(PDF, 1.17MB) - Trondhjems Seilforening
Dokumentasjon for Årsmøte i Trondhjems Seilforening 12. februar 2014 118. Driftsår – sesongen 2013 Side 1 av 27 Innholdsfortegnelse Innkalling til årsmøte: ................................................................................................................................................... 3 Innkalling til årsmøte for Trondhjems Seilforening 2014 .......................................................................................... 3 Styrets forslag til saksliste og dagsorden ........................................................................................................................ 4 1 Sak 1: Godkjenning av de stemmeberettigede .......................................................................................... 5 2 Sak 2: Godkjenning av innkalling, saksliste og forretningsorden ........................................................... 5 3 Sak 3: Valg av ordstyrer, referent og to medlemmer til å undertegne protokollen ................................ 5 4 Sak 4: Behandle TSFs årsmelding for 118 driftsår, herunder komiteenes årsmeldinger ...................... 5 4.1 Årsmelding fra styret: ...................................................................................................................................... 5 4.1.1 Viktige saker/erfaringer i sesongen 2013........................................................................................................ 5 4.1.1.1 Landgangsbrygge på Tautra ........................................................................................................................... 5 4.1.1.2 Samarbeid med Fylkesmannen i Nord-Trøndelag, Frosta Kommune og Statens Naturoppsyn om aktiviteter på Tautra ........................................................................................................................................ 6 4.1.1.3 Avklaring av eiendomsforhold på Tautra ........................................................................................................ 7 4.1.1.4 Evaluering av TSFs organisasjonsmodell ....................................................................................................... 7 4.1.1.5 Ny gangbru ved jernbanebrua ........................................................................................................................ 7 4.1.1.6 Strategi / klubbprosess: .................................................................................................................................. 8 4.1.1.7 Administrasjon og medlemsservice ................................................................................................................ 8 4.1.1.8 Oppgradering klubbhus................................................................................................................................... 9 4.2 Komiteenes årsmeldinger ............................................................................................................................. 10 4.2.1 Jollegruppa ................................................................................................................................................... 10 4.2.2 Regattakomiteen ........................................................................................................................................... 10 4.2.3 Huskomiteen ................................................................................................................................................. 11 4.2.4 Havnekomiteen ............................................................................................................................................. 12 4.2.5 Hyttekomiteen ............................................................................................................................................... 13 4.2.6 Nettredaktør .................................................................................................................................................. 13 4.3 Årsmelding fra aksjeselskapene ................................................................................................................... 14 4.3.1 TSF Havn AS ................................................................................................................................................ 14 4.3.2 Skansen AS .................................................................................................................................................. 15 5 Sak 5: Behandling av TSFs regnskap i revidert stand ............................................................................ 16 5.1 Regnskap og noter til TSFs regnskap 2013.................................................................................................. 16 5.2 Revisjonsberetning ....................................................................................................................................... 16 5.3 Rapport fra kontrollkomiteen ......................................................................................................................... 16 6 Sak 6: Behandling av forslag og saker ..................................................................................................... 17 6.1 Orienteringssaker.......................................................................................................................................... 17 6.1.1 Evaluering av TSFs nye organisasjonsmodell .............................................................................................. 17 6.1.2 Handlingsplan for TSF, sesongen 2014........................................................................................................ 21 6.1.3 Presentasjon av komitéledere for sesongen 2014 ........................................................................................ 22 6.2 Vedtakssaker ................................................................................................................................................ 22 6.2.1 Revisjon av TSFs lov .................................................................................................................................... 22 6.2.2 Innkjøp av følgebåt ....................................................................................................................................... 22 7 Sak 7: Fastsetting av medlemskontingent og havneavgift ..................................................................... 23 8 Sak 8: Vedtak om TSFs budsjett for 119. driftsår, sesongen 2014 ........................................................ 24 9 Sak 9: Behandling av TSFs organisasjonsplan ....................................................................................... 24 10 Sak 10: Valg ................................................................................................................................................. 25 11 Avslutning ................................................................................................................................................... 27 12 Undertegning av protokoll ......................................................................................................................... 27 Appendix 1-4 finnes til slutt i dokumentet Side 2 of 27 Innkalling til årsmøte: Årsmøtet ble kunngjort på foreningens internettside, sendt ut til alle medlemmer per e-post og publisert på foreningens Facebook side, 12. januar 2014. Teksten på foreningens internettside var som følger: Innkalling til årsmøte for Trondhjems Seilforening 2014 Det innkalles herved til årsmøte i Trondhjems Seilforening onsdag 12.02.2014 kl 18:00 i Skansen Klubbhus. Vi oppfordrer om å møte i god tid, da møtet settes klokken 18:00. Frist for å melde saker til behandling: Forslag som skal behandles på årsmøtet, må være styret i hende innen onsdag den 29.01.2014, klokken 18:00. Forslag sendes til sekretær på e-post: [email protected] Dokumentasjon for årsmøtet: Saksliste og annen årsmøtedokumentasjon legges ut på TSFs nettside onsdag 05.02.2014, samt i papirversjon i klubbhuset klokken 18:00 samme dag for gjennomsyn. Stemmeberettigede: Alle medlemmer som er fylt 15 år, har vært medlem i minst 1 måned og har sine økonomiske forhold i orden overfor foreningen er stemmeberettiget ved årsmøtet. Trondheim, 12.01.2014 På vegne av Styret i TSF: Ellen Beate Hansen Sandseter Leder TSF Side 3 of 27 Styrets forslag til saksliste og dagsorden Leder ønsker fremmøtte medlemmer velkommen Saksliste: Sak 1: Godkjenning av de stemmeberettigede. Sak 2: Godkjenning av innkalling, saksliste og forretningsorden. Sak 3: Valg av ordstyrer, referent og to medlemmer til å undertegne protokollen. Sak 4: Behandle TSFs årsmelding for 118 driftsår, herunder gruppeårsmeldinger: 4.1 Årsmelding fra styret 4.2 Komiteenes årsmeldinger 4.3 Årsmelding fra aksjeselskapene Sak 5: Behandling av TSFs regnskap i revidert stand Sak 6: Behandling av forslag og saker: 6.1 Orienteringssaker 6.1.1 Evaluering av TSFs nye organisasjonsmodell 6.1.2 Handlingsplaner for TSF, sesongen 2014 6.1.3 Presentasjon av komitéledere sesongen 2014 6.1 Vedtakssaker 6.2.1 Revisjon av TSFs lov 6.2.2 Innkjøp av følgebåt Sak 7: Fastsetting av medlemskontingent og havneavgift Sak 8: Vedtak om TSFs budsjett for 119. driftsår, sesongen 2014 Sak 9: Behandling av TSFs organisasjonsplan Sak 10: Valg. Avslutning Undertegning av protokollen Side 4 of 27 1 Sak 1: Godkjenning av de stemmeberettigede 2 Sak 2: Godkjenning av innkalling, saksliste og forretningsorden 3 Sak 3: Valg av ordstyrer, referent og to medlemmer til å undertegne protokollen Styrets forslag: Ordstyrer: Sigve Kjelstrup Referent: Hans-Christian Juul Forslag om to medlemmer til å undertegne protokollen vil bli fremmet på møtet. 4 Sak 4: Behandle TSFs årsmelding for 118 driftsår, herunder komiteenes årsmeldinger 4.1 Årsmelding fra styret: TSFs styre har i foreningens 118. driftsår bestått av: Leder Nestleder Kasserer Styremedlem Administrasjon Styremedlem Aktivitet Styremedlem Eiendom Styremedlem Styreprosjekter Varamedlem Ellen Beate Hansen Sandseter Johnny Holst Dariusz Fathi Hans Christian Juul Christian Palmer Sigve Haualand Sigve Kjelstrup Mari Styremøtene i 2013 ble avholdt 25. februar, 15. april, 26. august, 10. oktober, 9. desember og 13. januar (2014). I tillegg ble det avholdt et styreseminar/arbeidsmøte med komiteledere og TSF styret den 18. mars, samt et møte for siste forberedelser av årsmøtet 2014 den 30. januar (2014) etter at saker var spilt inn fra TSFs medlemmer. Det ble også avholdt ekstraordinært årsmøte 21. mai 2013. 4.1.1 Viktige saker/erfaringer i sesongen 2013 Økonomisk status og kontroll har vært et særlig fokus for styret i 2013, og dette har vært sak på alle styremøtene. For nærmere informasjon om økonomisk status se sak 5, behandling av TSFs regnskap. Styret har også brukt en del tid på å revidere eksisterende oppgavebeskrivelser for styremedlemmer og komite-/gruppeledere slik at de er tilpsset TSFs nye organisasjonsmodell. I tillegg har følgende saker hatt særlig fokus fra styret i løpet av 2013: 4.1.1.1 Landgangsbrygge på Tautra TSF vedtok i styremøte 09.01.2014 å igangsatte etableringen av langangsbrygge på Tautra med tanke på ferdigstillelse til sesongen 2014. Byggeprosjektet blir ledet av Arve Flatås og utføres av bryggeleverandør og entreprenør. Prosjektet finansieres gjennom et lån fra TSF Havn AS som skal tilbakebetales med inntil kroner 40 000 pr år av båteierne i form av et tillegg på havneleien, for tiden kroner 160. Tanken om å etablere en landgangsbrygge på Tautra har vært diskutert i foreningen i mange år. Det prosjektet som nå realiseres er basert på et forslag fra Arild Helgesen framsatt i årsmøte 16.02.2011. Dette årsmøtet vedtok at styret skulle utrede saken i samråd med kontrollkomitéen, (og eventuelt gjennomføre prosjektet) uten ytterligere årsmøtevedtak. Etter dette vedtaket startet planleggingen av prosjektet. Arbeidet har medført ulike utfordringer både for foreningen, byggesaks- og vernemyndighetene samt naboene på Tautra og har tatt både lang og mye tid. Side 5 of 27 Oppsummert i kronologisk rekkefølge har følgende begivenheter funnet sted: Avslaget 19.10.2011. Søknad fra TSF om dispensasjon fra kravet om 100 metersbeltet på Tautra. 03.01.2012. Fylkesmannen i Nord-Trøndelag (heretter FMNT) avslår dispensasjon i forhold til plan- og bygningsloven, og påpeker at søknad om dispensasjon etter verneforskriften trolig også ville ha blitt avslått. Dispensasjonen 13.03.2012. FMNT anmodes om ny vurdering av tiltaket. TSF ber om befaring og møte. Ønsket om befaring og møte blir imøtekommet 20.04.2012. Ny søknad til FMNT om dispensasjon fra plan- og bygningsloven og verneforskriften for Tautra. 03.05.2012. FMNT gir dispensasjon på betingelse av at TSF sine arrangementer legges til tidspunkter utenom fuglenes sårbare hekkeperiode i tråd med forvaltningsmyndighetenes anbefalinger og med forbehold om at anlegget kan kunne kreves justert dersom tiltaket medfører økt ferdsel i området. 24.05.2012. Frosta kommune gir dispensasjon for bygging i 100 metersbeltet. Klagen 24.05.2012. Tre grunneiere på Tautra klager dispensasjonsvedtaket inn for Direktoratet for naturforvaltning. 15.11.2012. Direktoratet for naturforvaltning vedtar at klagen ikke tas til følge, og presiserer samtidig vilkårene for disp. Uro i foreningen Etter årsmøtet i 2013 oppstår tvil om vilkårene. Fra medlemmer innvendes det at vilkårene innebærer så omfattende restriksjoner på bruken av Cuba at tiltaket ikke bør gjennomføres, i alle fall ikke uten ny behandling i årsmøte. 29.04.2013. Grunneier av Tautra Nordre hevder å være eier av fjæra på Cuba, og at han ønsker medbestemmelse i forbindelse med etablering av landgangsbrygge. 29.04.2013. Etter anmodning fra TSF gir Direktoratet for naturforvaltning et av vilkårene en mer praktisk ordlyd. Konklusjonen 12.05.2013. Ekstraordinært årsmøte i TSF aksepterer vernemyndighetenes vilkår og vedtar å kreve foreningens eiendomsrett til fjæra fastslått gjennom rettslig avgjørelse. 09.12.2013 Forliksrådet i Frosta kommune forkynner at eiendomsretten til fjæra tilhører TSF. Konsekvensene Landgangsbrygga som nå etableres medfører et ansvar for at den benyttes i samsvar med vilkårene. Den er kun tillatt brukt av medlemmer i TSF i forbindelse med deres bruk av CUBA. TSF har ikke ansvar for vilkårstridig bruk av anlegget, men dersom trafikken i strandområdet øker som følge av slik bruk, kan anlegget kreves justert. Risikoen for dette bæres av TSF. Videre er det et vilkår at foreningens arrangementer i den sårbare hekkeperioden avklares med vernemyndighetene foran hver sesong. Det er styrets håp at anlegget vil bli til glede og nytte for alle brukere av CUBA, og at hensynet til fuglelivet vil bli respektert. Vernemyndighetene har lagt ned et stort arbeid for å utforme premissene for en vellykket løsning, nå er det opp til TSF å forvalte sine rettigheter klokt. 4.1.1.2 Samarbeid med Fylkesmannen i Nord-Trøndelag, Frosta Kommune og Statens Naturoppsyn om aktiviteter på Tautra I forbindelse med søknadsprosessen om ny langangsbrygge på Cuba (Tautra) ble TSF i klagebehandlingsbrev av 15.11.2012 – vilkår 6, bedt om å legge arrangementer på Tautra til tidspunkter utenom fuglenes sårbare hekkeperiode, dvs. utenfor tidsrommet mellom 1. April til 1. Juli. For å avklare hva Fylkesmannen hva som ligger i dette vilkåret, hvor strengt det vil tolkes og hva arrangementer i praksis vil si, ble det avholdt et møte med Fylkesmannen i NT, SNO og Frosta kommune den 12.04.2013. På møtet orienterte TSF om våre arrangementer på Tautra og hvor selve seilingen foregår. På grunn av seilingsområde og sen hekking våren 2013, ble de gitt aksept både for treningssamlingen, grautskeia og jollekurset under forutsetning av seiling utenfor de sårbare områdene. For å definere de sårbare områdene tydelig, ble det avtalt at TSF utarbeidet et kart som viser områdene hvor man skal unngå båttrafikk i perioden 1.4-1.7. Dette er nå godkjent av Fylkesmannen og ligger Side 6 of 27 vedlagt årsmøtedokumentasjonen – se Appendix 1. Alle som besøker Tautra i perioden 1.04 – 1.07, anmodes om å overholde seilingsrestriksjonene som kartet viser. Som en følge av møtet ble vilkår 6 endret av Direktoratet fra å være et forbud mot arrangement i tidsrommet 1.04 – 1.07, til at arrangementer kan skje i samråd med Fylkesmannen i Nord-Trøndelag. For å følge opp vilkår 6 ble det den 15.01.2014 ble det avholdt et nytt møte med representanter fra Fylkesmannen og Miljøvernavdelingen, for å orientere om TSF sine planlagte arrangementer på Tautra i 2014. Tidspunktene for treningssamling, grautskeia og jollekurset ble akseptert. Fra neste år av er det en forutsetning at jollekurset blir flyttet til August. Det forutsettes også at det gis god informasjon ut til alle medlemmer og brukere av hytta. Dette gjelder både om seilingstrasé og om ikke å ferdes unødig langs fjæra og i skogen utover mot Åbåten i hekketida. Styret i TSF er svært fornøyd med samarbeidet med Fylkesmannen i Nord-Trøndelag, og det er en god tone og felles forståelse og respekt mellom partene. 4.1.1.3 Avklaring av eiendomsforhold på Tautra I forbindelse med planleggingen av flytende langangsrampe ble styret i løpet av våren 2013 klar over at det forelå uenighet mellom innehaver av eiendommen Tautra Nordre og TSF vedrørende eiendomsrett og strandrett i fjæra. Foreningens standpunkt ble avklart i ekstraordinært årsmøte 12.05.2013. Årsmøtet vedtok å kreve foreningens eiendomsrett til fjæra fastslått, om nødvendig gjennom rettslig avgjørelse. TSF engasjerte advokatfirmaet Stamnæs Engelsen DA, ved advokat Dag Herrem. Herrem ba i første omgang motparten om frivillig erklæring. Dette ble ikke besvart og krav om eiendomsretten ble deretter framsatt overfor Forliksrådet i Frosta kommune. Forliksrådet avholdt møte med partene 09.12.2013. Noen dager senere forkynte forliksrådet at fjæra tilhører TSF som en del av eiendommen Cuba. I brev datert 20/1 2014 tok Ståle Anderssen, via sin advokat Guri Uvsløkk Vagnildhaug ved Advokatfirmaet Bjerkan Stav, ut stevning ved Inntrøndelag Tingrett for å overprøve forliksrådets dom. Dette vil si at vi må møte Anderssen i tingretten for å få avgjort eiendomsforholdet. Dette betyr igjen at etableringen av landgangsrampen nok en gang må settes på vent. 4.1.1.4 Evaluering av TSFs organisasjonsmodell TSF årsmøte vedtok i februar 2013 en ny organisasjonsmodell. I diskusjonen rundt den nye modellen ble det fremsatt at denne skulle evalueres frem mot årsmøtet i 2014 og at det på grunnlag av dette skulle vurderes om eventuelle justeringer skal foreslås til årsmøtet. Organisasjonsplanen skal uansett alltid behandles på årsmøtet (jfr. TSFs lov) som fast sak, men årsmøtet i 2013 ba styret i TSF særlig vurdere følgende tre punkter: (sitat fra årsmøteprotokoll) Styrets forhold til aksjeselskapene Evaluering av antall medlemmer og behov for mellomsjikt (Hver komite rapporterer direkte til styret) Hvordan skal utvelgelse av komiteledere foregå? (dette må på et senere tidspunkt lovfestes) Styret i TSF har jobbet aktivt med å tilpasse seg den nye organisasjonsmodellen gjennom driftsåret 2013, og samtidig hatt fokus på å evaluere hvordan den nye modellen har fungert. I tillegg satte styret ned en evalueringsgruppe som mer systematisk skulle sondere ulike erfaringer som ble gjort med den nye modellen, samt mer spesifikt evaluere de punktene som årsmøtet i 2013 ba styret om særlig å om å vurdere (se over). I styremøtet 9/12 2013 ble TSF styret fremlagt et notat med evalueringsgruppens evaluering og anbefalinger (se sak 6.2.1). Evalueringsnotatet ble drøftet i styremøtet, og styret vedtok å følge evalueringsgruppens anbefalinger på alle punkter. Anbefalingene fra evalueringsgruppen gjenspeiles i årsmøtedokumentasjonen for årsmøtet 2014, og følges opp gjennom forslag til vedtak i saken om revisjon av TSFs lov (sak 6.1) og behandling av TSFs organisasjonsplan (sak 9). Evalueringsgruppas anbefalinger gjenspeiles også i de nye oppgavebeskrivelsene for TSFs styremedlemmer. 4.1.1.5 Ny gangbru ved jernbanebrua I høst begynte arbeidet med gang- og sykkelbrua over Skansensundet. I den forbindelse ble TSF bedt av Statens vegvesen, som er tiltakshaver, om å flytte båtene på østsiden av Brygge H mens anleggsarbeidene på skansensiden pågår. Foreningen er videre pålagt å innkorte brygga, noe som Side 7 of 27 innebærer at antall båtplasser blir redusert. Pålegget er hjemlet i byggetillatelsen fra Kystdirektoratet og har som formål å tilpasse bryggeanlegget til seilingsleden i Skansensundet. TSF har skissert en alternativ plassering av brygga som innebærer at den ikke kommer i konflikt med seilingsleden, men med bibehold av båtplassene. Denne skissen er presentert for Trondheim havn. Det er innført midlertidig stopp i tildeling av nye båtplasser etter aksjonærer som har sagt opp sin plass. På denne måten regner vi med å kunne håndtere en eventuell reduksjon dersom andre løsninger ikke blir funnet. Ulempene som disse inngrepene påfører TSF er erstatningsbetingende. Det er framsatt krav om full erstatning overfor tiltakshaver og styret avventer initiativ fra så vel tiltakshaver som Trondheim Havn når det gjelder sakens videre utvikling. 4.1.1.6 Strategi / klubbprosess: I november 2012 startet TSF en klubbutviklingsprosess i samarbeid med NIF. Målet med prosessen var å definere klubbens mål i forhold til hvilken retning vi ønsker å utvikle oss på lengre sikt. Her ble det definert både sportslige og sosiale visjoner for seilforeningen, og mye av dette arbeidet ble tatt videre i de forskjellige komiteene og implementert i deres handlingsplaner. Oppfølgingen av arbeidet kolliderte litt med vår aktive sesong, og på høsten 2013 ble styret enige om å fortsette denne prosessen i samarbeid med komiteledere og vil derfor finne en gunstig dato når respektive posisjoner er fyllt og styret for 2014 er etablert. 4.1.1.7 Administrasjon og medlemsservice Medlemsregisteret Foreningens sekretær har gjennom året vedlikeholdt foreningens medlemsregister. I løpet av 2014 har medlemsregisteret blitt flyttet fra Sportsadmin til Klubbadmin som er NIF sin nye løsning for vedlikehold av medlemsmassen. Denne jobben har vært arbeidskrevende. Alle medlemmer har blitt kvalitetssikret ift at de faktisk ønsker å være medlem, rett e-post adresse og andre person informasjon. Den nye løsningen vil etter hvert som de nye funksjonene tas i bruk redusere tiden som brukes på administrative oppgaver og foreningen vil få god kontroll over medlemsmassen. Løsningen gir per i dag en effektiv metode å kommunisere til alle medlemmer, eller bestemte utvalg av medlemmer på e-post, noe vi ikke har hatt tidligere. De arbeidsoppgavene som gjenstår er å ta i bruk faktureringsløsningen for medlemskontingent og løsningen for administrasjon og fakturering av aktiviteter. Medlemmenes ansvar er å oppdatere sine personalia på portalen www.minidrett.nif.no. Det har blitt trykket opp medlemskort til alle medlemmer pr 31.12.2013. Medlemskortet distribueres fra klubbhuset i forbindelse med klubbaktiviteter. Medlemskortet skal medbringes på alle TSF aktiviteter slik at medlemmene kan dokumentere sitt medlemskap. I tillegg vil fremvisning av medlemskortet gi rabatter hos partnere TSF har gjort avtaler med. En liste over disse vil etter hvert bli vedlikeholdt på TSF nettsider. Pr 31.01.2014 har Trondhjems Seilforening totalt 681 betalende medlemmer. Foreningen hadde ved årsmøtet i 2013 667 medlemmer, i 2012 709 medlemmer og ved årsmøtet i 2011 722 medlemmer. Det er gledelig å se at den fallende trenden i antall medlemmer har stoppet opp og at de tiltak som ble iverksatt for å øke antall medlemmer har fungert. Basert på en undersøkelse vi har gjort i 2013, hvor vi sammenligner medlemsforholdet i forhold til befolkningsmengden i Trondheim og i forhold til seilforeninger i andre byer i Norge har vi et potensiale i TSF til å rekruttere opp vår medlemsmasse til rundt 1500 medlemmer. Det anbefales at rekruteringsfremmende tiltak videreføres for 2014. De 681 medlemmene fordeler seg slik i forhold til alder og kjønn: Kvinner Menn 0-5 år 1 1 6-12 år 10 14 13-19 år 9 23 20-25 år 14 18 26 år og eldre 120 471 Sum 154 527 Totalt antall medlemmer 681 Disse medlemstallene har blitt rapportert pr. 31.01.2014 til idrettsregistreringen. Side 8 of 27 Av 681 medlemmer er 593 registrert som aktive. Fordelingen er som følger: Kvinner Menn 0-5år 6-12år 13-19år 20-25år 26år- 0-5år 6-12år 13-19år 20-25år 26år- Jolle 0 10 9 0 0 0 14 23 0 0 Kjølbåt 0 0 0 14 3 0 0 0 18 50 Tur&hav 1 0 0 0 100 1 0 0 0 350 Flerskrog 0 0 0 0 0 0 0 0 0 2 Disse medlemstallene har blitt rapportert pr. 31.01.2013 til idrettsregistreringen. Saksbehandling av post En annen arbeidsoppgave som har vært fulgt opp i løpet av året er å saksbehandle all innkommende e-post og distribuere informasjon ut i de rette kanaler. I hovedsak mottas denne på e-post adresse [email protected]. Innkommende post blir lest og arkivert i e-post løsningen foreningen har tilgjengelig. E-poster til medlemsservice håndteres på [email protected] E-poster til Administrasjons avdelingen håndteres på [email protected] Det har blitt etablert et elektronisk arkiv i løsningen Dropbox. Informasjon tilbake til 2007 kan finnes i dette arkivsystem. Annet Foreningen er frivillig registrert i Brønnøysundregisteret og informasjonen der blir vedlikeholdt av sekretæren og kassereren. 4.1.1.8 Oppgradering klubbhus Klubbhuset benyttes hardt og slites fort, særlig klubblokalet. Med hyppige mellomrom pusses anlegget opp med innsats fra huskomitéer og andre frivillige. Et eksempel på graden av slitasje er gulvet i klubblokalet. Det ble lagt for 4-5 år siden, men må allerede nå utskiftes/utbedres fordi det ikke har tålt bruken. Huset benyttes til både klubbaktiviteter og utleie. Utleie gir økonomisk utbytte til dekning av faste kostnader og bidrag til foreningens virksomhet. Selv om anlegget ikke markedsføres for utleie er det et attraktivt utleieobjekt. Bruken av huset, både klubbaktiviteter og utleie administreres av hussjefen på helårsbasis. Hussjefen har i praksis også hatt ansvaret for husets bygningsmessige tilstand. Avtroppende hussjef Ingunn Fjeldaas har pekt på at plasseringen kjøkken/bar medfører forstyrrende trafikk mellom kjøkkenet og gangen i forbindelse med selskaper. I samarbeid med arkitekt Øystein Thommesen har hun foreslått at bar/kjøkken flyttes til den innerste delen av klubblokalet. Denne løsningen har åpenbare fordeler, særlig med tanke på utleiebruk, men medfører inngrep i flere av husets våtrom. Uansett er nåværende kjøkken slitt og må utbedres uansett. Vannrøret til oppvaskbenken må frostsikres. Slik foreningen har vært organisert, har utviklingen av eiendommen naturlig blitt til gjennom løsning av akutte problemer og/eller realisering av idéer som løpende har dukket opp. Den nye organiseringen av styret gir muligheter for utvikle eiendommene mer planmessig enn før. Blant annet ønsker styret å vurdere om den harde bruken av huset lønner seg økonomisk, sett i forhold til de utgiftene som påløper. Man bør også tenke gjennom hvilken karakter klubblokalet skal ha, klubbrom eller ”samfunnshus”. Videre ønsker styret å vurdere om det er i medlemmenes interesse å eventuelt oppgradere huset til en høyere standard (på bekostning av andre tiltak og annen aktivitet). Endelig ønsker styret å utforme en plan som strekker seg over flere år, slik at budsjettplanleggingen blir mer langsiktig. Styret ønsker å benytte inneværende driftsår til planlegging av husets bruk. Tømrermester er engasjert for å bistå med kalkyler i forbindelse med eventuell ombygging. Basert på dette vil det bli utformet forslag som neste årsmøte kan ta stilling til. Side 9 of 27 4.2 Komiteenes årsmeldinger 4.2.1 Jollegruppa Jollegruppa favner, i tillegg til Optimistjolle og RS-Feva, sportsbåtklassen Melges 24 og Yngling. Ansvarlige for aktiviteten i Jollegruppa i 2013 har hovedsakelig vært: Christian Øye, Jolle- og utdanningsansvarlig. Kristoffer Kleppestø, Hovedtrener. Karsten Schroeder, Klassekaptein Yngling. Carl-Erik B. Kullmann, Klassekaptein Melges. Morten Engeset-Nordanger, ansvarlig for Tautra-kurs og aktiv støtte i flere arrangementer. Viktige punkter i TSF`s handlingsplan fra 2013 for jollegruppa er økt rekruttering, økt aktivitetstilbud, gjennomføring av Tautrakurs og i økende grad å ta i bruk seilforeningens anlegg på Cuba. I strategiplanen fra samme år vektlegges å videreføre TSF som en barne- og ungdomsvennlig forening ved å legge forholdene til rette for aktiviteter og trivsel ved Skansen. Vinteren 2013 deltok jollesjefen i flere møter med kommunen og andre aktører på Skansen hvor planer for utvikling av området med tilrettelegging for maritime aktiviteter ble lagt. Her framheves lokaler for garderobe og kursvirksomhet samt bedre lagringsmuligheter for joller og utstyr som viktige punkter. Etter omlegging av styret for TSF videreføres dette arbeidet av styremedlem styreprosjekter. En stor og ivrig nybegynnergruppe har vært gjennom sin første sesong og gir grunnlag for et bra aktivitetsnivå framover. Pinsesamlingen, som første gang ble arrangert i 2012, bekreftet sin posisjon som vårens største arrangement. I år hadde vi 6 unge seilere med trenere fra Sverige på besøk. Gode tilbakemeldinger inspirerer til videre satsning. Tautrakurset ble igjen arrangert med svært gode tilbakemeldinger. Til sommeren økes tilbudet med to 4-dagers kurs på Tautra med Cuba som base. Tautrakurset ansees viktig som et tilbud for unge seilere, for å sikre rekrutteringen og for å bidra til forutsigbar økonomi. I løpet av sesongen har flere av våre Melges-seilere deltatt i nasjonale og internasjonale arrangementer. Jentebåten Hysteria fikk tildelt TSF`s aktivitetsstipend for 2013. Høstens viktigste arrangement var Kretsmesterskapet hvor Jollegruppas medlemmer var godt synlig på fjorden. Ryggraden for vår aktivitet er de ukentlige treningene som også i år har vært gjennomført i regi av ansvarsbevisste trenere med høy kompetanse. Vi har ikke fått rapportert skader eller brudd på sikkerhetsreglene for denne sesongen. Økonomisk har Jollegruppa holdt seg akseptabelt i forhold til budsjettet for 2013. Oppsummert har 2013 vært et bra år for Jollegruppa. Trondheim 05.01.14 Christian Øye 4.2.2 Regattakomiteen Regattakomitéen kan se tilbake på nok et begivenhetsrikt år med mange arrangementer for en stor gruppe seilere. Komitéen har bestått av: Erik Christensen, Christian Palmer, Henrik Larsen, Sigve Kjelstrup, Terje Brasethvik og Tom Storvik. Med tidligere års nedgang i oppslutningen om turregattaer var det viktig for oss å øke deltakelsen på Halten Ocean Race og Høststormseilasen. Med henholdsvis 25 og 19 deltakende båter, opplever vi at vi har tatt et steg i riktig retning. Som et ledd i få med flere, opprettet vi turklasser med alternativt løp. Responsen var god, noe som viser at det er et betydelig potensial for nye regattaseilere i denne gruppa. Foreningens nettsider og Facebookside ble flittig brukt i markedsføringen av arangementene. I tillegg har vi fått flere deltakere fra de øvrige klubbene Side 10 of 27 i kretsen der spesielt Malvik og Stjørdal Seilforening gjennom sin satsing på regattaseiling har fått mange nye sportsseilere. Halten Ocean Race gikk av stabelen sammen med festarrangementet Sild og Seil som er i ferd med å bli en fast tradisjon på Ørlandet. Onsdagserien trekker fortsatt til seg mange. To éntype- og to rating-klasser er vi veldig fornøyd med. Gjennomføringen går fortsatt på rundgang blant de deltakende teamene, og fungerer for det meste godt. Det kan være utfordrende for selv erfarne folk å gjennomføre regatta i et område med så skiftende og ustabile forhold som vi faktisk har. Underveis i sesongen har komitéen hatt mang en bryggeprat med utveksling av meninger og idéer. For å sammenfatte noe av dette valgte vi å invitere til idémøte etter endt sesong for å få inspill på mulige forbedringer til neste års arrangementer. Mange av de sentrale personene i miljøet var tilstede på det som ble fruktbare og interessante diskusjoner. Med vennlig hilsen Erik Christensen Regattasjef TSF 4.2.3 Huskomiteen Aktiviteter sommer (mars - oktober): Klubbhuset på Skansen er arena for flertallet av aktivitene i seilforeningen. I år som i fjor er huset mye brukt i forbindelse med foreningens sportslige aktiviteter innen jolle og regatta. Aktivitetene på klubbhuset starter i mars måned med teorikurs for jolleseilere og foregår til midten av oktober. Jolle-, Yngling- og Melges24-gruppa har i 2013 disponert huset på mandager, tirsdager og torsdager til briefing i forkant og etterkant av seiling på fjorden. Regatta-gruppa har hatt huset på onsdager med sosial samling og servering av mat og drikke etter endt regatta. Aktiviteter vinter (oktober – mars): I løpet av vintermånedene før og etter seilsesongen har det vært arrangert månedlige temakvelder på klubbhuset. Det har vært varierende temaer egner for forskjellige fraksjoner innen seilforeningen (alt fra tur og båtrelaterte temaer til foredrag fra større sportslige arrangementer). Stort sett har interne ressurser vært benyttet til å holde foredrag, men også personer fra andre seilforeninger har vært invitert til å holde foredrag. Huset er mye ledig om vinteren og det jobbes med å utvide tilbudet innen kurs og foredrag. Drift og vedlikehold: Klubbhuset blir mye brukt både i forbindelse med foreningens aktiviteter og i forbindelse med utleie til selskaper i helgene. Slitarsen på huset er derfor stor, og en må påregne en del utgifter til å bytte slitte og ødelagte deler. For året 2013 har funksjonene ved huset fungert godt og det har vært begrenset behov for å skifte eller reparere elektriske apparater eller annet interiør. Innkjøp av rekvisita til klubbhuset har vært på et minimum, da det ikke har vært rom for mer i budsjettet for 2013. Huskomiteen har hatt en god dialog med vaskebyrået og de har igjen vært flinke til å møte opp både på faste vaskedager og ved ekstra vaskedager. Kvaliteten er tilfredsstillende og det blir gjennomført service runder hvert halvår med evaluering av renholdet. På dagens nivå er husets funksjoner operative og ting som gjerne kunne ha vært gjort kontinuerlig gjennom året, blir tatt på dugnader om våren og høsten. For å nå målet om mer kontinuerlig drift og vedlikehold, må det gjøre en jobb for å rekruttere flere personer til huskomiteen. Økonomi: Klubbhuset har en del faste utgifter i form av strøm, vann, renhold, renovasjon, forsikring, festeavgift til kommunen og leie av tråløs bankterminal. Inntektene til klubbhuset er mindre forutsigbare da de i stor grad er avhengig av utleie til selskaper i helgene og etterspørselen kan variere fra år til år. Budsjetter som ble lagt for 2013 var moderat både med hensyn på forventede inntekter og avsatte midler til innkjøp av varer og tjenester. Inntektene har blitt en del høyere enn prognosert grunnet større etterspørsel på leie av klubbhuset til selskaper. Økt bruk til utleie medfører også økte utgifter til vasking. Utgifter i forbindelse med reparasjoner at utsyr som går i stykker under utleie dekkes av leietaker. Det har i løpet av 2013 kommet inn 118 henvendelser om leie av klubbhuset. Av disse har 49 henvendelser resultert i utleie. 14 av henvendelsene har vært angående leie for kommende år (2014). Differansen mellom antall Side 11 of 27 henvendelser og antall leieforhold er et resultat av at huset ikke er lelig på ønsket dato eller at personen allikevel ikke vil leie. Antall henvendelser ila. 2013 Resulterer i leie Gjelder 2014 118 49 14 November og desember i normalt de to månedene med mest utleie pga. julebordsesongen. I år skiller juni måned seg ut med mye utleie og går forbi desember på statistikken (se stolpediagram). Av de som vil leier klubbhuset, er nesten halvparten privatpersoner som ikke er medlem av foreningen (se kakediagram). Disse personene betaler også mer i leie enn medlemmer hvilket bidrar til leieinntekter for 2013 som er over budsjett. Nesten 20% av leieforholdene er av firmaer og resterende av leieforholdene er til medlemmer av TSF. Antall leieforhold per måned 15 10 5 0 2013 Leieforhold per kategori Medlem Ikke-medlem Firma Ingunn Remme Fjeldaas Hyttesjef 4.2.4 Havnekomiteen Havneanlegget er fortsatt i tilfredsstillende stand. I Januar 2013 ble arbeidet med å sikre bryggene mot wirebrudd fullført. Opprinnelig var brygge-elementene festet sammen med 2 gjennomgående wirer. Det er ettermontert 2 utvendige wirer, 1 på hver side, slik at alle bryggene nå er festet sammen med 4 wirer. Et brudd i en enkelt wire vil dermed ikke medføre at bryggeelementene kan slik fra hverandre. ”3-fot-syke” er en ikke ukjent lidelse blant båteiere. Når man kjøper ny båt, er den gjerne litt større enn den forrige. Jeg vil derfor minne om at havneanlegget har en maksimumsstørrelse. De største plassene er dimensjonert for en maksimal båtlengde på 12,9 meter, og bredde inntil 4,1 meter. Dette tilsvarer en båtstørrelse på litt over 42 fot. Større båter enn dette kan ikke medregne å få plass i anlegget. Vi har ingen planer om å utvide anlegget for å få plass til større båter. Side 12 of 27 Oversikt over de forskjellige kategoriene båtplasser, deres størrelse, og de til enhver tid gjeldende priser finnes på foreningens nettsider. I høst begynte arbeidet med gangbroen over Skansenløpet. I den forbindelse måtte vi flytte båtene på østsiden av Brygge H. Når arbeidet er ferdigstilt, risikerer vi også å måtte korte inn bryggen, noe som innebærer at antall båtplasser blir redusert. Det jobbes med å finne en alternativ løsning slik at vi unngår reduksjon i antall plasser, men vi har midlertidig sluttet å tildele nye båtplasser etter aksjonærer som har sagt opp sin plass. På denne måten regner vi med å kunne håndtere en eventuell reduksjon uten å måtte tvangsutløse aksjonærer. Når den nye gangbroen tas i bruk, må vi påregne et stivere regelverk for åpning av Skansenløpet. Kanalen skal mudres og renses for forurenset bunnsediment og lukkes ved påfyll av ny masse. I den forbindelse må vårt anlegg i kanalen midlertidig fjernes over en periode på flere uker. Vi er ikke kjent med når dette arbeidet skal skje, men vi har fått signaler om at planarbeidet er igangsatt. I denne sammenheng er det på sin plass å minne om at fremleie av båtplass er ikke tillatt. Etter søknad og i helt spesielle tilfeller kan likevel TSF tillate fremleie for inntil 24 måneder ad gangen. Dersom fremleie innvilges inngår TSF leieavtale med aksjonæren. TSF leier så plassen videre til leietaker. Det er gledelig å observere at båteierne er blitt flinkere til å overholde retningslinjene for fortøyning. Med få unntak er båtene solid fortøyd, med strekkavlastere på alle spring og brest. Jeg vil til slutt minne aksjonærer og leietakere i havna at alle båtene i anlegget skal være ansvarsforsikret (leieavtalens pkt. 6). Sjekk gjerne forsikringsvilkårene, i en del tilfeller gjelder ikke forsikringen når båten ligger på vannet om vinteren. Utsett Orkanger er planlagt til lørdag 26. april 2014 Nils-Morten Nilssen Havnesjef 4.2.5 Hyttekomiteen På Cuba har det vært nok et begivenhetsrikt år og målene for utleie og inntjening på hytta er oppnådd. Treningsamlinga i april er fortsatt det største sosiale arrangementet for seilerne i TSF på Cuba igjennom hele sesongen. Håper denne tradisjonen videreføres også av neste hyttesjef i samarbeid med regattakomiteen. På andreplass har vi Grautskeia som er en fantastisk familieseilas og kanskje bør markedsføres enda mere som akkurat det. Her må det gå an å få til en påmelding som fungerer slik at vi har nok grøt m.m. til alle. Dugnaden i mai er meget viktig for å få klargjort hytta til kommende sesong uten og måtte kjøpe tjenester som fort kan koste foreningen dyrt. Dugnaden bidrar til en sunn drift og god økonomi på Cuba. Barnekurset i år ble gjennomført med ca 10 påmeldte barn. Hyttebok er på plass og mange har skrevet hyggelig hilsninger. Salgsrapporter, utleiekalender og fakturaliste er nøye fulgt opp og samstemt av hyttesjef i samarbeid med kasserer. En fantastisk sesong på Cuba ble rundet av andre helg i oktober med klargjøring av hytta til vinteren på agendaen. Tilstede var hyttekomite samt leder av eiendom. Lørdag kveld ble det langbord foran peisen med hyttesjefens hjemmelagede baccalao. Inviterte gjester var Edel og Magne Gunnarson, samt Tore og Merete Alstadvoll som er både naboer og gode hjelpere på Cuba gjennom hele sesongen. Takk til alle flittige brukere, hjelpere og seilere for nok en vellykket sesong på Cuba! Tone Anthonsen Hyttesjef 4.2.6 Nettredaktør I løpet av 2013 har nettsidene fått ny layout med to nyhetskolonner sortert på tema. Fargene på nettsiden har blitt oppdatert og gjenspeiler nå i større grad TSF . Mannskapsbørs og kalender har kommet på plass og ser ut til å Side 13 of 27 fungere. Alle undergruppene til TSF er nå flyttet over til de nye sidene. Vi jobber med å legge om sidestruktur og menysystem sånn at det blir mer helhetlig i forhold til nytt medlemsregister fra NIF og ny styremodell. Dette vil gi en mer ryddig og intuitiv hjemmeside. Det har kommet inn en god del innlegg fra forskjellige aktiviteter som har bidratt til å gjøre nettsidene levende og innholdsrike. Her er jeg helt avhengig av at de som deltar på arrangementene bidrar med tekst og bilder, tusen takk til alle de som har sendt inn bidrag i løpet av 2013. Mari Helene Farstad Nettredaktør 4.3 Årsmelding fra aksjeselskapene 4.3.1 TSF Havn AS Trondhjem Seilforenings Havn AS har i driftsåret 2013 hatt god kontroll på kapital og investeringsutgifter knyttet til omsetning, drift og vedlikehold. Også i 2013 ble noen strømpullerter skadet. Der hvor skaden skyldes uaktsom bruk, f.eks. ved at landkabel ikke ble fra koblet ved avseiling, vil reparasjonskostnadene bli fakturert brukerne. Selv om mesteparten av anlegget har ligget ute i 10 år har vi så langt ikke påvist stor slitasje eller tegn til korrosjon av betydning for sikkerheten, hverken på materiell eller på bunnforankring. Vi har fått tillatelse til å utbedre forholdene langs kaikanten ved den nye mastekranen. Vi regner med å få gjort dette når arbeidene med gangbroen er avsluttet Tilstanden i havneanlegget, både på Skansen og i Kanalhavna er tilfredsstillende. I forbindelse med byggingen av den nye gangbroen over Skansenløpet, er det en risiko for at vi må redusere antall båtplasser på H-brygga. Det arbeides med en løsning for å unngå dette, men for tiden er ingenting avklart. TSF Havn AS har i løpet av de siste årene bygget ut til sammen 242 ordinære båtplasser beliggende på Skansen og i Kanalhavna. I tillegg er det tilgjengelig 10 såkalte ½ plasser for utleie, uten at plassene er knyttet til aksjer. Alle de faste båtplassene er i prinsippet omsatt til B-aksjer i selskapet, men det vil erfaringsmessig stadig være noen aksjer i transaksjon i løpet av et driftsår. Når dette skrives er 19 ordinære båtplasser, tilsvarende 2153 aksjer ledig for intern distribusjon eller videresalg. En god del av søkerne takker nei når tilbudene foreligger, noe som gjør det hele til en treg prosess. Totalt representerer båtplassene 34 692 B-aksjer pålydende kr. 100,- Kursen er for tiden 270. I tillegg besitter TSF 8500 A-aksjer i selskapet. Vi trenger hjelp med å holde aksjonærregisteret i orden og ber om rask tilbakemelding ved adresseendringer. Ligningskontoret som hvert år får oversendt aksjonærlisten, er svært nøye med at alle personopplysninger er korrekte. Selskapet har gjennom driftsleder leder hatt en åpen dialog med Trondheim Interkommunale Havn, og samarbeidet om havnerelaterte oppgaver fungerer godt. Sluttresultat for 2013 er ikke klart for presentasjon i denne rapporten, så det henvises til selskapets generalforsamling vedrørende regnskapstall. Trondhjems Seilforenings representanter i TSF Havn AS er Odd Erik Dahlen (styreformann) Johnny Holst Daglig leder i selskapet er Nils-Morten Nilssen Driftsleder er Arve Flatås Skansen 15.01.2014 For TSF Havn AS Side 14 of 27 Nils-Morten Nilssen 4.3.2 Skansen AS Styret i Skansen AS har hatt en grei oppgave i 2013. Samarbeidet med leietaker har fungert godt. Leien er betalt ved forfall i 2013. I året har vi satt varmepumpe for a sikre varmereguleringen i bygget. Selskapet har betalt tilbake et beløp på 27 000,- til TSF som ved en feil tidligere var betalt av foreningen. Fortsatt er det ønske om utbyggingen østover, men det er satt i bero til vi ser at likviditeten er god nok til en slik investering. Styret har hatt møte med leietaker for å få høre om planene videre, det var et tilfredsstillende møte. Det ble høsten 2013 satt i gang bygging av ny gangbro over Kanalen og styret har tro på at dette vil medvirke til større aktivitet på Lille Skansen AS fra sommeren 2014. Dette vil også medføre større inntekter for Skansen AS da kontrakten er omsetningsbasert. Styret jobber nå frem en strategiplan for selskapets videre drift, denne vil bli forelagt generalforsamlingen så snart den er ferdig. Driften viser at inntekter og ordinære kostnader har vært som budsjett. Likviditeten er grei. Det er nedbetalt bankgjeld med kr 83 000,- og vi har nå flytende rente noe som gir redusert renter fra tidligere å r . Det er med stor tilfredshet at styret i Skansen AS i år kan melde om et lite overskudd for selskapet også etter avskrivning. Det er foretatt avskrivning på kr 100.000,- på huset og kr 21.122,- på utstyr. Regnskapet er ikke revidert, men styret tror ikke det vil komme store endringer ved revisors gjennomgang. Antatt overskudd for 2013, før skatt er ca 15 000,-. Styret har i 2013 bestått av: Gun H. Svendsen, leder Paal Haug Jenssen Johan Brobakke Tone Anthonsen Ingunn Remme Fjeldaas Styrets leder er på valg generalforsmalingen våren 2014. Vi ønsker medlemmene i Trondhjems Seilforening et riktig godt nytt år! Side 15 of 27 5 Sak 5: Behandling av TSFs regnskap i revidert stand Forslagsstiller: Styret i TSF 5.1 Regnskap og noter til TSFs regnskap 2013 Se Appendix 2 5.2 Revisjonsberetning 5.3 Rapport fra kontrollkomiteen Kontrollkomiteen har gjennom driftsåret 2013 ikke fått noen saker til behandling fra foreningens medlemmer eller styret i foreningen. Kontrollkomiteen ser at styrets arbeid i 2013 er godt dokumentert i form av fyldige referater. I tillegg har komiteen også fått seg forelagt protokoll fra et ekstraordinært årsmøte den 21. mai 2013. Side 16 of 27 Kontrollkomiteen konstaterer at avvik mellom budsjett og regnskap er godt dokumentert i det fremlagte årsregnskapet for 2013, og at en sunn praksis med avskriving av regnskapsførte aktiva er videreført også for dette driftsåret. Kontrollkomiteen anser de avklaringer som styret har brukt mye energi på i forbindelse med eiendomstvist og offentlig rammeverk på Tautra, så langt har vært viktige og konstruktive for foreningen. Kontrollkomiteen har gjennom uformell kontakt fra styrets side underveis mottatt informasjon om disse saksforholdene. Kontrollkomiteen anser bruken av et ekstraordinært årsmøte som et nødvendig og riktig ledd i disse prosessene. Etter kontrollkomiteens oppfatning har Trondhjems Seilforening i driftsåret 2013 vært drevet i godt samsvar med foreningens formål, eget regelverk og regler fastsatt av Norges Idrettsforbund. Trondheim, 3. februar 2014: Kjell Hansen Inger Christensen Rolf Sagmo Forslag til vedtak: TSFs årsmøte godkjenner TSFs regnskap for 118. driftsår, sesongen 2013, som fremlagt. 6 Sak 6: Behandling av forslag og saker 6.1 Orienteringssaker 6.1.1 Evaluering av TSFs nye organisasjonsmodell Orienteringssak fra: Styret i TSF I styremøte den 25. Februar vedtok TSFs styre følgende (sak 2013.01.05): Styret vedtar at leder, hus-sjef og en person fra kontrollkomiteen nedsettes i en gruppe som i løpet av 2013 skal evaluere ny organisasjonsmodell for TSF og legge frem en evaluering og forslag om revidering av denne, på bakgrunn av kommentarer fra TSF årsmøte 2013 og egen evaluering, som første behandles i TSF sitt styre før det fremlegges for TSF årsmøte i 2014. På bakgrunn av dette vedtaket trådte følgende gruppe sammen for å gjennomføre evalueringen i løpet av driftsåret 2013: Ellen Beate Hansen Sandseter, styreleder TSF Ingunn Remme Fjeldaas, hussjef TSF Rolf Øystein Sagmo, medlem i kontrollkomiteen TSF Følgende evalueringsnotat ble lagt frem for TSFs styre til sitt styremøte 9. desember 2013: Til Fra Dato Styret i Trondhjems Seilforening Nedsatt gruppe for evaluering av TSFs organisasjon 02.12.13 Bakgrunn for saken: TSF årsmøte vedtok i februar 2013 en ny organisasjonsmodell. I diskusjonen rundt den nye modellen ble det fremsatt at denne skulle evalueres frem mot årsmøtet i 2014 og at det på grunnlag av dette skulle vurderes om eventuelle justeringer skal foreslås til årsmøtet. Organisasjonsplanen skal uansett alltid behandles på årsmøtet (jfr. TSFs lov) som fast sak, men årsmøtet i 2013 ba styret i TSF særlig vurdere følgende tre punkter: (sitat fra årsmøteprotokoll) Side 17 of 27 Styrets forhold til aksjeselskapene Evaluering av antall medlemmer og behov for mellomsjikt (Hver komite rapporterer direkte til styret) Hvordan skal utvelgelse av komiteledere foregå? (dette må på et senere tidspunkt lovfestes) I styremøte den 25. Februar vedtok TSFs styre følgende (sak 2013.01.05): Styret vedtar at leder, hus-sjef og en person fra kontrollkomiteen nedsettes i en gruppe som i løpet av 2013 skal evaluere ny organisasjonsmodell for TSF og legge frem en evaluering og forslag om revidering av denne, på bakgrunn av kommentarer fra TSF årsmøte 2013 og egen evaluering, som første behandles i TSF sitt styre før det fremlegges for TSF årsmøte i 2014. På bakgrunn av dette vedtaket trådte følgende gruppe sammen for å gjennomføre evalueringen i løpet av driftsåret 2013: Ellen Beate Hansen Sandseter, styreleder TSF Ingunn Remme Fjeldaas, hussjef TSF Rolf Øystein Sagmo, medlem i kontrollkomiteen TSF Evalueringsgruppen har hatt tre møter (17/6, 16/9 og 2/12) samt en del kontakt per e-post og arbeid og innsamling av opplysninger hver for seg. Evalueringsgruppen har tolket sitt mandat dit hen at de først og fremst skulle vurdere de tre punktene som årsmøte ba TSF styret om å evaluere, samt å evaluere den nye organisasjonsmodellen på generell basis. Gruppen formulerte selv noen punkter som skulle være sentrale i evalueringen av organisasjonsmodellen som helhet: Økonomisk styring og utvikling At styret driver fremtidsrettet arbeid og utvikling for klubben I dette notatet vil gruppen gi en vurdering av de tre punktene fra årsmøtet hver for seg og deretter en evaluering av organisasjonsmodellen generelt. Under hver punkt gir gruppen en anbefaling til TSF styret om hva som bør foreslås av eventuelle endringer eller avklaringer for årsmøtet i 2014. Notatet sendes til TSF styret for behandling i styremøtet 9/12 2013. Styrets forhold til aksjeselskapene Evaluering: Evalueringsgruppen har i dette punktet sett på hvordan dette har vært praktisert tidligere, hva som beskrives i de to AS’ene sine vedtekter, samt innhentet juridisk hjelp mht aksjelovens bestemmelser og tolkninger. TSF Havn AS TSF Havn AS sine vedtekter § 6 sier at A-aksjer i TSF Havn AS bare kan eies av Trondhjems Seilforening eller annen seilsportklubb tilsluttet Norges Seilforbund. A-aksjene har majoriteten i selskapet. I vedtektene står det også i § 5 at styret skal bestå av 3-5 medlemmer etter generalforsamlingens nærmere beslutning, og videre at Baksjonærene kan kreve at 1/3 av styrets medlemmer velges blant B-aksjonærene. Styret i TSF Havn AS består i dag av 4 styremedlemmer og 2 vararepresentanter. Dette betyr at TSF, som har aksjemajoriteten, skal bestemme 2 av styremedlemmene samt et varamedlem i TSF Havn AS i den størrelsen styret i dag har, mens 2 styremedlemmer og et varamedlem skal velges blant B-aksjonærene. Skansen AS Skansen AS sine vedtekter § 5 sier at selskapet skal ledes av 2-5 medlemmer etter generalforsamlingens nærmere beslutning, og videre at selskapets styre skal velges av TSFs årsmøte, samt at funksjonstiden skal være 2 år. Samtidig sier de samme vedtektene i § 8 ledd c) at den ordinære generalforsamlingen skal velge styre. Det er det siste som har vært praktisert i Skansen AS slik det er nå. Aksjelovens § 6-3.1 Valg av styremedlemmer sier følgende: (1) Medlemmene av styret velges av generalforsamlingen, som også bestemmer om det skal velges varamedlemmer. (2) Første ledd gjelder ikke styremedlemmer som de ansatte i selskapet skal velge etter § 6-4, eller som skal velges av bedriftsforsamlingen, hvis selskapet har bedriftsforsamling. (3) Det kan fastsettes i vedtektene at generalforsamlingens valgrett etter første ledd skal overføres til andre. Mer Side 18 of 27 enn halvdelen av styrets medlemmer skal likevel velges av generalforsamlingen, hvis ikke valgretten overføres til et vedtektsfestet selskapsorgan. Valgrett kan ikke overføres til styret eller til et medlem av styret. Generalforsamlingen i Skansen AS er en utpekt representant fra TSF (som regel styreleder om ikke noe tilsier annet), og det er etter aksjeloven denne personen som derfor skal velge styret i Skansen AS. De gjeldene vedtektene for Skansen AS som sier at selskapets styre skal velges av TSFs årsmøte er derfor ikke i tråd med aksjeloven. I § 5 i Skansen AS sine vedtekter står det også at ”selskapets firma skal tegnes av styreformann sammen med styrerepresentanten som er formann i huskomiteen i Trondhjems Seilforening”. All den tid det ikke er slik at formann i TSFs huskomite nødvendigvis sitter i styret i Skansen AS, og at det medfører en stor sårbarhet hvis formann i huskomiteen skulle falle fra, så vurderes dette som noe uhensiktsmessig. Anbefalinger til TSF styret: Generelt anbefaler evalueringsgruppa at TSFs styremedlem Eiendom er ansvarlig for den daglige kontakten mellom TSF styret og TSF Havn AS og Skansen AS i de saker der det er behov for det. TSF Havn AS Det er naturlig at det eksisterer en valgkomite som skal innstille kandidater som skal velges blant B-aksjonærene i TSF Havn AS sitt styre. TSF Havn AS sin egen valgkomite innstiller 2 styremedlemmer som skal velges blant Baksjonærene (kravet om 1/3 av styrets medlemmer er oppfylt, jfr § 5 i vedtektene). Dette legges i god tid frem for TSFs styre slik at TSF sitt styre kan hensynta dette og innstille 2 styremedlemmer (leder og et styremedlem) som skal velges av A-aksjonæren (TSF) slik at styresammensetningen blir god. Dette ivaretar aksjemajoritetens rett til å bestemme de resterende 2/3 av styrets medlemmer) De styremedlemmer som innstilles av TSFs styre velges så av A-aksjonæren (TSF) på selskapets generalforsamling. Det anbefales i tillegg en bestemmelse om at minst et av styremedlemmene i TSF Havn AS skal være medlem av styret i TSF. Det bør legges inn et punkt i TSFs lov som beskriver prosedyren for valg av styret i TSF Havn AS slik at dette ivaretas av fremtidige TSF styrer. Skansen AS Skansen AS bør ha en egen valgkomite som innstiller til nytt styre i Skansen AS, og denne valgkomiteen fremlegger sin innstilling til TSF styret i god tid før Sansen AS sin generalforsamling slik at TSF styret får mulighet til å behandle innstillingen og beslutte hvordan TSFs utpekte representant som generalforsamling skal velge. Det anbefales i tillegg en bestemmelse om at minst et av styremedlemmene i Skansen AS skal være medlem av styret i TSF. Det bør legges inn et punkt i TSFs lov som beskriver prosedyren for valg av styret i Skansen AS slik at dette ivaretas av fremtidige TSF styrer. I tillegg vil evalueringsgruppa gi en anbefaling av endring i Skansen AS sine vedtekter: Det er naturlig at vedtektene for Skansen AS endres slik at de er i tråd med aksjeloven og at det som står i § 5 om at TSFs årsmøte velger styret i Skansen AS og dets funksjonstid tas bort. I tillegg bør det også tas bort i samme paragraf at selskapets firma tegnes av styreformann sammen med formann i huskomiteen i TSF, da dette er en sårbar situasjon om formann i huskomiteen skulle endres eller falle bort. Her bør det være nok at firma tegner av leder og et styremedlem i fellesskap. Evaluering av antall medlemmer og behov for mellomsjikt Evaluering: At ikke ”alle” får sitte i styret betyr at noen av foreningens tillitsvalgte blir fjernere fra der beslutningene tas og noe av nettverket for informasjon og sosial interaksjon forsvinner. Kilden til informasjon og talerøret inn i styret har nå blitt et styremedlem med spesielt ansvar for flere komiteer. Hvordan dette har fungert, har variert fra komite til komite. Noen rapporterer om god kommunikasjon og informasjonsdeling, mens andre ikke blir oppdatert på det som styret og andre jobber med. De har ingen kanaler for uformelle diskusjoner, ingen som følger opp og forventer resultater og mister motivasjonen til å prioritere innsats for TSF i en travel hverdag. Basert på de gode erfaringene med ny styremodell, kan vi se at informasjonsflyten og kommunikasjonen blir bedre dersom styremedlem med ansvar for en underkomite avholder jevnlige komitemøter (for alle), typisk i etterkant av et styremøte eller ved behov. Spesielt etter at kvartalsregnskap foreligger vil det være naturlig med et statusmøte. Møteinnkallinger og –referat i forbindelse med styrets arbeid, kan med fordel distribueres til komiteledere som informasjon. Side 19 of 27 Alle komitelederne gjør en god jobb og synes det går bra å styre sin egen komite. Det kan legges til at majoriteten av komitelederne for 2013 tidligere har sittet i styret og har ett eller flere år med erfaring i å drive sin komite. Dette kan være en medvirkende årsak til at det har gått såpass bra med driften. Det har vært god styring med økonomien i 2013, og det fungerer godt at hver enkelt komite tar ansvar for sitt egent budsjett. Det er ønskelig å videreføre ordningen med at hver komite utformer sine egne budsjetter for 2014. I forbindelse med ønsket om kontroll og med egne budsjetter, vil det være nyttig om kasserer eller regnskapsfører sender kvartalsregnskap direkte til komitelederne i tillegg til styret. Anbefaling til TSF styret: Evalueringsgruppa anbefaler å fortsatt ha et dedikert styremedlem som følger opp underkomiteene, og ikke en generell rapportering til styret som (en litt mer uidentifiserbar) helhet. Styremedlemmene bør gjennomføre jevnlige møter med lederne i de komiteene de har ansvar for slik at tett oppfølging sikres. Samtidig er det behov for noe mer kommunikasjon mellom styret og komitelederne. Evalueringsgruppa foreslår derfor at det innføres tre komiteledermøter i året der styret og komitelederne møtes for gjensidig informasjonsutveksling. Disse møtene kan være sosiale møter som både bidrar til at de tillitsvalgte blir kjent med hverandre samtidig som informasjon kan bli gitt begge veier. I tillegg anbefales det at det utarbeides en rutine hvor komiteledere får tilsendt innkalling og referat i forbindelse med styremøter i TSF som informasjon, samt at kasserer sender kvartalsregnskaper til komitelederne slik at de kan holde seg oppdatert om egen økonomi. Hvordan skal utvelgelse av komiteledere foregå? Evaluering: Evalueringsgruppen vurderte to løsninger; enten at komiteledere skal innstilles av TSFs valgkomite i forkant av hvert årsmøte eller om TSF styret velger komiteledere etter forslag om kandidater (gjerne spilt inn av styremedlemmet som har ansvar for komiteen). En ordning hvor valgkomiteen finner kandidater til komiteledere vil ligne den TSF hadde i sin gamle organisasjonsmodell. Fordelen med en slik ordning er at lederne velges av hele medlemsmassen (i alle fall de som møter på årsmøtet), og det vil også medføre mindre arbeid for TSF styret. Ulempen er at denne ordningen i en levende og dynamisk organisasjon som TSF kan virke begrensende; når det dannes nye komiteer vil de måtte vente til neste årsmøte med formelt å få en leder på plass, og hvis en komiteleder faller i fra midt i et driftsår vil man ikke før neste årsmøte få en ny leder for komiteen. Dette kan eventuelt løses ved at det også velges nestledere for komiteene i TSFs årsmøte. Ordningen vil imidlertid medføre stor arbeidsmengde for valgkomiteen som må finne ledere til stadig flere komiteer, spesielt hvis de også må finne nestledere. Det er heller ikke påkrevd av TSFs lov at komiteledere velges på årsmøte så lenge de ikke skal sitte som styremedlemmer. En ordning hvor TSF styret velger komiteledere vil ha den fordelen at det er en fleksibel ordning i fall det er komiteledere som faller i fra i løpet av driftsåret, eller at det dannes nye komiteer som trenger en valgt leder. Denne ordningen letter også valgkomiteens arbeid. Ulempen med denne ordningen er at komiteledere ikke er valgt av hele medlemsmassen i årsmøtet og sånn sett kanskje kan føle at de ikke har nødvendig tillit. Det er i så fall et viktig punkt at komiteledere føler at de er valgt og har styrets tillit i den rollen de påtar seg. Derfor bør en eventuell ordning hvor styret velger komiteledere medføre at valgene protokollføres som vedtakssak i styremøte. Anbefaling til TSF styret: Evalueringsgruppa anbefaler TSF styret å legge frem et forslag til årsmøtet om at komiteledere velges i TSF styret etter forslag om kandidater spilt inn av styremedlemmet som har ansvar for komiteen, evt andre styremedlemmer som hjelper til i rekrutteringsprosessen. Valget protokollføres som vedtakssak i styremøte. Normalt vil aktuelle skifter av komiteledere skje i løpet av januar måned slik at det er klart før årsmøtet. TSF styret må i forkant av årsmøtet 2014 forberede en justering av organisasjonsplanen for å ivareta TSFs lov § 19 punkt 2: ”Idrettslagets årsmøte bestemmer opprettelse av grupper/avdelinger, og hvordan disse skal organiseres og ledes. Dette vedtas i forbindelse med årlig behandling av idrettslagets organisasjonsplan…” Dette kan blant annet gjøres ved å definere de tre delene av TSFs virksomhet (administrasjon, aktivitet, eiendom) som avdelinger og en enhetlig bruk av ”komite” for våre undergrupper. § 19 punkt 2 er nok myntet på store idrettslag som har undergrupper for eksempelvis fotball, håndball, friidrett, alpint, langrenn, m.m. med egne styrer i hver av disse gruppene, og da er det naturlig at årsmøtet har et ord med i laget om opprettelse av dem (det omhandler bla. Side 20 of 27 hvorvidt idrettslaget skal bære en ny idrett både organisatorisk og økonomisk). Dette passer ikke helt for TSF som bare driver med en idrettsgren og dermed har undergrupper som heller kan karakteriseres som komiteer (som andre undergrupper i store idrettslag også ofte har under seg uten at dette er en sak for årsmøtet). Generell evaluering av TSFs organisasjonsmodell Evaluering: Etter å ha innhentet informasjon fra ulikt hold om hvordan den nye organisasjonsmodellen ser ut til å fungere, er evalueringsgruppa av den oppfatning at den nye måten å organisere TSF på ser ut til å fungere godt, tatt i betraktning den korte tiden siden endring. Selv om funksjonstiden har vært kort og at det er forholdsvis tidlig å konkludere med hvordan dette vil fungere på lang sikt er inntrykket til evalueringsgruppa at et styre som er redusert i antall styremedlemmer ser ut til å kunne jobbe mer effektivt og konsentrere seg mer om utvikling av klubben. TSF styret har i sesongen 2013 hatt noen svært tunge saker som har tatt mye av tiden til en del av styremedlemmene, og dette kan ha gått på bekostning av en mer proaktiv fokus på utviklingssaker, men samtidig viser tilbakemeldinger at den nye organiseringen gjør det lettere og mer oversiktlig å håndtere slike tunge saker når ansvarsfordeling er mer tydelig og samlet. TSF styret har det siste året hatt en god økonomisk styring og utvikling i positiv retning, og av de viktige utviklingssaker styret faktisk har fått jobbet med er blant annet en nedsatt gruppe som aktivt har jobbet med flere muligheter for inntekter til klubben. Dette er et krevende og langsiktig arbeid som det forventes å se effekter av i de kommende år. Andre utviklingssaker som har kommet på plass er en komite som jobber aktivt med medlemsservice, og her innarbeides det både nye tilbud for medlemmer og systemer for å håndtere oppgaver som felles informasjonsutsendelse til medlemmer og et mer funksjonelt medlemsregister og faktureringssystem. Det er også gjort et stort arbeid med TSFs nettsider og et arbeid er påstartet for å ivareta og sikre TSFs historie og historiske dokumenter/gjenstander for fremtidige medlemmer. På den andre siden er det flere utviklingssaker som det kunne vært jobbet mer aktivt med, slik som for eksempel oppfølging av klubbprosessen som ble påstartet i 2012, og evalueringsgruppen håper at styret tar tak i dette i neste sesong. Utad har ikke evalueringsgruppa inntrykk av at TSFs medlemmer har merket så stor forskjell etter at ny organisasjonsmodell ble vedtatt, men en del av det arbeidet som er på gang tar noe tid å få på plass, og gruppen har tro på at dette vil bli mer merkbart på sikt. Anbefaling til TSF styret: Evalueringsgruppa anbefaler TSF styret å legge frem forslag om videreføring av ny organisasjonsmodell også for driftsåret 2014. Vi er av den oppfatning at modellen fungerer godt, og at det er mye spennende utviklingsarbeid på gang som vil gi resultater på sikt. Vi anser det også som viktig at en ny måte å organisere TSF på må få mulighet til å ”sette seg” og finne sin form over noe tid. Trondheim, 2/12 2013 Ingunn Remme Fjeldaas Hussjef, TSF 6.1.2 Rolf Øystein Sagmo Medlem kontrollkomiteen, TSF Ellen Beate H. Sandseter Styreleder, TSF Handlingsplan for TSF, sesongen 2014 Orienteringssak fra: Styret i TSF Ved årsmøtet i 2013 ble det vedtatt handlingsplaner for TSFs ulike driftsområder. Handlingsplanene har i 2013 fungert som arbeids- og styringsdokument for TSFs ulike komiteer sitt arbeidet i løpet av året, og er også brukt for å evaluere hver komités måloppnåelse i løpet av 2013. I styremøtet 9/12 2013 evaluerte TSFs styre selve ordningen med handlingsplaner, og fant det mer hensiktsmessig med felles handlingsplaner på avdelingsnivå, henholdsvis innenfor Administrasjon, Aktivitet og Eiendom. Med bakgrunn i dette fattet styret vedtak om å utforme avdelingsvise handlingsplaner som skal gjelde for 2014 og fremlegge disse som orienteringssak for årsmøtet (se Appendix 3). Side 21 of 27 6.1.3 Presentasjon av komitéledere for sesongen 2014 Orienteringssak fra: Styret i TSF Følgende komitéledere fortsetter sin funksjon i 2014: Regattasjef: Erik Christensen Nettredaktør: Mari Helene Farstad Arrangementssjef: Denne komiteen fungerer per d.d. med flat struktur, rapporterer til styremedlem aktivitet Følgende komitéledere ble formelt valgt av TSF styret i styremøte 13/1 2014 (og 30/1 2014?): Jollesjef: Morten Nordanger Hussjef: Navn ettersendes Hyttesjef: Navn ettersendes Leder turkomité: Hans Christian Juul Sponsorsjef: Sponsorkomiteen er under etablering Leder for Medlemsservice: Komité for medlemsservice er under etablering Historiesjef: Historiekomiteen er under etablering 6.2 Vedtakssaker 6.2.1 Revisjon av TSFs lov Forslagsstiller: Styret i TSF På bakgrunn av evalueringsgruppas evalueringa av TSFs forhold til aksjeselskapene TSF Havn AS og Skansen AS foreslås det fra TSFs styre å innføre to nye punkter under § 18 TSFs styre: (4) Styret skal innstille 2 styremedlemmer (leder og et styremedlem) til TSF Havn AS sin generalforsamling som skal velges av A-aksjonæren (TSF). De styremedlemmer som innstilles av TSFs styre velges så av A-aksjonæren (TSF) på selskapets generalforsamling. Minst et av styremedlemmene i TSF Havn AS skal være medlem av styret i TSF. (5) Styret skal behandle Skansen AS sin innstilling til nytt styre i forkant av Skansen AS sin generalforsamling, samt beslutte hvordan TSFs utpekte representant som generalforsamling skal velge. Minst et av styremedlemmene i Skansen AS skal være medlem av styret i TSF. Forslag til vedtak: Årsmøtet vedtar innføring av to punkter (4 og 5) under § 18 TSFs styre i TSFs lov som fremlagt. Styret sender umiddelbart etter årsmøtets vedtak revidert lov for TSF til Sør-Trøndelag Idrettskrets for endelig godkjenning. 6.2.2 Innkjøp av følgebåt Forslagsstiller: Styret i TSF Både jollegruppa og regattakomiteen er avhengig av egnede følge og sikringsbåter i gjennomføringen av sine aktiviteter og arrangementer. Hovedbrukeren i foreningen er jollegruppa som står for ca, 70 % av all bruken av foreningens motorbåter. Som hovedbruker bør også båtparken i størst mulig grad være tilpasset etter jollegruppas behov. Bakgrunn for forslaget: I løpet av 2013 har foreningens motorbåtsituasjon blitt utsatt for endringer. En av foreningens små ribber ble stjålet rett over sommeren, saken ble anmeldt og meldt til forsikringsselskapet. Foreningen har fått erstatning på 27 000 kroner for tapet fra forsikringsselskapet. Foreningens største båt, Uttern, har hatt girhavari og står i dag uten girhus, båten må påberegnes en reparasjonskostnad på 30 000 kroner for å kunne settes i stand igjen. Denne kostnaden er med i budsjettet for 2014. Side 22 of 27 Per i dag står foreningen med 3 fungerende motorbåter. Dette er ikke nok til å opprettholde aktivitetsnivået vårt. Vi er helt avhengig av fire fungerende båter for å kunne gjennomføre aktivitetstilbudet vårt på en sikker og god måte. Innkjøpsplan Både jollegruppa og regattakomiteen har i mindre og mindre grad benyttet seg av Uttern de siste årene. Båten er dårlig egnet til å følge opp jolleseiling, og regattakomiteen har i stor grad begynt å benytte seg av foreningens ribber eller andre båter ved sine arrangementer. Aktivitetsavdelingen med støtte fra sine underkomiteer ønsker derfor å selge unna Uttern i den stand den står nå, båten har en anslått verdi på mellom 25 000 og 30 000 kroner slik den står nå. Vi har allerede funnet en kjøper og har en intensjonsavtale med denne om salg av Uttern for 27 000 kroner hvis årsmøtet gjør vedtak om at det kan kjøpes inn båt til foreningen. Innkjøpet av båt til foreningen er tenkt finansiert med pengene fra salget av Uttern, forsikringsoppgjøret fra båten som ble stjålet og et ytterligere innskudd fra foreningen. Vi ønsker mulighet til å handle båt for inntil 95 000 kroner, det betyr at det vil behøves et innskudd fra foreningen på opp til 41 000 kroner. I og med at Uttern vil bli solgt i den stand den står i nå vil budsjettposten på reparasjon ikke bli brukt, innkjøp av ny båt vil derfor kun føre til en merkostnad på opp til 11 000 kroner på totalbudsjettet for 2014. Forslag til vedtak: Årsmøtet vedtar at det kan kjøpes inn en følgebåt til foreningen i 2014. Innkjøpet er begrenset oppad inntil 95 000 kroner og forutsatt av at Uttern er solgt på forhånd. Oppgaven med å finne en egnet båt til foreningen tildeles jollegruppen. Prokura i denne enkeltsaken tildeles Kristoffer Kleppestø (Hovedtrener TSF) og er begrenset av rammene gitt i vedtaket. Prokura behøves for å signere på kjøpskontrakt av båt. 7 Sak 7: Fastsetting av medlemskontingent og havneavgift Forslagsstiller: Styret i TSF Medlemskontingent Styret i TSF foreslår å uforandret videreføre medlemsavgiften som gjelder for 2013. Forslag til vedtak: Årsmøtet vedtar at medlemsavgiften for 2014 fastsettes til: Hovedmedlem: kr. 765,Familiemedlem: kr. 465,Juniormedlem: kr. 315,Student/utenbys: kr. 315.Havneavgift TSF gjorde i årsmøte 13. februar 2013 vedtak om finansiering av ny landgangsbrygge på Tautra, jfr. årsmøtesak 7.5. Vedtaket lyder slik: Trondhjems Seilforening ber TSF Havn AS om å finansiere landgangsbrygge på Tautra. TSF Havn AS dekker inn kostnadene for anlegget ved å kreve inn avdrag over minst 10 år. Avdragene må ikke overstige kroner 40.000,regnet i dagens kroneverdi. TSF dekker inn denne utgiften ved at havneleien økes. Økningen i havneavgift inntrer fra og med det halvåret anlegget ferdigstilles. Landgangsbryggen planlegges utført i løpet av 1. kvartal d.å. Dette innebærer at havneleien økes fra 01.01.2014. Av forsiktighetshensyn bør en øke havneleien med det vedtatte maksimumsbeløpet, kroner 40 000. Økningen bør fordeles likt på aksjonærene. Forslag til vedtak: Årsmøtet vedtar at havneavgiften for 2014 fastsettes til: Kategori 1: kr 3 740,Kategori 2: kr 3 740,Kategori 3: kr 3 980,- Side 23 of 27 Kategori 4: kr 4 220,Kategori 5: kr 4 600,- 8 Sak 8: Vedtak om TSFs budsjett for 119. driftsår, sesongen 2014 Forslagsstiller: Styret i TSF Se Appendix 4 Forslag til vedtak: TSFs årsmøte godkjenner TSFs budsjett for 119. driftsår, sesongen 2014, som fremlagt. 9 Sak 9: Behandling av TSFs organisasjonsplan Forslagsstiller: Styret i TSF Behandling av organisasjonsplan for TSF Ved forrige årsmøte ble en ny organisasjonsmodell. Bakgrunn for forslaget var at det da sittende styret i TSF føler at dagens styreform ikke lengre er helt fordelaktig eller optimal i forhold til hvordan foreningen har utviklet seg og de behovene og utfordringene som TSF har i fremtiden. TSFs styre oppleves som for stort med mange styremedlemmer (12 inkludert vara), og belastningen på styremedlemmene (som også var leder av en underkomite) opplevdes som stor. Målet med den nye organisasjonsmodellen var å få en mer smidig organisasjon som innbød til engasjement i større grad, og hvor komitelederne fikk konsentrere seg om driften av komiteene, men med større grad av støtte og oppfølging fra styret (gjennom styremedlemmene som har ansvar for dem). Komiteene skulle bli mer autonome, men det skulle være en nær kontakt mellom styret og komiteledere. Styret på sin side skulle få mulighet til å jobbe mer med å ivareta TSF sine langsiktige interesser. Følgende organisasjonsform ble vedtatt ved årsmøtet i 2013: De fire styremedlemmene skulle ha et spesielt ansvar for oppfølging av komiteene som sorterte inn under deres ansvar; Styremedlemmet for eiendom har hatt ansvar for havn, hus og hytte. Styremedlemmet for aktivitet har att ansvar for komiteene, jolle, regatta (i tillegg til en viss grad arrangementskomiteen), samt at en turkomité er i ferd med å etableres. Styremedlemmet for administrasjon har nylig etablert nettkomité, historiekomité, komité for medlemsservice og sponsorkomité. Det siste styremedlemmet har hatt oversikten over TSF sin strategi, handlingsplan og langsiktige prosjekter. Nye komiteer som dannes legges inn under det styremedlemmet som det naturlig hører inn under. I årsmøtevedtaket om ny organisering av TSF ble det vedtatt at TSFs styre i forkant av TSFs årsmøte i 2014 skulle evaluere den nye organisasjonen etter en tid for å se om erfaringene så langt tilsier at man bør gjøre endringer. Dette er utført (se orienteringssak 6.2.1), og på bakgrunn av evalueringen foreslår styret følgende endringer av organisasjonsmodellen: For å tilpasse TSFs organisasjonsmodell til TSFs lov (§ 19 punkt 2) synliggjøres det i modellen at TSF består av tre avdelinger med underliggende komiteer, samt at nye komiteer som er dannet føres inn i modellen. Side 24 of 27 Forslag til vedtak: Årsmøtet vedtar TSF styrets fremlagte forslag til organisasjonsmodell. 10 Sak 10: Valg Valgkomiteen har bestått av følgende medlemmer: Leder: Einar Sveian Medlem: Andreas Krogstad Medlem: Bente Syversen Vara: Hanne Kristin Eide Innstilling fra valgkomitéen til TSFs årsmøte 12. februar 2014 TSF-styret for 2014: Styreverv Leder Nestleder Styremelem Administrasjon Hovedkasserer Styremedlem Aktiviteter Styremedlem Eiendom Styremedlem Styreprosjekter Vara Kandidat Ellen Beate Hansen Sandseter Johnny Holst Marita Mørch Dariusz Fathi Sigurd Lone Sigve Haualand Sigve Kjelstrup Mari Helene Farstad Merknad Gjenvalg Gjenvalg Nyvalg Gjenvalg Nyvalg Gjenvalg Gjenvalg Gjenvalg Side 25 of 27 TSFs representant til ting og møter i de organisasjoner foreningen er tilsluttet: Verv Kandidat Merknad TSFs styre gis fullmakt til å velge vara for Ellen Beate Hansen Ellen Beate Hansen Sandseter og utpeke TSFs representant Sandseter flere representanter ved behov i de ulike tilfellene. Kontrollkomité for 2013: Verv Kandidat Kjell Hansen Medlem Inger Christensen Medlem Rolf Sagmo Medlem Merknad Gjenvalg Gjenvalg Gjenvalg Revisorer for 2013: Verv Medlem Medlem Merknad Gjenvalg Gjenvalg Kandidat Erik Norgård Ola Bergslien TSF-styrets representanter i TSF Havn AS: Styreverv Kandidat Johnny Holst Formann Odd Erik Dahlen Styremedlem Merknad Gjenvalg Gjenvalg. Skansen AS: Styreverv Formann Styremedlem Styremedlem Styremedlem Styremedlem Merknad Gjenvalg Gjenvalg Gjenvalg Gjenvalg Nyvalg Representant fra Styret i TSF Kandidat Gun H. Svendsen Tone Anthonsen Johan Brobakke Pål Haug Jenssen Sigve Haualand Styrets forslag til valgkomité 2014 til avviklet årsmøte 2015: Verv Kandidat Merknad Hege Johannesen Nyvalg Formann Hanne Kristin Eide Nyvalg (Vara i 2013) Medlem Christian Øye Nyvalg Medlem Bård Fjeldaas Nyvalg Vara Side 26 of 27 11 Avslutning 12 Undertegning av protokoll Takk for møtet! For styret i Trondhjems-seilforening Ellen Beate Hansen Sandseter Leder Side 27 of 27 Vern av fugleliv. Ingen ferdsel i rødt område i perioden april-juni Bøyehavn fredag - nov.. 29, 2013 09:33:45 AM Utarbeidet av Trondhjems Seilforening i samråd med Fylkesmannen i Nord-Trøndelag Frosta kommune 2014 Resultat for Trondhjems Seilforening Regnskap for 118.driftsår - sesongen 2013 Driftsinntekter og driftskostnader 2013 Bud.2013 2012 430 010 1 534 785 163 020 109 830 404 437 145 829 95 128 56 023 2 939 062 440 500 1 500 860 186 800 115 000 195 500 153 000 38 500 30 200 2 660 360 410 300 1 291 853 106 544 145 950 222 648 140 830 47 418 51 505 2 417 047 1 510 446 235 307 87 101 262 843 138 856 365 547 152 624 2 752 723 1 350 400 248 000 108 500 215 900 141 239 359 500 158 619 2 582 158 1 299 578 230 778 141 974 233 896 121 421 322 619 149 413 2 499 678 186 339 78 202 -82 631 69 467 808 9 814 325 79 764 40 000 900 0 0 40 900 42 120 883 6 146 396 48 753 Ordinært resultat før skattekostnad Ordinært resultat 266 104 266 104 119 102 119 102 -33 878 -33 878 Årsunderskudd(Åsoverskudd) 266 104 119 102 -33 878 266 104 266 104 0 0 -33 878 -33 878 Medlemskontigenter Inntekt havn Inntekt jolle Inntekt regatta Inntekt klubbhus Inntekt Cuba Øvrig inntekt Tilskudd/driftsstøtter Sum Drfitsinntekter Kostnader havn Kostnader jolle Kostnader regatta Kostnader klubbhus Kostnader Cuba Øvrige kostnader Avskrivninger Sum driftskostnader Note 4 2, 6 5 Driftsresultat Finansinntekter og finanskostnader Inntekt aksjonærer Annen renteinntekt Annen finansinntekt Annen rentekostnad Resultat av finansposter Overføringer Avsatt til annen egenkapital Sum overføringer Trondhjems Seilforening 7 7 3 Side 1 Balanse for Trondhjems Seilforening 118. driftsår - sesongen 2013 Eiendeler Anleggsmidler Skansen Klubbhus Cuba Påkost Cuba Møbler Kontormaskiner Havneport og krybber Sum tomter, bygninger og inventar 2013 2012 5 160 001 368 648 172 862 127 049 8 478 57 928 894 966 160 001 368 648 216 078 148 221 15 262 64 744 972 954 5 42 001 167 733 87 606 0 297 340 49 001 201 197 109 182 12 596 371 976 1 200 000 162 780 250 000 1 612 780 1 200 000 162 780 250 000 1 612 780 250 000 250 000 3 055 086 3 207 710 3 257 367 546 101 386 468 932 18 760 343 043 65 962 409 005 826 671 431 028 Sum omløpsmidler 1 298 860 858 793 Sum eiendeler 4 353 946 4 066 503 Båter Yngling Joller Følgebåter Båt Uttern Sum båter og effekter Note Finansielle anleggsmidler A-aksjer TSF Havn AS B-aksjer TSF Havn AS Aksjer Lille Skansen AS Sum finansielle anleggsmidler Fordring Lilleskansen Sum anleggsmidler Omløpsmidler Lagerbeholdning Kundefordringer Forskuddsbetalte kostnader Sum fordringer Bankinnskudd og kontanter Trondhjems Seilforening 2 Side 2 Balanse for Trondhjems Seilforening 118. driftsår - sesongen 2013 Egenkapital og gjeld Innskutt egenkapital A. Hoffs båtfond Sum innskutt egenkapital Note Opptjent egenkapital Annen egenkapital Årets resultat Sum opptjent egenkapital Sum egenkapital 3 2013 2012 147 000 147 000 147 000 147 000 3 679 108 266 104 3 945 211 3 712 986 -33 878 3 679 108 4 092 211 3 826 108 167 799 167 799 167 799 167 799 42 804 111 3 650 47 371 93 936 25 591 3 355 3 650 40 000 72 596 261 735 240 395 4 353 946 4 066 503 Gjeld Annen langsiktig gjeld Gjeld TSF Havn AS Sum annen langsiktig gjeld Kortsiktig gjeld Leverandørgjeld Skyldig offentlige avgifter Nøkkeldepositum Annen kortsiktig gjeld Sum kortsiktig gjeld Sum gjeld Sum egenkapital og gjeld Trondhjems Seilforening Side 3 Trondhjems Seilforening Noter for 118- driftsår - sesongen 2013 Generelt Regnskapsprinsipper Årsregnskapet er alle poster verdsatt og periodisert i overensstemmelse med regnskapslovens bestemmelser og reglene som følger av god regnskapsskikk. A.Hoffs Båtfond Verdiene i A.Hoffs Båtfond er plassert i foreningens båter (seil-joller og følgebåter). Gjeld til TSF Havn AS Følgende innbetalinger til TSF i forbindelse med utvidelsen av Skansen Havn i 2007 ble ført som gjeld til TSF Havn AS i balanseregnskapet: 10 % av aksjekursen (”klipp”) for aksjonærer som fikk omsøkt havneplass som resultat av utbyggingen. Trondheim Båtforenings bidrag til utbyggingen av bølgedemperen. Verdien skal disponeres/omdisponeres i samråd mellom TSF og TSF Havn AS, men det har ikke vært noen aktivitet rundt dette i 2013. Gjeld til TSF Havn AS pr 31.12.2013 beløper seg til Kr 167.799,-. Beløpet er ikke renteberegnet. Note 2 Fordringer Det er også i 2013 utstedt mange purringer. Det er ikke kostnadsført tap på krav i 2013. Note 3 -Årets resultat Resultatet for 2013 viser et overskudd på Kr 266.104,-. Budsjettert overskudd var Kr 119.102,-. Oppstilling over egenkapitalbevegelser: A.Hoffs Båtfond Annen egenkapital Sum 01.01. 147.000 3.679.108 3.826.108 Årets endring 0 266.104 266.104 31.12. 147.000 3.945.212 4.092.211 Note 4 -Tilskudd/driftsstøtter Grasrot-andel fra Norsk Tipping Økt refusjon mva fra Norges Idrettsforbund 2012 Forventet refusjon mva for 2013 Lam 2013 3.565 30.458 20.000 2.000 Sum tilskudd og driftsstøtter 56.023 Note 5 -Avskrivninger Avskrivningene for 2013 er utført ihht god regnskapsskikk. Bokført verdi 01.01 Årets tilgang, Cuba Årets tilgang, Havn Årets tilgang, Adm Årets avskrivning Bokført verdi 31.12 Bygninger Inventar/ og tomter påkost/utstyr 528.649 444.305 0 0 0 0 0 77.988 528.649 366.317 Båter Sum 371.976 74.636 297.340 152.624 1.192.306 Trondhjems Seilforening Noter for 118- driftsår - sesongen 2013 Lineær avskrivning ingen 3,6 og 10 år 10 år Note 6 -Øvrige kostnader Regnskapsfører Det benyttes samme regnskapsfører som i 2012. Kostnadsført Kr 89.275. Budsjettert Kr 110.000,-. Utdanning/opplæring Kostnader Kr 23.810,-. Gjelder diverse kurs. Det er utbetalt sponsing til medlemmer for Kr 15.000,-. . Driftsleder Kostnadsført Kr 90.000,- ; Budsjettert Kr 89.000,-. Driftsleder bemanner kontoret på Skansen hver onsdag og utfører administrativt arbeid, vedlikehold av båter og materiell, oppsett/utsett og opplag av båter, og bistand til komiteledere avhengig av behov og ledig kapasitet. Note 7 -Finansposter Finansposter Inntekter ved innløsning av 18 båtplasser ble Kr 69.467 Annen finansinntekt gjelder utbytte fra Gjensidige forsikring. Ekstraordinære poster Det er ingen ekstraordinære poster i 2013. Trondhjems Seilforening Noter for 118- driftsår - sesongen 2013 Kommentarer utvalgte avdelinger Havner i Trondheim Leie -og strøminntekt Leie - og strømkostnad Resultat Kanalhavn 259.600 194.199 65.401 Skansen Havn 1.050.911 904.794 146.117 Totalt 1.310.511 1.098.993 211.518 Budsjettert 1.272.860 949.000 323.860 Dette inkluderer ikke foreningens kostnader til driftsleder og øvrige kostnader havn. Grunnleie fra Trondheim Havn AS beløper seg til kr 81.728,-. Leie Mastekran fra TSF Havn AS beløper seg til kr 15.000,-. Jollegruppen/Idrettsaktiviteter Ordinære 133.350 0 221.614 -88.264 Inntekter Tilskudd Kostnader Resultat Barnekurs Tautra 29.670 0 13.693 15.977 Totalt Budsjttert 163.020 186.800 0 6.000 235.307 248.000 -72.287 -55.200 Administrasjon Det er inntektsført erstatning for stjålet gummibåt med Kr 27.000,-. I tillegg er det inntektsført Kr 27.936,- vedr oppgjør gammel saldo fra TSF Havn AS. Resultat pr avdeling for regnskapsåret 2013 Adm 494.458 54.023 Klubbhus 404.437 Jolle 163.020 Havn 1.534.785 Regatta 109.830 2.000 Cuba 145.829 Glohanen 30.680 Totalt 2.883.039 56.023 548.481 69.467 404.437 163.020 1.534.785 111.830 145.829 30.680 2.939.069 69.467 617.948 404.437 163.020 1.534.785 111.830 145.829 30.680 3.008.529 Avskrivninger 109.408 Driftskostnader 340.161 Sum kostnader 449.568 0 262.844 262.844 0 235.306 235.306 0 1.510.446 1.510.446 0 87.101 87.101 43.216 138.855 182.071 0 25.386 25.386 152.624 2.600.099 2.752.723 Inntekter Tilskudd/ støtter Sum inntekter Inntekt aksjonærer Totale inntekter Netto finansinntekt Resultat Budsjettert resultat 10.176 121 10.297 178.556 141.714 -72.286 24.339 24.730 -36.242 5.294 266.104 70.198 -20.400 -55.200 150.460 11.500 -37.456 0 119.102 Trondhjems Seilforening Noter for 118- driftsår - sesongen 2013 Kommentarer til balanseregnskapet Likviditet Foreningens likviditet er tilfredsstillende: Bankinnskudd/kontanter Lagerbeholdning vimpler/nøkkelkort Kundefordringer Påløpte inntekter/forsk.bet.kostnader 31.12.11 431.028 18.760 343.043 65.962 31.12.13 826.671 3.257 367.546 101.386 Endring 395.643 -15.503 24.503 35.424 Sum omløpsmider 858.793 1.298.860 440.067 25.591 3.355 40.000 3.650 72.596 42.804 111 47.371 3.650 93.936 -17.213 3.244 -7.371 0 -21.340 Gjeld TSF Havn AS 167.799 167.799 0 Netto arbeidskapital /likviditet 618.398 1.037.125 418.727 Leverandørgjeld Forskuddstrekk Annen kortsiktig gjeld Nøkkeldepositum Sum kortsiktig gjeld Oppstilling over endring likviditet: Årets overskudd Tillegg for avskrivninger Sum tilført via driften 266.104 152.62 418.728 Balanseførte innkjøp Balanseført påkost Øvrig Sum 0 0 -1 418.727 Netto Likviditetsendring 418.727 Handlingsplan Eiendomsavdelingen (ved Sigve Haualand) Klubbhuset Mål Tiltak Ansvar Når Hindre frost i vannrør Legge om vannledningen til vasken (ved behov – ser vinteren an) Eiendom/driftleder 1-3. kvartal Utforme plan for utvikling av klubbhuset Teknisk tilstandsvurdering Vurdere alternativt romprogram og alternativ plan, jfr. Forslag fra Ingunn Fjeldaas. Eiendom Eiendom 1. kvartal 2. kvartal Utarbeide utbedrings- og vedlikeholdsplan for flere år framover. Kostnadsberegne, budsjettere og foreslå finansiering. Eiendom Eiendom 3-4. kvartal 3-4. kvartal Utarbeide framlegg til vedtak i årsmøtet 2015. Styret 4. kvartal Cuba Mål Tiltak Etablere ny landgangbrygge Inngå avtaler om utførelse av grunnarbeid og bestille brygge. Grunnarbeid, opprydding av strandområde Eiendom/driftsleder Eiendom/driftsleder 30.01 28.02 Montering, innfesting og forankring av brygge Innkjøp av møbler Eiendom/driftsleder Komitéleder 31.03 10.08 Oppgradering, stue Ansvar Når Havn Mål Tiltak Ansvar Når Avklare erstatning med tiltakshaver Løpende kontakt 1-2. kvartal Bedre fortøyningsforhold-ene ved mastekrana Fendring av støttemuren Eiendom/TSF Havn Driftsleder Inngrep med prosjektet Renere Havn Skaffe oppdaterte kunnskaper om prosjektets konsekvenser for båtplassene i kanalhavna. Tiltak må avklares med tiltakshaver og Trondheim Havn Løpende kontakt Eiendom/driftsleder 1-4. kvartal Eiendom/driftsleder Eiendom/TSF Havn 4. kvartal 1. kvartal Tilpasse H-brygga til ny reguleringsplan Avklare erstatning med tiltakshaver 2-3. kvartal Handlingsplan Aktivitetsavdelingen (ved Christan Palmer) Handlingsplan: Styremedlem Aktivitet Jan Jollegruppa Gjennomgå prisnivået i jollegruppa Følge opp påmeldingen til sesongen Følge opp at politiattester og trenerkontrakter er i orden Gruppemøte Holde oversikt over status på barnekurs Bistå innkjøp av ny følgebåt Regattakomiteen Bistå ved behov på Halten Ocean Race Bistå i eventuell koordineering rundt KM Bistå i terminliste utarbeidelse Turgruppa Bistå i konstitueringsfasen av turgruppen Følge opp, ta status Arrangementskomiteen Status vår Status høst Ledelsesoppgaver Årsmøteforberedelser Få inn årsrapporter fra gruppene Representere TSF på kretsting Koordinere opp mot kretsen Gjennomgå budsjet med alle gruppene Kontrollere økonomisk status i gruppene Feb Mars April Mai Juni Juli Aug Sept Okt Nov Des Handlingsplan Administrasjonsavdelingen (ved Hans Christan Juul: Medlemsservice, nettsider, kommunikasjon: Mål for 2014: Arrangere iladagene i begynnelsen av juni Sørge for at noen skriver om alt det som foregår Flytte redaktør ansvar til gruppeledere Brukerkurs for de som har tilgang til å legge ut innlegg på sidene Lage TSF Fleece og T-shorter Utvide pakketilbud hos Maritimt kompani Oppdatere side med medlemsfordeler Bestemme medlemsklær/effekter i første kvartal Dokumentasjon av nettsidene TSF Budsjett 2014 Budsjett Total 3010 Medlemskontigent 442 000 3011 Skansen Havn leieinntekt 899 280 3012 Skansen Havn strøm fra leietag 234 000 3014 Utleie Cuba 95 000 3015 Cuba salg varer 67 000 3016 Regatta 120 000 3017 Opplag 228 000 3018 Glohanen 30 000 3019 Kanalhavn leieinntekt 170 840 3020 Kanalhavn strøm fra leietaker 78 000 3130 Salg av effekter 10 000 3135 Inntekt Turkomiteen 5 000 3136 Inntekt arrangementskomite 33 000 3210 Barnekurs Tautra 30 000 3215 Skansen Klubbhus 100 000 3216 Utleie skansen 190 000 3220 Jollegruppen 145 000 3700 Provisjonsinntekt 3 600 3950 Annen driftsrelatert inntekt, 20 000 3970 Utgående gebyrer, avgiftsfritt 3990 Inntekt aksjonærer Inntekter 2 968 320 3710 Tilskudd 6 000 Tilskudd 6 000 Driftsinntekter 2 974 320 Bruttofortjeneste 2 974 320 6000 Avskrivninger -144 116 Avskrivninger -144 116 4100 Varekjøp -8 000 4300 Innkjøp kioskvarer/servering -108 100 5000 Lønn til ansatte -137 000 6125 Leie startbåt -45 000 6252 Glohanen -30 000 6280 Historieskrivning -4 000 6320 Renovasjon, vann, avløp mv. 6340 Lys, varme -56 120 -56 000 6341 Strøm Skansen havn -212 728 6342 Strøm Kanalhavna -70 908 6343 Strøm Serviceområdet -10 000 6360 Renhold -42 500 6400 Leie maskiner -24 800 6401 Opplag - kranleie + andre kost 6435 Kostnader turkomiteen Trondhjems Seilforening 7 600 60 000 -195 320 -5 000 6436 Kostnader arrangementskomiteen -23 000 6445 Barnekurs Tautra -15 000 Side 1 Småbedriftspartner Midt-Norge AS Skrevet ut: 03.02.2014 Budsjett Total TSF Budsjett 2014 6489 Leie brygge Cuba -40 000 6490 Annen leiekostnad -103 624 6491 Havneleie Skansen havn -630 000 6492 Havneleie Kanalhavna -130 000 6493 Driftsleder -90 000 6500 Innkjøp båter -44 000 6550 Småanskaffelser -68 000 6551 EDB Hardware/Software -1 500 6600 Reparasjon og vedlikehold bygn -24 000 6620 Reparasjon og vedlikehold -40 000 6621 Utstyr/ rep./ drift av båter -90 000 6700 Regnskapshonorar -104 000 6720 Advokathonorar -50 000 6800 Kontorrekvisita -3 000 6840 Kursmateriale, bøker o.l -6 500 6860 Kurs, møter og utdanning -20 000 6865 Sportsstipend -25 000 6900 Telefon -13 000 6940 Porto -2 000 7000 Drivstoff -20 500 7320 Reklamekostnad -12 500 7321 Premier -8 000 7400 Kontingenter, fradragsberettig -84 800 7500 Forsikringspremie -72 200 7710 Styremøte -10 000 7750 Eiendoms- og festeavgifter -29 920 7770 Bank og kortgebyrer -12 400 7790 Andre kostnader -14 000 Driftskostnader -2 792 420 Andre driftskostnader mv. -2 936 536 Driftsresultat 37 784 8050 Renteinntekter 900 Finansinntekter 900 Finans og EO 900 Resultat e. Finans Trondhjems Seilforening 38 684 Side 2 Småbedriftspartner Midt-Norge AS Skrevet ut: 03.02.2014
© Copyright 2024