Biblioteksdagarna 2011 ` ` ` ` ` Presentation Vad är Lean? Stockholm Södertälje Avslut ` ` ` ` Lean-filosofin har sitt ursprung i Toyotas system för produktion av bilar En filosofi med avsikten att skapa mervärde åt användare/kunder och medarbetare samtidigt. Kontinuerliga förbättringar utifrån ett användarperspektiv Medarbetare som ständigt utvecklar sin process och sig själva genom att lösa problem och eliminera slöseri. Lean på Stockholms stadsbibliotek Syftar till att införa ett processorienterat arbetssätt och stimulera ett medarbetarskap och ledarskap som ger stöd till ständiga förbättringar av verksamheten Politiska beslut Kund Kund Biblioteksplan Verksamhetsplan Stockholms stadsbibliotek Kund ` ` ` ` Ge stockholmarna en ännu bättre biblioteksverksamhet Bättre arbetsmiljö och ökad trivsel Samtliga medarbetare får möjlighet att dela med sig av sina kunskaper och sina erfarenheter Hushålla med resurser ` ` ` Dialog – fånga in användarnas behov och tydliggöra deras förväntningar Delaktighet – förbättra användarnas möjlighet att uttrycka synpunkter och påverka Bemötande – öppenhet, dialog och utveckling Kundnöjdhetsundersökning på Stockholms stads 41 bibliotek Enkät tillgängligt tryckt, digitalt och på sex olika språk Biblioteket.se Researcher Besökare Mobila webben Andra webbar & tjänster Den effektiva Sociala Sanna Fysiska bibliotek Målgruppsanalys – kvalitativ dialog Bokälskare Mediakonsumenter Förmedlande Fredrik Distanslånare Södertälje stadsbibliotek Växthuset ` ` ` Kvalitet Effektivitet Människor som växer KVALITET Hur mycket bättre blir vi på att ge användaren det den behöver? 9 Kvaliteten ska vara 100% rätt från beslut tills att mediet är lånbart. •Rätt medier - Det månadsvisa cirkulationstalet ska öka från 0,136 till 0,15. •Rätt iordningsställning vid ankomst – 100% rätt EFFEKTIVITET Hur mycket bättre blir vi på att göra mer med samma resurser? 9 Ledtiden får vara max 3 dagar från att BTJ-listan kommer tills att vi fattar ett inköpsbeslut. 9 Ledtiden får vara max 3 dagar från att mediet kommer tills att det är lånbart. MÄNNISKOR SOM VÄXER Hur mycket utvecklas vi medarbetare genom arbetet med ständiga förbättringar? 9 Minskad stress 9 Ökad arbetsglädje 9 Ökad kompetensutveckling Mäts genom veckovis individuell utvärdering av arbetssituationen. Exempel på slöserier Slöseri Värdeskapande Icke värdeskapande men nödvändigt 9 9 9 9 9 Inköp av medier som ingen efterfrågar Väntetider Onödiga arbetsmoment Fel Medarbetarnas outnyttjade kreativitet Värdeflödesanalys Mediets väg Önskat framtida läge Lösningsspår 1. 2. 3. 4. 8 Hög Effekt 3 10 4 6 7 5 14 Medel 13 2 9 5. 6. 1 7. 8. Liten 12 9. 10. 11 Liten 11. 12. 13. Medel Hög Insats 14. Mediamöten (struktur) Veckoplanering per person Daglig styrning Målstyrning och ständiga förbättringar Start profilinköp (tekniskt och kriterier) Rutiner kring inköp baserat på omvärldsbevakning, och ämnesbevakning. Ta fram medieplan Helhetssyn kompetensutveckling (individuell) Införa digital BTJ-lista Märkning, stämpling mm av leverantören Nya rutiner kring fakturering Mötesstruktur (samtliga möten) Arbetssätt mottagning till lånbart Arbetssätt beställningar (informationen när man vill spåra mediets väg) Etablera normallägen utifrån användarens behov Organisera arbetslagen för ständiga förbättringar Organisera ledning och uppföljning för ständiga förbättringar 9Identifiera centrala processer 9Förbättringsgrupper 9Målstyrningstavlor 9 Målstyrning i chefsstrukturen 9 Standardisera mätning av kvalitet, effektivitet och människor som växer. Södertälje bibliotek Anja Dahlstedt [email protected] Tel. 08-523 022 59 Stockholms stadsbibliotek Nina Holmqvist [email protected] Tel. 08-508 30 740, 076-12 30 740 ` Ahrenfeldt: Förändring som tillstånd, 2.uppl. 2001 ` Balmer-Hansen: Den skickliga leanledaren , 2010 Jones, Womack: Lean thinking, 2003 Jones, Womack: Lean solutions, 2005 Liker: The Toyota Way: Lean för världsklass, ` Shook: Lean Management – med hjälp av A3- ` ` ` 2009 analyser, 2010