Askøy Seilforening www.askoy-seilforening.no [email protected] REFERAT STYREMØTE I ASKØY SEILFORENING Tidspunkt: Sted: Styremøte nr: Tilstede: Tirsdag 8. april kl 19 Servicebygget, 3. etg N4/2014 Styreleder Kees Oscar Ekeli, Styremedlemmene, Espen Rosmer, Sverre Valeur, P-I Thorsen, Åse Espeseth, Rune Hopland, Ove Flatnes, O-J Michelsen, Jan Rune Hopland, E-T Wiik, Knut –Erik Hjorth Daglig leder Håkan Gerdbo Fravær: Ingen FØLGENDE SAKER VAR TIL BEHANDLING: REFERAT OG ORIENTERINGSSAKER SAK N44/14: Godkjenning av sist referat i. Vedtak: "Referatet fra 1. april godkjennes.» SAK N45/14: Orienteringssaker a) Daglig leder orienterer b) Komiteene orienterer REGNSKAP OG RAPPORTERING SAK N46/14: Regnskap 1. kvartal 2014. Gjennomgang av foreløpig kvartalsregnskap. i. Vedtak: "Styret tar regnskapet til etterretning og vil arbeide videre med tiltak for å styrke seilforeningens økonomi og likviditet." Postadresse: Askøy Seilforening Friluftvegen 63 5310 Hauglandshella Askøy Seilsportsenter Fylkesidrettsanlegg for Seilsport Kaggevikane – Kollevåg Friluftsområde Tlf 56151240 – Faks 56151241 Bankkonto 6515 06 06599 Organisasjonsnummer: 983 590 454 Askøy Seilforening www.askoy-seilforening.no [email protected] SAK N47/14: Gjennomgang av båtkjøp våren 2014. Styremedlem Sverre Valeur redegjør for båtkjøp, herunder kostnader, finansiering, tilskudd, videresalg og behandling av restgjeld. Styret informeres også om anskaffelsens innhold, hensikt og videre bruk. Vedtak: Styret tar redegjørelsen til etterretning. Styret uttrykker at denne anskaffelsen har gått utover seilforeningens tilgjengelige midler, men noterer samtidig at denne anskaffelsen var vedtatt av forrige styre og videre inkludert i budsjett som vedtatt av årsmøtet dato 20. februar 2014. Styret noterer videre at anskaffelsen vil ha betydelig nytteverdi i forbindelse med arrangement av regattaer fremover. Styret poengterer samtidig at for fremtiden kan lignende investeringer ikke foretas uten at det på forhånd er del av et budsjett vedtatt av årsmøtet og anskaffelse vedtatt av Styret. Det lages en formell avtale om lån mellom foreningen og Nordby som gjennomgås på neste møte." SAK N48/14: Beslutning av anskaffelser, kostnader, bokføring m.m. ii. Vedtak: Anskaffelser og etablering av forpliktelser på vegne av seilforeningen skal være godkjent av Styret. Godkjenning av påløpte kostnader, utbetalinger og bokføring skal være godkjent av Daglig leder og Styrets leder evt. Merkantil nestleder. Ingen kan i fremtiden forplikte seilforeningen ved å forskuttere og på den måten sette seilforeningen i gjeld eller andre former for forpliktelser". OPPFØLGINGSSAKER SAK N49/14: Sponsorer og øvrige inntektskilder Seilforeningen må sette fokus på økte inntekter gjennom sponsorer og aktiviteter, og utarbeide en strategi for dette. Jan Rune gjennomgår. iii. Vedtak: ”Det arbeides med en plan for dette som bør være ferdig i løpet av april.” BESLUTNINGSSAKER SAK N50/14: Økte medlemsinntekter og ekstraordinært medlemsmøte Med bakgrunn i seilforeningens økonomiske situasjon med fremdeles betydelig udekket leverandørgjeld, vanskeligheter med økt låneopptak, seilsesongen som er startet og et bygg Postadresse: Askøy Seilforening Friluftvegen 63 5310 Hauglandshella Askøy Seilsportsenter Fylkesidrettsanlegg for Seilsport Kaggevikane – Kollevåg Friluftsområde Tlf 56151240 – Faks 56151241 Bankkonto 6515 06 06599 Organisasjonsnummer: 983 590 454 Askøy Seilforening www.askoy-seilforening.no [email protected] som ikke ferdigstilt, ser vi oss nødt til å søke å få økonomien bedret gjennom et økte medlemsinntekter. For å få gjennomført dette må styret be om et ekstraordinært årsmøte. Styret legger til grunn at det vil være best å øke eksisterende medlemsavgifter fremfor å be om en ekstraordinær innbetaling. Styret ønsker også å få omgjort noen av vedtakene gjort på sist årsmøte, herunder låneopptak og organisasjonsplan. Det bør innkalles til ekstraordinært årsmøte i begynnelsen av juni med tema som informasjon om seilforeningens økonomiske situasjon, økte medlemsinntekter, revidert organisasjonsplan, fullmakter og revidert budsjett. i. Vedtak: "Tiltakene fremmes som forslag for ekstraordinært årsmøte i juni.” SAK N51/14: Regler for bruk av servicebygget 0Regler for bruk av servicebygget iv. Vedtak: ”Saken utsettes.” DISKUSJONSSAKER SAK N52/14: Prosess ferdigstillelse av servicebygget og havn- og anleggskomite`s rolle. Det har vært en del diskusjon omkring havn og anleggskomiteen etter forrige styremøtets vedtak. Styrets leder og daglig leder orienterer. Vedtak: «Orienteringen tas til etterretning” SAK N53/14: Tyske studenter til seilforeningen Seilforeningen/Thorvald Haarberg har også i år invitert studenter fra tyske Erfurth med 2 lærere til seilforeningen. De har tidligere gjort noe arbeid for foreningen som betaling for overnatting. Daglig leder orienterer. v. Vedtak: ” Studentene kan overnatte i nøstene. Det må lages en plan for arbeidet de skal utføre i samarbeid med Thorvald Haarberg. Studentene har ikke adgang til servicebygget, men kan bruke klubbhuset. De må vaske ut etter seg selv.” Postadresse: Askøy Seilforening Friluftvegen 63 5310 Hauglandshella Askøy Seilsportsenter Fylkesidrettsanlegg for Seilsport Kaggevikane – Kollevåg Friluftsområde Tlf 56151240 – Faks 56151241 Bankkonto 6515 06 06599 Organisasjonsnummer: 983 590 454 Askøy Seilforening www.askoy-seilforening.no [email protected] Eventuelt: Oppsummering Evaluering av møtet Saker for neste styremøte Sign Kees Oscar Ekeli Espen Rosmer Sverre Valeur Knut-Erik Hjorth Per-Ivar Thorsen, E-T Wiik Åse Espeseth Postadresse: Askøy Seilforening Friluftvegen 63 5310 Hauglandshella Rune Hopland Ove Flatnes. Ole-Jørgen Michelsen Askøy Seilsportsenter Fylkesidrettsanlegg for Seilsport Kaggevikane – Kollevåg Friluftsområde Tlf 56151240 – Faks 56151241 Bankkonto 6515 06 06599 Organisasjonsnummer: 983 590 454