1. No category

Genesys Meeting Center
Användarguide
Genesys Meeting Center ger dig möjlighet att snabbt kunna mötas med personer från
olika delar av världen, så att de kan se det du vill visa dem, höra det du har att säga,
samarbeta, lära och fatta beslut. Du får telefonmöten, webbmöten och webbvideo i en
och samma tjänst, vilken är fullt integrerad med din kalender och chatt.
Du kan visa PowerPoint®-presentationer, dela dokument, testa och ställa frågor till dina
mötesdeltagare, du kan ta med dem ut på Internet och även koppla upp via VoIP (IPtelefoni). Genesys Meeting Center gör dina möten mer produktiva och du kan mötas
oftare utan tiden och kostnaden förknippade med resor.
Använd Genesys Meeting Center för:
Säljpresentationer
Utbildning och e-learning
Marknadsseminarier
Produktlanseringar
Avdelningsmöten
Företagspresentationer
Samverkan och projektledning
Tips för ett lyckat möte
Nedan finns några användbara tips för att hålla ett effektivt och produktivt möte med
Genesys Meeting Center.
Förbered dig i förväg. Undvik förseningar genom att innan mötet skapa och ladda
upp alla resurser du behöver under ditt möte såsom presentationer,
undersökningar eller prov.
Öppna mötet tidigt för att försäkra dig om att deltagarna kan komma in i mötet vid
den planerade starttiden. Ge dig själv några minuter för att öppna mötesrummet
och se till att alla nödvändiga komponenter är uppladdade.
Tala direkt i ditt headset eller telefonluren för bästa ljudkvalitet.
Tysta alla deltagare i möten då ni inte ska samarbeta för att minimera störande
bakgrundsljud.
Var uppmärksam på deltagarnas anslutningshastigheter eftersom de kan variera.
Ge tillräckligt med tid mellan bildbytena.
För optimal applikationsdelningsprestanda, ha så få öppna fönster som möjligt på
din dator under mötets gång.
Använd verktygen för kommentarer, röstning och prov för att främja interaktivitet.
Begränsa dig till sex eller sju punkter per bild i presentationerna för att hjälpa
deltagarna att bättre förstå och minnas innehållet. Använd ett större typsnitt för
bättre läsbarhet.
Se till att deltagarna laddat ner Genesys Meeting Center-applikationen innan ditt möte
om de vill använda presentatörsfunktionen eller använda webbvideo.
Obs: Dina deltagare behöver INTE ladda ner applikationen för att delta I ditt möte
Last modified on: 8/19/2011
Kom igång
Starta ett möte med hjälp av Outlook ® eller Lotus Notes kalendern eller Genesys Meeting
Center-ikonen på skrivbordet på din dator. Följ de enkla instruktionerna nedan!
Obs: Innan du följer stegen nedan, se till att du har administratörsrättigheter för att ladda ner och installera
program på din dator.
NERLADDNING OCH INSTALLATION
1
2
3
4
Ladda ner Genesys Meeting Center via www.genesys.com/go . Klicka på Get it
now!
När du ser nerladdninsfönstret, klicka Run. Klicka bara Next på följande frågor.
Välj Jag accepterar villkoren i licensavtalet och klicka Nästa
Fyll i ditt mötesnummer och PIN-kod i respektive fält. Bocka för Tillägg för
Outlookkalender om du vill att tjänsten integreras med din Outlook-kalender
och klicka Nästa. Obs! Inga stjärnor (*) används före och efter
mötesnummer/PIN-kod när du loggar in på webben.
5
När du ska avsluta nerladdningen, bocka för Sign in to Genesys Meeting
Center och klicka på Finish.
6
Snart kommer du att se Genesys Meeting Center ikonen
din dator. Du har nu installerat Genesys Meeting Center!
i verktygsfältet på
OBS: Lotus Notes användare kommer att omdirigeras till en separat webbsida för att installera en Lotus
Notes kalender plug-in efter att mötesapplikationen installerats.
ORDFÖRANDE VIA BROWSER
Om du inte installerar Genesys Meeting Center kan du fortfarande hantera dina
telefonmöten online genom att starta ett möte via din browser.
Du kan använda funktioner såsom tysta, ringa upp, chatta och stänga/öppna dörren till
mötet. Du kan inte använda funktioner som att samarbeta i program eller filer, visa
presentationer eller hålla omröstningar.
Supporterade browser- och operativsystem inkluderar: IE 6.0+ (Windows), Firefox 1.5+
(Windows/Mac/Linux), Safari 2.0+ (Mac).
SUPPORT FÖR APPLE IPHONE
Delta i och styr dina telefonmöten via din iPhone. Genom att använda webbläsaren Safari
kan du enkelt hantera dina telefonmöten. Ingen nedladdning eller köp i app store
krävs!
Du kan använda följande funktioner under telefonmötet: automatisk uppringning, ring upp
deltagare, tysta/låt deltagare tala, chatt samt öppna/stänga dörren till mötet. Ordförande
kan även visa PowerPoint presentationer under ett möte. PowerPoint bilder måste laddas
upp i Conference Manager innan mötet startar. (Uppladdning kräver Internet Explorer IE
6.0+).
Som deltagare kan du se allt material som visas och övriga deltagares uppkopplingar.
Klicka på Join a meeting i din schemalagda inbjudan för att starta eller delta i dina möten
eller logga in genom att klicka på Start or Join a Meeting Moderator/Participant på
www.genesys.com/go.
OBS: iPhone, Android och BlackBerry användare kan även klicka på den länk i inbjudan som är specifik för deras
telefon och på så sätt ansluta automatiskt till telefonmötet.
SUPPORT FÖR APPLE IPAD
Delta i och håll möten direkt från din iPad! Ingen nedladdning eller köp i app store
krävs!
Ordförande kan hålla möten och hantera alla deltagare online genom att använda
webbbläsaren Safari. Ordförande kan även visa presentationer som laddats upp i förväg
när de håller möten på sin iPad. PowerPoint bilder måste laddas upp i Conference
Manager innan mötet startar. (Uppladdning kräver Internet Explorer IE 6.0+).
Som deltagare kan du se allt material som visas och övriga deltagares uppkopplingar.
Klicka på Join a meeting i din schemalagda inbjudan för att starta eller delta i dina
möten eller logga in genom att klicka på Start or Join a Meeting
Moderator/Participant på www.genesys.com/go.
INTEGRERING MED INSTANT MESSENGER/CHATT
Bjud snabbt in deltagare till ditt möte med hjälp av Instant Messenger. Genesys Meeting
Center är helt integrerad med flera olika chattprogram.
1
När du har installerat Genesys Meeting Center, klickar du på skrivbordsikonen
i verktygsfältet och väljer Starta ett möte.
2
Klicka på Möte i rullgardinsmenyn och välj Mötesalternativ.
3
Klicka på Instant Messenger och bocka för respektive ruta för att integrera med
Windows Live Messenger och/eller Microsoft ® Office Communicator.
4
För att integrera med Lotus Sametime, bocka för den rutan och ange din
värdserver (host name), kommunikationsport, användar-ID och lösenord. Klicka
på OK för att spara inställningen.
Obs: Ditt Instant Messenger program måste vara igång när du följer instruktionerna ovan och när du
skickar inbjudningar till dina Genesys Meeting Center deltagare.
Schemalägg och starta möten
VIA MICROSOFT OUTLOOK
Dubbelklicka på mötestiden i Outlook-kalendern och klicka på Genesys Meeting
Center-knappen.
Din mötesinbjudan kommer automatisk att innehålla länkar till mötet för
ordförande och deltagare.
För att delta i mötet klickar ordförande och deltagare på sina respektive länkar i
mötesinbjudan.
Genesys Meeting Center kommer att uppmana ordförande och deltagare att ange
sina telefonnummer för att bli automatiskt uppringda.
Genesys Meeting Center ringer sedan upp både ordförande och deltagare när
mötet startar om alternativet Ring upp mig valdes.
Obs! Om du inte har installerat Outlook eller Lotus Notes integreringen, klicka på mötesikonen i verktygsfältet och
välj Gå till Conference Manager. Klicka Schemalägg ett möte och följ stegen för att schemalägga och bjuda in till
möte.
MED IBM LOTUS NOTES
Öppna en mötestid i din Lotus Notes Calendar, klicka sedan på Genesys
Meeting Center. Du kommer att se mötesnummer och information om hur man
deltar i mötet i textfältet.
Din Lotus inbjudan kommer automatiskt att innehålla information och
deltagarlänkar för dig och dina mötesdeltagare.
För att delta i mötet klickar ordförande och deltagare på länken i mötesinbjudan.
Genesys Meeting Center kommer att uppmana ordförande och deltagare att ange
sina telefonnummer för att bli automatiskt uppringda eller välja att ringa in till
mötet själva.
Genesys Meeting Center ringer sedan upp både ordförande och deltagare när
mötet startar om Ring upp mig-alternativet valdes.
Obs! Om du inte har installerat Outlook eller Lotus Notes integreringen, klicka på
mötesikonen i verktygsfältet och välj Gå till Conference Manager. Klicka
Schemalägg ett möte och följ stegen för att schemalägga och bjuda in till möte
Genesys Meeting Center mötesikon
Genesys Meeting Center ikonen
kommer automatiskt att finnas i verktygsfältet på din
dator när du har installerat Genesys Meeting Center applikationen.
Detta användarvänliga verktyg kan användas för:
1
2
3
4
Öppna ett möte med ett klick.
Schemalägga möten.
Delta i möten.
Öppna Conference Manager.
Starta ett möte
ORDFÖRANDE
1
För att starta ett möte, klicka på Genesys Meeting Center ikonen
verktygsfältet på din dator och välj Starta ett möte.
i
2
Välj hur du vill ansluta till audiodelen av ditt möte i den första snabbmenyn och
klicka på Nästa.
Välj vad du vill visa när mötet startar (t.ex. Visa en presentation, dela en fil eller ett
program etc.) i den andra snabbmenyn och klicka på Fortsätt.
Delta i ett möte
DELTAGARE
1 För att delta i ett möte, klicka på länken i e-post inbjudan eller i chatt inbjudan:
2
Ange ditt namn, välj hur du vill ansluta till audiodelen av mötet i snabbmenyn och
klicka på Delta i möte.Du kan välja nummer du använt tidigare från
rullgardinsmenyn.
OBS: Deltagare som har applikationen installerad kan även delta i möten via Genesys Meeting Center
ikonen
som finns i verktygsfältet. Välj Delta i möte , ange ordförandes mötesnummer och klicka på
Anslut till mötet som deltagare.
Säkerhet i mötet
STÄNG DÖRREN TILL MÖTET
Öka säkerheten i mötet genom att stänga dörren till mötet.
När dörren är stängd kan ordförande se deltagarna i väntrummet och sedan släppa in
dem en och en.
Du kommer att se ett meddelande när en deltagare anländer till mötet.
Du kan släppa in eller koppla bort en deltagare genom att:
Klicka på länken i meddelanderutan.
Högerklicka på deltagarens namn/telefonnummer.
Obs: Som standard är dörren till mötet stängd.
NUMMERIDENTIFIERING AV DELTAGARE
När deltagare ansluter till mötet, kommer nummeridentifieringsfunktionen automatiskt
kontrollera deltagarens nummer mot ordförandes adressbok i Outlook. Om namnet inte
hittas kan ordförande högerklicka på deltagaren och döpa om den.
Deltagarens namn kommer då att visas under pågående möte och även under kommande
möten.
Hantering av audio i mötet
AUDIOIKONER
Ordförande kan alltid se deltagarnas audiostatus i deltagarpanelen.
Högtalarikon
Deltagaren (eller ordförande) befinner sig i
huvud-mötesrummet.
Aktiv talare
Deltagaren (eller ordförande) talar eller så
indikerar ikonen att bakgrunsljud kommer från
telefonlinjen.
Ikon för tystad linje
Deltagarna kan inte höras när deras
telefonlinjer är tystade. Vid Tysta gruppen kan
deltagarna låta sig själva tala.
Föreläsning
Deltagarna kan inte höras när telefonlinjerna
är tystade och de kan inte låta sig själva tala.
TYSTA/LÅT DELTAGARE TALA
Klicka på högtalarikonen
bredvid deltagarens namn för att tysta eller låta deltagaren
tala.
För att tysta/låta alla deltagare tala, klicka på Tysta alla.
SYNKRONISERING AV WEBB OCH AUDIO ONLINE
Deltagare och ordförande kan synkronisera sina egna webb och audio uppkopplingar via
webben istället för att trycka kommandon på telefonen.
TYSTA GRUPPEN & TYSTA FÖR FÖRELÄSNING
Använd Tysta gruppen eller Tysta för föreläsning genom att välja Ljud längst upp i ditt
verktygsfält
Tysta gruppen: Alla deltagare tystas och kan låta sig själva tala genom att trycka #6 på
sin telefon.
Tysta för föreläsning: Alla deltagare tystas och kan inte låta sig själva tala.
Frågestund: Deltagarna får ett meddelande om att deras linjer har tystats. Berätta för
dina deltagare att de kan tycka på stjärna (*) när de vill ställa en fråga. Du som ordförande
klickar på den uppsträckta handen vilket ger ordet till deltagaren.
RING UPP DELTAGARE
Klicka på Ring ut och du kommer att se Ring upp deltagare-fönstret. Ange namnet och
telefonnumret på deltagaren du vill ringa och klicka på Ring upp. (Försäkra dig om att det
inte finns några mellanslag eller ogiltiga tecken mellan siffrorna).
Du kan även välja deltagare från din adressbok genom att klicka på Adressbok.
HANTERA MEDDELANDEN VID ANSLUTNING OCH AVSLUTNING
AV MÖTE
Klicka på Meddelanden på toppen av ditt verktygsfält för att hantera meddelanden vid
anslutning till och avslut av möten för ditt pågående möte. Välj Toner, Namn eller
Ingenting.
Obs: För att ändra inställningar för meddelanden för alla möten klickar på ljudikonen under Mötet.
Visa en PowerPoint-presentation
Ordförande kan enkelt visa en PowerPoint-presentation för deltagarna via webben.
UNDER MÖTETS GÅNG
1
I menyn Visa klickar du på Presentation och väljer filen från rullgardinsmenyn.
Listan kommer att laddas upp automatiskt.
2 Klicka på bilderna i förhandsgranskningsfönstret eller använd
navigationsknapparna för att gå igenom din presentation.
3 Klicka på bilden som visas för att gå till nästa bild.
INNAN MÖTET
1
Klicka på ikonen på skrivbordet på din dator
och välj Gå till Conference
Manager.
2 I Conference Manager, klicka på Resurser och välj Presentationer.
3 På uppladdningssidan för presentationer, klicka på Ladda presentation.
4 Välj den fil du vill ladda upp och ange presentationens namn.
Obs: Du kan även ladda upp en presentation under pågående möte. Klicka på bläddra och välj filen du vill ladda
upp.
Dela en fil, ett program eller skrivbordet på din dator
Dela och samarbeta i filer och program med dina deltagare direkt från din dator.
1 Under Visa, välj Fil eller program och välj filerna/programmen du vill visa för
deltagarna.
2 Alla program som är öppna på din dator kommer att visas i listan. Om
applikationen du vill dela inte finns med på listan, klicka på Bläddra och välj den
applikationen.
3 Bocka för filerna/programmen för att börja dela dem med deltagarna.
4 Du kan klicka på Visa hela mitt skrivbord för att dela alla program som är öpnna
på din dator. Alla filer och program som är öppna på din dator kommer att visas
för deltagarna.
Obs: Du kan klicka på den delade applikationen för att gömma kontrollpanelen. Klicka på fliken Genesys Meeting
Center på höger sida av din skärm om du vill se kontrollpanelen igen.
DELA UTVALDA DELAR
Dela en del av ett dokument eller program på ditt skrivbord.
1 Välj Utvalda delar i panelen Visa. Ett litet fönster öppnas.
2 Rör datormusen över den del av filen eller programmet som du vill dela med dina
deltagare.
3 Välj Dela skrivbord från rullgardins-menyn för att börja dela
4 För att avsluta delning, klicka på X i det övre högra hörnet av fönstret.
Välkomstssidan kommer att visas
PAUS AV DELNING
Ordförande och presentatörer kan välja att pausa delning av ett program med deltagarna.
När det är pausat kan inte deltagarna se vad ordförande/presentatör har på sin skärm
förrän de väljer att dela igen.
Paus av delning:
1 Klicka på paus-ikonen bredvid Delad i övre högra hörnet av din skärm.
2 Ikonen kommer att börja blinka och texten kommer att ändras till Sharing –
Paused.
Återgå till delning: Klicka på paus-ikonen igen. Texten kommer att ändras tillbaka till
Delad, vilket visar att pausen är avslutad och dokumentet delas igen.
BEVILJA KONTROLL TILL EN DELTAGARE
Deltagarna kan beviljas kontroll för att arbeta i en applikation som ordförande delar på sin
dator. Det ger dem inte en presentatörsroll, men ger dem möjlighet att redigera
applikationen ordförande delar.
Att bevilja kontroll till en deltagare:
1
2
3
Högerklicka på den deltagares namn som du vill lämna över kontrollen till.
Välj Befordra till presentatör.
Deltagaren får ett meddelande om att den tar över kontrollen genom att klicka på
datormusen.
Du kan närsomhelst ta tillbaka kontrollen från deltagaren genom att klicka på din
datormus.
BEFORDRA DELTAGARE TILL PRESENTATÖR
Deltagare kan befordras under ett möte så att de kan dela material från deras egen dator
och visa presentationer.
Att befordra en deltagare till presentatör:
1 Högerklicka på den deltagares namn som du vill befordra.
2 Välj Befordra till presentatör.
3 Deltagaren kommer att få ett meddelande om att den har blivit befordrad till
presentatör.
För att ta tillbaka kontrollen och göra presentatören till deltagare igen, klicka på
deltagarens namn och välj Degradera till deltagare.
Obs: Deltagare måste installera Genesys Meeting Center applikationen om de ska vara presentatörer.
Övriga funktioner
Gör ditt möte mer interaktivt och ge dina deltagare en bättre mötesupplevelse med
följande funktioner:
UNDERSÖKNINGAR/PROV/OMRÖSTNING
Samla feedback, testa dina deltagares kunskaper och få snabba resultat med
undersökningar/prov och omröstningar.
1 Klicka på Mötesmenyn i verktygsfältet högst upp och välj Mötesalternativ.
2 Bocka för Skicka undersökning, prov, omröstning och klicka på OK.
3 Välj den undersökning/prov eller omröstning du önskar och klicka på Skicka.
Du kan också skapa en undersökning, prov eller omröstning på en gång genom att välja
Skapa. Klicka på Uppdatera innan du skickar din undersökning.
SIDOKONFERENS FÖR TELEFONMÖTE
Du kan flytta deltagare till sidokonferenser.
1 Högerklicka på deltagarens namn.
2 Välj Flytta till och välj det specifika sidomötesrummet.
3 För att flytta en deltagare till huvudmötesrummet, högerklicka på deltagarens
namn, välj Flytta till och sedan Huvudrum.
RAPPORTER
Genesys Meeting Center lagrar detaljerade rapporter från dina möten med information om
mötets längd, antal deltagare, deltagarnas namn och resultat från undersökningar och
prov.
1 Klicka på Rapporter i Conference Manager för att få tillgång till mötesrapporter.
2 Välj Rapport och Exportera som CSV-fil.
WEBBVIDEO
Du kan enkelt sända video från din dators webbkamera.
1 Klicka på Mötesmenyn i verktygsfältet högst upp och välj Tillåt webbvideo.
2 När mötet startar, klicka på Sänd ut min video.
3 Välj den deltagare du vill visa i rullgardinsmenyn och klicka på OK.
ARKIV
Utöka räckvidden för ditt möte genom att arkivera det för framtida uppspelning.
1 Klicka på Möte i verktygsfältet högst upp och välj Spela in arkiv.
2 Namnge inspelningen och välj Ljud och/eller Webb.
3 Klicka på Spela in. Webbinspelningen börjar direkt. Audioinspelningen kommer
att starta efter att du hör meddelandet “Detta möte kommer att spelas in”, följt av
en ljudsignal.
4 Klicka på Stopp för att stoppa inspelningen.
5 Du hämtar ditt arkiv i Conference Manager under Konferens/Arkiv efter mötet.
Obs: Ytterliggare avgifter tillkommer för arkiv.
IP TELEFONI
Anslut till audiodelen av online-mötet via IP telefoni (VoIP). Allt du behöver är en
Internetuppkoppling och ett headset med mikrofon ansluten till din dator.
1
För att koppla upp dig via IP telefoni (VoIP) när du startar eller deltar i ett möte,
klicka på Anslut via Dektop VoIP i snabbmenyn.
2
Det är enkelt att gå mellan IP telefoni (VoIP) och telefonlinje under mötet i
Ljudanslutningspanelen.
Ytterliggare instruktioner för att aktivera IP telefoni (VoIP)
1
2
3
Klicka på ikonen och välj Gå till Conference Manager.
Välj Inställningar/Egna inställningar och klicka sedan på fliken Allmänt.
Bocka för Tillåt VoIP access till alla möten och klicka på Spara
mötesalternativ.
Telefonmöten
STARTA ETT MÖTE
1
Ring ditt mötesnummer.
Local Connect: Ring det lokala numret för staden alt. landet där du befinner
dig. Tryck sedan ditt mötesnummer med stjärna (*) före och efter.
2
Ange din fyrsiffriga pinkod med stjärna (*) före och efter.
ANSLUT TILL ETT MÖTE
Mötesdeltagare ringer mötesnumret för att delta.
Local Connect: Ring det lokala numret för staden alt. landet där du befinner dig. Ange
sedan mötesnummer med stjärna (*) före och efter.
KOMMANDON OCH FUNKTIONER
Kommando
Funktion
Beskrivning
*2*
Koppla bort senaste
deltagare
Koppla bort den deltagare som anlände sist
eller senast slagna nummer.
*3*
Återuppringning
Återuppringning av senast slagna nummer.
*6 *
Tysta / Tala
Ordförande och deltagare kan tysta sig själva
alt. låta sig själva tala.
*7*
Stäng / Öppna dörr
Stäng alt. öppna dörren till mötet.
*PIN 7*
Öppna mötet med
stängd dörr
Öppna mötesrummet,men håll dörren stängd.
*1*
Släpp in deltagare
*9*
Avsluta mötet
*10*
Ring / Koppla bort
samtal till support
Släpper in deltagare från väntrummet en och
en.
Avsluta mötet och koppla bort samtliga
deltagare.
Tillgång till enskilt samtal med kundsupport.
*50*
*
Tysta alla under
frågestund
Begära ordet
Aktiverar/avaktiverar tysta samtliga deltagare
för frågestund.
En deltagare begär ordet under frågestund
*5*
Ge ordet
*51*
Tysta alla
Ordförande låter nästa deltagare med en fråga
tala.
Aktiverar/avaktiverar tysta alla deltagare.
*52*
Tysta alla
Tystar/låter deltagarna tala. Tillåter deltagarna
att själva koppla bort tystning via *6*.
*70*
Koppla på/av
säkerhetskod
Koppla på/av säkerhetskoden under mötets
gang (via telefonen).
*4#### *
Skapa/ändra
säkerhetskod
Skapar ytterligare en säkerhetsmöjlighet för
möten utöver mötesnumret
*4*
Ta bort säkerhetskod
Ta bort befintlig säkerhetskod
*73*
Aktivera/avaktivera
anslutningmeddelande
Aktivera /avaktivera meddelande när deltagare
anländer eller lämnar mötet.
Obs! När upprop är aktiverat tillåter *73* ordförande att
ändra mellan 4 meddelanden (ton, meddelande,
namnupprop eller inget meddelande)
*74*
Aktivera/avaktivera
upprop
Ordförande kan aktivera/avaktivera upprop.
Deltagarna ombeds spela in sina namn vilka
spelas upp vid anslutning och bortkoppling.
*78*
Deltagarnamn
*007*
Delge antal deltagare
och namn
Ber deltagarna som inte spelat in sina namn
göra det.
Spelar upp deltagarnas namn när upprop är
aktiverat. Om ej aktiverat spelas antal
deltagare upp.
Kundsupport
Kundsupport
08-505 20 120
Via telefon: *10*
Teknisk support under mötet
Via webben: Under Hjälp/ Ring Kundsupport
Fakturafrågor
08-505 20 120
Utbildning och resurser
Anmäl dig till kostnadsfri
utbildning
www.genesys.com/se/utbildning
Användarguider
www.genesys.com/userguide
Kom igång länk
http://learn.conferencing.com/genmc-se