1. No category

Versjon 20140313
Brukermanual
CERT
Side 1/35
Versjon 20140313
1.
Innledning til CERT ..........................................................................................................3
1.1 Roller i CERT .............................................................................................................3
1.2 Cert brukermanual ...................................................................................................3
1.3 Logge inn i Cert .........................................................................................................3
1.3.1 Portal ......................................................................................................................4
1.4 Forarbeid av fylkeskommunen .................................................................................4
1.5 Forarbeid av kommunen ..........................................................................................5
1.5.1 Legge inn klasser og timeplan .................................................................................5
1.5.2 Legge inn elever i CERT skoleåret 2014/2015. .........................................................8
2. Søknad om skoleskyss ....................................................................................................8
2.1 Identifikasjon av elev .....................................................................................................9
2.2 Søke opp elev i CERT eller opprett en ny elev ................................................................9
2.2.1 Elevinformasjon ....................................................................................................11
2.2.2 Legge inn adresser ................................................................................................12
2.2.3 Legg inn holdeplass ...............................................................................................15
2.2.4 Legg inn kontaktinformasjon.................................................................................16
2.3 Lage eller endre søknad om skoleskyss........................................................................17
2. 4 Legg inn skyssbestilling ...............................................................................................18
2.4.1 Elever som bor på to adresser...............................................................................20
2.5 Gjennomgang av søknad før sending ...........................................................................22
2.5.1 Elever som slutter eller flytter...............................................................................23
3. Saksbehandling av søknader.........................................................................................24
3. 1 Sjekke status på søknader - oversikt ...........................................................................24
4. Tilrettelagt skyss ...........................................................................................................26
4.1 Elevinformasjon ..........................................................................................................26
4.2 Adresser og holdeplasser ............................................................................................26
4.3 Kontaktinformasjon.....................................................................................................26
4.4 Lage søknad om tilrettelagt skyss ................................................................................26
4.5 Legge inn skyssbestilling ..............................................................................................27
4.5.1 Søknad om midlertidig skyss – medisinsk ..............................................................27
4.5.2 Delt omsorg og behov drosje ................................................................................27
4.5.3 Avlastningshjem ...................................................................................................27
4.5.4 Kommunalt vedtak ...............................................................................................28
5. Oppstart til nytt skoleår ................................................................................................28
6. Skolekort.......................................................................................................................31
6.1 Registrere tap av eller feil på skolekort........................................................................32
7. Økonomisk oppgjør for skoleskyssen ...........................................................................35
8. Definisjoner ..................................................................................................................35
Side 2/35
Versjon 20140313
1. Innledning til CERT
1.1
Roller i CERT
Rolle
Skolebruker
Kommunebruker
Saksbehandler TFK
Saksbehandler TFT
Administrator TFK/TFT
1.2
Oppgave
Ansatte på skolen som legger inn elevsøknader
Ansatte i kommunen som jobber med skoler
Saksbehandling av søknader om skyssrett
Planlegging / organisering av skyss og økonomisk oppgjør
Ansvarlige for grunnlagsdata og drift av systemet
Cert brukermanual
Denne brukermanualen er laget for skoler som registrerer søknader om skoleskyss fra Troms
fylkeskommune. Sørg for at du alltid har den mest oppdaterte brukermanualen (siste dato).
Den nyeste versjonen vil til en hver tid være tilgjengelig ved innlogging i Cert, under “Hjelp”,
og på https://skoleskyss.tromsfylke.no
1.3
Logge inn i Cert
Benytt følgende adresse for å logge inn på Cert:
https://skoleskyss.tromsfylke.no
Dette er en sikker internettadresse. Husk derfor å skrive https:// (med s).
Trykk på lenken «Logge inn i CERT». Da vises følgende innloggingsbilde:
Alle som bruker Cert har personlig brukernavn og passord for tilgang til sin skole.
Hvis du ikke har brukernavn og/eller passord, vennligst kontakt oss på
[email protected]
Systemet vil automatisk logge deg ut etter 1 times inaktivitet.
Side 3/35
Versjon 20140313
Hvis du selv logger ut ved å trykke på «Avslutt» i menyen oppe til høyre, vil du se følgende
melding:
Hvis du ønsker å logge deg inn på nytt må du da klikke på lenken core/ui/workspace/main
1.3.1 Portal
Første side som kommer opp etter pålogging i CERT gir informasjon om deg som bruker og
hvilken rolle du har (skoler). Til høyre er et nyhetsfelt der TFT/TFK kan legge ut nyttig
informasjon og nyheter.
Menylinjen (blå) øverst leder til alle funksjoner i CERT.
Koblinger: er hurtiglenker til de samme funksjoner (nederst på forsiden).
Du kan alltid komme tilbake til forsiden ved å trykke CERT-logoen øverst i venstre hjørne.
1.4
Forarbeid av fylkeskommunen
Fylkeskommunen har klargjort førstegangsbruk av løsningen ved å legge inn:
1. Skoler/trinn
2. Skolekalender
3. Kart
4. Takstsoner
Før systemet kan brukes til søknader, må punktene 1-3 sjekkes av den enkelte skole.
Dersom noen av punktene inneholder feil, må korrigerende informasjon sendes til
[email protected]. For neste skoleår (2014/2015) må skolene selv gjøre de
endringer som er nødvendige.
Side 4/35
Versjon 20140313
1.5
Forarbeid av kommunen
Kommunen må ha kunnskap om skoleskyssreglementet og skoleskyss CERT før søknader kan
lages i CERT. Og årlig, før søknader kan lages i CERT, må det legges inn følgende:
1. Klasser og timeplan (start- og sluttid).
1.5.1 Legge inn klasser og timeplan
Før det legges inn elever og sendes søknader om skoleskyss i Cert må timeplan og klassetider
være satt for hver enkelt klasse. Klikk på Klasseoversikter under Koblinger eller på
menylinjen velges Skoleskyss/Klasseoversikter. Dette må oppdateres hvert år!
Eksiterende timeplan/klassetid
Klikk på den aktuelle skolen (din skole) for å sjekke aktuell informasjon om klasser, deretter
klikk ``Søk``. Brukere som er tilknyttet en skole vil bare få opp denne skolen.
Dobbeltklikk på den aktuelle klassen for å sjekke aktuell informasjon om og timeplan (startog sluttider.
Dobbeltklikk
Skjermbildet som kommer opp viser informasjon (et skjema) om den aktuelle klassen.
Side 5/35
Versjon 20140313
Ny timeplan/klassetid
For å legge inn ny timeplan/klassetid må man gå tilbake til skjermbildet under og trykke
«Ny».
Fyll deretter ut skjemaet, som vist på bildet under. I menyen ``Kalender``, velg riktig
kalender. Dersom kommunens skolekalender er lik VGS kalender, så velg denne.
Klasse: Dette registreres manuelt og må gjøres riktig.
Transportperiode: Transportperioden definerer hvilken periode busskortet vil være aktivt.
Eks. 19.8.2014 – 21.6.2015.
Kalender (skolekalender): Kalenderen er kommunens skolerute. I de fleste tilfeller det
samme som skolerute for VGS. Noen kommuner har andre fridager. TFK oppretter da egne
skoleruter for disse skolene/kommunene.
Trinn: velges fra rullegardin.
Side 6/35
Versjon 20140313
Beskrivelse eller kommentar: fylles ut for eget bruk, men er ikke obligatorisk.
For å legge til en ny timeplan for denne klassen, trykk på “pluss” ikonet:
Du vil da få opp et skjema som på bildet under. Hvis klassen har samme start -og sluttid alle
ukedager, gjøres det samme valg som vist her – og det føres inn riktige tidspunkt for start og
slutt. Trykk “Legg til” for å legge til og lagre timeplanen.
Hvis det er ulike start -og sluttider for flere eller alle dager, lages det en timeplan for hver
dag (eller gruppering av dager). For å legge inn de resterende dagene, klikk på “pluss” ikonet
på nytt, og legg til en ny dag (eller gruppering av dager) ved å klikke på de respektive dagene
i skjemaet.
Sluttoversikten vil da se slik ut (eksempel med ulik sluttid for mandag/tirdag/onsdag og
torsdag/fredag):
Ved behov for endring/rette feil i klassens timeplan, velg blyanten til høyre.
Side 7/35
Versjon 20140313
For å fullføre klassens timeplan, klikk på “Lagre” ikonet i menyen oppe til høyre. Klikk
deretter på ”X” ikonet oppe til høyre.
Start prosessen på nytt, og bruk samme fremgangsmåte for å legge inn timeplan for ny
klasse. Endringer i eksisterende (etter lagring) klasses timeplan må meldes fra pr. e-post til
[email protected].
1.5.2 Legge inn elever i CERT skoleåret 2014/2015.
Obligatorisk informasjon for hver elev (fyll ut feltene i CERT):
a. Navn
b. Fødselsnummer (11-sifret med fødselsdato + personnummer)
c. Adresse, evt. gårds – og bruksnummer
d. Kontaktperson (som regel foresatt)
e. Tilordning av elev til skole/klasse
f. Søknadsgrunn og evt. dokumentasjon
Påfølgende år skal kun første klasse legges inn. Eksisterende elever flyttes opp til neste trinn
i CERT.
2. Søknad om skoleskyss
I dette punktet skal det kun legges inn elever som skal vurderes for skoleskyss høsten
2014/2015. De som åpenbart ikke tilfredsstiller kravene til skoleskyss, skal ikke legges inn i
CERT.
Elever som registreres inn i CERT må kategoriseres etter følgende søknadsgrunnlag:
Fylkeskommunalt vedtak (Avstandsskyss, avstand over 2 eller 4 km.)
Kommunalt vedtak (farlig skolevei eller annet, f.eks. annen skole enn nærskolen)
Varig tilrettelagt skyss (skyss over 2 mnd.)
Midlertidig tilrettelagt skyss (skyss inntil 2 mnd.)
Side 8/35
Versjon 20140313
Elever som tilfredsstiller kravene for skoleskyss kan legges inn etter følgende punkter:
1.
2.
3.
4.
Identifikasjon av elev
Søke opp elev i CERT eller opprett en ny elev
Lage eller endre søknad om skoleskyss
Gjennomgang og innsending av søknad
2.1 Identifikasjon av elev
Heretter skal elever kun identifiseres med 11-sifret fødselsnummer ved bruk av CERT og
henvendelser om skolekort. I noen sammenhenger kan man også komme bort i enkelte
andre ID-numre, men de skal ikke benyttes til noe i skolens samhandling med
fylkeskommunen/Troms fylkestrafikk om CERT, skyss-søknader eller skolekort.
Utenlandske statsborgere uten 11—sifret fødselsnummer skal legges inn med elevens reelle
fødselsdato og et fiktivt 5-sifret personnummer med fem like sifre 1-9 (f.eks. 23040877777)
Vær obs på at systemet noen ganger da endrer fødselsåret til 1908, det må da manuelt
endres til 2008.
Andre ID’er som IKKE skal benyttes i CERT:
Nummer
Elev-ID i CERT
Kort-ID på skolekortet
Elev-ID i FARA billettsystem
Hva er det?
1-6 sifret løpenr. Som CERT automatisk
tildeler ved ny registrering
16-sifret kortnummer som TFT legger inni
CERT på eleven.
1-6 sifret løpenr. Som FARA tildeler
automatisk ved nytt skolekort
2.2 Søke opp elev i CERT eller opprett en ny elev
Gå først til søkebildet for elever. Du finner dette ved å velge ”Skoleskyss” > ”Søk etter elev”,
som vist på bildet under (velg én av to mulige knapper/lenker).
Side 9/35
Versjon 20140313
I vinduet ”Søk etter elev” (elevveileder), skal fødselsnummeret skrives inn for den aktuelle
eleven i feltet ”Fødselsnummer” (11 siffer). NB! Pass på å skrive de 11 sifrene korrekt. Man
kan også søke på de andre feltene (f.eks. navn) dersom man kjenner til eleven.
Trykk deretter på ”Søk” (1) (dette for å forsikre seg om at eleven ikke allerede har blitt
registrert). Elever som har hatt skoleskyss før vil allerede være registrert i Cert, men nye 1.
klassinger og andre elever som ikke har hatt skyss før må registreres på nytt.
Hvis eleven ikke er registrert i systemet, trykk på ”Opprett” (3) for å registrere eleven.
Dersom eleven finnes i systemet, dobbeltklikk på navnet så vises informasjon om denne.
En annen måte å søke elever på er og trykk på ``Søk`` da får man en oversikt over aller elever
som er registrert i egen skole.
1 Dobleklikk på eleven
2 Velg, søknadsveiviser/søknadsgrunnlagg
Hvis eleven ikke er registrert fra før må den opprettes som på side 11. Hvis eleven er
registrert dobleklikk på eleven og første bildet som kommer er følgende:
Side 10/35
Versjon 20140313
Før man registrerer flere detaljer på eleven MÅ det velges søknadsgrunnlag som er første
steget til videre registrering av eleven. Dette er obligatorisk og må være korrekt
Det anbefales å lese skyssreglementet før dette arbeidet!
Det kan velges mellom:
Avstandsskyss (avstand over 2 eller 4 km.)
Kommunalt vedtak (farlig skolevei eller annet, f.eks. annen skole enn nærskolen)
Midlertidig tilrettelagt skyss (skyss inntil 2 mnd.)
Varig tilrettelagt skyss (skyss over 2 mnd.)
Trykk på «Velg» for å legge til søknadsgrunnlag.
NB! Dersom det er over distansekravet og det i tillegg søkes på farlig skolevei, skal det velges
«FKV – Fylkeskommunalt vedtak» (Avstandsskyss).
2.2.1 Elevinformasjon
Deretter i nytt skjermbilde velges elevens bostedskommune i feltet ”Adm. Enhet”.
Adm-enhet: Her vil skolens kommune automatisk bli valgt.
For noen skoler kan det være aktuelt med tilgang fra flere kommuner (adm. enhet). Ta da
kontakt med [email protected].
Side 11/35
Versjon 20140313
Standardplasstype: velges det ”busselev” for alle elever, unntatt de som har behov for
drosje. Trykk på knappen ”Neste” nede til høyre for å lagre og gå videre til ”Adresser”.
2.2.2 Legge inn adresser
I CERT må det være informasjon om elevens bostedsadresse (FA = Folkeregistrert adresse)
og stedfesting i det elektroniske kartet i CERT (Geokoding). Dette er nødvendig for å
saksbehandle søknader, planlegge skoleskyss og til fakturering. Det er derfor ikke
tilstrekkelig kun å skrive adressen i adressefeltet.
Bruk av gateadresse
Skriv hele eller deler av elevens bostedsadresse i feltet ”Adresse”. ikke benytt feltene
”Plassnavn” eller ”Enhet”. Et tips er å skrive bare deler av adressen før en søker. Det øker
sjansen for treff. For adresser med husbokstav, som for eksempel Storgata 63 H, kan det
være lurt å skrive inn adressen uten bokstav før man trykker ”Søk”. Vi opplever at adresser
med husbokstav ikke kommer frem med mindre man utelukker bokstaven i søket.
Kommer gatenavnet opp som et forslag, bruk dette og fyll selv ut gatenummer. Postadresse
fylles automatisk ut i CERT. Trykk ”Søk” for å finne frem mulige adressetreff.
Geokoding vil si at du velger riktig adresse og se at den er korrekt plassert i kartet i CERT.
Dobbeltklikk riktig adresse, eller markere linjen og trykke på ”godta”. Bildene på de neste
sidene forklarer dette. Til slutt trykkes «Oppdater» (da lagres den geokodede adressen). Som
vist på bildet.
1 Fyll ut adressefeltet
2
Klikk
``Søk``
Side 12/35
Versjon 20140313
3 Velg riktig adresse og se at
det stemmer med kart. Du
velger adresse ved å
dobbelklikke på linjen,
deretter trykk på ``godta``
Klikk deretter knappen ”Oppdater” for å gå videre.
Adressen som ble valgt vil da dukke opp som FA= Folkeregistrert adresse under
”Eksisterende adresser”. Hvis det er behov for å redigere denne, benytt blyantikonet som
vist på bildet under.
For å redigere
adressen, trykk
``blyant`` ikonet
Bruk av matrikkeladresse
Side 13/35
Versjon 20140313
Gårds – og bruksnummer må brukes i de tilfeller hvor elevens adresse ikke inneholder
gatenavn og nummer. Format for gårds – og bruksnummer er 19XX-X-X (kommunenr,
gårdsnr, bruksnr), som for eksempel 1901-45-2. Dette skrives inn i adressefeltet og følg
deretter samme prosedyre som ved gateadresse.
De andre adressene velges dersom det er nødvendig med flere adresser.
Ved delt omsorg, eller annet behov for mer enn én adresse, benytt menyen for ”Ytterligere
adresser.” Klikk ”Pluss” ikonet, som vist på bildet under, og følg samme prosess som
”Hjemmeadresse” for å legge inn tilleggsadresse. Dette gjelder ved delt bosted hvor eleven
har rett på skoleskyss både til far og mor.
Eleven sin folkeregistrerte adresse har kode FA. Den andre adressen som skal registreres
kodes med A2.
Side 14/35
Versjon 20140313
Hvis det oppstår problemer med søk etter adresse i CERT, vennligst kontakt oss på
[email protected] om hvilken adresse det gjelder.
Trykk på knappen ”Neste” for å lagre og gå videre til ”Holdeplasser”.
2.2.3 Legg inn holdeplass
Under ”Holdeplasser”, trykk på ”blyant” ikonet, blyanten skal hjelpe CERT å finne nærmeste
holdeplass.
Bare den holdeplassen som er nærmest vil vises. Trykk på holdeplass linjen.
1 Trykk på blyanten ikonet
Side 15/35
Versjon 20140313
Sjekk at holdeplassen er
riktig! Deretter trykk
``OK`` for å lagre.
Gjør det samme hvis flere
adresser.
Trykk «Neste» for å få opp kontaktinformasjon. Dersom du mener at holdeplassen er feil,
meld fra om dette på [email protected]
2.2.4 Legg inn kontaktinformasjon
Kontakter: Alle elever må ha minst en kontaktperson. Husk å fylle ut informasjon for flere
enn en foresatt dersom eleven har delt bosted.
Trykk på det grønne ”+- tegnet” for den kontakttypen du ønsker å legge inn.
Det er nå lagt inn elevens personalia, adresse, holdeplass og evt. kontakter. Det er nå klart
for å fylle ut søknad om skoleskyss for eleven.
Side 16/35
Versjon 20140313
2.3 Lage eller endre søknad om skoleskyss
Etter at eleven har blitt registrert med personalia, adresse, holdeplass, og evt. kontakter
trykkes det på knapp for ”Neste” for å komme til ”Søknadsskjema” i søknadsveiviseren.”
Søknadsskjema” vil da dukke opp, som vist på bildet under.
I dette skjermbildet er det mulig å velge skole. Trapeze kommer med svar så snart som mulig
05/03-2014.
Transportperiode: velg riktig skoleår!
Datoer: er satt til standard skoleår for videregående skoler i Troms, som de fleste kommuner
følger. Juster fra eller til dato ved behov (vinterskyss, midlertidig skyss, kommunalt vedtak,
etc.).
Kommentar: fylles inn etter behov (vinterskyss, delt omsorg, etc.).
Skole: vil automatisk være valgt.
Lokal skole: vil få forhåndsvalget ”Ja”. Hvis eleven går på en annen skole enn nærskolen
endres denne til ”Nei”. Privatskoler velger ”Ja”, selv om det ikke er eleven sin nærmeste
skole.
Trinn og Klasse: velges deretter. Valgene for klasse er de samme som skolen har opprettet
under ”Legge inn ny timeplan/klassetid” – se side 5.
Legg ved fil: M, KV, VT må lastes opp dokumentasjon.
Side 17/35
Versjon 20140313
Søknader for elever som har rett på skoleskyss grunnet medisinske årsaker, må legges ved
dokumentasjon, som for eksempel legeattest, legges dette til elektronisk ved å benytte
”Legg ved fil” knappen. Trykk på knappen ”Neste” for å gå videre.
2. 4 Legg inn skyssbestilling
Skjema med navn ”Skyssbestilling” vil da komme frem.
Skysskoder: fylles automatisk ut basert på valgt type søknad (side11).
Skysskoder
FKV – Fylkeskommunalt
vedtak
KV – kommunalt vedtak
Avstandsskyss for elever med rett på skyss pga avstand (2 og 4
km.).
Skyss kommunen har ansvar for. Farlig skolevei, skyss til andre
skoler enn nærskole m.m.
VM – varig medisinsk
Skyss grunnet skade/sykdom med varighet mer 8 uker.
Funksjonshemming m.m.
Midlertidig
Denne skysskoden vises kun når en har valgt midlertidig i
søknadsskjema. Dette er skyss grunnet skade/sykdom med
varighet under 8 uker, for eksempel knekt fot og lignende.
Ukentlig:
Hver uke – daglig skyss mellom hjem og skole
Like uker/ulike uker, - brukes ved delt bosted og skyss annenhver uke
Ved delt bosted og skyssrett til begge adresser må både like og ulike uker velges. Se neste
avsnitt, ”Elever som bor på to adresser”
Ukedager: MTOTF--” for daglig skyss. Dager uten skyss kan velges vekk.
Side 18/35
Versjon 20140313
Kommentarer: Opplysninger knyttet til skyssbehovet kan oppgis her. Kommentaren vil
legges til i mal for skyssbestilling.
NB! Sjekk at det er valgt retur til samme adresse.
Når opplysningene på siden er korrekte for elevens behov, trykkes knappen ”Legg til” for få
fram skyssbestillingen nederst på siden.
For å gjøre endringer, klikk på en av skyssbehov linjene nederst i vinduet slik at det endrer
farge. Trykk på "Rediger" knappen og gjør ønskede endringer. Trykk til slutt ”Lagre” (som vist
på bildet under).
Side 19/35
Versjon 20140313
3 Utfør
2 Klikk på
ønskede
endringer
rediger
1
4 Klikk
``lagre``
Venstreklikk/høyreklikk
på en linje, og de
tilhørende linjene blir
markert
Trykk på knappen ”Neste” for å gå videre. En oppsummering av søknad vil komme frem i
``Gjennomgang``.
Eventuelt kan en fjerne bestillingen ved å markere det og klikke ”Slett”, og deretter legge til
en ny bestilling.
Klikk ``Slett`` om
behov
``Høyreklikk``
bestillingen og det blir
markert.
2.4.1 Elever som bor på to adresser
For elever med rett på skyss fra mor og far må begge elevens adresser legges inn i
”Adresser” (beskrevet på side 10).
Side 20/35
kk``
Versjon 20140313
Det neste som er annerledes med søknader for elever med to skyssadresser finner vi i
”Skyssbestilling”. Som vist på skjermbildet under.
1 velg først like/ulike
uker
2 velg deretter riktig
adresse
3 Trykk ``Legge til``
Her velges det under ”Ukentlig: Like uker” for den ene adressen og
Ulike uker” for elevadresse nummer 2.
Etter å ha valgt Like/Ulike uker og riktig adresse trykkes det på ”Legg til”. Gjentas for
elevadresse nummer 2 dersom eleven har rett på skyss til begge foreldre. Som vist på bildet
under.
Like uker.
Ulike uker.
Side 21/35
Versjon 20140313
NB: Dersom eleven har rett på skyss fra kun en av adressene velges kun denne. Bestiller en
skyss til begge adresser vil kommunen bli fakturert for alle uker.
I mange situasjoner kan det være slik at delt omsorg er delt opp i andre mønstre, dvs. at
elevene bytter adresse på en hverdag. Ved reise med buss har ikke dette stor betydning, velg
da vilkårlig like/ulike uker – et mønster per foreldre. For skyss kun til 1 foreldre velges det
enten like/ulike uker. Dette mønsteret er derimot viktigere ved reise med (eller i
kombinasjon med) drosje. Se nedenfor.
2.5 Gjennomgang av søknad før sending
Se gjennom skyss-søknaden. Trykk på knappen ”Send søknad” for å sende elevens endelige
søknad. Husk at:
Side 22/35
Versjon 20140313
-
Elevens personalia og søknadsinformasjon vil bli lagret selv om du ikke trykker ”Send
søknad”, og kan redigeres frem til søknaden er sendt.
Sendte søknader kan ikke endres/redigeres av skolene.
Søknader som ikke er fullført kan søkes opp igjen på ”Skoleskyss” > ”Søk etter elev”.
Ikke sendte søknader har status «Ny søknad».
Ved behov for å endre innsendte søknader, kontakt oss på e-post [email protected]
Bruk fødselsnummer og navn som identifikasjon på elevsøknaden.
2.5.1 Elever som slutter eller flytter
Dersom eleven flytter adresse, må det sendes ny søknad. Hvis eleven bare flytter adresse
innad i kommunen, kan elevens registrerte opplysninger brukes som grunnlag for ny søknad.
Høyreklikk elevens navn i «administrer elevsøknader».
NB! Vær nøye med å datere gammel transportperiode slik at sluttdato stemmer med faktisk
sluttdato. På denne måten kan ny søknad med ny periode lages.
Flytter eleven skole og/eller kommune i Troms, må den nye skolen lage ny søknad. Husk at:
1) Gammel skole må avslutte transportperioden for eleven på sluttdato, dersom denne
er før sluttdato for skoleåret
2) Send e-post til [email protected] med følgende opplysninger:
fødselsnummer og navn
gammel og ny skole
overflyttingsdato
Fylkeskommunen flytter eleven over til ny skole og kommune i CERT. Ny skole kan da finne
eleven ved å søke opp fødselsnummeret på eleven for å lage ny søknad om skyss.
Side 23/35
Versjon 20140313
Glemmer gammel skole å avslutte gammel transportperiode man dette, vil man ikke få laget
ny søknad på ny skole.
3. Saksbehandling av søknader
Alle søknader om skyss behandles av fylkeskommunen, som gjør vedtak om skyssrett etter
Opplæringslovens bestemmelser om distansekrav og tilrettelagt skyss (§ 7-1 til §7-3)
De med kommunale vedtak blir formidlet videre til Troms fylkestrafikk for organisering av
skyss.
3. 1 Sjekke status på søknader - oversikt
Dere kan få oversikt over alle skolens søknader ved å velge "Skoleskyss" > "Administrer
elevsøknader". Velg transportperiode og eventuelt andre opplysninger for ønsket søk, og
trykk "Hent". Eller trykk på ``Hent`` der får dere en oversikt over alle elever i egen skole.
Oversikten du da får opp kan eksporteres til Excel ved å trykke på ”Eksporter” knappen (se
bildet nedenfor).
En liste med alle innsendte søknader vil komme opp. I tillegg kan dere se søknader som ikke
har blitt sendt inn, med saksstatus "Ny søknad".
Side 24/35
Versjon 20140313
Saksstatuser som vises:
Ny søknad
Er søknader som ikke har blitt sendt inn.
Autogodkjent
Er automatisk godkjent av systemet, og avventer videre
behandling og tildeling av et skyssopplegg.
Autoukjent
Er tvilstilfeller i forhold til avstand.
Avvist
Er søknader som er automatisk avslått av systemet på grunn av for
kort avstand.
Det kan forekomme feil i avstandsmåling av enkelte adresser i CERT. Feilen vil være synlig
ved at avstand blir målt til ”0.000km” i ”Skyssbestilling” vinduet. Dersom dere har elever
med status "Avvist" uten at dere kan se hvorfor, vennligst kontakt oss per epost til
[email protected]
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Side 25/35
Versjon 20140313
4. Tilrettelagt skyss
Elever med skade eller sykdom har krav på tilrettelagt skyss fra hjem til skole, uavhengig av
avstand. Fremgangsmåten i CERT er den samme som for ordinære søknader, men det gjøres
ulike valg avhengig av elevens behov og søknadsgrunnlag.
Elever som har busskort fra før, men som i en periode har behov for tilrettelagt skyss, må ha
ny søknad for den tilrettelagte skyssen.
4.1 Elevinformasjon
Her føres elevinformasjon inn på samme måte for alle elever, men unntak av feltet
”Standardplasstype». I feltet ”Standardplasstype” kan det gjøres valg for skyss med buss
eller drosje.
Eventuelle særskilte krav/behov beskrives i kommentarfeltet.
4.2 Adresser og holdeplasser
Her føres det inn informasjon om adresse for alle elever. Ved delt omsorg må det legges inn
ytterligere adresser til elevens andre bosted.
Holdeplass må velges selv om eleven skal hentes hjemme med drosje (obligatorisk for å
komme videre med søknaden). Årsaken har med fakturering av kommunal egenandel å
gjøre.
4.3 Kontaktinformasjon
Her føres kontaktformasjon inn på samme måte for alle elever, Husk å fylle ut informasjon
for flere enn en foresatt dersom eleven har delt bosted.
4.4 Lage søknad om tilrettelagt skyss
NB! Ved tilrettelagt skyss må det vedlegges legeerklæring som ikke er eldre enn tre mnd.
Dette er obligatorisk. Se side 17.
Side 26/35
Versjon 20140313
4.5 Legge inn skyssbestilling
Her legges inn skyssbestilling inn på samme måte for alle elever. Husk å velge riktig
skysskode – se forklaring side 17.
Velg riktig skysskode!
4.5.1 Søknad om midlertidig skyss – medisinsk
Dette gjelder skyss ved midlertidig skade eller sykdom som ikke har en varighet utover 2
mnd. Dersom en elev allerede er registrert med et skyssopplegg i CERT er det mulig å
overlappe eksisterende søknad med en midlertidig søknad. Ved valg av ”Midlertidig skyss”
4.5.2 Delt omsorg og behov drosje
Ved delt omsorg og transporttype drosje er det en viktig å få inn riktig
kjøremønster i CERT da skyssen blir planlagt ut i fra denne informasjonen.
Sørg først for at timeplan er riktig. Ved behov kan det kan defineres egen timeplan kun for
én elev.
Legg inn riktig mønster for like/ulike uker, hvis mulig. Hvis ikke mulig legges allikevel mønster
inn i søknad (vilkårlig, eller mest mulig riktig) og
informasjon om transporten i feltet for ”Transportkommentarer”. For
eksempel: Bytte skjer hver onsdag, er hos mor i oddetallsuker og far i
partallsuker.
4.5.3 Avlastningshjem
Dersom en elev har skyss til ett eller flere avlastningshjem legges det kun
inn ”FA – Folkeregistrert adresse” som foreldres adresse. Informasjon om avlastningshjem
meldes inn i ”Transportkommentar:” feltet i vinduet ”Søknadsskjema”.
Side 27/35
Versjon 20140313
4.5.4 Kommunalt vedtak
Skysskode ”Kommunalt vedtak gjelder skoleskyss grunnet f.eks. farlig skolevei, vinterskyss,
mørkeskyss, og evt. annen skyss som kommunen er ansvarlig for og ønsker å bestille
gjennom CERT. Prosedyre for innmelding av søknader for elever med kommunalt vedtak
er helt lik andre elever med ett/to unntak.
1) Dersom det er midlertidig skyss er det riktig å velge ”Fra dato:” og ”Til dato:” i vinduet
”Søknadsskjema”. Denne kan endres ved å trykke på pilen ved datofeltet, bla frem eller
tilbake i kalender menyen, og dobbeltklikk på riktig dato.
2) I vinduet ”Skyssbestilling” velges det ”KV – Kommunalt
vedtak” i feltet for ”Skysskode:”
5. Oppstart til nytt skoleår
Elever som allerede er registrert i systemet med skyss, kan flyttes opp til neste skoleår uten
å registreres på nytt. Kun elever uten endringer i adresse, skyssbehov og/eller skysskode skal
flyttes opp. For eksempel 1.klasse elever som endres fra avstandsskyss til kommunalt vedtak
kan ikke flyttes opp. Elever med endringer må sendes inn på nytt. De fleste elevene
fortsetter på den skolen de er registrert ved, men det er også en del elever som bytter skole.
Disse kan søkes opp av den nye skolen. For å hente elever fra andre skoler må dere logge på
med et eget brukernavn og passord.
Side 28/35
Versjon 20140313
Steg 1: Nye klasser
Før elevene kan legges inn må det opprettes nye klasser for det nye skoleåret. Ny skolerute
må velges, og det må legges inn riktig timeplan for de ulike klassene. Dette gjøres ved å være
pålogget som vanlig, og ved å gå inn på ”Skoleskyss” og ”Klasseoversikter”. Klikk på ”Ny” for
å opprette ny klasse.
NB! Det er viktig å lage nye klasser. Ikke rediger gamle klasser ved oppstart til nytt skoleår.
Steg 2: Flytte opp elever
Når nye klasser er opprettet er det klart for å flytte opp elever til nytt skoleår ved å gå inn på
”Skoleskyss” > ”Oppflytting”.
Start med å definere ”Periode”, ”Trinn” og ”Klasse”, som vist i bildet under. Alle boksene må
fylles ut. Her er det viktig å søke på samme periode, trinn og klasse som elevene er registrert
med. Trykk deretter ”Søk”.
Definer ``Periode``, ``skole``,
``Trinn`` og ``Klasse.
Og trykk ``Søk``
Elever som oppfyller det gitte søket vises på en liste. Elever som skal flyttes opp, markeres
og flyttes over på høyre side i bildet ved å trykke på piltast (se bilde). For å velge alle elevene
i listen (se bilde under), hold inne "Shift knappen" på tastaturet og trykk på øverste og
deretter nederste elev. Ved å holde inne "Ctrl knappen" kan det velges flere, men "én og én"
av gangen.
Side 29/35
Versjon 20140313
Definer perioden for neste skoleår, klasse og trinn elevene skal flyttes opp til. Trykk på ”Flytt
opp” (se bilde).
(Byttes, bildet er fra Hordaland)
En dialogboks vil da komme opp. Sjekk at opplysningene er riktig. Trykk ”OK” for å godkjenne
og flytte opp elevene (se bilde under).
(Byttes, bildet er fra Hordaland)
Dette må gjøres for hver klasse på hvert klassetrinn.
Dere trenger ikke gjøre adresse-endringer på elever som nylig har fått gateadresse, men som
i CERT er registrert med gårds- og bruksnummer. Adressen vil i CERT likevel være markert på
samme sted.
Elever i 1. klasse og elever som ikke har hatt skyss før må registreres helt på nytt. Dette er
nærmere beskrevet på s. 9.
Side 30/35
Versjon 20140313
Dersom en skal søke opp elever fra andre skoler må en være pålogget med nevnte
brukernavn og passord. Her må en velge skole en skal flytte eleven fra (til venstre) og egen
skole (til høyre).
Det er ikke mulig å søke elevene opp ved å bruke personnummer under ”Skoleskyss” >
”Oppflytting”.
For å finne en elevs skole og andre opplysninger som er nødvendig for å hente elever fra
andre skoler, benyttes ”Skoleskyss” > ”Søk etter elev”. Her kan det søkes ved å skrive inn
elevens personnummer (11 siffer) og trykke ”Søk”.
Dersom eleven allerede har en aktiv søknad på en annen skole vil det komme opp en
søknadsoversikt under ”Gjennomgang av søknadsskjema” som vist på bildet under. Her kan
elevens skole, gjeldende periode, trinn og klasse identifiseres (se bilde).
Dersom det ved å trykke ”Søk” kommer opp ”Kontaktinformasjon”, og ikke ”Gjennomgang
av søknadsskjema”, betyr dette at eleven ikke har en gyldig søknad i CERT, og det må for
denne eleven sendes inn en ny søknad (kan ikke flyttes opp).
Steg 3: Registrere nye elever
Bruk samme prosedyre som i pkt. 2.2.
Steg 4: Lage søknader for nye elever
Bruk samme prosedyre som i pkt. 2.3.
6. Skolekort
Skolekort produseres av Troms fylkestrafikk og distribueres til skolene for utdeling. Eleven
signerer for mottatt skolekort.
Side 31/35
Versjon 20140313
6.1 Registrere tap av eller feil på skolekort
Alle henvendlser om tap av eller feil på skolekort skal gjøres i CERT. Det skal ikke formidles
pr. e-post eller telefon til Troms fylkestrafikk eller fylkeskommunen.
Eleven søkes opp i CERT ved hjelp av fødselsnummer eller navn.
Trykk Skoleskyss > Administrer elevsøknader >
Søk opp eleven og høyreklikk navnet. Velg menypunktet «Opplysninger om busskort».
Dialogboksen som da kommer opp vil vise kortet/kortene som allerede er/har vært registert
på eleven. For å legge inn nytt kortnummer og melde feil/tap på eksisterende kort klikker du
på «Ny»
Side 32/35
Versjon 20140313
Dialogboksen som da kommer frem vil se ut som på bildet under.
Angi status på det gamle kortet og skriv inn opplysninger om det nye kortet.
Se forklaring på bildene under.
Under «gjeldende kortstatus» er det kortet som er mistet eller feil på som skal endres.
I feltet for «Ny kort-ID» skriver du inn det nye kortnummeret.
Side 33/35
Versjon 20140313
Klikk «ok» for å bekrefte opplysningene.
Det vil da komme opp en historikk over gamle kort, og kortnummeret på det aktive kortet vil
vises øverst i boksen.
Det kan bare gjøres endringer på det siste registrerte kortet, det vil si det kortet som står
aktivt på øverste linje.
Side 34/35
Versjon 20140313
7.
Økonomisk oppgjør for skoleskyssen
Troms fylkestrafikk betaler transportøren for skyssen og fakturerer egenandelen til
kommunene (grunnskole) og fylkeskommunen (VG. skole).
I de tilfeller kommunen har det økonomiske ansvaret for skyssen (kommunalt vedtak),
faktureres kommunen for merkostnaden utover det fylkeskommunale ansvaret.
Dersom eleven organiserer skyssen selv mot skyssgodtgjørelse, vil slik godtgjørelse bli
utbetalt fra Troms fylkestrafikk. TFT fakturerer kommunen for normal egenandel (billettpris
buss).
Se nærmere om dette i skoleskysshåndboka.
8. Definisjoner
Ord i CERT
Adm.enhet
FA
Skyssbestilling
Kalender
Timeplan
Transportperiode
Fylkeskommunalt vedtak
Kommunalt vedtak
Særlig farlig skolevei
Varig tilrettelagt skyss
Midlertidig tilrettelagt skyss
Side 35/35
Betydning
kommune
Folkeregistrert adresse
Skyssopplegg for hver elev
Oversikt over skoledager/fridager fra kommunen.
Kalles også skolekalender av noen
Start- og sluttidspunkt for klassen
Periode for skyssen. Samsvarer ofte med skoleåret.
Skyssvedtak fattet av fylkeskommunen
Skyssvedtak fattet av kommunen
Rettighet for noen elever iht. Opplæringsloven § 7-1
Skyss over 2 mnd. pga. sykdom/skade
Skyss under 2 mnd. pga. sykdom/skade