STRATEGISK UPPHANDLING Vad är det, och varför är det viktigt för min verksamhet? Björn Axelsson Professor Handelshögskolan i Stockholm Vem är jag?  Olof A Söderberg professor i marknadsföring vid Handelshögskolan i Stockholm sedan 2002  Personlig professur 2005-2009 Sveriges första inköpsprofessor!  Tidigare Uppsala Universitet och 4 år vid Internationella Handelshögskolan i Jönköping  Doktorsexamen från Uppsala, 1981  Chef för Uppsala Executive MBA Program under 12 år  Ansvarig för SOI:s certifiering av strategiska upphandlare  Undervisar i B2B- marknadsföring och företags inköp  Aktuell forskning: Utmaningar för marknadsföring och försäljning vid övergång från produkt- till lösningsförsäljning, hur att utveckla inköpsorganisationer.  Ett par relevanta böcker: “Buying Business Services” och “Developing Sourcing Capabilities”  Gift, tre barn, 5 barnbarn  Hängiven tennisspelare! Vad innebär strategiskt, taktiskt och operativt inköp?  Det operativa  De vardagliga avropen på befintliga avtal, effektuering, uppföljning / kontroll.  Det taktiska  Normala upphandlingar: behovsanalys, specifikation, konkurrensutsättning, analys, val av leverantör.  Det strategiska  ? Hur kan inköp skapa värde? Bidrag från leverantörer SÄNKA KOSTNADER -Lägre inköpspriser -Effektivisera hanteringen av leverantörer (rutiner) -Effektivare logistik EFFEKTIVARE RESURSANVÄNDNING -Utrustning (tillgänglighet, serviceavtal, etc) -Medarbetares produktivitet ANVÄNDARNYTTA -Kundanpassad lösning -Flexibilitet och service -Kvalitetsförbättringar Resultat: Stöd till kärnfunktionerna (mer och bättre x, y, z service för pengarna) Effekter av grundläggande – taktisk påverkan… Pris kostnad Förnyelse och värde Pris kontrollerat genom taktiskt agerande Ofta ganska små förbättringar (efter de initiala)! Kostnader oförändrade Förnyelsetakten sjunker Tid Efter O’Brien 2011 Att sänka priset: Exempel på frågor           Kan vi få bättre priser genom att köpa större volymer? Kan vi få bättre priser genom att höja avtalstroheten Finns företag i försörjningskedjan som är “för lönsamma”? Finns andra (t ex konkurrenter eller systerbolag) som är duktigare än vi – vilka leverantörer har de? Har kostnaderna i aktuell bransch sjunkit utan att vi sett någon prisreduktion? Drar våra leverantörer nytta av skalfördelar? Är det överkapaciteter på marknaden? Har våra volymer ökat utan att vi sett någon effekt på de priser vi betalar? Har vi konkurrensutsatt leverantörerna i närtid? Vad lärde vi oss av det? Är vi på rätt inköpsmarknad (geografiskt och eller branschvis)? Vad innebär strategiskt inköp?  Det strategiska  Tidsperspektivet  Själva affären:  Vad man efterfrågar från leverantörer och leverantörsmarknader  Kärnfunktioner eller stödjande verksamhet?  Enklare standardlösningar eller mer komplexa?  Volymer, ekonomiskt värde, risk  Organiserandet  Hur man inriktar och ”driver” arbetet:  Nivå i organisationen, rapportering  Resurser, kompetenser, ”verktyg”  Systematik, uthållighet Hur skapa de större förbättringarna! Effektivare funktion GENOMGRIPANDE FÖRBÄTTRING Innovation kraftigt stärkt KONTINUERLIG FÖRBÄTTRING GM PRISFOKUS OCH TAKTISKT ARBETSSÄTT Utgångsläge Innovation gradvis stärkt GÖRA SOM ALLTID; innovation sjunker Investering! Tid Efter O’Brien, 2011 Att sänka kostnader och skapa mer värde: Exempel på frågor  Kan vi reducera antalet leverantörer? Kan vi bredda affären t ex addera volymer (en produktmix) till vissa leverantörer? Potential?  Vad driver kostnader i det vi köper? Kan vi ändra våra krav, förenkla?  Kan den produkt / tjänst vi köper bättre anpassas till leverantörens verksamhet (produktion, distribution, administrativa rutiner)? Kan vi t ex anpassa beställningstidpunkt och leverans till vad som bäst gynnar leverantören (utan att missgynna oss)? Effekter av det?  Kan vi anpassa produktens prestanda till vad som blir optimalt för oss? Vad vet vi om värdet för oss av skilda funktioner? Vad i produkterna skapar kvalitetsproblem – och hur begränsa det? Kan vi kravställa så att vi skapar nya lösningar?  Skall vi dela upp en sammansatt order mellan flera leverantörer? Skall vi lägga en del av affären direkt hos leverantörens leverantör?  Kan vi få leverantören att samlasta med andra av våra leverantörer och sänka logistikkostnader?  Var i försörjningskedjan kan vi ha störst påverkan på de totala kostnaderna? Några innovativa exempel  Kommuners distributionscentral för närtransporter  Systeminköp av kontorsmaterial  Organisera annorlunda för att möjliggöra utveckling av specialistkompetens. T ex. Inköp Gävleborg!  Hållbarhetsaspekter vid livsmedelsköp  Blöjor till äldreboenden produktkostnad vs värde i användning  Äldrevård differentierad mot specifika segment (t ex kultur och språkbaserat) Skillnad privat – offentligt?  Ja, och nej…… Viktigt att ta ett samlat grepp • Inköpsstrategi, mål och policy? • Verksamhetsplaner? • Resurser? • Roller och ansvar? • Rapportering? • Inköps involvering i det som köps? Organisation Process • Avropsrutiner? • Kontrakthantering? • Leverantörshantering (konkurrens / samarbete, förhandling, dialog, etc) •Finns relevant kompetens på plats? •Inköps status? Strategi Mätetal HR IT • Finns mätetal på plats som stödjer målen? • System för mätning och uppföljning? •Används system för att skapa data om “vart pengarna tar vägen” • Finns automatiska avrops- och betalningsprocesser? FOKUS PÅ GRUNDLÄGGANDE “INFRASTRUKTUR”! Viktigt med en genomtänkt process för ”kategori”-styrning Nuläge Leverantörs -marknad En mycket viktig del som kräver stort engagemang Mål Ev. förnyelse Starkt fokus här i samband med större upphandlingar. Implementering Navigera Starkt fokus här under vardagsarbetet. En återkommande erfarenhet… Samla Volymer Standardisera Samordna Konsolidera produktvalen artiklar leverantörsbasen Bygg upp inköpsexpertis Erfarenhet: Pris/kostnad per enhet sjunker påtagligt med ett strukturerat arbetssätt… Offentliga inköp: från kameral till strategisk 1. ADMINISTRATIV (operativ) 2. KOMMERSIELL VÄRDESKAPANDE (taktisk) 3. STRATEGISK  Säkerställa att inköpen är förenliga med upphandlingslagarna  Processa inköpsorder  Stödja affärsområdena enligt deras önskemål  Administrativa och kamerala inköpsuppgifter.  -- Assistera verksamheterna och skapa värde  Tillsammans med verksamheterna skapa bästa värde  Designa inköp så att det kan bidra till värdeskapande  Utnyttja köpkraft tvärs över alla verksamheter  Säkerställa att allt konkurrensupphandlas  -- Utforma inköpsstrategier som stödjer verksamheten i dess strategier  Medverka vid TILLSKAPANDET av dessa verksamhetsstrategier  Medverka i GENOMFÖRANDET av affärsstrategier  Tillhandahålla information och analyser av leverantörsmarknader (marknadsundersökningar, marknads- och leverantörsanalys) Vad betyder detta för er? (Några röster från den privata sidan..) ”Verksamhetsplanen är nyckeln. Se till att successivt uppdatera den och flytta fram positionerna. Tydliggör kraven på inköp. Då kommer energin” S-E S Säkerställ att det finns överensstämmelse mellan verksamhetskrav och inköp hela vägen upp i organisationen. Mät, följ upp, rapportera och agera på avvikelser.!” HJ ”Våra inköpsmål läggs fast i dialog med högre ledningsnivåer. Dessa intresserar sig för uppföljningar och är – genom den förstålse de successivt fått förberedda när verksamheten kan behöva förstärkt stöd för att lösa sin uppgift.” HJ ”Inled en förändringsprocess med det som kan lösas enkelt. Gå gradvis mot tuffare utmaningar. Därmed växer inköp in i sin mer strategiska roll”. S-A S ”Följ upp. Redovisa konkreta resultat. Skapa mål och åtaganden. Gör årliga fylliga rapporter om hur inköp utvecklats” PH ”Det blir alltmer vanligt att delar ur verksamhetsledningen fortlöpande ingår i de inköpsteam som hanterar de mest strategiska inköpen.” BA Hur ofta händer det att kommunfullmäktige ägnar en hel dag åt inköpsfrågor? Roller i upphandling / inköp Ledare Strategisk upphandlare Operativ upphandlare Kompetensområden KOMPETENS -Identifiera och ”se” möjligheter -Analysera och värdera -Driva förändring i arbetet med kategorier och i projekt Kompetensområden för SOI-certifikatet Affärsmannaskap Juridik Nivåer: A. Känna till B. Kunna C. Behärska Analytisk och kommunikativ förmåga Ekonomi, kalkyler Organisationskunskap Tack!