Att samverka – hur och varför Anna Pegelow – e-delegationen Anna Johansson - Tillväxtverket Grundläggande krav Myndighetsförordningen: 3 § Myndighetens ledning ansvarar inför regeringen för verksamheten och skall se till att den bedrivs effektivt och enligt gällande rätt och de förpliktelser som följer av Sveriges medlemskap i Europeiska unionen, att den redovisas på ett tillförlitligt och rättvisande sätt samt att myndigheten hushållar väl med statens medel. 6 § Myndigheten skall fortlöpande utveckla verksamheten. Myndigheten skall verka för att genom samarbete med myndigheter och andra ta till vara de fördelar som kan vinnas för enskilda samt för staten som helhet. Kundernas förväntningar Lös mitt ärende! Varför samverka? En förutsättning för en innovativ och effektiv förvaltning Idag är du koordinatorn. I morgon är det förvaltningen som koordinerar. Vad gör E-delegationen? Vilka är med i E-delegationen? 16 mest IT-intensiva myndigheterna och SKL Regeringens e-förvaltningsstrategi • Enklare • Öppnare • Effektivare Enklare Förälder Företagare Öppnare Sjuk Nyanländ Enskilt Tjänster och information från en enskild organisation Effektivare Arbetslös Student Gemensamt Bostadslös Efterlevande Näringslivet Gemensamma tjänster och information e-legitimation Mina ärenden E-arkiv och ediarium Mina fullmakter Mina meddelanden Effektivare Infoförsörjning. xx xx xx Förutsättningar för samverkan (vägledningar, standarder, arkitektur, informationsförsörjning) Tjänster och information från privata sektorn Metod för Utveckling i Samverkan 11 12 13 Skapa en gemensam problembild/målbild Behovsdriven utveckling • Utgå alltid från användarens behov • Utgå inte från att vi känner till dem – Involvera målgruppen • Analysera vilket problem som ska lösas Nyttorealisering • Ta sikte på den förändring vi vill uppnå! • Hur beräknar vi nyttan • Vem är ansvarig för att nyttan uppnås - Förändringsledning! • Arbeta med tidiga committments och anslutningsplaner! Finansieringsmodell • Hur delar vi på kostnaderna för utveckling och drift / förvaltning • Vem betalar för användarnyttan • Vilka avtal behöver vi skriva • ”Finansieringsparadoxen” Rättsliga förutsättningar • Använd juristen på rätt sätt • Olika tolkningar av samma regelverk • Vad gäller i samverkan för t.ex. – – – – Upphandling Diarieföring Dela handlingar Etc.. 18 Kommunikation • Vem är avsändare • Uppfattar kunden vilken myndighet som är ansvarig när gränserna suddas ut • Olika strategier för att t.ex. finnas i sociala media, medverka på mässor etc. • Hur - och när - ”säljer vi in” den nya tjänsten 19 Arkitektur och återanvändning • Använder vi samma begrepp för samma saker • Gemensamma principer och standarder för hur vi bygger lösningen • Vad finns det som vi kan återanvända Informationssäkerhet • Vem äger vilken information när i den gemensamma kundprocessen • Olika skyddsnivåer för olika information Gemensam förvaltning • Ta höjd för förvaltningen redan vid projektstart • Involvera de som ska ansvara för förvaltningen i projektet • Ingår den gemensamma tjänsten i kärnverksamheten Organisation och beslutsmodeller KONSENSUS SVAGASTE LÄNKEN STARKAST BESTÄMMER UTPEKAT ANSVAR Resurser och kompetens • Hantera olika kulturer • Ta vara på olikheter • Bemanna med rätt kompetens Stöd: Metod för Utveckling i Samverkan Identifiera behov Finansiering  Finns förslag på hur kommande förstudie finansieras?  Finns en idé om hur utvecklingen som helhet kan finansieras? Ta fram lösningsalternativ Detaljera vald lösning  H ar avstämning gjorts gentemot vägledning för Affärsmodell (är under framtagning) gällande alternativ för finansiering?  Finns konkretiserat förslag på finansiering för genomförande? Initiera  Finns beslutad finansieringsmodell för utveckling och införande?  Finns förankrat förslag för kostnadsfördelning mellan ingående parter?  H ar avstämning gjorts gentemot vägledning för Affärsmodell (är under framtagning) gällande alternativ för den utvecklade produkten/ tjänsten?  Finns förankrat förslag på affärsmodell för förvaltning?  N/A  Finns förslag på förvaltningsorganisation som innehållande ansvarsfördelning och finansiering?  Finns beslutad kostnadsfördelning och förankrat åtagande hos ingående parter? Införa  Finns avtal med nyttjare av produkten/ tjänsten?  Finns beslut på affärsmodell för produkten/ tjänsten, med exempelvis prismodell och modell för finansiering av drift och förvaltning? Etablera förvaltning  Finns etablerade finansieringsavtal med driftoch förvaltningsorganisation? Realisera nyttor Finns beskrivning på effekt i relation till inversterat kapital?  Finns förslag på hur kommande nyttouppföljning ska finansieras?  Finns avtal kring anslutning upprättade mellan samverkanspartners?  Finns framtagna finansieringsförslag per i förstudien beskrivna lösningsalternativ? Förvaltning Utveckla  H ur säkerställs en förvaltningsbar lösning?  Är förslag på förvaltningsorganisation förankrad med aktuella samverkanspartners?  Finns det tydlig beskrivna objekten som ska lämnas över till förvaltning/ förvaltningar?  Finns detaljerat förslag på förvaltningsorganisation som innehåller förslag på ansvarsfördelning och finansiering som är förankrad med aktuella samverkanspartners?  Finns förslag på förvaltningsmodell som stödjer samverkan (för ärendehantering, incident, ändring, finansiering, planering, vidareutveckling, mm)?  Finns ett tydligt, förstått och accepterat förvaltningsuppdrag för samtliga samverkanspartners?  H ar det skett förändringar mot ursprunglig plan som påverkar förslag till förvaltning inom organisation, modell och objekt?  Finns det en tydlig tidsplan för när överlämning ska ske, från utvecklande/ införandeorganisation till förvaltningsorganisation?  Finns en överlämningsplan till förvaltning framtagen?  Finns det en finansierad förvaltningsplan?  Finns etablerad styrning mellan samverkanspartners med kontinuerlig förbättring och utveckling?  N/A  H ar förvaltningsorganisationen förstått och accepterad sin roll kopplat till beskriven nyttorealisering?  Finns erforderlig dokumentation framtagen och överlämnad till förvaltning?  Vilka krav ställer förvaltningsorganisationen på dokumentation?  Finns en bemannad och resurssatt förvaltningsorganisation? Informationssäkerhet  Finns informationslivscykeln dokumenterad?  Är kontaktperson för informationssäkerhet utsedd i utvecklings-insatsen?  Är fördjupad riskanalys ur informationssäkerhetssynpunkt genomförd?  Finns beskrivning av ansvar för informationsägare och systemägare?  Finns detaljerade beskrivningar av skyddsnivåer framtagna?  Är målgruppernas behov av informationssäkerhet identifierat?  Finns kravställningar ur informationssäkerhetssynpunkt på kunder/ slutanvändare framtagna?  Finns detaljerade beskrivningar över beroenden framtagna, inklusive beskrivning hur leverans från dessa beroenden ska säkerställas?  Är utformningen av säkerhetslösningar i nivå med kravställda säkerhetsnivåer?  H ar övergripande riskanalys genomförts ur ett samhällsperspektiv?  Finns processen identifierad för informationshanteringen i utvecklad e-tjänst?  Är analys av aggregerad information i synnerhet avseende informationens livcykel och ur ett juridiskt perspektiv genomförd?  Finns beskrivning av skyddsnivåer som krävs i tjänsten för att matcha målgruppernas behov av säkerhet (ska kunna matchas mot kundernas informationsklassning)?  Är analys av beroenden mot andra tjänster och funktioner samt integrationer är genomförd?  Finns krav på lagring och gallring framtagna med lösningsförslag?  Är analys av kompetensbehov gällande informationssäkerhet under hela informations livscykeln genomförd?  Analys av behov av underleverantörer genomförd?  H ar tillgänglighetskrav (kontinuitetsplanering för leverantör) tagits fram och finns överenskommelse?  H ar styrande dokument för informationssäkerhet tagits fram för utvecklad tjänst?  H ar avtalsvillkor ur informationssäkerhetssynpun kt tagits fram?  H ar test och driftsgodkännande genomförts av säkerhetslösningar?  Finns process för fortlöpande kravställning inom informationssäkerhet kund/ leverantör framtagen?  H ar program för information och utbildning i informationssäkerhet kopplat till tjänsten tagits fram?  H ar kommande förvaltningsorganisation tagit del av styrande dokument gällande informationssäkerhet och avtalat att följa dessa?  H ar avtal/ överenskommelse slutits mellan leverantör och kunder i säkerhetsfrågor?  H ar leveransgodkännande av tjänstens eller lösningens informationssäkerhet skett?  H ar revisionsprogram gällande informationssäkerhet tagits fram för tjänsten?  N/A Vägledningar • • • • • • • Digital samverkan Nyttorealisering Sociala medier Direktåtkomst Behovsdriven utveckling Webbutveckling Återanvändning av offentlig information (PSI) • m.m. Tack! Kontakt: [email protected] [email protected]