Kostnadsjämförelse: Statens servicecenter – Drift i egen regi Dnr 10389-2014/1141 Bakgrund Regeringen har i regleringsbrevet för 2014 uppdragit åt Statens servicecenter att uppskatta hur de administrativa kostnaderna, i myndigheter med mindre än 100 anställda, har påverkats av att administrativa tjänster utförs av Statens servicecenter, i stället för alternativet att tjänsterna hade utförts i egen regi. Denna rapport utgör Statens servicecenters återrapportering av regeringens uppdrag. Statens servicecenter har samrådit med Ekonomistyrningsverket om rapporten. Metod Inom statsförvaltningen finns knappt 100 myndigheter med mindre än 100 anställda. Av dessa saknar dryga tiotalet helt anställda. Medelantalet anställda bland myndigheter med personal uppgår till cirka 40 enligt uppgifter i Hermes. Det övervägande flertalet av dessa köper ekonomiadministrativa tjänster från Statens servicecenter och utifrån den statistik Statens servicecenter har uppskattas fakturavolymen för en myndighet med 40 anställda till cirka 1 500 leverantörsfakturor per år. Beräkningarna av kostnaderna för löneadministration och ekonomiadministration inkl. elektronisk fakturahantering i denna rapport baseras därför på en myndighet med 40 anställda och som har 1 500 leverantörsfakturor per år. I kostnadsjämförelsen redovisas den avgift som Statens servicecenter debiterar en kundmyndighet av denna storlek och fakturavolym enligt fastställd prislista mot en beräknad kostnad för att utföra tjänsterna i egen regi. Den huvudsakliga kostnaden för utförande i egen regi utgörs av kostnader för personal. Resursbehovet beräknas till två årsarbetskrafter. Kostnadsjämförelse I tabellen nedan redovisas Statens servicecenters avgift för en komplett leverans inom tjänsteområdena lön, elektronisk fakturahantering samt ekonomiadministrativa tjänster inklusive årsbokslut, liksom motsvarande kostnader om arbetsuppgifterna utförs i egen regi inom myndigheten. (kr/år) Avgift Personal Drift LÖN Drift EA Drift EH Konsultstöd Lokalkostnad SUMMA Statens servicecenter, avgift 715 616 100 000 815 616 Egen regi, kostnader 1 243 200 144 000 100 000 159 360 108 000 135 000 1 889 560 1/4 Nedan förklaras kostnadsposterna närmare. För varje post redogörs vad som ingår i respektive alternativ och hur det har beräknats. Avgift Statens servicecenter: Årsavgiften för löneadministration och ekonomiadministration inkl. elektronisk fakturahantering är ca 715 000 kr enligt Statens servicecenters prislista. I tabellen nedan specificeras årsavgiften per tjänsteområde. Egen regi: De kostnader som motsvarar denna post redovisas under respektive kostnadspost i tabellen. Personal Statens servicecenter: Personalkostnad ingår i avgiften. Egen regi: Antagandet är att 3 personer behövs för att sköta tjänstepaketet med lön, elektronisk fakturahantering och ekonomiadministrativa tjänster. Detta för att kunna täcka för varandra vid exempelvis semester och sjukdom. Dessa personer kan också utföra andra arbetsuppgifter utanför ovan nämnde tjänsteområden. Heltidsekvivalenten för dessa tre resurser skrivs därför ned till 2. Månadslönen är satt till 35 000 kr med tanke på kvalifikationsnivån i tjänsterna. Med sociala avgifter, 48%, blir lönekostnaden per resurs 51 800 kr/mån. Totalt ger detta en lönekostad per år på 1 243 200 kr/år, (51 800 * 12 * 2). Drift Lön Statens servicecenter: Driftskostnaden för lönesystemet är en del av totalavgiften, se tabellen under Avgift ovan. Egen regi: Statens servicecenter har en licenskostnad för lönesystemet på 12 000 kr per månad. Det är ett antagande att mindre myndigheter har ungefär samma licenskostnad för sitt lönesystem mot sin egen systemleverantör. På årsbasis blir alltså kostnaden 144 000 kr. 2/4 Drift EA Statens servicecenter: Driftkostnad för Agresso Driftservice, 100 000 kr per år, faktureras från Unit4 och ingår inte i avgiften till Statens servicecenter Egen regi: Driftkostnad för Agresso Driftservice, 100 000 kr per år. Drift elektronisk fakturahantering Statens servicecenter: Driftskostnaden för EFH-systemet är en del av totalavgiften, se tabellen under Avgift ovan. Egen regi: Enligt ESV:s upphandling av E-handelstjänst är takpriset 13 280 kr/månad, vilket ger en årskostnad av 159 360 kr. Konsultstöd Statens servicecenter: Ingår i avgiften, antagandet är att kundmyndigheten köper 60 konsulttimmar per år. Egen regi: Antagandet är att kundmyndigheten är beroende av något fler konsulttimmar då behovet av stöd bör öka något då ansvaret för system, periodiska hanteringar och bokslutsarbete ligger på kunden. Antalet konsulttimmar beräknas därför till 90 per år. Lokalkostnad Statens servicecenter: Ingår i avgiften. Egen regi: Antagandet är att varje kontorsplats kräver 15 kvm yta. För tre kontorsplatser blir behovet 45 kvm. Genomsnittlig lokalhyra för kontorsfastighet i Stockholm beräknas till 3 000 kr/kvm/år. Lokalkostnaden blir alltså 135 000 kr/år. Slutsats Kostnaderna för löneadministration och ekonomiadministration inkl. elektronisk fakturahantering blir väsentligt lägre om tjänsterna utförs av Statens servicecenter i stället för att utföra dem i egen regi. Det är de minskade personalkostnaderna som svarar för huvuddelen av kostnadsminskningen, men även minskade kostnader för datalicenser och lokaler bidrar. För en myndighet med 40 anställda och 1 500 fakturor per år, som utgör en typisk myndighet i detta segment, beräknas kostnaderna för utförande i egen regi till 1 890 tkr. Köper i stället myndigheten tjänsterna hos Statens servicecenter blir myndighetens kostnad 816 tkr. Detta utgör en besparing på drygt en miljon kronor eller mer än en halvering av kostnaden. Drygt 90 % av myndigheterna med mindre än 100 anställda, köper en eller flera administrativa tjänster av Statens servicecenter. Med den beräkningsmodell som används ovan innebär detta sammantaget en årlig besparing för statsbudgeten på runt 57 miljoner kronor, jämfört med om dessa myndigheter utfört tjänsterna i egen regi. Skulle samtliga myndigheter med mindre än 100 anställda välja att lägga hela sin ekonomi- och löneadministration hos Statens servicecenter skulle den totala besparingen öka till uppskattningsvis 84 miljoner kronor per år. Små myndigheter har av naturliga skäl ett litet antal anställda med administrativa uppgifter. För den typmyndighet som används i beräkningen ovan, antas den 3/4 administrativa personalen som utför arbetsuppgifterna inom lön- och ekonomiadministration uppgå till tre personer (två årsarbetskrafter), vid ett eget utförande av de aktuella tjänsterna. Att med bibehållen kontinuitet och kompetens utföra den här typen av tjänster, vid t.ex. sjukdom eller semester, är en utmaning med så få anställda. Många moment inom löne- och ekonomiadministration kräver spetskompetens och andra kräver av internkontrollskäl dubbelbemanning. I kostnadsjämförelsen har inga sådana hänsyn tagits, men ur ett risk- och sårbarhetsperspektiv måste givetvis dessa läggas till kostnadsbilden vid ett utförande i egen regi. Beslut Denna rapport är beslutad av generaldirektör Thomas Pålsson efter föredragning av avdelningschef för konsulttjänster Mattias Gustafsson. I beredningen har ekonomichef Ulrika Jobs Gunnarsson medverkat. Thomas Pålsson Generaldirektör Mattias Gustafsson Avdelningschef konsultavdelningen 4/4