1. No category

Uppdaterad: 2013-12-12
Lathund
Avgifter via E-bokföringen
1
1
Skriv ej ut manualen! För att alltid ha aktuell information och slippa dyra utskriftskostnader ber vi dig att ladda hem manualen som en PDF från vår hemsida när du behöver den. Då har du alltid den senaste versionen till hands.
Inledning
IdrottOnline är idrottens verktyg för kommunikation och administration. IdrottOnline ägs och utvecklas av Riksidrottsförbundet, RF. Webbplatsen baseras på webbpubliceringsverktyget EPiServer, ett enkelt och flexibelt verktyg som är marknadsledande i Norden. Den grundversion
föreningarna erbjuds innehåller standardfunktioner i EPiServer och är helt kostnadsfri.
Två versioner av IdrottOnline förbund
Förbunden har möjlighet att välja mellan två versioner av lösning för hemsida och administration,
IdrottOnline förbund standard och IdrottOnline förbund anpassad. Båda varianterna har samma
bas. Skillnaden är att förbundet med en anpassad version får en egen driftmiljö med möjlighet att
vidareutveckla och anpassa systemet efter sitt eget behov. Med en anpassad version kommer inte
uppdateringar av IdrottOnline ske automatiskt utan detta måste hanteras av det aktuella förbundet.
Kostnad
IdrottOnline är alltid helt kostnadsfritt för alla föreningar och förbund.
Utbildning
SISU Idrottsutbildarna erbjuder introduktionsutbildningar för IdrottOnline i varje distrikt. I tillägg till
det utarbetas en lärgruppsplan som kan laddas hem, antingen från SISU Idrottsutbildarnas
hemsida, www.sisuidrottsutbildarna.se eller under fliken Utbildning på www.idrottonline.se.
Lathundar
Använd innehållsförteckningen för att länkas till rätt område och läs mer. För fler lathundar ber vi dig
besöka vårt bibilotek på www.idrottonline.se/lathundar/
Operativsystem och webbläsare
Administration av IdrottOnline sker bäst i PC-miljö och med webbläsare Internet Explorer IE9 och IE
10, Firefox och Google Chrome.
Hjälp och support
På www.idrottonline.se finns Support. Där har vi samlat all information och hjälp du som användare
av IdrottOnline kan behöva. Där hittar du frågor och svar samt alla manualer för respektive
avdelning.
2
2
Rollista avgifter
Administrera avgifter - Hantera avgifter - Betala föreningsavgift
SKAPA, TILLSÄTTA, AKTIVERA NY BETALNING OCH TA BORT AVGIFT
Huvudadministratör
Ordförande
Kassör
Administrera avgifter
TILLSÄTTA, AKTIVERA NY BETALNING OCH SKRIVA UT BETALSTATUS
Klubbadministratör
Förbundsadministratör
Idrottsansvarig
REDIGERA AVGIFT ÄNDRA SUMMA ELLER RABATT
Huvudadministratör
Ordförande
Kassör
Administrera avgifter
KONTAKT FÖR SPEEDLEDGER LÄSES UT UNDER ”VÅR REFERENS” PÅ FÖRENINGENS FAKTURA
E-bokföringskontakt
BETALA FÖRENINGSAVGIFT
Ordförande
Kassör
Huvudadministratör
3
3
Förberedelser
SKAPA FAMILJER
Om ni har rabatter kopplade till era avgifter. Till exempel att en familj med två eller flera medlemmar
endast betalar en totalsumma. Så behöver ni skapa dessa familjer samt lägga in medlemmarna i
dessa innan ni kan koppla dem till avgifterna.
SKAPA GRUPP
Ska en avgift vara kopplad till en specifik grupp behöver gruppen vara skapad innan.
SKAPA ROLL
Om ni vill ge en speciell rabatt till ex. Ständig medlem eller hedersmedlem behöver ni själva skapa
den rollen och tillsätta på personen innan ni kan skapa en rollrabatt.
Bra att veta!
Vid medlemsurval ALLA behöver tillsättningen inte ske.
4
4
Stegföljd för avgiftshantering via E-bokföringen
E-bokföringen
1. Skapa avgift
2. Skapa rabatter om de ska finnas
3. Vid medlemsurval INGET (MANUELL HANTERING) - Tillsätt avgift
4. Synkronisera E-bokföringen med IdrottOnline
5. Skapa faktura mallar i E-bokföringen
6. När betalning registrerats genereras en betalstatus till E-bokföringen som sedan
skickas till IdrottOnline.
5
5
Skapa avgift (1)
Första steget är att skapa de avgifter som ska finnas i föreningen. Ni ska skapa generella avgifter
och inte döpa dem efter en specifik period. Detta skrivs in i ett senare skede.
KLICKA PÅ AVGIFTER. KLICKA PÅ SKAPA.
Skriv in namn på avgiften.
Observera att det ska vara ett generellt namn. Ingen bestämd tid eller annan benämning.
Du skapar avgifterna en gång och återanvänder dem år efter år. l
6
6
GÖR ETT MEDLEMSURVAL
Medlemsurvalet indikerar vem denna avgift ska tillsättas på.
UNDERLÄTTA ARBETET GENOM ATT VÄLJA AUTOMATISK TILLSÄTTNING, ALLA
MEDLEMMAR.
Detta betyder att när en ny medlem läggs till i registret så tillsätts avgiften automatiskt. Detta
passar bra när det är en avgift som alla ska betala. Gäller det specifika avgifter som inte alla ska
betala väljer du inte detta alternativ.
Alla medlemmar- Avgiften tillsätts automatiskt på alla medlemmar.
Medlemmar i idrott Medlemmar i vald idrott får denna avgift tillsatt automatiskt
Medlemmar i grupp/lag- Grupper/Lag som väljs i listan får denna avgift tillsatt automatiskt
Inget (Manuell tillsättning)- Gå in på varje medlem en och en och tillsätta avgifterna.
Skriv in grundavgiften.
Grundavgiften är den avgift som alla utan rabatter betalar. Det är utifrån den summan som sedan
rabatterna skapas. Det går att redigera denna summa om avgiften skulle höjas till kommande år.
7
7
Skriv in hur avgiften ska betalas.
Betalning genom varukorgen
Personen får avgiften skickad till sin personliga varukorg. Medlemmen behöver inlogg
för att kunna betala avgifterna via detta val. De med kontokort eller genom bankgiro,
som vilken räkning som helst. Föreningen behöver ha en registrerad ordförande med
e-postadress, bank/postgiro samt organisationsnummer angivet.
Manuell betalning
Föreningen skickar ut en avi eller får betalning direkt vid medlemskapets start och betalning
sker kontant eller via bank/postgiro. E-postmeddelande med betalinfo kan skickas direkt från
avgiftshanteringen.
SpeedLedger E-bokföringstjänst genom Swedbank där återrapportering sker automatiskt.
Avtal med banken måste göras samt uppläggning av avgifterna även i SpeedLedger. För att
läsa mer besök deras hemsida: http://www.speedledger.se/
Om inga rabatter ska finnas kopplade till avgiften klicka på SPARA. Finns rabatter fortsätt till nästa
steg innan du sparar.
8
8
Skapa rabatter på grundavgiften (2)
Nästa steg är att lägga in eventuella rabatter kopplade till den skapade avgiften. Rabatt kan tillsättas
för FAMILJ, ROLL OCH ÅLDER.
Det går att skapa fler rabatter för samma avgiftstyp. Systemet känner då själv av vem/vilka som har
kriteriet att få respektive rabatt.
FAMILJERABATT
Familjeavgiften måste tillsättas och markeras som betald samtidigt på alla familjemedlemmar. Använder ni Varukorgen som hantering av betalningar så kommer
avgiften att skickas till den personen i familjen som är markerad som Gruppadministratör i sin familj.
Använd familjerabatter för att exempelvis kunna ge syskonrabatt eller att ge ett totalpris för en familj.
Det går bara att använda en typ av familjerabatt för en avgift. Du kan välja mellan tre olika varianter
på rabatt.
PRIS PER PERSON - PRISSTEGE - TOTALPRIS FAMILJ
Pris per person
Varje person i familjen får den angivna summa i rabatt på den totala avgiften.
Klicka på FAMILJ. Klicka på PRIS PER PERSON.
9
9
Ange minimum antal familjemedlemmar som måste ingå i familjen för att rabatten ska gälla.
Ange belopp som ska dras av på avgiften för varje person.
Du kan även välja att ange rabatten i %.
Totalt att betala med rabatt syns till höger.
10
10
Prisstege
Ju fler personer som ingår i familjen ju mer rabatt ges. klicka på PRISSTEGE. Ange hur mycket
rabatt som ges om det är en person i familjen. Klicka på LÄGG TILL RAD.
Ange rabatt för den andra personen osv. Totala priset för hela familjen är då den summa som syns
på den sista medlemsrabatten.
Är det fler medlemmar än de som är inlagda för rabatt så får de samma rabatt som den sist tillagda.
Summan kommer då att tillsammans för alla medlemmar vara slutsumman.
11
11
Totalpris familj
Ange en summa på den totala avgiften som ska gälla för hela familjen oavsätt hur många
medlemmar den har.
klicka på TOTALPRIS FAMILJ.
Fyll i summan som ska delas lika på alla familjemedlemmar.
Om inga övriga rabatter ska skapas så klicka här på SPARA AVGIFT.
Tänk på att totalsumman kommer att delas lika på de familjemedlemmar som finns.
Det kan se konstigt ut när du ser i betalstatusvyn men den totala summan blir den
som du angivit i rabatten.
12
12
ROLLRABATT
Om en utvald roll i medlemsregistret ska ha rabatt på medlemsavgiften klicka på ROLL.
Välj vilken roll rabatten ska gälla för
Skriv in rabatten. Slutsumman syns då under AVGIFT MED RABATT.
Rabatten kan skrivas i kr eller i %
13
13
Om fler roller ska ha rabatt klicka på LÄGG TILL RAD. Fyll i rabatt för den andra rollen.
Om inga övriga rabatter ska skapas så klicka här på SPARA AVGIFT.
ÅLDERSRABATT
Om en viss åldersgrupp i medlemsregistret ska ha rabatt på medlemsavgiften KLICKA PÅ ÅLDER.
14
14
Skriv in en beskrivning samt ange ålderspannet.
Ange summa på rabatten.
Slutsumman för avgiften som personer med denna rabatt ska betala syns nu till höger under
AVGIFT MED RABATT.
Vill du ange ytterligare åldersspann för denna avgift så klickar du på LÄGG TILL RAD.
Klicka på spara när du är helt klar med avgiftsskapandet
15
15
För att se de avgifter som finns skapade i föreningen klicka på den vita rubriken AVGIFTER.
Tillsätt avgift - Endast vid manuellt medlemsurval (3)
Om ALLA har valts som medlemsurval vid skapande
av avgiften behöver detta steg inte utföras.
Observera!
Tillsätt avgift betyder att en markering görs i
systemet.
Avgiften är i detta läge ännu inte aktiv.
Klicka på TILLSÄTT.
16
16
Sök upp önskad person eller familj med hjälp av sökmotorn. Du behöver inte fylla i alla sökkriterier
utan välj några få. SÖK.
Klicka i rutan framför varje medlem som ska ha avgiften tillsatt. Klicka på TILLSÄTT AVGIFT.
Är det en familjeavgift behöver du klicka i rutan framför alla namn på de medlemmar som finns i
familjen. Är det en enskild avgift klickar du i rutan framför det namnet.
VANLIGA FEL
Man tror att TILLSÄTT betyder att avgiften är aktiverad. Detta är dock fel. Tillsätt är en markering
för dig som sköter avgiftshanteringen i föreningen och för systemet att denna avgift ska skickas ut
eller notifieras till medlemmen. För att göra detta inom systemet behövs en Ny betalning utföras.
17
17
Välj önskade avgift/avgifter och klicka på TILLSÄTT AVGIFTER.
Här syns de avgifter som är skapade med Medlemsurval Inget
(manuell tillsättning)
Avgiften är nu tillsatt men inte aktiverad. För att aktivera avgiften synkronisera IdrottOnline
med SpeedLedger.
INGET BETALUTSKICK SKA SKE VIA IDROTTONLINE
NÄR E-BOKFÖRINGEN ANVÄNDS!
18
18
Synkronisering av avgifter i SpeedLedger (4)
För att återkopplingen och hela flödet ska fungera korrekt vid användning av SpeedLedger så måste
ni synkronisera avgiftshanteringen med dem.
Vi har inte tillgång till en egen testmiljö och kan därför inte ta egna bilder på flödet som finns där. Vi
har fått låna de bilder som nu visas av en förening och döljer därför informationen där namnet visas.
I e-bokföringen i Swedbank så måste du först gå in under INSTÄLLNINGAR – INSTÄLLNINGAR
FÖR KUNDFAKTURA OCH SEDAN BOCKA I RUTAN FRAMFÖR SYNKRONISERA KUNDREGISTER MED RF.
Gå till KUNDFAKTURERING – KUNDREGISTER. Där trycker du på knappen RF IdrottOnline för
att hämta in medlemmarna och avgifterna från IdrottOnline.
19
19
Under KUNDFAKTURERING OCH GRUPPER kan du nu se de grupper/avgifter som kommit in
från de avgifter du skapade och tillsatte i IdrottOnline. Här kan du nu se den medlemsavgift som skapades tidigare. Den delas upp i fyra grupper på grund av att vi satte olika rabatter; en familjerabatt,
en rollrabatt samt en åldersrabatt.
Skapa fakturamall (5)
Nu går du vidare till KUNDFAKTURERING - GRUPPFAKTURERING, här skapar du först en
NY FAKTURAMALL.
Under Avi kan du också välja att skriva ut avier istället för fakturor om du önskar det.
20
20
Här skriver du ett namn på mallen och väljer sedan, från drop-down listan, vilken grupp du vill
fakturera med den här mallen.
Bocka i vilken/vilka fakturamallar du vill skriva ut, och markera om du vill fakturera samtliga
medlemmar eller endast de medlemmar som tillkommit i gruppen och som ännu inte fakturerats.
Slutligen trycker du på knappen Skapa fakturor av valda mallar.
21
21
Markera avgiften som betald (6)
Varukorgen och speedledger
Ingen manuell markering behöver göras. När avgiften är betald via varukorgen eller faktura så
markeras den automatiskt som betalt i systemet.
22
22