lathund) Word
2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING Kapitel 1 - Specialtecken, radavstånd och Autokorrigering ...................................................... 5 Nedsänkt text .......................................................................................................................... 5 Upphöjd text ........................................................................................................................... 5 Hårt blanksteg ........................................................................................................................ 5 Normal text ............................................................................................................................. 5 Autokorrigering ...................................................................................................................... 5 Kapitel 2 - Numrerad lista/punkter ............................................................................................. 6 Egen punktlista ....................................................................................................................... 6 Ta bort punkt eller numrering ................................................................................................ 6 Kapitel 3 - Sök, ersätt och Gå till ............................................................................................... 7 Sök .......................................................................................................................................... 7 Ersätt....................................................................................................................................... 7 Gå till ...................................................................................................................................... 7 Kapitel 4 - språk ......................................................................................................................... 8 Värt att veta ............................................................................................................................ 8 Instruktion .............................................................................................................................. 8 Kapitel 5 - Kantlinjer och fyllning ............................................................................................. 9 Värt att veta ............................................................................................................................ 9 Kantlinjer och fyllning ........................................................................................................... 9 Kapitel 6 - ClipArt.................................................................................................................... 10 Infoga ClipArt ...................................................................................................................... 10 Figursätt ClipArt .................................................................................................................. 10 Ändra storlek på ClipArt ...................................................................................................... 10 Ta bort ClipArt bild .............................................................................................................. 10 Kapitel 7 - Tabeller .................................................................................................................. 11 Infoga tabell.......................................................................................................................... 11 Justera kolumnbredden ......................................................................................................... 11 Tabellformat ......................................................................................................................... 11 Beräkning ............................................................................................................................. 11 Summer tabell ...................................................................................................................... 12 Sammanfoga celler ............................................................................................................... 12 Dela celler ............................................................................................................................ 12 3 Konvertera text till tabell...................................................................................................... 12 Kapitel 8 - Word Art/Anfang och Makro ................................................................................. 13 WordArt ............................................................................................................................... 13 Anfang .................................................................................................................................. 13 Marginaljustera..................................................................................................................... 13 Makro ................................................................................................................................... 14 Kör makro ............................................................................................................................ 14 Kapitel 9 - Spalter och teckenavstånd ...................................................................................... 15 Spalter................................................................................................................................... 15 Kapitel 10 - Expandera/Kondenserad text ............................................................................... 17 Kapitel 11 - Avsnittsbrytning Avsnittsbrytning 18 Spalter i inskriven text.......................................................................................................... 18 Ändra spaltbredd .................................................................................................................. 18 Kapitel 12 - Affärsdokument/Sidhuvud/Sidfot/Sidindelning /Vattenstämpel ........................ 19 Affärsdokument .................................................................................................................... 19 Sidhuvud och sidfot .............................................................................................................. 19 Vattenstämpel ....................................................................................................................... 19 Sidhuvud............................................................................................................................... 19 Sidfot .................................................................................................................................... 19 Vattenstämpel ....................................................................................................................... 20 Kapitel 13 - Fotnoter och slutkommentarer ............................................................................ 21 Kapitel 14 - Längre dokument ................................................................................................ 22 Sidindelning ......................................................................................................................... 22 Sidnummer ........................................................................................................................... 22 Kapitel 15 - Koppla dokument ................................................................................................ 23 Koppla nytt huvuddokument med befintlig datakälla .......................................................... 24 Koppla dokument med hjälp av verktygsfältet Koppla ........................................................ 24 Kapitel 16 - Etiketter/Kuvert ................................................................................................... 25 Etiketter ................................................................................................................................ 25 Kuvert ................................................................................................................................... 25 Etiketter med befintlig datakälla .......................................................................................... 25 Kuvert med befintlig datakälla ............................................................................................. 25 Etiketter med samma namn .................................................................................................. 26 4 Kapitel 17 - Hämta format/Formatmallar ................................................................................ 27 Hämta format ........................................................................................................................ 27 Formatmallar och Teman ..................................................................................................... 27 Befintlig formatmall ............................................................................................................. 27 Skapa egen formatmall ......................................................................................................... 28 Kapitel 18 - Dokumentmallar .................................................................................................. 29 Formulärfält .......................................................................................................................... 29 Textruta ................................................................................................................................ 29 Kryssruta .............................................................................................................................. 30 Kombinationsruta ................................................................................................................. 30 Skydda dokument ................................................................................................................. 30 Ta bort dokumentskyddet ..................................................................................................... 30 Kapitel 19 - Disposition/Innehållsförteckning/Index .............................................................. 31 Rangordna dokument ........................................................................................................... 31 Visa text av en viss rang ....................................................................................................... 31 Rubriknumrering .................................................................................................................. 31 Innehållsförteckning ............................................................................................................. 32 Markera Index ...................................................................................................................... 32 Skriva ut Index ..................................................................................................................... 32 Kapitel 20 - Säkerhetskopia/Lösenord .................................................................................... 33 Spara dokumentet automatiskt under arbetets gång ............................................................. 33 Lösenord ............................................................................................................................... 33 Skrivskydd ............................................................................................................................ 33 Spara dokument med lösenord ............................................................................................. 33 Öppna ett dokument med lösenord....................................................................................... 33 Ta bort lösenord ................................................................................................................... 34 5 Kapitel 1 - Specialtecken, radavstånd och Autokorrigering Värt att veta Tecken som inte finns på tangentbordet, t ex upphöjd och nedsänkt tecken, kan väljas från fliken Infoga eller med kortkommando. Det finns även specialtecken för hårt blanksteg/bindestreck. Hårt blanksteg/bindestreck används i ord som alltid måste stå på samma rad, även när avstavningsfunktionen är på. Ett exempel på hårt bindestreck är det datumformat som har bindestreck mellan år, månad och dag (2010-01-289. Du kan även infoga specialtecken eller symboler från fliken Infoga i gruppen Symboler. Från teckensnittet Wingdings kan du t ex välja symbolerna och från Symbol t ex . Nedsänkt text 1. För att få nedsänkt text kan du göra på följande sätt: 2. Klicka på knappen Nedsänkt under fliken Start i gruppen Tecken. Upphöjd text 1. För att få upphöjd text kan du göra på följande sätt: 2. Klicka på knappen Upphöjd under fliken Start i gruppen Tecken. Hårt blanksteg Får du genom att trycka på Ctrl + Skift och mellanslag. Normal text För att återgå till normal text klickar du på Ctrl + mellanslag. Autokorrigering Du kan använda funktionen Autokorrigering för att automatsikt identifiera och korrigera skrivfel, felstavade ord, grammatiska fel och felaktig användning av versaler och gemener. Om du exempelvis skriver ohc och trycker på mellanslag ersätts ordet automatiskt med och. 6 Kapitel 2 - Numrerad lista/punkter Du kan betona vissa avsnitt i texten genom att sätta en punkt framför. Om du vill att varje avsnitt ska numreras använder du funktionen numrering. Instruktion 1. Placera markören där du vill infoga numrering eller punkter. 2. Klicka på knappen Numrerad lista eller på knappen Punktlista under fliken Start Obs! Om du vill infoga punkter eller numrering i befintlig text måste du först markera texten och därefter välja det alternativ du vill ha. Egen punktlista 1. 2. 3. Klicka på listpilen vid knappen Punktlista under fliken Start i gruppen Stycke Välj Definiera ny punkt Välj alternativet Symbol och välj Teckensnitt Wingdings och klicka på OK. Du kan också välja en bild som punkt. Vid punkt 3 klicka på knappen Bild och välj valfri bild. Du gör på samma sätt när du vill skapa en egen numrerad lista. Ta bort punkt eller numrering Klicka på Enter två gånger eller klicka på knappen Punkt eller numrerad lista. 7 Kapitel 3 - Sök, ersätt och Gå till Värt att veta I Word kan du söka efter ett ord och ersätta detta med ett annat ord. Du kan också hoppa till en viss sida genom att använda kommandot Gå till. Sök 1. 2. 3. 4. Placera markören i början av dokumentet Klicka på Sök under fliken Start Skriv in det ord du söker efter och klicka på Sök Det sökta ordet blir markerat Ersätt 1. 2. 3. 4. 5. Placera markören i början av dokumentet Klicka på Ersätt under fliken Start Skriv in det ordet du söker efter Skriv in det ordet du vill ersätta med Klicka på Ersätt när du är klar Gå till 1. 2. 3. 4. Placera markören i början av dokumentet Klicka på Sök under fliken Start Klicka på Gå till Ange det sidnummer du vill gå till 8 Kapitel 4 - språk Värt att veta I Word finns ett antal ordlistor på olika språk och med dess hjälp kan man kontrollera stavningen. Om du skriver in text på ett annat språk kan du byta till det landets ordlista och få texten stavningskontrollerad. Felstavade ord visas då med en röd understrykning. Du kan rätta ordet genom att klicka på ordet med höger musknapp och få förslag på stavning. Instruktion 1. Se till att Kontrollera stavning medan du skriver är valt från Officeknappen - Wordalternativ - Språkkontroll. 2. Markera texten du vill stavningskontrollera 3. Klicka på knappen Ange språk under fliken Granska i gruppen Språkkontroll 4. Välj det språk du vill använda dig av 5. Ord som är felstavade eller som inte finns med i ordlistan visas med en röd vågig understrykning 6. Klicka med höger musknapp på ordet och ett stavningsförslag visas 9 Kapitel 5 - Kantlinjer och fyllning Värt att veta För att tydliggöra en text eller en tabell kan du rama in hela eller vissa delar av texten. Du kan också lägga in mönster eller färger för att betona vissa avsnitt. Under fliken Sidlayout finns alternativ som innehåller dessa funktioner. Du kan även få en sidokantlinje runt hela sidan (Bård) med flera olika alternativ. Kantlinjer och fyllning 1. Klicka på listpilen vid knappen kantlinje 2. Välj alternativet Kantlinjer och fyllning 3. Klicka på alternativet Bård 4. Välj det du tycker om 5. Klicka på OK 10 Kapitel 6 - ClipArt Värt att veta Med programmet följer ett antal ClipArtbilder. Dessa bilder kan du förändra genom att t ex ändra storlek, figursätta mm. Infoga ClipArt 1. 2. 3. 4. 5. Klicka på Fliken Infoga Klicka på alternativet ClipArt Skriv in ordet på bilden du vill ha i dokumentet Klicka på Sök Dubbelklicka på bilden du vill ha i dokumentet - eller klicka på listpilen till höger om bilden och välj alternativ Figursätt ClipArt För att du ska kunna flytta på bilden måste du figursätta bilden. Du kan även figursätta bilden så att den bättre ”smälter” in i texten. 1. Klicka med höger musknapp på bilden och välj Formatera bild 2. Välj det alternativ du vill ha Ändra storlek på ClipArt 1. Ta tag i någon av hörn ”plupparna” dra inåt för att förminska bilden och dra utåt för att förstora bilden Ta bort ClipArt bild 1. 2. Markera bilden genom att klicka på den med vänster musknapp Tryck på Delete-tangenten 11 Kapitel 7 - Tabeller Värt att veta Om du vill skapa kolumner bör du använda tabellfunktionen. Fördelen med tabellfunktionen är att du enkelt kan redigera varje cell (ruta) utan att övriga celler påverkas. Cellerna bildar ett rutmönster av valfritt antal rader och kolumner. Med hjälp av olika tabellverktyg kan du enkelt designa eller ändra tabellens layout. Infoga tabell 1. 2. 3. 4. 5. Klicka på fliken Infoga Klicka på knappen Tabell Klicka på alternativet Infoga tabell Ange hur många kolumner resp rader du vill ha i din tabell Klicka på OK när du är klar Justera kolumnbredden 1. 2. Dubbelklicka på linjen mellan kolumnerna för att anpassa storleken efter det längsta ordet Eller placera vänster musknapp på linjen mellan kolumnerna och dra till önskad storlek Tabellformat Du kan enkelt välja ett förinställt utseende och det heter Tabellformat. Gör på följande sätt för att välja Tabellformat. 1. 2. 3. 4. Markera tabellen Välj fliken Design Nu har det dykt upp olika format, du kan klicka på listpilen för att få tillgång till fler Tabellformat. Klicka på det du vill ha Beräkning I Word finns en enkel beräkningsfunktion, som innebär att du t ex kan summera en kolumn. Du kan också sortera en kolumn alfabetiskt, numeriskt eller efter datumordning. I Word får kolumnerna benämningarna A, B, C osv och raderna benämningen 1, 2, 3 osv. En cell benämns alltså A1, en annan B2 osv. För att göra mer avancerade beräkningar kan du använda dig av programmet Excel. 12 Summer tabell 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Skapa en tabell med kolumn innehållande tal. Placera markören i cellen under de tal du vill summera Välj fliken Layout - Data - Formel Texten =SUM(ABOVE) står i rutan Radera allt utom = Skriv in cellnr som du vill summera t ex B1+B2+B3 osv Välj sen det Talformat du vill att siffrorna ska visa OBS! = ska alltid inleda en formel!! Sammanfoga celler För att du t ex ska kunna skriva en rubrik överst i en tabell kan du sammanfoga cellerna vågrätt. På samma sätt som du kan sammanfoga celler kan också dela celler om du vill dela upp informationen. Gör på följande sätt för att sammanfoga celler 1. Markera de celler du vill sammanfoga 2. Välj fliken Layout 3. Klicka på alternativet Sammanfoga celler Dela celler 1. 2. 3. 4. Markera den kolumn eller den cell du vill dela Välj fliken Layout Klicka på alternativet Dela celler Radera bocken framför Sammanfoga celler före delning om du vill att texten ska placeras i en kolumn Konvertera text till tabell Text som är inskriven med tabbar kan lätt omvandlas till tabell och tvärt om med funktionen Konvertera. Gör på följande sätt för att konvertera text till tabell 1. Markera den text du vill konvertera till tabell 2. Välj fliken Infoga 3. Klicka på knappen Tabell och välj alternativet omvandla text till en tabell 4. Välj antal kolumner: Skriv in antal kolumner du vill ha Avgränsa text med: Välj t ex Tabbar 13 Kapitel 8 - Word Art/Anfang och Makro WordArt Du kan använda WordArt för att skapa texteffekter såsom roterad text, text skriven i båge eller cirkel. WordArt används oftast för att skapa rubriker och logotyper. Gör på följande sätt för att skapa WordArt 1. Välj fliken Infoga 2. Välj det alternativ du vill ha 3. Skriv in din text 4. Välj det teckensnitt du vill ha och teckenstorlek 5. Klicka på OK Vill du ha ett annat format på din WordArt text kan du klicka på Ändra WordArt-figur i gruppen WordArt-format Anfang Du kan ändra så att första bokstaven i ett stycke skrivs med större teckenstorlek, s k anfang. Anfang används ofta som första bokstav i ett kapitel. I Word finns det tre alternativa anfanger: Normal, Nedstänkt och I marginalen. För att få en jämn vänster- och högermarginal kan du marginaljustera dokumentet. Programmet fördelar då orden jämnt från ”kant till kant” på varje rad. Detta kan innebära att du får stora mellanrum, s k floder, mellan varje ord. Detta undviker du om du alltid avstavar (helst manuellt) marginaljusterad text. Gör på följande sätt för att skapa Anfang 1. Placera markören framför bokstaven du vill ändra till Anfang 2. Välj fliken Infoga 3. Klicka på Anfang som ligger ovanför alternativet Text 4. Välj det alternativ du vill ha Marginaljustera 1. 2. 3. Markera texten Välj fliken Start Du kan välja mellan följande alternativ: Vänsterställd text Centrerad text Högerjusterad text Marginaljusterad text 14 Makro Ett makrokommando är ett sätt att samla många tangenttryckningar och instruktioner till ett enda kommando. Makrofunktionen fungerar som en bandspelare som spelar in tangenttryckningar och sparar dem under ett namn som du själv väljer. Gör på följande sätt för att skapa ett Makro 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. Klicka på Office knappen Välj Word-alternativ Kontrollera att fliken Utvecklare i Menyfliksområdet är valt Klicka på fliken Utvecklare Klicka på knappen Spela in makro Döp makron till ett passande namn Välj om du vill koppla makrot till en knapp eller till tangentbordet Musmarkören visas med en bandspelare, vilket betyder att inspelningen har börjat Skriv in den text du vill ha Klicka på knappen Stoppa inspelningen när du är klar Ditt makro sparas automatiskt Kör makro 1. 2. 3. Klicka på knappen Makron under fliken Utvecklare Klicka på ditt makronamn och välj alternativet Kör Nu spelas makrot upp på skärmen 15 Kapitel 9 - Spalter och teckenavstånd Spalter I Word är det enkelt att skapa spalter med text så att resultatet liknar en tidningssida. Du kan skapa kataloger, nyhetsbrev eller andra dokument med sådan layout. Du kan också ändra så att endast en del av dokumentet innehåller en eller flera spalter. Dessutom kan du själv bestämma spalternas storlek och spaltens längd. Välj spaltbrytning om du vill att spalten ska täcka en del av sidan. Gör på följande sätt för att skapa spalter 1. Välja fliken Sidlayout 2. Klicka på alternativet spalter 3. Välj alternativet fler spalter 4. Följande dialogruta kommer fram 5. Klicka på det antal spalter du vill ha. Bredd och avstånd: Avstånd 1,25 är förvalt. Önskar du större eller mindre mellanrum mellan spalterna ändrar du siffran. Använd: I hela dokumentet om hela dokumentet ska spaltindelas. I annat fall välj Härifrån och framåt eller i markerad text. 6. Skriv in texten i första spalten. Om spalten inte ska täcka hela första sidan kan du välja spaltbrytning för att fortsätta i andra spalten 16 7. 8. Klicka på knappen Infoga sidbrytning . Följande dialogruta kommer fram Välj Spalt och insättningspunkten placeras i andra spalten. Om du vill kan du även ändra spaltbredde och mellanrum på linjalen. 17 Kapitel 10 - Expandera/Kondenserad text Vill du öka avståndet mellan tecknen använder du funktionen expanderad text. Du kan även minska avståndet med funktionen kondenserad text. Gör på följande sätt för att få Expandera eller kondenserad text: 1. Klicka på fliken Start 2. Klicka på listpilen vid alternativet Tecken 3. Klicka på fliken Teckenavstånd 4. Följande dialogruta kommer fram 5. 6. 7. Klicka på listpilen vid Avstånd och välj Expandera. Gör på lika sätt för att få kondenserad text. Vid med skriv t ex 3 Klicka på OK 18 Kapitel 11 - Avsnittsbrytning Avsnittsbrytning I texter där det omväxlande finns exempelvis en och två spalter är texten indelad i olika avsnitt. Om du väljer att visa alla tecken visas Avsnittsbrytning löpande på skärmen dör spaltindelningen förändras. Denna text skrivs inte ut, utan visas endast på skärmen var respektive avsnitt börjar och slutar. Du kan dela in ett dokument i flera olika avsnitt. Spalter i inskriven text 1. 2. 3. 4. 5. Markera texten du vill ändra till spalter Klicka på listpilen vid Spalter och välj Fler spalter under fliken Sidlayout Välj det antal spalter du vill ha Använd: I markerad text Ta bort markeringen i rutan Samma spaltbredd om inte spalterna ska vara lika breda Ändra spaltbredd 1. 2. Klicka i någon av spalterna. På linjalen kan du avläsa spaltbredden för respektive spalt. mellan varje spalt visas spaltmellanrummet som ett blått fält. Ändra spaltbredd genom att föra musmarkören på spaltmellanrummet på linjalen. Klicka och dra till önskad storlek. 19 Kapitel 12 - Affärsdokument/Sidhuvud/Sidfot/Sidindelning /Vattenstämpel Affärsdokument Det finns en särskild standard för uppställning av utskrift av affärsdokument och praktiska skrivelser. En sådan standard skapar enhetlighet och spar därför tid både för mottagare och för avsändare. I handboken ”Skriva på kontor” utgiven av SIS eller i handboken ”Skriv” utgiven av Liber kan du läsa mer om de regler som gäller för affärsdokument. Sidhuvud och sidfot Identifieringsuppgifter, dvs vem som skrivit ett dokument, vad det kan innehålla och när det skrevs, kan du placera överst på varje sida i sidhuvudet. Du får då automatiskt sidhuvud på samtliga sidor i dokumentet. Vid flersidiga dokument bör du även infoga sidnummer. På motsvarande sätt kan du också skriva in sidfot. Sidfoten innehåller text som skrivs längs ned på varje sida i dokumentet. I affärsbrev skriver man t ex företagets adressuppgifter i sidfoten. Du måste arbeta i utskriftslayout för att kunna se både sidhuvud/sidfot och text på skärmen. Vattenstämpel Du kan lägga till en vattenstämpel, t ex en bild eller texten Konfidentiellt som bakgrund i ditt dokument. Texten skrivs över vattenstämpeln som ligger som en tonad bakgrund i dokumentet. Sidhuvud Gör på följande sätt för att skapa ett sidhuvud: 1. Välj fliken Infoga 2. Klicka på alternativet Sidhuvud 3. Välj alternativet Redigera Sidhuvud. Som standard för sidhuvud finns två tabbar inlagda: en decimaltabb vid position 8 och en högertabb vid position 16. Radera tabbarna och lägg in en vänsterställd tabb vid position 9. Här brukar man ha t ex datum. 4. Klicka på knappen Stäng när du är klar. Sidfot Gör på följande sätt för att skapa en sidfot: 1. Välj fliken Infoga 2. Klicka på alternativet Sidfot 3. Välj alternativet Redigera sidfot 4. Skriv in din text 5. Klicka på alternativet stäng när du är klar 20 Vattenstämpel Gör på följande sätt för att skapa en Vattenstämpel 1. Välj fliken Sidlayout 2. Klicka på alternativet Vattenstämpel 3. Klicka på alternativet Anpassa vattenstämpel. Du kan välja om du vill ha en bild som vattenstämpel eller om du vill ha text. 4. Klicka på OK när du är klar 21 Kapitel 13 - Fotnoter och slutkommentarer För att förklara eller förtydliga ord i texten kan du använda funktionen Fotnot eller Slutkommentar. Fotnoten skrivs ut på samma sida som texten och Slutkommentaren skrivs ut på dokumentets sista sida. Gör på följande sätt: 1. Placera markören på det ord du vill förklara eller förtydliga 2. Klicka på fliken Referenser 3. Klicka på alternativet Infoga fotnot 4. Markören placeras längst ner på sidan 5. Skriv in din text 22 Kapitel 14 - Längre dokument Vid längre dokument kan man enligt den nya standarden avvika från tidigare regler som innebär att texten började antingen i position 0 eller 4,5 på linjalen. Skriver man ett dokument som omfattar flera sidor och vill ha utskriften på båda sidorna av papperet kan man börja texten i position 2,25 och sluta i position 15,75 cm på linjalen. Radens längd blir densamma, dvs ca: 13 cm och textens placering lika på fram- och baksidan av papperet. När du skriver in längre dokument som innehåller två eller flera sidor, sidindelas texten automatiskt av programmet. Du kan naturligtvis också själv sidindela dokumentet efter eget tycke. Längre dokument bör också innehålla sidnummer. Sidindelning Placera markören där du vill sidbryta texten och tryck på Ctrl-tangenten och Enter-tangenten. Du kan också klicka på knappen Infoga sid- och avsnittsbrytningar och välja Sida under fliken Sidlayout. Sidnummer 1. 2. 3. 4. Klicka på fliken Infoga Klicka på alternativet Sidnummer Välj vart du vill att texten ska placeras Klicka på knappen Stäng när du är klar 23 Kapitel 15 - Koppla dokument Genom att koppla samman ett adressregister med ett standardbrev skapar du brev med individuell mottagare. Detta gör att du kan skicka samma brev till flera personer utan att själv behöva skriva in adresserna. Huvuddokumentet är själva brevet Vid kopplad utskrift i Word är detta det dokument som innehåller texten och grafiken som är densamma i alla brev. Detta ska kopplas till datakällan (t ex adresslistan). Du kan använda ett befintligt dokument eller skapa ett nytt huvuddokument. Du börjar med att skapa adressregistret (datakälla). Härifrån hämtar du information om namn, adress mm till huvuddokumentet. Källdokumentet innehåller sådan information som ändras i varje nytt kopplat dokument t ex mottagarens namn och adress. Du kan sortera och göra urval i registret. Du kan t ex skriva brev till de anställda på en viss avdelning eller till dom som bor i en viss stad. Gör på följande sätt: 1. Skapa ett nytt dokument 2. Spar ditt dokument 3. Välj fliken Utskick 4. Klicka på alternativet Starta koppling av dokument 5. Välj Steg för steg-guiden 6. Välj dokumenttyp: Brev och klicka på Nästa: Startdokument 7. Välj Startdokument: Använd aktuellt dokument och klicka på Nästa: Välj mottagare 8. Välj mottagare: Ange en ny lista och klicka på knappen Skapa 9. Ny adresslista visas. Klicka på knappen Anpassa kolumner och du vill ändra fältnamnen på adresslistan och dialogrutan Anpassa adresslisa visas 10. Markera t ex Titel och klicka på knappen Ta bort. Dialogrutan Vill du ta bort fältet, visas. Svara ja. 11. Upprepa punkt 10 om du vill ta bort fler punkter 12. Om du vill ändra fältnamnens ordning markera aktuell fältnamn och klicka på knapparna flytta upp eller ned 13. Klicka på OK och Ny adresslista visas. Skriv in första adressen (posten) 14. Klicka på knappen Ny post och skriv in nästa post 15. Upprepa punkt 14 tills samtliga poster är inskrivna 16. Klicka på knappen OK och Spara adresslista. Spara adresslistan i din mapp 17. Dialogrutan Koppla dokument för mottagaren visas 18. Om du vill ändra fältnamnens ordning klicka på t ex fältnamnet Ort och dra det till Postnummer. Fälten byter då plats 19. Klicka på kolumnrubriken och vill sortera listan efter t ex Ort. 20. Klicka på listpilen om du vill göra urval i listan. 21. Klicka på Datakälla och knappen Redigera om du vill göra någon ändring i dina poster annars klickar du på OK 24 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. Klicka på knappen Nästa: Skriv brevet och placera markören där du vill infoga adressen Klicka på Adressblock och dialogrutan Infoga adressblock visas Klicka på listpilen vid Förhandsgranska och adresserna visas. Klicka på OK när du är klar Klicka på Nästa: Förhandsgranska brevet. Klicka på listpilen vid Mottagare 1 för att förhandsgranska alla brev Klicka på Nästa: Slutför koppling av dokument Klicka på Skriv ut om du vill skriva ut alla brev om inte klicka på Redigera individuella brev Dialogrutan Koppla till nytt dokument visas. Välj t ex Alla Spara dokumentet. Koppla nytt huvuddokument med befintlig datakälla 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Skapa ett nytt dokument och skriv in din text Välj fliken Utskick Klicka på knappen Starta koppling av dokument, välj steg för steg guiden Koppla dokument Välj Brev och klicka på Nästa: Välj mottagare. Vid Använd en befintlig lista klicka på Bläddra och välj den adresslista du vill koppla dokumentet till. Dialogrutan för Koppla dokument för mottagare visas. Klicka på OK. Klicka på Nästa: Skriv brevet. Placera musmarkören där du vill infoga adressen och klicka på Adressbok. Infoga adressblock visas klicka på OK. Klicka på Nästa: Förhandsgranska breven. Klicka på listpilen vid mottagare och adresserna visas i brevet. Klicka på Nästa: Slutför koppling av dokument Klicka på Redigera individuella brev eller Skriv ut. Koppla till nytt dokument alternativt skrivare visas. Välj t ex Alla Spar dina brev Koppla dokument med hjälp av verktygsfältet Koppla 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Skriv och spara brevet (huvuddokumentet) Välj fliken Utskick Klicka på knappen Starta koppling av dokument Klicka på knappen Välj mottagare. Välj Använd befintlig lista Placera musmarkören där du vill infoga adressen klicka på knappen Infoga kopplingsinstruktioner i gruppen Skriv och infoga fält. Dialogrutan Infoga kopplingsinstruktion visas Infoga fältet i den ordning du vill ha de i Klicka på knappen Slutför och koppla - Redigera enskilda dokument Dialogrutan Koppla till nytt dokument visas. Välj t ex Alla poster och breven visas 25 Kapitel 16 - Etiketter/Kuvert Etiketter Genom att använda kommandot Koppla dokument kan du skapa och skriva ut adressetiketter. Om du vill skapa adressetiketter, namnskyltar eller andra etiketter, anger du först huvuddokument som källdokument och kopplar sedan de två dokumenten. Kuvert Du kan automatiskt infoga, placera och skriva ut namn och adresser på kuvert. Du kan antingen använda information om mottagaren från befintligt källdokument eller skapa ett nytt. När du anger huvuddokument för en serie kuvert kan du ange kuvertstorlek, adressposition och hur kuvert matas in i skrivare. Etiketter med befintlig datakälla 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Välj fliken Utskick Klicka på knappen Starta koppling av dokument och välj Steg för steg-guiden Koppla dokument Ändra dokumentlayout - Etikettalternativ - Välj lämpligt alternativ t ex 30 per sida Nästa: Välj mottagare Använd en befintlig lista (som du har skapat tidigare) - Bläddra. Välj din lista - Öppna OK - Nästa: Ordna etiketterna Adressblock - Ok - Uppdatera alla etiketter - Nästa: Förhandsgranska etiketterna Nästa: Slutför koppling av dokument Välj Skriv ut eller Redigera enskilda etiketter - Koppla till skrivare alt Koppla till dokument visas, Välj det du vill Spara och stäng dokumentet Kuvert med befintlig datakälla 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Välj fliken Utskick Klicka på knappen Starta koppling av dokument - Steg för steg-guiden Välj dokumenttyp Kuvert - Nästa: Startdokument Ändra dokumentlayout - Kuvertalternativ - Välj lämpligt alternativ t ex C5 - Nästa: Välj mottagare Använd en befintlig lista - Bläddra. Välj din lista - Öppna - Ok - Nästa Ordna kuvertet Placera musmarkören där du vill infoga adressen - Adressblock - OK - Nästa: Förhandsgranska kuvertet. Klicka på listpilen för att se nästa adress. Nästa: Slutför koppling av dokument Välj Skriv ut eller Redigera enskilda etiketter - Koppla till skrivare alt. Koppla till nytt dokument visas. Välj det du önskar Spar och stäng dokumentet Du kan även skriva ut enstaka etiketter eller ett helt ark med samma namn och adress med hjälp av mallar. På samma sätt kan du också skriva ut kuvert. 26 Etiketter med samma namn 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Skapa ett nytt dokument Välj fliken Utskick Klicka på knappen Skapa och välj Etiketter Skriv in de uppgifter du vill ha med på etiketten Klicka på knappen Alternativ för att välja Etikettleverantör och produktnummer Klicka på knappen Nytt dokument och etiketterna visas Spara och skriv ut etiketterna På samma sätt kan du skriva ut kuvert 27 Kapitel 17 - Hämta format/Formatmallar Formathämtaren används då du vill kopiera formatet från en plats i texten till en eller flera andra platser. Du kan på så sätt få annan storlek, stil, justering mm med en enda operation. Hämta format 1. 2. 3. 4. 5. Placera musmarkören på ett ord som du har formatet du vill hämta Välj fliken Start Dubbelklicka på knappen Hämta format (ser ut som en pensel) Klicka på ordet du vill ändra format på Klicka på knappen Hämta format när du vill avmarkera formatet Formatmallar och Teman Formatmallar är en samling i förväg lagrade formateringar för tecken och stycken. Du kan använda formatmallar dels vid formatering av enstaka ord t ex rubriker, dels vid formatering av hela stycken i ett dokument. Genom att använda formatmallar sparar du tid vid textredigering. En annan fördel är att dokumenten blir enhetliga. Ett tema består av en uppsättning designelement och färgscheman. Med teman kan du enkelt skapa proffsiga och välutformade dokument. När du använder ett tema för ett dokument anpassas bland annat bakgrundsfärger, brödtext, rubriker och punktlistor på en och flera nivåer. Observera att Teman använder dokumentbakgrunder som endast visas på skärmen. Med programmet följer ett antal färdiga teman och formatmallar. Du kan också skapa egna formatmallar. När du använder teman och formatmallar med inställningar för exempelvis teckenstorlek, teckensnitt, kantlinjer etc kan du göra på två olika sätt: 1. 2. Skriv in texten och formatera därefter Välj formatmall eller tema alltefter som du skriver in texten Befintlig formatmall 1. 2. 3. 4. Välj fliken Start Klicka på listpilen i gruppen Format och välj önskat format, t ex Rubrik 1 Skriv in din text Upprepa punkt 2 vid byte av format 28 Skapa egen formatmall 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Välj fliken Start Klicka på ikonen Formatmallar Klicka på knappen Nytt format Dialogrutan Skapa nytt format visas Namn: Skriv in mallens namn Typ: Välj önskat alternativ t ex Stycke Baserad på: Klicka på listpilen och välj önskat alternativ t ex Normal Formatmall för följande stycke: Välj teckensnitt, teckenstorlek, justering, radavstånd, mellan rum mellan stycken mm Klicka på Format: Välj t ex Teckensnitt, Stycke, Tabbar, Kantlinje, Språk, Ram mm Om du vill skapa flera mallar börja om från början Kontrollera att den skapade mallen finns med på listan över formatmallar 29 Kapitel 18 - Dokumentmallar Att använda färdiga eller egna dokumentmallar underlättar ditt arbete. De flesta ordbehandlingsprogram innehåller dokumentmallar, allt från privatbrev till avancerade affärsbrev. Det vanligaste är att mallarna är utformade i USA och försvenskade i samband med översättning. I Word finns flera olika mallar att välja mellan. Du kan också skapa egna mallar. 1. 2. 3. 4. 5. Välj fliken Start Klicka på Office knappen Välj Nytt Här kan du se vilka mallar som finns att välja bland Väljer du Nytt från befintlig skapar du en egen mall När du har gjort en malla kan du för att undvika ändringar i mallen skydda dokumentet. Detta innebär att du inte kan skriva på andra än förutbestämda platser i dokumentet. Formulärfält De platser i ett skyddat dokument där du kan skriva in text eller välja mellan förutbestämda alternativ kallas formulärfält. Du kan välja mellan Textruta, Kryssruta eller Listruta. Textrutan använder du när du vill skriva in valfri text, kryssruta när du vill infoga Xmarkering och listruta när du vill välja mellan förutbestämda alternativ. Textruta För att du ska kunna skapa en mall måste du kontrollera att du har fliken Utvecklare. Om den saknas gör du på följande sätt för att skapa den. 1. Klicka på Office knappen 2. Välj Word-alternativ 3. Välj fliken Utvecklare i menyfliksområdet Nu har du fått en till flik som heter Utvecklare 1. 2. 3. Skapa malldokumentet Placera musmarkören där du vill infoga textrutan Välj fliken Utvecklare 4. Klicka på följande knapp 5. 6. 7. Välj textfält Högerklicka på textrutan och välj Egenskaper och Typ t ex Datum Om du vill ha en hjälptext klickar du på knappen Lägg till hjälptext och skriver den text du vill ha. Hjälptexten visas på Statusfältet längst ner på skärmen när du skriver in text i formuläret Välj fliken Start 8. 9. som finns vid Kontroller Klicka på knappen Visa alla i gruppen Stycke visas. Textrutan visas då med små ”nollor” så att samtliga tangentryckningar 30 Kryssruta 1. 2. Placera musmarkören där du vill infoga en kryssruta Välj fliken Utvecklare 3. 4. 5. Klicka på följande knapp Högerklicka på kryssrutan och välj Egenskaper Om du vill ha en hjälptext klickar du på knappen Lägg till hjälptext och skriv in din text. Hjälptexten visas på statusfältet. Kombinationsruta 1. 2. Placera musmarkören där du vill infoga en kombinationsruta Välj fliken Utvecklare 3. 4. Klicka på följande knapp och välj alternativet kombinationsruta Högerklicka på kombinationsrutan och välj Egenskaper. Vid Liststorlek, skriv t ex Bil och klicka på knappen Lägg till. Upprepa tills samtliga alternativ är inskrivna Om du vill ha en hjälptext klickar du på knappen Lägg till hjälptext och skriv in din text. Listrutan visas med det första alternativet. För att se övriga alternativ måste du skydda dokumentet. (Se nedan) och därefter klicka på listpilen vid respektive listruta. 5. Skydda dokument När du skapat formuläret med textrutor, kryssrutor och/eller listrutor måste du skydda dokumentet så att man inte skriver in information någon annanstans än i formulärfältet. När du skyddat dokumentet kan du endast infoga information i dessa rutor. 1. 2. 3. Välj fliken Utvecklare Klicka på knappen Skydda dokument Välj begränsad formatering och redigering. Markera Tillåt endast den här typen av redigering i dokumentet. Klicka på listpilen och välj Fylla i formulär och klicka på Ja, starta tvingande skydd och lösenord. Ta bort dokumentskyddet Välj Skyddat dokument - Begränsa formatering och redigering - Stoppa skydd och ange lösenordet. 31 Kapitel 19 - Disposition/Innehållsförteckning/Index Avsnittsbeteckning eller rubriknumrering använder man när man vill göra texten mer lättläst genom att rangordna textavsnitt i dokumentet. När en text är rangordnad kan du välja att enbart visa text av en viss rang. Rangordna dokument 1. Välj fliken Visa 2. Klicka på knappen Disposition 3. Placera markören i det stycke du vill rangordna och klicka på Höj en nivå eller sänk en nivå till önskad nivå. 4. Upprepa tills hela dokumentet är ordnat Visa text av en viss rang 1. 2. 3. Välj fliken Visa Markera ett ord Klicka på knappen Visa alla nivåer och välj t ex visa nivå 1 Rubriknumrering 1. 2. 3. 4. 5. Markera den text du vill numrera Klicka på knappen Flervalslista under Stycke Välj t ex alternativ 3 på andra raden Texten rubriknumreras enligt valt alternativ Stäng disposition 32 Innehållsförteckning När du arbetar med Word kan du infoga olika typer av listor och förteckningar i ett dokument. Du kan bl a infoga en innehållsförteckning och/eller ett index. En innehållsförteckning visar alla rubriker i den ordning de kommer i dokumentet. Ett index är en förteckning över ur texten valda ord, som sorteras i bokstavsordning. Det kan t ex användas vid ett sakregister. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. Rangordna texten Välj fliken Visa Klicka på knappen Utskriftslayout Ställ dig på första raden på första sidan Välj fliken Infoga Klicka på knappen Sidbrytning eller tryck på Ctrl + Enter Välj fliken Referenser Välj Innehållsförteckning Välj automatisk innehållsförteckning 1 Välj fliken Visa Klicka på Utskriftslayout Markera Index 1. 2. 3. 4. Placera musmarkören i början av dokumentet Välj fliken Referenser Klicka på knappen Markera indexord Dialogrutan Markera indexord visas. Markera ord i texten som ska indexeras och klicka på Huvudpostrutan och därefter på knappen Markera 5. Upprepa tills alla ord är markerade 6. Klicka på knappen Stäng 7. Välj fliken Visa 8. Välj Utskriftslayout 9. Välj fliken Start 10. Klicka så att samtliga koder blir synliga på skärmen Skriva ut Index 1. 2. 3. 4. 5. Placera musmarkören där index ska skrivas ut Välj fliken Referenser Välj Index Välj Infoga index Välj Typ Spalter och språk 33 Kapitel 20 - Säkerhetskopia/Lösenord Du kan skydda ditt arbete genom att regelbundet säkerhetskopiera markerade mappar och filer. Du kan även skapa en säkerhetskopia av dokument varje gång du sparar det. I programmet kan du göra en inställning så att du kan återskapa dokument som gått förlorade till följd av t ex ett strömavbrott. För att programmet automatiskt ska spara en säkerhetskopia krävs att du har sparat dokumentet mer än en gång. Säkerhetskopian visas som filtyp ”Microsoft Word kopiedokument. Spara dokumentet automatiskt under arbetets gång 1. Klicka på Office knappen 2. Välj Word-alternativ 3. Markera t ex Spara information för återskapning var 10:e minut 4. Här kan du även välja vart du vill att kopian ska hamna Lösenord Ett lösenord förhindrar att obehöriga användare får åtkomst till skyddade dokument eller objekt. Lösenordet kan innehålla alla kombinationer av bokstäver, siffror, mellanslag och symboler. Lösenordet får vara högst 15 tecken. När du skriver in lösenordet visas en *för varje tecken. Lösenordet skiljer på små och stora bokstäver. Skrivskydd Du kan även spara dokument med lösenord för skrivskydd vilket innebär att man måste känna till två lösenord för att kunna ändra i dokumentet. Spara dokument med lösenord 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Skapa ett nytt dokument Klicka på Office knappen Välj Spara som Välj Word dokument Klicka på knappen Verktyg Välj Allmänna alternativ Skriv in dina lösenord Klicka på OK Öppna ett dokument med lösenord 1. 2. Öppna det lösenordskyddade dokumentet Skriv in lösenordet när dialogrutan kommer fram och klicka på OK 34 Ta bort lösenord 1. 2. 3. 4. Öppna dokumentet som är lösenskyddat Klicka på Office knappen och välj Spara som. Klicka på knappen Verktyg och välj Allmänna alternativ Radera ditt lösen Spara dokumentet igen
© Copyright 2024