1. No category

Uppdaterad: 2014-03-18
För dig som är Gruppadministratör
1
Skriv ej ut manualen! För att alltid ha aktuell information och slippa dyra utskriftskostnader ber vi dig att ladda hem manualen som en PDF från vår hemsida när du
behöver den. Då har du alltid den senaste versionen till hands.
Inledning
IdrottOnline är idrottens verktyg för kommunikation och administration. IdrottOnline ägs och
utvecklas av Riksidrottsförbundet, RF. Webbplatsen baseras på webbpubliceringsverktyget
EPiServer, ett enkelt och flexibelt verktyg som är marknadsledande i Norden. Den grundversion
föreningarna erbjuds innehåller standardfunktioner i EPiServer och är helt kostnadsfri.
Två versioner av IdrottOnline förbund
Förbunden har möjlighet att välja mellan två versioner av lösning för hemsida och administration,
IdrottOnline förbund standard och IdrottOnline förbund anpassad. Båda varianterna har samma
bas. Skillnaden är att förbundet med en anpassad version får en egen driftmiljö med möjlighet att
vidareutveckla och anpassa systemet efter sitt eget behov. Med en anpassad version kommer inte
uppdateringar av IdrottOnline ske automatiskt utan detta måste hanteras av det aktuella förbundet.
Kostnad
IdrottOnline är alltid helt kostnadsfritt för alla föreningar och förbund.
Utbildning
SISU Idrottsutbildarna erbjuder introduktionsutbildningar för IdrottOnline i varje distrikt. I tillägg till
det utarbetas en lärgruppsplan som kan laddas hem, antingen från SISU Idrottsutbildarnas
hemsida, www.sisuidrottsutbildarna.se eller under fliken Utbildning på www.idrottonline.se.
Lathundar
Använd innehållsförteckningen för att länkas till rätt område och läs mer. För fler lathundar ber vi dig
besöka vårt bibilotek på www.idrottonline.se/lathundar/
Operativsystem och webbläsare
Administration av IdrottOnline sker bäst i PC-miljö och med webbläsare Internet Explorer 10, Firefox
och Google Chrome.
Hjälp och support
På www.idrottonline.se finns Support. Där har vi samlat all information och hjälp du som användare
av IdrottOnline kan behöva. Där hittar du frågor och svar samt alla manualer för respektive
avdelning.
2
Allmänt om Gruppadministratör
Som gruppadministratör har du fått förtroendet att administrera och ta hand om ett visst antal medlemmar i föreningen som lagts in i lag eller grupper. Din roll kan te.x vara att samordna gruppen och
meddela när träningar och matcher ska äga rum samt i vissa fall även närvaroregistrera för LOKstödet.
I denna lathund samlar vi information om hur du som Gruppadmin administrerar de
funktioner som finns under fliken Gruppadmin.
Som gruppadmin kan du även hantera nedan funktioner men dessa finns i separata manualer:
SMS
Några saker att tänka på innan aktivering
• Det går endast att skicka Sms till en grupp med max 50 medlemmar
• Alla som ska få smset måste vara med i gruppen
• Den som skickar smset måste vara med i gruppen
• För att aktivera gruppens smstjänst behöver du vara Gruppadministratör i gruppen
• Dubbelkolla att alla medlemmar i gruppen har ett mobilnummer inlagt
APP
Med vår App kan du :
• Kommunicera, snabb och enkel kommunikation med ditt lag, träningsgrupp eller styrelse via sms
• Rapportera LOK-stödsaktiviteter, lagledaren eller gruppadministratören kan direkt via appen se
föreningens alla LOK-stödsaktiviteter, skapa nya aktiviteter och registrera deltagare dirket i mobilen. Allt uppdateras direkt i IdrottOnline.
• Administrera, varje enskild medlem som har laddat hem appen kan redigera sina egna kontaktuppgifter direkt i mobilen. Gruppadministratören kan uppdatera medlemmarnas telefonnummer,
e-postadresser och annan viktig information direkt på plats. Nya medlemmar kan läggas in direkt
med hjälp av personnumret.
LOK
Skapa aktiviteter / Registrera aktiviteter i fliken LOK:
Roll: Någon roll under kategori aktivitetsledare. Prata med föreningens klubb eller huvudadministratör för att få rätt roll tilldelad.
3
Logga in
Skriv in er sidas adress i webbläsarfönstret. Klicka på hänglåset till höger på sidan. Fyll i ditt IID
nummer eller ditt fullständiga personnummer samt ditt tilldelade lösenord i textfälten. Klicka på
Logga in.
Inloggning tilldelas utav er förenings klubb- eller huvudadministratör. Du behöver även
vara ikryssad som gruppadministratör i den gruppen/laget som du ska administrera.
Du ser alla de grupper som du har behörighet att administrera när du loggar in.
Gruppadmin fliken
Du går in på Gruppadmin fliken som du hittar i toppbaren under fliken Fler-Gruppadmin.
Här ser du de grupper som du är markerad som gruppadministratör för.
4
Genom att klicka på gruppens namn till vänster så kan du administrera den.
Du ser vilka personer som ingår i gruppen samt vilka/vem som har gruppadministratörs rollen.
För att radera en person från gruppen klicka på det röda krysset till höger. Personen försvinner inte från Klubbens medlemsregister utan endast från den aktuella gruppen. Meddela klubbadministratören om medlemmen ej längre skall finnas med i föreningen.
5
Lägg till person/personer i gruppen
För att lägga till en ny person i gruppen kan du välja tre olika alternativ.
Lägg till
Här lägger du till en helt ny person eller en person som finns med i någon av de övriga grupper som
du administrerar.
Klicka på Lägg till person.
För att lägga till en person som är helt ny i föreningen behöver du har födelsedatum eller fullständigt personnummer och adress till personen. Personen läggs in i din grupp men måste bli godkänd av en klubbadministratör för att bli en fullbordad medlem. Klubbadministratören kommer få ett
e-postmeddelande om att du registrerat en ny person som behöver godkännas.
Fyll i personnumret i rutan. Har du fullständigt personnummer, vänta tills datorn har tänkt klart
och namn samt postnummer dykt upp i textfältet nedan. Lägg till i grupp.
Om du har födelsenummer men saknar sista 4 siffrorna klicka i Ofullständigt personnummer och fyll
i övriga uppgifter manuellt.
Personen kommer räknas med i LOK stödsrapporteringen för denna
aktivitet även om den inte är godkänd av klubbadministratören än. Observera att för att personen ska räknas med och vara godkänd för LOK
stödsrapportering behövs fullständigt personnummer.
6
För att lägga in en person som redan finns i medlemsregistret till din grupp behöver du skriva in
det fullständiga personnumret i rutan. Vänta tills systemet känner av och hittar informationen som
sedan dyker upp längst ner i namnfältet. Lägg till i grupp.
Lägg till person(er) från annan grupp
För att lägga till en person som finns i någon annan av dina övriga grupper klickar du på Lägg till
person från annan grupp.
Välj vilken av dina grupper som du vill lägga till personer ifrån. Markera den och klicka på
Sök.
Välj vem/vilka av personerna som du vill lägga till genom att klicka i rutan till höger. Spara. För att
lägga till alla medlemmar klicka i rutan i det mörkblå fältet.
7
Importera medlemmar till gruppen
Om du har möjlighet att ladda ner vår importfil som finns i medlemsregistret och spara på din dator.
(Fråga klubbadministratören om hjälp) kan du använda den och lägga upp dina medlemmar och
sedan importera till dina grupper. Klicka på IMPORTERA MEDLEMMAR TILL GRUPPEN.
Välj att bifoga filen. OK.
Det är viktigt att inte förändra några celler eller kolumner i
filen för att få den att fungera korrekt.
Tillsätt rollen gruppadmin på fler personer
Du kan tillsätta rollen på fler personer genom att klicka i rutan till höger om namnet och sedan
Spara. Ni kan vara fler än en administratör för samma grupp.
8
Redigera medlemsuppgifter
Har någon medlem ändrat kontaktuppgifter så uppdaterar du dem genom att klicka på personens
namn i gruppvyn.
Gör önskad uppdatering/ändring och klicka på SPARA. De utgråade fälten kan du som gruppadministratör inte ändra. Kontakta er Klubbadministratör för hjälp.
Den ändring som du gör här slår igenom på ALLA föreningar
som personen är medlem i. Tar du bort en e-postadress tex. så
tas den bort på alla föreningar.
Lägg till målsman
Klicka in på personens profil. Skrolla ner till Målsman. Klicka på pilen.
Klicka på LÄGG TILL MÅLSMAN.
9
Fyll i personnummer. Fullständigt eller ofullständigt.
Fyll i övrig kontaktinformation.
Fördel med detta är att du kan välja att skicka e-postmeddelande till alla kontakter samtidigt så att
de når fram till fler mottagare. Det går att ha 3 olika adresser inlagda.
Vid e-postutskick till målsman så är det KONTAKT e-postadressen som
används.
GLÖM EJ ATT SPARA LÄNGST NER PÅ SIDAN!
10
Trupp-/gruppsida
En trupp-/gruppsida är en sidtyp på hemsidan som listar varje spelare och ledare i truppen med
önskad information så som bild på spelare, nummer, namn samt position är några exempel. Som
gruppadministratör bestämmer du vilken information på personen som ska synas utåt men sidtypen
skapas av Administratören för hemsidan.
Så här kan det färdiga resultatet se ut:
Vilka kolumner som visas bestäms vid utformningen av Trupp-/Gruppsidan. Oftast av
Administratören/Redaktören för hemsidan.
Vill ni ha bild med på sidan så är det under varje persons profil som
bilden läggs in. Detta kan i dagsläget endast göras av personen
själv.
Tillsätt utövaregenskap och spelarnummer
Med utövare menas den som utövar idrotten, i detta fall spelaren. De personer som ska visas som
spelare ska då tilldelas en utövaregenskap.
Klicka på Editera symbolen till höger om personens namn.
11
En rullista dyker upp under Utövare. KLICKA PÅ PILEN och hela listan med alla positioner syns.
VÄLJ ROLL OCH SPARA.
När du sparat kan du lägga in spelarens nummer i det fält som syns till vänster om namnet. Detta
fält syns först när position har valts och sparas. Glöm inte att SPARA!
Om inga positioner finns i listan. Kontakta förbundet! De
måste skapa dessa utövaregenskaper!
Övriga
Om personen har några roller tillsatta så finns dessa listade under fliken Övriga. Vill du att dessa eller någon av dessa ska synas utåt på Trupp-/Gruppsidan så väljer du att kryssa i dem här. SPARA.
12
Exportera medlemmar till Excellista
För att ta fram en lista med medlemmarnas namn samt utövarbegrepp och andra uppgifter gör du
så att du klickar i önskade medlemmar till vänster eller i rutan högst upp till vänster för att markera
alla medlemmar. Klicka på EXPORTERA och välj markerade medlemmar.
Du får då ut en lista med informationen.
Ändra behörigheter
Vill du ändra behörigheter på flera personer samtidigt så klickar du i rutan framför personernas
namn. Klicka sedan på ÄNDRA BEHÖRIGHETER.
Välj att klicka i eller klicka ur rutan framför aktuell behörighet. SPARA. Observera att här sker
samma tilldelning/urbockning på samtligt valda medlemmar.
13
Meddelande till gruppen
Du kan välja att kontakta medlemmarna i gruppen direkt från IdrottOnline på tre olika sätt. Via epost, via sms eller via brev.
E-post
Börja med att se till att det är korrekt e-postadress registrerad på varje medlems profil. Klicka in på
namnet och kontrollera detta.
Skicka e-post
Klicka på MEDDELANDE.
Se till att e-post är markerat. Kontrollera avsändaradressen. Den är obligatorisk men du kan
ändra den som redan står per default.
14
Vill du att man ska kunna svara på e-postmeddelandet men att det ska gå till en annan adress än
avsändaradressen så klicka i rutan framför Använd svarsadress och fyll i önskad adress.
Fyll i ÄMNE.
Vill du börja meddelandet med personens namn eller både för- och efternamn välj snabbkoderna till
höger. Markera önskad kod och klicka på den blå pilen. Meddelandet bli personligare.
Innan du skickar kontrollera att alla mottagare är med i listan längst ner och att rätt e-postadress
syns.
Klicka på SKICKA.
Alla mottagare kommer att se varandras adresser.
15
Skicka e-post till målsman
Gå tillväga på samma vis som tidigare exempel. Vid kontrollerande av e-postadress kan du välja att
klicka på pilen och där i listan välja vilka av de listade adressater som ska få meddelandet.
Vill du att alla ska få det så låter du alla rutor vara ibockade, vill du endast skicka till någon utvald så
klickar du ur de övriga rutorna. Skicka.
Om det inte finns fler än adresser i listan så har inga målsmän
lagts till. Kontakta er Klubbadministratör och be om hjälp.
16
Tilldela inloggningsuppgifter till medlemmar i din grupp
Gå in i den aktuella gruppen där medlemmen finns. Klicka på personens namn och när du ser hela
profilen klickar du på SKICKA INLOGGNING/ÅTERSTÄLL LÖSEN.
Om knappen inte finns kan det vara så att personen inte är aktiv i idrott
eller saknar en e-postadress. Korrigera detta genom att lägga till en e-postadress på personens kontaktinformation.
Skicka inloggning - Personen har aldrig fått någon inloggning
skickat till sig för någon IdrottOnlinesida.
Återställ lösen- Personen har redan ett lösenord. Kontrollera att
personen kommer ihåg det och tänk på att samma inloggning gäller för alla
IdrottOnline sidor där man är medlem. Väljer ni att återställa lösenordet så
slår det igenom på alla sidor.
Om medlemmen har glömt bort sitt lösenord så be denne att själv generera ett nytt genom att klicka
på GLÖMT LÖSENORDET? under hänglåset på startsidan.
17