Omslagsbild; Nybyggnation kv. Veterinären Verksamhetsplan 2015-2017 Budget 2015 2014-11-11 Innehållsförteckning Verksamhetsstyrning 3 Omvärldsbevakning och förutsättningar 4 Organisation 5 Om verksamheten 6 Hyresgäster och medborgare 6 Medarbetare/arbetssätt 7 Förnyelse/tillväxt/utveckling 8 Ekonomi 9 Budget 2015 11 Drift Verksamhetsbeskrivningar Större förändringar Investeringar 2 Verksamhetsstyrning Kommunfullmäktige antar den strategiska planen för Arvika kommun som omfattar grundläggande förutsättningar och inriktningar för kommunkoncernens verksamhet. Arvika Fastighets AB ingår i kommunkoncernen och verksamhetsplaneringen sker därför i linje med koncernens planering. plan för Arvika Fastighets AB med mål och indikatorer för att mäta måluppfyllelsen, samt aktiviteter för att nå målen. Verksamhetsplanen är tillika en återrapportering till styrelsen, samt även kommunstyrelse och kommunfullmäktige. Uppföljningen av verksamhetsplan och budget sker löpande under året i VDrapporter, delårsrapporter samt vid årets slut i årsredovisningen. Med stöd från den strategiska planen för kommunkoncernen upprättas verksamhets- Principskiss och ”årshjul” för verksamhetsstyrning uppföljning 1 1/1 Årsredovisning och bokslut Styrelsen fastställer budget dec Arbete med bokslut och årsredovisning Styrelsen godkänner och undertecknar årsredovisning 1/10 1/4 Arbete med budget Årsstämma Underlag för strategisk plan 30/4 Delårsrapport 31/8 Delårsuppföljning 1 1/7 3 Strategisk plan fastställs av Kf Vision, strategiska mål och strategier Arvika – en attraktivare kommun Arvika Fastighets AB (AFAB) tillhör Arvika kommun och verkar under den övergripande visionen ”Arvika – en attraktivare kommun”. Utgångspunkt att verksamheten, inom vårt ansvarsområde, ska ge förutsättningar för ett gott och tryggt liv för de som lever och verkar i Arvika kommun. Visionen för Arvika Fastighets AB är ”AFAB – utvecklande fastighetsbolag”. Vår målbild är att Arvika blomstrar och växer, vi bidrar med rätt bostäder, rätt lokaler och trivsamma miljöer. Vi är ett föredöme som fastighetsbolag och arbetsplats. Vår affärsidé Arvika Fastighets AB ska inom Arvika kommun med affärsmässiga principer erbjuda hyresgäster attraktiva och trygga boenden, ändamålsenliga och effektiva lokaler samt förvalta och utveckla kommunalt ägda fastigheter, anläggningar och parkmark. Varumärket är ”Det trygga gröna fastighetsbolaget”. Vi arbetar inom devisen – Bättre. Tillsammans. För Arvika. Vi skapar boende, lokaler och miljöer där människor trivs länge. Vi möjliggör tillväxt i Arvika genom att se långsiktigt på utveckling, miljö och relationer. Omvärldsbevakning och förutsättningar Behovet av att utveckla bostadsbeståndet är stort, det gäller både nybyggnad och insatser i befintliga fastighetsinnehavet. Behovet av underhåll de kommande tio åren är mycket stort, främst beroende på byggnadsbeståndets åldersstruktur. Även insatser för modernisering och anpassning till dagens efterfrågade standard krävs. Behov av nybyggnad bedöms till nivå minst 100 lägenheter inom perioden 2015-2017. För kommunala verksamhetslokaler, som till största del utgörs av skollokaler, krävs investeringar för att modernisera och effektivisera lokalbeståndet samt för att genomföra energioptimeringar. Hög prioritet har just nu lokalförsörjning av nya förskolelokaler. I övrigt krävs en genomgripande lokalförsörjningsplanering inom verksamheterna för att säkerställa en långsiktigt hållbar investeringsplan. Ökad miljöprofil. Det finns generellt sett efterfrågan och behov av att stärka och utveckla vår fastighetsförvaltning med ökad miljöprofil. Att bli ett ”grönare” fastighetsbolag är en uttalad målsättning. Energieffektivisering för bostäder och lokaler krävs för att klara framtida krav på minskad klimatpåverkan. Även möjlighet till sortering av avfall är en viktig utveckling, föreberedelse för insamling av matavfall ska påbörjas. Ny teknik i fastigheter för ägares behov (t ex driftövervakning) och för hyresgästers behov av moderna kommunikationslösningar (bredband, larm, andra funktioner) ökar snabbt. AFAB ingår som viktig part i kommunkoncernens beslut för egen fiberutbyggnad. Demografi. Ökad efterfrågan av kvarboende i hemmiljö p.g.a. en större andel äldre invånare kräver satsningar för trygghet och ökad tillgänglighet. Fastighetsförvaltningen kan utvecklas i samverkan med kommunens omsorgsverksamhet i syfte att ge bästa service till äldre i bo4 stadskvarteren. I närtid ökar barnkullarna vilket mycket snabbt ställer krav på utveckling av förskoleplatser. Marknad och ekonomi. Det har under flera år varit en hög uthyrningsgrad i lägenhetsbeståndet, över 99 %. Inga tecken ses på förändrat läge i närtid. Sysselsättningsgraden och befolkningsutvecklingen är de faktorer som påverkar vakansgraden mest. Vakansgrad under 1 % är i normalfallet lågt, vilket innebär att beredskap/planering för ett scenario med högre vakansgrad bör göras. För att klara kommande behov av uppgraderingar inom såväl bostadssidan som lokalsidan krävs ökade resultatnivåer. Diskussion om hyressättning både inom bostadssidan och lokalsidan krävs. Översyn av intern hyressättning inom kommunkoncernen har påbörjats, med syfte att underlätta bland annat för att få incitament för yteffektivisering och energieffektivisering. Behovet att utveckla och modernisera fastighetsbeståndet kommer att innebära ökade investeringar. Egenfinansiering kommer inte att vara tillräckligt, nybelåning kommer därför att krävas. Personal. Kännetecken för attraktiva företag är att vara tydlig med värdegrund och varumärke. Därför är det viktigt att arbeta vidare med att utveckla medarbetarskapet, att implementera vision-värdegrund-varumärke som nu tagits fram under devisen ”Bättre. Tillsammans. För Arvika.” Det är nu viktigt att genomföra pågående processer att förädla och effektivisera bolaget till ett effektivt och modernt fastighetsföretag. Fokus läggs på att utveckla interna arbetsprocesser, utbilda personal, att samordna och effektivisera interna lokaler som personalutrymmen, arbetslokaler och förråd. Behov av ny personal ökar närmaste tiden genom ökande takt av pensionsavgångar. Sannolikt krävs också förstärkning av planeringsresurserna inom teknisk stab för att svara upp mot ökad efterfrågan av byggverksamhet. Organisation Figur 1 5 Om verksamheten Arvika Fastighets AB är kommunkoncernens allmännyttiga fastighetsbolag. Bolaget äger och förvaltar ett bostadsbestånd om cirka 3.000 lägenheter (inklusive vårdboende), verksamhetslokaler som hyrs av Arvika kommun samt viss del kommersiella lokaler. Bolaget utför även förvaltning av byggnader, anläggningar samt parkmark ägd av Arvika kommun. Förvaltningen av fastigheterna sker till stor del av egen personal. Totalt antalet tillsvidareanställda är 129 st samt 38 med tidsbegränsad anställning. Hyresgäster och medborgare Strategiskt mål Vi är ett attraktivt fastighetsbolag, där hyresgäster och medborgare är nöjda med vår verksamhet. Vi uppfattas vara det trygga, gröna fastighetsbolaget. Strategier - Vi för en öppen och aktiv dialog med våra hyresgäster och kommuninvånare. - Vi låter våra hyresgäster vara med och påverka. - Vi har en hög tillgänglighet och korta handläggningstider. - Vi agerar affärsmässigt, med tydlighet och med miljöfokus. Indikatorer Kundundersökning bostäder. Mätning vart tredje år av ”Förvaltningskvalitet” enligt Branschindex Bo. Enhet Utfall 2014 Mål 2015 Mål 2016 % 76,7* - - Uthyrningsgrad, andel lägenheter % 99,5*** ≥99 ≥99 Mål 2017 ≥83** ≥99 * Mätning sker vart tredje år. Utfall 2014 blev 76,7 % (motsvarar att 76,7 % av tillfrågade är ”ganska nöjda” eller ”mycket nöjda”). Medianvärdet för samtliga ingående fastighetsbolag i mätningen 2014 är 79,2 % (enbart allmännyttan 78,3 %). För Arvika Fastighets AB sänktes resultatet från 81 % vid mätning 2011. ** Mål 83 % motsvarar gräns för övre kvartil för alla ingående fastighetsbolag i mätning 2011 (d v s gräns för ”bästa fjärdedelen” av alla bolag) *** Utfall per 1 nov 2014. 6 Aktivitetsplan       Arbeta in systemet med systematiskt hyressättning efter modell ”Rättvis hyra” inom bostadsbeståndet med start 2015. Ökad kundservice genom att stimulera till högre andel felanmälan via webb samt att förbättra tillgänglighet och svarsfrekvens via telefon. Tillgänglighet och trygghet i boendet. Inventera nuläget och upprätta plan för utveckling av tillgänglighet och trygghet. Analysera utfall av hyresgästundersökning 2014 (bostäder) och upprätta handlingsplan för åtgärder. Öka och utveckla arbetet med boendefrågor inom det sociala området tillsammans med verksamheten Lärande och Stöd Utveckla systemet för s. k. koncernhyresavtal tillsammans med Arvika kommun (hyresgäst), syfte att uppnå incitament för besparingar för både hyresvärd och hyresgäst. Medarbetare/arbetssätt Strategiskt mål Vi är en attraktiv arbetsgivare, där medarbetarna trivs, utvecklas och är stolta över att ge god service. Vi är ett föredöme som fastighetsbolag och arbetsplats. Verksamheten ska drivas konkurrensmässigt i jämförelse med externt upphandlat utförande. Strategier - Vi erbjuder utvecklingsmöjligheter och stimulerande arbetsuppgifter i en god arbetsmiljö. - Vi har en tydlig process för ledning och styrning av verksamheten. - Vi genomför satsningar för personalens kompetensutveckling. - Vi arbetar aktivt för att förbättra medarbetarnas hälsa. - Vi arbetar aktivt för ökad jämställdhet och mångfald. Indikatorer Enhet Sjukfrånvaro % Medarbetarindex ** Index Utfall 2014 Mål 2015 ≥5,0 *5,4 66 - Mål 2016 4,5 Mål 2017 4,25 ≥73*** * Utfall t o m september månad. **Vi genomför medarbetarundersökningar vartannat år med start i bolaget 2012. *** Index 73 motsvarar genomsnittresultatet 2014 för hela kommunkoncernen. 7 - Aktivitetsplan Det är fortsatt viktigt att fokusera på utveckling av personal, organisation, arbetssätt och ledning under 2015 för att bygga vidare till ett effektivt och modernt fastighetsföretag. En målsättning är att verksamheterna ska drivas konkurrensmässigt i jämförelse med externt upphandlat utförande.     Plan för personalförsörjning och kompetensutveckling upprättas. Genomföra samordning och effektivisering av interna lokaler. Utveckla insikten och förståelsen om ”medarbetarskapet” genom speciell fokus på värdegrundsdiskussioner. Analysera utfall av medarbetarundersökning 2014 och upprätta handlingsplan för åtgärder. Förnyelse, tillväxt och utveckling Strategiskt mål Vi är ett framgångsrikt bolag som utifrån ekologiska, sociala och ekonomiska hänsyn skapar god livskvalitet för dagens och morgondagens hyresgäster och kommuninvånare. Vi arbetar målmedvetet med att utveckla fastighetsinnehavet. Strategier - Vi arbetar aktivt i allmännyttigt syfte att skapa fler boenden i kommunen. - Vi arbetar aktivt för ett effektivt lokalutnyttjande. - Vi agerar och planerar långsiktigt för en miljömässig hållbar fastighetsförvaltning och verkar aktivt för att minska energianvändandet. - Vi verkar för ökad samordning inom kommunkoncernen, där kvalitets- och resultatmål ska tydliggöras. Utfall 2013 Mål 2014 Mål 2015 Mål 2016 Mål 2017 Indikatorer Enhet Energieffektivisering*) Energiförbrukning Mwh Mwh -2300 59 700 -1500 58 200 -1500 56 700 -1000 55 700 -1000 54 700 Nya lägenheter, påbörjat Antal ROT-ombyggda lägenheter Antal 0 40 40** 40 20 Antal 10 ≥40 ≥70 ≥70 40 *Utgångspunkt är förbrukning 62.000 MWh mätår 2009. **Inkl 8 serviceboenden kv Lägret (Nybacken) 8 Aktivitetsplan           Utbildning för ökad kunskap och allmän medvetenhet angående miljöfrågor i fastighetsverksamhet. Energieffektiviseringsaktiviteter för våra hyresgäster (bostäder och lokaler). Fortsatt arbete att utveckla möjligheter till energibesparing i den dagliga fastighetsskötseln. Satsning på utbyggnad av system för källsortering avfall. Påbörja individuell mätning och debitering av energiförbrukning Färdigställa nyproduktion 39 lgh i kv Veterinären (Fabriksgatan/Torggatan) under 2015. Planering för ytterligare nyproduktion av bostäder i kv Krukan (Kyrkogatan/Borggatan) och kv Hjorten (Magasinsgatan/Jakobsgatan/Harald Hallens gata) samt serviceboende i kv Lägret (Nybacken, Nygatan). ROT-ombyggnader av lägenheter i kvarteret Dragspelet (Agneteberg) 2015-16 Medverka i upprättande av lokalförsörjningsplan för kommunala verksamhetsfastigheter. Utveckling av lokaler för ökat behov inom förskoleverksamheten. Ekonomi Strategiskt mål Vi har en hållbar ekonomi, där vi använder våra resurser på ett affärsmässigt sätt. Strategier - Vi driver en ansvarsfull verksamhet där ekonomi i balans är överordnad övriga krav. - Verksamhetsområdena bostäder samt kommersiella lokaler ska drivas och utvecklas affärsmässigt. -Förvaltning av verksamhetsfastigheter samt utförande av skötseluppdrag ska genomföras och utvecklas konkurrenskraftigt och kostnadseffektivt. Indikatorer Ekonomiskt resultat f skatt Soliditet Enhet Utfall 2014 Tkr % *27 000 11 Mål 2015 26 668 12 *Avser prognos 2014. 9 Bolagets verksamhet omfattar fyra verksamhetsområden; 1. 2. 3. 4. Förvaltning bostadsfastigheter. Förvaltning kommersiella fastigheter. Förvaltning verksamhetsfastigheter (Arvika kommun är hyresgäst). Skötseluppdrag för fastigheter, anläggningar och parkmark ägda av Arvika kommun. Aktivitetsplan     Analys av fastighetsbeståndets struktur och omfattning. .Fastighetsvis upprätta affärsplaner (inkluderande analys av driftnetto och värdebedömning). Säkerställa att verksamheterna utförs branschmässigt kostnadseffektivt. Säkerställa heltäckande internkontroll angående fastighetsägaransvaret. 10 Budget Budget 2015 har gjorts utifrån kända taxehöjningar och övriga kända prishöjningar avseende kostnader samt justerad bedömning av ränteutveckling med förutsättning att del av rörliga lån omvandlas till bundna under året. I kostnadsbudget för 2015 ingår kostnader för utvecklingsprojekt (företagsutveckling) i nivå 1 500 tkr. Syftet med dessa projekt är att genomföra effektivisering och utveckling av företagets verksamhet. Dessa kostnader bedöms under kommande år om möjligt ingå i våra budgeterade kostnader men kommer att variera i omfattning beroende på hur behoven ser ut. Nedan anges ett sammandrag av driftbudget. Specificerad sammanställning finns i bilaga. Driftbudget 2015 Drift egna fastigheter enligt K3-redovisning (tkr) Intäkter Driftkostnader Underhållskostnader Fastighetsskatt Central adm Avskrivningar Finansiella poster Resultat (enligt K3-redovisning) 301 595 -166 815 -29 475 -3 281 - 2 750 -43 212 -29 562 26 500 Skötselavtal (tkr) 15 175 -13 086 -950 0 0 -1 139 0 0 För jämförelse med tidigare år (där K3-redovisning inte förelåg) ska budgetresultat omräknas till nivå 7 800 tkr. Viktig uppgift är att fördjupa tillsammans med kommunförvaltningen och prioritera underhållsåtgärder och investeringsbehov inom verksamhetsfastigheterna. Långsiktig lokalförsörjningsplan ska utgöra grunden för större beslut. Flera skolor och förskolor är i stort behov av mer omfattande renovering. Verksamheterna Lokaler Avdelning Lokaler ansvarar för förvaltning av lokalfastigheter samt skötsel av byggnader och anläggningar tillhörande Arvika kommun (skötselavtal). Effektivisering av fastighetsskötseln fortsätter genom att all uteskötsel kommer att hanteras av avdelningen Park- och tomtmark. Fortsatta energieffektiviseringsåtgärder kommer att fortgå och intensifieras, till hjälp för arbetet kommer några byggnader att kompletteras med mätare för verksamhetsel och fastighetsel. 11 Bostäder Avdelning Bostäder ansvarar för förvaltningen av bostads- och vårdboendefastigheter. Sammanlagt 3008 boenden varav 2.573 lägenheter i det ordinarie lägenhetsbeståndet, resterande i vårdboendet. Utrednings- och projekteringsverksamheten kommer att kräva relativt stor insats närmaste åren. Förstärkning sker via projektanställd byggingenjör och ytterligare konsultinsats kan bli nödvändig. Park- och tomtmark Avdelningen ansvarar för den yttre skötseln på bostadsgårdar, skolgårdar, förvaltningslokaler och vårdhem i Arvika kommun. Det innefattar grönyteskötsel, skötsel av lekplatser, snöröjning och städning av de yttre miljöerna. Viktiga frågor de närmaste åren är att genomföra renoveringar, nybyggnationer samt energieffektiviseringar. En utveckling av bostadsförvaltningen har påbörjats genom bland annat införande av digital felanmälan. Ett stort och viktigt projekt som pågår är att genomföra översyn av nuvarande hyressättning genom s k systematisk hyressättning (projekt Poängen), vilket ska införas med början under 2015. Projektet sker i samarbete med hyresgästföreningen. Avdelningen har även ett skötseluppdrag från Arvika kommun som omfattar skötsel av parkmark. I det ingår skötsel av grönytor och parker, tätortsnära skog, lekplatser m m. I uppdraget ingår även att upprätta vår- och sommarblomsprogram, blommorna odlas upp i vårt växthus. Administrativ stab Administrativa staben har ansvar för att sammanhålla ekonomi- och administration. Särskida utvecklingsområden under 2015 är att förtydliga och förenkla ekonomiska uppföljningen samt att utarbeta underlag för affärsplaner per fastighet. I takt med ökade investeringar är finansierings- och likviditetsplanering ett fokusområde. Städ Avdelningen Städ ansvarar för den dagliga lokalvården för kommunala verksamheter samt hyresfastigheter. I uppdraget ingår även tjänsteutförande som storstädning, golvvård, flyttstädning, byggstäd och sanering. Teknisk stab Städverksamheten skall fortsätta att arbeta med att utveckla verksamheten med syfte att nå uppsatta mål för ett miljömässigt, ekonomiskt och kvalitetsmässigt utförande inom lokalvården. Teknisk stab har som uppgift att utgöra stöd för beslut inom fastighetsförvaltningen angående drift- underhålls- och byggprojekt. Speciellt viktigt under närmaste åren är att planera och genomföra nyproduktion samt ROT-ombyggnad av lägenheter. 12 Större förändringar Speciellt viktiga utvecklingsområden är att genomföra nyproduktion samt att fortsätta systematisk ROT-ombyggnad av lägenheter. Viktigt i detta sammanhang är att nå tillfredsställande uppgörelser med hyresgäster och hyresgästföreningen om hyresnivå. Det är även viktigt att utveckla satsning på ökad trygghet och tillgänglighet i boendet. Ett ändrat arbetssätt med inriktning mot mer samverkan med verksamheterna Vård och omsorg och Lärande och stöd ska införas. Fortsatt under 2015 kommer särskilda insatser att prioriteras för att stabilisera verksamheten till ett effektivt och modernt drivet fastighetsföretag. Genomförande av projektet ”lokalsamordning” är ett led i denna effektiviseringsprocess. Lokalsamordningen består i att huvuddelen av all yttre verksamhet inom AFAB samordnas och flyttas till ett ställe (planerat till kv Förrådet vid Styckåsen). Samordningen kommer att frilägga ett antal lokaler som kan hyras ut eller säljas. 13 Investeringar Investeringsbudgeten redovisar en ram för projekt som bedöms prioriterade. Separata beslut med erforderlig investeringskalkyl krävs innan igångsättning. Kommunala beslut krävs innan slutligt beslut om investeringar inom verksamhetsfastigheter. För belopp som avser ”tidigare underhåll, nu investering enligt K3-redovisning” föreslås att ytterligare styrelsebeslut inte krävs. Inom bostadsbeståndet krävs att tillfredsställande uppgörelser nås med hyresgäster/hyresgästföreningen om hyresnivåer innan slutligt beslut om nybyggnad och ROTombyggnader. Budget investering (tkr) Total projekt Ombyggnad Förrådet 1 för AFAB 2015 2016 2017 5 000 Ombyggnad Ritz, Arken 6 30 000 Utveckling lokaler förskoleverksamhet 40 000 Kök Taserudsgymnasiet, Överläraren 2 Kök Kyrkebyskolan, Magistern 1 7 000 5 000 15 000 7 000 Kök Järvenskolan, Gunnarskog Stommen 1:182 3 500 Kök Sulvik skola, Rådane 1:106 4 000 Kök Minnebergsskolan, Duvan 1 3 500 Kök Hamngatan, Korpralen 9 3 000 Ventilation Rinnen skola, Rinnen 1:34 3 000 ROT Lugnet, Paletten 1 3 700 Ospec vent fönster 900 Modernisering skolor Nybyggnad 40 lgh, Veterinären 5,8 2 000 2 000 140 000 80 000 60 000 Tillbyggnad 8-10 lgh Nybacken, 21 000 14 Lägret 3 Nybyggnad 60 lgh, ospecificerat 72 000 ROT 18 lgh, kv Spinnaren, Renen 7 500 ROT 150 lgh, kv Dragspelet 84 000 36 000 2 500 35 000 30 000 Takbyte Kv Nyckeln 7 000 ROT ospec 16 500 Takbyte 4 500 4 500 Relining 4 000 6 000 Utemiljö Taserudsgatan kv Skräddaren, Skomakaren, Stenhuggaren 3 000 Låssystem/tvättbokning 4 000 Tillbyggnad 1 lgh Kamomillgatan, Röllekan 1 9 000 700 Energieffektivisering 10 000 3 000 5 000 Parkeringsanläggningar, bostäder 1 500 1 500 500 Fastighetsnära källsortering, bostäder 3 000 3 000 1 000 Maskiner och fordon 3 800 3 800 4 000 237 400 149 300 243 700 13 000 7 300 20 300 7 000 6 600 13 600 7 500 6 500 14 000 Delsumma Tidigare underhåll, nu investering Bostäder Lokaler Delsumma tidigare underhåll, nu investering enligt K3-redovisning Summa 257 700 15 162 900 257700