IT-enheten Enterprise Architecture Maria Valtersson Dokumenttyp Kommunikationsplan 2010-10-11 KOMMUNIKATIONSPLAN Enterprise Architecture Webbadress Projektnamn Enterprise Architecture Fastställt av Karoline Westerlund Dokumentansvarig Maria Valtersson Dokumentidentitet EA_kommunikationsplan.doc Version 2.0 Datum 2010-10-11 Status Sid 1 (7) IT-enheten Enterprise Architecture Maria Valtersson Dokumenttyp Kommunikationsplan 2010-10-11 Sid 2 (7) Syfte och mål Kommunikationsplanen beskriver de informationsinsatser som skall utföras i samband med projektet Handlingsplanen – Enterprise Architecture. Syftet med planen är att beskriva den övergripande kommunikationsstrategin för projektet. Kommunikationsplanen ska besvara följande frågor: Vilka är målgrupperna? Hur ska informationen förmedlas till målgrupperna under projektets gång? Var ska den publiceras? Ska viss information bara vara tillgänglig för vissa grupper och hur ska det åstadkommas? Leveranser från projektet Kommunikationsplanen ska beskriva godkännandeprocessen för de dokument som projektet levererar, exempelvis riktlinjer och policys. Planen ska också klargöra var projektets resultat ska lagras samt vad som gäller efter projektets slut, avseende de dokument som framöver skapas i de processer som projektet kommer att etablera. Målgrupper Följande målgrupper har identifierats i projektet - IT-chefen - IT-enheten - Teknisk förvaltare på Utförandeenheten - Systemförvaltare. - Systemägare - IT-kontaktpersonerna. Representanter för institutionerna. - IT-chefens råd - Utförandeenheten. - UmU-anställda - Intressenter i omvärlden Målgrupp Kommunikations-mål Aktivitet/kanal Tid Ansvarig IT-enheten Enterprise Architecture Maria Valtersson Dokumenttyp Kommunikationsplan 2010-10-11 (veta, känna, tycka, göra,) IT-chefen Veta hur projektet går. Göra: Bedöma om resultatet kommer att täcka verksamhetens behov. Måndagsmöte, separata möten vid behov. Sharepoint. KW, PH IT-enheten Veta vilken fas projektet befinner sig i, vad som har åstadkommits och vad som återstår. Ska ha tillgång till projektdokumentation. Måndagsmöte, separata möten vid behov. Sharepoint. KW, PH Systemägare Veta att projektet finns och dess mål. Känna till hur det påverkar deras system. Chefsmöten, via IT-chefen. Direktkontakt. Webben. System-förvaltare Veta att projektet finns och dess mål. Bidra med systemkunskap. Känna att projektet ger förutsättningar för en mer stabil IT-miljö. Känna till hur det påverkar deras system. Webben, ev valda delar i Sharepoint. Direktkontakt. PH, MV Teknisk förvaltare Veta att projektet finns och dess mål. Känna delaktighet och att projektet ger förutsättningar för en mer stabil IT-miljö. Bidra med systemkunskap och känna till hur det påverkar systemet. Deltar aktivt i projektet. Valda delar i Sharepoint. Direktkontakt. PH, MV Utförandeenheten Veta att projektet finns, och dess mål. Vid projektavslut Avstämningsmöten ITenheten – Utförandeenheten var 3:e vecka. Deltagande KW Sid 3 (7) IT-enheten Enterprise Architecture Maria Valtersson Dokumenttyp Kommunikationsplan 2010-10-11 känna till vilka rutiner som finns, och var informationen finns. ansvarar för att informationen förmedlas vidare. Webben. Berörda personer på utförandeenheten Veta att projektet finns, och dess mål. Känna till hur det påverkar det egna arbetet. Seminarium. PH ITkontaktpersonerna Veta att projektet finns, och dess mål. Underrättas löpande. IT-kontakt-persons-träffarna Alla. IT-chefens råd Veta att projektet finns, och dess mål. Underrättas löpande. Möten med IT-chefens råd. KW, SB UmU-anställda Ha möjlighet att hitta information och kontaktpersoner. Information publiceras på http://www.it.umu.se/projekt/ Samt UmUs projektportfölj. Intressenter i omvärlden För de intresserade finns information tillgänglig. Information publiceras på http://www.it.umu.se/projekt/ Samt UmUs projektportfölj. Behörighetsgrupper Ovanstående målgrupper kan grupperas ihop till ett antal behörighetsgrupper. Behörighetsgrupperna ska användas för att visa vilken typ av tillgänglighet som krävs av de verktyg som vi lagrar och publicerar information i. Behörighetsgrupper Målgrupper Projektgruppen, IT-enheten, IT-chefen. IT-enheten Kontaktpersoner mfl Berörda tekniska förvaltare och systemförvaltare. Kan även gälla systemägare. UmU anställda Utförandeenheten, systemägare, systemförvaltare, tekniska förvaltare, IT-kontaktpersonerna, UmU anställda, IT-chefens råd. ”Alla” Intressenter i omvärlden. Sid 4 (7) IT-enheten Enterprise Architecture Maria Valtersson Dokumenttyp Kommunikationsplan 2010-10-11 Sid 5 (7) IT-enheten Enterprise Architecture Maria Valtersson Dokumenttyp Kommunikationsplan 2010-10-11 Kartläggningdokumentlagerochpublicering Projektet har gjort en kartläggning över vilka verktyg som finns i nuläget och deras syfte. Tabellen visar också vilka som har tillgång till verktygen, och hur man kan begränsa behörigheten. Verktyg Syfte Behörighet/tillgång Sharepoint Grupprogramvara för IT-enheten. IT-enheten har behörighet till vår sajt. Utvalda personer utanför projektet kan få tillgång till materialet. AD-konto krävs. Gamla webben Internwebb. Bakom CAS-inloggning, alla anställda på UmU kan få åtkomst till materialet Externwebb Öppen webbplats, all information är tillgänglig för alla. www9.umu.se www.umu.se Kommentar Skulle ha ersatts av www.umu.se, men finns fortfarande kvar eftersom www.umu.se inte har den funktionaliteten. Behörighetsgrupperochverktyg Med utgångspunkt från identifierade behörighetsgrupper och befintliga verktyg, visar denna tabell i vilket verktyg dokument ska publiceras. Behörighetsgrupper Verktyg IT-enheten Sharepoint Kontaktpersoner (utdelade rättigheter) Sharepoint UmU anställda Gamla webben ”Alla” www.umu.se Sid 6 (7) IT-enheten Enterprise Architecture Maria Valtersson Dokumenttyp Kommunikationsplan 2010-10-11 Eftersom ett av syftena med detta projekt är att skapa dokumentation om arkitekturen, så har vi ägnat ganska mycket tid åt att diskutera hur uppdatering av informationen ska bli lättillgänglig och enkel att administrera. Vi vill i möjligaste mån undvika att dokument finns lagrade på flera ställen. Med de verktyg som finns idag, kan vi tyvärr inte uppnå det till fullo. Alla dokument ska lagras i Sharepoint, men vid behov också publiceras på www.umu.se . I Sharepoint ska dokumenten sparas som wordfiler, visio-filer osv. Dokument som publiceras på webbarna ska vara i PDF-format eller html där det är tillämpligt (ex Visio). Det minskar risken för att wordfilerna sprids och finns i olika versioner på olika lokationer. Dokumentgranskningochgodkännande Dokument ska granskas och godkännas innan publicering. Ett enkelt arbetsflöde (workflow) för granskning och godkännande sätts upp i Sharepoint. Dokumentförfattaren bedömer vem som ska granska dokumenten i varje enskilt fall, utifrån de intressentgrupper som berörs. Styrande dokument ska godkännas av IT-chefen. Principer och systembeskrivningar ska godkännas av IT-arkitekten. Sid 7 (7)