Användarmanual Malmö Aviation Travel Manager INLOGGNING Logga in med det TF-nummer som är kopplat till ditt Travel Managerkonto. 1 2 Som inloggad blir följande funktioner tillgängliga: 1. Travel Managerknapp 2. MINA RESENÄRER-knapp 3. Rullgardin för resenärer kopplade till kontot 3 TRAVEL MANAGER När Travel Managerknappen är aktiverad blir MINA RESENÄRER (2) och resenärsrullgardinen (4) synliga samt biljettypen låses till Avtal/EPC. I resenärsrullgardinen (4) kan de resenärer som är kopplade till kontot väljas för bokning. När Travel Manager-knappen är inaktiv döljs samtliga Travel Manager-funktioner och kontot agerar som ett vanligt resenärskonto med standardbiljettyper och bokning. 4 MINA RESENÄRER-knappen (2) länkar till en överblickssida för Travel Manager-kontot. BOKNING AV RESENÄR 1. Välj sträcka och datum 2. Välj resenär 3. Boka 4 Bekräfta bokning Välj GÅ VIDARE om du som Travel Manager vill ha en bokningsbekräftelse via mail. Klicka sedan på BEKRÄFTA BOKNING. Då skickas bekräftelsens via e-mail både till dig och resenären. Malmö Aviation1- Travel Manager 1 ÖVERBLICK RESENÄRER På överblickssidan får du tillgång till all funktionallitet kopplad till Travel Manager. 8 BOKA OM ELLER AVBOKA RESA För att boka om eller avboka resa, klickar du på VISA BOKNINGAR (6) vid resenärerns namn. Här kan man filtrera resenärer efter bokstav alt. göra ett frisök. 6 UPPDATERA RESENÄRSPROFIL Klicka på ADMINISTRERA RESENÄR (7) för att lägga till eller uppdatera resenärens kontaktuppgifter. 7 Från listan bokar du en resa för en resenär precis som på startsidan med biljettypen Avtal/EPC. Vid klick på “Lägg till / Ta bort resenärer” (8) går du vidare in till Administrationssidan. HANTERA RESENÄRER Knappen “Lägg till/ta bort resenärer”(8) använder du för att lägga till ny resenär till din lista eller ta bort resenär från listan. 9 Här ansöker du om Malmö Aviationkort genom att klicka på “Lägg till ny resenär” (9). Har resenären ett Malmö Aviationkort skriver du bara in kortnummer samt efternamn. Ska resenären ha ett kort fyller du i namn och e-mailadress. När du klickar på Lägg till resenär till FÖRETAGSNAMN (10) syns resenärens namn i namnlistan längst till vänster. Klicka på namnet för att lägga till kontaktuppgifter. 10 G För att företagets EPC ska fungera är det viktigt att resenärernas kontaktuppgifter är korrekta. Malmö Aviation2- Travel Manager 2 När du valt resenär klickar du på Kontaktuppgifter (11). För att EPC ska fungera måste vi ha rätt mobilnummer samt e-mailadress. 12 11 För att kunna skicka ut Malmö Aviationkortet vill vi ha resenärens bostadsadress eftersom kortet är personligt. Vill du skriva in företagets adress måste du skriva c/o FÖRETAGSNAMN. På raden under fyller du i adressen. E-mail 1 är resenärens adress. Vill du eller någon annan på företaget ha kvitto på resorna fyller du i den adressen längst ner. När du sedan klickar på fliken Gå till mina resenärer (12) ser du att din nya resenär ligger i listan. Inom 14 arbetsdagar kommer Malmö Aviationkortet hem i brevlådan men redan nu kan resenären resa. G För att företagets EPC ska fungera är det viktigt att resenärernas kontaktuppgifter är korrekta. Malmö Aviation3- Travel Manager 3 NYHET: BOKNING AV RESENÄR UTAN PROFIL Vi har förenklat bokningsprocessen för dig som är Travel Manager. Numera är det möjligt att boka resenärer utan att koppla upp dem med profiler till ert företag. Du använder ”TILLFÄLLIG, RESENÄR” när du bokar anställda som reser sällan eller om ni har konsulter som reser på er bekostnad. 1. Välj destination och datum samt ”TILLFÄLLIG, RESENÄR” i resenärslistan 1 2. Högst upp på sidan står det att du valt ”TILLFÄLLIG, RESENÄR”. Välj vilken avgång som ska bokas. 2 3. Fyll i för- och efternamn på personen som ska resa. 4. Kontaktuppgifter är redan ifyllda. Kontaktuppgifterna är hämtade från din Travel Managerprofil. Du kan dock redigera kontaktinformationen för den aktuella bokningen. Observera att kvitto för dessa resor alltid kommer att skickas till den e-mail adress som är registrerad i profilen för ”TILLFÄLLIG, RESENÄR”. 5. Betalsättet angivet i er företagsprofil är automatiskt ifyllt. Vid bokningstillfället finns det möjlighet att ändra betalsätt till kreditkort. 3 4 5 6. Bekräfta bokning. Klart! 6 Malmö Aviation4- Travel Manager 4 HANTERA TILLFÄLLIG RESENÄR För att boka om eller boka av en resa går du till listan med alla dina resenärer. Välj ”VISA BOKNINGAR” (1) för ”TILLFÄLLIG, RESENÄR”. 1 2 I listan ser du alla resenärer som du bokat som ”TILLFÄLLIG, RESENÄR”. Här väljer du vilken resenär som ska bokas om eller bokas av. Välj ”ADMINISTRERA RESENÄR”(2) om du vill uppdatera profilen för Tillfällig Resenär. Kanske vill du alltid att SMS ska skickas till ett visst mobilnummer och att bekräftelserna alltid går till en viss e-mailadress (E-mail 1) (3) 3 Malmö Aviation5- Travel Manager 5