Fastighetsbroschyr - Software Innovation

Ta kontroll över informationen och uppnå bättre
kundservice med strukturerad dokumenthantering
Business 360° är en standardlösning för dokumenthantering,
elektronisk arkiv- och ärendehantering som samspelar
med företagets existerande infrastruktur.
Business 360°
- ECM i SharePoint & Office. Enklare blir det inte!
Få kontroll över all information med
strukturerad dokumenthantering!
Business 360° är en standardlösning för dokumenthantering, elektronisk arkiv och informationsförvaltning som samspelar med verksamhetens existerande infrastruktur. Lösningen gör att fastighetsbolag
snabbt och enkelt kan få full översikt över all information knuten till den enskilda fastigheten. Business
360° är byggd på SharePoint och Office, är snabb att implementera, enkel att börja använda, och kan
integreras sömlöst mot andra verksamhetssystem.
Kontroll och struktur på all information knuten till
fastigheterna
Alla fastighetsbolag måste varje dag hantera stora mängder
information och dokument. Kombinationen av fragmenterad
infrastruktur, olika kontaktpunkter, stora mängder information
och ett stort antal fastigheter kan göra detta till en nästan
omöjlig uppgift. Arbetet med att förvalta, finna och ha kontroll på både hyresavtal, kvalitets- och underhållsdokument,
e-post-korrespondens, inköpsdokument, möteshandlingar
och all information knuten till hyrestagare och leverantörer,
ger inte bara konkurrensfördelar,utan är också i många tillfällen verksamhetskritisk.
Svaret på hur din verksamhet kan uppnå bättre informationshantering är Business 360°, ECM- lösningen som gör det
möjligt att knyta all information mot varje enskild fastighet. De
anställda kan därmed lagra och dela all dokumentation på
ett enkelt och enligt föreskrifter riktigt sätt. Informationen blir
personoberoende och varje anställd som fått tillgång kan en-
kelt söka fram, se historik, revisioner och senaste version av
all information knuten mot den enskilda fastigheten. På detta
sätt kan den anställda spara tid och inte minst erbjuda bättre
service till kunder och leverantörer genom att ha struktur och
kontroll. Enkelt och säkert för alla!
Kombinationen av att Business 360° är byggd på SharePoint och Office och samtidigt kan integreras med existerande verksamhetssystem är unik och gör att de anställda
kan hantera all dokumentation och information i redan kända
användargränssnitt.
En standardlösning för dokument- och
informationshantering
Lösningen täcker många användningsområden, men kan
delas in i några huvudområden:
• Dokumenthantering och arkivering
• Korrespondenshantering / e-post
• Ärendehantering och uppgiftshantering
• Avtalshantering
• Projektdokumentation
Inom dessa områden stödjs en lång rad proc-esser och arbetsuppgifter för olika arbetsroller och verksamhetsområden.
De anställda får ett effektivt arbetsverktyg som gör arbetet
enklare, vare sig de jobbar med HR, administration, inköp,
projektarbete, sälj, ärendehantering, kundservice, ekonomi
eller andra arbetsområden.
“
Entra valde 360° som arkiv- och dokumenthanteringssystem eftersom det är ett
standardiserat, välprövat system som är användarvänligt och intuitivt. 360° är byggt på en modern teknologisk plattform och kan anpassas
Entras andra verksamhetssystem. Anställda kan tryggt lagra all information på ett ställe oberoende
av källa eller filformat och de kan när som helst hitta tillbaka till den snabbt och enkel.
“
Shkoza Banjska Kabashi, System- och arkivansvarig i Entra Eiendom
Software Innovations ECM-lösning Business 360° är
byggd på Microsoft SharePoint och Office. Lösningen är
utvecklad under flera årtionden tillsammans med våra
användare och ger användarna de bästa förutsättningarna
för att kunna arbeta strukturerat med dokument- och
informationshantering i sitt dagliga arbete.
Business 360°
- ECM i SharePoint & Office. Enklare blir det inte!
Business 360° ger stora vinster
Uppnå kontroll och spar tid med enkelt sök och
återfinning
Sömlös integration mot existerande verksamhetssystem
Anställda i fastighetsbranschen hanterar varje dag stora
mängder information och dokument knutna till företagets
fastigheter. Det kan vara hyresavtal, kvalitetsdokument, epost-korrespondens, inköpsdokument, möteshandlingar eller annan information knuten till hyrestagare och leverantörer.
Om de anställda inte har goda system för hantering och
lagring av dokument blir informationen ofta ostrukturerat
lagrad på olika filområden. Det är kritiskt för företaget när
sådana informationssilos gör informationen personberoende
och inte systemberoende. Verksamheter som använder 360°
har fått stora fördelar genom att informationen lagras i ett
gemensamt system och blir personoberoende.
Business 360° har en öppen standard som möjliggör sömlös integration mot andra verksamhetssystem. Genom att
vara integrerad mot de verktyg som de anställda är vana att
använda i arbetet, som till exempel Microsoft Office, CRM
och HR-lösning, kan fastighetsbolaget hämta ut flera effektiviseringsvinster genom automatiskt flöde av information
mellan system, dessutom kan den anställda arbeta i redan
kända användargränssnitt.
Ett exempel på detta är sommarvikarien i receptionen på ett
fastighetsbolag som får frågan från en man om varför bilen
är bortforslad från parkeringsplatsen. Receptionisten gör ett
enkelt sök på vederbörandes namn i Business 360°, får upp
all information denna person är knuten till, och ser snabbt att
vederbörande några veckor tidigare fick ett e-postmeddelande med information om att parkeringsplatsen skulle vara
otillgänglig under denna period. Mannen som var upprörd
och irriterad då han ringde för att klaga på bortforslingen
erkände att e-postmeddelandet var mottaget, men att han
glömt bort det, och måste själv hämta ut bilen och betala
omkostnaderna!
“Den största vinsten Entra har uppnått med
360° är återsökning av dokument. 360° har
en sökfunktionalitet som är så snabb och så
precis att våra anställda hittar informationen
när de behöver den.”
Entra Eiendom
Business 360° ger stora och många vinster
• Högre produktivitet
• Mer effektiva processer
• Lägre kostnader
• Bättre kontroll och lägre risk
• Kunskapsdelning
• Bättre kundservice
Till exempel kan e-post lagras direkt i 360° från Outlook, och
användaren kan enkelt dra, släppa och lagra dokument från
andra datasystem i 360º. Och när en anställd till exempel
byter avdelning, kommer åtkomstmatrisen i HR-systemet se
till att personen alltid har den korrekta tillgången till information i lösningen. Och motsvarande på avtalshantering, när
en kontakt uppdateras antingen i Business 360° eller CRM,
kommer masterdataregistret alltid vara uppdaterat, oberoende av var det ligger.
Säker och översiktlig avtalshantering
Att ha kontroll över löpande avtal och kontrakt är essensiellt för ett fastighetsbolag, och osäkerhet runt vad som är
senaste version, när avtalen ska förnyas och vem som är
ansvarig internt, kan vara kritisk. Med Business 360° kan
företaget ta kontrollen över utkast, ändringsförslag, tidigare
avtal, involverade aktörer och inte minst frister och status.
Business 360° gör det därför enkelt att hantera alla typer av
avtal och kontrakt.
Avtalsarkivet i Business 360° ger medarbetare god kontroll
över de många ramavtalen och hyresavtalen som bolaget förvaltar. Och med många hundra löpande ramavtal, till exempel
drifts- och renhållningsavtal som värderas fortlöpande, är det
nödvändigt med en god lösning vid uppföljning av avtalen. I
Business 360° kan du också sätta frister för omförhandling
och varsling innan ett avtal löper ut. All information knuten till
avtalet är samlad på ett ställe, och det är enkelt att hålla ordning på olika avtalsversioner och involverade personer eftersom allt samlas på ett ställe och eftersom ändringar spåras
och uppföljning görs enkelt genom avtalens livslängd
Effektivt hantering av kunder och leverantörer
Med Business 360° får fastighetsbolaget
bättre avtalshantering genom;
• En gemensam lösning för lagring av alla typer
avtal i ett välkänt användargränssnitt.
• Översikt över alla avtal och korrespondens som
tillhör varje specifikt avtal.
• Övervakning av frister och automatisk varsling
när avtalsperioden närmar sig slutet.
• Tillgång till rätt version/reviderade avtal
• Tillgångskontroll som säkrar att konfidentiell
information kan döljas när det är nödvändigt.
• Tillgång till gemensamma avtalsmallar för olika
typer avtal och enkelt användande av dessa.
• Process för godkännande av avtal.
• Översikt över leverantörer och kunder som är
relaterade till ett avtal, samt kontaktpersonernas
roller.
• Historik med loggning och spårbarhet av viktiga
händelser och korrespondens under hela
avtalets livslängd.
I både stora och små projekt och processer är det viktig
att strömlinjeforma dialogen med och mellan både kunder,
leverantörer och anställda. Vi vet att flera av våra kunder tidigare hyrt externa projekthotell till att förvalta information i
olika projekt och processer. Med Business 360° är detta inte
längre nödvändigt. Integration med SharePoint gör det nämligen möjligt att dela information och utväxla dokument utan
användande av e-post eller andra former av utskick i ett projekt- och samarbetsrum. På detta sätt kan man uppnå bra
informationsflöde och korrespondens, och realisera vinster
vid optimal samhandling.
Många verksamheter upplever också utmaningar knutna till
att viktiga drifts- och underhållsdokument vare sig blir gjort
tillgängliga för resten av organisationen eller arkiverade på
ett strukturerat sätt efter att projektet är avslutat. Detta reducerar både intern kunskapsdelning och möjligheterna att
uppfylla krav på spårbarhet och revisionskontroll. Med Business 360° undgås denna problematik genom att all information tillhörande ett projekt inte blir gjort otillgängligt efter att
det är avslutat, men alltid kommer vara sökbar. Du uppnår
därmed vinsten att ha full översikt över all dokumentation och
information som förvaltas.
“ Vi bad sex leverantörer om offerter, och
värderade tre av lösningarna. Vi var alla
eniga om att Business 360º från Software
Innovation var bäst”
Bjørg Hopstad, Aspelin Ramm
Business 360°
- ECM i SharePoint & Office. Enklare blir det inte!
ECM i SharePoint & Office.
Enklare blir det inte!
Knyt samman all data som tillhör varje enskild
fastighet och få ett 360 graders perspektiv på
informationen
Business 360° är byggd runt en unik objektmodell som skapar en logisk grundmur i informationsstrukturen och ser till
flexibiliteten som användaren upplever. Att knyta samman all
information tillhörande varje enskild fastighet, och göra allt
innehåll sökbart oberoende av om man söker på exempelvis
dokument, fastighet eller kontaktperson, gör att lösningen
skiljer sig från konkurrenter och från CRM-lösningar.
Modellen säkrar att all information knyts samman mot
fastighet, kontakt, dokument, projekt, aktiviteter och
ärenden. Användaren kan växla mellan dessa ”informationselement” utan att mista översikten, och kan enkelt se vilka
dokument som ingår i de olika ärendena och vilka kontakter
som är knutna till ett projekt. Med den unika objektmodellen
behandlas, lagras och struktureras alltså informationen på ett
sätt som gör den tillgänglig för de anställda på ett snabbt och
logiskt sätt oavsett vilket fält man söker från. Med andra ord användaren får ett 360 graders perspektiv på informationen,
och har alltid tillgång till relaterad data!
En standardlösning klar att använda
Business 360° är en standardlösning baserad på «bestpractice», och är byggd på välkänd och beprövad teknologi.
Detta säkrar en snabb och enkel implementering, låga driftskostnader och låg risk. Dyra och tidskrävande anpassningar
undviks och företaget får ett stegvist och tryggt införande av
systemet.
Kombinationen 360° och SharePoint
– ett samspel med synergier
Vi har gjort det enkelt för våra kunder genom att bygga Business 360° på välkänd Microsoft-teknologi. Våra kunder kan
därmed utföra dokumenthantering och ärendehantering i
kända användaromgivningar. Business 360° är inte bara
byggd i SharePoint, men är en del av SharePoint och är fullständigt integrerad med Office applikationerna. Samspelet
mellan Business 360° och SharePoint gör att våra användare
får det bästa av två världar genom att knyta samman samarbetsmöjligheter från SharePoint med en stark arkivkärna och
360 graders sökfunktionalitet i Business 360°.
Ärende
Dokument
Projekt
PROCESS
Kontakt
Aktivitet
Fastighet
Med användaren i fokus
Software Innovations ECM-lösning Business 360° är baserad på Microsoft SharePoint och Office. Lösningen är utvecklad genom årtioenden av användarinvolvering och ger
användarna de bästa förutsättningarna för att arbeta strukturerat med dokument- och informationshantering i sitt dagliga arbete. Hur?
Business 360° låter användarna enkelt få tillgång till funktionalitet för dokumenthantering precis när de behöver det,
nämligen direkt i Office-applikationen. På detta sätt undgår
användaren ett komplicerat närmande till dokumenthantering
genom att behöva navigera mellan olika användargränssnitt.
Fördelarna är många både för medarbetare och företag
Ökad mobilitet med lösninger på iPad
Fördelar för medarbetaren:
• Behöver inte lära sig, eller förhålla sig till nytt
användargränssnitt
• Får ett naturligt och intuitivt stöd för dokumentoch informationshantering i sina kända, dagliga
användarytor
• Undgår tunga rutiner genom att navigera mellan
olika applikationer
• Får direkt och enkel tillgång till relevant information oavsett utgångspunkt – ett 360 graders
perspektiv
• Jobbar i rollanpassad miljö med stöd för processer och favoriter
Det blir allt viktigare för nyckelpersoner som är mycket utanför kontoret att ha goda offline möjligheter och att kunna
arbeta via iPad. Många företag som förvaltar och driftar
fastigheter kommer uppleva stora fördelar genom att knyta
all information till en central kärna, samtidigt som informationen är tillgänglig lokalt oavsett var man befinner sig. På
detta sätt kan verksamheten undgå flaskhalsar, spara tid vid
återfinning av information, säkra tillgång till senaste version
och revision och inte minst erbjuda bättre service mot alla
parter, internt och externt
Software Innovation har utvecklat tre iPad-appar
för en enklare och mer mobil vardag
360° eWorker - en mobil klient för Business 360°
som ger dig snabb översikt och kontroll genom att
du kan läsa dokument och utföra uppgifter knutna
till dokumenthantering.
• Sparar tid
Fördelar för företaget:
• Får en intuitiv lösning som inte kräver merarbete för de anställda och som är enkel att börja
använda på ett korrekt sätt
360° eDocuments – låter dig publicera alla typer
av dokument på din iPad i egendefinerad mappstruktur.
• Uppnår total överblick och kontroll över dokument- och informationsflöden
360° eMeetings - appen som gör era möten helt
papperslösa
• Ingen information dupliceras, och ingen information försvinner
• Uppfyller gällande regler för arkiv och informationshantering
• Får mer effektiva processer
• Får en bättre kunskapsdelning mellan medarbetare och säkrar gemensamt verksamhetsminne
• Kostnadsbesparingar
• Snabb ROI
“Entras vision är att vara bäst i klassen, och
därför behöver vi kontroll, för att få denna
kontroll är det helt avgörande att vi har översikt över all dokumentation vi förvaltar. Vi
önskar satsa på moderna lösningar som också stödjer framtida behov – något vi har funnit
i 360° ”
Shkoza Banjska Kabashi,
System- och arkivansvarig i Entra Eiendom
Software Innovation har flera kunder inom fastighet
besök vår webbsida för att läsa om deras erfarenheter!
www.software-innoation.se
•
• Rask ROI
Software Innovation är ett skandinaviskt företag och en av de internationellt ledande leverantörerna av IT-system för hantering av information, dokument och ärenden. Med 25 års erfarenhet fokuserar vi på att leverera framtidssäkra, flexibla och användarvänliga lösningar. Vi
skapar god kunskapsdelning, effektivt samarbete, bättre verksamhetskontroll och snabbare service inom privata och offentliga verksamheter.
Våra standardiserade branschlösningar är byggda på Microsoft SharePoint och Office – marknadens ledande plattform för samarbete.
Software Innovation AB | S:t Eriksgatan 115, Box 6791, SE-113 85 Stockholm | +46 (0)8-555 123 00 | www.software-innovation.se