Slupskjulsvägen 34, 111 49 Stockholm www.rum.se Medlemsredovisning 2014 (medlemsavgift) Nu är det dags för din förening att redovisa sin verksamhet till Riksförbundet Unga Musikanter. Denna redovisning ligger till grund för våra bidragsansökningar nationellt och på distriktsnivå, vilket sedan ger pengar till verksamhet såsom medlemstidningen RUM’ba, festivalen MusikRUM Västerås, kurser, tävlingar och andra evenemang med rabatt till medlemmarna. Den förening som redovisar får ekonomiskt stöd från förbundet. Den förening som inte redovisar får inget ekonomiskt stöd, utan får istället en räkning för de medlemmar som finns i medlemsregistret. Detta ska föreningen göra: 1. Uppdatera medlemsregistret (klart senast 1 oktober) 2. Samla in (och bokföra) medlemsavgifter för 2014 (klart senast 31 december) 3. Fylla i RUM-redovisningen (klart senast 1 februari) 1. Uppdatera medlemsregistret Föreningen ska uppdatera i vårt medlemsregister ClubOnWeb så att det innehåller aktuella uppgifter över föreningens medlemmar, ledare och styrelseledamöter. Ansvarig för detta är föreningens medlemsregistrerare, som skall ha behörighet för och tillgång till medlemsregistret. Har ni ingen medlemsregistrerare eller annan behörig måste ni omgående kontakta RUM:s personal. Så fort ni är klara med uppdateringen av registret markerar ni detta i webb-formuläret. Redovisningen av inbetalda medlemsavgifter kan mycket väl bestå av er egen bokföring (se pkt 2), men om ni vill ha en särskild blankett för detta ändamål meddelar ni detta till RUM:s kansli. Stora föreningar (fler än 100 medlemmar) som vill ha hjälp med uppdatering och listor, och som kan leverera medlemsuppgifter i en Excel-fil, kontaktar RUM:s kansli för ytterligare instruktioner. Sida 1 av 3 2014-07-03 Slupskjulsvägen 34, 111 49 Stockholm www.rum.se 2. Redovisa inbetalda medlemsavgifter Alla föreningar där medlemmen betalar en personlig medlemsavgift till föreningen (detta har alltså inget att göra med avgiften på 40 kr till förbundet), kan redovisa medlemskap i RUM med avgiften som underlag. Föreningen skall på begäran kunna visa upp utdrag ur bokföringen som visar att föreningen tagit emot en specifik medlemsavgift för 2014 och när den är mottagen. Det måste framgå av bokföringen vilka personer som har betalat, dvs. en klumpsumma medlemsavgifter utan namn på inbetalarna godkänns inte. Det är medlemsavgift för innevarande år (2014) som avses, och om föreningen har brutet räkenskapsår räknas den inbetalning som görs någon gång under 2014. Tänk på att medlemmar som är befriade från föreningens medlemsavgift måste bekräfta sitt medlemskap med sin namnteckning. Det räcker inte med att skriva ett streck eller 0 kronor som belopp. Den förening som så önskar kan liksom tidigare år få listor ifrån RUM:s kansli för att notera inbetalda medlemsavgifter, samt för att vid behov kunna komplettera med namnteckningar. Vi kommer liksom föregående år inte att begära in redovisningar ifrån alla våra medlemsföreningar, utan endast nöja oss med slumpvisa stickprov. Alla föreningar med mer än 100 medlemmar skall dock även fortsättningsvis skicka in sina redovisningar. De föreningar som uppmanas lämna in sin redovisning skickar denna till RUM:s kansli i Stockholm på följande adress: RUM:s kansli Slupskjulsvägen 34 111 49 Stockholm. Om handlingarna skickas med post skall endast kopior sändas in, originalen sparas hos föreningen. Kom också ihåg att skriva avsändaradress på kuvertet för säkerhets skull. 3. Fylla i RUM-redovisningen Den årliga RUM-redovisningen ska fyllas i med de uppgifter som gäller den 31 december 2014. Det innebär att man INTE behöver invänta nästa årsmöte utan man redovisar helt enkelt de styrelsemedlemmar och övriga funktionärer som är aktiva vid det datum (i januari) då redovisningen fylls i. RUM-redovisningen är även i år ett webb-formulär som återfinns under fliken "RUM-redovisning" i medlemsregistret. I och med detta kan ni glädja er åt att ha gjort klart årets redovisning. Tack för era insatser med att slutföra det här! Märk att den förening som ej fullföljer sin RUM-redovisning löper risk att bli utesluten ur förbundet! Sida 2 av 3 2014-07-03 Slupskjulsvägen 34, 111 49 Stockholm www.rum.se Att tänka på Enligt Ungdomsstyrelsens regler måste minst 60 % av de bekräftade medlemmarna vara i åldern 6-25 år (födda 1989-2008). Det är det totala antalet bekräftade medlemmar i den åldersgruppen som avgör hur stort ekonomiskt bidrag er förening kommer att få av RUM under nästa år. Det är därför viktigt att alla personer ni uppgett som medlemmar verkligen bekräftar sitt medlemskap, och att personer som inte längre är aktiva plockas bort ifrån medlemsregistret. Särskilt viktigt är att medlemmar över 25 år plockas bort när de lämnar föreningen, eftersom dessa inte berättigar varken föreningen eller förbundet något bidrag. Föreningen debiteras en medlemsavgift till förbundet om 40 kr per medlem oavsett ålder, och för varje medlem som är bekräftad i åldern 6-25 år erhåller föreningen ett bidrag om 60 kr. Detta innebär alltså ett nettobidrag om 20 kr för alla bekräftade medlemmar i åldern 6-25 år! Slutligen kan vi inte nog påpeka hur viktigt det är att fullfölja redovisningen för varje förening. Den förening som inte gör det orsakar förbundet ökade kostnader både arbetsmässigt och ekonomiskt samt riskerar uteslutning. Vi vill självklart bistå våra medlemmar efter bästa förmåga. Om ni får problem med ClubOnWeb eller möts av andra bekymmer, t ex om ni av någon anledning inte klarar att rapportera inom tidsgränserna, så kontakta snarast möjligt RUM:s kansli, så hjälper vi er med redovisningen. Har ni andra frågor eller funderingar kring er förening så ring oss då också. Vi försöker se till att detta skall fungera så smidigt som möjligt inom ramen för Ungdomsstyrelsens regelverk. Aktuella kontaktuppgifter: Tel nr 0771-91 91 40 e-post: [email protected] Sida 3 av 3 2014-07-03