GE Capital iDrive Användarmanual för kilometerrapportering www.gecapital.se GE Capital Innehåll 1. Registrera ny användare till iDrive 2. Introduktion till iDrive 3. Information om Ditt fordon 4. Rapportera privata- och tjänstekilometer 5. Korrigera en kilometerrapport 6. Hur man hämtar en ackumulerad kilometerrapport 7. Uppdatera din förarprofil 8. Ändra användarprofil 9. Förarspecifikation www.gecapital.se GE Capital 1. Registrera ny användare till iDrive För att kunna kilometerrapportera måste du: 1. 2. Registrera dig som ny användare för iDrive. Ha den registreringkod som vi har skickat till dig via e-post tillgänglig. För att registrera dig för iDrive använder vi en inloggningsfunktion som heter Single Sign On (SSO). Det betyder att du i framtiden kan använda samma användarnamn och lösenord för flera olika applikationer. Detta kommer att underlätta för dig som använder många olika webbverktyg från oss. Genom att klicka på länken nedan och sedan på länken "Ny användare" längst till höger i rutan så får du upp ett formulär för registrering. https://www.itools.gecfs.com/portal/ www.gecapital.se GE Capital Fyll i Single Sign On (SSO) formuläret. Du får själv välja ett User ID = Användarnamn (ska vara mellan 4-25 tecken och utan specialtecken) och Password = Lösenord som passar dig och som du lätt kommer ihåg (minst 8 tecken). Svara även på en Password challenge = Lösenordsfråga. Om du glömmer ditt lösenord i framtiden måste du svara rätt på den här frågan för att få ett nytt lösenord. Detta är en säkerhetsfunktion. Genomför sedan nästa säkerhetsfunktion genom att flytta korrekt bild. När dessa steg är genomförda är det möjligt att klicka på Submit = Skicka. www.gecapital.se GE Capital Det kommer upp en pop-up ruta. Läs igenom texten gällande ditt nya SSO och klicka på OK för att komma vidare. Du får upp en ny sida där du ska skriva in din registreringskod som du har fått via e-post från oss. Läs igenom användarvillkoren och integritetspolicyn. När du är klar med registreringen får du en bekräftelse av ditt nya SSO ID i din mailbox. Har du tappat bort din registreringskod eller av misstag slängt den kan du kontakta Fleet Support och vi kommer då att skicka nya inloggningsuppgifter till dig. E-post: [email protected] Tel: 08-799 88 90 www.gecapital.se GE Capital 2. Introduktion till iDrive iDrive är en portal för dig som har tjänstebil hos oss på GE Capital. Här kan du hitta information om ditt kontrakt och om ditt fordon. Du kan bl.a. se teknisk data om ditt fordon och hur många dagar du har kvar på ditt kontrakt innan det är dags att byta bil. I iDrive kan du enkelt göra din månadsrapportering och korrigeringar för privat- och tjänstekilometer. Du kan även få tillgång till historisk data både för innevarande och föregående år. Du kan själv ändra dina inställningar gällande påminnelser och bekräftelser per mail. Logga in i iDrive via denna länk https://www.itools.gecfs.com. Skriv in ditt Användarnamn och Lösenord på inloggningssidan. (Du kan även hitta länken till iDrive via vår hemsida www.gecapital.se.) När du har loggat in i iDrive möts du av en första välkomstsida. Alla olika funktioner hittar du under länkarna i menyn till vänster. Har du frågor ang. iDrive eller dina kilometerrapporter finns det mycket information under länken ”Frågor och Svar”. Om du inte hittar den informationen du behöver i iDrive kan du också få personlig service. Driver Support är ett team som ansvarar för den löpande hanteringen av allt som rör ditt kontrakt och fordon. Driver Supports kontaktuppgifter finns på sidan ”Uppdatara förarprofil”. www.gecapital.se GE Capital 3. Information om Ditt fordon Under länken ”Ditt fordon” finns det information om ditt kontrakt och fordon. Du kan bl.a. se teknisk data om ditt fordon och under länken ”Avslutsinfo” står det hur många dagar du har kvar på ditt kontrakt innan det är dags att byta bil. www.gecapital.se GE Capital 4. Rapportera privata- och tjänstekilometer Klicka på länken ”Kilometerrapportering” och sedan på ”Rapportera/Visa/Ändra” för att rapportera dina privata- och tjänstekilometer, även om du ska göra en korrigering för en föregående period. Den här sidan visar alla dina bilar som du har aktiva nu (eller har haft under året) och som du ska rapportera kilometer på. De månader som inte är rapporterade står det ”Rapportera” på längst till vänster. Har du rapporterat en månad kan du klicka på länken ”Visa/Ändra” om du vill göra en korrigering, eller endast titta på det du har gjort tidigare för denna månad. OBSERVERA att det går endast att rapportera i rätt månadsföljd. Du kan inte hoppa över en månad. Detta är för att minska antalet fel vid rapporteringen. www.gecapital.se GE Capital  Klicka på den månaden du ska rapportera. Fyll i din utgående mätarställning och det du har kört totalt i tjänsten under den här perioden. Allt ska vara i kilometer. Dina privata kilometer räknas ut automatiskt.  Om du har haft en hyrbil under perioden ska du klicka på knappen ”Rapportera km för hyrbil”.  Fyll i det du har kört med hyrbilen i tjänsten och privat, i kilometer. Klicka även i hyrbilens drivmedelstyp. Rätt drivmedelstyp är extra viktigt om du får milersättning från ditt företag. www.gecapital.se GE Capital  Klicka på Spara när du är klar. Du får då upp en bekräftelse på din rapportering som du ska godkänna. OBSERVERA! Om du inte har hunnit rapportera innan per angivet ”sista rapporteringsdatum” kommer de rapporteras som 100% privatkörning till ditt lönekontor. Om du rapporterar senare samma period kommer din rapport med som en korrigering på nästa månadslön. 5. Korrigera en kilometerrapport Om du behöver korrigera en kilometerrapport för en tidigare period ska du klicka på länken ”Visa/Ändra” för perioden du vill ändra. Du kan bara göra korrigeringar för innevarande år.    Klicka på ”Ändra”. Du får då fram ändringsbara fält bredvid de redan rapporterade fälten. Fyll i dina nya uppgifter. Fyll även i om du har ändringar för eventuell hyrbil. Klicka på ”Spara” när du är klar. Detta kommer att redovisas som en korrigering till ditt lönekontor och justeras på din nästa månadslön. www.gecapital.se GE Capital 6. Hur man hämtar en ackumulerad kilometerrapport:   Klicka på menyrubriken ”Rapporter” till vänster i menyn. Klicka på ”Ackumulerade värden per förare för vald period”.    Välj tidsperiod för din rapport, nuvarande eller föregående år. Välj utskriftsformat för rapporten - PDF, Excel, eller Text. Välj om du vill ta fram rapporten på skärmen eller om du vill ha den till din e-postadress eller en annan e-postadress.  Välj ”Skapa” för att köra rapporten. www.gecapital.se GE Capital 7. Uppdatera din förarprofil Om du vill uppdatera din adress eller mailadress gör du det under ”Uppdatera förarprofil” och välj sedan ”Förarinformation”.  Klicka på länken ”Uppdatera information” längst upp till höger på sidan. www.gecapital.se GE Capital   Ändra de fält som du vill uppdatera. Klicka på Spara Du kan avboka påminnelserna, för kilometerrapportering och trängselskatterapportering, som du får automatiskt varje månad från iDrive under länken ”Förarsinställningar”.  Klicka på länken ”Uppdatera inställningar” längst upp till höger på sidan.   Ändra de fält som du vill uppdatera. Klicka på Spara www.gecapital.se GE Capital 8. Ändra Användarprofil Om du vill kan du ändra din mailadress eller ändra språk och enheter. Klicka på ”Set-up” i menyn högst upp på sidan och välj ”Användarprofil”. Gör dina ändringar och tryck på ”Spara”. www.gecapital.se GE Capital 9. Förarspecifikation När du vill ta fram ett underlag för att se detaljer kring din faktura klickar du på Rapporter och sedan Förarspecifikation. Välj sedan vilken period du vill få rapporten för. www.gecapital.se