FÖRENINGEN BOTANISKAS VÄNNER STYRELSEPROTOKOLL 2013:5 Sammanträdesdatum 2013-09-10 Närvarande: Claes Grill Margaretha Dahlström Ewa Kollberg Kristina Mellström Göran Åhman Hans Rosenhoff Hans Gösta Lindfors Mari Källersjö Camilla Danielsson Lena Dufvenius Magnus Neuendorf Göran Holmén Ordförande Vice ordförande Förvaltningschef Sekreterare Kassaförvaltare Anmält förhinder: Calle Bergil Ärende Beslut/Åtgärd § 1 Mötets öppnande Claes Grill öppnade mötet och hälsade alla välkomna. § 2 Godkännande av dagordningen Förslag till dagordning godkändes. § 3 Val av justeringsperson Margaretha Dahlström valdes att justera dagens protokoll. § 4 Föregående mötesprotokoll Lades till handlingarna. § 5 Uppgiftsfördelning i styrelsen Fördelning av uppgifter inom styrelsen: • Marknadsgrupp Hans Rosenhoff sammankallande, Ewa Kollberg, Göran Holmén, Kristina Mellström och Maj Kulep. • Arrangemang: Kristina Mellström, Calle Bergil, HansGösta Lindfors. • Hemsidan: Camilla Danielsson, Hans Rosenhoff • Resor: Magnus Neuendorf • Vänbladet/medlemsutskicken: Ewa Kollberg, Margaretha Dahlström. • Volontärer, kontakt med Grindstugan: Margaretha Dahlström, Hans-Gösta Lindfors • Lökar; Hans Gösta Lindfors • Sponsorer/samarbetspartners: Göran Holmén • Uno Wibell stipendiet: Margaretha Dahlström • Carl Skottsbergsstipendiet: Åslög Dahl • Utlysning av Carl Skottsbergs stipendier: Mari Källersjö • § 6 Uppföljning och analys av medlemsutvecklingen 6430 medlemmar varav 1128 familjemedlemsskap. Totalt säger vi att vi har ca 7500 medlemmar. 235 nya medlemskap har tillkommit under 2013. 330 har inte betalat sin avgift för 2013, och dessa ska strykas ur medlemsregistret. Medlemsregistret är uppbyggt på löpande nr. Vi behöver sätta oss in i vad det är för system och hur det är uppbyggt, samt rutinerna för lagring och backup. Vi har teknisk support från Trädgården och Mari ber Leif och Manja kolla upp, tillsammans med Maj Kulep. Hans Rosenhoff kommer att vara med vid genomgång. § 7 Uppföljning av årets resor och plan för kommande år Årets resor till Italien och Bornholm samt dagsresorna i Sverige har varit mycket lyckade. För 2014 finns idéer om en Englandsresa samt Gotland. Halland är på förslag för dagstur. § 8 Uppföljning av årsstämman Årsstämman fungerade bra, med ett intressant föredrag. Denna punkt flyttas härmed till styrelsemöte nr 3 för att ligga mer i anslutning till årsstämman. § 9 Marknad och medlemmar a) Övergripande samt uppföljning av genomförda aktiviteter: Vändagen arrangerades i år i augusti. Det var fint väder men dåligt med besökare. Inför nästa år bör vi lägga aktiviteten ännu senare, t.ex. i anslutning till äppelutställningen. Det var dålig uppslutning på visningar och poängpromenad, dessa behöver skyltas bättre. Tyvärr låg framtaget skyltmaterial kvar i grindstugan. Det behövs en ny banderoll som passar till tältet. b) Medlemsutveckling Se ovan. c) Kommande aktiviteter Carl Skottsbergsdagen 23/10, Adventsljuset i växthuset 1/12, och Julfesten 4/12 ligger närmast, planeras i separat möte, Arrangörsgruppen kallar till detta. Dessutom invigning av dricksfontänen, vilket Claes bevakar. Lökbeställningarna ökade i år till 452.000 kr, till stor del tack vare informationsbladet i färg. Verksamheten ger ett rejält överskott till Trädgården och Mari lovade informera om beloppet. Bestämdes att fortsättningsvis ska det vara Trädgården som bjuder Lökplutonen på tack-middag. d) Volontärer och Grindstugan Det har kommit till volontärer så nu är vi 42 st. Margaretha kommer att kalla till möte senare under hösten. Marianne Rees har flaggat för att hon vill trappa ner och vi behöver söka någon som kan sätta sig in i Mariannes uppgifter. Hans-Gösta ber Marianne att dokumentera vad hon gör, för att underlätta överlämning. e) Vänbladet och kommande utskick Vänbladet går till tryckeriet vecka 38. Kommer bland annat att innehålla information om skolträdgården, inbjudan till Carl Skottsbergsföreläsningen samt påminnelse om lökutlämning. f) Hemsidan Flytt av servertjänst till Niklas Thorin för att hemsidan ska bli snabbare. Camilla ombesörjer detta. Hemsidan ska ha mer statisk inriktning medan vi kommer använda Facebook som interaktiv kanal. g) Sponsorer Foldern har uppdaterats. Göran har haft kontakt med alla sponsorer och följer upp löpande. § 10 Resor – information Se ovan. § 11 Ekonomisk uppföljning Rutinerna för fullmakterna är ändrade och kommer att initieras från banken fortsättningsvis. Ska skrivas på av ordförande och sekreterare. För kulturfonden gäller att hela styrelsen ska skriva på, enligt våra stadgar. Vi har fått en offert från PWC för att de ska göra årsredovisningen för Vännerna och Stiftelsen, totalt 15 000 kr. Lena redogjorde för kostnadsläget. Fortsättningsvis kommer vi att få ett utskrivet underlag över ekonomin till styrelsemötena. § 12 Information från förvaltningschefen Planering för Göteborgs lustgårdar pågår. Även japan-temat nästa år planeras. Skolverksamheten är väldigt lyckad och uppskattad. Den tilltänkta scenen från Gunnebo kommer inte att tas in i trädgården eftersom måtten inte stämde. Det ansträngda ekonomiska läget gör att det är kort om personal och vissa aktiviteter inte kan genomföras. Mari uttryckte Trädgårdens tacksamhet över Vännernas stöd och bidrag. § 13 Övriga frågor Vi ska ta ett nytt tag runt våra strukturer och rutiner och dokumentera dessa. Ett sätt är att fullfölja arbetet med att fylla i befintligt formulär, Hans sänder ut. Vi ska bjuda in vår revisor för att få en genomgång av styrelsens ansvar. Claes kontaktar. § 14 Mötets ekonomiska beslut Ny servertjänst à 2.988 kr/år, exkl. moms Köp av revision och årsredovisning x 2: 15.000 kr/ år Nybeställning av pins: 5.000 kr § 15 Mötets avslutande Ordföranden avslutade sammanträdet och tackade deltagarna för deras medverkan. Vid protokollet Justeras Camilla Danielsson Claes Grill Margaretha Dahlström