TC Online - Bruksanvisning Innehållsförteckning 1. Login 2. Ny order 3. Sök order 3a. Snabbsökning 4. Händelselogg 4a. Ikoner 5. Listor 6. Mottagning av reparationsenheter från verkstaden 7. Leverans av reparerad enhet till kunden/ta emot lånetelefon 8. Återutskrift av utlämningskvitto 9. Inställningar 10. Snabbguide - inlämning av reparationer - TC Online 1. Login Från www.telecareservice.se Tryck på "Logga In". TC Online öppnas i ett nytt fönster. Fyll i "Använder ID" och "lösenord" Sedan på ”logga in” 2. Ny order För att registrera en ny reparation väljer du ”Skapa ny order” i menyn. Ägareuppgifter Skriv in kundinformation. Är det butikens egna reparationer som inte hör till en slutkund, sätt bock i rutan "Eget Exemplar". Butikens namn och adress fylls i automatiskt. Kontaktalternativ Kryssa i rutan "Meddela kund vid åter i butik (e-post)" om kunden ska få ett e-mail när reparationen är klar för avhämtning. Kryssa i rutan " Meddela butik vid statusförändringar (e-post)" om butiken vill ha ett e-mail när status ändras från verkstaden. Statusen ändras normalt upp till 4 gånger under processens gång. OBS: Det rekommenderas därför att denna tjänst endast används vid särskilda omständigheter. Butiksanteckningar. Egna anteckningar skrivs in avsett textfält och kommer sedan att visas på händelseloggen. Observera att varken kunden eller Telecares verkstad kan se dessa anteckningar. Kvitto-/apparatinformation Fyll i fältet "Kvittonummer". Skriv in modellen i "Sök modell”. Tryck på "Sök". Om det finns flera versioner, välj den korrekta modellen under ”Välj modell i listan”. Det är också möjligt att fylla i modellen via guiden. Här används inte ”Sök modell” utan ”Välj märke” och sedan "välja kategorin" och sedan ”Välj modell” I fältet "Såld av" anges butiken eller företaget som sålde enheten. Om det finns en försäkring på produkten ska denna information anges i dessa fält: Skriv inköpsdatum direkt i fältet eller välj datum via kalenderikonen. Serienummer Skriv IMEI-nummer/Serie-nummer i ”Serienummer”. (Alla telefoner har ett unikt 15-siffrigt IMEI-nummer). Observera: det är väldigt viktigt att dessa blir korrekt inskrivna. Telefonens IMEI-nummer kan oftast avläsas på telefonen, bakom batteriet. Medskickade tillbehör Ange de reservdelar/tillbehör som skickas med. Detta görs genom att kryssa i "ja" eller "nej". Om du väljer "Ja" i fältet "Annat" ska du via fritext ange typen av tillbehör som medskickas. Observera: Telecare kan inte hållas ansvarig för delar/tillbehör som inte är noterade på ordern. (Det rekommenderas att endast bifoga relevanta tillbehör (Om, till exempel displayen är ur funktion, är det inte nödvändigt att bifoga laddaren). Ta bort minneskortet om inte felet är kopplat till detta.) Felbeskrivning/reparationstyp Välj den förmodade reparationstypen i "Reparationstyp". Om typen "DOA" väljs, registreras texten: "DOA DOA DOA" automatiskt på den första raden i felbeskrivningen. Välj "typ av fel“ Ange om skadan/felet är permanent eller periodiskt. Vid periodiska fel är det viktigt att ange följande: Hur ofta? Under vilka omständigheter? Vad gör du när det sker? Skriv en detaljerad felbeskrivning, specifikt och konkret. En detaljerad felbeskrivning är en förutsättning för en snabb och lyckad reparation. I de fall där felbeskrivningen saknas, sätts reparationen i normalfallet på standby, och en korrespondens mellan Telecare och kunden påbörjas vilket resulterar i att den totala reparationstiden ökar avsevärt. Välj "Ja" eller "Nej" till synliga skador på enheten under ” synliga skador “. Beskriv eventuella skador, repor och hack, etc. Leveransform Under rubriken "Verkstadsval" måste väljas leveransform "Skicka till verkstad" Lånetelefon Välj "Ja" eller "Nej" till "Lån telefon". Om du väljer "Ja" visas en lista över tillgängliga lån telefoner. Välj en telefon från listan. Slutför order Ange användare som skapar reparation. Tryck på "Spara serviceorder" Ett nytt fönster öppnas, som visar ett kvitto som kan skrivas ut. Skriv ut 2 kopior – se till att kunden får en kopia och den andra lindas runt telefonen. 3. Sök order Ange aktuellt ordernummer och tryck "Sök". Ordern visas. Om du vill se alla ordrar skriv "*" i fältet och tryck på sök. 3. a Snabbsökning Du kan även använda "Snabbsök order". Denna funktion finns till vänster, längst ner i menyn. Skriv in ditt ordernummer och tryck på "Enter" eller "kikare-ikonen." Detta rekommenderas vid mottagandet av reparationer från verkstaden. 4. Händelselogg När du är inne i en skapad serviceorder kan du se två blåa knappar. Den första är den faktiska informationen för reparationen, "Ordersammanställning". Den andra är "Kostnad/utfört arbete". Om du klickar på ”Visa Händelseslogg” visas alla händelser som angivits för reparationen. Dessutom kan du lägga till en händelse genom att trycka på knappen ”Skapa ny händelse” Det rekommenderas att varje händelse registreras. Till exempel "har försökt att kontakta kunden", etc. Viktigt! Alla manuella noteringar i händelseloggen är uteslutande för internt bruk. Verkstaden mottar inte manuellt noterade meddelanden som läggs in på händelseloggen! 4a. Ikoner Ändra status: Används när telefonen kommer tillbaka från Telecare och ska registreras som mottagen. Ska sedan användas när kunden får tillbaka telefonen. Skriv ut: Används för att skriva ut ett "inlämningskvitto" eller ett "utlämningskvitto" beroende på orderstatus. Skapa händelse: Används för att lägga till en kommentar till ordern. Lås upp order: Används för att låsa upp ordern för att redigera uppgifter på order OBS: På ordrar som redan är mottagna av Telecare kan man inte göra några ändringar. Skicka mail: Skicka ett meddelande till kunden Avsluta order: Används för att avsluta en order som inte har skickats till Telecare eller slutförande av order som skapats av misstag. Möjligheten att använda "avsluta order" är endast tillgänglig så länge som Telecare inte redan har slutfört din order Sätt/ändra uppföljningsdatum: Används för att sätta dit ett uppföljningsdatum. Kan eventuellt användas för speciella order som du vill följa. 5. Listor Nya kostnadsförslag, Skickade kostnadsförslag, Besvarade kostnadsförslag Kostnadsförslag skickas direkt till kunden, men i denna meny är det möjligt att se de kostnadsförslag som genereras av verkstaden, och kan användas i de fall där kunden har några frågor om detta. leveranslista Gå till "Skapa leveranslista" när reparationer ska skickas till verkstaden. Välj " inlämning via post”. Kontrollera fysiskt att reparationerna är packade i lådan och bocka för de enheter som finns med i försändelsen längst ner på sidan. *Viktigt* Skriv in kollinummer och välj "Signatur" i listan. Tryck sedan på "Skapa leveranslista" Ett utskriftsfönster visas och leveranslistan med reparationsenheter kan skrivas ut. Observera: Bifogas inte en kopia av leveranslistan till verkstaden, kan Telecare inte hållas ansvarig för eventuella avvikelser som kan uppstå under transporten från butiken. Sök leveranslista Här kan du söka efter redan skapade leveranslistor. Uppföljningslista Här kan du skaffa dig en överblick över ännu icke genomförda orders som du kan följa upp. Ange datum och sökkriterier för att skapa listan. 6. Mottagning av reparationsenheter från verkstaden När du får tillbaka reparationsenheterna från verkstaden, måste detta registreras i TC Online. Skriv in ordernumret i "Snabbsök order". När ordern visas, tryck på ikonen "Ändra status” och välj ”Åter från verkstad”, välj signatur och spara. Ett meddelande skickas till kunden som e-post. Om meddelandet ska skickas som epost, ska det vara markerat "Meddela kund vid åter i butik(e-post)" på ordern och kundens e-postadress ska vara angiven i ägareuppgifter. 7. Leverans av reparerad enhet till kund/ta emot lånetelefon Skriv in ditt ordernummer i "snabbsökning". När ordern visas, tryck på "Ändra status” och välj ”Uthämtad av kund”. Om kunden har lånat en telefon så kommer det automatiskt upp ett fönster där du har möjlighet att ange att lånetelefonen är återlämnad. Lånetelefonen kommer då att få statusen "lediga" och kan lånas ut igen. välj signatur och spara. Ett leveranskvitto (utlämningskvitto) skrivs ut som kunden måste underteckna för att få tillbaka telefonen. 8. Återutskrift av utlämningskvitto: Om en kund behöver få ett tidigare utlämningskvitto, gällande en tidigare reparation, utskrivet igen så kan detta göras i TC Online. Hitta ordern via sökfunktionen. Tryck på "Skriv ut". 9. Inställningar Att komma in i administrationsmodulen, tryck på ”Inställningar” i menyn till vänster. Välj "Användare" och skriv in admin-lösenordet. Du kommer nu få tillgång till inställningarna. Ändra användare Här kan du ändra användare av TC Online. Skapa nya användare Tryck på "Skapa ny användare" och välj ”access nivå” i listan. Ange sedan namnet på personen i fältet "Namn" och personens initialer i "Signatur" (tre tecken). Definition Butikspersonal: Administratör: Avstängd: av användarnivå: Har tillgång till allt utom inställningar Har tillgång till allt inkl. inställningar Väljs bara när en person inte längre visas som en användare När du väljer åtkomstnivå "Administratör" krävs ett lösenord för att logga in i inställningsmenyn. Ändra butiksuppgifter Här kan du redigera butikens information som finns på utlämningskvittot. OBS: Butikens namn kan inte ändras. Ändra lösenord Här kan du ändra lösenordet som används för att logga in på TC Online. Tryck på "Ändra lösenord", ange det aktuella lösenordet i det översta fältet, ange det nya lösenordet i nästa ruta och upprepa detta i det tredje. Tryck sedan på "Ändra lösenord". Visa Lånetelefon Här kan du få en överblick av lånetelefonerna. Vilka lånetelefoner är utlånade respektive lediga. Lägg till Lånetelefon Skriv in lånetelefonens IMEI eller serienummer i "IMEI/Serienummer" Ange sedan modellen och eventuell beskrivning av lånetelefonen i "modell". Ange lämpligt värde på lånetelefonen inkl. moms, så att kunden är medveten om vad värdet på lånetelefonen är, om kunden skulle förlora eller förstöra den. Tryck på "Spara" och lånetelefonen sparas nu och är redo att lånas ut. Notera: För att hålla reda på lånetelefonerna kan man med fördel ge varje enhet ett lånenummer, som införs i "Modell"-fältet eller framför IMEI-eller serienummer och sedan klistra en etikett på den enskilda telefonen med motsvarande nummer. Det gör det lättare att identifiera de olika låneenheterna. Redigera lånetelefoner Tryck på "Visa lånetelefon“ och välj lånetelefonen som du vill redigera. Här är det möjligt att ändra eller ta bort en viss låneenhet. För att radera en lånenhet väljer du helt enkelt "Radera" och den valda låneenheten kommer att tas bort från listan. Obs: Om lånetelefonens status är "utlånad" kan den inte redigeras. Status måste vara ”ledig”. 10. Snabbguide - inlämning av reparationer - TC Online 1. Den trasiga telefonen har lämnats in av kunden till butik a) b) c) d) Den trasiga telefonen registreras i TC Online. Skriv ut inlämningskvitto, 2 exemplar. Ett exemplar lämnas till kunden. Det andra exemplar skickas med telefonen. 2. Följande dokumentation skall medfölja telefonen för reparation a) Inköpskvitto eller annat inköpsbevis för en enhet som lämnats in med garanti. Detsamma gäller för DOA och Backrep. b) Inlämningskvitto. c) Eventuellt tidigare reparationsföljesedlar. 3. Packning och transport av telefon: a) Skriv ut leveranslistan i TC Online och bifoga denna i lådan med reparationsenheterna. b) Enheten måste vara i rätt förpackning, som tål transporten. Kom ihåg att registrera kollinumret i TC Online. 4. Verkstaden mottar telefon a) Verkstaden reparerar och returnerar reparationsenheten till butik. 5. Vid returmottagandet av reparationsenheten från Telecare a) Registrera mottagandet av telefonen i TC online utifrån ordernumret. 6. Utlämning till slutkund a) Registrera ”leverans till kund” i TC online. Skriv ut ett utlämningskvitto i två exemplar – lämna ett till kunden, det andra ska undertecknas av kunden och sparas i butik. Genom att följa dessa anvisningar får du en optimal behållning av TC Online-tjänsten och sparar därmed tid och resurser på hanteringen av reparationsenheterna.