Handledning
för
COOP SET-order
© Expert Systems 2013
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Tel: 08-446 34 00
Senast Uppdaterad: 13-04-05
Handledning för COOP SET-order
Sida 2 av 14
Innehållsförteckning
1.
Användarhandledning .......................................................................................................... 3
2.
Affärsprocessbeskrivning ................................................................................................... 3
2.1
Introduktion..................................................................................................................................... 3
2.2
Skiss över flödet............................................................................................................................. 3
2.3
Artiklar ............................................................................................................................................. 3
2.4
Adresser .......................................................................................................................................... 3
2.5
Priser................................................................................................................................................ 4
2.6
Order ................................................................................................................................................ 4
2.6.1
2.6.2
2.6.3
2.6.4
2.7
Utleverans ....................................................................................................................................... 4
2.7.1
2.8
Pant ........................................................................................................................................................................ 4
Delleverans ........................................................................................................................................................... 4
Ersätta artiklar ...................................................................................................................................................... 4
Avhämtning ........................................................................................................................................................... 4
Transport ............................................................................................................................................................... 4
Faktura ............................................................................................................................................. 4
2.8.1
2.8.2
Frakt ....................................................................................................................................................................... 5
Kreditfaktura ......................................................................................................................................................... 5
Handledning ........................................................................................................................... 6
3.
3.1
Artiklar ............................................................................................................................................. 6
3.1.1
Uppdatera artiklar ................................................................................................................................................ 6
3.1.1.1 Pantartiklar ........................................................................................................................................................ 6
3.1.1.2 Partners artiklar ................................................................................................................................................ 7
3.2
Partners ........................................................................................................................................... 7
3.2.1
3.2.2
3.3
Adresser .......................................................................................................................................... 8
3.3.1
3.3.2
3.4
Uppdatera utleverans ........................................................................................................................................ 10
Lista utleverans .................................................................................................................................................. 11
Samlingsfaktura ........................................................................................................................... 11
3.6.1
3.6.2
3.6.3
3.7
Notifiering .............................................................................................................................................................. 8
Uppdatera order ................................................................................................................................................... 9
Lista order ........................................................................................................................................................... 10
Utleverans ..................................................................................................................................... 10
3.5.1
3.5.2
3.6
Uppdatera adresser ............................................................................................................................................. 8
Lista adresser ....................................................................................................................................................... 8
Order ................................................................................................................................................ 8
3.4.1
3.4.2
3.4.3
3.5
Uppdatera partners .............................................................................................................................................. 7
Lista partners ........................................................................................................................................................ 7
Skapa samlingsfakturor .................................................................................................................................... 11
Lista fakturor ....................................................................................................................................................... 12
Kreditfaktura ....................................................................................................................................................... 12
Övrigt ............................................................................................................................................. 14
3.7.1
Statuslistan ......................................................................................................................................................... 14
© Expert Systems 2013
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Tel: 08-46 34 00
Senast Uppdaterad: 13-04-05
1.
Handledning för COOP SET-order
Sida 3 av 14
Användarhandledning
I den här handledningen beskriver vi hur du använder Exder för att hantera Coops flöde SET-order.
2.
Affärsprocessbeskrivning
2.1
Introduktion
Coop använder SET-order för order från butik avseende leverantörer av produkter inom kategorin mejeri och
bryggeri.
2.2
Skiss över flödet
Följande meddelanden utväxlas mellan Coop och leverantören.
2.3
Artiklar
Artiklar ska stämmas av med Coop innan etablering. Vid orderinläsning tas i första hand leverantörens
artikelnummer. GTIN i order pekar inte på beställd enhet utan på de ingående konsumentförpackningarna, som
dock inte behöver vara upplagda i Exder. Det är butiksförpackningen som ligger upplagd.
Coop skickar även med sitt motsvarande artikelnummer, som leverantören ska ha kopplat till sitt nummer i Exder.
Då flödet använder SRS-emballage ska även dessa läggas upp i Exder.
2.4
Adresser
Coop använder GLN för att på ett korrekt sätt kunna styra adresseringen av leveranser och juridiska köpare samt
fakturamottagare. Alla leverantörer får GLN och dess tillhörande uppgifter från Coop. Leverantörerna underhåller
själv dessa adresser i Exder.
© Expert Systems 2013
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Tel: 08-46 34 00
Senast Uppdaterad: 13-04-05
Handledning för COOP SET-order
Sida 4 av 14
I ordern skickas butikens GLN i samtliga segment, det vill säa NAD BY, NAD DP och NAD IV. Då fakturan inte ska
adresseras avsändaren av order kopplas butiksadresserna till i detta fall CIKAB genom uppslagning i
adressregister med kopplingar mellan avsändande butik och fakturamottagare.
2.5
Priser
Coop tillämpar nettopriser. Pris kommer inte i order, utan pris per konsumentförpackning ska registreras av
leverantören i artikelregistret.
I dagsläget kontrolleras priser och artiklar manuellt via Excel-ark innan EDI etableras. Coops inköpspris innebär
avtalat inköpspris inklusive alla rabatter och påslag, utom överenskomna efterfakturerade rabatter.
2.6
Order
Order kommer alltid in elektroniskt. Manuella ordrar får endast användas som underlag för kreditfaktura.
Coop förser varje order med ett unikt ordernummer vilket ska användas av leverantören som referens vid
fakturering.
Avhämtning av gods görs av Coop. I ordern anges avhämtningsdatum samt tidpunkt.
2.6.1 Pant
Antal SRS-enheter ska alltid ha en egen rad på följesedel och faktura. En halvpall för att hantera mindre
plockordrar (färre än 9 backar per order) kan användas. Vid återrapportering måste halvpallen anges så att den
kommer med på fakturan. Om inte detta utförs belastas leverantören av en avgift på 200 kronor per halvpall, då det
är pant på denna typ av lastbärare.
2.6.2 Delleverans
Delleveranser accepteras endast i undantagsfall och endast om det i förväg godkänts av varustyraren/beställaren
hos CIKAB, som då lägger en ny order på den avvikande kvantiteten. För mer utförlig information om vem som är
din varustyrare kontakta din affärskontakt på CIKAB. Inga restordrar hanteras.
2.6.3 Ersätta artiklar
Att ersätta en artikel med en annan är inte tillåtet på redan lagd order.
2.6.4 Avhämtning
Den på ordern begärda avhämtningsdagen och avhämtningstiden ska uppfyllas. Avvikelse mot denna kan endast
godtas om leverantören och Coops varustyrning når en särskild överenskommelse vid varje enskilt tillfälle.
2.7 Utleverans
Som underlag kan en plocklista tas ut.
2.7.1 Transport
Coop eller av Coop utsedd transportör ansvarar för avhämtning. Godset ska förses med en följesedel där Coops
ordernummer finns angivet.
2.8 Faktura
I detta flöde används en samlingsfaktura enligt DFS-flödet. Det innebär att fakturan innehåller referenser till flera
ordrar. Fakturering får ske tidigast i samband med leverans.
COOP ser både utleveranserna samt själva samlingsfakturan som fakturor i sitt system. En samlingsfaktura får
därför aldrig innehålla en utleverans med samma nummer. Flödet kräver även att köparadressen på
utleveranserna och samlingsfakturan skiljer sig åt. På utleveranserna ska butiken anges som adress för
adresstypen "Köpare". På samlingsfakturan ska samma adresstyp vara ställd till Coop Sverige.
Öresavrundning används ej.
© Expert Systems 2013
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Tel: 08-46 34 00
Senast Uppdaterad: 13-04-05
Handledning för COOP SET-order
Sida 5 av 14
2.8.1 Frakt
Eventuella fraktkostnader debiteras separat.
2.8.2 Kreditfaktura
Ibland uppstår fel eller retur av gods krävs, vilket måste korrigeras med hjälp av en kreditfaktura. När ett fel
uppdagas så skickas det ut ett reklamationsunderlag till leverantören.
En kreditfaktura ska alltid referera till ursprungsordernummer och fakturanummer.
En kreditfaktura får aldrig innehålla några debetposter.
© Expert Systems 2013
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Tel: 08-46 34 00
Senast Uppdaterad: 13-04-05
3.
Handledning för COOP SET-order
Sida 6 av 14
Handledning
Handledningen är uppdelad efter de olika moment som krävs i affärsflödet
3.1
Artiklar
Nedan beskrivs hur ni hanterar era artiklar i Exder.
3.1.1
Uppdatera artiklar
Innan ni kan börja handla måste ni lägga upp era artiklar i Exder. För att lägga upp era artiklar går ni till Uppdatera
artiklar.
I exemplet ovan har vi lagt upp en artikel med artikelnummer 1234. De fält ni vanligast behöver fylla i är följande:
Artikel: Här anger ni ert eget (leverantörens) artikelnummer, max 10 tecken.
Beskrivning: Här anger ni artikelns beskrivning.
Artikelnivå: Ska alltid vara satt till basnivå.
Enhet: Ska alltid vara satt till paket.
Orderenhet: Ska alltid vara satt till styck.
Orderenhetsmultipel: Här anger ni hur många konsumentförpackningar som ingår i en artikel.
Pris: Här anger ni pris per konsumentförpackning (under fliken ”pris”).
Moms: Här anger ni vilken moms som gäller (”under fliken ”pris”).
Standardartikel: Här anger ni vilket GTIN som gäller (under fliken ”standardartiklar”).
Det är alltså butiksförpackningen som läggs upp som en artikel, men pris sätts till pris per konsumentförpackning.
3.1.1.1
Pantartiklar
Om ni använder er av pant måste dessa läggas upp som pantartiklar. Sätt artikelnivå till mellannivå och artikeltyp
till ”pantavgift”. Fyll även i pris, moms, pantkod och GTIN. Alla artiklar som ska ha pant måste kopplas till samma
pantkod som anges på tillhörande pantartikel.Mer detaljerade instruktioner för detta finns i den allmänna
handledningen.
© Expert Systems 2013
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Tel: 08-46 34 00
Senast Uppdaterad: 13-04-05
3.1.1.2
Handledning för COOP SET-order
Sida 7 av 14
Partners artiklar
När ni har lagt upp era artiklar i artikelregistret måste ni koppla era artikelnummer till köparens motsvarande
artikelnummer. Detta görs under Uppdatera partners artiklar.
Välj partner och fyll i deras artikelnummer. Välj sedan vilken av era artiklar ni vill koppla numret till genom att skriva
in det direkt i ”artikel” eller genom att trycka på förstoringsglaset och välja rätt artikel i er lista. Spara sedan så är
kopplingen gjord. Detta måste göras med samtliga artiklar som Coop lägger order på.
3.2
Partners
3.2.1
Uppdatera partners
Under Uppdatera partners lägger ni upp de partners ni handlar med, exempelvis Coop. Vanligast är dock att detta
görs åt er i samband med uppstart.
3.2.2
Lista partners
För att skriva ut en lista över era partners går ni till Lista partners. Här ser ni bland annat vilka partners ni har
upplagda i Exder samt tillhörande uppgifter.
© Expert Systems 2013
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Tel: 08-46 34 00
Senast Uppdaterad: 13-04-05
3.3
Adresser
3.3.1
Uppdatera adresser
Handledning för COOP SET-order
Sida 8 av 14
Adresser finns under Uppdatera adresser. Här lägger ni upp de adresser som ni använder. Det kan
exempelvis vara gods- och leveransadresser. Adresserna uppdateras inte automatiskt så vid eventuella
förändringar är det upp till er själva att underhålla adressregistret.
De fält som är viktigast att känna till är:
Lokaliseringskod: Lokaliseringskoden som adressen har (GLN).
Partner: Till vilken partner ni kopplar adressen. Detta har stor betydelse när ni sedan söker efter köparens
adresser.
Adressen: Här anger ni den fysiska adressen.
Slutkund (butik): Köparens interna nummer för adressen.
3.3.2
Lista adresser
För att skriva ut en lista över era adresser går ni till Lista adresser. Här ser ni vilka adresser som ni har upplagda i
Exder.
3.4
Order
Vi börjar med att titta på hur ni tar emot en order i Exder. Ordrar kommer alltid in elektroniskt.
3.4.1
Notifiering
När en order har kommit in i Exder får ni ett mail om att ni har fått en ny order. Mailet kan skickas till upp till tre olika
användare. Ni ställer in detta själva under Företagsinställningar och fliken EDI.
© Expert Systems 2013
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Tel: 08-46 34 00
Senast Uppdaterad: 13-04-05
Handledning för COOP SET-order
Sida 9 av 14
I exemplet ovan är det upplagt så att Sonia Abelin får notifieringsmail vid nya ordrar, men även vid varningar
såsom att en order har fastnat på väg in i Exder.
3.4.2
Uppdatera order
Gå till Uppdatera order för att titta på er nya order. Sök fram den genom att trycka på förstoringsglaset.
© Expert Systems 2013
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Tel: 08-46 34 00
Senast Uppdaterad: 13-04-05
Handledning för COOP SET-order
Sida 10 av 14
Under fliken Huvudinformation kan ni bland annat se orderdatum, orderstatus och ordertyp. Det viktigaste fältet
på den här fliken är Kunds ordernummer. Det innehåller köparens referensnummer på ordern vilket ni kan
hänvisa till ifall ni behöver kontakta er köpare.
Under fliken Adresser ser ni de adresser som beställningen innehåller. Här ser ni bland annat adressen till den
aktuella köparen och leveransadressen.
Under fliken Textinformation kan köparen skicka med referensnummer eller andra interna nummer. Det är
ingenting som ni behöver hålla koll eller ändra på.
Under fliken Radinformation ser ni de beställda artiklarna, hur mycket som är beställt och det pris ni har angett i
artikelregistret. Coop beställer i antal detaljistförpackningar men här syns även hur många konsumentförpackningar
som beställningen resulterar i (ställs in via orderenhetsmultipel per artikel). Priset är per konsumentförpackning.
När ni vill acceptera er order klickar ni på .
3.4.3
.
Lista order
Under Lista order kan ni lista era ordrar. Det finns olika listor att väja på såsom enkel och detaljerad lista.
3.5
Utleverans
Nästa steg är att skapa och slutföra en utleverans, där ni talar om hur mycket ni levererar.
3.5.1
Uppdatera utleverans
För att skapa en utleverans, gå till Uppdatera utleverans. Tryck på förstoringsglaset vid Skapa ny utleverans från
order och välj den order ni vill skapa en utleverans för.
© Expert Systems 2013
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Tel: 08-46 34 00
Senast Uppdaterad: 13-04-05
Handledning för COOP SET-order
Sida 11 av 14
Här talar ni om hur mycket ni har levererat eller ska leverera. Om ni har pantartiklar läggs dessa till här genom att
trycka på den grå knappen längst ned till vänster, ovanför Skriv ut.
När allt stämmer trycker ni på
genom att klicka på Skriv ut.
3.5.2
. Coop vill att ni skriver ut en följesedel och klistrar på godset, detta gör ni
Lista utleverans
Under Lista utleverans kan ni lista era utleveranser. Ni kan välja mellan enkel och detaljerad lista.
3.6
Samlingsfaktura
Här skapar ni och skickar era fakturor. Ni kan använda eget fakturanummer om så önskas.
I detta flöde används samlingsfakturor, vilket innebär att varje faktura är kopplad till flera utleveranser.
3.6.1
Skapa samlingsfakturor
För att skapa en faktura går ni till Skapa samlingsfakturor.
© Expert Systems 2013
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Tel: 08-46 34 00
Senast Uppdaterad: 13-04-05
Handledning för COOP SET-order
Sida 12 av 14
Fyll i leveransdatum för de ordrar ni vill fakturera. Affärsflöde ska sättas till COOP DFS. Tryck
. Sätt ett
kryss i Slutför fakturorna direkt om ni vill att fakturan ska slutföras direkt, utan att ni tittar igenom den.
Observera att utleveranserna i fråga måste vara slutförda för att de ska kunna hamna i samlingsfakturan.
En faktura har skapats. Tryck på fakturanumret för att titta igenom fakturan och sedan slutföra den.
Titta igenom er faktura och tryck på
3.6.2
för att skicka iväg den.
Lista fakturor
Under menyn Lista fakturor kan ni lista era fakturor.
3.6.3
Kreditfaktura
För att skapa en kreditfaktura måste ni göra en manuell negativ order, som sedan utlevereras och faktureras. Börja
med att gå in under Uppdatera order.
© Expert Systems 2013
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Tel: 08-46 34 00
Senast Uppdaterad: 13-04-05
Handledning för COOP SET-order
Sida 13 av 14
Ni ska nu skapa en ny order. Fyll i partner, ordertyp, affärsflöde och kunds ordernummer så att det ser likadant ut
som på den order ni vill kreditera. Under fliken Adresser, lägg till och välj samma adresser som ligger på den
ursprungliga ordern. Under fliken Radinformation lägger ni till de rader som ni vill kreditera, men ange ett negativt
antal. Slutför.
Gå in under Uppdatera utleverans. Välj den order ni precis skapade under ”Skapa ny utleverans från order”. Se till
så att antalet stämmer och slutför sedan.
Gå in under Skapa samlingsfakturor. Ange, som med vanliga fakturor, leveransdatum för de ordrar som ska
faktureras. Observera att utleveranserna i fråga måste vara slutförda för att de ska kunna hamna i
samlingsfakturan.
© Expert Systems 2013
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Tel: 08-46 34 00
Senast Uppdaterad: 13-04-05
3.7
Övrigt
3.7.1
Statuslistan
Handledning för COOP SET-order
Sida 14 av 14
Lättaste sättet att ta reda på statusen för en order, utleverans eller faktura är att titta i statuslistan som ni hittar i
verktygsfältet till vänster genom att klicka på knappen
.
Ovan har vi gjort ett urval på ordrar som kommit in mellan vissa datum.
© Expert Systems 2013
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Tel: 08-46 34 00