sammanslagning av tolv bibliotekssystem ti en och samma
SELMA sammanslagning av tolv bibliotekssystem ti! en och samma kontoorganisation Senast uppdaterad 2011-10-14 För den senaste versionen gå till: https://docs.google.com/document/pub?id=1JLQqY0fGDFh2YGlCmLlqMBut8yz4EN7tVKlA t4Mij6Y SELMA 1 SELMA Detta dokument har sammanställts utifrån det som bestäms av SELMA-styrgrupp samt av SELMA-gruppen bestående av systemansvariga från deltagande bibliotek . Det är inte på detaljnivå, kompletterande information arbetas fram kontinuerligt och förs in här. Den senaste versionen finns att läsa på: https://docs.google.com/document/pub?id=1JLQqY0fGDFh2YGlCmLlqMBut8yz4EN7tVKlA t4Mij6Y Camilla Källgren Länsbiblioteket Syfte Syftet med dokumentet är att identifiera de fall där biblioteken i SELMA har beslutat att ha samma rutiner och regler. Dokumentet ska också vara en dokumentation över avgifter och krav som biblioteken inte har samma idag. Det är inte en manual för BookIT:s användning, utan kompletterar den handbok som finns inbyggd i systemet. Dokumentet fokuserar på rutiner som måste vara gemensamma för att brukarna skall få en effektiv och enhetlig service. Ansvarsfördelning Ansvar, befogenheter och åtaganden regleras i det driftavtal som är upprättat mellan systemägaren, Region Värmland, Länsbiblioteket och deltagande kommuner i SELMA. Styrgruppen, bestående av bibliotekschefer/ansvariga i deltagande kommuner, fattar beslut av policykaraktär såsom låneregler, införande av nya gemensamma rutiner samt beslut om gemensamma investeringar. Varje kommun ansvarar för sin biblioteksverksamhet. Varje kommun ansvarar för att de sekretessregler som gäller för bibliotekslån är kända av personalen och följs. Låntagarregister Inledning Låntagarregistret innehåller uppgifter om vilka medier låntagaren har lånat och reserverat och om eventuella skulder. Registret regleras av särskilda lagar. SELMA 2 Registrering av ny låntagare Vid registrering av ny låntagare krävs fotolegitimation för personer som är 16 år och äldre. En giltig fotolegitimation gäller även för asylsökande. För barn och ungdomar under 16 år krävs målsmans medgivande. Målsman fyller i blankett och skriver under. Låntagarens fullständiga personnummer registreras med tolv siffror, adress, telefonnummer och/eller e-postadress läggs in. Uppdatering av adressuppgifter görs via SPAR för de bibliotek som har avtal, övriga bibliotek uppdaterar manuellt. Låntagare med skyddad identitet Om en ny låntagare har skyddad identitet görs som följer: 1. Personen måste visa legitimation 2. I BookIT skrivs endast personnummer och eventuellt e-postadress in. • Förnamn = Personuppgift • Efternamn = Skyddad • Adress = åter avsändaren 3. Om personen vill ange mobilnummer (SMS) eller e-postadress får han/hon beskedet snabbare, men det är frivilligt. Om en person med skyddad identitet behöver meddelas på något sätt till exempel reservationsmeddelande eller krav. 1. Lägg meddelandet i ett kuvert utan fönster och klistra igen. 2. På kuvertet sätter man en post-it med följande text: ”Var vänlig och skicka detta vidare till” och personnumret på personen i fråga. 3. Lägg kuvertet i ett nytt kuvert. Adressera det till: Skatteverket Skattekontoret Gävle Förmedlingsuppdrag 801 73 GÄVLE SELMA 3 Kostnader för lånekort Det är kostnadsfritt att skaffa ett lånekort. Med ett lånekort på ett bibliotek ges låntagaren möjlighet att utnyttja det på samtliga tolv SELMA-bibliotek. För borttappat kort tar de flesta bibliotek ut en avgift: Årjäng 5 kr Eda, Forshaga, Hammarö, Kil, Säffle 10 kr Säffle 10 kr, barn 5 kr Grums, Torsby 15 kr Munkfors 20 kr Filipstad 20 kr, barn 10 kr. Arvika 25 kr, barn 0 kr Karlstad 25 kr Meddelande till låntagare I meddelandefältet under Signal-fliken på en låntagare kan meddelanden till låntagaren skrivas in. Alla meddelanden ska vara försedda med signatur och bibliotek, datum kommer automatiskt. Meddelanden som skall endast gälla sakupplysningar till låntagaren som t ex "Glömt paraplyet på bibliotekets namn". Klicka i kryssrutan extern så att låntagaren kan se meddelandet i OPAC. Några bibliotek lägger in meddelanden av typen ”Räkning skickad 080808”, dessa meddelanden är endast för internt bruk. Spärr av låntagare Låntagare som har större skuld än 150 kr spärras. Hävning av spärr sker då skulder har betalats. Vanliga övertidsavgifter som ger upphov till spärr kan betalas på vilket SELMA-bibliotek som helst, oavsett var skulden uppstått. Ersättning för förkomna medier kan betalas över disk på vilket SELMA-bibliotek som helst, men inte om lånet gått till räkning, då kan det endast betalas på utlånande bibliotek (se nedan). SELMA 4 OBS! Viktigt att hålla på att röd signal = stopp för lån! Spärr p g a för många lånade medier Maxgräns för antal lånade medier per låntagare är 50 i Karlstad, detta maxantal gäller om man lånar på någon av Karlstads enheter, oavsett varifrån mediet kommer. För övriga bibliotek finns ingen gräns. Spärr p g a borttappat kort Om låntagaren meddelar borttappat kort så ska kortet spärras. Skriv alltid en orsak när en spärr sätts. Spärrat kort tas bort och låntagare får aldrig låna på ett spärrat kort. Räkning Räkning på icke återlämnade medier skickas av utlånande bibliotek, eftersom det är där räkningsunderlaget genereras, och ersättningen behålls av detta bibliotek, som också gallrar mediet och meddelar ägande bibliotek att detta är gjort. Hantera avgifter Att samtliga regler och avgifter ska vara gemensamma för SELMA är att eftersträva och styrgruppen kommer att arbeta för att nå målet. Dessförinnan finns det några regler och avgifter som måste samordnas för att det ska vara möjligt i systemet. Hantera utlån För att man ska få låna måste man kunna visa lånekort. Om kunden är känd av personalen eller om han/hon kan visa giltigt fotolegitimation kan man få låna utan lånekort. Det finns ingen maxgräns för antal lån förutom Karlstad som har en gräns på 50 lån. Om ett medie som är kvar hemma är försenat tillfrågas kunden om han/hon vill göra omlån. SELMA 5 Alla medier ska ingå i det fria flödet. Allt kan reserveras och alla kan låna - sedan görs undantag på respektive bibliotek. Den som lånar skall alltid kunna få ett lånekvitto. Omlån Låntagaren kan göra omlån via webben, telefon eller i samband med ett besök på biblioteket. Alla böcker och media kan lånas om överallt på SELMA-biblioteken. Man får göra omlån upp till tre (3) gånger. Finns det en reservation på boken så kan låntagaren inte göra omlån. Det enskilda biblioteket kan välja att inte tillåta omlån för vissa medier, t ex. snabblån, CDskivor och DVD. Gymnasieskolornas bestånd kan inte lånas om på folkbiblioteken eller via SELMA-opac utan låntagarna hänvisas till respektive gymnasiebibliotek. Hantera återlämning Vid återlämning kontrollerar personalen att allt rätt material finns i CD-boxar, DVD-boxar och liknande samt ser över mediet vid bokuppsättning. Återlämningslogg sparas i 14 dagar på böcker och 28 dagar på övriga medier. Återlämning av medier tillhörande ett annat bibliotek Medier kan återlämnas på alla SELMA-bibliotek. Gymnasiebibliotekens medier kan inte lämnas på folkbiblioteken, utan ska återlämna på respektive bibliotek. Medier tillhörande ett annat bibliotek som återlämnas ska av personalen återlämnas i BookIT-systemet innan det skickas med lådan. Förseningsavgifter Förseningsavgift uppstår automatiskt när ett medie lånas om eller återlämnas och är försenat. Det är reglerna på den biblioteksenhet som mediet lånades ut på som är gällande. SELMA 6 Hantera krav Kravkörning görs för reserverade medier 1 dag efter förfallodatum, för vanliga 1:a krav 7 dagar efter förfallodatum och för 2:a krav 14 dagar efter tidigare krav. Dessa regler är gemensamma för alla SELMA-bibliotek, med undantag för att Karlstad kör 2:a krav 7 dagar efter tidigare krav. Kravkörningarna görs på enhetsnivå. Övrig kravhantering sköts på samma sätt som tidigare på de olika biblioteken. Räkning på skadat eller förkommet material skickas av utlånande bibliotek. Skuld på icke återlämnat material kan betalas på alla folkbiblioteken i SELMA, men enbart om det inte gått till räkning. Hantera reservationer Tills vidare har biblioteken separata reservationsköer/reservationsgrupper, upplagda kommunvis, även om kön i Expertsök ser ut att vara gemensam. I BookIT kan personalen alltid välja vilket bibliotek man vill reservera från. Reservation från annat SELMA-bibliotek görs alltid direkt till låntagaren. För att så långt som möjligt undvika att flera enheter får plocklappar på samma reservation ska personalen alltid göra reservationer från andra kommuners bibliotek genom att ändra ansvarande enhet, och inte använda s k Global reservation. Då undviker man också att reservationslånetiden slår igenom på flera enheter. Om det bibliotek som lägger reservation inte har eget bestånd hamnar reservationen på de enheter som ligger i nästa reservationsgrupp. Reservationer på nya böcker m m som man tänkt köpa bör inte läggas in förrän man har eget bestånd eller expektans, i annat fall hamnar reservationerna på de andra enheterna. Exemplarreservation används framför allt för att reservera ett särskilt exemplar eller tidskriftsnummer. För att reservera flera nummer av en tidskriftsårgång måste man välja Exemplarreservation, Alla. Alla SELMA-bibliotek tillåter reservation av medier på hylla och tar ut plocklappar/listor. Skolbibliotek och andra specialbibliotek som ingår i kontoorganisationen behöver inte tillåta reservationer och ta ut plocklappar/listor. När personalen plockat reservation på plocklapp/lista återlämnas mediet direkt för att reservationen inte ska generera plocklappar/listor på flera enheter. SELMA 7 Reserverade medier sätts i reservationshylla. Om det infångade mediet ska hämtas på annan biblioteksenhet läggs det i lådan eller dylikt f v b angivet hämtställe. När mediet är framme där återlämnas det igen och fångas då in till låntagaren som gjort reservationen, och låntagaren meddelas. Det viktigaste är alltså: • Återlämna boken så fort som möjligt för att undvika att någon annan plockar samma bok. • Låna aldrig ut boken på låntagaren! Då försvinner reservationen när den kommer fram till rätt hämtställe. Om reserverad bok m m på plocklapp/plocklista inte hittas i hyllan ansvarar det bibliotek som fått ut plocklappen för att reservationen skickas vidare till annat SELMA-bibliotek eller att låntagaren meddelas. Det bibliotek som inte hittar boken m m kan ändra status på exemplaret till ”Försvunnen”, och finns boken på annat SELMA-bibliotek lägger sig reservationen automatiskt där. Om boken m m inte finns inom SELMA meddelas hämtställe-biblioteket via e-post eller genom att man lägger plocklapp med information om att boken är borta i lådan till hämstställe-biblioteket. Eventuellt (ärrlån görs av hämtställe-biblioteket. Alla icke-hittade reservationer på plocklistor/-lappar ska vara åtgärdade inom 2 dagar! Ej avhämtade reserverade medier tas bort efter 8 dagar. En gång i månaden görs en koll på ej infångade reservationer som inte är plockade. Detta görs på enhetsnivå, d v s på varje enskilt bibliotek. OBS! Alla medier måste återlämnas i BookIT för att det ska genereras plocklistor/-lappar, gäller även tidskriftsexemplar! Hantera fortbildning av personal Respektive bibliotek ansvarar för att personalen har rätt kompetens för att arbeta i BookIT. Varje bibliotek ansvarar för att systemansvarig har rätt utbildning och är väl insatt i BookIT. Nyanställda får en basinformation angående BookIT-systemet och skolas in i systemets funktioner. SELMA 8 Sekretess Varje kommun ansvarar för att personal som har tillgång till låntagarregistret känner de sekretessregler som gäller för bibliotekslån. All personal ska ha skrivit under en överenskommelse om tystnadsplikt. Det gäller även tillfälligt anställda, praktikanter, konsulter m fl som har tillgång till låntagarregistret. En gemensam blankett har tagits fram och ska användas i SELMA. Blanketten sparas av ansvarig person på respektive bibliotek/verksamhet. Driftssupport Inledning Det gemensamma biblioteksdatasystemet, SELMA, är ett BookIT-system. Systemet ligger på en SUN-server som ägs av Region Värmland, Länsbiblioteket och OPAC:en ligger på en Windows-server som är inräknad i en kapitaltjänst hos Karlstads IT-avdelning. Driftorganisationen är gemensam för samtliga bibliotek som deltar i SELMA. Följande ansvarsfunktioner ingår i driftsorganisationen: • Styrgrupp • Systemadministratör • Driftansvar, servrar • Kommunövergripande systemansvar inklusive teknisk support • Kommuninternt systemansvar inklusive teknisk support För felanmälningar vänder man sig i första hand till systemsupporten. Systemsupport I SELMA finns en systemsupport, systemförvaltare, som i första hand tar emot felanmäningar som sedan slussas vidare till tekniker, Axiell eller annan lämplig instans. Kontakt: Inger Sundström, [email protected], tel 054-540 23 81, 0730-29 85 79 Anette Carlsson, [email protected], tel 054-540 23 89, 0705-19 85 97 Susanne Lindén, [email protected], tel 054-540 23 87 SELMA 9 Driftsupport För den kommuninterna kommunikationen vänder biblioteket sig i första hand till sin kontakt på den egna kommunens IT-avdelning. Om felet inte ligger internt i kommunen kontaktas systemförvaltaren. Kontoorganisation Inledning Den nya kontoorganisationen döptes till v och andra bokstaven i enhetsbeteckningen är i de flesta fall första bokstaven i kommunnamnet. I BookIT finns nivåerna kontoorganisation, v, enhet, tre bokstäver, t ex vaa, och avdelningar med fyra bokstäver, t ex vaav. Ingen nivå motsvaras alltså av två bokstäver. Förkortningar va vaa vab vaj vak vam van vas vat Arvika Arvika Stadsbibliotek Arvika Bokbuss/Pool Arvika Järvenskolan Arvika Kyrkebyskolan Arvika Kommunala Musikskola Arvika Näringslivscentrum Arvika Solbergagymnasiet Arvika Taserudsgymnasiet vb vba vbt vbm Årjäng Årjängs bibliotek Töcksfors bibliotek Nordiska travmuséet vc vca vcb vcc Forshaga Forshaga bibliotek Deje ForshagaAkademin SELMA 10 vd vdb vdf vdh vds Kil Kils bibliotek Fagerås bibliotek Högboda bibliotek Kils skolor ve vea veg veh vek ves Eda Eda Åmotsfors bibliotek Eda Gunnarsbyskolan Eda huvudbibliotek Eda Koppom Eda skolor vf vfa v) vfc vfd vfe vff vfl vfn vfs Filipstad Filipstad Hb Filipstad Brattfors skola Filipstad Åsenskolan Filipstad Strandvägsskolan Filipstad Nordmarks skola Filipstad Ferlinskolan Filipstad Lesjöfors Filipstad Nykroppa skola Filipstad Spångbergsgymnasiet vg vga vgj vgk vgl vgo Grums Grums bibliotek Jättensten högstadiet Skruvstad skola Slottsbrons skola Södra skolan vh vha Hammarö Hammarö SELMA 11 vk vka vkb vkc vke vkg vkk vkm vkn vkr vks vkv vkx Karlstad Karlstad Huvudbibliotek Karlstad BK Karlstad SBC Karlstad Edsvalla Karlstad Vålberg Karlstad Kronoparken Karlstad Molkom Karlstad Våxnäs Karlstad Skattkärr Karlstad Skåre Karlstad Väse Karlstad Älvsbacka vm vma Munkfors Munkfors bibliotek vs vsa vsb Säffle Säffle bibliotek Säffle bokbuss vt vtf vth vti vtk vts vtt vty SELMA Torsby Torsby Frykenskolan Torsby Holmesskolan Torsby Brobergsbiblioteket Torsby Kvistbergsskolan Torsby Stöllet bibliotek Torsby bibliotek Torsby Sysslebäck 12 SELMA-gruppen SELMA-gruppen består av bibliotekens systemansvariga och träffas på regelbunden basis. Sammankallande är SELMA:s systemförvaltare. Systemförvaltare Karlstads stadsbibliotek säljer en halvtid systemförvaltare och det är Inger Sundström som av Karlstad har fått det uppdraget. Gruppen består av: Arvika: Lena Börjesson Eda: Marianne Kristensson / Lennart Jansson Filipstad: Jan Fröding Forshaga: Lena Sjöblom Grums: Liselotte Eriksson Hammarö: Agneta Staaf Karlstad: Anette Carlsson Kil: Lisbeth Råman Ekengren Munkfors: Olle Engström Säffle: Anna Olsrud Torsby: Annastina Kapla Årjäng: Lasse Johanson SELMA 13
© Copyright 2024