritt felt helt nederst via rollen intranettadministrator. Se egen veiledning for denne rollen samt eksempel hos www.toppfotball.no og www.oppsalfotball.no . Det er menyen ”administrasjonorganisasjon” og feltet ”bunntekst” som skal benyttes. b. Gjør som www.gneist.no som har lagt sponsorlogoer som promotekst på en aktivitet via meny administrasjon-arrangement samt brukt toppbanneret til å promotere hovedsponsor c. Gjør som www.djerv1919.no som har gitt hovedsponsor egen plass i venstre kolonne WEB SAMTYKKE meny og portrettbilder Gjennomfør fotografering av medlemmer (portrettbilder) Fotografering av medlemmenes portrettbilder er en aktivitet som kan gå over lang tid. Det anbefales å kombinere bildetakning med innhenting av web-samtykker ettersom publisering av portrettbilder krever et aktivt samtykke fra medlemmet (evt. fra foresatte dersom medlemmet er under 15 år). 1. Send ut invitasjon til bildetakning til klubbens medlemmer a. Skriv ferdig invitasjon i vedlegg ved å redigere foreslått tekst. OBS rediger minimum tekst i rødt. Teksten i bildeinvitasjonen er delvis overlappende med tekstforslag til samtykkeformular i punkt C, og bildeinvitasjonen bør sees i sammenheng med denne dersom dere samtidig gjennomfører samtykkeinnhenting. b. Utarbeid samtykkeformular som beskrevet i kap. ”Utarbeid personlige brev for utsendelse” c. Send ut bildeinvitasjonen og evt. websamtykke-brevet som vedlegg til medlemmer via brev. OBS Samtykkeformularet genereres med bla. automatisk navn/adresse-felt. Det anbefales å legge klubbens norm for dataregistrering tilgjengelig via hjemmesiden. 2. Forbered bildetakning i klubbhus a. Klargjør rom for fotografering hvor det anbefales å ha en hvit bakgrunn, kamera på stativ på en fast plass, kryss for hvor personen skal stå, samt en kasse for de små å stå på 3. Utarbeid web-samtykkeliste som beskrevet i kap. ”Utarbeid web-samtykkeliste”. Dette er en skriftlig rapport over medlemmer, inkl. åpne felter for signaturer. 4. Gjennomfør bildetakning av medlemmer a. Innhent samtykke for publisering fra personen (enten ved fysisk avkryssinger i samtykkelisten utenfor medlemmets navn eller ved overlevering av fysisk svarslipp fra foresatte dersom personen er under 15 år) b. Still opp personen på angitt plass c. Ta bildet med kamera på høykant. OBS Det er viktig at draktens logoer/sponsorer vises på bildet d. Noter bildenummer i samtykke-listen utenfor personens medlemsnummer Side 81/104 5. Overfør bildene til din PC 6. Tilpass bildene til portrettbilder a. Tilpass bildene til for eksempel Bredde 225 px og Høyde 259 px. Bruk samme størrelse på alle klubbens bilder, og pass på at bredde & høyde er i riktige forhold slik at du ikke gjør spillerne unødvendig ”brede” ved at bildene strekkes. b. Pass på at alle bildene har likest mulig zoom og at sponsor-logoer vises på draktene. Det anbefales å benytte et bilde-editorprogram hvor det kan defineres som en jobb samt gir anledning til å kutte deler av bildet. Anbefaler på det sterkeste dere for eksempel laster ned thumbsplus http://www.cerious.com/download.shtml. Koster ca $50, men sparer dere for mye arbeid! c. Navngi bildene med standarden orgnr_medlemsnummer.jpg (25_10001.jpg). Org.nr er det samme som SITE ID i klubbens web-adresse, eksempelvis har Veavåg org.nr. 19. OBS .jpg MÅ skrives med små bokstaver. Medlemsnummer pr medlem finner dere i menyen ADMPersoner Last inn portrettbilder på hjemmesiden Bildene kan klubben selv laste inn. For at bildene skal vises via hjemmesiden må samtykke også være registrert for portrettbilder. 1. Last inn bildene via menyen INNHOLD – PORTRETTBILDER a. Klikk (evt knappen LAST OPP om du har norsk PC) b. Hent filen fra din hardisk der den er lagret. OBS det er veldig besparende å hente en zip-fil med flere portrettbilde-filer om du har programmet WIN-ZIP c. Klikk 2. Registrer mottatte web-samtykker i web-løsningen som beskrevet i kap. ”Registrering av websamtykke” (for medlemmer som selv aktivt går inn i løsningen med tilsendt brukernavn/passord, vil de kunne gjøre denne avkryssingen selv) Utarbeid samtykke-tekst til brevutsendelser og web Web-samtykke kan enten innhentes ved at medlemmene selv aktivt krysser av ved pålogging i webløsningen som ”registrert bruker” eller at du som klubb-administrator registrerer dem via samtykke-menyen. Før du kan generere personlige brev for utsendelse må du utarbeide en brevtekst. Et forslag til formuleringer er gitt i vedlegg i denne brukerveiledningen, men eksakt formulering avhenger av klubbens behov og hvordan dere velger å innhente samtykkene (eks. vil en innhenting av samtykke i forbindelse med bildetakning være annerledes formulering enn om dere skriver et brev ved lansering). Web-tekst vil bli synlig for registrerte brukere ved pålogging i menyen SAMTYKKE Side 82/104 1. Velg menyen WEB SAMTYKKE – SAMTYKKE TEKST 2. Lim inn forslag til tekst fra vedlegg og/eller skriv inn egen tekst i feltene ”Samtykketekst (brevutsendelser)” og ”samtykketekst (web) 3. Om du vil ha en annen URL enn den som foreslås i feltet URL, skriv inn ønsket URL. Dette blir linken som legges inn i brevet til medlemmene, så om du har en link som for eksempel www.djerv.no som peker på ny hjemmeside, så anbefales det å benytte denne. Se tekstforslag benyttet hos IL TRY for samtykketekst Web: 4. Klikk Utarbeid personlige brev for utsendelse Web-løsningen muliggjør automatisk generering av brev til utvalgte grupper/alle medlemmer i forbindelse med innhenting av web-samtykke. 1. Velg menyen WEB SAMTYKKE – OVERSIKT 2. Spesifiser rapportens innhold. Eks. Medlemstype ”alle Aktive”, et utvalgt lag eller alle med etternavn Hansen. 3. Klikk for å generere rapport. Rapporten vil i feltene ”Info” og ”portrettbilde” ha enten grå, rød eller grønn sirkler for samtykkestatus. Fargekodene betyr; Grå = samtykke ikke innhentet Rød = medlemmet har reservert seg mot personinformasjon og/eller portrettbilde (medlemmet vises da med kun fornavn.X og med utgrået portrettbilde) Grønn = medlemmet har samtykket til publisering av personinformasjon og/eller portrettbilde. Se Side 83/104 eksempel på rapport generert for et bestemt etternavn; 4. Velg om det skal genereres brev basert på filtrert liste fra punkt 3 eller alle N/A (N/A er alle i listen som har en eller to gråe sirkler. Dette betyr at personen fremdeles ikke har ”tatt stilling til” om de samtykker til publisering av personinformasjon og/eller portrettbilder) 5. Velg sorteringsrekkefølge på brevene, eks. adresse, lag, etternavn eller medlemsnummer 6. Huk av dersom det skal være strekkode inkludert i brevet 7. Legg inn samtykketekst som beskrevet her 8. Klikk 9. Brevene vil nå fremkomme med følgende informasjon; Navn/adresse, samtykketekst, link hjemmeside, brukernavn, passord, medlemsnummer, felter for signaturer for samtykke og evt. strekkode 10. Print brevene ved å høyreklikke i bildet og velge Print. OBS Dersom du benytter vinduskonvolutter, kan det hende at du må justere topp-marg for å få Navn/adresse i rett posisjon. Utarbeid web-samtykkeliste Samtykke-listen er et nyttig verktøy i forbindelse med innhenting av samtykker – gjerne kombinert med bildetakning i klubben. Dersom klubben investerer i en strekkodeleser i tillegg, er innhentingen av samtykker ytterligere effektivisert. Strekkodeleser koster ca kr 670,- og vil etter hvert også kunne benyttes til annet i web-løsningen. Bestilling kan for eksempel gjøres via http://www.tp.no/details.asp?95 ) 1. Velg menyen WEB SAMTYKKE - OVERSIKT 2. Spesifiser rapportens innhold. Eks. Medlemstype ”alle Aktive”, et utvalgt lag, alle med etternavn Hansen. 3. Klikk for å generere rapport. Rapporten vil i feltene ”Info” og ”portrettbilde” ha enten grå, rød eller grønn sirkler for samtykkestatus. Fargekodene betyr; Grå = samtykke ikke innhentet Rød = medlemmet har reservert seg mot personinformasjon og/eller portrettbilde (medlemmet vises da med kun fornavn.X og som utgrået portrettbilde) Grønn = medlemmet har samtykket til publisering av personinformasjon og/eller portrettbilde. Se Side 84/104 eksempel på rapport generert for et bestemt etternavn; 4. Velg sorteringsalternativ etternavn, lag eller medl.nr. for samtykke-liste 5. Huk av for strekkode om klubben har strekkodeleser som forenkler senere innlegging av websamtykker elektronisk. 6. Klikk Eksempelvis; 7. Klikk for å få opp listen i utskriftsformat. og velg print i menyen File – Print Registrering av web-samtykke Personvern-funksjonalitet medfører at en del informasjon ”maskeres”. Dette gjelder etternavn på spilllere og portrettbilder. Informasjonen vil komme tilsyne etter hvert som medlemmene aksepterer Personvernbetingelsene. Dette kan gjøres på følgende måter: 1) Produksjon og utsendelse av brev (bruker sender enten svar i retur eller logger seg på og registrerer elektronisk) 2) Bruker får automatisk opp registreringsskjema ved pålogging. Brukeren blir ”tvunget” inn i denne menyen dersom han/hun forsøker å se på andre sider i løsningen i pålogget modus. 3) Systemet produserer godkjenningsliste for underskrifter som dere bruker eksempelvis ved bildetakning og deretter registrerer svar på web 123klubb har god funksjonalitet for å støtte alle disse metodene. Dersom du som klubb-administrator skal registrere web-samtykker kan dette gjøres på følgende måter: Side 85/104 Alternativ 1: 1. Velg menyen WEB SAMTYKKE – REGISTRERING 2. Huk av i sjekkboksen(e) som personen har samtykket til. Om personen ikke har samtykket til personlig informasjon og/eller portrettbilde, vil personen ligge med fornavn, 1. bokstav i etternavn og/eller med utgrået bilde 3. Finn riktig person ved å skrive inn medlemsnummeret eller bruk evt. strekkoden i samtykkelisten/returnert brev for å få opp medlemmet automatisk. En effektiv måte å registrere mange medlemmer på, er å krysse av for samtykke-alternativer, og deretter scanne de medlemmene som har valgt disse alternativene i listen/brevene. 4. Klikk knappen eller trykk enter 5. Arkiver den fysiske listen/svarslipper fra foresatte som bevis på at aktivt samtykke er innhentet Alternativ 2: 1. Velg menyen WEB SAMTYKKE - OVERSIKT 2. Spesifiser rapportens innhold. Eks. Medlemstype ”alle Aktive”, et utvalgt lag, alle med etternavn Hansen. 3. Klikk for å generere rapport. Rapporten vil i feltene ”Info” og ”portrettbilde” ha enten grå, rød eller grønn sirkler for samtykkestatus. Fargekodene betyr; Grå = samtykke ikke innhentet Rød = medlemmet har reservert seg mot personinformasjon og/eller portrettbilde (medlemmet vises da med kun fornavn.X og som utgrået portrettbilde) Grønn = medlemmet har samtykket til publisering av personinformasjon og/eller portrettbilde. Se eksempel på rapport generert for et bestemt etternavn; 4. Endre status på samtykke ved å klikke på sirkelen til riktig fargekode fremkommer (grønn betyr akseptert og rød betyr reservasjon) 5. Klikk knappen Knappen er deaktivert (endre status samtykke) 6. Arkiver den fysiske listen/svarslipper fra foresatte som bevis på at aktivt samtykke er innhentet Side 86/104 Alternativ 3: Registrering gjøres av brukeren selv i menyen ”Samtykke” for registrerte brukere. (krever at brukernavn og passord er mottatt i brev fra klubben). Rapporter Ta ut rapport over lagets foreldre 1. Velg meny Rapporter – foreldeoversikt 2. Ta ut rapporten i ønsket format. Her vist 3. Gå tilbake til hjemmesiden ved å klikke ”back” i din nettleser: Ta ut rapport over klubbens trenere/lagledere 1. Velg meny Rapporter – Trenere 2. Ta ut rapporten i ønsket format. Her vist 3. Gå tilbake til hjemmesiden ved å klikke ”back” i din nettleser: Krympe bilder før innlasting i web-løsningen For at hjemmesiden ikke skal bli for ”tung” for brukere som ikke har rask internet-tilkobling hjemme (eks. analog/ISDN-tilkobling), er det laget en begrensning på hvor store bilde-filer bør være. Følg anvisning under for å krympe bildene dine før du laster dem inn i web-løsningen. OBS Fremgangsmåten vil variere avhengig av hvilket program du benytter. Anbefaler særlig gratis-programmet ”Fotosizer”. Dette kan du laste ned i egen link i meny ”billedgalleri” eller ”nyheter” der du legger inn forsidebilde Via gratisprogrammet ”Fotosizer” (anbefales) 1. Kun første gang: last ned gratisprogrammet Fotosizer. Link til programmet finner du følgende steder: a. I meny Innhold – Billedgalleri (i link ETTER at et billedgalleri er lagret) Side 87/104 b. I meny Innhold – Nyheter. (i knapp for forsidebilde ETTER at nyhet er lagret) 2. Åpne Fotosizer 3. Klikk 4. Marker bildet/bildene du vil krympe som du har lagret på din PC (har testet opp mot 300 bilder samtidig) 5. Velg pixler som størrelse i listeboks: 6. Angi størrelse for størrelse etter krymping: a. Bildegalleristørrelse: velg bredde (width) 640 b. Forsidebilder nyheter: velg bredde (width) 495 7. Angi katalog du vil at dine ferdig krympede bildene skal lagre seg på din PC via ikonet 8. Klikk 9. Sjekk at de ferdiglagrede bildene IKKE har filnavn med mellomrom og/eller bokstavene æøå Via programmet ”Paint”. 7. Dobbeltklikk på bildet i filkatalog på din PC/CD 8. Velg menyen ”Bilde – endre størrelse” 9. Velg ”forhåndsdefinert bredde X høyde” i liste til høyre 10. Klikk 11. Klikk OK 12. Lagre bilde (obs IKKE æ,ø,å eller mellomrom i filnavn) Etter sesong Lage diplomer Side 88/104 Klubbadministrator må gå inn som koordinator for å få tilgang til menyen for diplomer pr lag. Trenere har også muligheten for å lage/printe diplomer selv. Hvem som utfører oppgaven avhenger av klubbens rutiner og hvem/hvor gode fargeprintere finnes. Før diplomer er tilgjengelig for klubben, må klubbadministrator gjøre følgende; 1. Gi beskjed om at klubben ønsker diplom-funksjonalitet til [email protected] 2. Lag bakgrunnsbilde i for de ulike diplomtypene: a. Type 1: Filnavn: diploma_bk.gif. Bildestørrelse: høyde=1018px og bredde = 691px b. Type 2 (dette alternativet er mest sponsorvennlig) Merk dere hvor tekst og spillerbilder genereres ved å se på eksemplet vedlagt i brukerveiledning. Det kan være lurt å ha sponsorlogoer helt nederst som vist i eksemplet fra Djerv 1919. Filnavn: diploma_background_simple.png (merk type png). Størrelse: høyde= 1009px og bredde=710px 3. Last inn bakgrunnsbildene diploma_bk.gif og diploma_background_simple.png via meny INNHOLD – FILOMRÅDE og katalogen ”_layout” 4. Om du vil ha klubbens logo på toppen i diplomtype 1: a. Last inn logo i formatet .gif og maks høyde 50 px på filområdet _layout. Filen må ha filnavnet logo_full.gif 5. Endre evt stil som skriftfarge/type el på diplomene på følgende måte ved å overstyre eksisterende stylesheet med diplomets stylesheet-klasser (krever litt html-forståelse): a. Hent ut css-fil fra _layout – katalog til din harddisk via Innhold-filområde og katalogen _layout. Det er lurt å lagre original i back-up i tilfelle du får behov for å gå tilbake til denne. b. Endre relevant kildekode til klubbens layout.css fil, og endre skrift type/farge/størrelse etter eget ønske for å tilpasse diplom til valgt bakgrunnsfarge og klubbprofil OBS ikke endre andre elementer enn følgende: i. Diplomaheading (eks. Diplom 2008) ii. Diplomaname (eks. Ole Marius) iii. Diplomateam (eks minigutt 8 år 1) iv. Diplomasignature (leder og styreleder helt nederst i diplomene) c. Last inn editert layout.css på filområdet INNHOLD-FILOMRÅDE og katalogen _layout. 6. Last inn innscannet styresignatur med filnavn ”chairman_signature.gif” via meny INNHOLD – FILOMRÅDE og katalogen ”_layout”. Dette behøver du kun å gjøre om du ikke vil ha underskrift manuelt på alle diplomer fra styreleder 7. Print diplomer fra rollen koordinator og valgt lag som beskrevet under Printe diplomer Side 89/104 Følgende er hentet fra brukerveiledning til trenere: Ved noen få tastetrykk vil web-løsningen generere diplomer for alle spillerne på laget ditt. For et godt printer-resultat er det fordel med fargeprinter og evt. glanset papir. Sjekk med klubbens administrasjon før du går i gang med diplomer etter sesongen. Følgende diplomalternativer finnes pr. i dag: Type1: Diplomet inneholder lagets kamper/resultater, antall kamper/mål for hver av lagets spillere, spillerbilder. Nederst finnes et større bilde av enkeltspilleren m/antall mål/kamper for aktuell sesong og totalt. Inneholder laget mange spillere anbefales Type 1B. Type2: Diplomet inneholder kun spillerbilder. Nederst finnes et større bilde av enkeltspilleren m/antall kamper for aktuell sesong og totalt. OBS Diplomene er designet med tanke på at spillerne finnes med portrettbilde i web-løsningen. For klubber som ikke har portrettbilder for spillerne, vil bildene komme opp med utgrået bilder. 1. Sett riktig innstilling for print i din explorer: Side 90/104 2. Skift rolle til enten koordinator eller trener(klubbadministrator anbefaler å bruke rollen Koordinator om man skal skrive ut for flere lag) 3. Velg menyen DIPLOMER 4. Velg type diplom ved å klikke på diplomet. OBS Merk at det kan ta over et minutt før diplomsidene lastes! 5. Angi utskriftsformat via Fil-Utskriftsformat-meny ved å; a. Velg riktig topp- og bunnmarg for å få en diplom pr. side (prøv med 10) b. Ta bort topp og bunntekst 6. Print diplomer ved enten å; c. Høyreklikk på diplomen d. Velg menyen Fil – Skriv ut e. På noen PC`er må man velge menyen ”opsjoner”/”options og ”skriv ut kun valgt ramme”/only the selected frame f. Klikk Side 91/104 Vedlegg – interne rapporter 123klubb Det er laget oversikter som kan benyttes til å få frem innhold automatisk i web-løsningen. Ved å bruke interne rapporter, forenkler du din egen hverdag, da du får mye innhold for klubben. Eksempler på interne rapporter er automatisk oppdatert baneoversikt, oversikt over ukens kamper og standard-informasjon pr. lag. Bruk av interne rapporter er beskrevet i brukerveiledningen for administrator-rollen, og nedenfor finner du den URL-adressen du må legge inn for å få frem innholdet: OBS Vi ønsker å skille mellom idrettene, så det må lages egne internrapporter for den enkelte sport. Legger da til &sportId=x på slutten av url’en der ’x’ er sport id (ref. liste, eks. håndball er x=2) Navn Kort beskrivelse Banetilgjengeli Viser klubbens ghet bruk av bane(r) med ukens kamper (mørkeblå) og treninger (lyseblå) URL Kommentar Eks.: /public/locationAlloc.do?locid=411 Se egen oversikt på slutten av dokumentet over koder for distriktets baner. Det er anbefalt å velge koden for den banen dere ønsker skal vises først. Når brukeren først er inne på oversikten, kan han selv velge en annen bane i nedtrekksmeny øverst i bildet. Det er anbefalt å også ha oversikten som hurtigknapp fra forsiden i tillegg til et eget valg i menyen. Baneoversikten bør via knappen komme opp i et eget vindu som kan være tilgjengelig samtidig som hjemmesiden: - Legg inn hurtig-knapp som beskrevet her - Marker hurtig-knappen i editeringsvinduet under menyen Innhold-forside innhold - Høyreklikk på mus og velg ”bildeegenskaper” - Velg menyen ”lenke” - Velg ”nytt vindu _blank” under mål - Klikk OK Lagoversikt Viser en oversikt pr. lag med spillere, treningstider, trenere og evt. bilder pr. lag. Se eksempel 5-10 år: public/teamsOverviewSimple.do?minAge=5&ma xAge=10 11-12 år: public/teamsOverviewSimple.do?minAge=11&m Legg inn URL`en i et internt dokument som du kaller ”lagoversikt” pr. kategori. Det anbefales å ha samme inndeling i Side 92/104 Navn Kort beskrivelse URL Kommentar hos Djerv under menyen ”Ungdomsavde lingen- Mini (5-10 år)” axAge=12 årsklasser som vist her. Andre lag enn årsklassene vil det lages rapporter for på et senere tidspunkt. For Alaget kan også rapporten ”Spillerbilder pr. lag” benyttes. 13-14 år: public/teamsOverviewSimple.do?minAge=13&m axAge=14 15-16 år: public/teamsOverviewSimple.do?minAge=15&m axAge=16 17-19 år: public/teamsOverviewSimple.do?minAge=17&m axAge=19 Et utvalgt lag: public/teamsOverviewSimple.do?teamId=1191 (uthevet tall er lagets ID, dette finner du ved å …….) Ukens kamper Viser public/gamesOverview.do?thisWeek inneværende ukers kamper for klubben. Se eksempel hos Djerv under menyen ”SportsligUkens kamper” Adels-kalender Viser adelskalender for ulike nivåer. Se eksempel hos Djerv under menyen ”SportsligAdelskalender” Adelskalender for alle lag: public/yearBookPlayerStatistics.do?rows=51 Adelskalender for ett nivå: public/singleLevelStatistics.do?siteId=176&typ e=details&catId=111 Se egen oversikt under for ulike nivåkoder for lag (catId), om du ønsker å kun vise adelskalender for utvalgte lag. Det anbefales da å opprette Brukeren kan velge lag i liste, og eventuelt velge forrige og neste uke pr. lag. Ettersom ingen klubber har historikk innlagt pr. i dag bortsett fra Djerv, vil det kun komme informasjon om 06/07-sesongen. Vurder om dere venter med denne intern-rapporten til historikk er lagt inn. Evt. kan dere legge Side 93/104 Navn Spillerbilder per lag Sesongens kamper per lag Kort beskrivelse Viser bilde og den informasjon som er lagt inn pr. spiller i ”min profil”. Se Djerv i menyen ”Alaget – Spillerstallen 2006” Viser alle lagets kamper i inneværende sesong. Se Djerv i menyen ”A-laget – Kamper 2006” URL Kommentar interne dokumenter i kategorien, slik at du får en adelskalender pr. internt dokument. inn bare for et lag – for eksempel A-lag? (som vist under har A-lag catID 111) Eks: public/teamPicturePage.do?teamId=1191&season =2006 Dere trenger lagets id for å lage denne linken. Denne kan for eksempel finnes ved å høyreklikke over lagets navn i rapporten ”Lagoversikt” (se over), og velge Egenskaper (properties). Velg evt. LAG-meny og hold musen over til venstre for laget. TeamID vises da i link nederst i vinduet. Eks: public/gamesOverviewPro.do?siteId=1&season= 2006&teamId=1191 Dere trenger lagets id for å lage denne linken. Denne kan for eksempel finnes ved å høyreklikke over lagets navn i rapporten ”Lagoversikt” (se over), og velge Egenskaper (properties). Velg evt. LAG-meny og hold musen over til venstre for laget. TeamID vises da i link nederst i vinduet. Denne ukas aktiviteter Viser ulike public/events.do?thisWeek aktiviteter for gjeldende uke for klubben. Se eksempel hos Djerv under menyen ”Aktiviteter og tilbud- Denne ukas aktiviteter” Er muligens overflødig nå når aktivitetskalender er utviklet? Trenerne våre Viser alle OBS rapporten blir public/teamSupportFull.do?siteId=59 Side 94/104 Navn Gruppeoversikt Visuell timeplan Kort beskrivelse URL Kommentar klubbens trenere – evt. 59 erstattes med klubbens siteID. Dette er det egen rapport pr tallet dere har bakerst i klubbens URL. Eks. trener Djerv1919 har siteId 1. mye morsommere når det er portrettbilder av trenere og en beskrivelse av treneren via menyen PERSONER under ”profil-feltet” pr person. Viser alle partier/grupper – en ”lagside” tilpasset idretter uten kamper/mål! public/groupsOverview.do?sportId=5 Rapporten får innhold ved å lage en beskrivelse av partiet/gruppen i menyen LAG – se beskrivelse her Viser alle treninger fordelt på dag inkl fargekoder for ulike idretter Formiddag: Sport ID finner du i egen oversikt her public/schedule.do?siteId=59&endHour=15&star tHour=8&timeRes=540&title=Timeplan%20%20Morgen%20(8-15) Ettermiddag: public/schedule.do?siteId=59&endHour=22&star tHour=15&timeRes=540&title=Timeplan%20%20Ettermiddag%20(15-22) Se rapporten i eget bilde under tabellen her. Innhold legges inn via menyen BANETILDELING (tid/sted/), LAG (kort/lang beskrivelse om partiet, instruktør) Hurtigknapp under venstremeny: /portal/public/showContentCategory.do?id=1666 &siteId=59 Side 95/104 Vedlegg – Invitasjon bildetakning portrettbilder <Klubben> har som mål å lansere en ny hjemmeside. I forbindelse med dette ønsker vi å informere deg som medlem litt om fordelene, samt hva du som medlem må gjøre i forkant. Lanseringsdato har vi har satt til <1. april 2007>. Hva må du og evt. foresatte gjøre? For å få en hjemmeside som fremstår som profesjonell og morsom å besøke, ønsker vi å legge inn portrettbilder og personopplysninger av alle lagets spillere og trenere. Her behøver vi din hjelp! For å følge norske lover ift. publisering av personinformasjon og portrettbilder på internett, behøver vi ditt samtykke. Det er begrenset hvem som får tilgang til personinformasjon på internett. Personopplysninger utover fornavn/etternavn er ikke tilgjengelig for andre enn trenere og oppnevnte web-assistenter for laget. Portrettbilder av lagets spillere vil være tilgjengelig for besøkende på lagets hjemmeside på internet. Se vedlagt brev ang. innhenting av samtykke og mer informasjon om klubbens retningslinjer mht. personvern. Det er satt av følgende tider for fotografering i <adresse/klubbhus/rom el.>: <Alternativ 1 – sted, klokke fra/til> <Alternativ 2 – sted, klokke fra/til > <Alternativ 3 – sted, klokke fra/til > <Alternativ 4 – sted, klokke fra/til > NB Møt opp i klubbens drakt til fotografering! Side 96/104 Hva skjer om du ikke ønsker portrettbilder og/eller personinformasjon publisert? Dersom du ikke ønsker personinformasjon publisert på internett, vil du kun legges inn med fornavn og første bokstav i etternavnet ditt. Dersom du ikke ønsker ditt bilde publisert på internett, vil ditt portrettbilde ikke vises i bildekarusell på lagsiden. Hvorfor ny hjemmeside i <klubben>? Den nye hjemmesiden vil ha mange fordeler både for klubbens medlemmer, for de som gjør en innsats i klubbens administrasjon (daglig leder, trenere og andre frivillige ildsjeler) samt andre brukere som for eksempel foreldre og næringslivsaktører. Det er flere klubber i distriktet som allerede har lansert, eller planlegger å benytte samme løsning for hjemmeside. Eksempler på muligheter den nye hjemmesiden gir: Fortløpende oppdatert kampstatistikk Øker interessen betydelig for hva som skjer rundt lagene ved å tilgjengeliggjøre treningstider, planlagte kamper (når/hvor/motstander) og kampresultater i etterkant Varsle alle på laget via SMS i løpet av 1 minutt ved endrede trenings- eller kamptid Automatisk generert lagsider til årboken, adelskalendere, diplomer osv. Sjekke motstanderens statistikk Til enhver tid kunne se eventuell ledig tid på våre baner/haller Vedlegg – Forslag samtykketekst i brev og web Tekstforslag brevutsendelse; For å få en hjemmeside som fremstår som profesjonell og morsom å besøke, ønsker vi å legge inn portrettbilder og personopplysninger av alle lagets spillere og trenere. Her behøver vi din hjelp! For å følge norske lover ift. publisering av personinformasjon og portrettbilder på internett, behøver vi ditt samtykke. I forbindelse med publisering via internett, er det forskjellig hva som er tilgjengelig for medlemmer med brukernavn/passord og for øvrige lesere på hjemmesiden. Personopplysninger utover fornavn/etternavn er ikke tilgjengelig for andre enn trenere og oppnevnte web-assistenter for laget. Portrettbilder av lagets spillere vil være tilgjengelig via lagets lagside. Er du under 15 år, er det nødvendig at en foresatte signerer i boksene nederst i brevet eller elektronisk ved pålogging i vedlagt link med brukernavn og passord. Er du over 15 år er det tilstrekkelig at du signerer selv, eller evt. registrerer ditt samtykke elektronisk ved pålogging med oppgitt brukernavn/passord i dette brevet. Merk at du til enhver tid kan endre ditt samtykke selv via klubbens hjemmeside. Klubbens normer for dataregistrering er tilgjengelig på klubbens hjemmeside, og du oppfordres til å sette deg inn i disse. Samtykkeerklæring; Jeg erklærer herved at jeg har satt meg inn i klubbens retningslinjer og normer for Personvern. Dette er min erklæring vedrørende klubbens rettigheter for publisering av personinformasjon og/eller portrettbilder. Erklæringen er gitt på mine vegne av foresatte dersom jeg er under 15 år. Side 97/104 Tekstforslag via elektronisk registrering (web); Kjære medlem! Velkommen som bruker av vår hjemmeside i IL TRY. Du kan til enhver tid velge andre roller i listen øverst til høyre, om du også har andre roller/verv i klubben som f.eks. spiller, trener, lagleder el. For at vi skal få en hjemmeside med godt innhold, ønsker vi at du skal samtykke til 2 ting før du går videre: 1) Portrettbilde - bilde av deg på lagside viai venstremeny om du er aktivt medlem. 2) Personlig informasjon - ditt etternavn i spillerstatistikker dersom du er med på et lag/idrett som registrerer kampstatistikk. Vi tar personvern alvorlig i IL TRY, og hjemmesideverktøyet vårt er laget slik at vi er godt innenfor normer for idretten. Idrettens bransjenorm for dataregistrering og IL TRY sin tilleggsnorm finner du her: Link til venstremeny Vedlegg - Banekoder Merk at ID hvor det for eksempel står bare Djervbanen er booking av hele banen, mens Djervbanen A er halve banen og Djervbanen A-1 er ¼ av banen id 100 101 102 103 Lokasjon Djervbanen Gymnasbane 2 Gymnasbane 3 Gymnasbane 4 Sport Fotball Fotball Fotball Fotball 104 Gymnasbane 5 Fotball Klubbens banekodene ligger på “Min Side” for klubbadministrator i linken ”administrere lokasjoner”. Vedlegg – Sportskoder id Sport 1 Fotball 2 Håndball 3 Friidrett 4 Turn Aerobic & 5 Spinning 6 Allidrett 7 Helsesport 8 Barneidrett 9 Sykkel Side 98/104 10 Skøyter 11 Volleyball 12 Basketball 13 Klatring 14 Badminton 15 Orientering 16 Bandy 17 Idrettskole Vedlegg - Adelskalender nivåkoder lag Nivåkode Nivå 115 Minigutt 5-7 år 117 Minijente 5-7 år Kortnavn Sport MG7 Fotball MJ7 Fotball 162 137 163 161 MIX6 MIX7 MG7 MJ7 Mix 5-6 år Mix 5-7 år Minigutt 7 år Minijente 7 år SportId Fotball Fotball Fotball Fotball 1 1 1 1 1 1 Resten av nivåkodene ligger på “Min Side” for klubbadministrator i eget vedlegg Maler toppmeny og nyhetsbrev/invitasjoner Valg mellom topp- og venstremeny: 1. Legg inn koden under i layout.css etter at du har gjort tilpasninger i koden (ellers blir det mørkeblått/hvitt som hos www.il-try.no med html-farve #193D6D) 2. Velg meny MIN SIDE og link ”administrere organisasjon” hvor du huker av for ”horisontal meny” og klikker lagre 3. Sjekk at antall toppmenyer ikke strekker seg utover en linje, og flytt evt noen kategorier som underkategorier Bygg klubbprofil gjennom profesjonelle mailnyhetsbrev og aktivitetspåmeldingsmaler med klubbens egne logoer: 1. Gi deg selv rollen ”intranett administrator” 2. Logg ut og inn for å aktivere rollen 3. Velg meny Administrasjon-organisasjon 4. Velg knappen ”KILDE” i feltet for meldingsmal 5. Kopier inn kildekode som vedlagt nederst, men selvsagt tilpasset kodetekst til din egen klubb 6. Velg knappen KILDE” i feltet for invitasjonsmal 7. Kopier inn kildekode som vedlagt nederst, men selvsagt tilpasset kodetekst til din egen klubb 8. klikk lagre-knapp helt øverst Toppmeny css-layout: .horizMenuItemList {vertical-align:bottom; Side 99/104 padding: 0px; padding-top:0px; width: 100%; border-bottom: 2px solid #939393; voice-family: "\"}\""; voice-family: inherit; font-size:11px;font-family:"arial", sans-serif;font-weight:normal} .horizMenuItemList ul{font-family:arial;font-weight:bold;font-size:11px;background-color:#193D6D;margin:0;marginleft: 0px;padding-top: 6px;padding-bottom:6px;list-style: none;backgroundimage:url('/kx/1/_layout/content_menu_level1_bg.jpg');} .horizMenuItemLevel1 {border-right:1px solid #939393;display: inline;margin: 0 0px 0 0;texttransform:uppercase;padding:6px;padding-right:8px;padding-left:8px;color:#FBF700;backgroundimage:url('/kx/1/_layout/content_menu_level1_bg.jpg');} .horizMenuItemLevel1selected {border-right:1px solid #939393;display: inline;margin: 0 0px 0 0;texttransform:uppercase;padding:6px;padding-right:8px;padding-left:8px;color:#ffffff} .horizMenuItemLevel1hover {border-right:1px solid #939393;display: inline;margin: 0 0px 0 0;texttransform:uppercase;padding:6px;padding-right:8px;padding-left:8px;color:#ffffff;} .horizMenuItemLevel1Extranet {padding-top:2px;padding-bottom:6px;padding-left:12px;margin:0 0 0 0;} a.horizMenuItemLevel1Link:link {font-family:arial;font-weight:bold;font-size:11px;text-decoration:none;color:#ffffff;textalign:center} a.horizMenuItemLevel1Link:visited {font-family:arial;font-weight:bold;font-size:11px;textdecoration:none;color:#ffffff;text-align:center} a.horizMenuItemLevel1Link:active {font-family:arial;font-weight:bold;font-size:11px;textdecoration:none;color:#ffffff;text-align:center} a.horizMenuItemLevel1Link:hover {font-family:arial;font-weight:bold;font-size:11px;textdecoration:none;color:#ffffff;text-align:center} a.horizMenuItemLevel1LinkEx:link {font-family:arial;font-weight:bold;font-size:11px;textdecoration:none;color:#F9E5E5;text-align:center} a.horizMenuItemLevel1LinkEx:visited {font-family:arial;font-weight:bold;font-size:11px;textdecoration:none;color:#F9E5E5;text-align:center} a.horizMenuItemLevel1LinkEx:active {font-family:arial;font-weight:bold;font-size:11px;textdecoration:none;color:#ffffff;text-align:center} a.horizMenuItemLevel1LinkEx:hover {font-family:arial;font-weight:bold;font-size:11px;textdecoration:none;color:#ffffff;text-align:center} .horizMenuItemList_2 {vertical-align:bottom; padding: 0px; padding-top:0px; width: 100%; border-bottom: 0px solid #bf2e27; voice-family: "\"}\""; voice-family: inherit; font-size:11px;font-family:"arial", sans-serif;font-weight:bold} .horizMenuItemList_2 ul{background-color:#939393;margin:0;margin-left: 0px;padding-top: 6px;paddingbottom:6px;list-style: none;background-image:url();} .horizMenuItemLevel2 {border-right:0px solid #333333;display: inline;margin: 0 0px 0 0;texttransform:uppercase;padding:4px;padding-right:12px;padding-left:12px;color:#ffffff;background-image:url();} .horizMenuItemLevel2selected {text-decoration:underline;border-right:0px solid #333333;display: inline;margin: 0 0px 0 0;text-transform:uppercase;padding:8px;padding-right:12px;padding-left:12px;color:#ffffff;background-image:url()} .horizMenuItemLevel2hover {text-decoration:underline;border-right:0px solid #333333;display: inline;margin: 0 0px 0 0;text-transform:uppercase;padding:8px;padding-right:12px;padding-left:12px;color:#ffffff;background-image:url()} .horizMenuItemLevel2Extranet {padding-left:28px;margin:0 0 0 0;color:#ffffff} Side 100/104 a.horizMenuItemLevel2Link:link {font-family:"arial", sans-serif;font-weight:bold;font-size:11px;textdecoration:none;color:#ffffff;text-align:center} a.horizMenuItemLevel2Link:visited {font-family:"arial", sans-serif;font-weight:bold;font-size:11px;textdecoration:none;color:#ffffff;text-align:center} a.horizMenuItemLevel2Link:active {font-family:"arial", sans-serif;font-weight:bold;font-size:11px;textdecoration:underline;color:#ffffff;text-align:center} a.horizMenuItemLevel2Link:hover {font-family:"arial", sans-serif;font-weight:bold;font-size:11px;textdecoration:underline;color:#ffffff;text-align:center} a.horizMenuItemLevel2LinkEx:link {font-family:"arial", sans-serif;font-weight:bold;font-size:11px;textdecoration:none;color:#F9E5E5;text-align:center} a.horizMenuItemLevel2LinkEx:visited {font-family:"arial", sans-serif;font-weight:bold;font-size:11px;textdecoration:none;color:#F9E5E5;text-align:center} a.horizMenuItemLevel2LinkEx:active {font-family:"arial", sans-serif;font-weight:bold;font-size:11px;textdecoration:none;color:#F9E5E5;text-align:center} a.horizMenuItemLevel2LinkEx:hover {font-family:"arial", sans-serif;font-weight:bold;font-size:11px;textdecoration:none;color:#F9E5E5;text-align:center} .horizMenuItemList_3 {vertical-align:bottom; padding: 0px; padding-top:0px; width: 100%; border-bottom: 0px solid #bf2e27; voice-family: "\"}\""; voice-family: inherit; font-size:11px;font-family:"arial", sans-serif;font-weight:bold} .horizMenuItemList_3 ul{background-color:#D6D7D9;margin:0;margin-left: 0px;padding-top: 4px;paddingbottom:4px;list-style: none;background-image:url();} .horizMenuItemLevel3 {border-right:0px solid #333333;display: inline;margin: 0 0px 0 0;texttransform:uppercase;padding:4px;padding-right:12px;padding-left:12px;backgroundcolor:#ffffff;color:#000000;background-image:url();} .horizMenuItemLevel3selected {text-decoration:underline;border-right:0px solid #333333;display: inline;margin: 0 0px 0 0;text-transform:uppercase;padding:8px;padding-right:12px;padding-left:12px;backgroundcolor:#ffffff;color:#000000;background-image:url()} .horizMenuItemLevel3hover {text-decoration:underline;border-right:0px solid #333333;display: inline;margin: 0 0px 0 0;text-transform:uppercase;padding:8px;padding-right:12px;padding-left:12px;backgroundcolor:#ffffff;color:#000000;background-image:url()} .horizMenuItemLevel3Extranet {padding-left:28px;margin:0 0 0 0;color:#ffffff} a.horizMenuItemLevel3Link:link {font-family:"arial", sans-serif;font-weight:bold;font-size:11px;textdecoration:none;color:#000000;text-align:center} a.horizMenuItemLevel3Link:visited {font-family:"arial", sans-serif;font-weight:bold;font-size:11px;textdecoration:none;color:#000000;text-align:center} a.horizMenuItemLevel3Link:active {font-family:"arial", sans-serif;font-weight:bold;font-size:11px;textdecoration:underline;color:#000000;text-align:center} a.horizMenuItemLevel3Link:hover {font-family:"arial", sans-serif;font-weight:bold;font-size:11px;textdecoration:underline;color:#000000;text-align:center} a.horizMenuItemLevel3LinkEx:link {font-family:"arial", sans-serif;font-weight:bold;font-size:11px;textdecoration:none;color:#F9E5E5;text-align:center} a.horizMenuItemLevel3LinkEx:visited {font-family:"arial", sans-serif;font-weight:bold;font-size:11px;textdecoration:none;color:#F9E5E5;text-align:center} a.horizMenuItemLevel3LinkEx:active {font-family:"arial", sans-serif;font-weight:bold;font-size:11px;textdecoration:none;color:#F9E5E5;text-align:center} a.horizMenuItemLevel3LinkEx:hover {font-family:"arial", sans-serif;font-weight:bold;font-size:11px;textdecoration:none;color:#F9E5E5;text-align:center} Side 101/104 Tips for minimumsendringer i meldingsmal og invitasjonsmal: • #396DA5= blåfarge Djerv. Byttet til #193D6D for TRY • 'Trebuchet MS' = skrifttype • kx/67 = kx/siteID til egen klubb • top_header.gif = bilde på layout-katalog som skal ligge øverst i meldingsmalen. Lag evt et eget bilde for meldinger/nyhetsbrev, og legg navnet i koden og bildefilen i layoutkatalogen. Hos TRY har vi benyttet top_header.gif • href="http://www.djerv1919.no">www.djerv1919.no</a></td> = bytt ut med egen URL MELDINGSMAL som må inn som kildekode <p><style type="text/css"> a.footer_link:link {padding:0px;vertical-align:text-top;;color:#193D6D;font-size:13;font-weight:normal;fontfamily:'Trebuchet MS';text-decoration: none} a.footer_link:visited {padding:0px;vertical-align:text-top;color:#193D6D;font-size:13;font-weight:normal;fontfamily:'Trebuchet MS';text-decoration: none} a.footer_link:active {padding:0px;vertical-align:text-top;color:#193D6D;font-size:13;font-weight:normal;fontfamily:'Trebuchet MS';text-decoration: none} a.footer_link:hover {padding:0px;vertical-align:text-top;color:#193D6D;font-size:13;font-weight:normal;fontfamily:'Trebuchet MS';text-decoration: underline} .event_invitation_info_box{width:450px;background-color:#C1E6FD; border:0px solid #333333;font-family: "Trebuchet MS", sans-serif; color:#333333; font-size: 13px;padding-5px} .event_invitation_info_leadcell {font-family: "Trebuchet MS", sans-serif; color:#333333; font-size: 13px;padding:5px} .event_invitation_info_valuecell {font-family: "Trebuchet MS", sans-serif; color:#333333; font-size: 13px;padding:5px;font-weight:bold} .event_invitation_info_descriptioncell {font-style:italic;font-family: "Trebuchet MS", sans-serif; color:#333333; font-size: 12px;padding:5px}</style></p> <table cellspacing="0" cellpadding="0" width="900" style="border-right: #000000 1px solid; border-top: #000000 1px solid; border-left: #000000 1px solid; border-bottom: #000000 1px solid"> <tbody> <tr> <td> <table cellspacing="0" cellpadding="0" width="100%" style="font-weight: normal; font-size: 13px; backgroundimage: url(/kx/67/Image/WebSite/graa_bg.png); color: #333333; line-height: 19px; font-family: 'Trebuchet MS', sansserif; background-color: #eeeeee"> <tbody> <tr> <td><img alt="" src="/kx/67/_layout/top_header.gif" /></td> </tr> </tbody> </table> </td> </tr> <tr> <td style="padding-left: 10px; font-weight: bold; font-size: 24px; color: #bf2e27; line-height: 35px; font-family: 'Trebuchet MS', sans-serif; text-align: left">[subject]</td> </tr> <tr> <td style="padding-right: 10px; padding-left: 10px; font-weight: normal; font-size: 13px; padding-bottom: 10px; color: #333333; padding-top: 20px; font-family: 'Trebuchet MS', sans-serif">[messageContent]</td> Side 102/104 </tr> <tr> <td style="padding-right: 10px; padding-left: 10px; font-weight: normal; font-size: 13px; padding-bottom: 10px; color: #333333; padding-top: 20px; font-family: 'Trebuchet MS', sans-serif">[usernameContent]</td> </tr> <tr> <td align="center" style="font-weight: normal; font-size: 13px; color: #333333; padding-top: 2px; font-family: 'Trebuchet MS', sans-serif; background-color: #eeeeee">Besøk vår hjemmeside på <a class="footer_link" href="http://www.il-try.no">www.il-try.no</a></td> </tr> </tbody> </table> INVITASJONSMAL som må inn som kildekode <p><style type="text/css"> a.footer_link:link {padding:0px;vertical-align:text-top;;color:#193D6D;font-size:13;font-weight:normal;fontfamily:'Trebuchet MS';text-decoration: none} a.footer_link:visited {padding:0px;vertical-align:text-top;color:#193D6D;font-size:13;font-weight:normal;fontfamily:'Trebuchet MS';text-decoration: none} a.footer_link:active {padding:0px;vertical-align:text-top;color:#193D6D;font-size:13;font-weight:normal;fontfamily:'Trebuchet MS';text-decoration: none} a.footer_link:hover {padding:0px;vertical-align:text-top;color:#193D6D;font-size:13;font-weight:normal;fontfamily:'Trebuchet MS';text-decoration: underline} .event_invitation_info_box{width:600px;background-color:#C1E6FD; border:0px solid #333333;font-family: "Trebuchet MS", sans-serif; color:#333333; font-size: 13px;padding-5px} .event_invitation_info_leadcell {font-family: "Trebuchet MS", sans-serif; color:#333333; font-size: 13px;padding:5px} .event_invitation_info_valuecell {font-family: "Trebuchet MS", sans-serif; color:#333333; font-size: 13px;padding:5px;font-weight:bold} .event_invitation_info_descriptioncell {font-style:italic;font-family: "Trebuchet MS", sans-serif; color:#333333; font-size: 12px;padding:5px}</style></p> <table cellspacing="0" cellpadding="0" width="900" style="border-right: #000000 1px solid; border-top: #000000 1px solid; border-left: #000000 1px solid; border-bottom: #000000 1px solid"> <tbody> <tr> <td> <table cellspacing="0" cellpadding="0" width="100%" style="font-weight: normal; font-size: 13px; backgroundimage: url(/kx/67/Image/WebSite/graa_bg.png); color: #333333; line-height: 19px; font-family: 'Trebuchet MS', sansserif; background-color: #eeeeee"> <tbody> <tr> <td><img alt="" src="/kx/67/_layout/top_header.gif" /></td> </tr> </tbody> </table> </td> </tr> <tr> <td style="padding-left: 10px; font-weight: bold; font-size: 24px; color: #bf2e27; line-height: 35px; font-family: 'Trebuchet MS', sans-serif; text-align: left">[eventName]</td> Side 103/104 </tr> <tr> <td style="padding-right: 10px; padding-left: 10px; font-weight: normal; font-size: 13px; padding-bottom: 10px; color: #333333; padding-top: 10px; font-family: 'Trebuchet MS', sans-serif">[eventInfo]</td> </tr> <tr> <td style="padding-right: 10px; padding-left: 10px; font-weight: normal; font-size: 12px; padding-bottom: 10px; color: #333333; padding-top: 10px; font-family: 'Trebuchet MS', sans-serif">[attachmentInfo]</td> </tr> <tr> <td style="padding-right: 10px; padding-left: 10px; font-weight: normal; font-size: 13px; padding-bottom: 10px; color: #333333; padding-top: 10px; font-family: 'Trebuchet MS', sans-serif">[invitationText]</td> </tr> <tr> <td style="padding-right: 10px; padding-left: 10px; font-weight: normal; font-size: 13px; padding-bottom: 10px; color: #333333; padding-top: 10px; font-family: 'Trebuchet MS', sans-serif">[docContent]</td> </tr> <tr> <td align="center" style="font-weight: normal; font-size: 13px; color: #333333; padding-top: 2px; font-family: 'Trebuchet MS', sans-serif; background-color: #eeeeee">Besøk vår hjemmeside på <a class="footer_link" href="http://www.il-try.no">www.il-try.no</a></td> </tr> </tbody> Side 104/104
© Copyright 2025