Brukermanual CERT - Skoleskyss
Versjon 20140313 Brukermanual CERT Side 1/35 Versjon 20140313 1. Innledning til CERT ..........................................................................................................3 1.1 Roller i CERT .............................................................................................................3 1.2 Cert brukermanual ...................................................................................................3 1.3 Logge inn i Cert .........................................................................................................3 1.3.1 Portal ......................................................................................................................4 1.4 Forarbeid av fylkeskommunen .................................................................................4 1.5 Forarbeid av kommunen ..........................................................................................5 1.5.1 Legge inn klasser og timeplan .................................................................................5 1.5.2 Legge inn elever i CERT skoleåret 2014/2015. .........................................................8 2. Søknad om skoleskyss ....................................................................................................8 2.1 Identifikasjon av elev .....................................................................................................9 2.2 Søke opp elev i CERT eller opprett en ny elev ................................................................9 2.2.1 Elevinformasjon ....................................................................................................11 2.2.2 Legge inn adresser ................................................................................................12 2.2.3 Legg inn holdeplass ...............................................................................................15 2.2.4 Legg inn kontaktinformasjon.................................................................................16 2.3 Lage eller endre søknad om skoleskyss........................................................................17 2. 4 Legg inn skyssbestilling ...............................................................................................18 2.4.1 Elever som bor på to adresser...............................................................................20 2.5 Gjennomgang av søknad før sending ...........................................................................22 2.5.1 Elever som slutter eller flytter...............................................................................23 3. Saksbehandling av søknader.........................................................................................24 3. 1 Sjekke status på søknader - oversikt ...........................................................................24 4. Tilrettelagt skyss ...........................................................................................................26 4.1 Elevinformasjon ..........................................................................................................26 4.2 Adresser og holdeplasser ............................................................................................26 4.3 Kontaktinformasjon.....................................................................................................26 4.4 Lage søknad om tilrettelagt skyss ................................................................................26 4.5 Legge inn skyssbestilling ..............................................................................................27 4.5.1 Søknad om midlertidig skyss – medisinsk ..............................................................27 4.5.2 Delt omsorg og behov drosje ................................................................................27 4.5.3 Avlastningshjem ...................................................................................................27 4.5.4 Kommunalt vedtak ...............................................................................................28 5. Oppstart til nytt skoleår ................................................................................................28 6. Skolekort.......................................................................................................................31 6.1 Registrere tap av eller feil på skolekort........................................................................32 7. Økonomisk oppgjør for skoleskyssen ...........................................................................35 8. Definisjoner ..................................................................................................................35 Side 2/35 Versjon 20140313 1. Innledning til CERT 1.1 Roller i CERT Rolle Skolebruker Kommunebruker Saksbehandler TFK Saksbehandler TFT Administrator TFK/TFT 1.2 Oppgave Ansatte på skolen som legger inn elevsøknader Ansatte i kommunen som jobber med skoler Saksbehandling av søknader om skyssrett Planlegging / organisering av skyss og økonomisk oppgjør Ansvarlige for grunnlagsdata og drift av systemet Cert brukermanual Denne brukermanualen er laget for skoler som registrerer søknader om skoleskyss fra Troms fylkeskommune. Sørg for at du alltid har den mest oppdaterte brukermanualen (siste dato). Den nyeste versjonen vil til en hver tid være tilgjengelig ved innlogging i Cert, under “Hjelp”, og på https://skoleskyss.tromsfylke.no 1.3 Logge inn i Cert Benytt følgende adresse for å logge inn på Cert: https://skoleskyss.tromsfylke.no Dette er en sikker internettadresse. Husk derfor å skrive https:// (med s). Trykk på lenken «Logge inn i CERT». Da vises følgende innloggingsbilde: Alle som bruker Cert har personlig brukernavn og passord for tilgang til sin skole. Hvis du ikke har brukernavn og/eller passord, vennligst kontakt oss på [email protected] Systemet vil automatisk logge deg ut etter 1 times inaktivitet. Side 3/35 Versjon 20140313 Hvis du selv logger ut ved å trykke på «Avslutt» i menyen oppe til høyre, vil du se følgende melding: Hvis du ønsker å logge deg inn på nytt må du da klikke på lenken core/ui/workspace/main 1.3.1 Portal Første side som kommer opp etter pålogging i CERT gir informasjon om deg som bruker og hvilken rolle du har (skoler). Til høyre er et nyhetsfelt der TFT/TFK kan legge ut nyttig informasjon og nyheter. Menylinjen (blå) øverst leder til alle funksjoner i CERT. Koblinger: er hurtiglenker til de samme funksjoner (nederst på forsiden). Du kan alltid komme tilbake til forsiden ved å trykke CERT-logoen øverst i venstre hjørne. 1.4 Forarbeid av fylkeskommunen Fylkeskommunen har klargjort førstegangsbruk av løsningen ved å legge inn: 1. Skoler/trinn 2. Skolekalender 3. Kart 4. Takstsoner Før systemet kan brukes til søknader, må punktene 1-3 sjekkes av den enkelte skole. Dersom noen av punktene inneholder feil, må korrigerende informasjon sendes til [email protected]. For neste skoleår (2014/2015) må skolene selv gjøre de endringer som er nødvendige. Side 4/35 Versjon 20140313 1.5 Forarbeid av kommunen Kommunen må ha kunnskap om skoleskyssreglementet og skoleskyss CERT før søknader kan lages i CERT. Og årlig, før søknader kan lages i CERT, må det legges inn følgende: 1. Klasser og timeplan (start- og sluttid). 1.5.1 Legge inn klasser og timeplan Før det legges inn elever og sendes søknader om skoleskyss i Cert må timeplan og klassetider være satt for hver enkelt klasse. Klikk på Klasseoversikter under Koblinger eller på menylinjen velges Skoleskyss/Klasseoversikter. Dette må oppdateres hvert år! Eksiterende timeplan/klassetid Klikk på den aktuelle skolen (din skole) for å sjekke aktuell informasjon om klasser, deretter klikk ``Søk``. Brukere som er tilknyttet en skole vil bare få opp denne skolen. Dobbeltklikk på den aktuelle klassen for å sjekke aktuell informasjon om og timeplan (startog sluttider. Dobbeltklikk Skjermbildet som kommer opp viser informasjon (et skjema) om den aktuelle klassen. Side 5/35 Versjon 20140313 Ny timeplan/klassetid For å legge inn ny timeplan/klassetid må man gå tilbake til skjermbildet under og trykke «Ny». Fyll deretter ut skjemaet, som vist på bildet under. I menyen ``Kalender``, velg riktig kalender. Dersom kommunens skolekalender er lik VGS kalender, så velg denne. Klasse: Dette registreres manuelt og må gjøres riktig. Transportperiode: Transportperioden definerer hvilken periode busskortet vil være aktivt. Eks. 19.8.2014 – 21.6.2015. Kalender (skolekalender): Kalenderen er kommunens skolerute. I de fleste tilfeller det samme som skolerute for VGS. Noen kommuner har andre fridager. TFK oppretter da egne skoleruter for disse skolene/kommunene. Trinn: velges fra rullegardin. Side 6/35 Versjon 20140313 Beskrivelse eller kommentar: fylles ut for eget bruk, men er ikke obligatorisk. For å legge til en ny timeplan for denne klassen, trykk på “pluss” ikonet: Du vil da få opp et skjema som på bildet under. Hvis klassen har samme start -og sluttid alle ukedager, gjøres det samme valg som vist her – og det føres inn riktige tidspunkt for start og slutt. Trykk “Legg til” for å legge til og lagre timeplanen. Hvis det er ulike start -og sluttider for flere eller alle dager, lages det en timeplan for hver dag (eller gruppering av dager). For å legge inn de resterende dagene, klikk på “pluss” ikonet på nytt, og legg til en ny dag (eller gruppering av dager) ved å klikke på de respektive dagene i skjemaet. Sluttoversikten vil da se slik ut (eksempel med ulik sluttid for mandag/tirdag/onsdag og torsdag/fredag): Ved behov for endring/rette feil i klassens timeplan, velg blyanten til høyre. Side 7/35 Versjon 20140313 For å fullføre klassens timeplan, klikk på “Lagre” ikonet i menyen oppe til høyre. Klikk deretter på ”X” ikonet oppe til høyre. Start prosessen på nytt, og bruk samme fremgangsmåte for å legge inn timeplan for ny klasse. Endringer i eksisterende (etter lagring) klasses timeplan må meldes fra pr. e-post til [email protected]. 1.5.2 Legge inn elever i CERT skoleåret 2014/2015. Obligatorisk informasjon for hver elev (fyll ut feltene i CERT): a. Navn b. Fødselsnummer (11-sifret med fødselsdato + personnummer) c. Adresse, evt. gårds – og bruksnummer d. Kontaktperson (som regel foresatt) e. Tilordning av elev til skole/klasse f. Søknadsgrunn og evt. dokumentasjon Påfølgende år skal kun første klasse legges inn. Eksisterende elever flyttes opp til neste trinn i CERT. 2. Søknad om skoleskyss I dette punktet skal det kun legges inn elever som skal vurderes for skoleskyss høsten 2014/2015. De som åpenbart ikke tilfredsstiller kravene til skoleskyss, skal ikke legges inn i CERT. Elever som registreres inn i CERT må kategoriseres etter følgende søknadsgrunnlag: Fylkeskommunalt vedtak (Avstandsskyss, avstand over 2 eller 4 km.) Kommunalt vedtak (farlig skolevei eller annet, f.eks. annen skole enn nærskolen) Varig tilrettelagt skyss (skyss over 2 mnd.) Midlertidig tilrettelagt skyss (skyss inntil 2 mnd.) Side 8/35 Versjon 20140313 Elever som tilfredsstiller kravene for skoleskyss kan legges inn etter følgende punkter: 1. 2. 3. 4. Identifikasjon av elev Søke opp elev i CERT eller opprett en ny elev Lage eller endre søknad om skoleskyss Gjennomgang og innsending av søknad 2.1 Identifikasjon av elev Heretter skal elever kun identifiseres med 11-sifret fødselsnummer ved bruk av CERT og henvendelser om skolekort. I noen sammenhenger kan man også komme bort i enkelte andre ID-numre, men de skal ikke benyttes til noe i skolens samhandling med fylkeskommunen/Troms fylkestrafikk om CERT, skyss-søknader eller skolekort. Utenlandske statsborgere uten 11—sifret fødselsnummer skal legges inn med elevens reelle fødselsdato og et fiktivt 5-sifret personnummer med fem like sifre 1-9 (f.eks. 23040877777) Vær obs på at systemet noen ganger da endrer fødselsåret til 1908, det må da manuelt endres til 2008. Andre ID’er som IKKE skal benyttes i CERT: Nummer Elev-ID i CERT Kort-ID på skolekortet Elev-ID i FARA billettsystem Hva er det? 1-6 sifret løpenr. Som CERT automatisk tildeler ved ny registrering 16-sifret kortnummer som TFT legger inni CERT på eleven. 1-6 sifret løpenr. Som FARA tildeler automatisk ved nytt skolekort 2.2 Søke opp elev i CERT eller opprett en ny elev Gå først til søkebildet for elever. Du finner dette ved å velge ”Skoleskyss” > ”Søk etter elev”, som vist på bildet under (velg én av to mulige knapper/lenker). Side 9/35 Versjon 20140313 I vinduet ”Søk etter elev” (elevveileder), skal fødselsnummeret skrives inn for den aktuelle eleven i feltet ”Fødselsnummer” (11 siffer). NB! Pass på å skrive de 11 sifrene korrekt. Man kan også søke på de andre feltene (f.eks. navn) dersom man kjenner til eleven. Trykk deretter på ”Søk” (1) (dette for å forsikre seg om at eleven ikke allerede har blitt registrert). Elever som har hatt skoleskyss før vil allerede være registrert i Cert, men nye 1. klassinger og andre elever som ikke har hatt skyss før må registreres på nytt. Hvis eleven ikke er registrert i systemet, trykk på ”Opprett” (3) for å registrere eleven. Dersom eleven finnes i systemet, dobbeltklikk på navnet så vises informasjon om denne. En annen måte å søke elever på er og trykk på ``Søk`` da får man en oversikt over aller elever som er registrert i egen skole. 1 Dobleklikk på eleven 2 Velg, søknadsveiviser/søknadsgrunnlagg Hvis eleven ikke er registrert fra før må den opprettes som på side 11. Hvis eleven er registrert dobleklikk på eleven og første bildet som kommer er følgende: Side 10/35 Versjon 20140313 Før man registrerer flere detaljer på eleven MÅ det velges søknadsgrunnlag som er første steget til videre registrering av eleven. Dette er obligatorisk og må være korrekt Det anbefales å lese skyssreglementet før dette arbeidet! Det kan velges mellom: Avstandsskyss (avstand over 2 eller 4 km.) Kommunalt vedtak (farlig skolevei eller annet, f.eks. annen skole enn nærskolen) Midlertidig tilrettelagt skyss (skyss inntil 2 mnd.) Varig tilrettelagt skyss (skyss over 2 mnd.) Trykk på «Velg» for å legge til søknadsgrunnlag. NB! Dersom det er over distansekravet og det i tillegg søkes på farlig skolevei, skal det velges «FKV – Fylkeskommunalt vedtak» (Avstandsskyss). 2.2.1 Elevinformasjon Deretter i nytt skjermbilde velges elevens bostedskommune i feltet ”Adm. Enhet”. Adm-enhet: Her vil skolens kommune automatisk bli valgt. For noen skoler kan det være aktuelt med tilgang fra flere kommuner (adm. enhet). Ta da kontakt med [email protected]. Side 11/35 Versjon 20140313 Standardplasstype: velges det ”busselev” for alle elever, unntatt de som har behov for drosje. Trykk på knappen ”Neste” nede til høyre for å lagre og gå videre til ”Adresser”. 2.2.2 Legge inn adresser I CERT må det være informasjon om elevens bostedsadresse (FA = Folkeregistrert adresse) og stedfesting i det elektroniske kartet i CERT (Geokoding). Dette er nødvendig for å saksbehandle søknader, planlegge skoleskyss og til fakturering. Det er derfor ikke tilstrekkelig kun å skrive adressen i adressefeltet. Bruk av gateadresse Skriv hele eller deler av elevens bostedsadresse i feltet ”Adresse”. ikke benytt feltene ”Plassnavn” eller ”Enhet”. Et tips er å skrive bare deler av adressen før en søker. Det øker sjansen for treff. For adresser med husbokstav, som for eksempel Storgata 63 H, kan det være lurt å skrive inn adressen uten bokstav før man trykker ”Søk”. Vi opplever at adresser med husbokstav ikke kommer frem med mindre man utelukker bokstaven i søket. Kommer gatenavnet opp som et forslag, bruk dette og fyll selv ut gatenummer. Postadresse fylles automatisk ut i CERT. Trykk ”Søk” for å finne frem mulige adressetreff. Geokoding vil si at du velger riktig adresse og se at den er korrekt plassert i kartet i CERT. Dobbeltklikk riktig adresse, eller markere linjen og trykke på ”godta”. Bildene på de neste sidene forklarer dette. Til slutt trykkes «Oppdater» (da lagres den geokodede adressen). Som vist på bildet. 1 Fyll ut adressefeltet 2 Klikk ``Søk`` Side 12/35 Versjon 20140313 3 Velg riktig adresse og se at det stemmer med kart. Du velger adresse ved å dobbelklikke på linjen, deretter trykk på ``godta`` Klikk deretter knappen ”Oppdater” for å gå videre. Adressen som ble valgt vil da dukke opp som FA= Folkeregistrert adresse under ”Eksisterende adresser”. Hvis det er behov for å redigere denne, benytt blyantikonet som vist på bildet under. For å redigere adressen, trykk ``blyant`` ikonet Bruk av matrikkeladresse Side 13/35 Versjon 20140313 Gårds – og bruksnummer må brukes i de tilfeller hvor elevens adresse ikke inneholder gatenavn og nummer. Format for gårds – og bruksnummer er 19XX-X-X (kommunenr, gårdsnr, bruksnr), som for eksempel 1901-45-2. Dette skrives inn i adressefeltet og følg deretter samme prosedyre som ved gateadresse. De andre adressene velges dersom det er nødvendig med flere adresser. Ved delt omsorg, eller annet behov for mer enn én adresse, benytt menyen for ”Ytterligere adresser.” Klikk ”Pluss” ikonet, som vist på bildet under, og følg samme prosess som ”Hjemmeadresse” for å legge inn tilleggsadresse. Dette gjelder ved delt bosted hvor eleven har rett på skoleskyss både til far og mor. Eleven sin folkeregistrerte adresse har kode FA. Den andre adressen som skal registreres kodes med A2. Side 14/35 Versjon 20140313 Hvis det oppstår problemer med søk etter adresse i CERT, vennligst kontakt oss på [email protected] om hvilken adresse det gjelder. Trykk på knappen ”Neste” for å lagre og gå videre til ”Holdeplasser”. 2.2.3 Legg inn holdeplass Under ”Holdeplasser”, trykk på ”blyant” ikonet, blyanten skal hjelpe CERT å finne nærmeste holdeplass. Bare den holdeplassen som er nærmest vil vises. Trykk på holdeplass linjen. 1 Trykk på blyanten ikonet Side 15/35 Versjon 20140313 Sjekk at holdeplassen er riktig! Deretter trykk ``OK`` for å lagre. Gjør det samme hvis flere adresser. Trykk «Neste» for å få opp kontaktinformasjon. Dersom du mener at holdeplassen er feil, meld fra om dette på [email protected] 2.2.4 Legg inn kontaktinformasjon Kontakter: Alle elever må ha minst en kontaktperson. Husk å fylle ut informasjon for flere enn en foresatt dersom eleven har delt bosted. Trykk på det grønne ”+- tegnet” for den kontakttypen du ønsker å legge inn. Det er nå lagt inn elevens personalia, adresse, holdeplass og evt. kontakter. Det er nå klart for å fylle ut søknad om skoleskyss for eleven. Side 16/35 Versjon 20140313 2.3 Lage eller endre søknad om skoleskyss Etter at eleven har blitt registrert med personalia, adresse, holdeplass, og evt. kontakter trykkes det på knapp for ”Neste” for å komme til ”Søknadsskjema” i søknadsveiviseren.” Søknadsskjema” vil da dukke opp, som vist på bildet under. I dette skjermbildet er det mulig å velge skole. Trapeze kommer med svar så snart som mulig 05/03-2014. Transportperiode: velg riktig skoleår! Datoer: er satt til standard skoleår for videregående skoler i Troms, som de fleste kommuner følger. Juster fra eller til dato ved behov (vinterskyss, midlertidig skyss, kommunalt vedtak, etc.). Kommentar: fylles inn etter behov (vinterskyss, delt omsorg, etc.). Skole: vil automatisk være valgt. Lokal skole: vil få forhåndsvalget ”Ja”. Hvis eleven går på en annen skole enn nærskolen endres denne til ”Nei”. Privatskoler velger ”Ja”, selv om det ikke er eleven sin nærmeste skole. Trinn og Klasse: velges deretter. Valgene for klasse er de samme som skolen har opprettet under ”Legge inn ny timeplan/klassetid” – se side 5. Legg ved fil: M, KV, VT må lastes opp dokumentasjon. Side 17/35 Versjon 20140313 Søknader for elever som har rett på skoleskyss grunnet medisinske årsaker, må legges ved dokumentasjon, som for eksempel legeattest, legges dette til elektronisk ved å benytte ”Legg ved fil” knappen. Trykk på knappen ”Neste” for å gå videre. 2. 4 Legg inn skyssbestilling Skjema med navn ”Skyssbestilling” vil da komme frem. Skysskoder: fylles automatisk ut basert på valgt type søknad (side11). Skysskoder FKV – Fylkeskommunalt vedtak KV – kommunalt vedtak Avstandsskyss for elever med rett på skyss pga avstand (2 og 4 km.). Skyss kommunen har ansvar for. Farlig skolevei, skyss til andre skoler enn nærskole m.m. VM – varig medisinsk Skyss grunnet skade/sykdom med varighet mer 8 uker. Funksjonshemming m.m. Midlertidig Denne skysskoden vises kun når en har valgt midlertidig i søknadsskjema. Dette er skyss grunnet skade/sykdom med varighet under 8 uker, for eksempel knekt fot og lignende. Ukentlig: Hver uke – daglig skyss mellom hjem og skole Like uker/ulike uker, - brukes ved delt bosted og skyss annenhver uke Ved delt bosted og skyssrett til begge adresser må både like og ulike uker velges. Se neste avsnitt, ”Elever som bor på to adresser” Ukedager: MTOTF--” for daglig skyss. Dager uten skyss kan velges vekk. Side 18/35 Versjon 20140313 Kommentarer: Opplysninger knyttet til skyssbehovet kan oppgis her. Kommentaren vil legges til i mal for skyssbestilling. NB! Sjekk at det er valgt retur til samme adresse. Når opplysningene på siden er korrekte for elevens behov, trykkes knappen ”Legg til” for få fram skyssbestillingen nederst på siden. For å gjøre endringer, klikk på en av skyssbehov linjene nederst i vinduet slik at det endrer farge. Trykk på "Rediger" knappen og gjør ønskede endringer. Trykk til slutt ”Lagre” (som vist på bildet under). Side 19/35 Versjon 20140313 3 Utfør 2 Klikk på ønskede endringer rediger 1 4 Klikk ``lagre`` Venstreklikk/høyreklikk på en linje, og de tilhørende linjene blir markert Trykk på knappen ”Neste” for å gå videre. En oppsummering av søknad vil komme frem i ``Gjennomgang``. Eventuelt kan en fjerne bestillingen ved å markere det og klikke ”Slett”, og deretter legge til en ny bestilling. Klikk ``Slett`` om behov ``Høyreklikk`` bestillingen og det blir markert. 2.4.1 Elever som bor på to adresser For elever med rett på skyss fra mor og far må begge elevens adresser legges inn i ”Adresser” (beskrevet på side 10). Side 20/35 kk`` Versjon 20140313 Det neste som er annerledes med søknader for elever med to skyssadresser finner vi i ”Skyssbestilling”. Som vist på skjermbildet under. 1 velg først like/ulike uker 2 velg deretter riktig adresse 3 Trykk ``Legge til`` Her velges det under ”Ukentlig: Like uker” for den ene adressen og Ulike uker” for elevadresse nummer 2. Etter å ha valgt Like/Ulike uker og riktig adresse trykkes det på ”Legg til”. Gjentas for elevadresse nummer 2 dersom eleven har rett på skyss til begge foreldre. Som vist på bildet under. Like uker. Ulike uker. Side 21/35 Versjon 20140313 NB: Dersom eleven har rett på skyss fra kun en av adressene velges kun denne. Bestiller en skyss til begge adresser vil kommunen bli fakturert for alle uker. I mange situasjoner kan det være slik at delt omsorg er delt opp i andre mønstre, dvs. at elevene bytter adresse på en hverdag. Ved reise med buss har ikke dette stor betydning, velg da vilkårlig like/ulike uker – et mønster per foreldre. For skyss kun til 1 foreldre velges det enten like/ulike uker. Dette mønsteret er derimot viktigere ved reise med (eller i kombinasjon med) drosje. Se nedenfor. 2.5 Gjennomgang av søknad før sending Se gjennom skyss-søknaden. Trykk på knappen ”Send søknad” for å sende elevens endelige søknad. Husk at: Side 22/35 Versjon 20140313 - Elevens personalia og søknadsinformasjon vil bli lagret selv om du ikke trykker ”Send søknad”, og kan redigeres frem til søknaden er sendt. Sendte søknader kan ikke endres/redigeres av skolene. Søknader som ikke er fullført kan søkes opp igjen på ”Skoleskyss” > ”Søk etter elev”. Ikke sendte søknader har status «Ny søknad». Ved behov for å endre innsendte søknader, kontakt oss på e-post [email protected] Bruk fødselsnummer og navn som identifikasjon på elevsøknaden. 2.5.1 Elever som slutter eller flytter Dersom eleven flytter adresse, må det sendes ny søknad. Hvis eleven bare flytter adresse innad i kommunen, kan elevens registrerte opplysninger brukes som grunnlag for ny søknad. Høyreklikk elevens navn i «administrer elevsøknader». NB! Vær nøye med å datere gammel transportperiode slik at sluttdato stemmer med faktisk sluttdato. På denne måten kan ny søknad med ny periode lages. Flytter eleven skole og/eller kommune i Troms, må den nye skolen lage ny søknad. Husk at: 1) Gammel skole må avslutte transportperioden for eleven på sluttdato, dersom denne er før sluttdato for skoleåret 2) Send e-post til [email protected] med følgende opplysninger: fødselsnummer og navn gammel og ny skole overflyttingsdato Fylkeskommunen flytter eleven over til ny skole og kommune i CERT. Ny skole kan da finne eleven ved å søke opp fødselsnummeret på eleven for å lage ny søknad om skyss. Side 23/35 Versjon 20140313 Glemmer gammel skole å avslutte gammel transportperiode man dette, vil man ikke få laget ny søknad på ny skole. 3. Saksbehandling av søknader Alle søknader om skyss behandles av fylkeskommunen, som gjør vedtak om skyssrett etter Opplæringslovens bestemmelser om distansekrav og tilrettelagt skyss (§ 7-1 til §7-3) De med kommunale vedtak blir formidlet videre til Troms fylkestrafikk for organisering av skyss. 3. 1 Sjekke status på søknader - oversikt Dere kan få oversikt over alle skolens søknader ved å velge "Skoleskyss" > "Administrer elevsøknader". Velg transportperiode og eventuelt andre opplysninger for ønsket søk, og trykk "Hent". Eller trykk på ``Hent`` der får dere en oversikt over alle elever i egen skole. Oversikten du da får opp kan eksporteres til Excel ved å trykke på ”Eksporter” knappen (se bildet nedenfor). En liste med alle innsendte søknader vil komme opp. I tillegg kan dere se søknader som ikke har blitt sendt inn, med saksstatus "Ny søknad". Side 24/35 Versjon 20140313 Saksstatuser som vises: Ny søknad Er søknader som ikke har blitt sendt inn. Autogodkjent Er automatisk godkjent av systemet, og avventer videre behandling og tildeling av et skyssopplegg. Autoukjent Er tvilstilfeller i forhold til avstand. Avvist Er søknader som er automatisk avslått av systemet på grunn av for kort avstand. Det kan forekomme feil i avstandsmåling av enkelte adresser i CERT. Feilen vil være synlig ved at avstand blir målt til ”0.000km” i ”Skyssbestilling” vinduet. Dersom dere har elever med status "Avvist" uten at dere kan se hvorfor, vennligst kontakt oss per epost til [email protected] --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Side 25/35 Versjon 20140313 4. Tilrettelagt skyss Elever med skade eller sykdom har krav på tilrettelagt skyss fra hjem til skole, uavhengig av avstand. Fremgangsmåten i CERT er den samme som for ordinære søknader, men det gjøres ulike valg avhengig av elevens behov og søknadsgrunnlag. Elever som har busskort fra før, men som i en periode har behov for tilrettelagt skyss, må ha ny søknad for den tilrettelagte skyssen. 4.1 Elevinformasjon Her føres elevinformasjon inn på samme måte for alle elever, men unntak av feltet ”Standardplasstype». I feltet ”Standardplasstype” kan det gjøres valg for skyss med buss eller drosje. Eventuelle særskilte krav/behov beskrives i kommentarfeltet. 4.2 Adresser og holdeplasser Her føres det inn informasjon om adresse for alle elever. Ved delt omsorg må det legges inn ytterligere adresser til elevens andre bosted. Holdeplass må velges selv om eleven skal hentes hjemme med drosje (obligatorisk for å komme videre med søknaden). Årsaken har med fakturering av kommunal egenandel å gjøre. 4.3 Kontaktinformasjon Her føres kontaktformasjon inn på samme måte for alle elever, Husk å fylle ut informasjon for flere enn en foresatt dersom eleven har delt bosted. 4.4 Lage søknad om tilrettelagt skyss NB! Ved tilrettelagt skyss må det vedlegges legeerklæring som ikke er eldre enn tre mnd. Dette er obligatorisk. Se side 17. Side 26/35 Versjon 20140313 4.5 Legge inn skyssbestilling Her legges inn skyssbestilling inn på samme måte for alle elever. Husk å velge riktig skysskode – se forklaring side 17. Velg riktig skysskode! 4.5.1 Søknad om midlertidig skyss – medisinsk Dette gjelder skyss ved midlertidig skade eller sykdom som ikke har en varighet utover 2 mnd. Dersom en elev allerede er registrert med et skyssopplegg i CERT er det mulig å overlappe eksisterende søknad med en midlertidig søknad. Ved valg av ”Midlertidig skyss” 4.5.2 Delt omsorg og behov drosje Ved delt omsorg og transporttype drosje er det en viktig å få inn riktig kjøremønster i CERT da skyssen blir planlagt ut i fra denne informasjonen. Sørg først for at timeplan er riktig. Ved behov kan det kan defineres egen timeplan kun for én elev. Legg inn riktig mønster for like/ulike uker, hvis mulig. Hvis ikke mulig legges allikevel mønster inn i søknad (vilkårlig, eller mest mulig riktig) og informasjon om transporten i feltet for ”Transportkommentarer”. For eksempel: Bytte skjer hver onsdag, er hos mor i oddetallsuker og far i partallsuker. 4.5.3 Avlastningshjem Dersom en elev har skyss til ett eller flere avlastningshjem legges det kun inn ”FA – Folkeregistrert adresse” som foreldres adresse. Informasjon om avlastningshjem meldes inn i ”Transportkommentar:” feltet i vinduet ”Søknadsskjema”. Side 27/35 Versjon 20140313 4.5.4 Kommunalt vedtak Skysskode ”Kommunalt vedtak gjelder skoleskyss grunnet f.eks. farlig skolevei, vinterskyss, mørkeskyss, og evt. annen skyss som kommunen er ansvarlig for og ønsker å bestille gjennom CERT. Prosedyre for innmelding av søknader for elever med kommunalt vedtak er helt lik andre elever med ett/to unntak. 1) Dersom det er midlertidig skyss er det riktig å velge ”Fra dato:” og ”Til dato:” i vinduet ”Søknadsskjema”. Denne kan endres ved å trykke på pilen ved datofeltet, bla frem eller tilbake i kalender menyen, og dobbeltklikk på riktig dato. 2) I vinduet ”Skyssbestilling” velges det ”KV – Kommunalt vedtak” i feltet for ”Skysskode:” 5. Oppstart til nytt skoleår Elever som allerede er registrert i systemet med skyss, kan flyttes opp til neste skoleår uten å registreres på nytt. Kun elever uten endringer i adresse, skyssbehov og/eller skysskode skal flyttes opp. For eksempel 1.klasse elever som endres fra avstandsskyss til kommunalt vedtak kan ikke flyttes opp. Elever med endringer må sendes inn på nytt. De fleste elevene fortsetter på den skolen de er registrert ved, men det er også en del elever som bytter skole. Disse kan søkes opp av den nye skolen. For å hente elever fra andre skoler må dere logge på med et eget brukernavn og passord. Side 28/35 Versjon 20140313 Steg 1: Nye klasser Før elevene kan legges inn må det opprettes nye klasser for det nye skoleåret. Ny skolerute må velges, og det må legges inn riktig timeplan for de ulike klassene. Dette gjøres ved å være pålogget som vanlig, og ved å gå inn på ”Skoleskyss” og ”Klasseoversikter”. Klikk på ”Ny” for å opprette ny klasse. NB! Det er viktig å lage nye klasser. Ikke rediger gamle klasser ved oppstart til nytt skoleår. Steg 2: Flytte opp elever Når nye klasser er opprettet er det klart for å flytte opp elever til nytt skoleår ved å gå inn på ”Skoleskyss” > ”Oppflytting”. Start med å definere ”Periode”, ”Trinn” og ”Klasse”, som vist i bildet under. Alle boksene må fylles ut. Her er det viktig å søke på samme periode, trinn og klasse som elevene er registrert med. Trykk deretter ”Søk”. Definer ``Periode``, ``skole``, ``Trinn`` og ``Klasse. Og trykk ``Søk`` Elever som oppfyller det gitte søket vises på en liste. Elever som skal flyttes opp, markeres og flyttes over på høyre side i bildet ved å trykke på piltast (se bilde). For å velge alle elevene i listen (se bilde under), hold inne "Shift knappen" på tastaturet og trykk på øverste og deretter nederste elev. Ved å holde inne "Ctrl knappen" kan det velges flere, men "én og én" av gangen. Side 29/35 Versjon 20140313 Definer perioden for neste skoleår, klasse og trinn elevene skal flyttes opp til. Trykk på ”Flytt opp” (se bilde). (Byttes, bildet er fra Hordaland) En dialogboks vil da komme opp. Sjekk at opplysningene er riktig. Trykk ”OK” for å godkjenne og flytte opp elevene (se bilde under). (Byttes, bildet er fra Hordaland) Dette må gjøres for hver klasse på hvert klassetrinn. Dere trenger ikke gjøre adresse-endringer på elever som nylig har fått gateadresse, men som i CERT er registrert med gårds- og bruksnummer. Adressen vil i CERT likevel være markert på samme sted. Elever i 1. klasse og elever som ikke har hatt skyss før må registreres helt på nytt. Dette er nærmere beskrevet på s. 9. Side 30/35 Versjon 20140313 Dersom en skal søke opp elever fra andre skoler må en være pålogget med nevnte brukernavn og passord. Her må en velge skole en skal flytte eleven fra (til venstre) og egen skole (til høyre). Det er ikke mulig å søke elevene opp ved å bruke personnummer under ”Skoleskyss” > ”Oppflytting”. For å finne en elevs skole og andre opplysninger som er nødvendig for å hente elever fra andre skoler, benyttes ”Skoleskyss” > ”Søk etter elev”. Her kan det søkes ved å skrive inn elevens personnummer (11 siffer) og trykke ”Søk”. Dersom eleven allerede har en aktiv søknad på en annen skole vil det komme opp en søknadsoversikt under ”Gjennomgang av søknadsskjema” som vist på bildet under. Her kan elevens skole, gjeldende periode, trinn og klasse identifiseres (se bilde). Dersom det ved å trykke ”Søk” kommer opp ”Kontaktinformasjon”, og ikke ”Gjennomgang av søknadsskjema”, betyr dette at eleven ikke har en gyldig søknad i CERT, og det må for denne eleven sendes inn en ny søknad (kan ikke flyttes opp). Steg 3: Registrere nye elever Bruk samme prosedyre som i pkt. 2.2. Steg 4: Lage søknader for nye elever Bruk samme prosedyre som i pkt. 2.3. 6. Skolekort Skolekort produseres av Troms fylkestrafikk og distribueres til skolene for utdeling. Eleven signerer for mottatt skolekort. Side 31/35 Versjon 20140313 6.1 Registrere tap av eller feil på skolekort Alle henvendlser om tap av eller feil på skolekort skal gjøres i CERT. Det skal ikke formidles pr. e-post eller telefon til Troms fylkestrafikk eller fylkeskommunen. Eleven søkes opp i CERT ved hjelp av fødselsnummer eller navn. Trykk Skoleskyss > Administrer elevsøknader > Søk opp eleven og høyreklikk navnet. Velg menypunktet «Opplysninger om busskort». Dialogboksen som da kommer opp vil vise kortet/kortene som allerede er/har vært registert på eleven. For å legge inn nytt kortnummer og melde feil/tap på eksisterende kort klikker du på «Ny» Side 32/35 Versjon 20140313 Dialogboksen som da kommer frem vil se ut som på bildet under. Angi status på det gamle kortet og skriv inn opplysninger om det nye kortet. Se forklaring på bildene under. Under «gjeldende kortstatus» er det kortet som er mistet eller feil på som skal endres. I feltet for «Ny kort-ID» skriver du inn det nye kortnummeret. Side 33/35 Versjon 20140313 Klikk «ok» for å bekrefte opplysningene. Det vil da komme opp en historikk over gamle kort, og kortnummeret på det aktive kortet vil vises øverst i boksen. Det kan bare gjøres endringer på det siste registrerte kortet, det vil si det kortet som står aktivt på øverste linje. Side 34/35 Versjon 20140313 7. Økonomisk oppgjør for skoleskyssen Troms fylkestrafikk betaler transportøren for skyssen og fakturerer egenandelen til kommunene (grunnskole) og fylkeskommunen (VG. skole). I de tilfeller kommunen har det økonomiske ansvaret for skyssen (kommunalt vedtak), faktureres kommunen for merkostnaden utover det fylkeskommunale ansvaret. Dersom eleven organiserer skyssen selv mot skyssgodtgjørelse, vil slik godtgjørelse bli utbetalt fra Troms fylkestrafikk. TFT fakturerer kommunen for normal egenandel (billettpris buss). Se nærmere om dette i skoleskysshåndboka. 8. Definisjoner Ord i CERT Adm.enhet FA Skyssbestilling Kalender Timeplan Transportperiode Fylkeskommunalt vedtak Kommunalt vedtak Særlig farlig skolevei Varig tilrettelagt skyss Midlertidig tilrettelagt skyss Side 35/35 Betydning kommune Folkeregistrert adresse Skyssopplegg for hver elev Oversikt over skoledager/fridager fra kommunen. Kalles også skolekalender av noen Start- og sluttidspunkt for klassen Periode for skyssen. Samsvarer ofte med skoleåret. Skyssvedtak fattet av fylkeskommunen Skyssvedtak fattet av kommunen Rettighet for noen elever iht. Opplæringsloven § 7-1 Skyss over 2 mnd. pga. sykdom/skade Skyss under 2 mnd. pga. sykdom/skade
© Copyright 2024