1. No category

RETNINGSLINJER FOR
PERSONALDOKUMENTASJON
I TROMS FYLKESKOMMUNE
INNHOLDSFORTEGNELSE:
1. TILSETTINGSSAK
2. PERSONALMAPPE
3. ANNEN PERSONALDOKUMENTASJON I ESA
4. PERSONALDOKUMENTASJON UTENOM ESA
Troms fylkeskommune
Sign: Tor Ødegård
RefNr:1.2.2.1.3.0
Ver: 1.00 / 19.12.2014
Side 1 av 5
1. TILSETTINGSSAK
Behandling av tilsettingssaken skjer i fagsystemet Jobb Norge. Ansvarlig saksbehandler for
tilsettingssak eller arkivar i virksomhet må sørge for at dokumenter skapt i fagsystem
registreres og arkiveres i ESA 8.
Opplysninger om en søker kan unntas fra offentlighet dersom søkeren selv anmoder om dette.
Ved vurdering om forespørsel skal tas til følge så skal det legges vekt på om det knytter seg
særlig offentlig interesse til stillingen (jfr. Offentlighetslovens §25).
Bestemmelser om partsinnsyn finnes i Forvaltningsforskriften kapittel 5.
Nedenfor følger en oversikt over hvilke dokumenter som skal arkiveres i ESA.
Alle N-notat må ha en adressat i ESA.
Dokumenter som skal arkiveres i ESA
Type dok.
Dokumentasjon – forberedelse tilsettingssak
Eksempler:
- Søknad om å tilsette i ledig stilling og
godkjenning/avslag (for stillinger hvor
det er påkrevd å søke stabssjef /annen
myndighet)
- Dokumentasjon av at overtallige/
arbeidstakere AML §4-6 er vurdert mot
ledig stilling, med vurdering av om noen
av disse tilfredsstiller kvalifikasjonskrav
for stillingen
- Evt. andre behovsanalyser (vurdere om
denne skal ligge som egen sak, eks.vis
knyttet til omorganisering, vedtak av
politiske organ m.v.)
X-notat
Unnt.off?
Hjemmel
Kommentar / ESA-mal
N-notat
Nei
X-notat
Fvl § 13
X-notat
Vurderes
mot Fvl §
13
Utlysningstekst
Søkerliste, offentlig
X-notat
N-notat
Nei
Nei
Søkerliste, utvidet
Eventuelle referater fra intervjuer og
referanseinnhenting
Innstilling
X-notat
X-notat
Offl § 25
Offl § 25
N-notat /
X-notat
Offl § 25
Brev til organisasjonene vedlagt innstilling og
frist for innsigelser, og evt. mottatte
innsigelser
Dokumentasjon på avklaring av lønnsnivå
med aktuell etatssjef/ PO-sjef
Utg.dok./
Inng.dok.
Offl § 25
X-notat
Offl § 25
Brev om stillingstilbud
Aksept/avslag fra søker
Orientering til søkerne om at stillingen er
besatt
Informasjon om eventuell stans i
tilsettingsprosessen til søkerne
Eventuell klagebehandling – henvisning til
egen sak
Utg.dok.
Inng.dok.
Utg.dok.
Nei
Nei
Nei
Utg.dok.
Nei
Utskrift fra Jobb Norge
Inng.dok./
utg.dok.
Fvl § 13
Søker har ikke klageadgang, men
Sivilombudsmannen kan vurdere
tilsettingssaken. Det skal da
opprettes ny sak for forholdet.
Troms fylkeskommune
Sign: Tor Ødegård
RefNr:1.2.2.1.3.0
PO-senteret skal kontaktes ved alle
ledige stillinger
Skal journalføres når
søknadsfristen er gått ut.
Adresseres til saksbehandler.
Ved anmodning om partsinnsyn må
vurderinger fjernes
N-notat når en overordnet skal
godkjenne
Avklaring skal foretas dersom lønn
skal fastsettes utover dagens
lønnsplassering for stillingen.
Egne maler i ESA
Utskrift fra Jobb Norge
Ver: 1.00 / 19.12.2014
Side 2 av 5
2. PERSONALMAPPE
Det opprettes personalmappe ved tilsetting, og det opprettes særskilt saksmappe for eventuelle disiplinærforhold
som i sin helhet er unntatt offentlighet og kun tilgjengelig for en gitt gruppe.
Arbeidstakere som er ansatt før 1.1.2013 har personalmappe i papirarkiv. Det opprettes mappe i ESA ved behov.
NB. Utgående brev skal adresseres til arbeidstakerens private adresse.
Dokumenter som skal arkiveres i
ESA
ARBEIDSFORHOLD GENERELT
Søknad med vedlegg (attester,
vitnemål)
Underskrevet arbeidsavtale
Type dok.
Unnt.off?
Hjemmel
X-notat
Nei
X-notat
Nei
Taushetserklæring
Evt. egne taushetserklæringer utover
TFK (eks. staten)
X-notat
Nei
Sikkerhetsklareringer
X-notat
Vurderes
Dokumentasjon vedr. mottatt
politiattest
Inng.dok. /
X-notat
Nei
Attester/vitnemål fra
kompetansegivende kurs og opplæring
X-notat
Nei
Forlengelse av tilsettingsperiode
Nei
Dokumentasjon vedrørende tildelte
hederstegn
Ulike
typer
Inng.dok/
utg.dok
Inng.dok/
utg.dok
Ulike
typer
Inng.dok/
utg.dok/
ARBEIDSFORHOLD UNNTATT
OFFENTLIGHET
Korrespondanse ang. tilrettelegging av
arbeidsforhold og helse
Ulike
typer
Fvl § 13
Med arbeidstaker, BHT, NAV, sykemelder
m.v.
Ulike
typer
Ulike
typer
Fvl § 13
Referat, notat, oppfølgingsplaner
(fortløpende), dialogmøter m.v.
Ulike
typer
Fvl § 13
Ulønnede permisjoner utover 1 mnd
Søknad/vedtak om redusert arbeidstid
Særskilte avtaler
Dokumentasjon vedr. arbeidsgivers
oppfølging av sykemeldte
Korrespondanse med NAV
(fortløpende)
Dok.på sendt oppfølgingsplaner
(1.side)
Arbeidsgivers rapport
Yrkesskade
Annen korrespondanse
Dokumentasjon foreldrepenger
Vurd. mot
Fvl § 13
Vurd. mot
Fvl § 13
Vurd. mot
Fvl § 13
Nei
Kommentar
NB underskrevet arbeidsavtale må arkiveres
Selve attesten skal ikke arkiveres, kun
dokumentasjon for at attest er mottatt.
Inng.dok. ved mottak fra politidistrikt, Xnotat ved mottak sammen med andre attester
m.v.
Fagbrev/sertifikater/autorisasjoner/
studiepoeng/annen vesentlig
kompetanseheving.
Ulike dok.typer avhengig av prosess.
Fortrinnsvis ny arbeidsavtale
ESA-mal KLP-ansatte SSPA
ESA-mal SPK-ansatte SSP-SPK
Eks.vis bindingstid, bierverv,frikjøp
U.off. under søknadsprosessen
Fvl § 13
Kopi av søknad fra arb.taker til NAV
Evt. annen korrespondanse mellom
arbeidstaker og NAV
Korrespondanse mellom arbeidstaker
og arbeidsgiver
Troms fylkeskommune
Sign: Tor Ødegård
RefNr:1.2.2.1.3.0
Ver: 1.00 / 19.12.2014
Side 3 av 5
Dokumenter som skal arkiveres i ESA
Type dok.
Unnt.off?
Hjemmel
Kommentar / ESA-mal
OPPHØR ARBEIDSFORHOLD
All korrespondanse vedrørende opphør av
arbeidsforhold/fratredelse
Ulike typer
Vurderes
mot Fvl §
13
Viser forøvrig til egen veileder for hva som skal
dokumenteres i ESA ved omstillingsprosesser
For eksempel:
Drøftinger/forhandlinger,
Korrespondanse med advokat /
fagforeninger m.v.
Mottatt oppsigelse og bekreftelse på mottak
Oppsigelses- eller avskjedigelsesbrev
Varsel om opphør av stilling midlertidig
ansatt over 1 år (AML § 14-9 4.ledd)
Varsel om opphør av ordinært arbeidsforhold
ved 70 år
Avtale om evt. utbetaling av ikke avviklet
ferie m.v. ved slutt
Søknad om AFP med svarbrev fra leder
Øvrig korrespondanse vedr. AFP med
KLP/SPK
Dokumentasjon fra sluttsamtale
Mal utg.dok BMOA el. BMO-SPK
Mal utg.dok VOSA el. VOS-SPK
Tjenestebevis/sluttattest
Sluttmelding (for sluttmeldinger som
dokumenterer at tilbud om
fortsettelsesforsikring er delt ut)
Eventuelt internt x-notat om at tilbud om
fortsettelsesforsikring er sendt ut
Utg.dok.
X-notat
Nei
Nei
DISIPLINÆRSAKER
All dokumentasjon knyttet til
disiplinærforhold
Ulike typer
Fvl § 13
Utarbeides på forespørsel.
Dersom ikke utsendelse av tilbud om
fortsettelsesforsikring er dokumentert på annen
måte.
Opprettes egen mappe, mappe er i sin helhet
unntatt offentlighet.
3. ANNEN PERSONALDOKUMENTASJON I ESA, EKSEMPLER
EKSEMPLER FELLESSAKER I ESA
Type dok.
 Dokumentasjon av lønnsforhandlinger
o Referater fra drøftingsmøter
o Protokoller
o Oversikt - endelig resultat
o Orientering til arbeidstakere
 Omstillingssaker (eget saksnummer pr
omstillingssak)
Ulike typer
Troms fylkeskommune
Ulike typer
Sign: Tor Ødegård
Unnt.off?
Hjemmel
Vurd. mot
Fvl
Vurd. mot
Fvl
RefNr:1.2.2.1.3.0
Kommentar / ESA-mal
PO dokumenterer
Kontakt PO for egen veileder for saksgang i
omstillingsprosesser. Det er viktig å skille
mellom hva som skal dokumenteres på sak og
hva som skal dokumenteres på personalmappe
Ver: 1.00 / 19.12.2014
Side 4 av 5
4. PERSONALDOKUMENTASJON UTENOM ESA, EKSEMPLER
Eksempel på dokumentasjon i Visma:






Personalmeldinger (sluttmelding skal arkiveres i ESA noen tilfeller, se under pkt 3
personalmappe, opphør arbeidsforhold)
Egenmeldinger/sykemeldinger
Fravær/ferie
Tjenestereiser/reiseregninger
Lønn/overtid og godtgjørelser
Lønnstrekk
Eksempel på dokumentasjon som skal oppbevares lokalt:



Referat fra utviklingssamtaler
Medarbeidervurderinger
Rapport fra arbeidsplassbesøk
Troms fylkeskommune
Sign: Tor Ødegård
RefNr:1.2.2.1.3.0
Ver: 1.00 / 19.12.2014
Side 5 av 5